TINJAUAN PENGELOLAAN FILING RAWAT JALAN DI RSUD KRT
SETJONEGORO WONOSOBO
TAHUN 2014
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar diploma
(Amd,PK) dari program studi DIII RMIK
Oleh :
NETI PRIMASTUTI
D22.2011.01154
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
viii © 2014
viii
HALAMAN PERSETUJUAN
TINJAUAN PENGELOLAAN FILING RAWAT JALAN DI RSUD KRT
SETJONEGORO WONOSOBO
TAHUN 2014
Disusun oleh : NETI PRIMASTUTI
D22.2011.01154
Disetujui untuk dipertahankan dalam ujian karya tulis ilmiah Tanggal : September 2014
Pembimbing
viii
SETJONEGORO WONOSOBO
TAHUN 2014
KARYA TULIS ILMIAH TAHUN 2014 Disusun Oleh : NETI PRIMASTUTI
D22.2011.01154
Karya tulis ilmiah ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
Semarang, September 2014
Tim Penguji
Ketua : Retno Astuti. S, SS, MM ( )
Anggota : Arif Kurniadi, M.Kom ( )
Maryani Setyowati Mkes ( )
Mengetahui, Dekan
viii
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya Tulis Ilmiah ini kupersembahkan kepada :
Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat, hidayah dan petunjuk-Nya sehingga penulis
dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini
Ibu dan Bapak tercinta yang tak lelah memberikan do’a serta dukungannya kepada putrinya
ini untuk terus maju dan berjuang, betapa diri ini ingin melihat kalian bangga kepadaku
kakakku tercinta yang selalu mendukung serta memberikan nasihat kepada adikmu ini
teman – temanku tercinta terimakasih kalian selalu mensupport dan menemaniku disaat
susah maupun senang. Love you wanita –wanitaku
Special thanks to Achmad Ardy Sudrajad yang tak pernah lelah mendengarkan keluh kesahku
selama ini, terimakasih untuk semangatnya dear
Sahabatku ifah, dita, Iis, tika, cipit, apip, dina terimakasih untuk dukungannya
Teman – teman seperjuangan RMIK 2011, sukses buat kita semua
viii
Nama : Neti Primastuti
Tempat, tanggal lahir : Wonosobo, 28 Desember !993 Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Sawangan Rt 01 Rw 01 Leksono Wonosobo
Riwayat Pendidikan :
1. SD Negeri 1 Sawangan Wonosobo tahun 1995 - 2005 2. SMP Negeri 2 Selomerto Wonosobo tahun 2005 - 2008 3. SMA Negeri 1 Sigaluh Banjarnegara tahun 2008 - 2011
4. Program Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2011 – 2014
viii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang atas rahmatNya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan judul Tinjauan Pengelolaan Filing Rawat Jalan di RSUD KRT Setjonegoro
Wonosobo Tahun 2014.
Keberhasilan dalam penyusunan ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak, baik moril maupun materiil. Oleh sebab itu pada kesempatan yang berbahagia ini penulis ingin menyampaikan rasa terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada :
1. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ketua Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro
3. Retno Astuti S, SS, MM selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan selama penyusunan karya tulis ini.
4. Arif Kurniadi, M.Kom selaku dosen pembimbing kedua
5. Maryani Setyowati Mkes selaku pembimbing ketiga dan dosen wali.
6. Hery Setyawan, Amd.PK selaku kepala Instalasi Rekam Medis 7. Segenap staf Rekam Medis RSUD Setjonegoro Wonosobo
8. Untuk keluarga dan tema-teman semua, terimakasih dukungan dan perhatian serta doanya.
9. Semua pihak yang terkait yang telah membantu dan mendukung dalam penyelesaian KTI ini.
viii kesempurnaannya.
x
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 20114 ABSTRAK
TINJAUAN PENGELOLAAN FILING RAWAT JALAN DI RSUD KRT SETJONEGORO WONOSOBO TAHUN 2014
NETI PRIMASTUTI
Untuk meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan kesehatan dalam satu rumah sakit tidak terlepas dari sistem yang di berlakukan. Salah satunya adalah sistem pengelolaan rekam medis dan pelayanan pendaftaran. Berdasarkan survei awal di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo dalam penamaan, penomoran, penyimpanan dan penjajaran masih ditemukan terjadi kesalahan nama, adanya duplikasi nomor rekam medis, tidak adanya kode warna dan masih manual dan waktu pelayanan pendaftaran untuk pasien baru dibutuhkan waktu 12 menit 12 detik dan untuk pasien lama 9 menit 27 detik.
Penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif dengan metode observasi dan wawancara dengan pendekatan cross-sectional. Total sampel sebanyak 6 petugas pendaftaran dan petugas filing rawat jalan metode analisis data menggunakan panduan wawancara.
Berdasarkan hasil penelitian didapatkan waktu pelayanan pendaftaran pasien baru 12 menit 04 detik sedangkat untuk pasien lama 9 menit 01detik, hal ini terkait dengan sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan dan sistem penjajaran yang belum optimal dalam pelaksanaanya karena kurangnya tingkat pendidikan petugas dan semuanya masih menggunakan manual.
Kesimpulan dan saran dari penelitian ini adalah untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi pasien dan efisien waktu menggunakan sistem komputerisasi, tingkat pendidikan yang memadai dan memperbaiki sistem penamaan, penomoran, penyimpanan dan penjajaran yang sudah ada.
Kata Kunci : waktu pendaftaran, filing rawat jalan kepustakaan : 15 (1993-2013)
x
REVIER FILING OUTPATIENTE MANAGEMENT IN RSUD KRT SETJONEGORO WONOSOBO 2014
NETI PRIMASTUTI
To improve the quality and efficiency of health care in a hospital can not be separated from the system enacted. One is a system of medical record management and registration services. Based on the initial survey in hospitals KRT Setjonegoro Wonosobo in naming, numbering, storage and alignment are still found an error name, medical record number duplication, lack of color coding and still manualy and the service time for a new patient registration takes 12 minutes 12 seconds and for ol old patient 9 minutes 27 seconds.
This study used a descriptive research method of observation and interviews with a cross-sectional approach. The total sample size of 6 officers and registration filing officers ambulatory care patient using an interview guide. Based on the results, new patient registration service time 12 minutes 04 seconds long while for 9 minutes 01 second patients, it is associated with a system of naming, numbering systems, storage systems and system alignment is not optimal in its implementation due to lack of education officers and everything is still using manual.
The conclusion and suggestion of this study is to provide the best service for patients and efficient time using a computerized system, an adequate level of education and improve the system of naming, numbering, storage and existing alignment.
Keywords: time registration, ambulatory care filing literature: 15 (1993-2013)
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul ... i
Halaman Hak Cipta ... ii
Halaman Persetujuan... iii
Halaman Pengesahan ... iv
Halaman Persembahan ... v
Halaman Riwayat Hidup ... vi
Kata Pengantar ... vii
Abstrak ... ix
Daftar Isi ... xi
Daftar Tabel ... xiii
Daftar Singkatan ... xiv
Daftar Lampiran ... xv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 6 C. Tujuan Penelitian ... 6 D. Manfaat Penelitian ... 7 E. Ruang Lingkup ... 7 F. Keaslian Penelitian ... 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis ... 10
B. Filing ... 13
E. Sistem Penyimpanan Rekam Medis ... 19
F. Sistem Penjajaran Rekam Medis ... 21
G. Faktor yang Mempengaruhi Pelayanan ... 26
H. Kerangka Teori ... 30
I. .Kerangka Konsep ... 31
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 32
B. Variabel Penelitian ... 32
C. Definisi Operasional ... 32
D. Subjek dan Objek Penelitian ... 34
E. Instrumen Penelitian ... 34
F. Pengumpulan Data ... 35
G. Pengolahan Data ... 35
H. Analisa Data ... 36
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo ... 38
B. Gambaran Khusus Rekam Medis ... 41
C. Hasil Penelitian ... 44 D. Pembahasan ... 54 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 61 B. Saran ... 62 DAFTAR PUSTAKA ... 64
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Tabel Data Pengamatan Waktu Pendaftaran RJ ... 4
Tabel 1.2 Data Pengamatan Di Filing Rawat Jalan... 5
Tabel 1.3 Tabel Keaslian Penelitian ... 8
Tabel 1.4 Tabel Definisi Operasional ... 32
Tabel 1.5 Hasil Perhitungan Waktu Pendaftaran RJ... 51
1. RM : Rekam Medis
2. RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah 3. DRM : Dokumen Rekam Medis
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lembar Keterangan Telah Melakukan Penelitian
2. Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD RSUD KTR Setjonegoro Wonosobo 3. Lembar Wawancara
4. Lembar Observasi
5. Lembar Hasil wawancara
6. Bagian Alur Pendaftaran TPPRJ dan Filing
7. Lembar Perhitungan Rata – Rata Waktu Pelayanan Pendaftaran Pasien 8. Protap RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
9. Hasil Pembuatan Protap Prosedur Penamaan Dokumen Rekam Medis 10. foto
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Permenkes no. 29/MenKes/Per/III/2008 bab I pasal 1 rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Hal tersebut sangat penting, mengingat rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan rekaman tentang anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap dengan berkas rekam medis tersebut, diharapkan informasi tentang riwayat kesehatan pasien dapat berkesinambungan.(1)
Untuk meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan kesehatan dalam satu rumah sakit tidak terlepas dari sistem yang di berlakukan. Salah satunya adalah sistem pengelolaan rekam medis. Dokumen rekam medis merupakan alat untuk merekam dan mencatat terjadinya transaksi pelayanan, sehingga isi dokumen rekam medis dapat memberikan informasi yang akurat dan berkesinambungan dalam bentuk yang sesuai dengan keperluan.
Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang berfungsi Menyimpan dokumen rekam medis, Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan, Pelindung arsip-arsip dokumen
2
rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam medis, Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi(2)
Sistem pemberian nomor rekam medis adalah tata cara penetapan nomor rekam medis pasien yang mendaftar untuk berobat dan semua formulir rekam medis atas nama pasien tersebut. RSUD KTR setjonegoro Wonosobo menerapkan sistem penomoran unit numbering
sistem yaitu 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen
rekam medis hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di saran kesehatan yang bersangkutan. Dalam survei awal ditemukan ada masalah yaitu masih sering ada duplikasi nomor rekam medis karena pemberian nomor rekam medis masih secara manual dan sering terjadi pasien yang datang sebagai pasien baru ternyata adalah pasien lama, sehingga ada dua nomor rekam medis untuk satu pasien.
Sistem penamaan adalah tata cara penulisan nama seseorang pasien dalam dokumen rekam medis (DRM), yang bertujuan untuk membedakan antara pasien yang satu dengan pasien yang lainnya. Dalam survei awal ditemukan ada masalah yaitu untuk pasien laki – laki ataupun perempuan didepan nama tidak dituliskan Tn, Ny, Nn sehingga kadang untuk nama yang mirip antara perempuan dan laki – laki susah membedakan, untuk mengetahuinya harus membuka dokumen rekam medisnya melihat jenis kelamin apakah laki – laki atau perempuan, tidak dibedakan antara Ny dan Nn sehingga pasien perempuan dianggan sama tidak atau dia masih muda atau belum menikah dan sudah tua atau sudah menikah. Sering terjadi salah dalam penulisan nama terutama buntu
pasien anak – anak karena belum mempunyai KTP sehingga petugas menuliskan contohnya di pedaftaran ditulis nama Fais padahal nama aslinya faiz.
Sistem penyimpanan itu sendiri adalah suatu sistem disimpannya rekam medis di suatu ruangan demi terjaganya keamanan dan kerahasiaannya sehingga dapat digunakan suatu saat nanti. Filing RSUD KTR setjonegoro Wonosobo menerapkan sistem penyimpanan dokumen rekam medis (DRM) secara desentralisasi, desentralisasi ialah suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, dokumen gawat darurat dan dokumen rawat inap pada asing – asing dalam folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri. Dalam survei awal ditemukan ada masalah yaitu tidak ada kode warna untuk membedakan dokumen rekam medis antara satu dengan lainnya sehingga masih sering terjadi salah letak DRM dan dalam mengambilan DRM menjadi lebih lama atau terhambat.
Sistem penjajaran adalah dokumen rekam medis yang disimpan ke dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain RSUD KTR setjonegoro Wonosobo menerapkan sistem Sistem terminal digit filing (TDF) yaitu suatu sistem penyimpanan DRM dengan mensejajarkan folder DRM berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Dalam survei awal ditemukan ada masalah yaitu dalam penyimpan di filing sebagian DRM yang dijajarkan tidak dimasukan ke dalam map hanya isi DRM yang dijajarkan
4
waktu pengambilan DRM, yang ada adalah waktu pelayanan dari mulai pendaftaran, pengambilan DRM sampai selesai pelayanan pendaftaran.berdasarkan protap yang berlaku di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo waktu untuk pelayanan pendaftaran adalah untuk pasien baru 10 menit dan untuk pasien lama 5 menit. Akan tetapi berdasarkan survei awal dari pengamatan terhadap 10 pelayanan pendaftaran didapatkan waktu pelayanan pendaftaran didapatkan data sebagai berikut :
tabel 1.1 data pengamatan waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan
No Nomor rekam medis Pasien Waktu pelayanan
1 588019 Umum Baru 11 menit 36 detik
2 578470 Umum Baru 12 menit 22 detik
3 579004 Umum Lama 8 menit 54 detik
4 588572 Umum Lama 9 menit 31 detik
5 579098 Jamkesmas Baru 12 menit 47 detik
6 588391 Jamkesmas Baru 13 menit 9 detik
7 588532 Jamkesmas Lama 9 menit 31 detik
8 578527 Askes Baru 12 menit 58 detik
9 578567 Askes Lama 8 menit 45 detik
10 858544 Askes Lama 9 menit 24 detik
Tabel 1.2 Data Pengamatan di Filing Rawat Jalan
No Sistem Penjelasan
1. Sistem Penamaan Penulisan nama pasien menggunakan identitas sesuai dengan yang ada pada KTP ( Kartu Tanda Penduduk ), tidak terdapat Nn, Ny, Tn dibelakang nama identitas pasien tersebut dan masih sering terjadi kesalahan dalam penulisan nama.
2. Sistem Penomoran Menggunakan sistem penomoran UNS ( Unit
Numbering System ), tetapi masih sering terjadi
duplikasi nomor rekam medis karena pasien yang datang mengaku sebagai pasien baru ternyata adalah pasien lama dan petugas tidak mengecek kembali di komputer.
3. Sistem Penyimpanan Menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi, tetapi masih banyak dokumen rekam medis yang belum dimasukan ke dalam map folder, petugas pendaftaran dan petugas filing merangkap menjadi 1.
4. Sistem Penjajaran Menggunakan sistem penjajaran TDF ( Terminal Digit Filing ), belum ada kode warna
untuk membedakan antara folder 1 dengan folder yang lain sehingga menghambat waktu
6
pencarian dan masih sering terjadi missfile. Data Primer Juni 2014.
Dengan berbagai masalah tersebut peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul Tinjauan Pengelolaan Filing Rawat Jalan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo periode tahun 2014.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana gambaran pengelolaan Filing Rawat Jalan tentang penamaan, penomoran, penyimpanan, penjajaran terkait dengan keterlambatan waktu pendaftaran di TPPRJ di RSUD KTR Setjonegoro Wonosobo tahun 2014?
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum
Mendeskripsikan pengelolaan Filing Rawat Jalan dan keterlambatan waktu pendaftaran di TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo periode tahun 2014
2. Tujuan Khusus
a. Mendeskripsikan sistem penomoran RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
b. Mendeskripsikan sistem penamaan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
c. Mendeskripsikan sistem penyimpanan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
d. Mendeskripsikan sistem penjajaran RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
e. Mengetahui rata – rata waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Peneliti
Menambah wawasan, pengalaman tentang tinjauan pengelolaan dan pelayanan pendaftaran sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan, khususnya dalam bidang pengelolaan data.
2. Bagi Rumah Sakit
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi rumah sakit mengenai pengelolaan filing dan pelayanan pendaftaran. Dapat dijadikan sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna peningkatan pelayanan kesehatan yang ada di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
3. Bagi Akademi
Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan Program DIII rekam medis dan Informasi Kesehatan.
8
E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan
Lingkup yang digunakan dalam penelitian ini adalah adalah ilmu rekam medis dan informasi kesehatan.
2. Lingkup Materi
Materi yang digunakan peneliti adalah tentang pengelolaan filing rekam medis dan waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan.
3. Lingkup Lokasi
Lokasi penelitian adalah bagian Filing rawat jalan dan TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 2014
4. Lingkup Metode
Penelitian ini menggunakan metode observasi, yaitu melihat secara langsung dan membandingkan teori yang ada dan wawancara
5. Lingkup Objek / Sasaran
Objek penelitian adalah sistem pengelolaan filing rawat jalan dan waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 2014
6. Lingkup Waktu
Waktu yang digunakan dalam penelitian ini adalah bulan Juni tahun 2014
F. Keaslian Penelitian
Tabel 1.3 Keaslian Penelitian
No Nama Judul Penelitian Hasil Perbedaan
1. Indra nur asmayanti
tinjauan tata kelola di filing rekam medis rawat jalan
Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa tinjauan
Perbedaan terletak pada tempat, tahun dan yang di
RSUD Sanggul rantau tahun 2011
tata kelola di filing ditinjau dari sistem penjajarannya
teliti hanya sistem penjajarannya saja tidak seluruhnya.
2. Septria werdikesni asmayanti
Tinjauan pelaksanaan rekam medis di bagian filing RSI Sultan Agung Semarang tahun 2010
Dari hasil penelitian
mengenai sistem
pengelolaan dan sistem penjajaran agar sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan
Perbedaan terletak pada tempat, tahun dan sistem pengelolaan penjajaran sesuai standar operasional prosedur yang telah ditetapkan.
Perbedaan penelitian yang dilakukan oleh peneliti terdahulu berbeda dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti saat ini. Perbedaan tersebut terletak pada variabel yang diteliti yaitu pengelolaan filing rawat jalan dan waktu pelayanan pendaftaran di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo tahun 2014 dengan pelaksanaan rekam medis di bagian filing rumah sakit dan tata kelola penjajaran di filing rawat jalan
10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
1. PengertianDalam Peraturan Menteri Kesehatan ( Permenkes ) No. 269 tahun 2008 tentang rekam medis disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung
Catatan adalah tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi tentang tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pemberian pelayanan kesehatan. Sedangkan sedangkan dokumen adalah catatan dokter, dokter gigi, dan / atau tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil pemeriksaan penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua rekaman, baik berupa foto radiologi, gambar pencitraan ( imaging ) dan rekaman
elektro diagnostik.
Tenaga kesehatan tertentu adalah tenaga kesehatan yang ikut memberikan pelayanan kesehatan secara langsung kepada pasien selain dokter dan dokter gigi. Tenaga kesehatan tertentu misalnya apoteker, perawat, bidan, fisioterapis, asisten apoteker,
pengatur gizi klinik, laboran, penata rontgen, penata elektro medik.(3)
Batasan rekam medis adalah : rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.(4)
2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan utama rekam medis di rumah sakit adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya mengupayakan peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa adanya dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi di rumah sakit akan berhasil sesuai yang diharapkan.(5)
3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dapat digunakan dilihat pada beberapa aspek yang biasa disingkat ALFRED, antara lain:
a. Adminstration (Administrasi)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang
12
dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mecapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Legal (Hukum)
berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakan hukum serta penyedia bahan bukti untuk menegakan keadilan.
c. Financial (keuangan)
Satu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek Financial.
d. Research (penelitian)
Isi rekam medis dapat digunakan sebagai aspek bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
e. Education (pendidikan)
Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi penjajaran dibidang profesi.
f. Documentation (dokumentasi)
Mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.(6)
B. Filing
1. Tugas Pokok Karyawan Filing
a) Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakkan penyimpanan dokumen rekam medis.
b) Mengambil kembali (retrievew) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
c) Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
d) Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis aktif.
e) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f) Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan.
g) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
2. Peran dan Fungsi Karyawan Filing a) Menyimpan dokumen rekam medis
b) Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan c) Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap
kerahasiaan isi data rekam medis
d) Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi
14
3. Ketentuan Pokok Bagian Filing
a) Tidak satupun rekam medis keluar dari ruang rekam medis tanpa kartu permintaan dan tidak hanya berlaku bagi orang luar tetapi juga bagi petugas rekam medis.
b) Seorang yang meminjam atau yang menerima rekam medis berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu.
c) Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan.
d) Rekam medis dapat dipinjam oleh dokter atau pegawai rumah sakit untuk dibawa ke ruang kerja selama jam kerja, maka rekam medis harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.
e) Rekam medis yang dipinjam beberapa hari, rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara di ruang rekam medis.
f) Rekam medis yang digunakan oleh beberpa orang perpindahan dari satu orang ke lain orang harus dilakukan dengan mengisi kartu pindah tangan. Kartu pindah tangan berisi tanggal, pindah tangan dari siapa, kepada siapa, untuk keperluan apa, dan digunakan oleh dokter siapa.(7)
C. Sistem Penamaan Rekam Medis 1. Pengertiaan Nama
Nama adalah suatu identitas individu, yang membedakan antara individu yang satu dengan yang lainnya.
2. Pengertian Sistem Penamaan dalam Dokumen Rekam Medis Sistem penamaan adalah tata cara penulisan nama seseorang pasien dalam dokumen rekam medis (DRM), yang bertujuan untuk membedakan antara pasien yang satu dengan pasien yang lainnya. 3. Tata Cara Pemberian Nama
a. Cara Penulisan Nama Pasien Umum, contoh : Nama pada kartu identitas, misal : Anwar Kairo
Penulisan nama pada kartu pasien, menjadi : Anwar Kairo
Penulisan nama pada data dasar pasien (KIUP/ secara komputerisasi), menjadi : Anwar Kairo
Penulisan nama pada Indeks KIUP, menjadi : ANW b. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi, contoh : Nama Ibu melahirkan, misal : Siti Aisah
Penulisan nama bayinya, misal : By. Ny. Siti Aisah
Selain penulisan nama di atas juga, biasanya terdapat juga beberapa institusi pelayanan kesehatan yang menerapkan penulisan nama sebagai berikut :
a. Cara Penulisan Nama Pasien Umum, contoh :
Nama : Ayu Siti, Ditulis : Ayu Siti, Ny/ Ayu Siti, Nn/ Ayu Siti, An
16
b. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi, contoh : Nama Ibu melahirkan, misal : Siti Julaeha
Penulisan nama bayinya, menjadi : Siti Julaeha, By(9)
D. Sistem Penomoran Rekam Medis
1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System).
Pemberian nomor secara seri adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis kepada setiap pasien yang datang berobat baik pasien yang baru datang maupun berobat ulang. Selain pemberian nomor rekam medis, dibuatkan juga dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut.
Keuntungannya : bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang akan lebih cepat dilayani karena pasien langsung memperoleh nomor rekam medis serta dokumen rekam medisnya sehingga petugas tidak perlu mencari dokumen rekam medis lamanya. Selain itu, pasien tidak perlu membawa KIB serta petugas tidak perlu mencatat dan mengelola KIUP.
Kerugiannya :
a. Terhadap pasien, untuk pasien lama informasi medis yang tercatat di dalam dokumen rekam medis pada kunjungan sebelumnya tidak dapat terbaca pada kunjungan berikutnya. Hal ini berakibat tidak ada kesinambungan informasi.
b. Terhadap penyimpanan dokumen rekam medis, tempat penyimpanan dokumen rekam medis akan cepat bertambah sehingga beban penyimpanan cepat penuh.
2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara unit adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang untuk berobat dan nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya. Demikian pula dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut hanya ada 1 folder DRM atas nama pasien yang bersangkutan. Untuk mempermudah pengertian, 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen rekam medis hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di saran kesehatan yang bersangkutan. Dalam pemberian nomor cara unit KIB dan KIUP sangat berarti.
Kelebihannya : bagi pasien yaitu informasi hasil – hasil pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu ke waktu dan dari tempat pelayanan ke tempat pelayanan lain karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan di berikan terdapat dalam 1 folder dokumen rekam medis.
Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih lama di banding dengan cara SNS. Hal ini di karenakan petugas
18
harus menemukan dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut terlebih dahulu. Apabila pasien tidak membawa KIB akan lebih lama pelayanannya.
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering Sistem) Pemberian nomor cara seri unit adalah satu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dan unit, yaitu setiap pasien yang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor rekam medis baru dengan dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selesai pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis pada dokumen rekam medis tersebut di cari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah berkunjung atau tidak. Bila di temukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya dokumen rekam medis di cari di filing, setelah di temukan dokumen rekam medis baru dan lama di jadikan 1, sedangkan nomor rekam medis yang digunakan patokan adalah nomor rekam medis lama. Nomor rekam medis baru atas nama pasien tersebut di coret diganti nomor rekam medis lama selanjutnya nomor baru itu dapat digunakan oleh pasien lain. Dokumen rekam medis yang telah di jadikan 1 tersebut di kembalikan sesuai dengan nomor rekam medis lamanya.
Kelebihannya adalah pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih antara antara pasien lama dan baru semua pasien yang datang seolah – olah dianggap sebagai pasien baru.
Kekurangannya adalah petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan, informasi medis pada saat pelayanan di lakukan tidak berkesinambungan.(8)
E. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Ada dua cara penyimpanan berkas didalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :
1. Sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir – formulir rekam medis seorang pasien ke dalam satu kesatuan (folder). Dokumen rekam medis rawat jalan gawat darurat dan rawat inap seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map). Kebaikannya :
a) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis.
b) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
c) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan
d) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
20
Kekurangannya :
a) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap
b) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam
2. Desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, dokumen gawat darurat dan dokumen rawat inap pada asing – asing dalam folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri.
Kebaikannya :
a) Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya :
a) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi masing – masing rumah sakit. Hal – hal yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain:
a) Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis.
b) Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah daerah.
Penggunaan sistem sentralisasi merupakan sistem yang paling tepat untuk dipilih mengingat pelayanan akan mudah diberikan kepada pasien.(10)
F. Sistem Penjajaran Rekam Medis Menurut Nomor 1. Terminal Digit Filing System ( TDF )
Dalam sistem angka akhir, file tersebut terbagi menjadi 100 bagian utama, dimulai dengan 00 akhir diakhiri dengan 99. Untuk itu pertama kita ke bagian rekam medis yang berkaitan dengan digit utama dalam jumlah pasien yang terlihat pada bagian rekam medis yang cocok dengan angka sekunder dalam jumlah. Maka file catatan numerik sesuai dengan digit.
50 50 50
Angka Ketiga Angka Kedua Angka Pertama
Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka – angka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka – angka pertama yang bersangkuatan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis – rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis disimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok
22
penyimpanan nomor – nomor pada kelompok angka ketiga
( tertiary digits ) yang selalu berlainan.
Sistem penomoran dengan menggunakan angka akhir lebih banyak untuk dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah, efektif, dan efisien.
Lihat contoh berikut ini :
46-52-02 98-05-26 98-99-30 47-52-02 99-05-26 99-99-30 48-52-02 00-06-26 00-00-31 49-52-02 01-06-26 01-00-31 50-52-01 02-06-26 02-00-31
Banyak keuntungan dan kebaikan daripada sistem penyimpanan angka akhir seperti:
a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok ( bagian atau wilayah ) didalam rak penyimpanan. Petugas – petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak – desakkan di satu tempat ( bagian atau wilayah ), dimana rekam medis harus disimpan di rak.
b. Petugas – petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu, misalnya ada 4 petugas masing – masing diserahi : bagian 00-24, bagian 25-49, bagian 50-74, dan bagian 75-99.
c. Pekerjaan terbagi rata mengingat setiap petugas rata – rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian.
d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di bagian tersebut.
e. Jumlah rekam medis untuk tiap – tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak – rak kosong.
f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan ( jumlah rak ).
g. Kekeliruan penyimpanan ( misfile ) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka
saja dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka
2. .Sistem Angka Tengah ( Midle Digit Filing System )
Sistem angka tengah menggunakan enam digit, dimana tiga nomor bagian yang sama dengan pengajuan terminal digit. Perbedaannya adalah dalam posisi primer, sekunder, dan tersier. Pasangan sistem angka akhir adalah yang utama, pasangan kiri sekunder, dan tersier pasangan kanan
Misalkan :
04 89 23 sekunder primer tersier
24
Lihat contoh dibawah ini :
58-78-96 99-78-96 58-78-97 99-78-97 58-78-98 99-78-98 58-78-99 99-78-99 59-78-00 00-79-00 59-78-01 00-79-01
Pada contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah rekam medis ( 58-78-00 sampai dengan 58-78-99 ) berada dalam urutan langsung.
Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini :
a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan
b. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka tengah lebih mudah dari pada penggantian sistem angka langsung kesistem angka akhir.
c. Kelompok 100 buah rekammedis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah.
d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor lebih merata pada rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir
e. Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada pada sesi penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat di cegah.
Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah : a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama
b. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk nomor-nomor yang lebih dari angka.
3. Straight Numerical Filing System (SNF)
Bentuk yang paling sederhana yaitu sistem angka langsung. Setiap nomor diajukan secara berurutan tergantung pada nomor yang ditetapkan. Urutan dalam system angka langsung yaitu sebagai berikut : 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25.
Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif.
Mungkin satu hal yang paling memungkinkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih tugas-tugas yang harus
melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan
26
G. Faktor Yang Mempengaruhi Pelayanan : 1. Man (Manusia)
Faktor terpenting dalam pelaksanaan dalam satuatu sistem untuk mencapai pelayanan yang optimal adalah manusia. Dalam penyimpanan dokumen rekam medis sumber daya manusia merupakan faktor yang penting. Kualitasnya antara lain pendidikan formal atau pelatihan formal. Semua petugas harus mempunyai kesempatan untuk mengikutin pendidikan berkelanjutan yang berguna untuk peningkatan ilmu pengetahuan rekam medis dan agar keterampilannya bertambah. Program orientasi di selenggarakan bagi petugas baru agar mengetahui pekerjaan dan tanggung jawabnya
2. Material (Bahan)
Bahan adalah satu produk atau fasilitas yang digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan satu sistem pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit. Yang di sebut dengan bahan misalnya bahan yang di gunakan untuk map folder, bahan yang digunakan untuk Tracer dan bahan pembuatan rak file.
3. Machines (Peralatan)
Alat yang digunakan manusia untuk melakukan satu pekerjaan agar lebih cepat, efisien dan sebagai penunjang pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan di rumah sakit.
4. Methods (Metode)
Metode yang tepat akan banyak membantu tugas – tugas seseorang akan lebih cepat dan ringan di dalam pelaksanaan sistem kesehatan di rumah sakit. Contoh hal yang termasuk metode adalah sistem penyimpanan yang di gunakan sebaiknya sentralisasi, sistem penomoran yang di gunakan sebaiknya UNS. Sistem penjajarannya TDF. Dalam penyimpanan dokumen rekam medisnya menggunakan kode warna atau tidak, digunakan alat bantu dalam pengambilan DRM berupa tracer atau tidak.
5. Money (Dana)
Dana adalah yang paling berperan untuk mencapai pelaksanaan satu sistem rumah sakit agar pelayanan rumah sakit dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan seorang pasien. Apabila dana rumah sakit tidak memenuhi dalam pengadaan peralatan pendukung, maka pengelolaan filingnya kurang baik.(12)
H. Waktu Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 1. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
TPPRJ atau lebih dikenal dengan sebutan tempat pendaftaran, merupakan tempat dimana antara pasien dengan petugas rumah sakit melakukan kontak yang pertama kali.
Diskripsi atau gambaran kegiatan pokok di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
28
a. Sebelum tempat pendaftaran dibuka perlu disiapkan : 1) Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)
2) Kartu Identitas Berobat (KIB) 3) Dokumen Rekam Medis 4) Buku register
5) Tracer
6) Buku Ekspedisi
b. Setelah tempat pendaftaran dibuka :
1) Petugas pendaftaran menerima pendaftaran pasien dan perlu memastikan terlebih dulu, apakah pasien pernah berobat di rumah sakit ini apa belum. Apabila sudah diminta menunjukkan KIBnya kemudian digunakan untuk mencari dokumen rekam medis yang lama. Apabila KIB pasien tertinggal di rumah, tanyakan nama dan alamatnya untuk dicari nomor rekam medis pada komputer atau KIUP, kemudian dicatat nama dan nomor rekam medis di tracer. Bila belum pernah berobat, tanyakan identitas pasien untuk dibuatkan KIB dan diberi nomor rekam medis.
2) Simpan KIUP secara rapi berdasarkan abjad.
3) Tanyakan keluhan utama pasien, berobat atau ke poliklinik mana. Bila sudah diketahui poliklinik mana yang dituju, pasien membayar jasa pelayanan rawat jalan, kemudian mencari poliklinik yang dituju. 4) Catat identitas pasien di buku register TPPRJ.
5) Berikan tracer pada filing bila kita mengambil dokumen rekam medis.
6) Menerima dokumen rekam medis lama dari bagian filing, dengan menggunakan tanda penerima.
7) Melayani pengguna ASKES dengan menggunakan sistem yang telah ditetapkan oleh pihak ASKES.
8) Membuat laporan harian yang berisi tentang informasi yang dihasilkan hari ini. (13)
30
Kerangka Teori
Pengelolaan Unit Rekam Medis
Gambar 1.1 Kerangka Teori
Waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan Filing Faktor yang mempengaruhi pelayanan
- Man - Money - Machines - Material - methods
Pelayanan Rekam MEdis
TPPRJ 3. Sistem Penyimpanan 4. Sistem Penjajaran 1. Sistem Penamaan 2. Sistem Penomoran Koding TPPGD TPPRI Indeksing Assembling
Modifikasi antara teori Bambang Shofari (Alur dan Prosedur Rekam Medis Pendaftaran Rawat Jalan) dengan Henry Fayol (Fungsi 5 M Dalam Manajemen Rekam Medis).
Kerangka Konsep
Pengelolaan Unit Rekam Medis
Gambar 1.2 Kerangka Konsep 1. Sistem Penamaan 4. Sistem Penjajaran 3. Sistem Penyimpanan 2. Sistem Penomoran Waktu Pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan
32
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yaitu menggambarkan obyek yang diteliti secara langsung dengan menggunakan metode observasi dan metode wawancara.
B. Variabel Penelitian
1. Sistem penamaan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 2. Sistem penomoran di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 3. Sistem penyimpanan di RSUD KRT Setjonegoro
Wonosobo
4. Sistem penjajaran di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo 5. Waktu pendaftaran rawat jalan di RSUD KRT Setjonegoro
Wonosobo
C. Definisi Operasional
No Variabel Penelitian Definisi Operasional
1 Sistem Penamaan Tata cara penulisan nama seseorang yang bertujuan satu pasien dengan pasien lain di TPP RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
2 Sistem Penomoran Tata cara pelaksanaan penjajaran berdasarkan nomor rekam medis yang diterapkan kepada pasien di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo untuk membedakan
3 Sistem penyimpanan
Tata cara penyimpanan DRM segala sesuatu yang berhubungan dengan proses (kegiatan) penyimpanan dokumen rekam medis di filing RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
4 Sistem penjajaran Tata cara penjajaran yang digunakan untuk menjajarkan DRM ke dalam rak penyimpanan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
5 Waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan
Rata – rata waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan (mulai dari pendaftaran, pengambilan
DRM sampai selesai
pendaftaran) di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
34
D. Subjek dan Objek Penelitian
Populasi studi yaitu populasi sasaran wawancara yang diteliti, dalam penelitian populasi studinya meliputi :
1. Subjek, yaitu orang kepala unit rekam medis dan petugas rekam medis khususnya petugas pendaftaran dan filing berjumlah 7 orang.
2. Objek, yaitu sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan, sistem penjajaran, dan waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
E. Instrumen Penelitian 1. Pedoman Wawancara
Yaitu penelitian dengan melakukan tanya jawab secara langsung terhadap petugas pendaftaran dan petugas filing untuk mengetahui sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan, sistem penjajaran yang digunakan di filing dan rata – rata waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo.
2. Pedoman Observasi
Yaitu suatu cara untuk memeperoleh data melalui pengamatan langsung di lapangan, melihat langsung bagaimana sistem penyimpanan, sistem penjajaran, sistem penomoran dan sistem penamaan DRM dan rata – rata waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan di filing RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo
F. Pengumpulan Data 1. Primer
Data yang diperoleh langsung dari tempat penelitian yaitu observasi dan melakukan wawancara atau tanya jawab secara langsung dengan petugas pendaftaran dan filing
2. Sekunder
Data yang diperoleh dengan cara melihat prosedur tetap (protap) mengenai alur prosedur sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan, sistem penjajaran dan lama waktu pelayanan pendafratan.
G. Pengolahan Data 1. Editing
Melakukan koreksi/memeriksa kembali data yang dihasilkan apakah data sudah benar dan informasi yang dihasilkan dapat dipertanggung jawabkan.
2. Tabulating
Menyusun hasil penelitian kedalam tabel yang informatif. 3. Penyajian data
Mengelompokkan data – data yang telah terkumpul dan menguraikan hasil penelitian menjadi bentuk yang lebih informatif yang dituangkan dalam bentuk kalimat.
36
H. Analisa Data
Menggunakan analisa deskriptif, yaitu menguraikan atau memaparkan hasil penelitian yang sudah ada dan selanjutnya diambil suatu kesimpulan yang berguna.
38 BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN GAMBARAN UMUM
A. Gambaran Umum Rumah Sakit 1. Sejarah Rumah Sakit
RSUD KRT Setjonegoro didirikan pada tahun 1930 sebagai Zending Zienken Huis dimana dalam kurun waktu 15 tahun sampai dengan tahun 1945 terjadi pergantian pimpinan Zending sebanyak tiga kali. Setelah kemerdekaan Republik Indonesia tahun 1945 Zending Zienken Huis diserahkan kepada Pemerintah RI melalui Departemen Kesehatan.
Sejak tahun 1948 sampai dengan tahun 1987 Rumah Sakit ini ditetapkan sebagai Rumah Sakit Umum dan dikelola oleh Propinsi Jawa Tengah, selama kurun waktu tersebut terjadi enam kali pergantian pimpinan rumah sakit. Pada tahun 1987 RSU Wonosobo diserahkan kepemilikannya kepada Pemerintah Dearah Kabupaten Wonosobo dan ditetapkan sebagai Rumah Sakit Umum Daerah.Penetapan kelas rumah sakit dalam kelas C melalui Keputusan Bupati Kepala Daerah Tk. II Wonosobo nomor 061.1/035/1983.Dengan Peraturan Daerah nomor 13 tahun 2000 RSUD Wonosobo ditetapkan sebagai RSUD Unit Swadana dan selanjutnya ditetapkan sebagai Badan Rumah Sakit Daerah berdasarkan Peraturan Daerah no 26 tahun 2001.Pemberian
nama RSUD KRT Setjonegoro dikukuhkan dengan SK Bupati no. 445/42/2007 tanggal 16 Pebruari 2007 dan masih memerlukan legalitas dalam bentuk PERDA agar nama RSUD Setjonegoro dapat digunakan secara resmi dalam tatanan administrasi rumah sakit.
2. Visi, Misi dan Motto
a. Visi
Menjadi Rumah Sakit yang Mampu Memberikan Pelayanan Prima, Menyeluruh, dan Terintegrasi sesuai dengan Standar Nasional.
b. Misi
1). Mewujudkan Pelayanan Kesehatan yang Menyeluruh secara Profesional, Jujur, Ramah, Ikhlas dan Santun kepada Pasien.
2). Memberdayakan Karyawan sebagai Mitra untuk Kemajuan bagi Semua.
3). Melaksanakan Sistem Pelayanan yang Terintegrasi dengan Mempergunakan Sistem Rujukan agar Berdaya Guna untuk Kepentingan Pasien
b. Motto
Kesembuhan dan Kepuasan Pasien adalah Tujuan dan Kebahagiaan Kami. Melangkah Maju, Kesejahteraan Meningkat.
40
3. Strategi
a. Mengupayakan Pelayanan Kesehatan yang mencakup Aspek Tepat Waktu, Tepat sarana dan Tepat Biaya.
b. Produk jasa Unggulan RS adalah Pelayanan Kesehatan akibat Trauma, Kesehatan Reproduksi, dan Perinatologi.
c. Memberikan Pelayanan Rohani berupa Bantuan dan Bimbingan kepada Pasien untuk Melaksanakan Ibadahnya selama sakit sesuai Agama yang dianutnya.
d. Mendekatkan Pelayanan Kesehatan RS kepada Pasien.
e. Membangun Budaya Kerja RS yang Komitmen terhadap Kepuasan Pasien dan Tujuan Pengembangan RS.
4. Tugas Pokok
Melaksanakan upaya kesehatan secara berdayaguna dan berhasilguna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan.
5. Tujuan
a. Memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat sesuai Standar Pelayanan.
b. Meningkatkan kemampuan sebagai Pusat Rujukan di wilayah Wonosobo dan sekitarnya.
c. Meningkatkan citra rumah sakit berpenampilan prima dan menjadi tujuan pengobatan bagi masyarakat.
d. Mengembangkan rumah sakit sebagai unit swadana daerah, mandiri dan berprestasi.
B. Gambaran Khusus Rekam Medis
1. Struktur Organisasi Rekam Medis (terlampir) 2. Tugas dan Fungsi pokok Rekam Medis
a. Setiap petugas yang melakukan tugas jaga pada masing – masing pelayanan TPPRJ sesuai dengan jadwal yang disusun pada setiap sebulan sekali
b. Sebelum melaksanakan tugas jaga pada masing – masing bagian, petugas melakukan cek sarana.
c. Melaksanakan Assembling Dokumen Rekam Medis pasien rawat Inap d. Melaksanakan Kodefikasi Diagnosa dan Tindakan pada Dokumen
Rekam Medis pasien rawat inap
e. Melaksanakan penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat inap
f. Menyusun Pelaporan RL 1, RL 2, RL 3 RL 4 dan RL 5 g. Menyusun Laporan Statistik Rumah Sakit
h. Menyusun Laporan Penyakit tidak Menular ( PTM ) i. Menyusun Laporan Kejadian Luar Biasa ( KLB ) j. Melayani pembuatan Visum Et Repertum
k. Melayani Pembuatan Surat Keterangan Dokter dan Surat Keterangan Bebas Narkoba
l. Membuat Surat Kerangan Kelahiran m. Membuat Surat Kerangan Kematian
42
n. Pelayanan kir calon haji
o. Melayani permohonan peminjaman dokumen rekam medis p. Melayani permintaan Kir CPNS ke PNS
q. Melayani pembuatan surat keterangan dari pihak ketiga (Asuransi) r. Menjaga kerahasiaan data medis pasien.
s. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
3. Sistem Pelayanan di TPPRJ
Sistem pelayanan di TPPRJ dibagi menjadi 3 bagian yaitu pelayanan pasien Askes (loket A), Jamkesmas / BPJS (loket B) dan pasien Umum (loket C), masing-masing pelayanan memiliki nomor antrian pasien tersendiri, Antrian untuk pasien umum pencet tombol A, Jamkesmas tombol B dan untuk pasien Askes pencet tombol C. Pasien datang mengambil nomor antrian kemudian menyerahkan KIB, Untuk KIB belum menggunakan kartu embosing, Tetapi masih menggunakan kertas manila, Untuk laki – laki berwarna merah muda sementara untuk perempuan berwarna hijau dan petugas mencatat nomer RM, Penomorannya masih secara manual dengan menggunakan buku, Sehingga bergantian apabila ada pasien baru antara loket A, B dan C, Sistem penomorannya di bagi menjadi 2, Misalnya untuk penomoran rawat jalan dari nomor 01 - 100 dan penomoran rawat inap dari nomor 101 – 200 untuk pasien lama mencatat nomor dan poli mana yang akan dituju ke dalam tracer yang telah tersedia, setelah DRM dicari kemudian pasien dipanggil kembali untuk mengambil KIB dan kemudian untuk pasien umum datang ke kasir dan untuk pasien Askes/Jamkes/BPJS
datang ke kantor BPJS untuk mendapatkan jaminan BPJS, Setelah itu pasien menunggu antrian dipoli masing-masing. Jika pasien sudah selesai berobat kemudian datang ke apotik untuk mengambil obat, Pasien umum datang kembali kekasir untuk membayar tagihan obat setelah itu pulang.
4. Sistem Pelayanan di URJ
Sistem pelayanan URJ terdiri dari beberapa poli yaitu poli umum, poli anak, poli bedah, poli syaraf, poli kandungan, poli dalam I, poli dalam II, PKBRS, poli paru, poli THT, poli mata, poli kulit, poli gizi, poli gigi, psikologi, poli jiwa/bedah syaraf, poli rehab medik. Setelah pasien mendaftar dipendaftaran pasien menuju poli masing-masing yang dituju. Masing-masing poli terdapat komputer untuk mengetahui nomor antrian pasien, pasien diperiksa sesuai dengan nomor antrian.
5. Filing
a. Penyimpanan
Metode penyimpanan di bagian filing menggunakan sistem Desentralisasi, dimana penyimpanan DRM rawat jalan dan rawat inap disimpan secara terpisah, Penyimpanan DRM rawat jalan terletak 1 ruangan dengan pendaftaran, Tetapi untuk DRM rawat inap terletak perpisan jauh yaitu di lantai 2, penyimpanan menggunakan terminal
digit filing (TDF) dengan mengelompokkan nomor paling belakang
44
Penomorannya menggunakan unit numbering system ( UNS) yaitu penomoran dari nomor pertama. Penomoran dipisahkan antara rawat jalan dengan rawat inap Pembagian nomor dibagi dari nomor 00-99.
c. Penjajaran
menggunakan Terminal Digit Filing (TDF) dengan mengelompokkan nomor paling belakang, untuk penyimpanan DRM rawat jalan sudah di jalankan menggunakan penjajaran
terminal digit filing (TDF) tersebut, hanya saja masih banyak DRM
yang belum di masukan ke dalam MAP karena pengadaan MAP baru saja di jalankan, tetapi untuk penyimpanan DRM rawat inap ,DRM rawat inap dan DRM inaktif masih digabungkan kedalam 1 ruangan, penjajarannya pun tidak ditata dengan baik hanya di letakan begitu saja sehingga apabila akan mengambil DRM kembali petugas kesulitan dalam pengabilan tersebut karena tidak urut sesuai nomor dan peletakannya secara horisontal sehingga kadang mengeluarkan semua DRM tersebut.
C. Hasil Penelitian a. Sistem Penamaan
1. Tidak ada di dalam protap tentang sistem penamaan rekam medis hanya saja di protap penerimaan pasien rawat jalan nama harus di tulis secara lengkap dan sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk ( KTP ).
2. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi peneliti di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo diketahui bahwa sistem penamaan menggunakan sistem penamaan dengan cara menulis identitas pasien sesuai yang tertera di Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan petugas menulis nama pasien sesuai dengan yang tertera di Kartu Tanda Penduduk (KTP). Tetapi dalam kenyataannya bagi pasien perempuan tidak diakhiri nama lengkap ditambah Ny / Nn dengan statusnya dan runtun, sedangkan pasien laki – laki tidak ditambah Tn, masih sering ditemukan penggunaan singkatan dan untuk penamaan anak – anak tidak sesuai dengan nama asli contohnya Neti Primastuti menjadi Nety Primastuti
3. Langkah – langkah penamaan pasien :
a. Pasien menunjukan KTP / fotokopi kartu keluarga
b. Petugas pendaftaran menulis nama pasien di lembar identitas pasien
c. Identitas pasien harus ditulis dengan huruf cetak dan terbaca. d. Nama pasien ditulis apa adanya
Contoh :
Nama Ditulis
1) Neti Primastuti Neti Primastuti
46
b. Sistem Penomoran
1. Berdasarkan protap yang ada di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo menggunakan sistem UNS ( unit numbering sistem ) setiap pasien yang berobat hanya mempunyai 1 nomor rekam medis baik untuk rawat jalan maupun rawat inap untuk seumur hidup.
Pada pasien yang sama antara berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap nomor rekam medisnya sama.
Pemberian nomor rekam medis dilakukan oleh petugas di TPPRJ / TPPGD sebagai bank nomor, dengan sistem penomoran unit mulai dari 00 – 00 – 00 sampai dengan 99 – 99 – 99.
2. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi peneliti di bagian filing RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo diketahui bahwa sistem penomoran dilakukan di bagian filing menggunakan sistem penomoran UNS ( unit numbering sistem ) yaitu 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen rekam medis hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di sarana kesehatan yang bersangkutan. tetapi masih sering juga di jumpai menggunakan sistem SUNS ( Serial Unit Numbering Sistem ) yaitu suatu sistem pemberian nomor rekam medis dengan menggabungkan sistem seri dan unit, yaitu setiap pasien yang berkunjung untuk mendaftar berobat diberi nomor rekam medis baru dengan dokumen rekam medis baru. Selanjutnya dokumen rekam medis dicari di filing setelah ditemukan dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan 1, sedangkan nomor rekam medis yang digunakan patokan adalah nomor rekam medis lama. Hal ini disebabkan pasien tidak membawa KIB dan mengaku
belum pernah berobat sedangkan petugas tidak mencari terlebih dahulu dikomputer dan alasannya agar pelayanannya lebih cepat, KIUP tidak dilacak di komputer dan tidak ada prosedur pencarian dikomputer dan KIUP tidak dicetak.
3. Langkah – langkah sistem penomoran yang dilakukan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo sistem pelayanan pendaftaran di TPPRJ dibagi menjadi 3 bagian yaitu pelayanan pasien Askes (loket A), Jamkesmas / BPJS (loket B) dan pasien Umum (loket C), masing-masing pelayanan memiliki nomor antrian pasien tersendiri, Antrian untuk pasien umum pencet tombol A, Jamkesmas tombol B dan untuk pasien Askes pencet tombol C. Pasien datang mengambil nomor antrian kemudian menyerahkan KIB, Untuk KIB belum menggunakan kartu embosing, Tetapi masih menggunakan kertas manila, Untuk laki – laki berwarna merah muda sementara untuk perempuan berwarna hijau dan belum ada kode warna untuk membedakan nomor tersebut, petugas mencatat nomer RM, Penomorannya masih secara manual dengan menggunakan buku, Sehingga bergantian apabila ada pasien baru antara loket A, B dan C, Sistem penomorannya di bagi menjadi 2, Misalnya untuk penomoran rawat jalan nomor 01 sampai dengan 100 dan penomoran rawat inap 101 sampai dengan 200. Memberikan nomor baru pada pasien, penomoran tersebut terdiri dari 6 digit angka Contoh urutan pemberian nomor kepada pasien dalam buku pendaftaran pasien secara manual
56 – 56 – 56 56 – 56 – 57
48
56 – 56 – 58
c. Sistem Penyimpan
1. Berdasarkan protap yang ada di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan maupun rawat inap di lakukan secara terpisah atau desentralisasi.
Petugas penyimpanan mengelompokan dokumen rekam medis rawat jalan maupun rawat inap siap simpan menurut urutan nomor rekam medis, untuk memudahkan pengambilan kembali bila diperlukan sebelum masuk rak simpan.
2. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi penelitian di bagian filing RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo diketahui bahwa sistem penyimpanan dilakukan di Bagian filing menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, dokumen gawat darurat dan dokumen rawat inap pada masing – masing dalam folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri. untuk map rawat jalan berwarna hijau sedangkan untuk map rawat inap berwarna merah jambu, pasien gawat darurat dibuatkan di map hijau penyimpanannya di rak filing rawat jalan.
Pada RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo ini belum ada petugas khusus untuk bagian filing tersendiri, semua petugas pendaftaran merangkap juga sebagai petugas filing sehingga untuk bagian filing kurang
diperhatikan secara spesifik, hal ini dapat mempengaruhi kualitas dan mutu dari rumah sakit tersebut.
d. Sistem Penjajaran
1. Berdasarkan protap yang ada di RSUD Setjonegoro Wonosobo tempat penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap yang di simpan berdasarkan sistem TDF (Terminal digit filing ).
Semua dokumen rekam medis harus disimpan sesuai sistem TDF
(Terminal digit filing ).
Masing – masing dokumen rawat jalan maupun rawat inap di simpan di rak simpan berdasarkan TDF (Terminal digit filing ).
2. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi peneliti di bagian filing
RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo diketahui bahwa sistem penjajaran yang dilakukan di bagian filing menggunakan sistem penjajaran TDF(Terminal digit filing ) dengan cara mengurutkan dari angka terakhir sampai angka pertama secara langsung.
Ada 100 section dari section 1 sampai 100 untuk menyimpan dokumen rekam medis mulai dari 00 – 00 – 00 sampai dengan 99 – 99 – 99
Contoh nomor rekam medis : 56 – 56 – 56
56 – 56 – 57 56 – 56 – 58
Contoh pembagian dokumen rekam medis kepada petugas filing :
Petugas Rak
50
Lany Section 11 – 20
Sandy Section 21 – 30
Dokumen rekam medis di kembalikan ke rak filing berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.
3. langkah – langkah untuk menjajarkan dokumen rekam medis tersebut adalah Setelah dokumen rekam medis pasien dikembalikan dari poli dan ditulis di buku pengembalian dari masing – masing poli, dokumen rekam medis tersebut di bagi di atas meja terlebih dahulu sesuai dengan urutan angka akhir, hal ini untuk mempermudah dan mempercepat dalam pengembalian dokumen rekam medis ke rak filing. Petugas yang mengembalikan dokumen rekam medis ke dalam rak filing adalah petugas pendaftaran karena kerjannya merangkap juga sebagai petugas filing.
e. Waktu Pelayanan Pendaftaran di TPPRJ RSUD KRT Setjonergoro Wonosobo
Tahapan penerimaan pasien di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo di bagi menjadi 3 bagian yaitu loket A untuk pasien umum, loket B untuk pasien jamkesmas dan loket C untuk pasien Askes
Hasil Perhitungan terhadap Rata – Rata Waktu Pelayanan pendaftaran Untuk Pasien Baru dan Pasien Lama di TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo tahun 2014
Tabel 1.5 Waktu Pelayanan Pendaftaran
Tahapan Pasien Baru Pasien Lama
Umum Jamkes Askes Umum Jamkes Askes
Menanyakan identitas pasien 3 menit 39 detik 4 menit 43 detik 4 menit 33 detik 2 menit 59 detik 3 menit 38 detik 3 menit 35 detik Membuat KIB, dokumen rekam medis pasien baru dan mengisi identitas pasien baru 4 menit 56 detik 4 menit 57 detik 3 menit 26 detik - - - Menulis nomor rekam medis di tracer, untuk pasien yang tidak membawa KIB mencari di komputer - - - 1 menit 26 detik 1 menit 23 1 menit 43 detik Waktu pencarian - - - 2 menit 14 detik 3 menit 04 detik 3 menit 10 detik
52 dokumen rekam medis pasien lama Input data pasien dan poli yang di tuju ke dalam komputer 3 menit 40 detik 3 menit 26 detik 3 menit 53 detik 1 menit 33 detik 1 menit 11 detik 1 menit 07 detik
Total waktu 12 menit 25 detik 12 menit 21 detik 12 menit 26 detik 8 menit 02 detik 9 menit 26 detik 9 menit 58 detik Sumber data primer Juni 2014
Dari masing – masing tahapan untuk kedua jenis pasien didapatkan rata – rata terhadap keseluruhan waktu tunggu seperti pada tabel 1.5 Berdasarkan tabel 1.5 diketahui bahwa rata – rata waktu pelayanan pasien rawat jalan untuk pasien baru secara keseluruhan adalah 12 menit 4 detik sedangkan rata – rata waktu untuk pasien lama secara keseluruhan adalah 9 menit 1 detik.
f. Sumber Daya Manusia
Jumlah petugas rawat jalan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo adalah 6 orang dengan menggunakan alat bantu wawancara. Jenis kelamin perempuan pendaftaran rawat jalan ada 4 orang dan jenis kelamin laki – laki petugas pendaftaran rawat jalan ada 2 orang. Umur petugas pendaftaran rawat jalan ada yang 33 tahun, 21 tahun, 29 tahun
