BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
C. Hasil Penelitian
1. Tidak ada di dalam protap tentang sistem penamaan rekam medis hanya saja di protap penerimaan pasien rawat jalan nama harus di tulis secara lengkap dan sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk ( KTP ).
2. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi peneliti di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo diketahui bahwa sistem penamaan menggunakan sistem penamaan dengan cara menulis identitas pasien sesuai yang tertera di Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan petugas menulis nama pasien sesuai dengan yang tertera di Kartu Tanda Penduduk (KTP). Tetapi dalam kenyataannya bagi pasien perempuan tidak diakhiri nama lengkap ditambah Ny / Nn dengan statusnya dan runtun, sedangkan pasien laki – laki tidak ditambah Tn, masih sering ditemukan penggunaan singkatan dan untuk penamaan anak – anak tidak sesuai dengan nama asli contohnya Neti Primastuti menjadi Nety Primastuti
3. Langkah – langkah penamaan pasien :
a. Pasien menunjukan KTP / fotokopi kartu keluarga
b. Petugas pendaftaran menulis nama pasien di lembar identitas pasien
c. Identitas pasien harus ditulis dengan huruf cetak dan terbaca. d. Nama pasien ditulis apa adanya
Contoh :
Nama Ditulis
1) Neti Primastuti Neti Primastuti
46
b. Sistem Penomoran
1. Berdasarkan protap yang ada di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo menggunakan sistem UNS ( unit numbering sistem ) setiap pasien yang berobat hanya mempunyai 1 nomor rekam medis baik untuk rawat jalan maupun rawat inap untuk seumur hidup.
Pada pasien yang sama antara berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap nomor rekam medisnya sama.
Pemberian nomor rekam medis dilakukan oleh petugas di TPPRJ / TPPGD sebagai bank nomor, dengan sistem penomoran unit mulai dari 00 – 00 – 00 sampai dengan 99 – 99 – 99.
2. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi peneliti di bagian filing RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo diketahui bahwa sistem penomoran dilakukan di bagian filing menggunakan sistem penomoran UNS ( unit numbering sistem ) yaitu 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen rekam medis hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di sarana kesehatan yang bersangkutan. tetapi masih sering juga di jumpai menggunakan sistem SUNS ( Serial Unit Numbering Sistem ) yaitu suatu sistem pemberian nomor rekam medis dengan menggabungkan sistem seri dan unit, yaitu setiap pasien yang berkunjung untuk mendaftar berobat diberi nomor rekam medis baru dengan dokumen rekam medis baru. Selanjutnya dokumen rekam medis dicari di filing setelah ditemukan dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan 1, sedangkan nomor rekam medis yang digunakan patokan adalah nomor rekam medis lama. Hal ini disebabkan pasien tidak membawa KIB dan mengaku
belum pernah berobat sedangkan petugas tidak mencari terlebih dahulu dikomputer dan alasannya agar pelayanannya lebih cepat, KIUP tidak dilacak di komputer dan tidak ada prosedur pencarian dikomputer dan KIUP tidak dicetak.
3. Langkah – langkah sistem penomoran yang dilakukan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo sistem pelayanan pendaftaran di TPPRJ dibagi menjadi 3 bagian yaitu pelayanan pasien Askes (loket A), Jamkesmas / BPJS (loket B) dan pasien Umum (loket C), masing-masing pelayanan memiliki nomor antrian pasien tersendiri, Antrian untuk pasien umum pencet tombol A, Jamkesmas tombol B dan untuk pasien Askes pencet tombol C. Pasien datang mengambil nomor antrian kemudian menyerahkan KIB, Untuk KIB belum menggunakan kartu embosing, Tetapi masih menggunakan kertas manila, Untuk laki – laki berwarna merah muda sementara untuk perempuan berwarna hijau dan belum ada kode warna untuk membedakan nomor tersebut, petugas mencatat nomer RM, Penomorannya masih secara manual dengan menggunakan buku, Sehingga bergantian apabila ada pasien baru antara loket A, B dan C, Sistem penomorannya di bagi menjadi 2, Misalnya untuk penomoran rawat jalan nomor 01 sampai dengan 100 dan penomoran rawat inap 101 sampai dengan 200. Memberikan nomor baru pada pasien, penomoran tersebut terdiri dari 6 digit angka Contoh urutan pemberian nomor kepada pasien dalam buku pendaftaran pasien secara manual
56 – 56 – 56 56 – 56 – 57
48
56 – 56 – 58
c. Sistem Penyimpan
1. Berdasarkan protap yang ada di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan maupun rawat inap di lakukan secara terpisah atau desentralisasi.
Petugas penyimpanan mengelompokan dokumen rekam medis rawat jalan maupun rawat inap siap simpan menurut urutan nomor rekam medis, untuk memudahkan pengambilan kembali bila diperlukan sebelum masuk rak simpan.
2. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi penelitian di bagian filing RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo diketahui bahwa sistem penyimpanan dilakukan di Bagian filing menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis atas nama seorang pasien antara dokumen rawat jalan, dokumen gawat darurat dan dokumen rawat inap pada masing – masing dalam folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri. untuk map rawat jalan berwarna hijau sedangkan untuk map rawat inap berwarna merah jambu, pasien gawat darurat dibuatkan di map hijau penyimpanannya di rak filing rawat jalan.
Pada RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo ini belum ada petugas khusus untuk bagian filing tersendiri, semua petugas pendaftaran merangkap juga sebagai petugas filing sehingga untuk bagian filing kurang
diperhatikan secara spesifik, hal ini dapat mempengaruhi kualitas dan mutu dari rumah sakit tersebut.
d. Sistem Penjajaran
1. Berdasarkan protap yang ada di RSUD Setjonegoro Wonosobo tempat penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan dan rawat inap yang di simpan berdasarkan sistem TDF (Terminal digit filing ).
Semua dokumen rekam medis harus disimpan sesuai sistem TDF
(Terminal digit filing ).
Masing – masing dokumen rawat jalan maupun rawat inap di simpan di rak simpan berdasarkan TDF (Terminal digit filing ).
2. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi peneliti di bagian filing
RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo diketahui bahwa sistem penjajaran yang dilakukan di bagian filing menggunakan sistem penjajaran TDF(Terminal digit filing ) dengan cara mengurutkan dari angka terakhir sampai angka pertama secara langsung.
Ada 100 section dari section 1 sampai 100 untuk menyimpan dokumen rekam medis mulai dari 00 – 00 – 00 sampai dengan 99 – 99 – 99
Contoh nomor rekam medis : 56 – 56 – 56
56 – 56 – 57 56 – 56 – 58
Contoh pembagian dokumen rekam medis kepada petugas filing :
Petugas Rak
50
Lany Section 11 – 20
Sandy Section 21 – 30
Dokumen rekam medis di kembalikan ke rak filing berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.
3. langkah – langkah untuk menjajarkan dokumen rekam medis tersebut adalah Setelah dokumen rekam medis pasien dikembalikan dari poli dan ditulis di buku pengembalian dari masing – masing poli, dokumen rekam medis tersebut di bagi di atas meja terlebih dahulu sesuai dengan urutan angka akhir, hal ini untuk mempermudah dan mempercepat dalam pengembalian dokumen rekam medis ke rak filing. Petugas yang mengembalikan dokumen rekam medis ke dalam rak filing adalah petugas pendaftaran karena kerjannya merangkap juga sebagai petugas filing.
e. Waktu Pelayanan Pendaftaran di TPPRJ RSUD KRT Setjonergoro Wonosobo
Tahapan penerimaan pasien di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo di bagi menjadi 3 bagian yaitu loket A untuk pasien umum, loket B untuk pasien jamkesmas dan loket C untuk pasien Askes
Hasil Perhitungan terhadap Rata – Rata Waktu Pelayanan pendaftaran Untuk Pasien Baru dan Pasien Lama di TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo tahun 2014
Tabel 1.5 Waktu Pelayanan Pendaftaran
Tahapan Pasien Baru Pasien Lama
Umum Jamkes Askes Umum Jamkes Askes
Menanyakan identitas pasien 3 menit 39 detik 4 menit 43 detik 4 menit 33 detik 2 menit 59 detik 3 menit 38 detik 3 menit 35 detik Membuat KIB, dokumen rekam medis pasien baru dan mengisi identitas pasien baru 4 menit 56 detik 4 menit 57 detik 3 menit 26 detik - - - Menulis nomor rekam medis di tracer, untuk pasien yang tidak membawa KIB mencari di komputer - - - 1 menit 26 detik 1 menit 23 1 menit 43 detik Waktu pencarian - - - 2 menit 14 detik 3 menit 04 detik 3 menit 10 detik
52 dokumen rekam medis pasien lama Input data pasien dan poli yang di tuju ke dalam komputer 3 menit 40 detik 3 menit 26 detik 3 menit 53 detik 1 menit 33 detik 1 menit 11 detik 1 menit 07 detik
Total waktu 12 menit 25 detik 12 menit 21 detik 12 menit 26 detik 8 menit 02 detik 9 menit 26 detik 9 menit 58 detik Sumber data primer Juni 2014
Dari masing – masing tahapan untuk kedua jenis pasien didapatkan rata – rata terhadap keseluruhan waktu tunggu seperti pada tabel 1.5 Berdasarkan tabel 1.5 diketahui bahwa rata – rata waktu pelayanan pasien rawat jalan untuk pasien baru secara keseluruhan adalah 12 menit 4 detik sedangkan rata – rata waktu untuk pasien lama secara keseluruhan adalah 9 menit 1 detik.
f. Sumber Daya Manusia
Jumlah petugas rawat jalan RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo adalah 6 orang dengan menggunakan alat bantu wawancara. Jenis kelamin perempuan pendaftaran rawat jalan ada 4 orang dan jenis kelamin laki – laki petugas pendaftaran rawat jalan ada 2 orang. Umur petugas pendaftaran rawat jalan ada yang 33 tahun, 21 tahun, 29 tahun
ada 27 tahun, 29 tahun dan ada yang umur 30 tahun. tingkat pendidikan petugas pendaftaran rawat jalan yang berjumlah 6 orang tersebut semuanya adalah lulusan SMA / SMK. Masa kerja petugas di pendaftaran rawat jalan ada yang 8 tahun, ada yang 6 bulan, ada yang 4 tahun, ada yang 4 tahun, ada yang 5 tahun dan 3,5 tahun. Semua petugas tersebut belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis.
Tabel 1.6 Hasil Pengukuran Terhadap Faktor SDM di Instalasi Rekam Medis Rawat Jalan RSUD KRT Setjonego Wonosobo tahun 2014
Faktor yang di ukur jumlah
Jenis kelamin a. laki –laki b. perempuan 2 4 Umur a. 33 tahun b. 21 tahun c. 29 tahun d. 27 tahun e. 30 tahun 1 1 2 1 1 Masa kerja a. 8 tahun b. 6 bulan c. 4 tahun d. 5 tahun e. 3,5 tahun 1 1 2 1 1 Pendidikan terakhir
54 a. SMA / SMK b. Diploma c. Sarjana 6 0 0 Apakah pernah mengikuti pelatihan
tentang rekam medis ? a. ya
b. tidak
0 6 Sumber : data primer penelitian Juli 2014
Dari hasil pengamatan,semua petugas pendidikannya lulusan dari SMA / SMK dalam pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD KTR Setjonegoro tergolong lama masa kerjanya sekitar 4 tahunan, dan tidak ada petugas yang lulusan diploma rekam medis. Ini akan berakibat pada keterlambatan waktu pelayanan pendaftaran karena petugasnya juga tidak ada yang mengikuti pelatihan tentang rekam medis.