DEP.PU
PROSES PENGADAAN BARANG/JASA
YANG MEMERLUKAN PENYEDIA
BARANG/JASA
1. Pelelangan Umum
a. Pengumuman
1) Panitia/pejabat pengadaan harus mengumumkan
secara luas tentang adanya pelelangan umum dengan pascakualifikasi atau adanya prakualifikasi dalam
rangka pelelangan umum untuk pengadaan yang kompleks, melalui media cetak, papan pengumuman resmi untuk penerangan umum serta bila
memungkinkan melalui media elektronik.
2) Isi pengumuman memuat sekurang-kurangnya :
a) nama dan alamat Pejabat Pembuat Komitmen; b) uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan
dilaksanakan atau barang yang akan dibeli; c) perkiraan nilai pekerjaan;
d) syarat-syarat peserta lelang umum;
3) Agar pengumuman secara luas, efisien, dan tepat sesuai dengan jangkauan masyarakat pengusaha yang dituju, maka pengumuman diatur sebagai berikut
a) untuk pengadaan dengan metode pelelangan umum yang bernilai sampai dengan Rp1.000.000.000,00 diumumkan sekurang-kurangnya di:
(1) satu surat kabar provinsi di lokasi kegiatan bersangkutan minimal 1 kali pada awal masa pengumuman.
(2) satu surat kabar nasional minimal 1 kali pada awal masa pengumuman, dalam hal jumlah penyedia barang/jasa yang mampu
melaksanakan kegiatan tersebut yang berdomisili di provinsi setempat kurang dari 3 (tiga) penyedia barang/jasa
(3) papan pengumuman resmi untuk penerangan umum yang letaknya strategis di ibukota
b) untuk pengadaan dengan metode pelelangan
umum/terbatas yang bernilai di atas Rp1.000.000.000,00 diumumkan sekurang-kurangnya di :
1) satu surat kabar nasional dan satu surat kabar
provinsi di lokasi kegiatan bersangkutan minimal 1 kali pada awal pengumuman.
2) Papan pengumuman resmi, papan pengumuman Pejabat Pembuat Komitmen, serta diupayakan pula melalui website pengadaan
4) Calon peserta lelang dari propinsi/kabupaten/kota lain tidak boleh dihalangi/dilarang untuk mengikuti proses lelang di propinsi/kabupaten/ kota lokasi pelelangan.
5) Dalam hal pelelangan umum dengan pascakualifikasi, apabila penyedia barang/jasa yang memasukan dokumen penawaran kurang dari 3 (tiga) maka dilakukan pengumuman ulang;
6) Dalam hal pelelangan umum dengan prakualifikasi, apabila penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi kurang dari 3 (tiga), maka dilakukan pengumuman prakualifikasi ulang. Penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi tidak perlu diprakualifikasi ulang;
7) Apabila terbukti terjadi kecurangan dalam pengumuman lelang, maka kepada :
a) panitia/pejabat pengadaan dikenakan sanksi administrasi, ganti rugi dan/atau pidana sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
b) penyedia barang/jasa yang terlibat dikenakan sanksi tidak boleh mengikuti pengadaan barang/jasa pemerintah
selama 2 (dua) tahun, dan sanksi pidana sesuai
b. Pasca Kualifikasi dan Prakualifikasi
Pada prinsipnya penilaian kualifikasi atas kompetensi dan kemampuan usaha peserta pelelangan umum, dilakukan dengan pasca kualifikasi. Khusus untuk pekerjaan yang kompleks dapat dilakukan dengan prakualifikasi.
1) Persyaratan Kualifikasi Penyedia Barang/ Jasa
a) Memiliki surat izin usaha pada bidang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang yang masih berlaku, seperti SIUP untuk jasa
perdagangan, IUJK untuk jasa konstruksi, dan sebagainya;
b) Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan;
c) Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana.
d) Dalam hal penyedia jasa akan melakukan kemitraan, penyedia barang/jasa wajib mempunyai perjanjian kerjasama operasi/kemitraan yang memuat
e) Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT/PPh) serta memiliki laporan bulanan PPh pasal 25 atau pasal 21/pasal 23 atau PPN sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan yang lalu;
f) Selama 4 (empat) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman
menyediakan barang/jasa baik di lingkungan pemerintah atau swasta termasuk pengalaman subkontrak baik di lingkungan pemerintah atau swasta , kecuali penyedia barang/jasa yang baru berdiri kurang dari 3 (tiga) tahun;
g) Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar sanksi atau daftar hitam di suatu instansi;
h) Memiliki kemampuan pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil;
i) Memiliki kemampuan pada bidang dan sub bidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil:
(1) Untuk jasa pemborongan memenuhi KD = 2 NPt (KD : Kemampuan Dasar, NPt : nilai pengalaman tertinggi pada subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir;
(2) Untuk pengadaan barang/jasa lainnya memenuhi KD = 5 NPt (KD : Kemampuan Dasar, NPt : nilai pengalaman tertinggi pada subbidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil
j) Dalam hal bermitra yang diperhitungkan adalah kemampuan dasar dari perusahaan yang mewakili kemitraan (lead firm); k) Untuk pekerjaan khusus/spesifik/teknologi tinggi dapat
ditambahkan persyaratan lain seperti peralatan khusus, tenaga ahli spesialis yang diperlukan, atau pengalaman tertentu;
l) Memiliki surat keterangan dukungan keuangan dari bank
pemerintah/ swasta untuk mengikuti pengadaan barang/jasa sekurang-kurangnya 10% (sepuluh per seratus) dari nilai proyek untuk pekerjaan jasa pemborongan dan 5% (lima per seratus) untuk pekerjaan pemasokan barang/jasa lainnya, kecuali untuk penyedia barang/jasa usaha kecil termasuk koperasi kecil;
m) Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan;
n) Termasuk dalam penyedia barang/jasa yang sesuai dengan nilai paket pekerjaan;
o) Menyampaikan daftar perolehan pekerjaan yang sedang dilaksanakan khusus untuk jasa pemborongan;
p) Tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimilikinya;
2) Tata Cara Pascakualifikasi
a) Pengumuman pelelangan umum dengan pascakualifikasi;
b) Penyampaian dokumen pascakualifikasi
bersamaan (menjadi satu) dengan dokumen penawaran;
c) Evaluasi dokumen kualifikasi dilaksanakan setelah evaluasi dokumen penawaran.
d) Penyedia barang/jasa yang dinyatakan lulus kualifikasi apabila memenuhi persyaratan
kualifikasi pada butir 1) huruf a) sampai dengan huruf p) di atas;
3) Tata Cara Prakualifikasi
a) Pengumuman prakualifikasi untuk pelelangan umum; b) Pendaftaran dan pengambilan dokumen prakualifikasi; c) Penyampaian dokumen prakualifikasi oleh penyedia
barang/jasa;
d) Evaluasi dokumen prakualifikasi yang telah dilengkapi oleh penyedia barang/jasa;
e) Penyedia barang/jasa dinyatakan lulus kualifikasi apabila memenuhi persyaratan kualifikasi pada butir 1) huruf a) sampai dengan huruf p) di atas;
f) Penetapkan daftar penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi oleh panitia/pejabat pengadaan;
g) Pengesahan hasil prakualifikasi oleh Pejabat Pembuat Komitmen;
h) Pengumuman hasil prakualifikasi;
i) Penelitian dan tindak lanjut atas sanggahan terhadap hasil prakualifikasi;
j) Pengumuman hasil prakualifikasi sekurang-kurangnya memuat:
(1) Nama dan perkiraan nilai pekerjaan serta sumber dananya;
(2) Nama dan alamat penyedia barang/jasa dan nama pengurus yang berhak menandatangani kontrak pekerjaan untuk setiap calon penyedia barang/jasa;
(3) Nama dan nilai paket tertinggi pengalaman pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk usaha kecil termasuk
koperasi kecil dan sub bidang pekerjaan yang sesuai untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir;
(4) Keputusan lulus tidaknya setiap calon penyedia barang/jasa.
k) Penyedia barang/jasa yang tidak lulus prakualifikasi dapat menyatakan keberatan/ mengajukan sanggahan kepada Pejabat Pembuat Komitmen.
l) Apabila sanggahan/keberatan penyedia barang/jasa terbukti benar maka panitia/pejabat pengadaan pengadaan
m) Dalam rangka efiensi pelaksanaan penilaian kualifikasi, Pejabat Pembuat Komitmen wajib menyediakan fomulir isian kualifikasi penyedia
barang/jasa yang memuat ringkasan informasi dari persyaratan kualifikasi sesuai butir 1) huruf a) sampai dengan p). Formulir isian tersebut disertai pernyataan penyedia barang/jasa yang ditandatangani di atas meterai, bahwa informasi yang disampaikan dalam formulir tersebut adalah benar dan bersedia untuk dituntut secara pidana dan perdata serta bersedia dimasukkan dalam daftar hitam sekurang-kurangnya 2 tahun sehingga tidak boleh mengikuti pengadaan untuk 2 tahun berikutnya, apabila terbukti informasi yang disampaikan merupakan kebohongan. Formulir isian tersebut sebagai pengganti dokumen yang
c. Penyusunan Daftar Peserta Lelang, Penyampaian Undangan dan Pengambilan Dokumen Lelang
1) Daftar peserta lelang yang akan diundang harus disahkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen.
2) Apabila penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi kurang dari 3 (tiga) maka dilakukan pengumuman dan proses
prakualifikasi bagi penyedia barang/jasa yang baru;
3) Bila setelah pengumuman lelang/prakualifikasi diulang, ternyata tidak ada tambahan calon peserta lelang yang baru atau
keseluruhan peserta lelang masih kurang dari 3 (tiga) peserta, maka panitia/pejabat pengadaan melanjutkan proses pemilihan metoda seperti pemilihan langsung apabila peserta yang
mendaftar lulus prakualifikasi 2 (dua) peserta atau penunjukan langsung apabila peserta yang mendaftar/lulus prakualifikasi hanya 1 (satu) peserta.
4) Semua calon peserta lelang yang tercatat dalam daftar peserta lelang harus diundang untuk mengambil dokumen lelang.
5) Peserta lelang yang diundang berhak mengambil dokumen lelang dari panitia/pejabat pengadaan.
d. Penjelasan Lelang (Aanwijziing)
1) Penjelasan lelang dilakukan di tempat dan pada waktu yang
ditentukan, dihadiri oleh para penyedia barang/jasa yang terdaftar dalam daftar peserta lelang.
2) Ketidakhadiran penyedia barang/jasa pada saat penjelasan lelang tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan
penawaran.
3) Dalam acara penjelasan lelang, harus dijelaskan kepada peserta lelang mengenai :
a) Metoda pengadaan/penyelenggaraan pelelangan;
b) Cara penyampaian penawaran (satu sampul atau dua sampul atau dua tahap);
c) Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran; d) Acara pembukaan dokumen penawaran;
e) Metode evaluasi;
f) Hal-hal yang menggugurkan penawaran; g) Jenis kontrak yang akan digunakan;
h) Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri;
i) Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha kecil termasuk koperasi kecil;
4) Bila dipandang perlu, panitia/pejabat pengadaan dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan cara melakukan peninjauan lapangan. 5) Pemberian penjelasan mengenai pasal-pasal dokumen lelang yang
berupa pertanyaan dari peserta dan jawaban dari panitia/pejabat pengadaan serta keterangan lain termasuk perubahannya dan peninjauan lapangan, harus dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan (BAP) yang ditandatangani oleh panitia/pejabat
pengadaan pengadaan dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir, dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari dokumen lelang.
6) Apabila dalam BAP terdapat hal-hal/ketentuan baru atau perubahan penting yang perlu ditampung, maka panitia/pejabat pengadaan harus menuangkan ke dalam addendum dokumen lelang yang menjadi bagian tak terpisahkan dari dokumen lelang dan harus
disampaikan dalam waktu bersamaan kepada semua peserta secara tertulis setelah disahkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen. Bila
e. Penyampaian dan Pembukaan Dokumen
Penawaran
1) Metoda penyampaian dan cara pembukaan
dokumen penawaran harus sesuai
dokumen pelelangan umum
2) Metoda penyampaian dokumen penawaran
harus dijelaskan waktu aanwijzing.
3) Panitia Pengadaan mencatat penerimaan
dokumen penawaran melalui pos pada
sampul luar dan memasukkan
kekotak/tempat pelelangan umum.
4) Pada penutupan, Panitia Pengadaan
membuka rapat, menyatakan pemasukan
penawaran telah ditutup, menolak
penawaran yang terlambat/tambahan
5) Penawaran melalui pos dan terlambat, Panitia Pengadaan membuka sampul luar untuk mengetahui alamat peserta pelelangan umum.
Panitia Pengadaan segera memberitahukan ybs. untuk mengambil seluruh penawaran.
Pengembalian dok. penawaran disertai dengan bukti serah terima.
6) Tidak boleh mengubah waktu penutupan, bila terpaksa dilakukan, perubahan tsb. harus dituangkan di dalam adendum dokumen pelelangan umum dan disampaikan kepada seluruh peserta pelelangan umum.
7) Pembukaan dokumen penawaran
b) Panitia Pengadaan meneliti isi kotak dan menghitung jumlah penawaran dan bila yang masuk < 3, pelelangan umum harus diulang, mengumumkan kembali dengan mengundang calon peserta baru.
c) Pembukaan dokumen penawaran untuk setiap metoda
(1) Metoda satu sampul
Panitia Pengadaan membuka kotak dan sampul penawaran yang berisi data adm., teknis, dan harga.
(2) Metoda dua sampul
Panitia Pengadaan membuka kotak dan sampul I (berisi data adm. dan teknis); sampul II (berisi data harga) tidak boleh dibuka, sampulnya ditulis identitas perusahaan, diparaf Panitia Pengadaan dan wakil peserta, kemudian disimpan.
(3) Metoda dua tahap
Panitia Pengadaan membuka kotak dan
d) Panitia Pengadaan memeriksa, menunjukkan, dan membacakan kelengkapan penawaran. (1) Metoda satu sampul
(a) Surat penawaran tercantum masa berlaku penawaran;
(b) Jaminan penawaran asli;
(c) Ada daftar kuantitas dan harga (kontrak HS).
(2) Metoda dua sampul
(a) Surat penawaran tercantum masa berlaku penawaran;
(b) Jaminan penawaran asli (3) Metoda dua tahap :
(a) Surat penawaran tercantum masa berlaku penawaran;
(b) Jaminan penawaran asli;
e) Bila dengan prakualiflkasi, untuk menghindari kesalahan- kesalahan kecil yang dapat menggugurkan, syarat administrasi agar diminta dan dievaluasi pada saat prakualifikasi dan tidak perlu lagi dilampirkan pada penawaran;
f) Panitia Pengadaan tidak boleh menggugurkan penawaran pada waktu pembukaan kecuali penawaran yang terlambat;
g) Panitia Pengadaan segera membuat BA pembukaan penawaran;
h) setelah dibacakan, BA ditandatangani Panitia Pengadaan yang hadir dan dua orang wakil peserta;
i) Dalam hal terjadi penundaan pembukaan, penyebab penundaan harus dimuat dengan jelas di dalam BAPP;
f. Evaluasi Penawaran
1) Evaluasi penawaran dilakukan oleh Panitia Pengadaan terhadap semua penawaran.
Evaluasi meliputi adm., teknis, dan darga berdasarkan kriteria, metoda, dan tatacara evaluasi yang ditetapkan dalam dok. pelelangan umum.
2) Pada tahap awal, Panitia Pengadaan dapat melakukan koreksiaritmatik dan melakukan evaluasi min. 3 penawaran terendah setelah koreksi aritmatik.
4) Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat adalah:
a) Jenis penyimpangan yang berpengaruh terhadap hal-hal yang sangat substantif dan akan mempengaruhi lingkup, kualitas, dan hasil/kinerja pekerjaan;
b) Substansi kegiatan tidak konsisten dengan dokumen pemilihan;
c) Adanya persyaratan tambahan di luar ketentuan yang akan menimbulkan persaingan tidak sehat/tidak adil dengan peserta yang memenuhi syarat.
5) Penawaran memenuhi syarat administrasi, apabila: a) syarat yang diminta dipenuhi dan isi setiap
dokumen benar serta ditandatangani yang berwenang
c) Surat jaminan penawaran:
(1) Diterbitkan oleh bank umum atau perusahaan asuransi yang mempunyai program surety bond dan dukungan reasuransi.
(2) Masa berlaku jaminan penawaran tidak kurang.
(3) Nama peserta tercantum dalam surat jaminan.
(4) Besar jaminan tidak kurang.
(5) Besar jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf.
(6) Nama Pejabat Pembuat Komitmen yang menerima jaminan sama.
(7) Paket pekerjaan yang dijamin sama. (8) Isi surat jaminan sesuai.
d) Surat penawaran (contoh untuk metoda satu sampul)
(1) Ditandatangani:
(a) Pemimpin/direktur utama, atau
(b) Penerima kuasa yang tercantum dalam akte, atau
(c) Kepala cabang yang diangkat kantor pusat, atau
(d) Pejabat yang berhak mewakili j.o.
(2) Jangka waktu berlakunya surat penawaran tidak kurang.
(3) Jangka waktu pelaksanaan tidak melebihi. (4) Bermaterai dan bertanggal.
e) Daftar kuantitas dan harga dan HS untuk kontrak HS diisi lengkap, kecuali ditentukan lain dalam dok. pelelangan umum.
f) Analisa harga satuan pekerjaan utama harus disampaikan lengkap;
g) Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir dibuktikan foto copy SPT PPh dan Surat Setoran Pajak (SSP) PPh pasai. 29;
h) Hal yang kurang jelas dan meragukan, dapat diklarjfikasi dan yang memenuhi syarat adm. Dilanjutkan evaluasu teknis yang tidak lulus adm., teknis tidak dievaluasi.
6) Panitia Pengadaan melakukan evaluasi teknis semua penawaran yang lulus adm. faktor yang dinilai sesuai dokumen pelelangan umum.
7) Untuk pengadaan JP, penawaran dinyatakan memenuhi persyaratan teknis, bila:
a) Metoda pelaksanaan pek. memenuhi persyaratan substantif yang ditetapkan dan diyakini menggambarkan penguasaan penyelesaian pekerjaan;
b) Jadual waktu pelaksanaan pek. tidak melampaui batas waktu yang ditetapkan;
c) Jenis, kapasitas, komposisi, dan jumlah peralatan minimal yang disediakan sesuai;
d) Spesifikasi teknis memenuhi persyaratan yang ditetapkan;
e) Personil inti sesuai dengan persyaratan serta posisinya sesuai dengan organisasi pelaksanaan yang diajukan;
f) Bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan sesuai dengan persyaratan;
8) Untuk pengadaan B/JL, memenuhi persyaratan teknis, bila:
a) memenuhi spesifikasi teknis berdasarkan contoh, brosur dan gambar-gambar;
b) Jadual waktu penyerahan B/JL tidak melampaui batas waktu;
c) Identitas B/JL yang ditawarkan tercantum dengan lengkap dan jelas;
d) Jumlah B/JL yang ditawarkan tidak kurang dari yang ditetapkan;
e) Memenuhi syarat teknis lainnya yang ditetapkan.
9) Tidak dapat menggugurkan teknis berdasarkan AHS.
10) Hal-hal yang kurang jelas atau meragukan, dilakukan klarifikasi.
Terhadap penawaran yang memenuhi persyaratan teknis dilanjutkan evaluasi kewajaran harga.
11) Dalam metoda satu sampul, Panitia Pengadaan melakukan evaluasi kewajaran harga bagi penawaran yang lulus teknis dalam metoda dua sampul, Panitia Pengadaan mengumumkan hasil evaluasi adm. dan teknis serta mengundang penawar yang lulus untuk menyaksikan pembukaan sampul II (harga).
12) Unsur yang diteliti dan dinilai dalam evaluasi kewajaran harga hal pokok/penting, meliputi :
a) Total uarga terhadap pagu anggaran: (1) melebihi pagu anggaran gugur;
(2) bila semua penawaran di atas pagu lelang ulang;
b) Untuk kontrak HS, apabila mata pembayaran utama dibawah persyaratan/lingkup/spesifikasi yang ditentukan dinyatakan gugur.
c) harga satuan > 110% dari HPS dilakukan klarifikasi, bila setelah klarifikasi harga satuan tersebut timpang, harga satuan timpang hanya berlaku untuk volume awal;
e) Untuk kontrak LS atau kontrak HS yang harga satuannya ditulis dalam angka dan huruf, apabila terdapat perbedaan nilai angka dan huruf, nilai yang diakui dalam huruf;
f) Koreksi aritmatik dilakukan sebagai berikut:
(1) Volume pekerjaan disesuaikan dengan dokumen;
(2) Kesalahan hasil pengalian volume dengan harga satuan, dibetulkan, harga satuan tidak boleh diubah;
(3) Jenis pekerjaan yang tidak diberi HS dianggap sudah termasuk HS pekerjaan lain, dan HS dibiarkan kosong.
g) Hasil koreksi aritmatik dapat mengubah nilai atau urutan penawaran.
13) Dalam mengevaluasi kewajaran harga dapat dilakukan :
a) Klarifikasi dalam hal penawaran komponen DN. terlalu tinggi dibandingkan dengan perkiraan Panitia Pengadaan;
b) Klarifikasi kewajaran harga apabila harga penawaran dinilai terlalu rendah.
Bila terbukti harganya terlampau rendah dan peserta menyatakan mampu, harus bersedia menaikkan jaminan pelaksanaan menjadi min. persentase jaminan x 80% HPS. bila tidak bersedia menambah jaminan, penawaran digugurkan dan jaminan penawaran disita, penyedia B/J di black list selama 1 tahun tidak boleh ikut pengadaan diinstansi pemerintah.
g. Pembuktian Kualifikasi
Penyedia B/J yang akan diusulkan pemenang dan cadangan, semua data dan info. dalam formulir isian kual. diverifikasi dengan meminta rekaman atau asli dan bila perlu dilakukan konfirmasi dengan instansi terkait.
h. Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan Umum
1) Panitia Pengadaan membuat kesimpulan hasil evaluasi adm., teknis, dan harga dituangkan dalam BAHP.
BAHP memuat cara penilaian, rumus-rumus yang digunakan, dan urutan pemenang dari harga penawaran terendah.
BAHP ditandatangani oleh ketua dan semua anggota Panitia Pengadaan atau min. 2/3 jumlah anggota panitia.
3) BAHP harus memuat:
a) Nama semua peserta dan harga penawaran/harga penawaran terkoreksi;
b) Metoda evailuasi yang digunakan; c) Unsur-unsur yang dievaluasi;
d) Rumus yang dipergunakan;
e) Keterangan lain yang dianggap perlu;
f) Tanggal BA serta jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada setiap tahapan evaluasi; g) Penetapan urutan 1 calon pemenang dan 2
cadangan.
Bila tidak ada penawaran yang memenuhi syarat, BAHP mencantumkan pelelangan umum gagal, dan harus segera dilakukan pelelangan umum ulang.
i. Penetapan Pemenang Lelang
1) Panitia Pengadaan menetapkan calon pemenang lelang yang menguntungkan negara:
a) penawaran memenuhi syarat adm. dan teknis;
b) Perhitungan harga yang ditawarkan terendah responsif;
c) Telah memperhatikan penggunaan semaksimal mungkin produk DN.
d) terendah di antara penawaran yang memenuhi syarat angka l).a) s/d c).
2) Calon pemenang lelang harus sudah ditetapkan Panitia Pengadaan:
a) metoda satu sampul - max.7 hari kerja setelah pembukaan;
3) Bila ada 2 calon pemenang lelang mengajukan harga sama, Panitia Pengadaan meneliti data kualifikasi ybs. dan memilih peserta yang mempunyai kemampuan lebih besar.
4) Panitia Pengadaan, melaporkan Pejabat Pembuat Komitmen atau pejabat yang berwenang mengambil keputusan untuk menetapkan pemenang lelang, melalui Pejabat Pembuat Komitmen.
Laporan disertai usulan calon pemenang dan penjelasan atau keterangan lain yang dianggap perlu.
(1) menyetujui usulan Panitia Pengadaan, atau (2) menetapkan keputusan bersama:
(a) melakukan evaluasi ulang, atau (b) lelang ulang, atau
(c) menetapkan pemenang lelang, BA memuat keberatan dan kesepakatan masing-masing, atau
(3) bila tidak tercapai kesepakatan diputuskan oleh pejabat tertinggi (Menteri/Panglima TNI/Kapolrl/ Kepala LPND/ Gubernur/Bupati/Walikota/ Dewan Direksi BI/Pimpinan BHMN/Dirut BUMN/BUMD) dan bersifat final.
(1) menyetujui usulan panitia untuk dimintakan persetujuan pejabat tertinggi, atau
(2) menetapkan keputusan bersama untuk melakukan:
(a) evaluasi ulang, atau
(b) lelang ulang, dibuat BA dan dilaporkan ke pejabat tertinggi, atau
(3) bila belum ada kesepakatan, dilaporkan ke pejabat tertinggi, dengan catatan keberatan Pejabat Pembuat Komitmen, untuk diputuskan dan bersifat final.
c) Untuk pengadaan > Rp 50 m bila Pejabat Pembuat Komitmen dan/atau panitia tidak sependapat dengan keputusan pejabat tertinggi:
5) Usulan penetapan pemenang lelang disusun sesuai dengan urutannya dan harus memuat :
a) Nama dan alamat penyedia barang/jasa;
b) Harga penawaran setelah dikoreksi aritmatik; c) NPWP.
6) Pemenang lelang ditetapkan pejabat yang berwenang menetapkan berdasarkan usulan Panitia Pengadaan melalui Pejabat Pembuat Komitmen.
Pejabat yang berwenang menetapkan segera menetapkan pemenang lelang dan mengeluarkan SPPB/J, menyampaikan ke Panitia Pengadaan max.:
a) 5 hari kerja untuk penetapan oleh Pejabat Pembuat Komitmen;
7) Data pendukung yang diperlukan untuk menetapkan pemenang PLU:
a) Dokumen pemilihan besert a adendum (bila ada);
b) BAPP; c) BAHP;
d) Ringkasan proses dan hasil pelelangan;
e) Dokumen penawaran calon pemenang lelang dan cadangan yang telah diparaf Panitia Pengadaan dan 2 wakil peserta;
f) Bila penetapan pemenang PLU terlambat dan penawaran/jaminan penawaran habis masa berlakunya, dikonfirmasi kepada seluruh peserta untuk memperpanjang.
j. Pengumuman Pemenang Lelang
Pemenang PLU diumumkan dan diberitahukan kepada peserta max. 2 hari kerja setelah diterimanya surat penetapan dari pejabat yang berwenang menetapkan.
k. Sanggahan Peserta Lelang dan Pengaduan Masyarakat
1) Peserta pelelangan umum yang keberatan atas penetapan pemenang dapat mengajukan
sanggahan tertulis, max. 5 hari kerja setelah pengumuman pemenang.
2) Sanggahan disampaikan kepada pejabat yang berwenang menetapkan, disertai bukti- bukti penyimpangan, tembusan disampaikan min. kepada unit pengawasan internal.
3) Sanggahan wajib diajukan oleh peserta lelang baik secara sendiri-sendiri maupun bersama bila terjadi penyimpangan prosedur yang merugikan negara/ masyarakat, meliputi:
a) Panitia Pengadaan/pejabat yang berwenang menetapkan menyalahgunakan wewenang;
b) Pelaksanaan PLU menyimpang dari ketentuan dok. pemilihan;
c) Terjadi KKN di antara peserta lelang/dengan Panitia Pengadaan/pejabat yang berwenang menetapkan;
d) Terdapat rekayasa yang mengakibatkan PLU tidak adil, tidak transparan dan tidak terjadi persaingan sehat.
4) Panitia Pengadaan bertanggung jawab atas seluruh proses PLU dan hasil evaluasnya.
5) Pejabat yang berwenang menetapkan memberi jaw aban max. 5 hari kerja secara proporsional sesuai masalahnya dengan ketentuan:
a) Bila evaluasi tidak sesuai ketentuan dok. pemilihan karena kesalahan atau kelalaian Panitia Pengadaan, pejabat yang berwenang memerintahkan Panitia Pengadaan melakukan evaluasi ulang;
b) Bila terbukti terjadi KKN antara pejabat yang berwenang (pengguna), Panitia Pengadaan dengan peserta, diambil tindakan memberhentikan pejabat/anggota Panitia Pengadaan dan menggugurkan penawaran peserta yang terlibat KKN.
Pejabat yang berwenang mengganti Panitia Pengadaan dengan pejabat lain untuk melakukan evaluasi ulang;
c) Peserta lelang yang terlibat KKN dan rekayasa dikenakan sanksi pencairan jaminan penawaran dan di-blaclist untuk instansi pmerintah 1 tahun. d) Bila pelelangan tidak sesuai prosedur dalam
e) Bila peserta pelelangan umum yang menyanggah tidak dapat menerima
f) Jawaban Pejabat Pembuat Komitmen, peserta dapat mengajukan sanggahan
g) Banding ke pejabat tertinggi max. 5 bari kerja sejak diterimanya jawaban sanggahan.
h) Proses pengadaan dapat dilanjutkan tanpa harus menunggu basil keputusan tersebut.
l. Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia B/J
1) Pejabat Pembuat Komitmen mengeluarkan SPPBJ sebagai pelaksana pekerjaan, dengan ketentuan : a) Tidak ada sanggahan dari peserta lelang; atau b) Sanggahan yang diterima pejabat yang
berwenang menetapkan ternyata tidak benar, atau
2) Peserta lelang yang ditetapkan wajib menerima keputusan tsb.
Bila mengundurkan diri dan masa penawaran masih berlaku, harus berdasarkan alasan kuat. Jaminan penawaran disetorkan kekas negara/ daerah.
3) Terhadap penyedia B/J yang mengundurkan diri dengan alasan tidak dapat diterima dan masa penawaran masih berlaku, jaminan penawaran disetorkan ke kas negara/daerah, penyedia B/J juga di-black list di instansi pemerintah 2 tahun. 4) Bila pemenang lelang urutan 1 mengundurkan
diri, penetapan dapat dilakukan kepada calon pemenang lelang urutan 2 sesuai harga penawarannya, dengan ketentuan:
a) Penetapan pemenang lelang urutan 2 harus mendapat persetujuani penetapan pejabat yang berwenang menetapkan;
5) Bila calon pemenang lelang urutan 2 juga mengundurkan diri, penetapan dapat dilakukan kepada calon pemenang urutan 3 sesuai dengan harga penawarannya, dengan ketentuan:
a) Penetapan pemenang harus mendapat persetujuan/penetapan pejabat yang berwenang menetapkan;
b) Masa berlaku penawaran calon pemenang urutan 3 masih berlaku atau sudah diperpanjang;
c) Jaminan penawaran dari calon pemenang urutan 2 disetorkan ke kas negara/daerah;
d) Bila calon pemenang urutan 2 mengundurkan diri dengan alasan tidak dapat diterima, dikenakan sanksi sama dengan butir 3.
6) Bila calon pemenang 3 mengundurkan diri dengan alasan tidak dapat diterima, dikenakan sanksi sama dengan butir 3.
7) SPPB/J harus dibuat max. 5 harl kerja setelah pengumuman penetapan pemenang lelang dan segera disampaikan kepada pemenang.
8) Salah satu tembusan SPPB/J disampaikan (tanpa perjanjian/kontrak) min. ke unit pengawasan internal.
m. Pelelangan Gagal dan Ulang
1) Pelelangan dinyatakan gagal bila:
a) Penyedia B/J dalam DCPL < 3; atau b) penawaran yang masuk < 3; atau
c) Tidak ada penawaran yang memenuhi syarat; atau
d) Semua penawaran di atas pagu; atau
e) Sanggahan kesalahan prosedur ternyata benar; atau
f) Sanggahan atas KKN dari calon pemenang urutan 1,2, dan 3 ternyata benar; atau
g) Calon pemenang urutan 1,2, dan 3 mengundurkan diri; atau
h) Pelaksanaan pelelangan tidak sesuai dengan ketentuan dok. pemilihan PB/J atau prosedur yang berlaku; atau
2) Pelelangan ulang
dalam hal pelelangan dinyatakan gagal, Pejabat Pembuat Komitmen/pejabat yang berwenang memerintahkan pelelangan ulang dengan prosedur: a) Pelelangan gagal karena butir l).a), l).b), dan/atau
1).e), dilakukan pelelangan ulang, mengumumkan kembali dan mengundang calon peserta pelelangan baru selain calon peserta pelelangan yang telah masuk DCPL;
b) Pelelangan gagal karena butir l).c), l).d), dan/atau l).b), dilakukan pelelangan ulang, dengan mengundang ulang semua peserta pelelangan yang tercantum dalam DCPL untuk mengajukan penawaran lengkap (adm., teknis, dan harga).
Bila perlu Panitia Pengadaan melakukan pelelangan ulang dengan mengundang calon peserta pelelangan baru;
(1) Bila Panitia Pengadaan tidak terlibat KKN, Panitia Pengadaan mengundang ulang semua peserta lelang yang tercantum dalam DCPL untuk mengajukan penawaran ulang lengkap (administrasi, teknis, dan harga).
Bila perlu Panitia Pengadaan melakukan pelelangan ulang dengan mengundang penyedia B/J baru.
Panitia Pengadaan dilarang mengundang peserta pelelangan yang terlibat KKN, dan penyedia B/J dikenakan sanksi pidana berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2) Bila Panitia Pengadaan terbukti terlibat KKN, Panitia Pengadaan dikenakan sanksi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan dibentuk Panitia Pengadaan baru untuk melakukan lelang ulang.
d) Lelang gagal disebabkan butir l).g), dilakukan lelang ulang dengan cara:
(1) Mengundang pesertayang memenuhi syarat untuk menyampaikan penawaran harga baru bila peserta lelang yang memenuhi syarat > 3
(2) Mengumumkan kembali/mengundang peserta lelang baru dan lama yang memenuhi syarat untuk mengajukan penawaran bila peserta yang memenuhi syarat < 3;
e) Bila lelang ulang peserta < 3, maka:
(1) Dalam hal peserta lelang yang memenuhi syarat hanya 2, proses pemilihan dilanjutkan seperti pada proses pemilihan langsung;
f) Dalam hal Pejabat Pembuat Komitmen atau Panitia Pengadaan menemukan indikasi kuat adanya KKN di antara Penyedia B/J, maka:
(1) Panitia Pengadaan meneliti kewajaran penawaran dengan memeriksa koefisien dan harga satuan dasar upah, bahan, dan alat dan membandingkan dengan harga satuan pekerjaan sejenis terdekat,
(2) Memeriksa dokumentasi yang mendukung adanya KKN,
(3) Bila basil penelitian dan pemerlksaan huruf 1) dan 2) mengarah kepada KKN, Pejabat Pembuat Komitmen atau Panitia Pengadaan wajib menghentikan proses pelelangan untuk diperiksa intansi yang berwenang.
n. Penandatanganan Kontrak
Setelau SPPBJ diterbitkan, Pejabat Pembuat Komitmen menyiapkan dan menandatangani kontrak bila dananya telah cukup tersedia dalam dokumen anggaran, dengan ketentuan:
1) Penandatanganan kontrak max. 14 hari setelah diterbitkan SPPB/J dan setelah Penyedia B/J menyerahkan jaminan pelaksanaan:
a) Nilai jaminan pelaksanaan dengan jaminan bank 5% dari nilai kontrak:
b) Untuk nilai pengadaan kecil s/d Rp 50 juta tanpa jaminan;
c) Masa berlaku jaminan min. sejak tanggal penandatanganan kontrak s/d 14 hari setelah tanggal masa pemeliharaan berakhir.
2) Bila Penyedia B/J mengundurkan diri dengan alasan tidak dapat diterima/gagal menandatangani kontrak, Pejabat Pembuat Komitmen membatalkan SPPB/J, mencairkan jaminan, dan penyedia B/J dikenakan sanksi
3) Pengguna dan Penyedia B/J tidak boleh mengubah dok. pengadaan sepihak s/d penandatanganan kontrak;
4) Pengguna dan Penyedia B/J wajib memeriksa konsep kontrak meliputi substansi, bahasa/ redaksional, angka dan huruf, serta membubuhkan paraf tiap lembar dok. kontrak;
5) Menetapkan hirarki bagian-bagian dok. kontrak di dalam surat perjanjian dengan maksud bila terjadi pertentangan ketentuan antar bagian, maka yang berlaku ketentuan berdasarkan urutan yang ditetapkan:
a) Surat perjanjian;
b) Surat penawaran berikut kuantitas dan harga; c) Amandemen kontrak;
d) Ketentuan khusus kontrak; e) Ketentuan umum kontrak; f) Spesifikasi khusus;
g) Spesiflkasi umum; h) Gambar-gambar; . i) Dokumen lainnya:
6) Banyaknya rangkap kontrak sesuai kebutuhan, yaitu:
a) Min 2 kontrak asli untuk Pengguna dan Penyedia B/J, masing-masing dibubuhi materai dan tandatangan yang sesuai;
b) Rangkap kontrak lainnya tanpa dibubuhi materai.
2. PELELANGAN TERBATAS
a. Proses pelelangan terbatas pada prinsipnya sama dengan proses pelelangan umum kecuai dalamm pengumuman dicantumkan kriteria peserta dan nama-nama Penyedia B/J yang akan diundang.
3. PEMILIHAN LANGSUNG
a. Penetapan calon peserta
1) Panitia Pengadaan wajib melakukan prakualifikasi 2) Prakualifikasi harus diumumkan minimal melalui
papan pengumuman resmi dan bila memungkinkan melalui internet.
b. Undangan, permintaan penawaran, dan evaluasi.
1) Panitia Pengadaan mengundang sebanyak-banyaknya calon peserta yang lulus prakualifikasi. 2) Bila Penyedia B/J yang lulus Prakualifikasi < 3,
dilakukan pengumuman ulang.
3) Bila setelah pengumuman ulang, yang lulus prakualifikasi hanya 2, proses pemilihan langsung dilanjutkan.
5) Atas dasar pengajuan penawaran yang dilakukan secara terpisah, Panitia Pengadaan melakukan evaluasi adm., teknis, dan harga serta menyusun urutan penawaran sebagai dasar klarifikasi dan negosiasi.
6) Klarifikasi dan negosiasi dilaksanakan sbb.:
a) Panitia Pengadaan membuat pedoman klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga, dicantumkan hal-hal teknis dan item pekerjaan yang akan diklarifikasi dan dinegosiasi, tetapi tidak boleh mencantumkan rincian HPS.
b) Klarifikasi dan negosiasi dilakukan terhadap penawaran harga terendah sampai terjadi kesep akatan.
c) Klarifikasi dan negosiasi teknis dilakukan untuk mendapatkan B/J sesuai spesifikasi dalam dokumen pemilihan langsung atau lebih tinggi. d) Untuk kontrak harga satuan, Panitia
Pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap harga satuan item-item pekerjaan yang lebih tinggi dari HPS.
e) Untuk kontrak lumpsum, Panitia Pengadaan melakukan negosiasi hanya pada harga total. f) Setelah klarifikasi dan negosiasi, Panitia
Pengadaan meminta peserta pemilihan langsung yang akan diusulkan untuk menandatangani BA.
Bila tidak terjadi kesepakatan dengan urutan pertama, klarifikasi dan negosiasi dilakukan kepada urutan berikutnya.
7) Penetapan pemenang
a) Berdasarkan usulan Panitia Pengadaan, pejabat yang berwenang menetapkan, menetapkan pemenang pemilihan langsung; b) Dalam hal terjadi perbedaan pendapat
antara Panitia Pengadaan dengan Pejabat Pembuat Komitmen dilakukan proses sesuai ketentuan huruf .i.4);
c) Hasil penetapan pemenang pemilihan langsung diumumkan/disampaikan kepada seluruh peserta pemilihan langsung.
8) Sanggahan dan pengaduan
Mekanime dan prosedur sanggahan dan pengaduan mengikuti ketentuan seperti proses pelelangan.
9) Penunjukan pemenang
Pejabat Pembuat Komitmen menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia B/J untuk melaksanakan pekerjaan.
10) Penandatanganan kontrak
4. PENUNJUKAN LANGSUNG a. Prakualifikasi
Panitia melakukan prakualifikasi terhadap penyedia B/J yang akan ditunjuk ntuk pekerjaan kompleks.
b. Permintaan penawaran dan Negosiasi Harga:
1) Panitia Pengadaan mengundang penyedia B/J untuk mengajukan penawaran tertulis.
2) Panitia Pengadaan melakukan evaluasi, klarifikasi, dan negosiasi teknis dan harga berdasarkan dok. pemilihan.
3) Panitia Pengadaan membuat BA hasil evaluasi, klarifikasi, dan negosiasi.
c. Penetapan Penunjukan Langsung
d. Penunjukan Penyedia B/J
Berdasarkan surat penetapan pejabat yang berwenang, Panitia Pengadaan mengumumkan di papan pengumuman resmi penetapan Penyedia B/J dan kemudian Pejabat Pembuat Komitmen menerbitkan SPPB/J.
e. Pengaduan
Masyarakat dapat menyampaikan pengaduan bila dalam proses penunjukan langsung tidak transparan, tidak adil, dan terdapat indikasi KKN.
e. Penandatanganan Kontrak
Pengadaan B/JP/JL, untuk pekerjaan penanggulangan bencana alam, bencana sosial, dan bencana perang.
a. Pekerjaan penanggulangan bencana aalam, bencana sosial, dan bencana perang adalah pek. darurat menjelang, pada saat, dan setelah terjadi bencana.
b. Pekerjaan penanggulangan bencana alam, bencana sosial, dan bencana perang:
1) Pengadaan B/JL. mis. obat-obatan, tenda darurat, bahan pangan;
2) Konstruksi darurat yang harus segera diselesaikan; 3) Konstruksi darurat harus dapat mengatasi
kelancaran kegiatan masy. dan memenuhi persyaratan teknis;
a) Pejabat Pembuat Komitmen menerbitkan SPMK, setelah disetujui penanggung jawab keuangan/pejabat tertinggi dan ada pernyataan bencana alam dari Presiden/Gubernur/ Bupati/Walikota;
b) Opname pekerjaan di lapangan dilakukan Pengguna dan Penyedia B/J, sementara proses dan adm. pengadaan dapat dilakukan simultan; c) Dana bencana alam hanya untuk
penanganan/konstruksi darurat, bukan untuk penanganan permanen;
