Perencanaan yang baik harus dapat menjawab 6 pertanyaan yang disebut unsur-unsur
perencanaan :
Tindakan apa yang harus dikerjakan (what) Apa sebab tindakan tersebut dilakukan (why) Dimana kegiatan tersebut dilakukan (where) Kapan tindakan tersebut dilakukan (when)
Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
(who)
Bagaimana cara melakukan tindakan tersebut
Suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran, menentukan
Proses, konsep dasar yg menjelaskan bahwa kegiatan
yg dilakukan akan berjalan sesuai dgn tahapan yg telah ditentukan.
Penetapan tujuan & sasaran, kegiatan merencanakan
ke arah mana organisasi akan dituju. Organisasi dpt menetapkan tujuannya secara khusus/umum, atau menetapkan tujuan jangka panjang/pendek.
Pemilihan tindakan, organisasi harus
mengoptimalkan pd beberapa tindakan yg efektif.
Mengkaji cara terbaik, pengkajian terhadap pemilihan
tindakan yg telah dilakukan.
Tujuan, menyangkut hasil akhir yg diinginkan
Mengkoordinasikan Usaha-usaha, dlm
organisasi pekerjaan dilakukan oleh individu & kelompok yg memiliki tujuan dan
kepentingan berbeda. Agar tidak keluar dari tujuan organisasi perlu sebuah koordinasi
Mengatasi Perubahan, Perencanaan akan
mempertajam kemampuan manajer untuk
Pengembangan Manajer, Perencanaan akan
mempertajam kemampuan manajer untuk
berfikir tentang kemungkinan-kemungkinan yg terjadi di masa mendatang.
Pengembangan standar kinerja, keberhasilan
Menetapkan tugas dan tujuan karena antara
tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan.
Observasi dan analisa yaitu menentukan dan
manganalisa faktor-faktor yang
mempermudah pencapaian tujuan.
Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
yaitu dari kemungkinan yang ada diurut berdasarkan lamanya penyelesaian, biaya, dsb.
Membuat sintesa, dari kemungkinan tersebut
Merumuskan Misi & Tujuan
Forecasting
Faktor Penghambat Tercapainya Tujuan Faktor Pendukung Tercapainya Tujuan
Panitia perencanaan yaitu apabila tugas
perencanaan bukan merupakan tugas yang rutin.
Bagian perencanaan jika perencanaan merupakan
tugas yang rutin, bagian perencanaan menjadi bagian dalam organisasi.
Tenaga staf jika karena keterbatasan manajer
sehingga mendelegasikan pada staf yaitu orang yang dapat berpikir melihat masa depan,
menganalisa fakta-fakta yang tersedia dan
Rencana Global , rencana menyeluruh tentang
tujuan organisasi yang dipandang sebagai misi. Analisa penyusunannya meliputi analisa SWOT : Strength : Kekuatan
Weaknesses : Kelemahan Opportunity : Peluang
Treath : tantangan
Rencana Strategis , bagian rencana global yang
lebih terperinci dan bersifat jangka panjang.
Rencana Operasional , bagian rencana strategis yang bersifat jangka pendek, memuat anggaran dan prinsip-prinsip operasional, terbagi dalam :
Rencana sekali pakai yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan, bentuknya : Program (langkah
pokok tercapainya tujuan), Proyek (bagian program yang dipakai sekali dalam setiap kegiatan), Anggaran: laporan keuangan kegiatan yg tersusun dalam waktu tertentu yang berguna bagi pengawasan.
Rencana tetap yaitu pendekatan – pendekatan standar untuk menangani situasi yang diperkirakan akan terjadi berulang-ulang, bentuknya : Kebijaksanaan (pedoman umum
