Cronos
ERP -
Warehouse
Management System
D
AFTAR
I
SI
Daftar Isi ... 2
Tujuan ... 3
Scope ... 3
Komponen Utama ... 4
Obyektifitas Sistem ... 5
1. Proses Global WMS ... 5
1. Multi Gudang ... 5
2. Single Gudang ... 6
2. Menu WMS ... 7
3. Struktur Gudang ... 8
4. Register Master Data ... 9
1. Lokasi Gudang ... 9
2. Tipe Lokasi ... 9
3. Bin Lokasi ... 10
4. Nama Barang ... 10
5. Alur Pengadaan Barang ... 11
6. Alur Penerimaan Barang ... 17
7. Alur Permintaan Barang User Cabang ... 20
8. Stok Opname ... 21
1. Stok Opname Adjustment Manual ... 21
2. Stok Opname Menggunakan Excel SpreadSheet ... 21
T
UJUAN
Tujuan dibuatnya dokumen ini adalah untuk mendefinisikan kerangka disain aplikasi WMS yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan proses bisnis. Dokumen ini akan menjadi acuan
pengembangan aplikasi oleh tim pengembang software PT. Indoglobal Solution dalam memenuhi serta melengkapi secara komprehensif atas implementasi Sistem Informasi Manajemen.
Dokumen ini adalah kerangka dasar yang menyesuaikan dengan operasional proses customer dan dimungkinkan terjadi pembaruan apabila dalam implementasinya terdapat masukan baru atas kasus – kasus yang terdapat dalam operasional bisnis Customer.
S
COPE
Hasil akhir dari Flow process ini akan menjadi acuan dalam implementasi Sistem Informasi WMS Customer dalam hal:
Implementasi System Business to Business menggunakan WMS yang mendukung kegiatan transaksi mutasi Inventory seperti :
1. Pengadaan Barang 2. Pengeluaran Barang 3. Penerimaan Barang 4. Retur Barang
5. Pengolahan data mutasi Barang
K
OMPONEN
U
TAMA
Item Keterangan Ketergantungan Level kapasitas User
Struktur Gudang
Standar Operating Procedure Flow Proses Mutasi Inventory Registrasi Gudang
Kebutuhan Efisiensi dan akurasi kinerja bisnis Proses yang iteratif dan ter-otomatisasi.
Jadwal Pengerjaan yang ketat & dan diperlukan review serta monitoring dari share holder
User User Gudang Pusat User Gudang Cabang
Rangkuman Jadwal Pengerjaan
Target implementasi pada bulan ______ 2012
Bottom-Up Schedule (Jadwal Team Pengembang Aplikasi) Project Review dan stabilisasi.
Resiko Kerangka Kesiapan (Readiness Framework) Organizational Change Management
OnSite Operational Framework & Service Management Tambahan Kasus baru
Service Level Konektifitas Jaringan antar Gudang Pusat – Gudang Cabang
Appendiks Mendokumentasikan setiap perubahan.
O
BYEKTIFITAS
S
ISTEM
Obyektifias sistem merupakan standar model yang menjadi acuan dasar implementasi WMS berdasarkan hasil survey pada operasional proses bisnis CUSTOMER yang dapat dikelompokkan dalam 7 Kategori, yaitu
1. Proses Global WMS
2. Menu WMS
3. Struktur Gudang
4. Registrasi Master Data
5. Alur Pengadaan
6. Alur Penerimaan
7. Alur Permintaan Cabang
8. Stok Opname
9. Pembagian Wilayah
1.
Proses Global WMS
1.
Multi Gudang
GUDANG OUTLET 3 GUDANG OUTLET 2 GUDANG UTAMA OUTLET SUPPLY REQUEST (OSR) PENERIMAAN BARANG DISTRIBUSI USER OUTLET 1 USER OUTLET 3 USER
OUTLET 2 USAGE
ORDER PEMBELIAN PERMINTAAN BARANG KONTROL INVOICE VALIDASI INVOICE START STOP SUPPLIER SISTEM KONTROL KONSUMSI STOCK TRANSFER STOCK TRANSFER
2.
Single Gudang
OUTLET 3 GUDANG UTAMA
PENERIMAAN
BARANG DISTRIBUSI USAGE
ORDER PEMBELIAN
PERMINTAAN BARANG
KONTROL INVOICE
VALIDASI INVOICE
START
STOP SUPPLIER
SISTEM KONTROL KONSUMSI
2.
Menu WMS
1. Stok Barang 2. Stok Opname3. Stok Opname Import 4. Daftar Supplier 5. Permintaan Barang 6. Permintaan Pembelian 7. Reminder Minimum Stok 8. Penerimaan
Penerimaan Barang Supplier
Penerimaan Permintaan
Retur Penjualan
Penukaran Faktur 9. Pengeluaran
Pengeluaran Barang
Pengiriman Barang
3.
Struktur Gudang
LOKASI GUDANG TIPE LOKASI BIN LOKASI NAMA BARANG Contoh :LOKASI GUDANG REKALASI NAMA AKUN
GUDANG OBAT PERSEDIAAN OBAT GUDANG SPARE PART PERSEDIAAN SPAREPART GUDANG MATERIAL PERSEDIAAN MATERIAL GUDANG FAST MOVING PERSEDIAAN FAST MOVING
LOKASI TIPE LOKASI
GUDANG OBAT OBAT LUAR GUDANG OBAT SUPPOSITTORIA GUDANG OBAT SYRUP
GUDANG OBAT INFUS GUDANG SPARE PART ELEKTRIK GUDANG SPARE PART MEKANIKAL GUDANG SPARE PART KOMPUTER GUDANG MATERIAL BERAS GUDANG MATERIAL GANDUNG GUDANG MATERIAL SEMEN
TIPE LOKASI BIN LOKASI
OBAT RAK 01
ELEKTRIK RAK 01
MEKANIKAL RAK 01
KOMPUTER RAK 01
TIPE LOKASI BIN LOKASI NAMA BARANG
OBAT RAK 01 DECOLGEN
ELEKTRIK RAK 02 KABEL NYM
MEKANIKAL RAK 01 GEAR BOX
4.
Register Master Data
1.
Lokasi Gudang
3.
Bin Lokasi
5.
Alur Pengadaan Barang
a) ALUR PROSES
b) USER TERKAIT
Gudang
Pembelian
Manager
Akunting
c) URUTAN PROSES USER GUDANG NO PROSES USER GUDANG
1. Login
GUDANG
•Reminder Stok
•Permintaan Pembelian
PEMBELIAN / PURCHASING
•Daftar Permintaan Pembelian
•Pembuatan PO
MANAGER
•Cek Stok Kebutuhan
•Approval Manager
PEMBELIAN
•Validasi Data Pembelian
•Cetak Order Pembelian GUDANG
•Penerimaan Barang AKUNTING
NO PROSES USER GUDANG
2. 1) Menu Logistik Permintaan Pembelian
3. User Pembelian akan melanjutkan proses pengadaan sampai dengan pengiriman Surat Pesanan ke Supplier
4. Supplier mengirimkan barang ke Gudang
NO PROSES USER GUDANG
d) URUTAN PROSES USER PEMBELIAN NO PROSES USER PEMBELIAN
1. Login
2. 1) Menu Pembelian Daftar Permintaan Pembelian
3. Manager melakukan approval
NO PROSES USER PEMBELIAN
5. User Gudang siap melakukan penerimaan barang
6. Selesai
e) KONTROL TRANSAKSI
NO KONTROL KETERANGAN
1. Satuan Barang Penggunaan satuan barang berdasarkan level satuan barang dengan pembakuan masing – masing jumlah yang sudah ditentukan. Pada transaksi order pembelian penggunaan satuan dapat dirubah menggunakan satuan terbesar atau terkecil berdasarkan kesepakatan antara pihak pembeli dengan SUPPLIER, contoh level satuan seperti dibawah :
Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan satuan terkecil.
2. Harga Pembelian Entry harga pembelian pada menu Order Pembelian harus menggunakan harga yang sama atau lebih kecil dari harga dasar Provider sebelum PPN.
NO KONTROL KETERANGAN
6.
Alur Penerimaan Barang
a) ALUR PROSES
b) USER TERKAIT
Gudang
Akunting
c) URUTAN PROSES
NO PROSES USER
1. Penerimaan Barang SUPPLIER GUDANG
2. Validasi Jurnal Keuangan AKUNTING
•
Penerimaaan
Barang PBF
•
Validasi Barang
Gudang
•
Validasi Jurnal
Penerimaan
Akunting
•
Penerimaan
Faktur
•
Validasi Jurnal
Keuangan
NO PROSES USER GUDANG
1. Login
NO PROSES USER GUDANG
2. Selesai
d) KONTROL TRANSAKSI
NO KONTROL KETERANGAN
1. Satuan Barang Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan satuan terkecil.
2. Validasi Transkasi Keuangan
Jurnal untuk penerimaan barang adalah sbb:
PERKIRAAN DEBET KREDIT
Persediaan XXX
PPN Masukan Yang Belum
Difakturkan XXX
Hutang Belum Diverifikasi XXX
7.
Alur Permintaan Barang User Cabang
a) ALUR PROSES
b) USER TERKAIT
User Gudang Cabang
User Gudang Pusat
c) URUTAN PROSES
NO PROSES USER
1. Permintaan Barang USER GUDANG CABANG
2. Pengeluaran Barang USER GUDANG PUSAT
3. Penerimaan Permintaan Barang USER GUDANG CABANG
4. Stok Barang (Visual Checking) USER GUDANG CABANG
d) KONTROL TRANSAKSI
NO KONTROL KETERANGAN
1. Stok Barang Untuk menggunakan barang hasil permintaan, user peminta harus menginputkan data barang yang telah diterima dari bagian gudang menggunakan menu LOGISTIK
PENERIMAAN PERMINTAAN BARANG.
Verifikasi jumlah penerimaan barang oleh user dapat dilihat pada menu LOGISTIK STOK BARANG
8.
Stok Opname
1.
Stok Opname Adjustment Manual
9.
Pembagian Wilayah
Pembagian Wilayah merupakan acuan penting dalam implementasi aplikasi WMS karena pemetaan wilayah menggunakan kode yang menjadi ketergantungan modul lain seperti :
1. Kode Akun cabang 2. Kode Departemen 3. Kode Gudang Cabang
Lokasi
Cabang
Daerah 1
Gudang 1
Gudang 2
Daerah 2
Gudang 1
Head Office
Jalan Tegal Parang Utara III No. 33 Jakarta Selatan 12790
Telp : 021- 7911109 Fax : 021- 79188443 Email : contact@igs.co.id web : www.IGS.co.id
Contact
Abdullah Soedarmo
email : abdullah@igs.co.id HP : 0815 11 431 401
Ahmad Rudy Budiarto
email : rbudiarto@igs.co.id
HP : 081-555640478 / 081-252557693 Skype : rbudiarto
