PROSEDUR ADMINISTRASI BANTUAN CORPORATE SOSIAL RESPONSIBILITY (CSR) PADA PDAM SURYA SEMBADA KOTA SURABAYA
SEBAGAI BENTUK UPAYA MENINGKATKAN CITRA PERUSAHAAN Disusun untuk memenuhi sebagian syarat
guna memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md.) Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran
oleh
HILDA SOFITA NINGRUM NIM: 041310513013
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
MANAJEMEN KESEKRETARIATAN DAN PERKANTORAN FAKULTAS VOKASI UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA 2016
iv
melaksanakan Magang Kerja serta dapat menyelesaikan laporannya tepat waktu dan tanpa adanya halangan yang berarti. Laporan Praktik Kerja Lapangan ini disusun berdasarkan apa yang telah penulis lakukan pada saat dilapangan yakni pada “PDAM Surya Sembada Kota Surabaya” yang beralamat di Jalan Mayjend Prof Dr. Moestopo 2 Surabaya dimulai dari tanggal 22 Februari 2016 s/d 23 Mei 2016. Laporan Praktik Kerja Lapangan merupakan syarat wajib disusun sebagai salah satu persyaratan Program Studi D3 Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran Fakultas Vokasi Universitas Airlangga Surabaya guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md). Selain untuk menuntas program studi yang penulis tempuh magang kerja ini ternyata banyak memberikan manfaat kepada penulis baik dari segi akademik maupun untuk pengalaman yang tidak dapat penulis temukan saat berada di bangku kuliah.
Dalam penyusunan laporan hasil kerja praktek lapangan ini penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, oleh sebab itu penulis ingin mengungkapkan rasa terima kasih kepada:
1. Dr. H. Widi Hidayat, S.E., M.Si., Ak., CMA., CA selaku Dekan Fakultas Vokasi Universitas Airlangga yang telah memberikan kesempatan saya untuk belajar di Fakultas Vokasi Universitas Airlangga.
2. Dr. Sedianingsih, S.E., M.Si., Ak., CMA., CA. yang merupakan Koordinator Program Studi Diploma III Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran 3. Ida Setya Dwi Jayanti, S.E., M.M selaku dosen pembimbing yang selalu
memberikan ilmunya hingga terselesainya laporan ini dengan baik.
4. Bapak/Ibu dosen yang telah mendidik penulis selama belajar di Universitas Airlangga
5. Kepada Manajer Sekretariat & Humas Bapak Ari Bimo Sakti, S. Kom dan SPV Humas Ibu Nina Sureni yang telah mengijinkan saya untuk magang di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya.
6. Kepada seluruh staf humas PDAM Surya Sembada Surabaya yang setia membimbing saya dan memberi saya kesempatan untuk belajar banyak mengenai dunia humas.
v
7. Tidak lupa juga seluruh staf PDAM yang juga membantu memberikan data sehingga laporan ini tersusun dengan baik.
8. Kedua orang tua yang penulis hormati, terimakasih banyak atas doa maupun semangat yang diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan lancar.
9. Faishal Arief Maulana yang telah memberikan dukungan moril hingga terselesainya laporan ini.
10. Pada pihak-pihak terkait lainnya yang telah banyak membantu baik itu untuk penyelesaian penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini.
Penulis akui penulis tidaklah sempurna seperti kata pepatah tak ada gading yang tak retak begitu pula dalam penulisan ini, apabila nantinya terdapat kekeliruan dalam penulisan laporan kerja praktek ini penulis sangat mengharapkan kritik dan sarannya.
Akhir kata semoga laporan praktik kerja lapangan ini dapat memberikan banyak manfaat bagi kita semua.
vi
HALAMAN PENGESAHAN ... ii
HALAMAN ORISINALITAS ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... x
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 . Latar Belakang ... 1
1.2 . Tujuan Praktik Kerja Lapangan ... 4
1.3 . Manfaat Praktik Kerja Lapangan ... 4
1.4 . Kegiatan Praktik Kerja Lapangan... 5
BAB 2 PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN 2.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 7
2.1.1 Sejarah Perusahaan ... 7
2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 8
2.1.3 Lokasi Perusahaan ... 9 2.1.4 Logo Perusahaan ... 9 2.1.5 Struktur Perusahaan ... 10 2.1.6 Job Description ... 12 2.1.7 Budaya Perusahaan ... 13 2.1.8 Strategi Perusahaan ... 14
2.1.9 Kebijakan Mutu Perusahaan ... 14
2.2 Deskripsi Hasil Kerja Praktik Lapangan ... 15
2.3 Pembahasan ... 19
2.3.1 Prosedur Administrasi Bantuan CSR PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 20
2.3.2 Dasar Pemberian Bantuan CSR PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 22
2.3.3 Jenis Program Bantuan CSR PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 23
2.3.4 Tujuan Pemberian Bantuan CSR PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 23
2.3.5 Kendala Pemberian Bantuan CSR PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 24
vii BAB 3 PENUTUP 3.1 Simpulan ... 25 3.2 Saran ... 25 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Kantor PDAM Surya Sembada Kota Surabaya... 9
Gambar 2.2 Logo PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ... 9
Gambar 2.3 Bagan Bagian Humas ... 10
Gambar 2.4 Bagan Organisasi Perusahaan ... 11
Gambar 2.5 Proses Pelaksanaan Kliping ... 15
Gambar 2.6 Proses Pelaksanaan Dokumentasi ... 16
Gambar 2.7 Prosedur Gangguan Air ... 17
Gambar 2.8 Surat Perintah Mencairkankan Uang (SPMU) ... 21
Gambar 2.9 Skema Prosedur Administrasi Bantuan CSR ... 21
x
Lampiran 2 Surat Balasan Permohonan Magang Lampiran 3 Buku Harian Praktik Kerja Lapangan Lampiran 4 Kartu Konsultasi
Lampiran 5 Sertifikat Praktik Kerja Lapangan Lampiran 6 Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan
Lampiran 7 Foto Bangunan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya Lampiran 8 Dokumentasi kegiatan Praktik Kerja Lapangan
1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini banyak perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan publik atau masyarakat terus akan berlomba-lomba dengan perusahaan lain dalam membangun image yang positif di hadapan masyarakat. Membangun citra positif di hadapan masyarakat ataupun publik diperlukan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memanajemen sebuah masalah. Tidak semua orang memiliki kemampuan dalam berkomunikasi yang baik. Komunikasi membutuhkan kemampuan yang di baik dan dapat diukur, sehingga kualitas kinerja para eksekutif, pejabat, dan para staf dapat diketahui sehingga efektivitas maupun efisiensi komunikasi dapat tercapai sesuai tujuan. Komunikasi merupakan modal dan kunci sukses dalam pergaulan ataupun karier di dunia kerja karena dapat menghasilkan hubungan yang baik sehingga dapat dibangun dan dibina. Tidak hanya komunikasi yang baik yang dibutuhkan di era globalisasi ini, namun manajemen yang baik dalam suatu organisasi ataupun perusahaan sangat diperlukan guna memberikan citra yang baik di hadapan masyarakat. Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut memiliki fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan dalam mengambil sebuah keputusan. Guna menjaga citra dan menjalin hubungan baik dengan pihak eksternal perusahaan maka di setiap perusahaan memiliki divisi HUMAS yang akan menjadi jembatan bagi pihak internal untuk berkomunikasi dengan pihak eksternal.
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surabaya merupakan salah satu badan usaha milik Daerah yang bergerak di bidang pelayanan dan jasa air bersih.Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan dan jasa, perusahaan tersebut dituntut untuk menjaga mutu pelayanan dan kualitas jasa kepada pengguna jasa perusahaan tersebut yang bertujuan agar citra perusahaan tetap terjaga, sehingga kepercayaan pengguna jasa perusahaan tetap terjaga pula.
Dalam memenuhi kebutuhan masyarakat akan air bersih termasuk dalam salah satu usaha Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surabaya dalam meningkatkan citra perusahaannya di mata masyarakat. Jefkins (1998) menyimpulkan bahwa citra merupakan kesan seseorang atau individu tentang sesuatu yang muncul sebagai hasil dari pengetahuan dan pengalamannya (Ardianto dan Soemirat, 2008:114).
Di instansi pemerintah maupun perusahaan swasta memiliki bagian khusus yang bertugas menangani masalah ekternal yang berkaitan dengan perusahaan, yaitu bagian Humas. Demikian juga dengan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surabaya agar perusahaannya tetap terjaga, Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Surabaya mempunyai bagian Humas. Adapun definisi menurut Rex Harlow (1978) menyimpulkan bahwa Public Relation adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama; melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan/permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menghadapi opini publik; mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahaan secara efektif; bertindak sebagai sistem pengingatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serata teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai saranan utama (Ruslan, 2008:16).
Aktivitas Humas di sebuah perusahaan milik pemerintah ini memiliki agenda atau jadwal rutin dalam memberikan bantuan Corporate Sosial Responsibility (CSR). Menurut Wibisono (2007) Corporate Social Responsibility (CSR) didefinisikan sebagai bisnis yang dilakukan secara transparan dan terbuka serta berdasarkan pada nilai-nilai moral dan menjunjung tinggi rasa hormat kepada karyawan, komunitas dan lingkungan. Agenda ini menjadi penting bagi Humas PDAM Surya Sembada Kota Surabaya guna menjaga image atupun citra perusahaan pada masyarakat. Selain itu humas juga berfungsi untuk menumbuhkan hubungan baik antara segenap komponen pada suatu perusahaan dalam rangka memberikan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi. Semua ini bertujuan untuk menumbuhkan dan mengembangkan kemampuan yang
1
3
baik pada publik serta memperoleh opinipublik yang menguntungkan (alat untuk menciptakan kerja sama berdasarkan hubungan baik dengan publik). Sebagai seorang yang bekerja di bagian Humas dibutuhkan kepekaan yang tinggi untuk melihat berita di lingkungan sekitar. Badan Usaha Milik Daerah ini harus menjaga nama perusahaan dan membangun citra lebih di hadapan perusahaan maupun instansi lain. Corporate Social Responsibility sebagai bentuk strategi untuk membangun citra perusahaan divisi humas memang bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan program-program yang ada diperusahaan kepada stakeholder internal dan juga eksternal dari perusahaan. Program Corporate Social Responsibility penting untuk diketahui oleh karyawan perusahaan yang memang menjadi internal stakeholder perusahaan, karena bantuan Corporate Social Responsibility (CSR) adalah salah satu cara yang baik untuk membangun image perusahaan sehingga karyawan perusahaan harus mengetahui bantuan yang diberikan perusahaan pada masyarakat. Dengan memberikan bantuan Corporate Social Responsibility perusahaan maupun karyawan perusahaan dapat lebih dekat dengan masyarakat dan membangun kerjasama yang baik dari kedua belah pihak.
Pemberian bantuan Corporate Social Responsibility di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya memiliki prosedur administrasi Standar Operasional Prosedur (SOP) dan terstruktural. Secara umum surat dan proposal yang masuk dari pemohon dana akan diterima oleh pihak PDAM Surya Sembada Kota Surabaya kemudian surat menunggu keputusan dari Direktur Utama dan diberi disposisi lalu di teruskan pada Sekretaris Perusahaan kemudian keputusan dari Direktur Utama akan di pelajari oleh Sekretaris Perusahaan dan tindak lanjut dari permohonan bantuan dana di teruskan oleh Manejer Humas dan di ajukan surat staff humas dengan melihat keputusan dari disposisi direktur utama dan sekretaris perusahaan.
Bedasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dipilih judul laporan praktik kerja laporan “Prosedur Administrasi Bantuan Corporate Sosial Responsibility (CSR) Pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya Sebagai Bentuk Upaya Meningkatkan Citra Perusahaan”
1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan
Tujuan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan sebagai berikut:
1. Untuk mengenal sistem organisasi perusahaan dan tanggung jawab antar bagian.
2. Memahami tugas dan wewenang staf administrasi dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.
3. Mampu menerapkan materi perkuliahan dalam kerja nyata. 4. Melatih hard skill dan soft skill pribadi selama PKL.
5. Meningkatkan kompetensi, pemikiran yang lebih matang, memiliki ketajaman analisis terhadap masalah, dan cara pandang luas serta kritis yang nanti-nya akan berguna untuk melangkah ke dunia kerja yang sesungguhnya.
1.3 Manfaat Praktik Kerja Lapangan
Manfaat yang diharapkan dari pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan bagi beberapa pihak yaitu:
1. Bagi Penulis
1) Memahami tata cara komunikasi yang baik pada atasan maupun rekan kerja pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
2) Budaya kerja dan lingkungan kerja yang ada pada di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya.
3) Memperoleh pengalaman tentang dunia kerja PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
2. Bagi Almamater
1) Mampu meningkatkan hubungan kemitraan antara perguruan tinggi dengan perusahaan.
2) Sebagai masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana kesesuaian kurikulum pendidikan yang telah diterapkan dengan kebutuhan tenaga kerja yang terampil di bidangnya.
1
5
3. Bagi Perusahaan
1) Sebagai media untuk meningkatkan kerjasama antar perusahaan dengan Universitas Airlangga khususnya Prodi Diploma III Manajemen Perkantoran dan Kesekretariatan Fakultas Vokasi Universitas Airlangga. 2) Membantu kegiatan operasional yang berlangsung di bagian humas PDAM
Surya Sembada Kota Surabaya. 4. Bagi pembaca
1) Sebagai bahan masukan untuk pelaksanaan PKL di masa yang akan datang. 2) Sebagai sumber informasi secara praktis mengenai ruang lingkup dan
gambaran operasional di dunia kerja. 3) Sebagai wawasan dan khasanah ilmu 1.4 Kegiatan Praktik Kerja Lapangan
Kegiatan praktik kerja lapangan dilaksanakan di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya, yang berlokasi di Jalan Mayjen. Prof. Dr. Moestopo 2 Surabaya. Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan dilakukan selama tiga bulan, dimulai pada tanggal 22 Februari 2016 s.d 23 Mei 2016. PDAM Surya Sembada Kota Surabaya menerapkan sistem lima hari kerja. Berikut ini ketentuan-ketentuan selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan:
1. Hari Senin sampai Kamis, jam kerja mulai pukul 07.30 WIB – 16.30 WIB 2. Hari Jumat, jam kerja mulai pukul 07.00 WIB - 15.30 WIB
3. Pakaian (Jas Almamater wajib dikenakan setiap hari) Senin dan Kamis : Bebas Rapi
Jumat : Batik
Jadwal mulai penyusunan proposal pengajuan praktik kerja lapangan, penentuan lokasi, survei lokasi, pengajuan proposal, pelaksanaan praktik kerja lapangan dan penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan secara lengkap disajikan dalam Tabel 1.1
TABEL 1.1 Jadwal Kegiatan Praktik Kegiatan Lapangan
No
. Kegiatan
2016
Januari Februari Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Pemilihan Tempat PKL 2 Survey Lokasi 3 Penyerahan Proposal dan Pengantar PKL 4 Pengajuan Syarat PKL ke Perusahaan 5 Pelaksanaan PKL 6 Bimbingan dan Penyusunan laporan 7 Penyerahan
7 BAB 2
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
2.1 Gambaran Umum Perusahaan 2.1.1 Sejarah Perusahaan
Perusahaan Daerah Air Minum Surya Sembada Kota Surabaya merupakan salah satu unit usaha milik daerah, yang bergerak dalam bidang distribusi air minum bagi masyarakat umum. PDAM terdapat di setiap propinsi, kabupaten, dan kotamadya di seluruh Indonesia. PDAM merupakan perusahaan daerah yang menyediakan air bersih yang dan diawasi di monitor oleh aparat-aparat eksekutif maupun legislatif daerah.
Berdirinya PDAM Kota Surabaya merupakan peninggalan jaman belanda. Pengambilan air pertama kalinya dari sumber mata air di Desa Purut Kabupaten Pasuruan dan di angkut menggunakan kereta api pada tahun 1890 kemudian pada tahun 1903 pemasangan pipa dari Kecamatan Pandaan oleh NV Biernie selama tiga tahun. Dengan adanya pemasangan pipa air bersih, jumlah pelanggan saat itu ± 1.500 sambungan. Perusahaan Air Minum Kota Surabaya pada akhirya disahkan menjadi perusahaan daerah yang di tuangkan pada Perda No. 7 tanggal 30 Maret 1976. Kemudian pada tahun 1978 disahkan dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur, tanggal 6 November No. II/155/76 dan diundangkan dalam Lembaran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya tahun 1976 seri C pada tanggal 23 November 1976 NO. 4/C. PDAM Surya Sembada Kota Surabaya menjadi perusahaan daerah air minum dari dinas air minum berdasarkan SK Walikota Dati II Surabaya No. 657/WK/77 tanggal 30 Desember 1978. Pada tahun 1980 peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1000 liter/detik. Pada tahun 1990 Pembangunan IPAM Karangpilang I menjadi 1000 liter/detik dengan dana Loan IBRD No. 2632 IND.
Pada tahun 1991 pembangunan gedung kantor PDAM yang terletak di Jalan Mayjend Prof. Dr. Moestopo No. 2 Surabaya yang dibiayai dana PDAM murni. Pada tahun 1994 peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1500 liter/detik. Pada tahun 1996 peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1800 liter/detik,
peningkatan IPAM Karangpilang I menjadi 1200liter/detik, dan di mulainya pembangunan IPAM Karangpilang II dengan kapasitas 2000 liter/detik yang didanai Loan IBRD No. 3726 IND. Pada tahun 1997 peningkatan kapasitas IPAM Ngagel III menjadi 1500 liter/detik dan produksi awal 500 lite/detik IPAM Karangpilang II didistribusikan ke pelanggan. Pada tahun 1999 pembangunan IPAM Karangpilang II dengan kapasitas 2000 liter/detik. Pada tahun 2006 peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang I menjadi 1450 liter/detik dan peningkatan kapsitas IPAM Karangpilang II menjadi 2750 liter/detik. Tahun 2009 pembangunan IPAM Karangpilang III dengan kapasitas 2000 liter/detik, dan diresmikan pada 10 Mei 2011. Berikut profil Perusahaan :
Nama Perusahaan : PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
Alamat : Jl. Mayjend Prof. Dr. Moestopo No. 2 Surabaya 60131
Phone : Office Phone +6231 5039373 Faximile +6231 5030100 Call Center +6231 2926666 SMS 08123316666
Email : humas@pdam-sby.go.id Facebook : PDAM Surya Sembada Twitter : @PDAMSurabaya Intagram : PDAM Surya Sembada
2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Daerah Air Minum Kota Surabaya
Visi “Tersedianya air minum yang cukup bagi pelanggan melalui perusahan air minum yang mandiri, berwawasan global dan terbaik di Indonesia”. Misi:
1. Memproduksi dan mendistribusikan air minum bagi pelanggan.
2. Memberi pelayanan prima bagi pelanggan dan berkelanjutan bagi pemangku kepentingan
1
9
3. Melakukan usaha lain bagi kemajuan perusahaan dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan sosial kemasyarakatan
2.1.3 Lokasi Perusahaan
Lokasi PDAM Surya Sembada Kota Surabaya terletak di Jalan Mayjend Prof Dr. Moestopo No. 2 Surabaya. Berikut adalah gambar kantor PDAM Surya Sembada Kota Surabaya (dari depan).
Gambar 2.1 Lokasi Kantor PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
Sumber: google.maps.com (2016) 2.1.4 Logo Perusahaan
Gambar 2.2 Logo PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
Makna dan arti logo perusahaan pada Gambar 2.2 dijelaskan sebagai berikut: 1. Warna biru ditengah yang menyerupai genangan air, mempunyai arti aliran air. 2. Lingkaran kecil berbentuk bola berwarna biru ditengah, mempunyai arti tetesan
air.
3. Lingkaran luar berwarna hijau, mempunyai arti kehidupan.
Jadi makna logo secara keseluruhan adalah “Sebuah tetesan air yang berguna bagi kehidupan makhluk hidup baik manusia, hewan dan tumbuhan”.
2.1.5 Struktur Perusahaan
PDAM Surya Sembada Kota Surabaya memiliki struktur organisasi perusahaan hierarki untuk menjelaskan peranan atau tugas dan wewenang dari berbagai bagian atau divisi, dan juga menentukan bagaimana setiap bagian tersebut berhubungan dan memiliki tanggung jawab atas pekerjaannya. Berikut adalah struktur organisasi perusahaan:
1. Struktur Organisas Bagian Humas PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dijelaskan pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Bagan Bagian Humas
Sumber: Data internal perusahaan dikelola penulis (2016) Sekretaris
Perusahaan Manajer Sekrtariat dan Humas
SPV Humas Staf Senior Protokoler
Staf Dokumentasi dan CSR Staf Hub. Pelanggan
& Internal Staf Hub. Media &
External
1
11
2. Struktur Organisasi PDAM Surya Sembada kota Surabaya dijelaskan pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Bagan Struktur Organisasi PDAM Kota Surabaya
2.1.6 Job Description Sekretaris Perusahaan
(1) Sekretaris Perusahaan mempunyai tugas: a) Mengelola kesekretariatan dan kehumasan; b) Mengelola hukum perusahaan;
c) Mengelola layanan internal.
(2) Sekretaris Perusahaan mempunyai wewenang:
a) Menyetujui kegiatan yang bersifat strategi yang terkait dengan kesekretariatan dan kehumasan, hukum, serta layanan internal;
b) Menyetujui spesifikasi barang cetakan, alat tulis kantor, meluber air, dan material pendukung lainnya.
(3) Sekretaris Perusahaan membawahi: a) Manajer Sekretariat dan Humas; b) Manajer Hukum;
c) Manajer Layanan Internal; d) Staf Senior Administrasi.
(4) Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Manajer Sekretariat dan Humas
(1) Manajer Sekretariat dan Humas mempunyai tugas:
a) Mengelola kesekretariatan yang terkait dengan ketatausahaan;
b) Mengelola kehumasan dan kegiatan protokoler yang meliputi memelihara dan meningkatkan jejaring (network), upaya meningkatkan citra perusahaan dan bertindak sebagai perwakilan perusahaan untuk hubungan keluar seperti kepada masyarakat, investor, lembaga pemerintah, dll. c) Mengelola pelaksanaan kegiatan Corporate Social Responsibility.
(2) Manajer Sekretariat dan Humas mempunyai wewenang: Menyetujui kegiatan operasional yang terkait dengan ketatausahaan, humas dan protokol, humas dan protokol.
(3) Manajer Sekretariat dan Humas membawahi: a) Supervisor Tata Usaha;
1
13
c) Star Administrasi.
(4) Manajer Sekretariat dan Humas bertanggung jawab kepada Sekretaris Perusahaan.
Supervisor Humas dan Protokoler
(1) Supervisor Humas dan Protokoler mempunyai tugas: a) Melakukan pengawasan kegiatan kehumasan;
b) Melakukan pengawasan pendokumentasian kegiatan dan berita mengenai perusahaan;
c) Melalukan pengawasan pemberian informasi kegiatan mengenai perusahaan melalui media cetak dan elektronik;
d) Melakukan pengawasan pemberian jawaban atas pertanyaan masyarakat melalui media cetak dan elektronik;
e) Melakukan pengawasan kegiatan protokoler perusahaan.
(2) Supervisor Humas dan Protokoler bertanggung jawab kepada Manajer Kesekretariatan dan Humas.
2.1.7 Budaya Perusahaan
PDAM Surya Sembada Kota Surabaya memiliki Budaya Perusahaan yang disebut sebagai SMILE yaitu:
1. Satisfaction adalah kemampuan untuk membantu, melayani dan menempatkan kepuasan pelanggan (internal maupun eksternal) dengan menunjukkan kepedulian akan kebutuhan pelanggan.
2. Morale adalah sifat gigih dan pantang menyerah dalam berupaya mencapai kesuksesan yang seuai dengan sasaran perusahaan melalui kedisiplinan, kompetensi, wawasan keinginan menjadi yang terbaik.
3. Integrity adalah loyalitas dan sinergi dengan seluruh komponen permasalahan guna menjunjung tinggi nama baik perusahaan.
4. Leadership adalah menjadi teladan dalam sikap, kompetensi dan jati dirinya dalam rangka mengelola sumber daya perusahaan secara efektif dan efisien.
5. Entrepreneurship adalah kemampuan untuk berinovasi menemukan cara terbaik untuk menyelesaikan permasalahan, meningkatkan kemampuan diri serta meningkatkan kinerja perusahaan.
2.1.8 Strategi Perusahaan
Strategi Perusahaan yang akan dilakukan baik dalam jangka pendek, menengah maupun jangka panjang adalah:
1) Perubahan atau reposisi organisasi: a) Sumber daya manusia
b) Struktur; c) Sistem;
d) Budaya Perusahaan
2) Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan: a) Kualitas;
b) Kuantitas (Capacity Building); c) Kontinuitas;
3) Mencari sumber-sumber air baku yang lebih baik dari segi kualitas dan kuantitas;
4) Merehab, membangun infrastruktur Sistem Penyediaan Air Minum (SPAM) yang ada, sesuai untuk pelanggan dan perkembangan teknologi;
5) Membangun kemampuan soft skill dalam pembangunan Sistem Penyediaan Air Minum (SPAM) yang meliputi instalasi, transmisi, distribusi,
6) Laboratorium kualitas, customer service;
7) Menjadikan perusahaan yang profesional dan mandiri dalam pengelolaan yang profesional.
2.1.9 Kebijakan Mutu Perusahaan
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surya Sembada Kota Surabaya bertekad memberikan pelayanan prima dengan menyelenggarakan hubungan yang baik dengan pelanggan melalui penyediaan informasi yang akurat serta penanganan pengaduan yang mudah dan cepat yang mengutamakan kepuasan
1
15
pelanggan, serta senantiasa melakukan perbaikan yang berkesinambungan, sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
2.2 Deskripsi Hasil Praktik Kerja Lapangan
Dalam pelaksanaan kegiatan kehumasan di PDAM Surya Sembada, pelaksana magang ikut serta dalam kegiatan kehumasan dan kegiatan lainnya yang meliputi:
1. Kliping
Kliping adalah kegiatan rutin pelaksanaan magang setiap pagi di mana pelaksana magang harus mencari berita-berita maupun opini yang berkaitan dengan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya ataupun tentang PDAM Daerah lain. Fungsi adanya kegiatan mengkliping adalah sebagai sarana informasi mencari tahu kualitas dari kinerja perusahaan ataupun berita mengenai PDAM daerah lain yang berguna sebagai motivasi perusahaan untuk lebih baik. Hal ini dikarenakan karena kliping harian tidak hanya di-file dan dianalisis oleh Humas, melainkan turut disebarkan ke 13 bagian yang ada, yaitu Dewan Pengawas, Direktur Utama, Direktur Pelayanan, Direktur Operasi, Direktur Keuangan, Sekretaris Perusahaan, Manjer Senior SPI (Satuan Pengawas Internal), Manajer Sekretariat dan Humas, Manajer Hukum, Manjer Pengembangan Perusahaan, Manjer Pemakaian Air, dan Manjer Pemasaran dan Pelayanan Kepelangganan. Proses dijelaskan pada Gambar 2.5.
Gambar 2.5 Proses Pelaksanaan Kliping
2. Liputan Dan Dokumentasi Acara
Liputan dan dokumentasi adalah kegiatan rutin Humas, di mana kegiatan ini dilakukan ketika ada acara-acara yang diselenggarakan baik oleh PDAM Surya Sembada Kota Surabaya maupun oleh suatu perusahaan atau organisasi lain yang memiliki keterkaitan tujuan dengan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Liputan dilakukan sebagai bahan untuk menulis berita yang akan di informasikan kepada masyarakat dan pelanggan melalui media sosial dan website PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Selain itu, liputan juga dibuat sebagai advertorial perusahaan di berbagai media massa.
Dokumentasi yang dilakukan oleh Humas dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan pengambilan gambar (foto) dan rekaman video. Adapun tujuan dari adanya dokumentasi ini adalah sebagai bukti nyata adanya acara-acara tersebut. Selain itu, tanda bukti dokumentasi nantinya akan dijadikan laporan bulanan maupun tahunan yang akan di pertanggung jawabkan pada atasan. Proses pelaksanaan dokumentasi acara dijelaskan pada Gambar 2.6
Gambar 2.6 Proses Pelaksanaan Dokumentasi
Sumber: Data internal perusahaan dikelola penulis (2016) 3. Mendata dan Merespon Keluhan Pelanggan
Mendata dan merespon keluhan dari pelanggan adalah salah satu pekerjaan wajib bagi Humas sesuai dengan pengertian Humas sendiri yaitu sebagai penguhubung perusahaan dan masyarakat. Dalam mendata dan merepon keluhan, Humas tidak hanya melakukannya via media sosial seperti Facebook maupun Twitter, melainkan juga via e-mail, telepon dan juga media massa seperti keluhan yang disampaikan palanggan lewat media cetak maupun elektronik. Mendata dan merespon keluhan pelanggan ini memiliki tujuan evaluasi perusahaan untuk
1
17
kinerjanya sebagai penyedia jasa maupun produk bagi pelanggan. Kepuasan pelanggan menjadi tujuan utama perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa maupun produk. Maka dari itu, pemeriksaan kepuasan pelanggan haruslah terus dipantau secara berkala setiap waktunya.
.
4. Membuat dan Mensosialisasikan Informasi Gangguan Air
Surat gangguan air, adalah salah satu proses tindak lanjut dari adanya laporan dari pelanggan yang biasanya mengalami kebocoran pipa ataupun kendala air yang lainnya. Proses pembuatan informasi gangguan air adalah ketika bagian pemeliharaan jaringan distribusi (PJD) ataupun perencanaan kehilangan air (PKA) melaporkan adanya gangguan air ke bagian Humas. Setelah itu, nantinya akan dibuatkan surat yang akan disebarluaskan ke delapan hingga sembilan bagian, serta isi pesan informasi gangguan air yang nantinya disosialisasikan di media sosial.
Informasi gangguan air juga disebarkan di bagian pemerintah kota. Hal ini dilakukan dengan cara via faximile. Prosedur gangguan air dijelaskan pada Gambar 2.7.
Gambar 2.7 Prosedur Gangguan Air
Sumber: Data internal perusahaan dikelola penulis (2016) 5. Membuat Sponsor
PDAM juga membuka sponsor atau bantuan dana terhadap beberapa event atau peristiwa yang ingin dibantu. Namun, tidak semua yang meminta sponsor di terima oleh PDAM, ada beberapa perihal ketentuan. Setiap permohonan sponsor,
PJD/PKA/SisDist HUMAS
Menginformasikan pada
Sosial media dan Website Menginformasikan pada Radio dan Kominfo Membuat surat pemberitahuan
diseleksi oleh sekretaris perusahaan, sekretariat dan humas, dan direktur utama PDAM Surya Sembada Kota Surabaya.
6. Membuat Press Release
Press Release adalah salah satu berita yang di buat oleh pihak Humas PDAM Surya Sembada Kota Surabaya. Press release adalah peristiwa yang diberitakan untuk meyakinkan editor atau reporter akan adanya nilai berita dari seseorang, peristiwa, barang atau jasa yang diinformasikan; press release secara sederhana merupakan pernyataan yang sudah dirancang sebelumnya untuk didistribusikan di media massa. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi yang berguna, akurat, dan menarik kepada masyarakat dan pelanggan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya.
7. Proses Pelaksanaan Event
Humas memiliki tugas yang salah satuya adalah menjalankan event atau acara dan sekaligus meng-handle acara tersebut. Dalam acara tersebut humas, bertugas sebagai sie dokumntasi, menyiapkan konsumsi, dan yang memegang anggaran untuk event. Setiap acara yang dilakukan humas harus disposisi sekretariat dan humas, sekretaris perusahaan dan direktur utama. Contoh event yang dijalankan Humas PDAM Surya Sembada Kota Surabaya yaitu Temu Pelanggan, Jambore Air, Hari Jadi Kota Surabaya ataupun Hari Jadi PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dan lain-lain.
Pada awal Praktik Kerja Lapangan penulis kurang mendapat bimbingan dari pembimbing Praktik Kerja Lapangan dari pihak perusahaan namun staf lain yang berada di tempat PKL sedikit banyak mengajarkan tentang deskripsi pekerjaan seorang Humas. Karena basic penulis seorang keekretariatan yang selama ini hanya mempelajari bidang administrasi dan sedikit mempelajari kehumasan membuat penulis mengalami sedikit kebingungan saat membuat press realese, menghadapi keluhan pelanggan yang menghubungi pihak Humas, dan menanggapi berita dari koran. Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan pada
1
19
PDAM Surya Sembada Kota Surabaya, juga mendapatkan beberapa hambatan yaitu :
1) Ada sikap canggung karena harus menyesuaikan diri dengan lingkungan Perusahaan.
2) Karena belum berpengalaman dalam melakukan pekerjaan disuatu perusahaan, merasa gugup apabila melakukan kesalahan dalam melaksanakan pekerjaan yang diberikan.
3) Kurangnya konsultasi dengan pembimbing penulis di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya, karena terlalu sibuk dengan tugasnya masing-masing.
4) Kurang mengingat ruangan-ruangan yang ada di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya karena ruangan yang banyak dan kurangnya nama rungan yang tertempel di setiap ruangan atau bagian.
2.3 Pembahasan
Corporate Social Responsibility (CSR) adalah tanggung jawab moral perusahaan terhadap masyarakat. Dengan adanya bantuan Corporate Social Responsibility perusahaan dapat menjunjung tinggi moralitas perusahaan di hadapan masyarakat. Parameter keberhasilan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dalam sudut pandang Corporate Social Responsibility adalah mengedepankan prinsip moral dan etis, yakni menggapai suatu hasil terbaik tanpa merugikan kelompok tertentu. Gerakan Corporate Social Responsibility yang berkembang pesat selama dua puluh tahun terakhir terakhir ini lahir akibat desakan organisas-organisasi masyarakat sipil dan jaringannya di tingkat global. Sesungguhnya substansi keberadaan bantuan Corporate Social Responsibility adalah dalam rangkah memperkuat keberlanjutan perusahaan dengan cara membangun kerjasama antar stakeholder yang di fasilitasi perusahaan. Selain itu juga fungsi Corporate Social Responsibility mengacu pada konsep pembangunan yang berkelanjutan guna mengedepankan pertumbuhan, khususnya masyarakat miskin dalam mengelola lingkungan dan kemampuan institusi kemampuan institusinya dalam mengelola pembangunan, serta strategi untuk mengintegrasi
bidang ekonomi, ekologi, dan sosial yang menghargai kemajemukan ekologi dan sosial budaya.
Corporate Social Responsibility sebagai sebuah gagasan, perusahaan tidak lagi di hadapkan pada tanggung jawab yang berpijak pada single bottom line , yaitu nilai perusahaan yang direfleksikan dalam kondisi keuangan. Tetapi tanggung jawab perusahaan harus berpijak pada triple bottom line yaitu keuangan, sosial dan lingkungan. Karena kondisi keungan saja tidak cukup menjamin nilai perusahaan tumbh secara berkelanjutan. Keberlanjutan perusahaan hanya akan terjamin apabila perusahaan memperhatikan dimensi sosial dan lingkungan hidup.
2.3.1 Prosedur Administrasi Pemberian Bantuan CSR PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
Dalam memberikan bantuan Corporate Social Responsibility PDAM Surya Sembada Kota Surabaya memiliki ketentuan yang sangat jelas. Tidak semua permohonan bantuan dana ataupun kerjasama sponsorship kegiatan diberikan dana. Pemberian bantuan dana ataupun kerjasama sponsorship yang masuk pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya harus memiliki surat pengantar dan proposal kegiatan. Segala surat permohonan dana yang ditujukan pada Direktur Utama PDAM Surya Sembada Kota Surabaya yang selanjutnya menunggu mendapat persetujuan disposisi dari Direksi Perusahaan kemudian melalui Manajer Sekretariat dan Humas mengajukan permohonan pemberian bantuan ke bagian Anggaran dan Kas, untuk diproses sesuai ketentuan yang berlaku.
Setelah mendapat persetujuan direksi bagian Humas menghubungi pihak penerima bantuan apabila permohonan mendapat persetujan maka pemohon bantuan dana menyerahkan kwitansi bermateri 6000 rupiah dan kemudian bagian humas membuat Surat Perintah Mencairkan Uang (SPMU) pada bagian Anggaran dan Kas.Yang kemudian pihak Anggaran dan Kas memproses SPMU hingga uang cair dari bagian Kas. Contoh Surat Perintah Mencairkan Uang (SPMU) dijelaskan pada Gambar 2.8
1
21
Gambar 2.8 Surat Perintah Mencairkankan Uang (SPMU)
Sumber: Data internal perusahaan (2016)
Skema prosedur administrasi bantuan Corporate Social Responsibility dijelaskan pada Gambar 2.9
Gambar 2.9 Skema Prosedur Administrasi Bantuan CSR
Sumber: Data internal perusahaan dikelola penulis (2016) Permohon Bantuan
CSR
Direktur PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
Manajer Sekretariat dan Humas
SPV Humas
Bantu/Tolak
Anggaran dan Kas
2.3.2 Dasar Pemberian Bantuan CSR Surya Sembada Kota Surabaya Dasar pemberian bantuan Corporate Social Responsibility PDAM Surya Sembada Kota Surabaya bedasarkan Peraturan Menteri BUMN Nomor Per-05/MBU/2007 tentang Program Kemitraan BUMN dengan Usaha Kecil dan Program Bina Lingkungan. Dan mengarah pada Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur nomor 4 Tahun 2011 Tentang Tanggungjawab Sosial Perusahaan. Pemberian bantuan Corporate Social Responsibility PDAM Surya Sembada Kota Surabaya juga di atur dalam Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor : 52 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor : 4 Tahun 2011 Tentang Tanggungjawab Sosial Perusahaan. Atas dasar kedua peraturan tersebut Direksi
PDAM Surya Sembada Kota Surabaya membuat Peraturan Perusahaan Nomor 12 Tahun 2014 Tentang Pemberian Bantuan Pendidikan, Sosial dan Keagamaan Pada Perusahaan Daerah Air Minum Surya Sembada Kota Surabaya dengan mengingat beberapa Undang-undang dan peraturan :
1. UU Nomor 5 Tahun 1962 tentang Perusahaan Daerah;
2. UU Nomor 6 Tahun 1969 tentang Pernyataan Tidak Berlakunya Berbagai UU dan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang;
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2007 tentang Organ da Kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum;
4. Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 2 Tahun 2009 tentang Perusahaan Daerah Air Minum;
5. Peraturan Walikota Nomor 29 Tahun 2011 tentang Pengelolaan dan Penyediaan Air Minum Perusahaan Daerah Air Minum Surya Sembada Kota Surabaya;
6. Peraturan Walikota Nomor 21 Tahun 2012 tentang Pencabutan Keputusan Walikota Surabaya Nomor 43 Tahun 2003 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perusahaan Daerah Air Minum Kota Surabaya
7. Peraturan Perusahaan Nomor 23 Tahun 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Perusahaan Nomor 17 Tahun 2012 tentang Struktur Organisasi dan Diskripsi Kerja PDAM Surya Sembada Kota Surabaya.
1
23
2.3.3 Jenis Program Bantuan CSR PDAM Surya Sembada Kota Surabaya Pendidikan
Dalam program bantuan Corporate Social Responsibility PDAM Surya Sembada Kota Surabaya lebih rigid dalam penentuan pemberian bantuan pada kegiatan pendidikan SD hingga perguruan negeri tinggi. Ketetapan sasaran berdasarkan manfaat kegiatan ataupun feedback yang akan di dapat PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dalam acara kegiatan yang di laksanakan oleh penerima bantuan pendidikan oleh PDAM Surya Sembada Kiota Surabaya.
Sosial
Dalam bidang sosial PDAM Surya Sembada Kota Surabaya terkadang bekerjasama dengan Dinas Sosial dalam pemberian bantuan seperti pemberian bantuan kursi roda pada penyandang cacat yang di kelola oleh Dinas Sosial Pemerintahan Kota Surabaya. Selain bekerjasama dengan Dinas Sosial PDAM Surya Sembada Kota Surabaya juga memberikan bantuan pada masyarakat kelurahaan ataupun kecamatan dalam pembangunan kampung dengan memberikan bantuan bak sampah karet ataupun alat kebersihan.
Keagamaan
Dalam bidang kerohanian, pihak PDAM Surya Sembada Kota Surabaya memberikan bantuan renovasi tempat ibadah atupun kegiatan keagamaan seperti buka puasa di masjid dll. Selain rumah ibadah PDAM Surya Sembada Kota Surabaya juga memberikan bantuan pada Yayasan Zakat dan Panti Asuhan
2.3.4 Tujuan Pemberian Bantuan CSR PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
Tujuan PDAM Surya Semabada Kota Surabaya memberikan bantuan Corporate Social Responsibility bagi masyarakat adalah:
1. Membantu terwujudnya meningkatkan kegiatan dan kemandirian masyarakat Jawa Timur secara berkelanjutan melalui program bantuan Corporate Social Responsibility.
2. Keberadaan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dapat tumbuh secara berkelanjutan dan mendapatkan citra (image) yang positif dihadapan masyarakat Kota Surabaya.
3. PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dapat mempertahanan SDM demi keberlanjutan kerja perusahaan
4. Tetap terjalinnya hubungan yang baik dengan masyarakat sehingga terciptanya kedekatan perusahaan dengan pelanggan dan masyarakat Kota Surabaya
2.3.5 Kendala Pemberian Bantuan CSR PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
Pemberian bantuan Corporate Social Responsibility PDAM Surya Sembada Kota Surabaya dibuat dan ditafsir sepihak oleh pihak humas. Dalam praktiknya ditemukan beberapa kendala seperti dalam pencairan dana dari pihak anggaran. Terkadang ada beberapa pengajuan berkas SPMU (Surat Perintah Mencairkan Uang) yang dikembalikan pada pihak Humas karena kekurangan lampiran berkas ataupun kurangnya pencantuman Surat Peraturan Perusahaan terkait pencairan dana sehingga memperlambat pemberian bantuan dana CSR. Akibatnya banyak dari pihak pemohon bantuan dana menghubungi pihak Humas PDAM Surya Sembada Kota Surabaya terkait tanggal diberikannnya dana bantuan. Selain itu juga pihak Humas memiliki kendala terkait LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban) dari kegiatan yang didanai oleh pihak PDAM Surya Sembada Kota Surabaya yang tidak di laporkan pada pihak Humas. Karena dengan adanya LPJ dari setiap kegiatan yang di danai oleh pihak PDAM Surya Sembada Kota Surabaya menjadi bukti dan laporan keuangan akhir tahun pada Pemerintah Kota Surabaya.
25 BAB 3 PENUTUP
3.1 Simpulan
Berdasarkan latar belakang dan pembahasan hasil praktik kerja lapangan dapat dikemukakan beberapa simpulan yaitu:
1. Corporate Social Responsibility (CSR) didefinisikan sebagai bisnis yang dilakukan secara transparan dan terbuka serta berdasarkan pada nilai-nilai moral dan menjunjung tinggi rasa hormat kepada karyawan, komunitas dan lingkungan. Agenda ini menjadi penting bagi Humas PDAM Surya Sembada Kota Surabaya guna menjaga image atupun citra perusahaan pada masyarakat. 2. Prosedur pemberian bantuan CSR PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
dimulai dengan memproses surat pengantar dan proposal bantuan dana kegiatan yang di tujukan pada Direktur Utama PDAM Suraya Sembada Kota Surabaya. Selanjutnya menunggu persetujuan disposisi dari Direksi Perusahaan kemudian melalui Manajer Sekretariat dan Humas mengajukan permohonan pemberian bantuan ke bagian Anggaran dan Kas, untuk di proses sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Permohonan bantuan dana kegiatan yang di terima oleh Direksi PDAM Surya Sembada Kota Surabaya akan dihubungi menyerahkan kuitansi bermateri 6000 rupiah dan kemudian bagian humas membuat Surat Perintah Mencairkan Uang (SPMU) pada bagian Anggaran. Kemudian pihak Anggaran dan Kas memproses SPMU hingga uang cair dari bagian Kas.
3.2 Saran
Berdasarkan praktik kerja lapangan yang dilakukan dan pembahasan yang telah di uraikan dapat dikemukanan beberapa saran untuk perusahaan yaitu: 1. Sebaiknya pemberian bantuan kegiatan diberikan pada kegiatan yang
memberikan feedback yang positif pada perusahaan. Sehingga tidak semua kegiatan mendapat persetujuan.
2. Sebelum memberikan bantuan dana kegiatan pada saat menghubungi pihak penerima bantuan dana kegiatan sebaiknya dijelaskan juga untuk mencantumkan logo PDAM Surya Sembada Kota Surabaya sebagai pihak sponsor kegiatan.
3. Pemohon bantuan dana juga sebaiknya di jelaskan lebih detail tentang proses pencarian dana yang memerlukan waktu lama agar pada saat kegiatan acara pemohon dapat mengantisipasi kebutuhan dana selama bantuan dana dari PDAM Surya Sembada Kota Surabaya belum cair.
4. Pada saat pemberian uang bantuan Corporate Soscial Responsibility pemohon diwajibkan untuk membawa Laporan Pertanggung Jawaban sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.
5. Sebaiknya belajar untuk adaptasi di dunia kerja.
6. Sebaiknya sebelum melakukan pekerjaan ada baiknya mendengarkan intruksi pembimbing Praktik Kerja Lapangan dalam melaksanakan tugas.
7. Sebaiknya lebih intens dalam konsultasi masalah deskripsi pekerjaan seorang Humas.
8. Sebaiknya bertanya apabila belum mengetahui ruangan-ruangan yang ada di PDAM Surya Sembada Kota Surabaya.
DAFTAR PUSTAKA
Daniri, Mas Achmad. 2009. Standarisasi Tanggung Jawab Sosial Perusahaan. Melalui website
http://kadin-indonesia.or.id/enm/images/dokumen/KADIN-167-3770-15042009.pdf akses tanggal 12 Mei 2016
Kriyantono, Rachmat. 2012. PR Writing: Teknik Produksi Media Public Relations dan Publisitas Korporat. Edisi ke-2. Jakarta: Kencana melalui website
http://fitriaadianti.blogspot.co.id/2014/10/pengertian-press-release-contohnya.html akses tanggal 20 Mei 2016
Ruslan, Rosady.2006. Manajemen Public Relation & Media Komunikasi. Edisi Revisi. Jakarta:Rajawali Pers
Soemirat, Soleh dan Ardianto, Elvinaro.2008. Dasar-dasar public relation. Cetakan keenam. Bandung: Rosda
Sutikna, Nana.2016.Pencitraan:Sebuah Tinjauan Filsafat Komunikasi.Melalui website
http://komunikasi.unsoed.ac.id/sites/default/files/43.nana%20sutikna-unsoed.pdf akses tanggal 12 Mei 2016
Wulandari, Yuliani. 2014. Pengertian Fungsi dan Manfaat CSR. Melalui website http://infokitauntukkita.blogspot.co.id/2014/05/pengertian-fungsi-dan-manfaat-csr.html akses tanggal 20 Mei 2016
LAMPIRAN – LAMPIRAN
Lampiran 1
Surat Permohonan Magang
Lampiran 2
Surat Balasan Permohonan Magang
Lampiran 3
Buku Harian Praktik Kerja Lapangan
Lampiran 4
Kartu Konsultasi
Lampiran 5
Sertifikat PKL
Lampiran 6
Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan
Lampiran 7
Foto Bangunan PDAM Surya Sembada Kota Surabaya
Lampiran 8
Dokumentasi Kegiatan Praktik Kerja Lapangan
Mendokumentasikan kegiatan bantuan CSR Dokumentasi wawancara dengan SBO TV
Dokumentasi kegiatan menyiapkan brosur Dokumentasi kegiatan terima tamu di acara temu pelanggan
