BAB III DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KP
3.3 Data-Data yang Diperlukan
28
29
Gambar 3.14 Hasil rekapitulasi RUP Sumber: Layanan Pengadaan Secara Elektronik
2. Rekapitulasi SPSE
Adapun file yang dihasilkan dalam melakukan rekap SPSE Kota Bengkalis yang dilakukan saat Kerja Praktik (KP) yang dilakukan pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis dapat dilihat pada gambar 3.15 dibawah ini.
Gambar 3.15 Hasil rekapitulasi SPSE Sumber: Layanan Pengadaan Secara Elektronik
30 3.5 Kendala dan Solusi Selama KP
3.5.1 Kendala yang Dihadapi Selama KP
Selama melaksanakan KP di Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis kendala yaitu:
1. Kendala yang sering terjadi dalam kegiatan yang dilakukan adalah frekuensi jaringan yang lelet dan aplikasi yang mengalami gangguan.
3.5.2 Solusi yang Dilakukan Selama KP; dan
Solusi yang bisa dilakukan untuk mengatasi kendala-kendala selama KP adalah:
1. Untuk mengatasi kesulitan dalam kendala jaringan tersebut, praktikan berinisiatif untuk menggunakan hot spot pribadi untuk memperoleh jaringan yang lebih stabil.
31
BAB IV
PEKERJAAN KHUSUS
4.1 Spesifikasi Tugas yang Dilaksanakan
Tugas yang rutin dilakukan selama kerja praktik pada Bagian Sub Bidang Pemberdayaan Koperasi mulai tanggal 24 Februari sampai 24 Juli 2021 adalah melakukan kegitan rekap RUP melalui aplikasi microsoft excel dengan mengambil data melalui aplikasi Sistem Rencana Umum Pengadaan (SIRUP).
4.1.1 Uraian Pekerjaan Khusus
Spesifikasi tugas khusus yang dilakukan selama KP pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis adalah melakukan kegiatan rekap RUP melalui aplikasi microsoft excel dengan mengambil data melalui aplikasi Sistem Rencana Umum Pengadaan (SIRUP). Kegiatan merekap merupakan cara yang dilakukan oleh praktikan untuk mendapatkan hasil data dari Rencana Umum Pengadaan yang telah diterbitkan penyedia.
Berikut adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam rekap RUP yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Membuka aplikasi SIRUP dan microsoft excel.
2. Membuat sheet pertama yaitu rekap total.
3. Membuat sheet kedua yaitu sheet penyedia yang menerbitkan kegiatan dan begitu seterusnya.
4. Menginput data RUP yang telah diterbitkan penyedia kedalam sheet yang telah dibuat.
5. Jika semua data penyedia telah dimasukkan, maka selanjutnya yang dilakukan adalah merekap jumlah total kegiatan, total anggaran dan yang lainnya pada sheet pertama yang telah dibuat.
6. Hasil dari rekapan RUP ini akan diserahkan kepada Kasubbag Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis.
32 Sebelum penetapan pemenang belum keluar, maka hasil dari rekap RUP yang dilakukan belum sepenuhnya benar. Hal ini dikarenakan beberapa penyedia yang menerbitkan kegiatan dalam aplikasi SIRUP sering menambah atau mengurangi kegiatan yang telah mereka terbitkan. Kegiatan ini dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Rekapitulasi RUP Sumber: Layanan Pengadaan Secara Elektronik
4.2 Target yang Diharapkan
Target yang diharapkan dari pekerjaan rekap RUP yang telah dilakukan hasilnya tepat dan akurat. Data yang telah direkap kemudian diperiksa kembali agar tidak terjadi kesalahan. Dokumen yang telah selesai, diserahkan kepada Kepala Sub Bagian Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis.
4.3 Perangkat Lunak dan Perangkat Keras yang Digunakan 4.3.1 Perangkat Lunak yang Digunakan
Perangkat lunak yang digunakan pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik kabupaten Bengkalis adalah:
1. Microsoft Excel 2019
Microsoft Office Excel 2019 adalah aplikasi perangkat lunak pengolah angka yang berfungsi untuk mengolah angka menggunakan spreadsheet yang terdiri dari baris dan kolom untuk membantu pengguna menyelesaikan atau
33 mempermudahkan pekerjaan seperti merekap RUP dan SPSE. Contoh Microsoft Excel 2019 dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Microsoft Excel 2019
Sumber: Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis
4.3.2 Perangkat Keras yang Digunakan
Perangkat keras yang digunakan pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik saat melakukan pekerjaan kantor adalah:
1. Seperangkat Komputer
Merupakan peralatan yang terdiri dari perangkat hardware yang terpisah seperti gambar di bawah berikut berupa Monitor, Keyboard dan Mouse. Seperangkat komputer digunakan untuk keperluan kantor yang memerlukan stabilitas dan waktu kerja yang lama. Seperangkat komputer yang digunakan pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik dapat dilihat pada Gambar 4.3 di bawah ini:
34
Gambar 4.3 Seperangkat Komputer Sumber: Layanan Pengadaan Secara Elektronik
2. Mesin Pengganda Dokumen
Merupakan sebuah mesin yang digunakan untuk melakukan duplikasi dokumen-dokumen dimensi ke dalam kertas dengan biaya yang sangat murah dan cepat. Adapun dokumen yang digandakan seperti hasil rekap RUP dan SPSE, surat user id, dan lain-lain. Mesin pengganda dokumen yang digunakan pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik dapat dilihat pada Gambar 4.4 di bawah ini:
Gambar 4.4 Mesin Pengganda dan Dokumen Sumber: Layanan Pengadaan Secara Elektronik
35 4.4 Data-data dan Dokumen-dokumen yang Dihasilkan
4.4.1 Data-data yang diperlukan dan File yang Dihasilkan
Data yang diperlukan pada saat melakukan rekap RUP pada aplikasi microsoft excel yaitu jumlah penyedia, jumlah kegiatan, bentuk kegiatan, pagu, jumlah penyedia yang telah mengumumkan paket kegiatan dan jumlh penyedia yang telah mendaftarkan diri.
4.4.2 Dokumen yang Dihasilkan
Dokumen-dokumen dan File yang dihasilkan dari pekerjaan merekap RUP dapat dilihat pada Gambar 4.5.
Gambar 4.5 Hasil rekap RUP
Sumber: Layanan Pengadaan Secara Elektronik
36
BAB V KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan kerja praktik yang telah dilakukan di Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis Kerja Praktik dilaksanakan selama 4 bulan, dari tanggal 24 Februari 2021 sampai dengan 24 Juni 2021. Time schedule pelaksanaan kegiatan KP dimulai dari pengajuan tempat KP hingga sidang KP maka dapat ditarik beberapa kesimpulan diantaranya yaitu:
1. Kerja Praktik (KP) merupakan serangkaian kegiatan yang meliputi pemahaman teori/konsep ilmu pengetahuan yang diaplikasikan dalam pekerjaan sesuai profesi bidang studi. Pelaksanaan kerja praktik dilakukan di bagian Layanan Pengadaan Secara Elektronik beralamat di Jl. Jendral Ahmad Yani, No 10 Kec.
Bengkalis Kab Bengkalis. Email [email protected]. Berikut adalah lokasi Kantor Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kab. Bengkalis.
2. Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah unit layanan penyelenggara sistem elektronik pengadaan barang/jasa yang didirikan oleh Kementerian atau Lembaga atau Perguruan Tinggi atau BUMN dan Pemerintah Daerah untuk memfasilitasi ULP (Unit Layanan Pengadaan) dalam melaksanakan pengadaan barang atau jasa pemerintah secara elektronik. LPSE sendiri mengoperasikan sistem E-Procurement bernama SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) yang dikembangkan oleh LKPP.
3. Tugas yang dilakukan selama melakukan Kerja Praktik (KP) pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis adalah melakukan rekapitulasi rencanan umum penganggaran pada aplikasi RUP Kabupaten Bengkalis seluruh penyedia yang telah menerbitkan kegiatan, melakukan verivikasi dokumen rekanan maupun penyedia untuk diserahkan pada sekretaris pejabat pengadaan untuk ditandatangani, melakukan rekap pemenang lelang
37 tender maupun non tender melalui aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis, melakukan pengarsipan surat, koreksi dokumen perusahaan maupun cv, pengantaran surat penerbitan user id pada penyedia yang telah diverivikasi dokumennya dan akan melakukan penerbitan kegiatan pada RUP Kabupaten Bengkalis.
4. Tugas yang rutin dilakukan selama melakukan Kerja Praktik (KP) pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik yaitu membuat rekap RUP. Adapun langkah-langkahnya adalah membuka aplikasi SIRUP dan microsoft excel, membuat sheet pertama yaitu rekap total, membuat sheet kedua yaitu sheet penyedia yang menerbitkan kegiatan dan begitu seterusnya, menginput data RUP yang telah diterbitkan penyedia kedalam sheet yang telah dibuat, jika semua data penyedia telah dilakukan, maka selanjutnya yang dilakukan adalah merekap jumlah total kegiatan pada sheet pertama yang telah dibuat, hasil dari rekapan RUP ini akan diserahkan kepada Kasubbag Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis.
5. Berdasarkan rekapan RUP yang telah dibuat, maka dapat disimpulkan bahwa masih ada beberapa kendala yang dihadapi terutama pada kendala jaringan dan data kegiatan pada aplikasi SIRUP yang sering dihapus atau ditarik kembali oleh penyedia.
5.2 Saran
Saran yang dapat diberikan atas kerja praktik ini yaitu:
5.2.1 Bagi Mahasiswa
Saran bagi mahasiswa yang akan melakukan kegiatan kerja praktik pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis sebaiknya mempelajari materi dan undang-undang terkait pengadaan barang dan jasa pemerintah. sebaiknya mahasiswa bisa mengoperasikan Microsoft Excel dengan baik karena hampir seluruh pekerjaan menggunakan aplikasi tersebut.
38 5.2.2 Bagi Politeknik Negeri Bengkalis
Saran untuk Politeknik Negeri Bengkalis khususnya Program Studi Akuntansi Keuangan Publik yaitu:
1. Waktu pelaksanaan kerja praktik diperpendek menjadi 3 bulan, sehingga mahasiswa ada waktu untuk membuat laporan skripsi maupun laporan kegiatan praktik.
2. Jadwal sidang KP dijadwalkan dengan jelas.
3. Melakukan monitoring terhadap mahasiswa yang melakukan kegiatan magang.
39 Lampiran
Lampiran 1. Kantor Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Bengkalis
Lampiran 2. Kantor Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Kabupaten Bengkalis
40 Lampiran 3. Daftar Absensi Kerja Praktik
Lampiran 4. Daftar Absensi Kerja Praktik
41 Lampiran 5. Daftar Absensi Kerja Praktik
Lampiran 6. Daftar Absensi Kerja Praktik
42 Lampiran 7. Penilaian Dari Instansi
Lampiran 8. Kegiatan Harian Kerja Praktik
43 Lampiran 9. Kegiatan Harian Kerja Praktik
Lampiran 10. Kegiatan Harian Kerja Praktik
44 Lampiran 11. Kegiatan Harian Kerja Praktik
Lampiran 12. Foto Bersama Kasubbag Layanan Pengadaan Barang Dan Jasa
45 Lampiran 13. Foto Bersama Tim Verifikator Dan Tim Helpdesk Sekaligus
Penyerahan Kenang-Kenangan
Lampiran 14. Rapat Di Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa
46 Lampiran 15. Surat Permintaan User ID
Lampiran 16. Berkas Permohonan User ID