Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan metode yang dikembangkan untuk membangun arsitektur enterprise. Tahapan pembangunan EAP adalah tahap untuk memulai, tahap memahami kondisi saat ini, tahap pendefinisian visi masa depan, dan tahap menyusun rencana dalam mencapai visi masa depan. Penjelasan tahapan-tahapan pada EAP dalam kasus pemodelan atau arsitektur sistem informasi akademik pada perguruan tinggi swasta dapat diperinci sebagai berikut :
Hal-hal yang dilakukan pada tahap inisiasi perencanaan adalah pendefinisian lingkup dan sasaran perencanaan, penilaian faktor-faktor pendukung dan penghambat untuk perubahan melalui sistem informasi, dan pendefinisian visi dari fungsi sistem informasi.
7.1. Pendefinisian Ruang Lingkup dan Sasaran Pengerjaan
Dalam proses penyelenggaran pendidikan tinggi di kota palembang, kualitas kinerja perguruan tinggi swasta dapat dilihat dari beberapa ruang lingkup aspek antara lain:
1. Aspek Masukan
Aspek masukan meliputi proses Pendaftaran Calon Mahasiswa, Informasi Pendaftar, Peserta Ujian, Peserta Lulus Ujian, Manajemen Penilaian dan Cetak Hasil Ujian, Pengaturan Waktu Pendaftaran, Pengaturan Pilihan Prodi, Manajemen/Rekap Data Calon Mahasiswa, Cetak Formulir dan Kartu Ujian.
2. Aspek Proses
Pada aspek ini, yang menjadi fokus adalah kegiatan operasional akademik perguruan tinggi swasta yang ada dikota palembang seperti manajemen data referensi akademik, manajemen data akademik, manajemen dokumen cetak, manajemen konversi/import data, anjungan krs online mahasiswa, anjungan dosen, manajemen data referensi pembayaran, manajemen data pembayaran dan modul informasi eksekutif/pimpinan kampus
3. Aspek Keluaran
Lulusan yang telah dihasilkan oleh perguruan tinggi selanjutnya dimonitor kualitas kinerjanya, serta diperlukan kesadaran bagi alumni untuk menyampaikan feedback informasi kepada almamater. Dalam hal ini, perencanaan ditujukan pada proses pelaporan data alumni, cetak kartu alumni, khs, rekap biaya spp, pencarian alumni, informasi lowongan pekerjaan, informasi perusahaan tempat alumni bekerja, serta menu user alumni.
Sasaran pengerjaan di sesuaikan dengan visi yang akan di capai dari pemodelan sistem informasi dan teknologi informasi yaitu harus dapat menunjang pencapaian visi perguruan tinggi swasta yang ada dikota palembang. Oleh karena itu tujuan
PRAKTIK ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi
82 pembuatan model sistem akademik dirumuskan “Pemodelan sistem akademik yang terintegrasi didukung oleh teknologi informasi dengan tujuan mendukung pelaksanaan proses bisnis akademik dan administratif dalam bidang pendidikan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perguruan tinggi swasta di kota palembang”.7.2 Metodologi dan Alat yang digunakan
Metode yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan model Enterprise Architecture Planning, dengan tahapan perencanaan atau pengerjaan sebagai berikut : 1. Tahap pertama planning initiation yaitu, tahap yang mendefisikan tentang
pelaksanaan penelitian yang dilakukan dengan menggunakan pendekatan EAP.
2. Tahap kedua adalah business modeling yaitu, tahap menganalisis tentang bisnis yang dilakukan oleh perguruan tinggi swasta kota palembang yang berkaitan dengan bidang akademik, dengan menggunakan value chain analysis untuk proses bisnis utamanya.
3. Tahap ketiga adalah existing system and technology yang disebut dengan IRC yaitu mendeskripsikan informasi, sistem dan teknologi yang ada di perguruan tinggi swasta kota palembang khususnya yang berkaitan dengan bidang sistem akademik dan administrasi umum. Untuk menggambarkan proses bisnis beserta participant secara prosedural menggunakan UML dan activity diagram, alasannya karena akan dibuat programnya dengan sasarannya adalah software developer.
4. Tahap keempat adalah data architecture yaitu, tahap pendefinisian data yang akan digunakan oleh proses bisnis yang ada di perguruan tinggi swasta kota palembang khususnya yang berkaitan dengan bidang akademik dengan menggunakan E-R Diagram untuk menggambarkan relasi antar data.
5. Tahap kelima application architecture yaitu pendefinisian aplikasi atau sistem yang akan dibuat yang dikaitkan dengan penggunaan data yang didefinisikan sebelumnya.
6. Tahap keenam technology architecture yaitu tahap mendefinisikan teknologi yang mendukung aplikasi dan data yang digunakan.
7. Tahap ketujuh, yang akan dikerjakan adalah sampai kepada pemetaan roadmap implementasinya saja.
7.3 Perencanaan Team
Orang-orang yang terlibat dalam pengembangan model sistem akademik ini yaitu manager project yang berfungsi membangun model dengan deskripsi tugas sebagai sistem analys, perancangan sistem dan memimpin dan mengkordinasi seluruh kegiatan dari ruang lingkup perencanaan, sasaran, visi-misi, penentuan metodologi dan alat-alat yang digunakan, termasuk perencanaan tim, presentasi dan rencana kegiatan. Bekerja sama dengan perwakilan dari tiap-tiap perguruan tinggi swasta yang ada di kota palembang untuk menentukan model sistem akademik yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perguruan tinggi tersebut.
konsultasn 1 yang berfungsi membantu proses analisis kebutuhan data dalam pemodelan bisnis dan survei institusi (struktur organisasi, model fungsi bisnis awal
PRAKTIK ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi
83 dan perlengkapan model bisnis fungsional). Persiapan arsitektur data (pendefinisian entitas, diagram e-r, perancangan arsitektur data). Persiapan arsitektur aplikasi (pendefinisian aplikasi-aplikasi, analisis dampak, perancangan arsitektur aplikasi).konsultasn 2 membantu proses analisis kebutuhan data dalam pemodelan bisnis dan survei institusi (struktur organisasi, model fungsi bisnis awal dan perlengkapan model bisnis fungsional). Persiapan arsitektur teknologi (distribusi data dan aplikasi, perancangan arsitektur teknologi). Merancang arsitektur teknologi, dengan deskripsi tugas merancang jaringan untuk model sistem akademik yang ada di kota palembang.
7.4 Rencana Kegiatan
Langkah-langkah dalam perencanaan arsitektur enterprise ini antara lain Inisiasi perencanaan, Identifikasi objek, Pemodelan bisnis, Penelitian sistem dan teknologi saat ini, Perencanaan arsiktektur data, Arsitektur aplikasi, Arsitektur teknologi, Perencanaan implementasi dan migrasi. Dari tahap-tahap yang dikemukakan oleh Steven Spewak (1992) ini, dikembangkan menjadi sebuah rencana kegiatan penelitian.
Ruang lingkup dan Sasaran Pengerjaan
Penentuan Metodologi
Penentuan Alat-alat
yang digunakan Perencanaan Tim Rencana Kegiatan
Katalog Sumber Daya Informasi
(IRC)
Skema Sistem Struktur Organisasi
& Survei Institusi
Model Fungsi Bisnis Awal
Bagan Hirarki fungsi Bisnis 1. Inisiasi Perencanaan
3. Sistem dan Teknologi Saat Ini
Pendefinisian Entitas Diagram E-R
Matriks Pemetaan Entitas Data dan Fungsi Bisnis 4. Arsitektur Data
Pendefinisian
Aplikasi Daftar Aplikasi
Matriks Relasi Aplikasi terhadap
Fungsi Bisnis 5. Arsitektur Aplikasi
Distribusi Data/
Aplikasi
Dokumen Arsitektur Teknologi 6. Arsitektur Teknologi
Rencana Implementasi
2. Pemodelan Bisnis dan Survei Institusi
Gambar 7.1. Bagan Rencana Kerja/Kegiatan
PRAKTIK ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi
84PRAKTIK ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING