KEGIATAN PENILAIAN

PENILAIAN KINERJA PENGELOLAAN HUTAN LESTARI

IV. KEGIATAN PENILAIAN

1. PERMOHONAN PENILAIAN

a. Auditi mengajukan surat permohonan penilaian kinerja PHL kepada LPVI dengan tembusan (tanpa lampiran) kepada Direktur, Kepala Dinas Provinsi dan Kepala Balai.

b. Surat permohonan dilampiri copy:

1) SK PBPH

2) SK Pengesahan RKUPH Periode Berjalan 3) S-PHL atau S-Legalitas (jika pernah memiliki)

4) Pakta Integritas Jaminan Kebenaran Data Audit yang Diberikan yang ditandatangani Direksi PBPH

5) Data atau informasi lainnya yang dibutuhkan LPVI untuk proses sertifikasi.

c. LPVI melakukan kajian terhadap data dan informasi sesuai surat permohonan untuk memastikan:

1) LPVI memiliki akreditasi untuk melakukan sertifikasi sesuai ruang lingkup sertifikasi yang dimohon auditi;

2) Dalam hal PBPH terintegrasi dengan POKPHH maka LPVI harus memiliki akreditasi untuk ruang lingkup sesuai butir 1 ditambah dengan ruang lingkup VLHH pada PBPHH;

3) Data dan informasi yang dibutuhkan untuk proses sertifikasi telah

lengkap;

L1.3. - 4

4) Jika pernah memiliki S-PHL atau S-Legalitas, auditi telah menyelesaikan seluruh temuan ketidaksesuaianya, baik dari LPVI sebelumnya maupun yang terkait dengan tindak lanjut surat keluhan dari Pemantau Independen atau Kementerian LHK atau pemerintah daerah; dan

5) Auditi tidak memilki konflik kepentingan dengan LPVI.

d. LPVI membuat kontrak kerja dengan Auditi untuk jangka waktu selama 1 (satu) rotasi sertifikasi atau selama 6 (enam) tahun.

2. PERENCANAAN PENILAIAN a. Persiapan

1) Perekrutan dan mobilisasi Tim Audit

a. LPVI menetapkan Auditor sesuai dengan persyaratan dan kompetensinya.

b. LPVI menyelesaikan urusan kontrak kerja dengan Auditor, memastikan kemampuan, menyiapkan protokol kerja internal tim, dan menyelesaikan asuransi jaminan keselamatan Tim Audit.

c. LPVI menjamin bahwa Auditor berada pada tempat dan waktu sesuai dengan jadwal kerja.

d. Dalam hal 1 (satu) unit PBPH memiliki lebih dari 1 (satu) unit kelestarian, jumlah tim audit menyesuaikan kebutuhan dengan mempertimbangkan luas, sebaran lokasi geografis, volume data, keterjangkauan lokasi/aksesbilitas dan tata waktu pelaksanaan penilaian.

e. Dalam hal 1 (satu) unit PBPH terintegrasi dengan Persetujuan Operasional Kegiatan Pengolahan Hasil Hutan (POKPHH), maka susunan tim ditambah dengan auditor yang memiliki kompetensi verifikasi legalitas hasil hutan di Industri.

2) Logistik

a. LPVI menyiapkan pendanaan dalam jumlah yang mencukupi

kebutuhan pelaksanaan kerja Auditor.

b. LPVI menyediakan kebutuhan administrasi dan peralatan kerja, termasuk fasilitas teknologi remote audit untuk kelancaran kerja Auditor.

3) Rencana Audit

a. LPVI menetapkan metode audit secara onsite atau remote audit dengan ketentuan:

(1) Audit dilakukan secara onsite pada kondisi normal dan tidak terjadi kedaruratan.

(2) Dalam kondisi terjadi kedaruratan yang ditetapkan oleh pemerintah atau pemerintah daerah sesuai Undang-undang dapat dilakukan audite secara onsite atau remote berdasarkan hasil analisis risiko.

b. Dalam hal lokasi audit termasuk zona kedaruratan, maka perlu dilakukan analisis risiko audit dan mitigasinya yang dapat menjamin seluruh tahapan kegiatan audit dan pelaksanaan penilaian atau verifikasi dokumen beserta implementasinya dapat dilaksanakan sesuai pedoman penilaian kinerja PHL.

c. Dalam hal hasil analisis risiko audit ditetapkan harus dilaksanakan secara remote audit, maka harus memenuhi persyaratan-peryaratan sebagai berikut:

(1) Bukan merupakan LPVI yang mengajukan akreditasi awal.

(2) Bukan merupakan kegiatan audit dalam rangka sertifikasi awal.

(3) LPVI memiliki prosedur remote audit berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kementerian.

(4) LPVI melakukan mitigasi risiko dengan memperhatikan prinsip kredibilitas SVLK.

(5) LPVI dan auditi membuat Pakta Integritas.

d. LPVI menyampaikan surat permohonan pemberitahuan kepada

Direktur untuk diterbitkan surat pemberitahuan audit kinerja

PHL kepada Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai, dan/atau

L1.3. - 6

SKPD terkait selambat lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit kinerja PHL. Surat permohonan pemberitahuan LPVI mencantumkan antara lain rencana waktu pelaksanaan audit kinerja PHL, metode pelaksanaan audit, susunan tim auditor, riwayat 3 penilaian terakhir dan nomor register kompetensi serta status auditor LPVI.

e. Penyampaian Pemberitahuan pada huruf d dapat dilakukan oleh LPVI secara elektronik dengan mengisi Form pemberitahuan pada Aplikasi yang ditetapkan.

f. Berdasarkan huruf e Direktur menerbitkan surat pemberitahuan pelaksanaan audit kinerja secara online kepada Kepala Dinas Provinsi, Kepala Balai dan/atau SKPD terkait untuk diberikan pelayanan serta dipantau secara administrasi.

Surat pemberitahuan diterbitkan selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja sejak surat permohonan pemberitahuan diterima.

g. Penerbitan surat pemberitahuan huruf f dapat dilakukan secara otomasi sistem pada aplikasi yang ditetapkan.

h. Dalam hal terdapat perubahan rencana audit kinerja PHL sebagaimana dimaksud huruf d, LPVI wajib menyampaikan perubahan rencana dan Direktur menerbitkan surat revisi pengantar pelaksanaan audit.

i. Dalam hal tidak ada penerbitan surat pemberitahuan, Kepala Dinas Provinsi dan Kepala Balai tidak memberikan pelayanan j. Apabila Direktur tidak menerbitkan surat pemberitahuan

dimaksud huruf i, Direktur dapat menerbitkan surat kepada LPVI yang menjelaskan alasan tidak diterbitkannya surat pemberitahuan.

k. Direktur memfasilitasi hak akses LPVI untuk mencetak

penerbitan surat pemberitahuan audit kepada Kepala Dinas

Provinsi, dan Kepala Balai.

l. Apabila Aplikasi yang ditetapkan belum tersedia, maka penerbitan surat pemberitahuan oleh Direktur dilakukan secara manual.

m. Dalam hal LPVI telah menyampaikan surat pemberitahuan secara lengkap yang dibuktikan dengan tanda terima, namun Direktur belum menerbitkan surat pemberitahuan sebagaimana tata waktu pada huruf i, LPVI menyampaikan salinan surat permohonan sebelumnya dilengkapi dengan bukti tanda terima dan diterbitkan kembali tanda terima oleh Direktorat yang fungsinya dipersamakan dengan surat pemberitahun pelaksanaan audit.

3. PELAKSANAAN PENILAIAN a. Audit Tahap I

Tim Audit melaksanakan audit tahap I sesuai dengan rencana audit yang telah ditetapkan, meliputi kegiatan berikut:

1) Melakukan verifikasi dokumen wajib (antara lain SK. PBPH (dh.

IUPHHK), Dokumen Lingkungan Hidup, Dokumen Tata Batas, Dokumen RKUPH, minimal 6 Dokumen RKTPH terakhir, Dokumen Rencana Pemulihan ekosistem Gambut untuk PBPH pada ekosistem Gambut, IHMB, Citra Satelit liputan 2 tahun terakhir).

Untuk auditi yang masih berumur < 6 tahun, harus tersedia RKTPH 3 tahun terakhir atau sesuai dengan kondisi data dan informasi terakhir dari auditi.

2) Mempelajari kondisi lapangan auditi.

3) Melakukan diskusi dengan auditi untuk menentukan kesiapan audit tahap II.

4) Mengumpulkan informasi penting terkait lingkup sertifikasi PHL,

antara lain berkonsultasi dengan Direktur dan/atau bidang yang

terkait untuk memperoleh informasi penting misalnya surat

L1.3. - 8

peringatan yang berkaitan dengan pemenuhan atau pelaksanaan kewajiban auditi.

5) Menentukan metodologi penilaian.

6) Mengkaji alokasi sumber daya untuk pelaksanaan audit tahap II dan persetujuan auditi mengenai rincian audit tahap II.

7) Semua tahapan Audit Tahap I disajikan dalam dokumen rencana kerja audit.

b. Audit Tahap II

1) Koordinasi Dengan Instansi Kehutanan

a. Tim Audit berkoordinasi dengan Dinas Provinsi dan Balai. Tim Audit dapat berkoordinasi dengan Balai yang menangani kawasan hutan untuk melengkapi data dan informasi. Sebelum penilaian lapangan, tim menyampaikan rencana pelaksanaan penilaian dan meminta informasi tambahan terkait dengan kondisi auditi yang akan dinilai. Setelah selesai pelaksanaan penilaian lapangan, tim menyampaikan bahwa penilaian lapangan telah selesai dan meminta informasi yang kurang lengkap.

b. Kepala Balai melakukan pengecekan kesesuaian Tim Audit LPVI dengan yang tercantum dalam surat pemberitahuan Direktur, dan melaporkan secara tertulis kepada Direktur apabila tidak sesuai.

c. Dalam hal Balai dan Balai yang menangani kawasan hutan tidak berkedudukan di provinsi tempat pelaksanaan penilaian kinerja, koordinasi dilakukan secara online.

d. Biaya koordinasi tidak dibebankan kepada LPVI.

e. Tim audit mencatat/mendokumentasikan hasil pertemuan

koordinasi pada sebelum dan sesudah penilaian kinerja PHL,

dilengkapi daftar hadir, dan menindak lanjuti masukan dari

instansi kehutanan.

2) Konsultasi Publik

Untuk menampung aspirasi, saran dan masukan terkait kegiatan operasional auditi, LPVI wajib melakukan konsultasi publik sebagai berikut:

a. LPVI wajib mengumumkan rencana penilaian yang diunggah pada website Kementerian LHK (www.silk.menlhk.go.id) selambat-lambatnya 14 hari kalender sebelum pelaksanaan kegiatan audit.

b. LPVI mengumumkan rencana pelaksanaan penilaian kinerja PHL di website LPVI lambatnya 14 (empat belas) hari kalender sebelum penilaian.

c. LPVI menyampaikan surat pemberitahuan rencana penilaian kinerja PHL kepada PI, terkait identitas auditi, jenis kegiatan audit penilaian kinerja PHL, waktu pelaksanaan, susunan tim auditor, metode audit dan kriteria penilaian yang digunakan.

d. Tim Audit mengadakan rapat konsultasi publik dengan perwakilan masyarakat setempat di sekitar lokasi areal kerja auditi dan pihak terkait lainnya termasuk di dalamnya Pemantau Independen, sekurang-kurangnya sebanyak 1 (satu) kali.

e. Tim Audit wajib mendokumentasikan kegiatan konsultasi publik dalam bentuk berita acara dan disertai daftar kehadiran peserta.

f. Kepala Balai memantau konsultasi publik, dan melaporkan secara tertulis kepada Direktur apabila LPVI tidak melakukan konsultasi publik.

3) Pertemuan Pembukaan

a. Pertemuan Pembukaan adalah pertemuan antara Tim Audit

dengan auditi yang bertujuan untuk memberikan penjelasan

mengenai tujuan, ruang lingkup, jadwal, metodologi dan

prosedur penilaian, serta meminta surat kuasa dan/atau surat

tugas Manajemen Representatif.

L1.3. - 10

b. Dari pertemuan tersebut diharapkan ketersediaan, kelengkapan dan transparansi data yang dibutuhkan oleh Tim Audit dapat dipenuhi oleh auditi.

c. Hasil pertemuan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Pembukaan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Pembukaan.

4) Verifikasi Dokumen dan Observasi Lapangan

a. Verifikasi dokumen adalah kegiatan yang dilakukan oleh Tim Audit untuk menghimpun, mempelajari data dan dokumen auditi, dan menganalisis kesesuaiannya dengan norma/

persayaratan dalam standar penilaian kinerja PHL dan standar VLHH.

b. Dalam hal PBPH terintegrasi dengan POKPHH, maka standar dan pedoman penilaian menggunakan standar sebagaimana lampiran 1.1. atau lampiran 1.2., lampiran 2.1. atau lampiran 2.2., dan lampiran 3.1.

c. Observasi lapangan dilakukan melalui pemeriksaan terhadap fisik hasil kegiatan sesuai dokumen/pelaporan yang dibuat auditi, baik secara keseluruhan atau melalui sampling sesuai ketentuan uji petik yang telah ditetapkan dalam pedoman/petunjuk teknis, atau sesuai dengan SOP yang ditetapkan oleh LPVI dengan mempertimbangkan jumlah populasi, waktu, SDM, dan kondisi lapangan.

d. Verifikasi dan observasi lapangan dilakukan paling lama 21 (dua puluh satu) hari kalender, dan diakhiri dengan Pertemuan Penutupan.

5) Pertemuan Penutupan

a. Pertemuan Penutupan adalah pertemuan antara Tim Audit

dengan auditi untuk memaparkan hasil penilaian sementara

dan melakukan konfirmasi hasil dan temuan di lapangan.

b. Hasil Pertemuan Penutupan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Penutupan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Penutupan. Dalam hal auditi tidak bersedia menandatangani BAP, tim auditor membuat Berita Acara Penutup.

c. Dalam hal terdapat temuan kekurangan/ketidakcukupan

data/dokumen, diselesaikan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari

kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan meliputi

penyampaian kekurangan data/ dokumen dan hasil evaluasinya

oleh auditor.