Salah satu aspek keberhasilan dalam manajemen informasi adalah pengolahan data.
Data yang dimasukkan ke dalam komputer jika tidak diolah tidak akan menjadi informasi.
Oleh sebab itu perlu ada usaha dalam mewujudkan informasi yang baik.
Adanya manajemen basis data menjabarkan kegiatan di pelayanan kesehatan secara detail. Misalnya dalam pendaftaran pasien rawat jalan terdapat upaya untuk mengumpulkan data pasien dengan cara mewawancarainya, dan memasukan ke dalam lembar pendaftaran, yang terdiri dari isian di bagian kolom nama, jenis kelamin, alamat, poliklinik yang dituju dll.
Kegiatan manajemen informasi tersebut bisa dilakukan di dalam komputer.
harapannya dengan diinput ke dalam komputer yang ditanam sebuh sistem aplikasi dapat mengkoneksikan antara bagian pendaftaran dengan poliklinik, tujuannya salah satu syarat informasi yang baik (tepat waktu) bisa terpenuhi. Setiap file-file komputer yang dimungkinkan dapat saling berinteraksi disebut basis data.
Struktur Basis Data
Jika kita melihat Kartu Identitas Berobat (KIB), di dalamnya setidaknya ada nama dan alamat, dan jika KIB itu sudah tertera nama dan alamat pasien maka itu pemilik KIB tersebut.
Pada struktur basis data nama dan alamat yang tadi disebutkan adalah data field (elemen data), kemudian diisi oleh pemilik KIB tersebut maka disebut record (rekaman) dan bentuk fisik dari KIB tersebut dinamakan file (berkas).
Bila kita definisikan elemen data merupakan bagian terkecil data yang tidak dapat dibagi lagi, dapat berupa nama, nomor rekam medis, alamat dan lain-lain. Dari beberapa elemen tersebut kemudian berkumpul menjadi satu membentuk rekaman. Rekaman tersebut berasa dari kumpulan elemen data yang merujuk pada satu objek data atau keguatan tertentu. Dicontohkan lagi pada seorang pegawai pendftaran rawat jalan yang mendaftarkan pasien, kemudian memasukkan semua yang menggambarkan pasien tersebut dalam sebuah rekaman.
Rekaman tersebut dikumpulkan menjadi file atau berkas. Misalnya, pendaftaran pasien tersebut dikumpulkan menjadi berkas data kunjungan pasien pada waktu itu. Atau setiap data demografi itu dikumpulkan menjadi satu kesatuan menjadi data domografi pasien.
Ketika berkas / file itu sudah terkumpul dan dapat saling berinteraksi antar satu sama lain maka disebut basis data (database). Misalnya, file demografi pasien dihubungkan dengan file poliklinik dan file pembayaran, maka dapat menjadi sebuah basis data.
Keadaan tersebut akan berbeda dengan sistem informasi yang masih konvensional, karena berkas-berkas rekam medis yang telah diisi tidak bisa langsung dimanfaatkan informasinya.
Gambar 3.6sistematika penyimpanan data di dalam database
Gambar diatas menunjukan sistematika dari penyimpanan data di dalamdatabase.
Sehingga berkas-berkas dari unit pelayanan dapat saling berinteraksi.
Contoh dalam pembuatan Basis Data di rumah sakit
Sistem informasi rumah sakit digunakan untuk mempermudah dalam pengelolaan data pada rumah sakit. Sistem ini tentunya sudah menggunakan metode komputerisasi.
Karena dengan penggunakan metode komputerisasi, proses penginputkan data, proses pengambilan data maupun proses pengupdate data sangat mudah, cepat dan akurat.
Objek yang dipakai Petugas
Pasien Dokter Ruang
Penentuan entitas
▪ Petugas : Menyimpan informasi identitas dari petugas jaga
▪ Pasien : Menyimpan informasi identitas dari pasien
▪ Dokter : Menyimpan informasi identitas dari dokter
▪ Ruang : Menyimpan informasi identitas dari ruang
▪ Rawat inap : Menyimpan informasi apabila terdapat pasien yang perlu rawat inap Pembayaran : Menyimpan informasi dari administrasi pembayaran pasien
1. Petugas : kd_petugas char(10) primary key, nama_petugas alamat_petugas varchar(50), jam_jaga char(15)
varchar(30),
Teknologi Informasi Kesehatan I 99
2. Pasien : kd_pasien char(10) primary key, kd_dokte char(10) foreign key, nama_pasien varchar(30), alamat_pasien varchar(50), tanggal_datang char(15), keluhan varchar(50)
3. Dokter : kd_dokter char(10) primary key, nama_dokter varchar (30),alamat_dokter varchar(50), spesialisasi_dokter varchar(20) 4. Ruang : kd_ruang char(10) primary key, nama_ruang varchar(30),
nama_gedung varchar(30)
5. Rawat inap : kd_rawat_inap char(10) primary key , nama_pasien varchar(30) foreign key, kd_ruang varchar(30) foreign key
Pembayaran : kode_pembayaran char(10) primary key, kd_pasien char(10), kd_petugas char(10), jumlah_harga varchar(30)
Hubungan atau Relasi
Petugas melayani pembayaran pasien Tabel utama: petugas
Tabel kedua: pembayaran
Relationship: One-to-many (1:M)
Attribute penghubung: kd_petugas (FK kd_petugas di pembayaran ) Pasien membayar pada tabel pembayaran
Tabel utama: pasien Tabel kedua: pembayaran Relationship: One-to-one (1:1)
Attribute penghubung: kd_pasien (FK kd_pasien di pembayaran ) Dokter digunakan untuk pasien
Tabel utama: dokter Tabel kedua: pasien
Relationship: One-to-many (1:M)
Attribute penghubung: kd_dokter (FK nama_dokter di pasien ) Pasien melakukan rawat inap
Tabel utama: pasien Tabel kedua: rawat_inap Relationship: One-to-one (1:1)
Attribute penghubung: kd_pasien (FK kd_pasien di rawat_inap )
Ruang digunakan untuk rawat_inap Tabel utama: ruang
Tabel kedua: rawat_inap Relationship: One-to-one (1:1)
Attribute penghubung: kd_ruang (FK kd_ruang di rawat_inap)
Gambar 3.7Kardinalitas
Setelah dibuat kardinalitas maka akan dibuat sebuah relasi dari entitas yang sudah dibuat, agar nantinya dapat dibuat perintah pemograman yang bisa menghubungkan entitas tersebut secara keseluruhan
Gambar 3.8Entity Relationship Diagram
Dari contoh diatas maka basis data itu sudah dirancang dan dapat digunakan. Kenapa sih harus menggunakan basis data? Jawabannya adalah sebuh perbandingan bagaimana antara kegiatan organisasi yang belum menggunaan komputer sebagai alat untuk penunjang pelayanan, diantaranya:
Pengulangan data (duplikasi)
Data yang diinput akan ada pengulangan yang banyak, misalnya data demografi nama dan jenis kelamin kepunyaan pasien yang telah daftar di rawat jalan akan dimasukkan ke dalam: KIB, register pasien, dan setiap dokumen rekam medis lainnya. Maka duplikasi dari data demografi itu sangat banyak sekali. Masalah lain jika ada kesalan menulis atau tulisan tidak terbaca bisa jadi antara KIB yang didapatkan pertama kali daftar dengan resume pasien pulang bisa berbeda nama. Apalagi jika kesalahannya itu dalam membedakan pasien secara spesifik. Kesalahan menuliskan jenis kelamin bisa jadi salah tindakan, dan lain sebagainya.
Tidak seragamnya perekaman data
Keadaan ini sangat sering terjadi jika memasukkan data dengan cara manual. Misalnya nama pasien Muhamad akan banyak versinya, bisa Muhammad, Mohammad mochamad dan lain-lain. Hal itu terjadi ketika salah persepsi dari orang yang satu dengan orang yang lain. Tentu keadaan seperti ini tidak akan terjadi jika data tersebut dimasukkan ke dalam basis data.
Tidak konsistennya data
Ketidak konsistenan data dilihat dari bagaimana data tersebut berjalan, dari pertama kali masuk sampai keluar lagi sama. Jika di awal pendaftaran pasien namanya salah, kemudian dikoreksi di tengah pelayanan berlangsung, maka seharusnya data itu akan terkoreksi semuanya karena setidaknya ada tiga pengolahan data, yaitu tambah data (Add), ubah data (change), dan menghapus data (delete). Berbeda jika data tersebut diinput secara konvensional, yang terjadi adalah ketidaksamaan data, karena ketika pelayanan itu berlangsung kemudian nama yang salah dikoreksi, belum tentu semuanya nama pasien tersebut akan benar.
Seluruh kelemahan-kelemahan ini dapat dicari solusinya dengan mengorganisasikan penyimpanan data secara sistematik. Adanya basis data maka file tersebut diorganisir menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Jika data tersebut dibuat menjadi fisik tentunya letaknya file satu dengan yang lainnnya pasti saling berjauhan, tetapi secara logika file itu saling berintegrasi.
Pada penjelasan sebelumnya tentang perangkat lunak bahasa komputer dijelaskan tentang aplikasi yang berhubungan dengan bahasa komputer. perangkat lunak tersebut salah satunya adalah yang menangani pengolahan basis data yang disebut dengan Sistem Manajemen Basis Data / Database management system (DBMS). Pada modul berikutnya telah ada yang membahas database secara khusus dan terperinci.
Saudara mahasiswa, sebelum kita melanjutkan pada materi selanjutnya coba anda tuangkan pemahaman anda pada kolom dibawah, mengenai struktur basis data itu seperti apa? coba jelaskan dengan contoh yang anda pahami!