BAB III HASIL AKTUALISASI
A. Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi
1. Terlambatnya pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke unit rekam medis RSUD R.A.A. Tjokronegoro Purworejo Tahun 2022
Terlambatya pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke unit rekam medis ini tidak sesuai dengan kode etik ASN yaitu melaksanakan tugasnya dengan cermat dan disiplin. Selain itu, isu ini juga tidak sesuai dengan fungsi ASN yaitu pelaksana kebijakan publik. Dengan mengembalikan berkas rekam medis dengan terlambat, berarti tidak melaksanakan peraturan Kepmenkes RI No.129/Menkes/ SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
Menurut Kepmenkes RI No.129/Menkes/ SK/II/2008, standar pelayanan minimal pengembalian berkas rekam medis, baik berkas rekam medis rawat jalan, maupun rawat inap memiliki ketentuan yaitu harus dikembalikan pada unit rekam medis 24 jam setelah pasien selesai mendapatkan pelayanan medis. Sebagai contoh, apabila pasien pulang tanggal 27 April 2022 pukul 12.30 WIB, maka berkas tersebut harus dikembalikan maksimal pada tanggal 28 April 2022 Pukul 12.30
Pada pelaksanaannya rekam medis rawat inap dikembalikan lebih dari 24 jam setelah pasien pulang. Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap merupakan isu yang aktual, hal ini dibuktikan dengan resgister pengembalian pada bulan Maret 2022, dari 228 berkas rawat inap yang kembali di unit rekam medis, hanya 12 berkas yang kembali tepat waktu yaitu kurang dari 24 jam.
Isu ini juga merupakan isu yang problematik, karena memiliki dampak terhadap kegiatan – kegiatan lain di unit rekam medis. Dampak – dampak tersebut meliputi :
a. Terhambatnya coding penyakit dan tindakan
Saat berkas rekam medis terlambat dalam pengembalian, maka kegiatan coding penyakit dan tindakan akan terhambat.
Terutama berkas pasien rawat inap yang pulang pada akhir bulan.
Idealnya, kodefikasi penyakit dan tindakan selesai dilakukan tanggal 5 bulan berikutnya, karena tanggal 10 merupakan deadline
pengiriman laporan morbiditas dan mortalitas. Namun, karena pengembalian berkas rekam medis rawat inap seringkali terlambat, menyebabkan target penyelesaian kodefikasi tidak tercapai.
b. Terhambatnya kegiatan analisis kuantitatif
Persentase kelengkapan berkas rekam medis merupakan salah satu indikator mutu peyalanan unit rekam medis. Dengan terlambatnya pengembalian berkas rekam medis rawat inap, maka kegiatan analisis kuantitatif akan terhambat. Hal ini dikarenakan, laporan kelengkapan yang harusnya dilaporkan pada awal bulan selanjutnya belum dapat diaktualisasikan karena berkas belum kembali.
c. Terhambatnya kegiatan pelaporan
Dalam unit rekam medis, terdapat beberapa laporan, seperti laporan kunjungan, laporan morbiditas dan mortalitas yang dilaporkan ke Kemenkes, dan laporan mutu pelayanan unit rekam medis yang dilaporkan ke Tim Mutu Rumah Sakit. Terlambatnya pengembalian berkas rekam medis rawat inap menghambat laporan morbiditas dan mortalitas, dan laporan mutu pelayanan unit rekam medis. Hal ini dikarenakan kegiatan yang mendukung suksesnya laporan tersebut juga terhambat seperti kegiatan coding dan analisis kuantitatif. Apabila pelaporan sampai terhambat dan telat dalam pengiriman, hal ini akan mencoreng nama baik rumah sakit dan kredibelitasnya akan dipertanyakan.
d. Penumpukan berkas rawat inap yang belum diklaimkan pada akhir bulan
Pengiriman klaim BPJS memiliki deadline maksimal tanggal 10 pada bulan berikutnya. Sebagai seorang perekam medis, harus menyediakan berkas klaim yang lengkap. Apabila berkas rekam medis dikembalikan secara serentak (langsung banyak) karena terlambat, maka akan menyusahkan petugas rekam medis. Bahkan, terkadang ada yang baru dikembalikan tanggal 7-9, sangat mepet dengan deadline pengiriman berkas klaim. Hal ini menyebabkan penyiapkan berkas klaim dilakukan sampai harus melewati batas jam pulang kantor.
e. Saat pasien kontrol rawat jalan, dokter terkadang tidak dapat meminjam berkas rekam medis rawat inapnya, karena berkas tersebut belum dikembalikan oleh bangsal.
Adapun, dilihat dari dampak yang sudah dijelaskan, maka dapat dilihat pula pihak-pihak yang terkena dampak tersebut, yaitu petugas coder, petugas analisis kuantitatif, petugas klaim, petugas pelaporan, dan dokter di poliklinik. Hal ini menunjukan bahwa isu ini masuk pada kriteria kekhalayakan.
Dari deskripsi di atas, dapat disimpulkan bahwa isu ini memenuhi aspek Aktual, Problematik, dan Kekhalayakan. Oleh karena itu isu ini layak, logis dan relevan untuk didalami dan ditemukan solusinya. Hal ini dikarenakan jika isu ini tidak ditangani, maka akan menyebabkan dampak yang lebih komplek lagi.
2. Analisis penyebab masalah
Fishbone Diagram “Terlambatnya Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD R.A.A. Tjokronegoro Purworejo Tahun 2022”
Mileu Methode
Material Man
Petugas bangsal kurang memahami SOP
PPA kurang disiplin dalam mengisi rekam medis
Petugas bangsal terkadang lupa tanggal pulang pasien
Belum ada administator bangsal
Rekam medis masih manual
Rekam medis belum lengkap
SOP sulit dipahami
Pelaporan Mutu belum dilakukan secara rutin
belum ada sosialisasi terkait pengembalian berkas rekam medis Belum ada sistem
reward and punissment terkait pengembalian rekam medis rawat inap
Karena belum ada tanggal masuk dan pulang di map rekam medis
SDM tidak mencukup i
Tidak ada sistem reward & punishment Bahasa SOP terlalu melebar
PPA kurang disiplin dalam mengisi rekam medis
Belum cukup siap untuk beralih ke rekam medis elektronik
Bahasa SOP terlalu melebar
Kekurangan tenaga rekam medis khusus pelaporan
Terlambatnya Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD R.A.A.
Tjokronegoro Purworejo Tahun 2022
Petugas bangsal belum memahami pentingnya
mengembalikan tepat waktu
3. Rencana Kegiatan
Berdasarkan analisis fishbone diagram yang telah dilakukan, terdapat empat rencana kegiatan sebagai usaha untuk menyelesaikan masalah isu terlambatnya pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD R.A.A. Tjokronegoro Purworejo. Rencana kegiatan tersebut yaitu :
a. Revisi dan sosialisasi SOP pengembalian berkas rekam medis b. Pembuatan poster mengenai pentingnya pengembalian berkas
rekam medis rawat inap secara tepat waktu c. Revisi design map berkas rekam medis rawat inap
d. Mengukur ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap
4. Perubahan
a. Tanggal pelaksanaan kegiatan 1 sebelumnya direncanakan dari tanggal 31 Mei - 9 Juni 2022, pada pelaksanaannya dilaksanakan dari tanggal 31 Mei - 8 Juni 2022. Hal ini dikarenakan ada 3 tahapan yang seharusnya dilakukan selama 2 hari, namun bisa dilakukan menjadi 1 hari.
b. Tanggal pelaksanaan kegiatan 3 sebelumnya direncanakan dari tanggal 18 Juni - 25 Juni 2022, pada pelaksanaannya dilaksanakan dari tanggal 20 Juni – 23 Juni 2022. Hal ini dikarenakan proses pembuatan design map rekam medis dapat dilakukan lebih cepat dari target rancangan.
c. Tanggal pelaksanaan kegiatan 4 sebelumnya direncanakan dari tanggal 31 Mei - 8 Juli 2022, pada pelaksanaannya dilaksanakan dari tanggal 31 Mei - 7 Juli 2022. Hal ini dikarenakan analisis data dilakukan pada hari minggu di rumah. Pada rancangan hal ini dilakukan di hari kerja.
d. Pada kegiatan 4, sebelumnya tahapan pembuatan laporan direncanakan dilakukan setelah pemberian hasil analisis data pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke petugas bangsal.
pada pelaksanaannya, kedua tahapan tersebut dibalik. Hal ini dikarenakan , petugas bangsal akan lebih mudah memahami laporan yang sudah jadi daripada hanaya memahami hasil analisis yang belum ada gambar grafiknya.
5. Rekapitulasi Kegiatan
Tabel 3. 1 Rekapitulasi Kegiatan Aktualisasi
No. Kegiatan Tahapan Output Kendala Cara Mengatasi
Revisi dan sosialisasi SOP pengembalian berkas rekam medis
Konsultasi dengan mentor Saran, masukan, dan dukungan dari mentor
a. Saat sosialisasi, ada kepala ruang yang tidak dapat hadir
b. Ada yang kesulitan dalam membuka kuis pre test dan post test
a. Kepala ruang yang tidak dapat menghadiri
sosialisasi, dapat mewakilkan petugas bangsal yang lain.
b. Peserta sosialisasi lain membantu membukakan link kuis pre-test dan post test
Mempelajari SOP yang sudah ada
Ditemukannya kekurangan- kekurangan SOP
Diskusi dengan teman sejawat Saran dan masukan dari teman sejawat
Melakukan revisi SOP Tersedianya draft SPO pengembalian berkas rekam medis yang sudah direvisi SOP diserahkan ke bagian
sekretariat untuk disahkan
Tersedianya SPO yang telah disahkan
Menyusun jadwal sosialisasi, materi, undangan, daftar hadir, dan notulen
Tersedianya jadwal sosialisasi, materi, undangan, daftar hadir, dan notulen
Sosialisasi SOP Peserta sosialisasi dapat memahami alur mengenai pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Menyebarluaskan SOP yang sudah terkendali
Tersebarnya SOP
pengembalian berkas rekam medis di setiap bangsal rawat inap RSUD R.A.A.
Tjokronegoro Purworejo
Pembuatan poster mengenai pentingnya pengembalian berkas rekam medis rawat inap secara tepat waktu
Konsultasi dengan mentor Saran, masukan, dan dukungan dari mentor
a. Penulis belum terlalu lancar mengoperasikan aplikasi gravit
a. Penulis meminta bantuan orang yang bisa
mengoperasikan aplikasi gravit untuk mengajari
bagaimana membuat poster Koordinasi dengan teman
sejawat terkait materi poster
Saran dan masukan dari teman sejawat
Mencari referensi dan konsep poster
Tersedianya materi pembuatan poster
Mendesain poster Tersedianya design poster Menyebarluaskan poster di
setiap bangsal
Tersebarnya poster di setiap bangsal
Revisi design map berkas rekam medis rawat inap
Konsultasi dengan mentor Saran, masukan, dan dukungan dari mentor
a. Penulis belum lancar
menggunakan aplikasi gravit b. Pihak sekretariat
pada awalnya sempat tidak menyetujui
penambahan item tanggal masuk dan tanggal pulang dikarenakan
menambah beban pekerjaan petugas bangsal
a. Penulis meminta bantuan orang yang ahli
mengoperasikan aplikasi gravit untuk mengajari
bagaimana revisi design map rekam medis rawat inap b. Penulis
mengomunikasikan dengan koordinator bangsal dan kepala seksi keperawatan dan akhirnya diizinkan.
Koordinasi dengan teman sejawat terkait design map rekam medis rawat inap
Saran dan masukan dari teman sejawat
Mencari referensi dan konsep map rekam medis
Tersedianya materi untuk revisi design map rekam medis
Melakukan revisi design map rekam medis rawat inap
Adanya design baru map rekam medis rawat inap Mengajuan permintaan cetak
jika stok map lama sudah menipis
Terajukannya design map rekam medis rawat inap yang baru untuk masuk dalam antrean cetak
Mengukur ketepatan pengembalian
Konsultasi dengan mentor Saran, masukan, dan dukungan dari mentor
a. Pada tanggal 2 Juli, masih ada 12 berkas rawat inap
a. 12 berkas yang belum kembali dianggap tidak Mengisi register pengembalian Tercatatnya pengembalian
berkas rekam medis rawat inap
setiap petugas bangsal mengembalikan berkas rekam medis rawat inap
berkas rekam medis pada register di SIMRS
Juni 2022 yang belum dikembalikan
kembali tepat waktu dan tidak dihitung dalam perhitungan rata-rata
pengembalian berkas rekam medis Menarik data rekapitulasi
pengembalian berkas rekam medis rawat inap dalam satu bulan
Tersedianya data rekapitulasi pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Menganalisis hasil kepatuhan pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Tersedianya dokumen hasil analisis kepatuhan pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Menyusun laporan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Tersedianya laporan pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Memberikan hasil analisis pada setiap bangsal dan menjelaskannya
Petugas bangsal
mengetahui rata-rata pengembalian berkas rekam medis rawat inap