PENUTUP

8.1 KETENTUAN REVISI PEDOMAN KELEMBAGAAN PEMBINA

Sebagai dokumen yang bersifat dinamis dan adaptif, Pedoman Kelembagaan Pembina Yayasan Potensi Indonesia Sejahtera Jawa Barat (Y-PIS JABAR) ini dapat di revisi, disempurnakan, atau diperbaharui sesuai dengan perkembangan organisasi, perubahan peraturan perundang-undangan, serta kebutuhan strategis yayasan di masa mendatang.

Namun demikian, revisi terhadap pedoman ini harus mengikuti mekanisme yang terstruktur, sah, dan transparan, agar tetap menjunjung prinsip tata kelola kelembagaan yang baik serta menjaga legitimasi dokumen di mata seluruh organ yayasan dan pemangku kepentingan.

📘 A. Prinsip Umum Revisi

1. Berbasis Evaluasi dan Kebutuhan Aktual

– Revisi dilakukan berdasarkan hasil refleksi tahunan, audit kelembagaan, atau dinamika strategis yang mendesak

2. Kolektif dan Kolegial

– Usulan perubahan harus dibahas dalam forum resmi Pembina dan disepakati secara bersama

3. Terdokumentasi dan Terlacak

– Setiap revisi harus ditandai dengan nomor versi, tanggal berlaku, dan log perubahan (revisi log)

4. Sesuai AD/ART

– Tidak boleh bertentangan dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Yayasan

📘 B. Prosedur Revisi Pedoman

Tahapan Penjelasan

1. Usulan Revisi Dapat diajukan oleh Pembina, Pengawas, atau Pengurus kepada Ketua Pembina

2. Pembahasan Kolektif Dilakukan dalam rapat resmi Pembina dengan memperhatikan masukan seluruh anggota 3. Pengesahan

Perubahan Diputuskan melalui quorum Pembina dan dituangkan dalam SK serta berita acara

4. Distribusi Versi Baru Diedarkan kepada seluruh organ yayasan dan diunggah ke SIM Y-PIS 5. Arsip Revisi Versi sebelumnya tetap diarsipkan sebagai bagian dari dokumentasi

kelembagaan

📘 C. Penanda Versi dan Riwayat

Setiap versi revisi diberi keterangan sebagai berikut:

 Kode Versi: PKP–YY/MM–R(X)

 Contoh: PKP–25/06–R1 (Pedoman Kelembagaan Pembina, Juni 2025, Revisi ke-1)

 Lampiran Riwayat Perubahan: Disertakan sebagai bagian dari dokumen, mencantumkan bagian yang diubah dan alasan revisinya

Pedoman kelembagaan yang baik bukan yang statis, melainkan yang mampu merespons zaman tanpa kehilangan nilai dasarnya. Maka, menjaga kualitas pedoman berarti juga menjaga arah, integritas, dan kesinambungan kepemimpinan Pembina di Y-PIS JABAR.

8.2 KEBERLAKUAN DAN SOSIALISASI PEDOMAN

Pedoman Kelembagaan Pembina ini mulai berlaku secara resmi sejak tanggal ditetapkan oleh forum Pembina dan disahkan melalui Surat Keputusan Pembina Yayasan Potensi Indonesia Sejahtera Jawa Barat (Y-PIS JABAR). Dokumen ini menjadi acuan normatif, etik, dan operasional bagi seluruh Pembina dalam menjalankan perannya secara bertanggung jawab, terarah, dan sesuai nilai-nilai yayasan.

Keberlakuan pedoman ini bersifat mengikat bagi semua Pembina aktif, serta menjadi referensi utama dalam setiap pengambilan kebijakan, forum evaluasi, penyusunan program, maupun pengembangan organisasi pada tingkatan strategis.

📘 A. Tanggal dan Status Keberlakuan

 Ditetapkan oleh: Forum Resmi Pembina Y-PIS JABAR

 Disahkan melalui: Surat Keputusan Pembina Nomor: [•••]

 Tanggal berlaku efektif: [Tanggal Pengesahan]

 Status: Dokumen Lembaga Resmi (Versi 1.0 atau Revisi ke-X)

📘 B. Proses Sosialisasi dan Internalisasi

Agar dokumen ini tidak hanya sah secara administratif, tetapi juga dipahami, dimiliki, dan dijalankan secara kolektif, maka akan dilakukan proses sosialisasi dan internalisasi pedoman melalui:

Kegiatan Sosialisasi Penjelasan

Distribusi Digital & Cetak Dokumen dibagikan dalam format PDF dan cetak ke seluruh Pembina

& Sekretariat Forum Orientasi Pembina

Baru Disampaikan sebagai materi wajib dalam pengenalan dan pelatihan Pembina

Diskusi Reflektif Internal Forum terbatas untuk memahami nilai dan praktik penerapan pedoman

Integrasi ke SIM Y-PIS Tersedia di Modul Pembina dengan fitur log versi dan form pelaporan

📘 C. Peneguhan Nilai dan Komitmen Setiap Pembina yang aktif akan:

 Menandatangani Formulir Pernyataan Kepatuhan Pedoman

 Menyimpan dan merujuk pada dokumen ini dalam seluruh aktivitas keorganisasian

 Berpartisipasi aktif dalam menjaga kualitas implementasi pedoman ini di seluruh forum Pembina

Dengan diberlakukannya pedoman ini, diharapkan seluruh Pembina dapat menjadikan nilai, prinsip, dan mekanisme yang tertuang di dalamnya sebagai

panduan dalam bertindak, mengambil keputusan, dan menjaga marwah kelembagaan secara berkelanjutan.

8.3 LAMPIRAN TERKAIT (SK, FORMAT RAPAT, TEMPLATE PENILAIAN) Sebagai bagian dari implementasi operasional dan administratif, berikut ini adalah lampiran-lampiran penting yang menyertai Pedoman Kelembagaan Pembina Y-PIS JABAR. Lampiran ini disediakan untuk memastikan bahwa seluruh proses pengangkatan, rapat, dokumentasi, dan evaluasi dapat berjalan secara standar, efisien, dan terdokumentasi dengan baik.

📘 A. Surat Keputusan dan Penugasan 1. SK Pengangkatan Pembina

Format resmi Surat Keputusan untuk pengangkatan anggota Pembina Yayasan.

2. SK Penetapan Pedoman Kelembagaan Pembina

Digunakan untuk mengesahkan berlakunya pedoman ini secara hukum.

3. SK Tugas Tim Pendamping atau Konsultan Strategis

Template SK untuk pihak eksternal yang ditugaskan oleh Pembina.

📘 B. Format dan Notulensi Rapat 4. Format Undangan Rapat Pembina

Contoh surat undangan resmi beserta daftar agenda.

5. Berita Acara Rapat Pembina

Template berita acara yang mencakup waktu, peserta, keputusan, dan hasil diskusi.

6. Format Daftar Hadir Rapat Pembina

Lembar hadir manual/digital yang memuat nama, jabatan, tanda tangan.

7. Format SK Keputusan Rapat Pembina

Format surat keputusan hasil rapat kolektif Pembina.

📘 C. Template Penilaian dan Etika 8. Formulir Pakta Integritas Pembina

Berisi komitmen terhadap nilai amanah, akuntabilitas, dan independensi.

9. Formulir Deklarasi Konflik Kepentingan

Diisi setiap tahun oleh Pembina sebagai wujud transparansi personal.

10.Template Penilaian Kinerja Internal Pembina

Alat bantu evaluasi kolektif atau mandiri (self–assessment) tahunan.

11.Format Refleksi Nilai & Perilaku Etik

Lembar refleksi kualitatif yang mendukung budaya evaluatif dan pengembangan diri.

📘 D. Arsip, Versi, dan Pelaporan 12.Log Revisi Dokumen & Riwayat Versi

Catatan historis perubahan isi pedoman secara berkala.

13.Formulir Upload Keputusan ke SIM Y-PIS

Template isian untuk mendokumentasikan hasil rapat dan SK ke dalam sistem informasi yayasan.

14.Checklist Dokumentasi Pembina

Lembar cek kelengkapan administratif Pembina: SK, pakta integritas, evaluasi, dan kehadiran.

Lampiran-lampiran ini menjadi perangkat administratif yang wajib digunakan dan dipelihara dengan standar yang sama di seluruh level kepemimpinan yayasan.

Dengan adanya kelengkapan ini, tugas Pembina tidak hanya berjalan efektif, tapi juga dapat dipertanggungjawabkan secara tertulis dan institusional.

📘 Matriks Dokumen Penunjang

Pedoman Kelembagaan Pembina Y-PIS JABAR No. Nama Dokumen Fungsi /

Kegunaan Penanggung

Jawab Frekuensi

Pembaruan Keterangan

1 Surat Keputusan (SK) Pengangkatan Pembina

Legalitas dan pengesahan resmi Pembina

Ketua Pengurus /

Notaris

Jika ada perubahan

Diunggah ke SIM Y-PIS dan arsip fisik

2 Pakta Integritas & Komitmen Etis Pembina

Komitmen moral dan etika dalam

menjalankan tugas

Sekretariat

Yayasan Sekali saat pengangkatan

Wajib

ditandatangani tiap individu

3 Formulir Deklarasi Konflik Kepentingan

Mencegah bias dalam pengambilan

keputusan strategis

Forum

Pembina Setahun sekali Diperbarui setiap tahun

4 Notulensi & Berita AcaraRapat Pembina

Bukti keputusan resmi dan keterlibatan dalam forum

Sekretariat /

Notulis Forum Setiap rapat Format baku wajib digunakan

5 SK dan Rencana Tugas Tim Ahli / Konsultan Strategis

Penugasan pendamping pengambilan kebijakan

Ketua

Pembina Jika dibutuhkanHarus tertulis ruang lingkup dan masa kerja

6 Rencana Strategis (RENSTRA) Yayasan

Acuan kebijakan jangka menengah

lembaga

Pengurus (disahkan

Pembina) Setiap 5 tahun Disetujui dan ditandatangani Pembina 7 Rencana Kerja dan

Anggaran Tahunan (RKAT / RKT)

Dasar pelaksanaan program tahunan

Pengurus (disahkan

Pembina) Setiap tahun Disetujui dalam rapat resmi

8 Laporan

Pertanggungjawaban Pengurus Tahunan

Bahan evaluasi Pembina terhadap kinerja

lembaga

Pengurus Setiap tahun Wajib dibahas dalam rapat akhir tahun

9 SK Pemberhentian Pembina

Legalitas pergantian struktur Pembina

Forum

Pembina Jika ada pergantian

Dilengkapi dengan berita acara dan alasan

10 Template Evaluasi Kinerja Pembina

Instrumen untuk menilai kontribusi

dan keaktifan Pembina

Forum

Pembina Setiap 2 tahun Dapat bersifat self-assessment &

kolegial

11 Resume Forum Komunikasi Internal Pembina

Dokumentasi diskusi strategis

di luar rapat resmi

Sekretariat

Pembina Triwulan Dirangkum dari media WA/email resmi

12 Daftar Hadir Forum

Pembina Bukti kehadiran

dalam forum pengambilan

Notulis Forum Setiap forum Arsip fisik & digital (SIM Y-PIS)