Bagan 1. Struktur Organisasi Apotek Langon Sehat
B. Personalia
Apotek Langon Sehat dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang merangkap sebagai Bussines Manager (BM) yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek serta membawahi secara langsung manajer apotek pelayanan yang terdapat di wilayah Bussines Manager. Petugas Apotek lainnya antara lain satu apoteker pendamping yang dibantu oleh asisten apoteker dan juru racik.
Asisten apoteker juga bekerja sebagai petugas kasir, dan seorang admin bertanggung jawab atas bagian administrasi. Tanggung jawab administrasi termasuk laporan narkotika, psikotropika, barang rusak, dan laporan kadaluarsa, serta rekapitulasi tagihan resep kredit untuk beberapa instansi.
Selain petugas apotek, beberapa Sales Promotion Girl (SPG) ditugaskan di bagian swalayan untuk membantu penjualan produk dan membantu petugas apotek dalam menyusun produk di area farmasi.
39
Apotek Langon Sehat mengelola perbekalan farmasi dengan merencanakan, menerima, menyimpan, dan menyediakan obat dan perbekalan farmasi kepada pelanggan. Pengadaan yang efektif harus memenuhi persyaratan mutu keamanan dan kemanfaatan serta memastikan ketersediaan dalam jenis dan jumlah yang tepat dengan harga yang terjangkau.
Kegiatan pengadaan barang di Apotek Langon Sehat dilakukan secara terpusat oleh pembelian distribution centers (DCs) beberapa PBF, sistem distribution center ini memiliki beberapa keuntungan, antara lain pembelian barang lebih ekonomis karena dilakukan dalam jumlah besar sehingga potongan harga yang diperoleh lebih besar. Dasar perencanaan pengadaan sistem ini dibuat berdasarkan stock level diseluruh apotek pelayanan berdasarkan rata-rata penjualan per hari yang diperoleh dari data 1 minimal 1 bulan dari masing-masing apotek. Dengan sistem informasi manajemen yang terintegrasi maka dapat diketahui stock level mulai dari pareto A hingga C, buffer stock, serta lead time untuk masing-masing apotek. Dengan demikian perencanaan persediaan dapat ditentukan dengan cepat.
Distribution Centers (DCs) menjalankan fungsi QR Delivery System (Quick Response Delivery System) yaitu sistem monitoring dan pengisian persediaan di apotek (Reorder Point of Purchase) untuk mengurangi lead time , sehingga apotek dapat mengurangi cost inventory investment dan diharapkan dapat memperbaiki tingkat pelayanan apotek kepada konsumen. Namun, terdapat kendala dari sistem distribution centers ini dimana terkadang terjadi ketidakcocokan antara data persediaan di komputer dengan stok fisik barang.
Hal ini dapat menyebabkan pelayanan obat di apotek menjadi lebih lama karena masalah kekosongan persediaan karena memerlukan waktu untuk pengambilan barang CITO langsung ke gudang. Penyebab lain yang juga menyebabkan kekosongan/kelebihan persediaan, yaitu perencanaan persediaan yang tidak akurat dan kurangnya disiplin dari petugas dalam menjaga stok obat dilemari penyimpanan (penyimpanan yang tidak rapi, tercecer ditempat lain atau persediaan rusak atau bilang). Oleh karena, itu, jumlah stok barang di komputer (sistem informasi manajemen) diharapkan dapat sama dengan stok fisiknya. Untuk obat dalam golongan narkotika dan psikotropika Apotek Langon Sehat tidak menyediakan.
Kegiatan pendistribusian barang dari gudang distribution centers ke apotek pelayanan dilakukan dua kali dalam seminggu. Penerimaan barang dilakukan oleh asisten apoteker dengan memeriksa kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, expired date, dan kesesuaian dengan SP yang dipesan antara barang yang diterima dengan form dropping barang apotek dari distribution centers. Apabila ditemukan ketidaksesuaian maka petugas apotek dapat langsung mengonfirmasi kepada petugas distribution centers.
Barang yang dating dari distribution centers kemudian disimpan di dua area yaitu area apotek dan area swalayan farmasi. Pada area apotek, obat disimpan dalam rak-rak obat dan di setiap barisnya obat dimasukkan ke dalam kotak obat. peyimpanan obat di Apotek Langon Sehat sudah sesuai dengan program GPP (Good Pharmacy Practice), yaitu penyimpanan berdasarkan kelas terapi yang dikombinasi dengan bentuk sediaan dan alfabetis. Hal ini baik
41
dilakukan untuk meminimamalisasi kesalahan penyerahan obat dan juga memudahkan apoteker untuk memberikan altermatif obat pengganti yang mengandung zat aktif yang sama. Untuk produk tertentu seperi produk supossitoria disimpan pada kondisi khusus dalam lemari pendingin (2-8°C).
Penyimpanan obat tertentu seperti narkotika dan psikotropika diletakkan di lemari yang terkunci dan hanya dapat diakses oleh APA yang diberi kuasa untuk memegang kunci. Obat-obat yang dimasukkan dalam rak-rak obat dimasukan kedalam system stok yang berada di komputer admin. Hal ini penting untuk menjaga agar stok obat terkontrol dengan baik serta sesuai antara jumlah fisik obat dengan jumlah pada kartu stok. Namun, hal ini sering dilupakan terutama pada jam-jam sibuk apotek. Oleh karena itu, pada saat stock opname ditakukan, banyak ditemukan ketidakcocokan antara jumlah fisik barang dan jumlah pada kartu stok.
Penyimpanan obat sebaiknya menerapkan prinsip First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO) serta didukung dengan catatan penyimpanan yang untuk mengontrol sediaan farmasi baik secara manual maupun komputerisasi. Upaya yang telah dilakukan dalam mengelola expired date obat dengan memberi label warna yang menunjukkan tahun kadaluarsa obat pada setiap kotak obat namun hal tersebut tidak cukup dilakukan hanya satu kali, melainkan harus dilakukan secara berkala buku kartu stok barang digunakan sebagai catatan manual untuk mengetahui waktu sumber jumlah dan petugas yang melakukan pemasukan atau pengeluaran obat.
Obat kadaluarsa atau rusak harus dimusnahkan dengan jenis dan bentuk sediaan. Apabila obat tersebut adalah tablet atau obat sediaan padat dalam jumlah besar maka harus dianjurkan dengan cara dibakar di dalam insinerator atau dilarutkan dengan air apabila obat sediaan padatnya dalam jumlah sedikit, dan untuk prosedur pembuangan obat sirup ini harus diajarkan atau dicampur dengan air dan botolnya harus dihancurkan. Pemusnahan obat kadaluarsa atau rusak yang mengandung narkotika dan psikotropika dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Pemusnahan obat selain narkotika dan psikotropika dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin praktek atau surat izin kerja pemusnahan dibuktikan dengan cara berita acara pemusnahan. resep yang telah melebihi jangka waktu 5 tahun dapat dimusnahkan. Pemusnahan resep dilakukan oleh apoteker disaksikan oleh sekurang-kurangnya petugas lain di apotek dengan cara dibakar atau pemusnahan lain yang dibuktikan dengan berita acara pemusnahan resep dan selanjutnya dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.