2.5 Sistem Akuntansi Pembelian
2.5.1 Sistem Akuntansi Pembelian Barang dagang
Menurut Mulyadi (2016), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
a. Fungsi gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak ada persediaan barangnya di gudang) permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang alternatif.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang
31
diterima dari pemasok guna menentukan apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi mencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Menurut Mulyadi (2018:385), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai.
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai,adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli. Infomasi ini diperlukan dalam penjualan
produk tertentu, namaun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Otoritas pejabat yang berwenang.
Menurut Mulyadi (2018:386), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
2. Pita Register Kas
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. pita register kas ini adalah bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merukan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
3. Credit Card Sales Slip
Dokumen ini dicetak oleh credit card cente bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit.
4. Bill Of Lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum, dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
33
5. Faktur Penjualan COD
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagi bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan.
6. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas ke bank.
Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatn transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke jurnal penerimaan kas.
7. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntani untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan).
Sedangkan menurut Mulyadi (2018:391), catatan akuntansi penjualan tunai antara lain:
1. Jurnal Penjualan
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
2. Jurnal Penerimaan Kas
Juranl ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagi sumber, diantaranya penjualan tunai.
3. Jurnal Umum
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok
produk yang dijual.
4. Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
5. Kartu Gudang
Kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.
Menurut Mulyadi (2018:392), jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
2. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap lunas pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur Penyerahan Barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada
35
pembeli.
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.
Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.
2.6 Dokumen dan Catatan