BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
F. Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas
Ahmad yogi (2012:1), sistem dan prosedur penerimaan kas merupakan interaksi dari sub-sub sistem meliputi personil, dokumen, catatan, dan laporan serta urutan-urutan operasional dalam rangka menatausahakan dan mencatat penerimaan kas pemerintah daerah. Prinsip-prinsip Struktur Pengendalian Internal (SPI) terkandung di dalam sistem dan prosedur penerimaan kas antara lain diwujudkan dengan hal-hal sebagai berikut:
1. Semua penerimaan daerah dalam rangka pelaksanaan urusan pemerintahan daerah dikelola dalam APBD. Hal tersebut merupakan perwujudan Anggaran
sebagai alat pengendali baik sebagai pengendali program dan kegiatan maupun pengendalian keuangan.
2. Setiap SKPD yang mempunyai tugas memungut dan/atau menerima pendapatan daerah wajib melaksanakan pemungutan dan/atau penerimaan berdasarkan ketentuan yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.
Hal tersebut merupakan perwujudan pelaksanaan konstitusi atau perundang- undangan yang khas dalam area pemerintahan.
3. Penerimaan SKPD dilarang digunakan langsung untuk membiayai pengeluaran, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan. Hal tersebut merupakan perwujudan prinsip bruto.
4. Penerimaan SKPD berupa uang atau cek harus disetor ke rekening kas umum daerah paling lama 1 (satu) hari kerja. Untuk daerah yang kondisi geografisnya sulit dijangkau dengan komunikasi dan transportasi sehingga melebihi batas waktu penyetoran maka hal ini akan ditetapkan dalam peraturan kepala daerah. Hal tersebut menunjukkan pengendalian terhadap uang yang memiliki risiko terkait dengan sifat-sifatnya.
5. Penerimaan daerah disetor ke rekening kas umum daerah pada bank pemerintah yang ditunjuk dan dianggap sah setelah kuasa BUD menerima Nota Kredit.
Di dalam suatu perusahaan prosedur penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian transaksi-transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control.
Ruchiyat Kosasi, (2001 : 35) mengatakan bahwa diantara bagian-bagian yang terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :
1. Bagian surat masuk 2. Kasir
3. Bagian piutang
4. Bagian pemeriksaan interen
Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat yang berisi pelunasan piutang harus dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan chek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance menjadi tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka daftar tersebut didistribusi oleh kepala bagian yang bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan chek di serahkan kepada kasir.
Dari Satu lembar bersama dengan remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang. Jika dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah diterima, amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis jumlahnya pada halaman muka amplop tersebut.
Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bahan surat masuk pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman. Kasir harus membuat surat setoran kebank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya.
Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik, maka satu lembar bukti sebagai setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan
uang yang dibuat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang diberi
Sumber dan bentuk penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2003:199), sebagai berikut penerimaan uang/kas biasanya berasal dari berbagai bentuk sumber, ada sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan tunai, tetapi ada pula sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti penjualan aktiva tetap.
Selain sumber-sumber tersebut, penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari adanya pinjaman baik dari bank maupun dari pinjaman wesel.
Apabila terjadi setoran model baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.
Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur penerimaan uang menurut Zaki Baridwan (2003:100) adalah sebagai berikut
1. Dokumen (bukti) asli pendukung setiap penerimaan uang yang terdiri dari : a. Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice)
atau amplop.
b. Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang di cetak dan dibuat oleh kasir untuk penerimaan uang langsung.
c. Pita daftar penjualan tunai
d. Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.
e. Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.
2. Data harian yang menunjukkan kumpulan ataukah ringkasan penerimaan kas yang terdiri dari :
a. Bukti setoran ke bank
b. Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir) dan daftar penerimaan kas harian (yang dibuat oleh bagian surat masuk).
c. Ringkasan cash register d. Proof tapes
3. Buku jurnal (book of original entry) a. Jurnal penerimaan uang (terperinci)
b. Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.
4. Buku pembantu piutang dan buku besar"
Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik sangat diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan ke dalam basi peti (brankas), atau langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.
Ahmad Yogi (2012:2) menyatakan bahwa penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang atau dari penjualan secara kredit. Dibawah ini akan dibahas mengenai kedua sistem akuntansi penerimaan kas tersebut.
a. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai.
Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
1) Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2) Penerimaan kas secara tunai dilakukan melalui transaksi secara kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada tiga macam, yaitu : 1) Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales.
2) Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales).
3) Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu :
1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Kas 3. Fungsi Gudang 4. Fungsi Pengiriman 5. Fungsi Akuntansi
b. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang.
Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan :
1) Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindah bukuan melalui rekening bank (giro bilyet).
2) Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu sebagai berikut :
1) Melalui penagihan perusahaan 2) Melalui pos
3) Melalui lock box collection plan
Sistem penerimaan dari piutang melibatkan beberapa fungsi yang terkait yaitu:
a. Fungsi Sekretariat.
Bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan dan bertugas membuat daftar surat
pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
b. Fungsi Penagihan
Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c. Fungsi Kas
Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan). Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang
diterima dari berbagai fungsi tersebut dengan segera ke bank dalam jumlah penuh.
d. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
e. Fungsi Pemeriksa Intern
Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarkan oleh fungsi akuntansi.