BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
C. Sistem Penjualan dan Distribusi Barang Dagangan
Penjualan adalah suatu sistem kegiatan pokok perusahaan untuk memperjual-belikan barang dan jasa yang perusahaan hasilkan. Dalam sistem penjualan terdapat dua macam, yaitu sistem penjualan tunai dan sistem penjualan kredit.
a. Sistem Penjualan Tunai
Sistem penjualan tunai merupakan sistem yang diberlakukan oleh perusahaan dalam menjual barang dengan cara mewajibkan pembeli untuk melakukan pembayaran harga terlebih dahulu sebelum barang diserahkan pada pembeli. Setelah pembeli melakukan pembayaran, baru barang diserahkan, kemudian transaksi penjualan dicatat.
Beberapa prosedur yang membentuk sistem dalam sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut :
1) Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, bagian penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai.Setelah pembeli membayar, bagian gudang mengirimkan barang kepada pembeli.
2) Prosedur penerimaan kas
Dalam prosedur ini, bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap “Lunas”
pada faktur penjualan tunai), kemudian pembeli mengambil barang.
3) Prosedur pembungkusan dan penyerahan barang
Dalam prosedur ini pengiriman hanya menyerahkan barang kepada pembeli.
4) Prosedur pencatatan penjualan tunai
Dalam prosedur ini, bagian akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai.Jurnal umum untuk mencatat penjualan tunai adalah :
Kas xxxxx
Penjualan xxxxx
Bagian Order Penjualan Bagian Kasa
Bersama dengan Barang ke bagian pembungkus
Via Pembeli Via
Pembeli
Keterangan :
FPT : Faktur Penjualan Tunai Pita RKas : Pita Register Kas
Bukti Setor : Slip Setoran uang ke bank 1
Setiap Hari 1
FPT 1
Menerima Uang dan mengoperasi- kan register
Membubuhkan cap “Lunas”
pada FPT
PitaRKas 1 FPT
3 Mulai
Menerima Order dari
Mengisi FPT
3
FPT 2
FPT 1
FPT
2
N
Bukti Setor Via
Pembeli
Menyetorkan Uang ke bank
5
Bagian Pemeriksaan Intern
Sumber : file.upi.edu/Direktori/…/SIA-07_Prosedur_Penjualan_Tunai_Fix.pdf Gambar Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai
Memeriksa pita Register kas
Pita RKas
T
Setiap Hari
Setiap Bulan Menerima Rekening
Koran Bank
Membuat Rekonsiliasi Bank Rekening Koran Bank
Rekonsiliasi Bank
T
b. Sistem Penjualan Kredit
Sistem penjualan kredit merupakan sistem penjualan dimana pembayarannya dilakukan setelah barang diterima pembeli.Jumlah dan jatuh tempo pembayarannya telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Beberapa bagian yang terlibat dalam serangkaian aktivitas dalam prosedur penjualan secara kredit antara lain :
1) Bagian Pesanan Penjualan
Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan penjualan. Pesanan penjualan mengungkapkan informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan, rekening pelanggan, nomor dan keterangan dari barang yang dijual, jumlah harga per unit, dan informasi keuangan lainnya keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga dan ongkos angkut. Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan.Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di bawah bagian penjualan. Untuk kedua keadaan tersebut, bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Mengawasi semua pesanan yang diterima.
b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman dan melengkapi semua informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman.
c. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit d. Menentukan tanggal pengiriman.
e. Membuat surat perintah pengiriman dan back orders beserta tembusannya.
f. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan mana yang belum dipenuhi.
g. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli
h. Mengawasi pengiriman barang-barang untuk contoh.
2) Bagian Kredit
Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapat persetujuan dari bagian kredit.Bagian kredit bertugas melakukan transaksi persetujuan kredit, yang berhubungan dengan pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan dengan melakukan investigasi keuangan secara lengkap pada pelanggan baru.Agar dapat memberikan persetujuan bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan.
3) Bagian Gudang
Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang yang tercantum dalam surat perintah pengiriman.
Bagian penjualan menyerahkan surat perintah pengeluaran barang (Picking Ticket) dan salinan penjualan ke bagian gudang, dokumen tersebut memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang yang dimaksud. Setelah mengambil barang petugas memaraf salinan surat perintah pengeluaran barang untuk memastikan bahwa pesanan sudah dikerjakan dengan benar. Data catatan persediaan bukanlah merupakan data catatan keuangan formal untuk barang tersebut.Barang- barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dikirimkan ke pembeli.
Memberikan tanggung jawab kepada petugas gudang untuk mengawasi dan melakukan catatan persediaan akan mengganggu fungsi pengendalian internal. Pencatatan data akuntansi persediaan dilakukan oleh bagian pengawasan/administrasi gudang.
4) Bagian pengiriman
Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang-barang pada pembeli.
Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintahpengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan. Pengembalian barang ini dilakukan apabila ada debit memo yang untuk return pembelian.
5) Bagian Penagihan
Fungsi pengiriman menyerahkan dokumen pengiriman ke fungsi penagihan. Dokumen ini disebut nota pengiriman dan biasanya mencakup rangkapan persediaan dari formulir order penjualan dan rangkapan bukti
pengiriman. Fungsi penagihan menerima dokumen-dokumen order terbuka yang berkaitan dengan, menverifikasi order, dan kemudian membuat faktur dengan catatan biaya sesuai kuantitas actual yang dikirimkan, biaya pengiriman dan pajak (jika ada). Faktur-faktur dikirimkan ke pelanggan.
6) Bagian Piutang
Pembedaan antara penagihan dan piutang dagang merupakan hal yang penting untuk menjaga adanya pemisahan fungsi.Penagihan bertanggungjawab untuk membuat faktur-faktur transaksi penjualan, sementara piutang dagang membuat catatan informasi rekening pelanggan dan mengirimkan laporan posisi rekening secara periodik kepada pelanggan. Jurnal umum untuk mencatat penjualan kredit adalah sebagai berikut :
Piutang xxxxx
Penjualan xxxxx
PESANAN PENJUALAN KABAG KREDIT GUDANG
FAKTUR AKUNTANSI
Sumber : elearning.gunadarma.ac.id/.../sistem…/bab9- sistem_dan_prosedur_penjualan kredit
2 1
Surat Pesanan Penjualan
Memeriksa status kredit dan memberi persetujuan
kredit Mulai
Menerima Pesanan dari Pelanggan
Surat Pesanan Penjualan
1
2
5 4 3 2 Surat Perintah 1 Pengiriman Barang Barang
3
Bila pesanan penjualan disetujui
5
4 Surat Pesanan
Penjualan
3 2 Surat Perintah 1 Pengiriman Barang Barang
3
Ditempel pada pembungkus barang Dimintakan tanda tangan dari pembeli pembeli Mengirim
Barang
Membuat Faktur
5 43 2 1 Faktur
Surat Perintah 4 Pengiriman Barang
Urut Tanggal 4
Untuk Pembeli
5
Faktur
Jurnal Penjualan
Rek. BB Kartu Piutang Kartu Persediaan
Selesai
2. Sistem Distribusi Barang
Distribusi merupakan proses pemindahan barang-barang dari tempat produksi ke berbagai tempat atau daerah yang membutuhkan. Kotler (2005) mendefinisikan bahwa distribusi akan mencakup perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan arus bahan dengan memperoleh produk akhir hasil produksi dengan memperoleh keuntungan. Sebagian besar perusahaan menyatakan bahwa tujuan
distribusi adalah membawa barang dalam jumlah tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya serendah mungkin.
Aspek terpenting dari distribusi suatu produk adalah biaya pengangkutan sedangkan biaya pengangkutan sangat dipengaruhi oleh tarif angkut. Dengan demikian, tingginya biaya pengangkutan akan mempersempit wilayah pemasaran suatu produk. Panjang pendeknya distribusi pemasaran tergantung beberapa faktor antara lain :
a. Jarak antara produsen dan konsumen, artinya semakin jauh jarak antara produsen dan konsumen, maka biasanya semakin panjang saluran yang akan ditempuh oleh produk.
b. Cepat tidaknya produk rusak, artinya produk yang cepat atau mudah rusak harus segera diterima konsumen, dengan demikian menghendaki saluran yang pendek dan cepat.
c. Skala produksi, artinya bila produksi berlangsung dalam ukuran kecil maka jumlah produk yang dihasilkan dalam ukuran kecil pula, sehingga tidak akan menguntungkan jika produsen menjualnya langsung ke pasar.
Dalam kondisi demikian kehadiran pedagang perantara diharapkan, agar saluran yang dilalui produk cenderung panjang.
d. Posisi keuangan perusahaan. Produsen yang kondisi keuangannya kuat cenderung untuk memperpendek saluran tataniaga. Agar efektif, pengoperasian aset sehari-hari harus mengimplementasikan strategi- strategi yang telah dikembangkan berdasarkan struktur dan otomatisasi rantai pasokam. Proses yang dijalankan adalah bagaimana membawa produk yang benar ke outlet yang benar dan pelanggan yang tepat pada waktu yang tepat pula.
Ada kemungkinan kesalahan apabila sasarannya tidak memenuhi tuntutan pelanggan 100 persen.Persediaan harus tersedia di tempat yang tepat pada waktu yang tepat setiap hari tanpa ada yang gagal. Tanpa adanya persediaan yang tepat, proses distribusi lainnya tidak akan dapat beroperasi. Pengiriman kilat merupakan pengecualian yang jarang dilakukan.Pada prinsipnya, agar dapat beroperasi setiap hari, persediaan harus ada di tempat yang benar pada waktu yang tepat.
Sumber : //http:www.google.com.sistem_distribusi_barang.