MANAJEMEN DATA MORBIDITAS PASIEN RAWAT INAP (RL 4A) DI RSUD KOTA SURAKARTA TRIWULAN I TAHUN 2013
Khomsatun Nikmatul Fajri, Sri Sugiarsi, Bambang Widjokongko Apikes Mitra Husada Karanganyar
apikesmitra@yahoo.co.id
ABSTRAK
Manajemen data keadaan morbiditas pasien rawat inap bermula dari pencatatan data, pengolahan data, penyajian dan pelaporan. Pencatatan data morbiditas pasien rawat inap (RL_4A) menggunakan buku register rawat inap sebagai sumber data pembuatannya. Sistem pengolahan data morbiditas dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu pengolahan yang lama dan pengentryan data yang sama secara berulang-ulang selain itu sangat memungkinkan terjadinya ketidak akuratan data yang dihasilkan. Laporan data morbiditas dikirim ke Dinas Kesehatan Kota dan Dinas Kesehatan Propinsi setiap triwulan. Dalam pembuatan laporan RL_4A triwulan I tahun 2013 hingga bulan Mei belum dapat diselesaikan.Tujuan penelitian ini mengetahui Manajemen Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap Di RSUD Kota Surakarta Triwulan I Tahun 2013.
Jenis penelitian adalah deskriptif kualitatif. Metode penelitian adalah wawancara dan observasi dengan menggunakan pedoman wawancara dan observasi.Subjek penelitian adalah petugas di unit rekam medis khususnya petugas pelaporan di RSUD Kota Surakarta. Objek penelitian adalah pelaksanaan manajemen data keadaan morbiditas pasien rawat inap di RSUD Kota Surakarta.
Sumber data yang digunakan untuk pembuatan RL 4A dengan menggunakan buku register rawat inap yang bersumber dari dokumen rekam medis pasien. Pencatatan dan pengolahan RL 4A dilakukan secara manual. Petugas pelaporan melakukan rekapan dari buku register tersebut kedalam formulir indeks bulanan kemudian di entry ulang rekapan tersebut kedalam komputer dengan format yang sama. Proses entry yang berulang-ulang menjadi kendala utama pengolahan data tersebut. RSUD Kota Surakarta sudah menggunakan format laporan sesuai dengan format SIRS VI. Data tersebut dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota dan Propinsi dalam bentuk paper dan softfile setiap triwulan. Data RL 4A dimanfaatkan untuk perencanaan obat.
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa pencatatan dan pengolahan laporan RL 4A dilakukan secara manual. Saran untuk pihak rumah sakit yaitu Agar lebih mempermudah dalam proses pencatatan dan pengolahan data morbiditas pasien rawat inap oleh petugas pelaporan, SIRS yang sudah ada di RSUD Kota Surakarta mulai diterapkan untuk lini pelayanan rawat inap.
Sehingga pengambilan sumber data untuk pengolahan akan lebih mudah dilakukan dan tidak perlu melakukan pengulangan entry data.
Kata Kunci : Data Keadaan Morbiditas, RL 4A, Manajemen Data, RSUD Kota Surakarta
Kepustakaan : 12 (2005-2012) PENDAHULUAN
Sistem pelaporan rumah sakit atau yang sering disebut dengan Sistem Informasi Rumah Sakit adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit. Sistem informasi ini diperlukan agar dapat menunjang pemanfaatan yang optimal serta semakin meningkatnya kebutuhan data saat ini dan yang akan datang. Permenkes 1171 pasal 1
ayat 1 dan 2 menyebutkan bahwa setiap rumah sakit wajib melaksanakan sistem informasi rumah sakit yaitu suatu proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit (Kemenkes, 2011).
Manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Hasibuan,
2005).Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan akurat, mutakhir dan aman dari gangguan, serta juga tersedia bagi pemakai.
Data morbiditas pasien rawat inap (RL 4A) memuat data morbiditas pasien rawat inap yang merupakan formulir rekapitulasi dari jumlah pasien keluar Rumah Sakit (hidup dan mati) untuk periode tahunan.Data dikumpulkan dari tanggal 1 Januari sampai 31 Desember setiap tahunnya.Dengan dibuatnya laporan RL_4A dapat digunakan sebagai evaluasi pelayanan rawat inap, selain itu juga sebagai perencanaan penyediaan obat dengan melihat jumlah kasus dan kelompok penyakit yang ada di data tersebut.
Berdasarkan survey awal di RSUD Kota Surakarta menunjukkan bahwa pencatatan data morbiditas pasien rawat inap (RL_4A) menggunakan buku register rawat inap sebagai sumber data pembuatannya.
Sistem pengolahan data morbiditas dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu pengolahan yang lama karena pengentryan data yang sama secara berulang-ulang. Selain itu dengan pengolahan secara manual ini akan memungkinkan terjadinya kurang akuratnya data yang dihasilkan. Laporan data morbiditas dikirim ke Dinas Kesehatan Kota setiap bulan dan Dinas Kesehatan Propinsi setiap tahun.Dalam pembuatan laporan RL_4A triwulan I tahun 2013 hingga saat ini belum dapat diselesaikan.
Oleh karena itu peneliti mengambil judul ”Manajemen Data Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL_4A) Di RSUD Kota Surakarta Triwulan I Tahun 2013”. Tujuan penelitian untuk mengetahui manajemen data morbiditas pasien rawat inap di RSUD Kota Surakarta.
A. Manajemen Informasi Kesehatan Menurut Hasibuan, 2005 Manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Manajemen informasi kesehatan adalah pengelolaan yang memfokuskan kagiatannya pada pelayanan kesehatan dan sumber informasi pelayanan kesehatan dengan menjabarkan sifat alami data, struktur dan menerjemahkannya ke berbagai bentuk informasi demi kemajuan kesehatan dan pelayanan kesehatan perorangan pasien, dan masyarakat.Penanggung jawab manajemnen informasi kesehatan berkewajiban untuk mengumpulkan, mengintegrasikan dan menganalisis data pelayanan kesehatan primer dan sekunder, mendesiminasi informasi, menata sumber informasi bagi kepentingan penelitian, pendidikan, perencanaan dan evaluasi pelayanan kesehatan secara kemprehensif dan terintegrasi. Agar data di rekam medis dapat memenuhi permintaan informasi diperlukan standar universal yang meliputi:
1. Struktur dan isi rekam medis
2. Keseragaman dalam penggunaan simbol, tanda, istilah, singkatan dan ICD
3. Kereahasiaan dan keamanan data.
B. Pasien Unit Rawat Inap
Pasien rawat inap adalah seseorang yang meggunakan tempat tidur rumah sakit untuk tujuan mendapatkan pelayanan ( Sudra, 2010).Data pasien rawat inap ini digunakan untuk mendapatkan informasi tentang jumlah pasien rawat inap pada periode tertentu, jumlah kasus penyakit yang ada di bangsal tertentu pada periode tertentu.
METODE
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian secara deskriptif kualitatif.Pendekatan yang digunakan adalah Cross Sectional yaitu pendekatan berdasarkan variabel sebab atau risiko dan akibat atau kasus yang terjadi pada objek penelitian diukur atau dikumpulkan dalam waktu yang bersamaan (Notoatmodjo, 2010).Metode dalam penelitian ini adalah observasi yaitu melakukan dekripsi terhadap fenomena atau kejadian ditemukan tanpa mencoba melakukan analisis bagamana dan mengapa fenomena tersebut dapat terjadi (Taufiqurahman, 2003).
Subjek penelitian adalah dua petugas di unit rekam medis yaitu petugas pelaporan dan kepala rekam medis di RSUD Kota Surakarta. Keduanya merupakan lulusan D3 Rekam Medis.Objek penelitian adalah pelaksanaan manajemen data morbiditas pasien rawat inap (RL_4A) di RSUD Kota Surakarta.
HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil
1. Pencatatan Data Morbiditas Pasien Rawat Inap di RSUD Kota Surakarta
Pencatatan data morbiditas pasien rawat inap adalah proses perekaman data mulai dari pasien mendapat perawatan di rumah sakit hingga pasien keluar atau pulang.
Pencatatan tersebut masih dilakukan secara manual dengan mengunakan buku register rawat inap, dan dilakukan oleh tenaga medis yang melakukan perawatan pada pasien.
Setelah pasien pulang, dokumen rekam medis pasien diserahkan ke bagian koding untuk dilakukan kodefikasi penyakit dan tindakan, kemudian di simpan di bagian filing.
Seluruh sumber data yang digunakan untuk pembuatan data morbiditas pasien rawat inap bersumber dari buku register rawat inap. Buku register tersebut berisi informasi tentang nomor rekam medis pasien, tanggal masuk, jam masuk, identitas pasien, tanggal keluar, diagnosis penyakit, umur, jenis cara bayar, keadaan keluar, dan dokter yang merawat.
RSUD Kota Surakarta sudah menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit untuk melakukan pendaftaran pasien. Akan tetapi belum mencakup seluruh unit pelayanan, sistem ini baru digunakan dibagian tempat pendaftaran pasien
rawat jalan saja. Sistem ini belum dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk pembuatan data morbiditas pasien rawat inap atau RL4A. Hal ini dikarenakan SIMRS masih dalam tahap pengembangan, sehingga masih sering dilakukan up grade system agar informasi yang dibutuhkan bisa tersedia lengkap pada system tersebut.
Berdasarkan hasil wawancara tentang pencatatan data morbiditas pasien rawat inap, dengan staff pelayanan medik RSUD Kota Surakarta sebagai berikut :
"...selama ini pembuatan laporan RL 4A ya masih menggunakan cara
manual mba. Dengan
menggunakan buku register rawat inap ini. Terkadang ada diagnosis yang belum di isi dibuku ya nanti dicatat nomor rekam medisnya kemudian dicari di rak filing untuk melihat diagnosis primer dan sekundernya. Karena SIMRS disini mulai digunakan juga baru, jadi informasi yang dihasilkan belum bisa untuk digunakan sebagai sumber data pembuatan RL 4A…"
R1
"...Pencatatannya semua di buku register rawat inap, karena ya semua masih menggunakan cara manual, sebenarnya sudah ada SIRS tapi ya belum maksimal. SIRS itu saja baru digunakan untuk pendaftaran di pendaftaran rawat jalan saja. Tapi harapan kami kedepannya semua data bisa diambil langsung dari sistem itu jadi tidak dari buku register itu lagi…"
R2 2. Pengolahan Data Morbiditas Pasien Rawat Inap di RSUD Kota Surakarta
Proses pengolahan data morbiditas pasien rawat inap di RSUD Kota Surakarta dilakukan secara manual dengan menggunakan sumber data dari buku register rawat inap dan dokumen rekam medis. Dari buku register rawat inap dilakukan rekapilutasi ke dalam formulir tabel indeks data kesakitan RSUD Kota Surakarta perbulan, dalam tabel tersebut dikelompokkan berdasarkan jenis penyakit pasien, umur pasien, dan jenis kelamin pasien.
Alur pengolahan data tersebut sebagai berikut :
a. Input
Input data morbiditas pasien rawat inap (RL 4A) dimulai dari data yang direkap ke dalam indeks data kesakitan RSUD Kota Surakarta. Data tersebut merupakan data-data kesakitan yang diperoleh dari dokumen rekam medis pasien yang telah di catatat di buku register rawat inap.
b. Proses
Proses pengolahan data morbiditas pasien rawat inap dilakukan secara manual.
Proses pengolahan tersebut dimulai dari melakukan rekapitulasi dari buku register rawat inap ke dalam indeks data kesakitan RSUD Kota Surakarta. Dan sering dijumpai beberapa data pasien pada buku
register rawat inap terdapat diagnosis yang kurang jelas ataupun kurang lengkap. Untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap dilakukan pengecekan pada dokumen rekam medis dengan cara mencatat nomor rekam medis pasien kemudian dicari pada rak filing. Setelah rekapitulasi bulanan telah selesai, langkah selanjutnya adalah melakukan entry ulang data jenis penyakit
yang dikelompokkan
berdasarkan umur dan jenis kelamin ke Microsoft Excel secara manual.Data tersebut merupakan salinan dari data bulanan yang kemudian digabung menjadi data triwulan.
Berdasarkan hasil wawancara tentang proses pengolahan data RL 4A dengan petugas pelaporan sekaligus kepala unit rekam medis RSUD Kota Surakarta sebagai berrikut:
“…pembuatan laporan ini ya semua dari buku register ini, kemudian dilakukan rekapitulasi bulanan di tabel indeks data kesakitan.
Setelah itu di entry ulang ke komputer, itu pun juga di olahnya secara manual.
Kalau untuk laporan yang triwulan I tahun 2013 ini sudah menggunakan RL 4A, namun ini baru pertama kali buat, jadi perubahan kelompok umur juga mempengaruhi proses pembuatan laporannya…”
R1
“… iya masih menggunakan buku register semua mba, meskipun rumah sakit ini sudah ada SIMRS akan tetapi informasi yang dihasilkan belum bisa digunakan sebagai sumber data pembuatan RL 4A. Dari buku register itu di rekap ke indeks penyakit bulanan baru di olah secara manual ke dalam komputer, ya dimasukkan sesuai format pengelompokan umurnya itu, disini semua masih manual mba…”
R2 c. Output
Dari input data ke dalam Microsoft Excel dapat dihasilkan laporan data morbiditas pasien rawat inap (RL 4A). Semua permintaan sesuai dengan format seperti pada lampiran. Data tersebut dapat disajikan dalam bentuk paper/print out dan softfile.
Berdasarkan hasil wawancara tentang output RL 4A dengan petugas pada saat wawancara.
“…kalau semua proses pengolahan sudah selesai, dari rekapan bulanan sudah di gabung menjadi triwulan, baru hasilnya bisa terlihat dengan di rangking…”
R1 Pada laporan data morbiditas pasien rawat inap triwulan I tahun 2013 dapat kita lihat bahwa kasus penyakit tertinggi yang diderita oleh pasien rawat inap yaitu Thypoid
Fever dengan jumlah kasus 35 sedangkan penyakit terendah pada 10 besar penyakit di triwulan I tersebut adalah Vertigo dan Infeksi Saluran Kemih dengan jumlah kasus sebanyak 5.
3. Pelaporan Data Morbiditas Pasien Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Surakarta
Pelaporan data morbiditas pasien rawat inap (RL 4A) di RSUD Kota Surakarta dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota Surakarta dan Dinas Kesehatan Propinsi setiap triwulan.
Data tersebut disajikan dalam bentuk paper/hasil print out. Data RL 4A triwulan I memuat morbiditas mulai dari tanggal 1 Januari 2013 sampai dengan tanggal 31 Maret 2013.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas tentang bentuk penyajian data RL 4A, sebagai berikut:
“…pengiriman laporannya ya setiap bulan dek, yang ke Dinas Kota Surakarta dikirim secara manual berupa paper. kalau yang ke SIRS nya secara on line pada situs resmi Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan nanti kalau sudah satu tahun..”
R1
“…kalau pengiriman laporan yang saya pegang dulu yaitu RL 2A semua dikirim secara manual berbentuk tabel yang di print out dek, dikirimnya ke Dinas Kota setiap bulan dan Dinas Kesehatan Propinsi setiap tahun ya meskipun sering terjadi keterlambatan pengiriman…”
R2
Pengiriman laporan inipun sering mengalami keterlambatan, karena faktor sumber daya manusia yang terbatas. Berdasarkan hasil wawancara tentang keterlambatan pengiriman laporan dengan petugas pelaporan RSUD Kota Surakarta sebagai berikut:
“…pengiriman laporannya memang sering terlambat. Hal ini karena yaa sesempat saya dek ngerjainnya. Soalnya kalau lagi repot gini pasti laporannya sering telat bikinnya. Apalagi akhir-akhir ini sering ada rapat di rumah sakit. Selain itu juga karena petugas khusus di bagian pelaporan memang belum ada, karena mba danar yang dulu megang laporan RL 2A sudah pindah di bagian YanMed di lantai atas. Untuk bulan Januari sampai sekarang aja belum selesai…”
R1 “…iya masih mba kalau keterlambatan pengiriman laporan ini. panjenengan ya tau sendiri bagaimana proses pembuatannya. Semua masih manual jadi waktu yang dibutuhkan juga jauh lebih banyak. Proses pembuatannya yang dilakukan berulang-ulang juga membuat jenuh. Kedepannya pembuatan laporan RL 4A ini bisa langsung mengambil dari SIMRS, tapi ya belum bisa instan mba.
Karena SIMRS disini juga termasuk baru jadi masih sering dilakukan up grade system agar informasi yang dihasilkan lebih lengkap…”
R2 4. Pemanfaatan Data Morbiditas Pasien Rawat Inap di RSUD Kota Surakarta
Data morbiditas pasien rawat inap di RSUD Kota Surakarta digunakan sebagai bahan
pertimbangan penyediaan obat, dengan menggunakan data 10 besar penyakit dapat diketahui jumlah kasus penyakit tertinggi.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas pelaporan dapat diketahui manfaat-manfaat data morbiditas pasien rawat inap di RSUD Kota Surakarta sebagai berikut :
“...dari laporan itu bisa dilihat dek, kasus-kasus penyakitnya termasuk kasus luar biasa atau tidak, trus bisa mengetahui penyediaan obat dari penyakit tertingginya…”
R1, R2 B. Pembahasan
1. Pencatatan Data Morbiditas Pasien Rawat Inap di RSUD Kota Surakarta
Proses pencatatan data morbiditas pasien rawat inap adalah proses perekaman data mulai dari pasien mendapat perawatan di rumah sakit hingga pasien keluar atau pulang. Proses pencatatan tersebut dilakukan oleh tenaga medis yang melakukan perawatan pada pasien.
Setelah pasien pulang, dokumen rekam medis pasien di serahkan ke bagian koding untuk dilakukan kodefikasi penyakit dan tindakan, kemudian di simpan di bagian filing.
Pembuatan data morbiditas pasien rawat inap di RSUD Kota Surakarta bersumber dari buku register rawat inap yang berisi informasi mengenai nomor rekam
medis pasien, tanggal masuk, jam masuk, identitas pasien, tanggal keluar, diagnosis penyakit, umur, jenis cara bayar, keadaan keluar, dan dokter yang merawat. Jika terdapat informasi yang kurang jelas atau kurang lengkap dari buku register maka di catatat nomor rekam medisnya kemuadian dicari di bagian filing untuk melihat informasi yang lebih lengkap.
Kendala dalam pencatatan secara manual ini adalah jika informasi yang dibutuhkan dalam buku registrasi pasien rawat inap, maka petugas harus mencatat nomor rekam medis untuk mencari dokumen rekam medis tersebut. Sedangkan kelebihan dari pencatatan dengan menggunakan buku ini adalah informasi berpusat disatu buku untuk setiap bangsal perawatan.
Berdasarkan penelitian terdahulu oleh Rizky (2012) memaparkan bahwa pencatatan di RSUD Sragen menggunakan SIMPATI (Sistem Informasi Manajemen dan Pengelolaan Administrasi Terintegrasi) untuk melakukan pencatatan dan pengindekan. Dengan menggunakan SIMPATI dapat mempermudah proses pencatatan dan pengolahan data, karena informasi data yang dibutuhkan untuk sumber data pengolahan data morbiditas rawat inap sudah tersedia disistem tersebut.
Sehingga tidak perlu melakukan rekap data yang sama secara berulang-ulang seperti pencatatan dengan cara manual.
Pencatatan data morbiditas pasien rawat inap ini akan lebih menguntungkan jika dilakukan secara komputerisasi. Sesuai dengan Hatta (2011) yang menyebutkan bahwa dengan menggunakan sistem secara komputerisasi atau biasa disebut dengan RKE akan mendapat keuntuntungan utama antara lain pengurangan waktu untuk pencatatan data, manajemen efisiensi data dan aksesabilititas. Dengan demikian waktu yang dibutuhkan untuk pencatatanpun akan lebih cepat, manajemen data akan lebih efisien dan akses pencarian data akan lebih mudah. Kemudahan pencarian data tersebut hanya perlu melihat nomor rekam medis pasien untuk mencari data pasien, sedangkan jika masih menggukan buku register akan cenderung lebih sulit dan lebih lama karena harus membuka satu per satu halaman buku tersebut.
2. Pengolahan Data Morbiditas Pasien Rawat Inap di RSUD Kota Surakarta
Proses pengolahan data morbiditas pasien rawat inap di RSUD Kota Surakarta dilakukan secara manual dengan menggunakan sumber data dari buku register rawat inap dan dokumen rekam medis. Dari buku register rawat inap dilakukan
rekapilutasi ke dalam formulir tabel indeks data kesakitan RSUD Kota Surakarta perbulannya, dalam tabel tersebut dikelompokkan berdasarkan jenis penyakit pasien, umur pasien, dan jenis kelamin pasien. Kemudian di entry ulang secara manual ke dalam Microsoft Excel dengan format yang sudah sesuai dengan Permenkes 1171/Menkes/PER/VI/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit, yang dikelompokkan ke dalam 9 format umur pasien, yaitu pengelompokkan berdasarkan umur 0-6 hari, 7-28 hari, 28 hari-1 tahun, 1-4 tahun, 5-14 tahun, 15-24 tahun, 25-44 tahun, 45- 64 tahun, dan 65 tahun keatas.
Pembuatan laporan ini masih memiliki hambatan, yaitu keterbatasan sumber daya manusia, karena belum memiliki petugas khusus dibagian pelaporan. Selain itu perpindahan format dari SIRS V ke format SIRS VI masih dalam tahap penyesuaian sehingga memiliki kendala dalam pengisian dan pengelompokkan umur pasien.
Pengisian secara berulang-ulang juga menjadikan kendala dalam pembuatan laporan ini. Perbedaan format antara SIRS V dan SIRS VI dapat dilihat dari tabel 4.1
Tabel 4.1
Perbedaan Laporan Data Morbiditas Pada SIRS V dan SIRS VI
N o
Keputusan Menteri Kesehatan
RI Nomor 1410/MENKES/SK
/X/2003
Peraturan Menteri Kesehatan RI
Nomor : 1171/Menkes/Per/
VI/2011
1
Dikelompokan dalam 8 kelompok umur (0-28hari, 28hr-<1th, 1-4th, 5- 14th, 15-24 th, 25- 44 th, 45-64 th, 65+
th)
Dikelompokan dalam 9 kelompok umur (0-6 hari, 7- 28hari, 28hr-<1th, 1-4th, 5-14th, 15- 24 th, 25-44 th, 45- 64 th, 65+ th) dan dibedakan
berdasarkan jenis kelamin.
2
Terdapat 496 nomor DTD dan 30 nomor DTD penyebab kecelakaan.
Terdapat 508 nomor DTD dan 30
nomor DTD
penyebab kecelakaan.
3 Periode Pelaporan Triwulan
Periode Pelaporan Tahunan
4
Pengiriman RL 2a dilakukan Secara Manual
Pengiriman RL 2a dilakukan secara online
Sumber : Data Primer
Kendala-kendala dalam pembuatan laporan secara manual antara lain; kurang akuratnya data morbiditas yang dihasilkan, proses pengentryan data jenis penyakit berdasarkan umur dan jenis kelamin yang berulang-ulang dengan format yang sama, waktu yang dibutuhkan juga cenderung lebih lama, penulisan diagnosis pada buku register rawat inap juga terkadang banyak yang belum jelas sehingga harus melakukan cek ulang pada dokumen rekam medis. Kurang akuratnya data morbiditas akan menimbulkan banyak dampak negatif. Diantaranya adalah mempengaruhi anggaran rumah sakit, jika jumlah penyebab
penyakit pasien yang dirawat di rumah sakit kurang akurat maka akan berpengaruh pada pendapatan dan pengeluaran rumah sakit. Selain itu data yang dikirimkan ke Dinas Kesehatan Propinsi yang kemudian dikirimkan ke Dinas Kesehatan pusat tentu akan sangat mempengaruhi jumlah data yang terkumpul. Dengan demikian akan berperngaruh juga pada pertimbangan pengambilan kebijakan terkait jumlah penyakit- penyakit di Indonesia.
Pembuatan data RL 4a dengan cara manual juga akan lebih mudah jika pengambilan sumber data dari kartu indeks utama pasien. Hal ini tentunya jika alur dokumen rekam medis berjalan baik, yaitu dokumen rekam medis pasien yang telah selesai perawatan di cek di bagian assembling, kemudian dilakukan kodefikasi penyakit dan tindakan, selanjutnya dilakukan pembuatan indeks penyakit dengan melihat kode diagnosis pada dokumen rekam medis pasien. Dari indeks penyakit yang telah terkumpul dapat dilakukan rekapitulasi untuk dibuat tabel.
Sumber data pembuatan RL 4A dengan menggunakan diagnosis pada indeks penyakit akan jauh lebih valid jika dibandingkan dengan menggunakan diagnosis pada buku register rawat inap, karena indeks penyakit tersebut berdasarkan kode diagnosis berdasarkan dokumen
rekam medis yang sudah di kodefikasi di bagian coding.
Berdasarkan Depkes RI (2006) indeks penyakit ini memiliki kegunaan antara lain:
a. Untuk mengambil berkas rekam medis tertentu, guna keperluan- keperluan sebagai berikut:
1) Mempelajari kasus-kasus terdahulu dari satu penyakit
untuk memperoleh
pengertian tentang penanggunlangan terhadap penyakit-penyakit/masalah- masalah kesehatan pada saat ini.
2) Untuk menguji teori-teori membandingkan data-data tentang penyakit/pengobatan dalam rangka penyuguhan tulisan-tulisan ilmiah.
3) Menyuguhkan data menggunakan fasilitas rumah sakti untuk menyusun keperluan alat-alat baru, tempat tidur dan lain-lain.
4) Menilai kualitas pelayanan yang diberikan rumah sakit.
b. Menyuguhkan data pelayanan yang diperlukan dalam survey kemampuan rumah sakit.
c. Menemukan berkas rekam medis dimana dokternya hanya ingat diagnosis, sedangkan nama pasien yang bersangkutan lupa.
d. Menyediakan materi pendidikan untuk mahasiswa kedokteran, perawat dll.
Kendala-kendala yang muncul dari proses secara manual tentu akan bisa diatasi jika dilakukan secara komputerisasi, karena penulisan diagnosis akan lebih mudah terbaca.
Proses pembuatan secara manual waktu yang dibutuhkan untuk periode triwulan berkisar 16 jam sedangkan jika menggunakan cara komputerisasi hanya membutuhkan waktu maksimal 3 jam. Dengan proses manual memiliki tingkat kesulitan yang lebih tinggi dibandingan dengan pembuatan laporan dengan cara komputerisasi. Jika dibandingan dengan hasil penelitian Rizky (2012) menyebutkan bahwa dalam penelitiannya disebuah rumah sakit menjelaskan proses pengolahan data morbiditas pasien rawat inap dengan cara komputerisasi. Dalam penelitian tersebut sumber data didapat dari program SIMRS, namun proses indeksing dan output dari system program tersebut belum sesuai dengan yang format yang diminta oleh Departemen Kesehatan RI.
Berdasarkan Hatta (2010) keuntungan utama dari RKE antara lain adalah manajamen efisiensi data, aksesabilitas data, pengurangan waktu untuk pencatatan data dan legabilitas. Selain itu dengan adanya fitur yang ada dalam RKE yaitu,
kemampuan untuk menyiapkan seluruh informasi pasien, agar siap digunakan oleh seluruh pemberi layanan yang bekerja di sarana pelayanan kesehatan tersebut.
Petugas pelaporan akan lebih mudah mendapatkan sumber data untuk pembuatan data morbiditas pasien rawat inap, dengan cara melihat indeks penyakit setiap periode waktu berdasarkan umur dan jenis kelamin pasien.
3. Pelaporan Data Morbiditas Pasien Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Surakarta
Pelaporan data morbiditas pasien rawat inap oleh RSUD Kota Surakarta dilaporkan dalam bentuk tabel yang memuat data kompilasi penyakit/morbiditas pasien rawat inap yang dikelompokan menurut Daftar Tabulasi Dasar. Pelaporan ini sudah menggunakan format pelaporan pada SIRS VI yang sesuai
dengan Permenkes
1171/Menkes/PER/VI/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit. Data tersebut dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota setiap bulan dan Dinas Kesehatan Propinsi setiap tahun yang disajikan dalam bentuk kertas hasil print out.
Pengiriman data morbiditas pasien rawat inap RSUD Kota Surakarta masih mengalami keterlambatan pengiriman ke Dinas Kesehatan kota, yang harusnya mulai
bulan Januari dikirim, namun sampai pada bulan Mei belum bisa dikirimkan. Hal ini disebabkan karena pembuatan laporan belum terselesaikan hingga bulan Juni.
Selain itu pembuatan laporan yagn secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama.
Kurangnya sarana pendukung juga menyebabkan laporan ini terhambat proses pembuatannya. Selain itu keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis juga menjadi penghambat proses pembuatan laporan data RL 4A ini, karena harus menunggu dokumen rekam medis seluruhnya kembali ke bagian assembling untuk dilakukan proses selanjutnya yaitu kodefikasi penyakit dan tindakan kemudian dilakukan proses perekapitulasian ke dalam data indeks data kesakitan bulanan.
4. Pemanfaatan Data Morbiditas Pasien Rawat Inap di RSUD Kota Surakarta
Data morbiditas pasien rawat inap di RSUD Kota Surakarta dapat menghasilkan data 10 besar penyakit rawat inap dengan cara diranking.
Data 10 besar penyakit tersebut dapat dimanfaatkan sebagai bahan studi penelitian dan bahan pertimbangan penyediaan obat dengan melihat kasus penyakit tertinggi. Sehingga dapat dilakukan perencanaan penyediaan obat untuk penyakit tersebut, pada triwulan I tahun 2013 ini jumlah kasus terbanyak adalah
penyakit Thypoid Fever sehingga penyediaan obat lebih diperhatikan untuk kasus penyakit tersebut.
Misalnya pada triwulan I tahun 2013 untuk pengadaan obat kasus penyakit tertinggi adalah Thypoid Fever diperbanyak, hal ini untuk mengantisipasi terjadinya peningkatan penyakit Thypoid Fever di triwulan II tahun 2013. Selain itu data 10 besar penyakit dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan pengadaan instalasi penunjang dan dokter spesialis dengan melihat kasus-kasus penyakit tertinggi pada data tersebut.
SIMPULAN
1. Proses pencatatan data morbiditas pasien rawat inap di RSUD Kota Surakarta dilakukan secara manual pada saat pasien mendapatkan perawatan di bangsal perawatan.
Sumber data yang digunakan untuk pembuatan RL4A adalah buku register rawat inap yang bersumber dari dokumen rekam medis pasien.
2. Proses pengolahan data morbiditas pasien rawat inap di RSUD Kota Surakarta dilakukan secara manual.
3. Pelaporan data morbiditas pasien rawat inap oleh RSUD Kota Surakarta dilaporkan sesuai format yang telah diatur dalam Peraturan Menteri
Kesehatan nomor
1171/Menkes/Per/VI/2011 tanggal 15
Juni 2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit.
4. RL 4A dimanfaatkan sebagai bahan pertimbangan penyediaan dan perencanaan kebutuhan obat dengan melihat jumlah kasus penyakit tertinggi.
DAFTAR PUSTAKA
Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta: Depkes RI.
. 2011. Sistem Informasi Rumah Sakit di Indonesia (Sistem Pelaporan Rumah Sakit (Sistem Pelaporan Rumah Sakit Revisi IV). Jakarta: Depkes RI.
Hatta, GR. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan. Universitas Indonesia. Jakarta.
Kemenkes RI. 2011.Juknis SIRS 2011(Sistem Informasi Rumah Sakit).
Jakarta : KemenKes RI.
Malayu, SPH. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, PT Bumi Aksara, Jakarta.
Narbuko, K. 2008. Metodologi Penelitian Memberikan Bekal Teoritis pada mahasiswa tentang metodologi penelitian serta diharapkan dapat melaksanakan penelitian dengan langkah-langkah yang benar.
Cetakan kesembilan. Jakarta: Bumi Aksara.
Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Edisi Revisi.
Jakarta: PT Rineka Cipta.
Rizky, VA. 2012. Karya Tulis Ilmiah Manajemen Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap Di Rumah Sakit Umum Daerah Sragen Tahun 2011.
Sjamsuhidajat. 2006. Manual Rekam Medis.
Jakarta Selatan. Konsil Kedokteran Indonesia.
Sudra, RI. 2010. Statistik Rumah Sakit-Dari Sensus Pasien dan Grafik Barber- Johnson Hingga Statistik Kematian dan Otopsi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Pendidikan (Pendekataan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D). Bandung:
ALFABETA.
Taufiqurahman, MA. 2008. Metodologi Penelitian Kedokteran dan Kesehatan. Surakarta: LPP UNS dan UNS.
