ADMINISTRA
SI IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
DID YOU KNOW?
ADMINISTRASI
Administrasi
Berasal dari kata latin administrare yang berarti membantu, melayani dan memenuhi.
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan sebagai usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk
mencapai tujuan tertentu
BAGIAN ADMINISTRASI
PERSURATAN PELAPORAN
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
PERLENGKAPAN SEKRETARIATAN
PERSURATAN.
SURAT
Surat adalah bentuk korespondensi tertulis yang menggunakan kop dan stempel sesui dengan ketentuan serta dibubuhi dengan tanda tangan yang
sah.
Distribusi surat adalah proses pengiriman surat baik secara konvensional melalui jasa pengiriman maupun secara elektronik melalui email dan
sarana lainnya.
Jenis surat yang dikeluarkan oleh Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama adalah : 1. Surat Biasa
2. Surat Khusus
3. Surat Keputusan Bersama
SURAT BIASA
Surat yang dikeluarkan tanpa kekhususan tertentu : 1. Surat Rutin
2. Surat Pengantar 3. Surat Keterangan
SURAT KHUSUS
1. Surat Keputusan 2. Surat Pengesahan 3. Surat Rekomendasi 4. Surat Pengangkatan 5. Surat Pemberhentian
6. Surat Rekomendasi Pengesahan 7. Surat Mandat
8. Surat Tugas
9. Surat Pernyataan 10. Surat Instruksi 11. Surat Peringatan 12. Surat Edaran
13. Surat Kuasa
Jenis surat dkeluarkan untuk keperluan khusus
SURAT KEPUTUSAN BERSAMA
Jenis surat yang diterbitkan antara IPNU dan organisai yang lain.
Ketentuan persuratan diputuskan secara
bersama-sama dengan organisasi lain.
PELAPORAN
LAPORAN
Pendahuluan
kondisi obyektif organisasi
Program
pelaksanaan program
Administrasi
laporan keuangan
Hambatan
Kesimpulan
Rekomendasi
Penutup
Pendahuluan
Nama, waktu, tempat kegiatan
Hasil kegiatan
Hambatan
Kesimpulan
Rekomendasi
Penutup
01
LAPORANPERTANGGUNGJAWAB AN
02 LAPORAN PERJALANAN
Pendahuluan
Nama kegiatan
Waktu dan tempat kegiatan
Peserta kegiatan
Uraian umum kegiatan
Laporan
penggunaananggaran
Hambatan-hambatan
Kesimpulan
Rekomendasi
Penutup
03 LAPORAN
KEGIATAN
LAPORAN
Pendahuluan
Program yang direncanakan
Kegaiatan yang terlaksana
Grafik capaian program
Laporan penggunaan anggaran
Hambatan-hambatan
Kesimpulan
Rekomendasi
Lampiran daftar kegiatan yang akan dilaksanakan
Penutup
Nomor urut
Program kerja tahunan atau semester
Bentuk kegiatan
Pelaksanaan
Penggunaan anggaran
Hambatan- hambatan
Keterangan
04
LAPORAN BERKALA05 LAPORAN
PROGRAM KERJA
Pendahuluan
Nama program
Pelaksanaan
Rangkaian kegiatan
Peserta
Output program
Laporan penggunaan anggaran
Hambatan-hambatan
Kesimpulan
Rekomendasi
Penutup
06 LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM
Pelaksanaan
Isi yang dilaporkan
Nama dan jabatan yang membuat
Stempel
07 BERITA ACARA
KELENGKAPAN
ADMINISTRASI
KELENGKAPAN ADMINISTRASI
1. Buku Agenda 2. Buku Notulen 3. Buku Tamu
4. Buku Daftar Inventaris 5. Buku Kas
6. Buku Kegiatan Harian 7. Buku Induk
8. Stempel
PERLENGKAPAN
SEKRETARIAT
PERLENGKAPAN SEKRETARIAT
1. Bagan Struktur Organisasi 2. Papan Agenda Kegiatan 3. Papan Pengumuman
4. Tabel Program Kerja Tahunan 5. Peta Wilayah Kerja
6. Pemasangan Simbol Negara dan Identitas Organisasi
Mari Kita Buat Surat
This is where you section ends. Duplicate this set of slides as many times you need to go over all your sections.
FORMAT SURAT
1. Ukuran surat yang digunakan A4 dan F4
2. Warna kertas putih
3. Jenis Kertas HVS 60-80 gram
4. Surat ditulis dengan font Arial Narrow
5. Surat elektronik (surel) berformat PDF atau JPG - A4 untuk surat yang tidak menggunakan
konsideran
- F4 untuk surat yang menggunkan konsideran
KOP SURAT
1. Lambang IPNU tercetak sesuai ketentuan warna dalam peraturan organisasi dibagian atas sebelah kiri
2. Tulisan pengurus Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama sesuai dengan tingkatan
terletak sejajar dengan lambang IPNU menggunkan font Trajan Pro ukuran 14 warna hijau.
3. Tulisan alamat kantor, kontak person, email,danwebsite di bagian atas kanan menggunakan font Averta Semi Bold ukuran 9 warna hitam
NOMOR SURAT
Nomor Surat IPNU terdiri dari : a. Nomor urut surat keluar b. Tingkat kepengurusan c. Indeks Surat
d. Periodesasi kepengurusan e. Dua angka terakhir
f. Bulan pembuatan surat (angka romawi)
g. Dua angka terakhir tahun masehi pembuatan surat
Tingkatan kepengurusan : 1. PP untuk Pimpinan Pusat 2. PW untuk Pimpinan Wilayah 3. PC untuk Pimpinan Cabang 4. PCI untuk Pimpinan Cabang
Istimewa
5. PAC untuk Pimpinan Anak Cabang
6. PK untuk Pimpinan Komisariat 7. PR untuk Pimpinan Ranting
Indeks Surat :
• Surat Biasa
A : Internal IPNU B : Eksternal IPNU
C: NU, Banom lain, lembaga di lingkungan NU
• Surat Khusus
SK : Surat Keputusan SP : Surat Pengesahan SPk : Surat Pengangkatan SPh : Surat Pemberhentian SR : Surat Rekomendasi
SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan SM : Surat Mandat
ST : Surat Tugas
SPt : Surat Pengantar SKt : Surat Keterangan Spy : Surat Pernyataan SI : Surat Instruksi SE : Surat Edaran Sku : Surat Kuasa
PERIHAL DAN LAMPIRAN
1. Lampiran Surat
Di isi apabila besertakan surat/lampiran lain Jumlah lampiran disebut dengan ANGKA
Apabila jumlah halaman disebutkan, maka di tambah dengan angka didalam kurung.
misal : 1 (6), berarti jumlah lamp. 1 berkas sebanyak 6 halaman 2. Perihal Surat
di isi dg INTI / POKOK SURAT secara singkat dan mudah di mengerti.
di tulis dg huruf besar (KAPITAL) tanpa garis bawah dan tidak di akhiri titik
TUJUAN SURAT
1. di awali dengan “Kepada Yang Terhormat” / disingkat “Yth”
2. SASARAN Tujuan
3. Tempat tujuan (di – JAKARTA/ di – tempat)
PEMBUKA SURAT
1. di awali dengan “Assalamualaikum warahmatullahi wabarokatuh” dengan garis bawah (underline) dan miring (italic)
2. di bawahnya “Bismillahirrahmanirahim” dengan tulisan miring 3. pada surat khusus (SK, SP, dll) hanya di gunakan pembuka
“Bismillahirrahmanirahim” tanpa salam 4. Kalimat pembuka (jika surat umum)
ISI SURAT
di tulis secara SISTEMATIS, sesuai EYD, jelas dan mudah di mengerti
PENUTUP SURAT
1. Kalimat penutup (jika surat umum)
2. di akhiri dengan “Wallahulmuwaffiq ila aqwamitthariq” dengan garis bawah (underline) miring (italic)
3. di bawahnya “Wassalamualaikum wr. wb.” dengan tulisan miring (italic)
4. pada surat khusus (SK, SP, dll) hanya di gunakan penutup “Wallahulmufaqiq ila aqwamihariq” tanpa salam
TANGGAL SURAT
1. Dibagian bawah surat sebelah kanan
2. Tanggal surat didahului tempat pembuatan surat
3. Tanggal pembuatan surat terdiri dari tanggal, bulan dan tahun hijriyah dan masehi
4. Letak tanggal hijriyah dibagian atas, sedang bagian bawah kalender masehi dengan dipisah garis
PENGIRIM DANTANDA TANGAN SURAT
1. Tulisan organisasi & Nama pengirim tidak boleh di singkat
2. Tulisan organisai ditulis secara simetris tidak boleh disingkat dengan huruf kapital
3. jabatan ketua, sekretaris di tulis title case
4. Nama ketua, sekretaris di tulis dengan huruf KAPITAL bergaris bawah tebal (bold underline)
TEMBUSAN SURAT
1. Pihak yang akan ditembusi surat dituliskan dibawah penanggungjawab surat diawali dengan tulisan “Tembusan kepada:” dengan garis bawah
2. Urutan tembusan dimulai yang lebih tinggi dan diawali kata “Yth”
3. Khusus surat yang bersifat keputusan harus ditembuskan kepada pengurus NU pada tingkatannya.
STEMPEL
1. Stempel adalah cap atau simbol organisasi untuk melegitimasi surat-surat atau barang-barang tertentu secara resmi dan harus dipakai sebagaimana mestinya.
2. Bentuk stempel IPNU bulat telur atau oval, dengan ukuran panjang 5 cm dan ukuran lebar 3 cm.
3. Tepat di tengahnya terdapat lambang IPNU dengan ukuran diameter 1,8 cm.
4. Di lingkaran atas bertuliskan IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA yang ditulis dengan huruf.
5. Di lingkaran bawah bertuliskan nama tingkat kepengurusan organisasi yang juga di tulis dengan huruf capital
6. Warna tinta stempel hijau muda.
7. Ketentuan ini berlaku untuk semua tingkat kepengurusan IPNU
PENGARSIPAN SURAT
- Arsip/Penyimpanan dimaksudkan sebagai suatu kebutuhan administrasi pada setiap saat, betul-betul dibutuhkan untuk mengevakuasi dan menetukan tindakan-tindakan selanjutnya;
- Kegunaan arsip antara lain:
a. Pembuktian/pembukuan;
b. Korespondensi;
c. Penyusunan sejarah d. Data statistik;
e. Untuk publikasi;
- Untuk surat-surat ke dalam maupun keluar harus disediakan brisf oudner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip surat yang sesuai dengan kode indeks;
- Surat-surat yang diarsipkan, harus disusun rapi sesuai dengan Nomor urut ke luar atau diterimanya surat masuk;
- Dalam mengarsipkan surat yang terjadi karena perubahan susunan kengengurusan, harus dipisahkan antara periodesasi:
PENGARSIPAN SURAT
Klasifikasi Arsip Pimpinan Anak Cabang:
d.1. Surat rekomendasi pengesahan.
d.2. Surat keputusan dan surat instruksi, surat mandat, surat tugas dll.
d.3. Surat intern organisasi IPNU (umum).
d.4. Surat yang ditujukan kepada NU dan banom, lajnah dan lembaga NU.
d.5. Surat kepada institusi dan ormas lain.
d.6. Peraturan dan siaran.
d.7. Laporan kegiatan.
Klasifikasi Arsip Pimpinan Ranting:
g.1. Surat keputusan dan surat instruksi, surat mandat, surattugas dll.
g.2. Surat intern organisasi IPNU (umum).
g.3. Surat yang ditujukan kepada NU dan banom, lajnah dan lembaga NU.
g.4. Surat kepada institusi dan ormas lain.
g.5. Peraturan dan siaran.
g.6. Laporan kegiatan.
