• Tidak ada hasil yang ditemukan

analisis pengendalian dan peningkatan kualitas penagihan

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2023

Membagikan "analisis pengendalian dan peningkatan kualitas penagihan"

Copied!
9
0
0

Teks penuh

(1)

EQUITY: Jurnal Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi ISSN: 0216-9533

ANALISIS PENGENDALIAN DAN PENINGKATAN KUALITAS PENAGIHAN PIUTANG SPARE PART DENGAN MENGGUNAKAN METODE PDCA (PLAN, DO,

CHECK, ACTION) MELALUI 8 LANGKAH PERBAIKAN PADA PT. ASTRA INTERNATIONAL TBK-HONDA DI MAKASSAR

MUH IHSAN HM BASO STIE YPUP Makassar muhihsan_baso@yahoo.co.id

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengendalian dan langkah yang dilakukan dalam meningkatkan kualitas penagihan piutang spare part, sesuai dengan KPI (Key Performace Indicator) pada PT Astra International Tbk-Honda. Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif yaitu dengan membandingkan kualitas penagihan piutang spare part sebelum dilakukan improvement dengan metode PDCA dan setelah dilakukan improvement. Manajemen PT Astra International TBK-Honda menetapkan batas maksimum piutang overdue sebesar 3 % KPI, atau batas maksimum piutang yang jatuh tempo atas spare part yang didistribusikan ke kurang lebih 300 dealer spare part yang tersebar di area Sulawesi Selatan, Sulawesi Barat, Sulawesi Tenggara dan Ambon.

Kata-kata kunci: kualitas, piutang spare part, PDCA.

PENDAHULUAN Latar Belakang

Perputaran piutang harus dikendalikan dengan menyusun tabel umur piutang (aging schedule of receivables), dimana dalam tabel tersebut dapat diketahui jumlah piutang yang segera dapat ditagih dan yang lambat ditagih, dan dapat diketahui penghutang atau debitur yang baik dan yang buruk. Piutang merupakan unsur penting dalam neraca. Prosedur yang wajar dan cara pengamanan yang cukup terhadap piutang penting bukan saja utk keberhasilan perusahaan, tetapi juga untuk memelihara hubungan yang memuaskan dengan pelanggan.

Pengendalian piutang dimulai sebelum ada persetujuan untuk mengirimkan barang dagangan, sampai setelah penyiapan dan penerbitan faktur, dan berakhir dengan penagihan hasil penjualan. Prosedur pengendalian piutang berhubungan erat dengan pengendalian penerimaan kas disatu pihak, dan pengendalian persediaan dilain pihak, sehingga piutang merupakan mata rantai diantara keduanya. Ada 3 (tiga) bidang pengendalian piutang:

1. Pemberian kredit dagang kebijakan kredit dan syarat penjualan harus tidak menghalangi penjualan kepada para pelanggan yang sehat keadaan keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian yang besar karena adanya piutang sangsi yang berlebihan.

2. Penagihan (collections) apabila telah diberikan kredit, harus dilakukan setiap usaha untuk memperoleh pembayaran yang sesuai dengan syarat penjualan dalam waktu yang wajar.

3. Penetapan dan penyelenggaraan pengendalian intern yang layak. Membuat suatu sistem pengendalian intern yang memadai untuk memastikan bahwa semua penyerahan barang sudah difakturkan, atau difakturkan sebagai mana mestinya kepada para pelanggan, dan bahwa penerimaan benar-benar masuk kedalam rekening perusahaan.

(2)

Mengelola arus kas masuk dan keluar adalah salah satu tugas pokok keuangan karena semua transaksi bisnis bermuara ke dalam kas. Manajer keuangan pada umumnya mengharapkan penjualan dapat dilakukan dengan tunai atau kredit dengan waktu yang sesingkat-singkatnya, agar arus kas masuk cepat. Untuk mengelola keuangan perusahaan yang baik, manajer keuangan harus menyusun anggaran pengumpulan piutang yang akan digunakan untuk mengendalikan piutang. Makin panjang umur piutangnya, makin buruk kondisi perusahaan karena makin lama piutang tersebut menjadi uang tunai (kas).

PT Astra International-Honda (Astra Motor) adalah salah satu perusahaan Astra International yang bergerak di bidang operations dengan produk sepeda motor Honda dan merupakan salah satu Corporate Operation PT Astra International, Tbk yang bergerak di bidang distribusi dan penjualan retail kendaraan roda dua merk Honda. Didirikan pada tahun 1970, dengan nama Honda Division, Astra Motor dahulu merupakan main distributor sepeda motor Honda. Saat ini, Astra Motor merupakan main dealer yang mencakup sebelas wilayah (region) di seluruh Indonesia. Adapun wilayah-wilayah tersebut mencakup: Palembang, Bengkulu, Jawa Tengah, DI. Yogyakarta, Bali, NTB, Pontianak, Balikpapan, Makassar, Jayapura, dan JHC. Astra Motor, juga dikenal sebagai Honda Sales Operations. Astra Motor merupakan brand yang diusung sebagai wajah perusahaan dalam menjalin hubungan dengan customer. Adapun core business Astra Motor adalah penjualan sepeda motor merek Honda, penjualan suku cadang atau spare part dan layanan service.

Semakin luasnya jaringan distribusi spare part yang ditandai dengan semakin banyaknya dealer spare part yang beroperasi di area Sulselbartra dan Ambon, menunjukkan adanya pertumbuhan yang positif terhadap volume penjualan di lini bisnis tersebut. Di samping itu PT Astra International Tbk-Honda senantiasa melakukan perbaikan untuk dapat menjaga performance dari segi keuangan, sehingga piutang spare part yang overdue dapat ditekan di angka maksimal 3 % dari total outstanding piutang dealer. Berdasarkan uraian sebelumnya, maka peneliti mengambil judul penelitian “analisis pengendalian dan peningkatan kualitas penagihan piutang spare part dengan menggunakan metode PDCA (Plan, Do, Check, Action) melalui 8 langkah perbaikan di PT Astra International Tbk- Honda”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka perumusan masalahnya adalah: apakah metode PDCA (Plan, Do, Check, Action) dapat dijadikan sebagai alat pengendalian dan peningkatan kualitas penagihan piutang spare part pada PT Astra International Tbk- Honda?

Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui pengendalian dan peningkatan kualitas penagihan piutang spare part pada PT Astra International Tbk-Honda di Makassar.

2. Untuk mengetahui efektivitas penggunaan metode PDCA (Plan, Do, Check, Action) sebagai alat pengendalian dan peningkatan kualitas penagihan piutang spare part pada PT Astra International Tbk-Honda.

(3)

EQUITY: Jurnal Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi ISSN: 0216-9533

TINJAUAN PUSTAKA Piutang

Piutang merupakan salah satu unsur dari aktiva lancar dalam neraca perusahaan yang timbul akibat adanya penjualan barang dan jasa atau pemberian kredit terhadap debitur yang pembayaran pada umumnya diberikan dalam tempo 30 hari (tiga puluh hari) sampai dengan 90 hari (sembilan puluh hari). Dalam arti luas, piutang merupakan tuntutan terhadap pihak lain yang berupa uang, barang-barang atau jasa-jasa yang dijual secara kredit. Menurut Prawirasentono (2002) piutang usaha adalah perusahaan mempunyai hak klaim terhadap seseorang atau perusahaan lain dengan adanya hak klaim ini perusahaan dapat menuntut pembayaran dalam bentuk uang atau penyerahan aktiva atau jasa lain kepada pihak dengan siapa ia berpiutang.

Dalam pengendalian piutang yang dititik beratkan adalah mengenai jumlah piutang, pemberian kredit dan penerimaan piutang serta kebijaksanaan yang dijalankan oleh perusahaan. Tindakan pengendalian tersebut dapat dilakukan sebelum adanya pengiriman barang dangan sampai dibuatnya faktur dan berakhirnya setelah adanya penagihan piutang.

Pengendalian dalam arti luas adalah proses untuk mengarahkan seperangkat variabel (misalnya: mesin, manusia, equipment) kearah tercapainya sasaran atau tujuan. Tujuan pengendalian piutang adalah untuk mendapatkan kebenaran pencatatan jumlah piutang dan penerimaan hasil pembayaran piutang, bahwa jumlah uang dari jumlah hasil tagihan benar diterima dan dicatat. Pengendalian adalah suatu aktivitas yang dimulai dengan menetapkan standar-standar terlebih dahulu atau menetapkan rencana-rencana kemudian mengukur dan menilai pelaksanaan dengan standar ataupun rencana yang telah ditetapkan serta diadakan perbaikan terhadap penyimpangan yang dianggap penting. Langkah-langkah memperkecil piutang sebagai berikut:

1. Penentuan besarnya resiko yang akan ditanggung oleh perusahaan. Hal ini perlu untuk memperhitungkan keuntungan yang diharapkan akan diterima oleh perusahaan. Langkah ini dilaksanakan dengan menentukan terlebih dahulu batas resiko yang dianggap layak atau wajar yang akan ditanggung oleh perusahaan dan disediakan sebagai cadangan piutang. Batas resiko ini merupakan taksiran jumlah piutang yang mungkin akan tidak terbayar selama satu periode tertentu.

2. Penyelidikan tentang kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewjibannya. Dalam hal ini tidak hanya menyangkut bidang materiil, tetapi juga menyangkut penyelidikan mengenai sifat atau watak dari para langganan. Faktor penting dari para langganan yaitu:

a. Character, yaitu kemungkinan dari pada kejujuran langganan untuk memenuhi kewajibannya.

b. Capacity, yaitu kemampuan para langganan untuk membayar utang-utangnya.

c. Capital, yaitu modal perusahaan yang diukur melalui analisis keuangan terutama mengenai kekayaan bersih yang berwujud.

d. Collateral, yaitu jaminan yang dapat diberikan oleh langganan, misalkan berupa harta tertentu atau barang dagangan itu sendiri.

e. Conditions, yaitu keadaan ekonomi secara umum yang dapat berpengaruh terhadap kemampuan langganan untuk memenuhi kewajibannya.

(4)

Analisis pengendalian...

3. Mengadakan klasifikasi dari langganan berdasarkan resiko pembayaran yang akan diterima perusahaan.

4. Mengadakan seleksi dari langganan. Berdasarkan penggolongan tersebut perusahaan dapat memutuskan untuk tidak memberikan kredit kepada langganan yang termasuk dalam golongan berisiko tinggi tidak memenuhi kewajibannya.

PDCA (Plan, Do, Check, Action)

PDCA singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindaklanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. PDCA dikenal sebagai “siklus shewhart”, karena pertama kali dikemukakan oleh Walter Shewhart. Namun dalam perkembangannya, metodologi analisis PDCA lebih sering disebut “siklus deming”. Hal ini karena Deming adalah orang yang mempopulerkan penggunaannya dan memperluas penerapannya. Namun, Deming sendiri selalu merujuk metode ini sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A.

Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistis. Belakangan, Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA (Plan, Do, Study, Act) untuk lebih menggambarkan rekomendasinya. PDCA adalah alat yang bermanfaat untuk melakukan perbaikan secara terus menerus tanpa berhenti.

Gambar 1. PDCA plan

do

check action

Hipotesis

Diduga bahwa metode PDCA (Plan, Do, Check, Action) dapat dijadikan sebagai alat pengendalian dan peningkatan kualitas penagihan piutang spare part pada PT Astra International Tbk-Honda.

METODE PENELITIAN Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilaksanakan pada PT Astra International Tbk-Honda Kantor Wilayah Makassar. Waktu yang digunakan dalam penelitian ini, selama kurang lebih dua bulan.

(5)

EQUITY: Jurnal Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi ISSN: 0216-9533

Metode Analisis

Metode analisis yang digunakan dalam penulisan ini adalah menggunakan model pendekatan penelitian tindakan (action research). Menurut Grundy dan Kemmis (1990) penelitian tindakan memiliki dua tujuan pokok, yaitu meningkatkan (improve) dan melibatkan (involve) yaitu melakukan improve dalam pengendalian piutang spare part dengan metode PDCA (Plan, Do, Check, Action). Langkah-Langkah dalam PDCA (Plan, Do, Check, Action) yaitu:

1. Menetapkan tema masalah 2. Menetapkan target

3. Mencari penyebab dominan masalah 4. Merencanakan perbaikan

5. Mengimplementasikan perbaikan 6. Mengevaluasi hasil

7. Melakukan standarisasi

8. Menentukan perbaikan berikutnya

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

1. Step 1 (PDCA), menentukan tema masalah.

Account Receivable atau AR merupakan piutang usaha yang timbul setelah transaksi jual beli atau tagihan kepada pelanggan akibat adanya penyerahan barang yang belum dilunasi. Controlling terhadap AR harus optimal, agar pembayaran pelanggan tepat waktu, sehingga memperkecil kemungkinan OD dan mencegah terjadinya lapping.

(6)

Analisis pengendalian...

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Average % % Kum

X1 AR Part (Exclude 1-5) 5,4 4,6 6,8 5,1 6,7 3,3 8,5 5,8 62,2 62,2

X2 AR Non Trade (Exclude

AHM,AAB & AFFCO) 1,6 0 0,1 0,7 0,1 8,2 13,9 3,5 37,8 100

X3 AR Unit 0 0 0 0 0 0 0 0 0 100

Tahun 2016 Item

Tabel 1. Pareto Indentifikasi Masalah

Gambar 1. Diagram Pareto

Dari diagram pareto masalah dapat disimpulkan, masalah yang paling urgen untuk segera diperbaiki dari tidak masalah tersebut adalah X1 (AR/Piutang spare part) overdue diatas 5 hari

2. Step 2 (PDCA), menetapkan target.

Piutang part overdue region Makassar belum mencapai target KPI Departement Administrasi dan Finance 2014 sebesar 3%. Sesuai data performance piutang part overdue periode Januari – Juli 2014, rata-rata 5,8% per bulan. Jika kondisi tersebut tidak dilakukan perbaikan, maka berdampak terhadap performance KPI tidak tercapai dan cash flow region terganggu.

3. Step 3 (PDCA), mencari penyebab masalah yang dominan dengan fishbone diagram.

(7)

EQUITY: Jurnal Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi ISSN: 0216-9533

4. Step 4 (PDCA), merencanakan perbaikan.

5. Step 5 (PDCA), implementasi perbaikan.

a. Solusi pertama

Perbaikan jadwal pengiriman barang:

▪ Pengaturan schedule pengiriman barang dari gudang ke luar pulau

Meeting dengan tim SPV part untuk membantu pengaturan schedule pengiriman barang ke expedisi. Hasil meeting memutuskan, dibuatkan new proses good issue khusus dealer daerah luar pulau untuk memudahkan pengiriman

b. Solusi kedua

Informasi tagihan dikirim melalui SMS. SMS tagihan sudah dilakukan, namun masih menggunakan metode pengiriman melalui handphone. Perbaikan yang dilakukan penggunaan software SMS gateway untuk memudahkan pengiriman SMS.

c. Solusi ketiga

Email tagihan ke dealer yang punya alamat email, hal ini dilakukan:

▪ Untuk membantu back up surat konfirmasi tagihan yang sementara dalam pengiriman oleh PT Pos.

▪ Rekam jejak proses penagihan d. Solusi keempat

Melakukan one on one dengan dealer yang pembayarannya sering menunggak. Tujuan dilakukan kunjungan ke dealer:

▪ Evaluasi mengapa pembayaran sering telat dan kendala yang dihadapi

▪ Mengenal lebih dekat karakter dealer

▪ Mengetahui teritori dealer dan aktifitas jual beli

▪ Menganalisa jalur distribusi

6. Step 6 (PDCA), mengevaluasi hasil perbaikan.

Keterangan Sebelum Perbaikan

Masa Perbaikan

Setelah

Perbaikan Penurunan

OD Area Pareto 4,30% 4,20% 1,90% 2,40%

Total OD 5,80% 5,40% 3,10% 2,70%

(8)

Manfaat yang diperoleh dari perbaikan adalah:

Description Amount (Rp)

Tangibel Benefit

Penurunan OD Piutang Part Rp. 81.797.308 1.1 Penurunan Piutang Overdue

selama projek

Rp. 81.797.308

1.2 Rp.

# Total Benefit Rp. 81.797.308

Cost of implementation

Project Development Rp. 975.000

5.1 Biaya pembelian software &

modem

Rp. 975.000

Project Implementation Rp. -

6.1 Rp.

# Total Cost Rp. 975.000

Net Quality Income (Benefit- Cost)

Rp. 80.822.308

7. Step 7 (PDCA), melakukan standarisasi perbaikan.

a. Proses good issue khusus dealer daerah dilakukan pada hari senin/selasa pagi b. Pembubuhan cap TES dilakukan pada bagian kanan bawah surat konfirmasi tagihan c. Print cap TES pada bagian kanan amlop surat konfirmasi tagihan

d. Konfirmasi tagihan dikirim per periode

▪ JT 1 – 10 dikirim tanggal 21 bulan sebelumnya

▪ JT 11 – 20 dikirim tanggal 01 bulan yang sama

▪ JT 21 – 31 dikirim tanggal 11 bulan yang sama

e. Informasi tagihan via SMS gateway dilakukan 3 x seminggu pada hari Selasa, Kamis dan Sabtu.

8. Step 8 (PDCA), rencana perbaikan selanjutnya.

Untuk tetap mempertahankan performance piutang yang tetap terkendali dan kualitas yang tetap optimal, maka dipandang perlu untuk merencanakan perbaikan berikutnya berupa penurunan piutang yang overdue di bawah 2 %.

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan

Berdasarkan uraian sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa peningkatan kualitas penagihan dan pengendalian piutang PT Astra international Tbk- Honda dengan menggunakan pendekatan PDCA (Plan, Do, Check, Action) dengan 8 langkah perbaikan dianggap optimal. Hal ini dapat dilihat dari hasil:

1. Setelah perbaikan yaitu penurunan persentasi piutang yang overdue (jatuh tempo) atau yang terlambat bayar oleh dealer turun dari 5,8 % menjadi 2,7 %.

2. Dari aspek lain penagihan ke dealer bisa lebih maksimal dengan menggunakan sistem baru (SMS gateway), sehingga kinerja karyawan di bagian tersebut meningkat.

(9)

EQUITY: Jurnal Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi ISSN: 0216-9533

Saran

Untuk tetap menjaga kualitas performance piutang yang baik, maka PT Astra International Tbk-Honda, harus tetap melakukan perbaikan yang berkesinanbungan (countinous improvement) khususnya di departemen spare part. Penelitian selanjutnya, disarankan untuk menambah variabel bebas yang lain seperti: pengetahuan, budaya organisasi, guna melihat lebih lanjut faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai.

DAFTAR PUSTAKA

Agus, C. 2012. The Sense of PDCA and Stride. http://aguscahyanto1.blogspot.co.id/2012.

diakses tanggal 10 Februari 2017

Arwis, F. 2015. Astra Motor Quality Convention. Jakarta

Ellitan, L., & Anatan, L. 2008. Manajemen Operasi. Bandung: Refika Aditama.

Hasibuan, M. 1996. Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah. Jakarta: Gunung Agung.

Herjanto, E. 2003. Manajemen Produksi & Operasi. Edisi 3. Jakarta: Grasindo.

Kumalaningrum, P.M., & Heni, K. 2011. Manajemen Operasi. Yogyakarta: STIM YKPN.

Lena, E., & Lina, A. 2008. Manajemen Operasi - Konsep dan Aplikasi. Jakarta: Refika Aditama.

Prawirasentono, S. 2002. Pengantar Bisnis Modern. Jakarta: Bumi Aksara.

Ukas, M. 2006. Manajemen Konsep Prinsip dan Aplikasi. Bandung: Agnini.

Wiludjeng, S. 2007. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Referensi

Dokumen terkait

PENGARUH MARKET ORIENTATION DAN INOVASI PRODUK TERHADAP KINERJA USAHA Suatu Studi Pada UMKM Martabak di Kota Banjar Ela Siti Nurjanah Fakultas Ekonomi, Universitas Galuh Ciamis