APLIKASI SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT BERBASIS WEBSITE DI BAGIAN SUMBER DAYA ALAM

Alhamdulillah puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyusun laporan praktek kerja lapangan yang berjudul “Penerapan Sistem Informasi Persuratan Berbasis Website di Sumber Daya Alam” bagian agar selesai tepat waktu. Pemkab Bengkalis, Setda, Bagian Sumber Daya Alam, Jl. Jenderal Ahmad Yani N0 .70 Bengkalis, Riau. Orang tua dan anggota keluarga yang telah mendukung terlaksananya kegiatan kerja praktek baik moril maupun materiil.

Akhir kata, penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi rekan-rekan mahasiswa dan pembaca untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang Praktek Kerja Lapangan (WP). Kerja Praktek adalah penerapan mahasiswa dalam dunia kerja nyata yang bertujuan untuk mengembangkan keterampilan dan etos kerja.Untuk mencapai tujuan tersebut diterapkan prosedur dari kampus dimana mahasiswa diharuskan melakukan kegiatan kerja praktek dimana sistem prosedur ini berlaku. untuk semua program studi di kampus Politeknik Negeri Bengkalis. Untuk melaksanakan kerja praktek ini, penulis memilih Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkalis dan ditempatkan di Dinas Sumber Daya Alam.

Maka dari itu, penulis memberi judul pada kerja praktek ini “Pemanfaatan Sistem Informasi Persuratan Online di Departemen Sumber Daya Alam (SDA)”. Ini memberikan gambaran tentang kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa selama kerja praktek di Departemen Sumber Daya Alam, Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkalis.

Manfaat Kerja Praktek

Waktu dan Tempat Pelaksana

Sejarah Singkat

Dari semua pelayanan di atas, seksi Sumber Daya Alam berkedudukan di Sekretariat Daerah (SEKDA), Sekretariat Daerah sendiri memiliki 12 seksi yang dikepalai oleh satu orang, dengan masa kerja selama 5 tahun, Sumber Daya Alam sendiri merupakan seksi yang baru dibentuk pada awal Januari. Tahun 2020, sebelumnya disebut Perbatasan dan diubah menjadi Sumber Daya Alam, sehingga bagian ini masih belum memiliki visi dan misi tetapi memiliki tugas dan fungsi penting terkait dengan sumber daya yang ada di Kabupaten Bengkalis. Dinas Sumber Daya Alam mempunyai tugas melaksanakan penyiapan, koordinasi perumusan kebijakan daerah, koordinasi pelaksanaan tugas perangkat daerah dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang sumber daya alam, termasuk pertanian, kehutanan, pemantauan dan evaluasi. . , laut, perikanan, pertambangan dan lingkungan hidup, serta energi dan air.

Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya Alam

Mempersiapkan instruksi tertulis dan dokumen lain yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang disusun.

Ruang Lingkup Bagian Sumber Daya Alam

BIDANG PEKERJAAN

Uraian Tugas yang dikerjakan

Sebelum merancang database, Anda perlu mengetahui dan menganalisis keinginan karyawan di bagian Sumber Daya Alam kemudian membuat tabel yang diperlukan untuk melengkapi website surat. Dapat memanfaatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang IT sebagai bekal untuk memulai usaha dan mencari pekerjaan.

Gambar 3.1 Alur sistem lama (Sumber : Data Olahan)

Perangkat yang Digunakan

Microsoft Visual Studio adalah perangkat lunak (kumpulan) lengkap yang dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi, baik itu aplikasi bisnis, aplikasi pribadi maupun komponen aplikasi, baik berupa aplikasi konsol, aplikasi Windows maupun aplikasi web. Selain sebagai media browsing, Mozilla Firefox memiliki fitur lain yaitu untuk melihat tampilan website yang telah dibuat untuk mengecek apakah ada error atau tidak, dengan menggunakan Xampp sebagai local server. Laptop yang digunakan terbagi menjadi dua bagian, untuk entri data dan pembuatan laporan menggunakan netbook HP Proobok 645 G1 dengan spesifikasi hard disk 500 gigabyte, APU AMD A6-5350M dengan prosesor Radeon™ HD Grapich berkekuatan 2,9 Ghz dan memiliki RAM dengan akses acak (RAM) 8 gigabyte.

Gambar 3.5 Logo Visual Studio Code

Kendala yang Dihadapi Selama Kerja Praktek

Komputer laptop atau sering disebut komputer mini digunakan sebagai perangkat untuk pembuatan laporan, entri data dan pembuatan aplikasi surat menyurat. Untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan mencari referensi sebanyak-banyaknya melalui internet dan mencari relasi dengan teman-teman yang paham tentang pembuatan aplikasi berbasis website, serta tidak lupa untuk meminta saran dan bimbingan dari atasan di instansi serta bertanya pengawas kerja praktek.

APLIKASI SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT BERBASIS WEBSITE DI BAGIAN SUMBER DAYA ALAM

SDA)

Uraian Judul

Pembuatan Aplikasi

Tampilan Login
Beranda
Tampilan Login
Transaksi Surat

Hasil tampilan dari sistem informasi surat menyurat ini sesuai dengan kebutuhan dalam menyelenggarakan lalu lintas surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar. Halaman login merupakan menu sebelum masuk ke menu utama (beranda) sistem informasi persuratan, pada halaman ini user masuk sebagai admin. Menu ini merupakan halaman utama pada website Sistem Informasi Persuratan Dinas Sumber Daya Alam Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkalis yang berisi tentang informasi kegiatan yang dilakukan pada aplikasi tersebut.

Pada menu ini adalah proses tampilan transaksi baik transaksi pos masuk maupun pos keluar, transaksi pos dapat dilakukan dengan menambahkan data, kemudian mengisi form antara lain: nomor agenda, asal surat, nomor surat, isi ringkasan surat , kode , indeks file, tanggal surat dan keterangan, serta upload surat dalam bentuk pdf, menjadi atau bisa juga berupa file berupa foto. Menu buku agenda bertujuan untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dan keluar berdasarkan periode tertentu, buku agenda juga bertujuan untuk mencari surat, mengetahui penomoran surat dan sebagai bukti surat masuk dan keluar. Menu galeri file berguna untuk melihat file yang di import melalui menu transaksi surat, baik file pdf, word maupun gambar, pada menu ini terdapat dua pilihan yaitu galeri file surat masuk dan surat keluar.

Alasan judul ini karena penulis melihat sering terjadi transaksi surat menyurat baik transaksi surat masuk maupun surat keluar yang dilakukan secara manual di bagian sumber daya alam, maka penulis membuat aplikasi ini untuk memudahkan transaksi surat menyurat secara manual.