APLIKASI SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT BERBASIS WEBSITE DI BAGIAN SUMBER DAYA ALAM

(1)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

APLIKASI SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT **BERBASIS WEBSITE DI BAGIAN SUMBER DAYA ALAM**

(SDA)

OLEH:

AGUNG ROMADHON NIM : 6103181255

PROGRAM STUDI D-III TEKNIK INFORMATIKA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS BENGKALIS

2020

(2)

(3)

i

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyusun laporan Praktik Kerja Lapangan yang berjudul “Aplikasi sistem informasi surat menyurat Berbasis Website di bagian Sumber Daya Alam” agar selesai tepat pada waktunya.

Proyek ini dibuat untuk memenuhi kelulusan dari praktek kerja lapangan pada program Studi D-III Teknik Informatika di Politeknik Negeri Bengkalis,penulis menyadari masih banyak kekurangan di laporan ini dari penggunaan Bahasa maupun isi,oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun penulis harapkan untuk kesumpurnaan laporan ini untuk kedepannya.

Tidak lupa penulis mengucapkan terimakasih ke semua pihak yang telah membantu untuk menyelesaikan laporan ini baik dari segi masukan dan juga materi,maka dari itu dengan hati yang tulus penulis ucapkan terimakasih kepada :

1. Bapak Johny Custer, S.T., M.T, selaku Direktur Politeknik Negeri Bengkalis.

2. Bapak Armada, S.T., M.T, selaku Wakil Direktur 1 Bidang Akademik.

3. Bapak Muhammad Nasir, M.Kom , selaku ketua Program Studi D-III Teknik Informatika Politeknik Negeri Bengkalis.

4. Bapak H.Mulyadi, SH, MH,selaku Kepala Bagian Sumber Daya Alam.

5. Bapak Eri Cahyadi, S.Pi,selaku Kasubbag Sumber Daya Alam Energi dan Air.

6. Bapak M.Nuh, S.Pi,selaku Kasubbag Sumber Daya Alam Pertambangan dan Lingkungan Hidup.

7. Bapak Erdhi Maulana, S.STP,selaku Kasubbag Sumber Daya Alam Pertanian,Kehutanan,Kelautan dan Perikanan.

8. Pemerintahan Kabupaten Bengkalis , Sekretariat Daerah,bagian Sumber Daya Alam,Jl.Jendral Ahmad Yani N0 .70 Bengkalis,Riau.

(4)

ii 9. Bapak Muhammad Nasir, M.Kom,selaku Dosen Pembimbing kerja

praktek di Politeknik Negeri Bengkalis.

10. Bapak Nurul Fahmi, M.T, selaku ketua pelaksanaan kegiatan kerja praktek .

11. Bapak Danuri M.Cs,selaku kepala jurusan Teknik Informatika di Politeknik Negeri Bengkalis.

12. Kedua orang tua dan keluarga yang telah mendukung dalam menyelesaikan kegiatan kerja praktek baik berupa moril maupun materil.

13. Teman dan kerabat yang telah memberikan ide,support,dan doanya untuk penulis.

Akhir kata penulis berharap,semoga laporan ini bermanfaat bagi rekan- rekan mahasiswa/mahasiswi dan pembaca untuk menambah wawasan serta pengetahuan tentang Kerja Praktek (KP).

Bengkalis,30 Desember 2020 Penulis,

Agung Romadhon

(5)

iii

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL

HALAMAN PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR ... v

DAFTAR TABEL ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Tujuan Kerja Praktek ... 2

1.3 Manfaat Kerja Praktek ... 2

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksana ... 2

BAB II GAMBARAN UMUM BAGIAN SUMBER DAYA ALAM ... 3

2.1 Sejarah Singkat... 3

2.2 Tugas dan Fungsi Bagian Sumber Daya Alam ... 5

2.3 Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya Alam ... 5

2.4 Ruang Lingkup Bagian Sumber Daya Alam ... 6

BAB III BIDANG PEKERJAAN ... 7

3.1 Uraian Tugas yang dikerjakan ... 7

3.1.1 Membuat Aplikasi Surat Masuk & Surat Keluar ... 7

3.1.2 Membuat sistem baru surat menyurat di bagian SDA ... 7

3.1.3 Mendesain Database ... 9

3.2 Target yang Diharapkan ... 10

(6)

iv

3.3 Perangkat yang Digunakan ... 10

3.3.1 Perangkat Lunak (software) ... 10

3.3.2 Perangkat Keras (Hardware) ... 12

3.4 Kendala yang Dihadapi Selam Kerja Praktek ... 12

3.5 Pemecahan Masalah ... 13

BAB IV APLIKASI SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT BERBASIS WEBSITE DI BAGIAN SUMBER DAYA ALAM (SDA) 14

4.1 Uraian Judul ... 14

4.2 Pembuatan Aplikasi ... 14

4.2.1 Mencari Referensi ... 14

4.2.2 Desain Rancang Aplikasi ... 15

4.2.3 Hasil Tampilan Aplikasi ... 29

4.3 Alasan Pengambilan Judul ... 24

BAB V PENUTUP ... 25

5.1 Kesimpulan ... 25

5.2 Saran ... 25

DAFTAR PUSTAKA ... 26 LAMPIRAN ...

(7)

v

DAFTAR GAMBAR

Halaman

3.1 Gambar Alur Sistem Lama... 8

3.2 Gambar Alur Sistem Baru ... 8

3.3 Gambar Rancang Tabel Database ... 9

3.4 Gambar XAMPP ... 10

3.5 Gambar Visual Studio Code ... 11

3.6 Gambar Mozilla Firefox ... 11

3.7 Gambar Laptop ... 12

4.1 Gambar Halaman Login Mockup ... 15

4.2 Gambar Halaman Beranda Mockup ... 15

4.3 Gambar Halaman Transaksi Surat Masuk Mockup ... 16

4.4 Gambar Halaman Transaksi Surat Keluar Mockup ... 16

4.5 Gambar Halaman Buku Agenda Surat Masuk Mockup ... 17

4.6 Gambar Halaman Buku Agenda Surat Keluar Mockup ... 17

4.7 Gambar Halaman Galeri File Surat Masuk Mockup ... 18

4.8 Gambar Halaman Galeri File Surat Keluar Mockup ... 18

4.9 Gambar Halaman Login ... 19

4.10 Gambar Halaman Beranda ... 20

4.11 Gambar Form Tambah Data ... 20

4.12 Gambar Halaman Transaksi Surat Masuk... 21

4.13 Gambar Halaman Transaksi Surat Keluar... 21

4.14 Gambar Halaman Buku Agenda Surat Masuk ... 22

4.15 Gambar Halaman Buku Agenda Surat Keluar ... 22

4.16 Gambar Halaman Galeri File Surat Masuk ... 23

4.17 Gambar Halaman Galeri File Surat Keluar ... 23

(8)

vi

DAFTAR TABEL

Halaman

2.1 Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya Alam ... 5

(9)

vii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Absensi Harian Kerja Praktek

Lampiran 2. Laporan Kegiatan Harian Kerja Praktek Lampiran 3. Surat Keterangan Selesai Kerja Praktek Lampiran 4. Lembar Penilaian dari Intansi

Lampiran 5. Sertifikat Kerja Praktek Lampiran 6. Dokumentasi Kerja Praktek

(10)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kerja Praktek adalah penerapan seseorang mahasiswa/mahasiswi pada dunia kerja nyata yang bertujuan untuk mengembangkan keterampilan dan etika pekerjaan, Untuk mewujudkan tujuan tersebut, maka diterapkan suatu prosedur dari pihak kampus dimana mahasiswa/mahasiswi di wajibkan untuk melaksanakan kegiatan kerja praktek yang dimana sistem prosedur ini berlaku untuk semua prodi yang ada di kampus Politeknik Negeri Bengkalis.

Kerja Pratek merupakan salah satu wadah yang baik bagi mahasiswa untuk berinteraksi secara langsung dengan dunia perkerjaan. Melalui kegiatan ini mahasiswa bisa meningkat kan keterampilan dan etika pekerjaan, kemudian melatih kedisplinan dan tanggung jawab.kegiatan yang meliputi pemahaman teori/konsep ilmu pengetahuan yang diaplikasikan dalam pekerjaan dalam pekerjaan sesuai profesi bidang studi.

Dalam rangka melaksanakan kerja praktek ini, penulis memilih Sekretariat Daerah Kabupaten Bengakalis dan ditempatkan dibagian Sumber Daya Alam.

Demikian dengan kerja praktek ini penulis memberikan judul “Aplikasi Sistem Informasi Surat Menyurat Berbasis Website Di Bagian Sumber Daya Alam (SDA)”.

(11)

2 1.2 Tujuan Kerja Praktek

1. Memberikan gambaran kegiatan yang dilakukan mahasiswa selama kerja praktek di di bagian Sumber Daya Alam,Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkalis.

2. Sebagai tugas kerja praktek (KP).

3. Untuk belajar mengenai dunia kerja yang sesungguhnya.

4. Memberikan masukan bagi instansi tempat kerja praktek.

1.3 Manfaat Kerja Praktek

Manfaat yang didapatkan dari penelitian adalah : 1. Bagi Mahasiwa

Mahasiwa mempunyai kesempatan menjelaskan dan menerapkan ilmu apa yang sudah dipelajari di perkuliahan , dengan mempratek kan di dunia kerja.

2. Bagi Kampus

Mempererat kerjasama antara Politeknik Negeri Bengkalis dengan pihak Pemerintahan Bengkalis terutama bagian Sumber Daya Alam maupun instansi lainnya.

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksana

Waktu dilaksanakan kegiatan kerja praktek dimulai dari tanggal 02 November sampai 31 Desmber 2020. Tempat dilaksanakan kegiatan kerja praktek di bagian Sumber Daya Alam,Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkalis, Jl. Jenderal Ahmad Yani No. 070,Bengkalis.

(12)

3

BAB II

GAMBARAN UMUM BAGIAN SUMBER DAYA ALAM

2.1 Sejarah Singkat

Wilayah Kabupaten Bengkalis terletak pada bagian pesisir Timur Pulau Sumatera antara 2°7’37,2”-0°55,33,6”Lintang Utara dan 100°57’57,6”- 102°30’25,2” Bujur Timur. Wilayah Kabupaten Bengkalis terdiri dari Pulau dan daratan serta memiliki Kawasan Pesisir dan Laut dengan garis pantai sepanjang + 446 km.

Karena luas dan banyak sumber daya alam di Kabupaten Bengkalis maka hal tersebut perlu diolah oleh pemerintahan Kabupaten yang di pimpin oleh Bupati dan Wakil Bupati,dan membentuk dinas-dinas dibawah kepemipinan Bupati dan Wakil Bupati antara lain :

1. Sekretariat Daerah (SEKDA).

2. Sekretariat DPRD.

3. Inspektorat.

4. Pejabat Pimpinan Tinggi Pertama.

5. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.

6. Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan.

7. Badan Penangulangan Bencana Daerah.

8. Badan Penelitian dan Pengembangan.

9. Badan Kesatuan Bangsa dan Politik.

10. Badan Pendapatan Daerah.

11. Badan Pengelolaan Keunagan dan Aset Daerah.

12. Dinas Ketahanan Pangan.

13. Dinas Pendidikan.

14. Dinas Kesehatan.

15. Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik.

16. Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa.

(13)

4 17. Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak.

18. Dinas Lingkungan Hidup.

19. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

20. Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu.

21. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

22. Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana.

23. Dinas Perhubungan.

24. Dinas Sosial.

25. Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah.

26. Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang.

27. Dinas Perumahan Pemukiman dan Pertanahan.

28. Dinas Parawisata,Kebudayaan,Kepemudaan,dan Olahraga.

29. Dinas Perdagangan dan Perindustrian.

30. Dinas Perikanan.

31. Dinas Pertanian.

32. Dinas Pemadam Kebakaran.

33. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

34. Satuan Polisi Pamong Praja.

35. RSUD Bengkalis.

36. RSUD Mandau.

37. Serta Kecamatan yang ada di Kabupaten Bengkalis.

Dari kesemua dinas-dinas diatas bagian Sumber Daya Alam terdapat di Sekretariat Daerah (SEKDA),Sekretariat Daerah sendiri mempunyai 12 bagian yang di pimpin oleh satu orang,dengan priode jabatan 5 tahun,Sumber Daya Alam sendiri merupakan bagian yang baru dibentuk awal januari 2020,sebelumnya di namai Perbatasan dan diganti menjadi Sumber Daya Alam,maka dari itu bagian ini masih belum mempunyai Visi & Misi,tetapi mempunyai tugas dan fungsi yang penting terkait sumber daya yang ada di Kabupaten Bengkalis ini,

(14)

5 2.2 Tugas dan Fungsi Bagian Sumber Daya Alam

Secara umum tugas bagian Sumber Daya Alam adalah:

Bagian Sumber Daya Alam mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pengoordinasian perumusan kebijakan daerah,pengoordinasikan pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, dan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah dibidang sumber daya alam,meliputi pertanian, kehutanan, kelautan, perikanan, pertambangan, dan lingkungan hidup serta energi dan air.

2.3 Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya Alam

Penjelasan tingkatan pada struktur organisasi berdasarkan tugas kerja adalah sebagai berikut :

NO NAMA JABATAN

1. H. Mulyadi, SH, MH Kepala Bagian Sumber Daya Alam 2. Eri Cahyadi, S.Pi Kasubbag Sumber Daya Alam Energi

dan Air

3. M. Nuh, S.Pi Kasubbag Sumber Daya Alam

Pertambangan dan Lingkungan Hidup 4. Erdhi Maulana, S.STP Kasubbag Sumber Daya Alam

Pertanian,Kehutanan,,Kelautan dan Perikanan.

5. Bobby Rusandy Agusman, SH Staf Bagian Sumber Daya Alam 6. Tengku Ahyamuddin Staf Bagian Sumber Daya Alam

7. Bobi Candra Staf Bagian Sumber Daya Alam

8. Famela Dwinta Sari Staf Bagian Sumber Daya Alam

9. Fitriyana Staf Bagian Sumber Daya Alam

10. Endang Efrinawati, A.Md Staf Bagian Sumber Daya Alam

11. Saiful Putra Staf Bagian Sumber Daya Alam

12. Erda Puspita Dewi, A.Md Staf Bagian Sumber Daya Alam 13. Ririn Miptha Nuryana Staf Bagian Sumber Daya Alam

(15)

6 14. Siti Lestari, S.pd Staf Bagian Sumber Daya Alam

15. Moh. Ahfan Pitriady Staf Bagian Sumber Daya Alam 16. Fuad Syaifurrahman, Amd.Kom Staf Bagian Sumber Daya Alam 17. Meli Ulandari Staf Bagian Sumber Daya Alam

Tabel 2.1 Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya Alam (Sumber : Data Olahan)

1. Kepala Bagian

Adapun tugas-tugas kepala bagian antara lain :

a) Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan memberi petunjuk dan motivasi kepada Kepala Sub. Bagian sesuai dengan tugas pokoknya.

b) Mengawasi pelaksanaan tugas seluruh staf yang berada dibawah bagian perencanaan dan rekam medik.

c) Mengolah dan meneliti data temuan bawahan yang telah dianalisis oleh atasan untuk ditindak lanjuti.

d) Menghimpun informasi atau laporan kebutuhan dari satuan kerja untuk dimasukan dalam rencana tahunan dan lima tahunan.

2. Kepala Sub Bagian

Menjalankan tugas yang telah diberikan Kepala Bagian berdasarkan jabatan nya,

3. Staff

Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi daripada rencana yang telah ditetapkan.

2.4 Ruang Lingkup Bagian Sumber Daya Alam

Sumber Daya Alam merupakan bagian yang terdapat di Sektariat Daerah di Kabupaten Bengkalis yang berada di Jl. Jenderal Ahmad Yani No.

070,Bengkalis,bagian ini termasuk bagian yang belum lama terbentuk yang sebelumnya dinamakan bagian perbatasan,tugas utama dari bagian sumber daya alam adalah mengelola tentang sumber daya alam yang ada di kabupaten Bengkalis baik itu dibidang kehutanan,pertanian,kelautan dan pertambangan.

(16)

7

BAB III

BIDANG PEKERJAAN

3.1 Uraian Tugas yang dikerjakan

Kerja Praktek (KP) dilaksanakan terhitung mulai tanggal 2 november 2020 sampai dengan tanggal 31 desember 2020 di pemerintahan Bengkalis,Sekretariat Daerah bagian Sumber Daya Alam,selama pelaksanaan KP ada beberapa kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan antara lain sebagai berikut :

3.1.1 Membuat Aplikasi Surat Masuk & Surat Keluar

Pemerintah Bengkalis,Sekretariat Daerah di bagian Sumber Daya Alam saat ini belum mempunyai aplikasi terkait surat masuk dan surat keluar,karena sering ada kegiatan maka hampir setiap hari terjadi proses transaksi surat baik surat masuk dan surat keluar,tetapi masih dilakukan secara manual,untuk memudahkan proses transaksi surat pimpinan di bagian Sumber Daya Alam memerintahkan membuat aplikasi untuk memudahkan proses transaksi surat menyurat.

3.1.2 Membuat sistem baru surat menyurat di bagian SDA

Melakukan wawancara dengan pegawai terkait kegiatan surat menyurat dan masih dilakukan secara manual,kemudian melakukan analisa untuk membuat sistem yang baru,dibawah ini merupakan gambar dari sistem yang lama dan sistem yang baru.

(17)

8

Gambar 3.1 Alur sistem lama (Sumber : Data Olahan)

Gambar 3.2 alur sistem baru (Sumber : Data Olahan)

1.menerima surat masuk & membuat

surat keluar

2.mengantar surat

3.mengisi tanda terima 4.membaca surat

5.membuat laporan di pembukuan baik surat masuk & surat keluar

1.menerima surat masuk

& membuat surat keluar lewat aplikasi

2.melihat pemberitahuan di dashboard apabila ada

surat masuk

3.mengisi tanda terima di website 4.membaca surat lewat

website 5.membuat laporan di

website

(18)

9 3.1.3 Mendesain database

Sebelum merancang database,harus mengetahui dan menganlisa kengingan pegawai dibagian Sumber Daya Alam,untuk selanjutnya dibuat tabel-tabel yang diperlukan untuk menyelesaikan website surat tersebut.

Tbl_surat_masuk Tbl_user Tbl_klasifikasi

id_surat (PK) id_user (PK) id_klasifikasi(PK)

no_agenda username kode

no_surat password nama

asal_surat nama uraian

isi_surat nip id_user (FK)

kode_surat admin

tgl_surat tgl_diterima

file Tbl_intansi

keterangan id_intansi (PK)

id_user (FK) institusi

nama

Tbl_sett status

id_sett (PK) alamat

surat_masuk pimpinan

surat_keluar nip

referensi website

id_user (FK) email

logo

Tbl_surat_keluar id_surat(FK)

id_surat (PK)

no_agenda Tbl_disposisi

tujuan id_disposisi (PK)

no_surat tujuan

isi isi_disposisi

kode batas_waktu

tgl_surat catatan

tgl_catatan id_user (FK)

file keterangan id_surat (PK)

Gambar 3.3 rancang tabel database (Sumber : Data Olahan)

(19)

10 3.2 Target yang Diharapkan

Dalam pelaksanaan Kerja Praktek (KP) yang berlokasi di Pemerintahan Bengkalis,Sekretariat Daerah bagian Sumber Daya Alam dan terhitung selama 8 minggu terdapat beberapa target yang ingin dicapai, diantaranya:

1. Memahami dunia kerja di pemerintahan.

2. Dapat memanfaatkan pengetahuan serta skill di bidang IT sebagai bekal untuk mememulai usaha dan mencari pekerjaan.

3. Mengembangkan pengetahuan di bidang IT untuk diterapkan di pemerintahan.

3.3 Perangkat yang Digunakan

Pelaksanaan Kerja Praktek (KP) di Pemerintahan Bengkalis,Sekretariat Daerah bagian Sumber Daya Alam menggunakan beberapa perangkat, baik perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware)

3.3.1 Perangkat Lunak (Software) 3.3.1.1 Xampp

Gambar 3.4 Logo Xampp

(Sumber : https://images.app.goo.gl/mTsfftVWFnW6g1ft7 )

Xampp merupakan sebuah software yang digunakan untuk membuat database melalui PhpMyAdmin dan Xampp juga bertujuan untuk membuat server local yang bisa dijalankan melalui web browser.

(20)

11 3.3.1.2 Visual Studio Code

Gambar 3.5 Logo Visual Studio Code

(Sumber : https://images.app.goo.gl/bY2tZy4V35a9cyov9)

Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap (suite) yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik itu aplikasi bisnis, aplikasi personal, ataupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi Windows, ataupun aplikasi Web.

3.3.1.3 Web Browser Mozila Firefox

Gambar 3.6 Logo Mozila Firefox

(Sumber : https://images.app.goo.gl/CZoHNcykPcYEtd6t5)

Mozilla Firefox selain sebagai media untuk browsing mempunyai fungsi lain yaitu bertujuan untuk melihat tampilan website yang telah selesai dibuat untuk melakukan pengecekan apakah ada error atau tidak,dengann bantuan Xampp sebagai server localnya.

3.3.2 Perangkat Keras (Hardware)

(21)

12 3.3.2.1 Laptop

Gambar 3.7 Laptop

(Sumber : https://images.app.goo.gl/gnK2AqSYEYnoLsAU8)

Laptop atau sering disebut komputer mini digunakan sebagai perangkat untuk membuat laporan, input data, dan pembuatan aplikasi surat menyurat. Laptop yang digunakan terbagi menjadi dua, untuk melakukan input data dan membuat laporan menggunakan netbook tipe HP proobok 645 G1 dengan spesifikasi Hard Drive sebesar 500 Gigabyte,prosesor AMD A6-5350M APU with Radeon™ HD Grapich dengan daya 2.9 Ghz,dan memiliki Random Acces Memory (RAM) sebesar 8 Gigabyte.

3.4 Kendala yang Dihadapi Selama Kerja Praktek

Selama melaksanakan kerja praktek di Pemerintahan Bengkalis,Sekretariat Daerah bagian Sumber Daya Alam,terdapat beberapa kendala yang dihadapi dalam mengerjakan aplikasi surat menyurat yang diberikan oleh pembimbing di instansi,kendala nya ialah kurang nya pengetahuan para pegawai di bidang IT dalam pembuatan aplikasi berbasis website ini karena latar pendidikan para pegawai dibagian Sumber Daya Alam tidak ada lulusan IT,kebanyakan para pegawai disini merupakan lulusan ilmu pemerintahan,ekonomi & hukum,oleh karena itu dalam pembuatan aplikasi ini dilakukan sendiri,oleh karena itu membutuhkan waktu yang lumayan lama untuk menyelesaikan aplikasi ini.

(22)

13 3.5 Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah terhadap masalah tersebut mencari referensi sebanyak-banyak melalui internet dan mencari relasi dengan teman-teman yang memahami tentang pembuatan aplikasi berbasis website,dan tidak lupa meminta saran dan bimbingan kepada pembimbing di instansi serta kepada pembimbing kerja praktek.

(23)

14

BAB IV

APLIKASI SISTEM INFORMASI SURAT MENYURAT **BERBASIS WEBSITE DI BAGIAN SUMBER DAYA ALAM**

(SDA)

4.1 Uraian Judul

Aplikasi surat menyurat adalah aplikasi berbasis website yang akan digunakan oleh bagian Sumber Daya Alam,Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkalis untuk mempermudahkan kegiatan dan mengefesien waktu dalam melakukan transaksi surat menyurat baik itu surat masuk dan juga surat keluar.

4.2 Pembuatan Aplikasi

Pembuatan aplikasi memiliki beberapa tahap antara lain : 4.2.1 Mencari Referensi

Dalam pembuatan aplikasi sistem informasi surat menyurat berbasis website ini, referensi didapatkan dengan,mencari informasi tentang kepegawaian dan mengetahui jumlah dinas-dinas di pemerintah Bengkalis dan ruang lingkup kecil nya berdasarkan bagian-bagian di Sektariat Daerah,karena belum adanya aplikasi surat menyurat di lingkungan Sektariat Daerah,pembuatan aplikasi sistem informasi surat menyurat ini hanya menggunakan software seperti Visual Studio Code dan untuk pembuatan database nya menggunakan aplikasi Xampp.

(24)

15 4.2.2 Desain Rancang Aplikasi

Pembuatan rancangan aplikasi nya menggunakan aplikasi Balsamiq Mockup 3,rancangan ini juga bertujuan untuk bagaimana cara aplikasi ini berjalan.

4.2.2.1 Tampilan Login

Gambar 4.1 Halaman Login Mockup (Sumber : Data Olahan)

4.2.2.2 Beranda

Gambar 4.2 Halaman Beranda Mockup

(Sumber : Data Olahan)

(25)

16 4.2.2.3 Transaksi Surat

Gambar 4.3 Halaman Transaksi Surat Masuk Mockup (Sumber : Data Olahan)

Gambar 4.4 Halaman Transaksi Surat Keluar Mockup (Sumber : Data Olahan)

(26)

17 4.2.2.4 Buku Agenda

Gambar 4.5 Halaman Buku Agenda Surat Masuk Mockup (Sumber : Data Olahan)

Gambar 4.6 Halaman Buku Agenda Surat Keluar Mockup (Sumber : Data Olahan)

(27)

18 4.2.2.5 Galeri File

Gambar 4.7 Halaman Galeri File Surat Masuk Mockup (Sumber : Data Olahan)

Gambar 4.8 Halaman Galeri File Surat Keluar Mockup (Sumber : Data Olahan)

(28)

19 4.2.3 Hasil Tampilan Aplikasi

Hasil tampilan sistem informasi surat menyurat ini sesuai kebutuhan untuk melakukan transaksi surat menyurat baik surat masuk &

surat keluar.Tampilan di aplikasi ini mempunyai beberapa menu diantaranya tampilan login digunakan untuk keamanan apliksai ,tampilan beranda berguna untuk mengetahui kegiatan apa yang dilakukan di apliksi tampilan transaksi surat berguna untuk membuat surat masuk dan surat keluar ,tampilan buku agenda untuk membuat agenda berdasarkan isi surat,tampilan galeri file berisikan file yang di input di menu transaksi surat baik itu file foto dan dokumen.

4.2.3.1 Tampilan Login

Halaman login merupakan menu sebelum masuk ke menu utama (beranda) sistem informasi surat menyurat,pada halaman ini user masuk sebagai admin.

Gambar 4.9 Halaman Login (Sumber : Data Olahan)

(29)

20 4.2.3.2 Beranda Utama

Pada menu ini merupakan halaman utama pada website Sistem Informasi surat menyurat di bagian Sumber Daya Alam Sekretariat Daerah kabupaten Bengkalis,berisi informasi tentang kegiatan yang dilakukan di aplikasi.

Gambar 4.10 Halaman Beranda (Sumber : Data Olahan)

4.2.3.3 Transaksi Surat

Pada menu ini merupakan proses terjadi nya transaksi baik itu transaksi surat masuk dan surat keluar,transaksi surat bisa dilakukan dengan menambah data,dan selanjutnya mengisi form antara lain : nomor agenda,asal surat,nomor surat,isi ringkasan surat,kode,indeks berkas,tanggal surat dan keterangan,dan upload surat nya baik dalam bentuk pdf,word atau bisa juga file dalam bentuk foto.

Gambar 4.11 Form tambah data (Sumber : Data Olahan)

(30)

21

Gambar 4.12 Halaman Transaksi Surat Masuk (Sumber : Data Olahan)

Gambar 4.13 Halaman Transaksi Surat Keluar (Sumber : Data Olahan)

transaksi surat yang dilakukan akan muncul di halaman utama atau halaman beranda baik itu transaksi surat masuk dan transaksi surat keluar.

(31)

22 4.2.3.4 Buku Agenda

Pada menu buku agenda ini bertujuan untuk mengetahui jumlah surat masuk dan surat keluar berdasarkan kurun waktu tertentu,buku agenda juga bertujuan untuk melakukan pencarian surat,mengetahui penomoran surat dan sebagai bukti keluar masuk nya surat.

Gambar 4.14 Halaman Agenda Surat Masuk (Sumber : Data Olahan)

Gambar 4.15 Halaman Agenda Surat Keluar (Sumber : Data Olahan)

(32)

23 4.2.3.5 Galeri File

Dimenu galeri file ini ini berguna untuk melihat file yang telah di input melalui menu transaksi surat,baik itu file pdf,word dan dalam bentuk gambar,di menu ini terdapat dua pilihan yaitu galeri file surat masuk dan surat keluar.

Gambar 4.16 Halaman Galeri file Surat Masuk (Sumber : Data Olahan)

Gambar 4.17 Halaman Galeri file Surat Keluar (Sumber : Data Olahan)

(33)

24 4.3 Alasan Pengambilan Judul

Alasan pembuatan judul ini dikarenakan penulis melihat sering nya terjadi transaksi surat menyurat baik itu transaksi surat masuk dan surat keluar yang dilakukan di bagian sumber daya alam secara manual maka penulis membuat aplikasi ini guna mempermudah kegiatan transaksi surat menyurat yang masih secara manual.

(34)

25

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kerja praktek sangat membantu mahasiswa untuk mengetahui dan mempraktikan ilmu dan teori yang telah diajarkan di perkuliahan,maka dari itu penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut :

1. Penulis juga dapat mengetahui bagaimana menjalin hubungan antara pimpinan dan para staf,serta penulis mengetahui bagaimana cara bersosialisi yang baik dan benar di dunia kerja.

2. Penulis juga dapat kesempatan memberikan masukan atau ide sesuai keahlian yang dimiliki

3. Setelah melakukan kegiatan kerja praktek penulis bisa mengetahui dunia kerja yang sebernanya,terutama di pemerintahan,bagaimana cara kerja di pemerintahan dan mempraktikan ilmu yang telah dipelajari.

5.2 Saran

1. Bagi Istansi

Dalam kegiatan kerja praktek yang dilakukan dibagian Sumber Daya Alam (SDA) Sekretariat Daerah Kabupaten Bengkalis,diharapkan menjalankan tugas dengan baik,dan terus konsisten dalam menjalankan visi dan misinya agar Kabupaten Bengkalis terus maju

2. Bagi Kampus

Diharapkan bagi kampus dilakukan pemantauan terhadap mahasiswa/mahasiswi yang melakukan kegiatan kerja praktek agar di tingkatkan supaya kegiatan kerja praktek berjalan lancar dan terkontrol.

(35)

26

DAFTAR PUSTAKA

Politeknik Negeri Bengkalis,(2017)”Buku Panduan Laporan Kerja Praktek (KP) Mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis”.

Wida Pujianti,(2018) “aplikasi puzzle game untuk menjadi daya tarik pengunjung stand degenius it training center pada pekanbaru raya fair and expo”.

https://bengkaliskab.go.id/ ,di akses tanggal 25 Desember 2020, 14.00 WIB.

(36)

AGAR DI PARAF SESUAI TANGGAL DAN WAKTUNYA CATATAN:

S : SAKIT I : IZIN A : ALFA

6103181270 3 M. ADHA ADITIYA

6103181264 6103181255 2 AGUNG ROMADHON

p

s

p

s

p

s

p

s

p

s

TANGGAL NIM

NO NAMA MAHASISWA 2 3 4 5 6 KET

1 BAVU HENDRAWAN

NOVEMBER PERTAMA(l)

MAHASISWA MAGANG POLITEKNIK BENGKALIS BULAN

MINGGU DAFTAR HADIR

DAFTAR HADIR

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS SEKBETARIA.T DA.EBA.D

Jalan: Jenderal Ahmad Yani No. 070 Bengkalis Kode Pos: 28712 Telp. (0766) 21258 Fax. (0766) 21687 E-mail:

Website : www.bengkalis.go.id

(37)

AGAR DI PARAF SESUAI TANGGAL DAN WAKTUNYA CATATAN:

S : SAKIT I : IZIN A :ALFA

6103181255 2 AGUNG ROMADHON

6103181264

p ⁹

s

p ¹⁰

s

p ¹¹

s

p ¹²

s

p

s

^KET

NAMA MAHASISWA 1 BAVU HENDRAWAN

TANGGAL NIM

NO

NOVEMBER KEDUA(2}

MINGGU DAFTAR HADIR

DAFTAR HADIR

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS SEKBETABIAT DAEBAD

(38)

CATATAN:

S : SAKIT

I : IZIN

A : ALFA

6103181270 ~ ~t ~

N)J,.. ~ AzU,.. ~ ~ ~ ~

3 M. ADHA AOITIYA

P = PAGI

2 AGUNG ROMADHON 6103181255

p ¹⁶

s

^p ¹⁷

s

^p ¹⁸

s

^p ¹⁹

s

^p ²⁰

s

^KET

NO

TANGGAL NIM

NAMA/NIP

1 BAYU HENDRAWAN 6103181264

NOVEMBER KE TIGA(3)

MINGGU DAFTAR HADIR

DAFTAR HADIR

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS SEKRETARIAT DAERAD

Jalan: Jenderal Ahmad Yani No. 070 Bengkalis Kode Pos: 28712 Telp. (0766) 21258 Fax. (0766) 21687 E-mail :

Website: www.bengkalis.go.id

(39)

NIM 23 ²⁴ 25 26 27 KET TANGGAL

CAT AT AN:

NO NAMA/NIP

3 M. AOHA ADITIYA 6103181270 2 AGUNG ROMAOHON 6103181255 1 BAYU HENDRAWAN 6103181264

NOVEMBER KE EMPAT(4)

MINGGU DAFTAR HADIR

DAFTAR HADIR

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS SEKBETABIAT DAEBAD

Jalan: Jenderal Ahmad Yani No. 070 Bengkalis Kade Pas: 28712 Telp. (0766) 21258 Fax. (0766) 21687 E-mail:

(40)

NIM ³⁰ ¹ 2 3 4 KET TANGGAL

p

s

p

s

p

s

p

s

p

s

CAT AT AN:

NO NAMA/NIP

6103181270 3 M. ADHAADITIYA

I .

t

2 AGUNG ROMADHON 6103181255 1 BAYU HENDRAWAN 6103181264

DESEMBER KE SATU(l)

MINGGU

DAFTAR HADIR

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS SEKRETARIAT DAERAD

(41)

AGAR DI PARAF SESUAI TANGGAL DAN WAKTUNYA CAT AT AN:

S : SAKIT I : IZIN A :ALFA

6103181264

p ⁷

s

p ⁸

s

p

s

p ¹⁰

s

p ¹¹

s

^KET

NAMA MAHASISWA 1 BAYU HENDRAWAN

TANGGAL NIM

NO

DESEMBER KEDUA(2)

MINGGU DAFTAR HADIR

DAFTAR HADIR

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS SEKBETA.BIA.T DA.EBA.H

(42)

NIM 14 15 16 17 18 KET TANGGAL

CAT AT AN:

NO NAMA/NIP

3 M. ADHA ADITIYA 6103181270 2 AGUNG ROMADHON 6103181255 1 BAYU HENDRAWAN 6103181264

DESEMBER KE TIGA (3)

MINGGU DAFTAR HADIR

DAFTAR HADIR

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS SEKBETABIAT DAERAD

(43)

,.

S=SORE

AGAR DI PARAF SESUAI TANGGAL DAN WAKTUNYA 6103181270

CAT AT AN:

3 M. ADHA ADITIYA

6103181264 1 BAYU HENDRAWAN

p ²⁴

s

^p²⁵

s

^KET

NAMA MAHASISWA NIM NO

DESEMBER KE EMPAT (4)

MINGGU DAFTAR HADIR

DAFTAR HADIR

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS SEKBETA.BIA.T DA.EBA.D

Jalan: Jenderal Ahmad Yani No. 070 Bengkalis Kade Pos: 28712 Telp. (0766) 21258 Fax. (0766) 21687 E-mail:

(44)

S =SORE

AGAR DI PARAF SESUAI TANGGAL DAN WAKTUNYA CAT AT AN:

S :SAKIT I : IZIN A :ALFA

3 M. ADHA ADITIYA

6103181264 1 BAVU HENDRAWAN

p

s

^p

s

^p

s

^p

s

NAMA MAHASISWA NIM

NO 29 30

TANGGAL

6103181270

31 KET

28

DESEMBER KE LIMA (5)

MINGGU DAFTAR HADIR

DAFTAR HADIR

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS SEJillETA.RIA.T DA.ERA.D

Jalan: Jenderal Ahmad Yani No. 070 Bengkalis Kade Pas: 28712 Telp. (0766) 21258 Fax. (0766) 21687 E-mail:

(45)

(46)

(47)

(48)

(49)

(50)

(51)

(52)

(53)

(54)

(55)

(56)

(57)

(58)

(59)

(60)

(61)

(62)

(63)

(64)

(65)

(66)

(67)

(68)

(69)

(70)

(71)

(72)

(73)

(74)

(75)

(76)

(77)

DOKUMENTASI KERJA PRAKTEK

(78)