ARTI SURAT MENYURAT A.Pengertian Surat Menyurat
Buku Dasar-Dasar kesekretariatan dan kearsipan, mengemukakan: Surat merupakakn alat komunikaasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti terulis. (Drs.E.Martono,1985).
Selanjutnya dalam buku manajemen sekretaris : Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman,M.Si,2002).
Secara umum surat adalah suatu saran untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi(sendiri)ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
B. Fungsi dan Penggolongan Surat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam diatas putih berrguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Dalam bukunya Manajemen Sekretaris,Drs.Saiman,M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
a. Menurut wujud surat 1. Kartu pos
2. Warkat pos 3. Surat bersampul 4. Nota
5. Telegram 6. Surat pengantar b. Menurut tujuan surat :
1. Surat pemberitahuan 2. Surat perintah
3. Surat permintaan/permohonan 4. Surat panggilan/teguran 5. Surat peringatan
6. Surat keputusan 7. Surat perjanjian 8. Surat laporan 9. Surat pesanan 10. Surat penawaran
c. Menurut sifat isi dan asal surat : 1. Surat dinas
2. Surat niaga
3. Surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi) d. Menurut jumlah penerimaan surat :
1. Surat biasa 2. Surat edaran 3. Surat pengumuman
e. Menurut keamanan isi surat : 1. Surat sangat rahasia 2. Surat segera
3. Surat biasa
f. Menurut prosedur pengurus surat : 1. Surat masuk
2. Surat keluar
g. Menurut jangkauan surat : 1. Surat intern
2. Surat ekstern
Selanjutnya Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar kesekretariatan dan kearsipan, menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis menurut kategori tertentu, yaitu :
1. Siapa yang mengirim
a. Surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan b. Surat diinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.
c. Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi diluar instansi pemerintah, seperti; oleh perusahaan swasta, kantor swasta, Yayasan,dll.
2. Aktivitas yang dikandung dalam surat,dan 3. Wujud surat.
C. Susunan dan Tata Tertib Surat
Dalam bukunya Administrasi Kearsipan Surat Pengantar, Drs. A. Widjaya mengemukakan, bahwa pada dasarnya susunan dan tata tertib surat adalah sebagai berikut :
a. Kepala surat
b. Tempat dan tanggal surat c. Nomor surat
d. Lampiran surat e. Perihal
f. Alamat surat
g. Salam pembukaan (kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).
h. Kalimat pembuka surat i. Isi surat
j. Kalimat penutup surat k. Salam penutup
l. Penanggung jawab surat m. Tembusan surat
n. Initial surat
Pedoman dalam menyusun isi surat adalah : a. Paragraph pembuka
b. Paragraph uraian isi c. Paragraph penutup
D. Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya
Surat harus ditullis/diketik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah bermacam-macam model surat sesuai dengan effisiensi bidang tata usaha. Adapun surat menurut bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :
a. Surat Lurus Penuh (Full Block Style) yakni bentuk surat dimana semua bagian surat diketik pada margin kiri
b. Surat Lurus (Block Style), yakni bentuk surat yang mengikuti pola lurus penuh, kecuali untuk pengetikan tanggal surat, salam penutup, nama perusahaan/orang yang menanda tangani surat diketik disebelah kanan.c
c. Surat Setengah Lurus (Semi Block Style), yakni bentuk surat yang menggunakaan pola bentuk lurus, kecuali pengetikan isi surat pada setiap paragraph awal masuk 5 hentakan kedalam.
d. Surat Lekuk (Indented Style), yakni bentuk surat yang menggunakan pola semi block style, kecuali untuk pengetikan alamat dalam secara indented yaitu 5 entakan kedalam dan diikuti baris kedua 10 entakan kedalam serta baris ketiga 15 entakan kedalam.
e. Surat Resmi Model lama (Old Official Style), yakni bentuk surat dimana pengetikan alamat dalam disebelah kanan, dan untuk bagian lainnya mengikuti pola semi belock style.
f. Surat Resmi model baru (New Official Style), yakni bentuk surat dimana terdapat 2 margin kiri. Bentuk ini biasa digunakan pada instansi pemerintah.
g. Surat Alinea Menggantung ( Hanging Paragraph Style), yakni bentuksurat yang merupakan kebalikan dari bentuk semi block style, karena yang masuk 5 entakan kedalam baris kedua dan seterusnya dari setiap paragraph. Sedangkan kalimat awal paragraph tetap pada margin kiri.
