BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan suatu pekerjaan dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan. Sistem itu penting karena mencakup serangkaian aktifitas untuk mencari cara yang terbaik dalam mencapai tujuan (Williams dan Sawyer, 2010).
Menurut O’Brien (2005) pengertian sistem adalah sebagai berikut:
1. Sekelompok elemen yang saling berhubungan dan membentuk kesatuan.
2. Sekelompok komponen yang bekerja bersama menuju tujuan yang sama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
3. Perakitan metode, prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi regulasi untuk membentuk kesatuan organisasi.
4. Sekumpulan orang, mesin, dan metode yang teratur yang dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian fungsi tertentu.
Dari definisi dan penjelasan-penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa komponen dasar dari suatu sistem adalah input, proses dan output dimana kumpulan dari komponen-komponen, unsur-unsur ataupun elemen-elemen yang saling berhubungan dan terintegrasi akan saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Sistem memiliki beberapa karakteristik tertentu, diantaranya adalah Komponen (Component), Batas Sistem (Boundary), Lingkungan Luar Sistem (Environment), Penghubung Sistem (Interface), Masukan sistem (Input), Keluaran, Sistem (Output), Pengolah Sistem (Process), dan Tujuan Sistem (Goal).
Komponen (Component) adalah suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian
dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.
Batas Sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut..
Lingkungan Luar Sistem (Environment) segala sesuatu di luar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hilang pengaruhnya, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dimusnahkan dikendalikan agar tidak mengganggu operasi sistem.
Penghubung Sistem (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem yang lainnya. Dengan kata lain output dari suatu subsistem akan menjadi input dari subsistem yang lainnya.
Masukan sistem (Input) merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa Masukan Perawatan (Maintenance Input) adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan Sinyal (Signal Input) adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Keluaran Sistem (Output) merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. Pengolah Sistem (Process) merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. Tujuan Sistem (Goal) ialah setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan. Dengan kata lain suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya. Sistem yang tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya (Jogianto, 1995).
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasi dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut:
Sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, dan sistem produksi.
Sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebut dengan man machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
Sistem tertentu (determinisic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi tertentu dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tinggak lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
Sistem tertutup (close system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara opomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sedangkan sistem terbuka adalah istem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai sistem pengendalian yang baik. Sistem- sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka untuk pengaruh yang baik saja (Jogianto, 1995).
2.1.4 Pengertian Informasi
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu organisasi/perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa tersedianya informasi para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sehingga bisa dibilang bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Berikut ini adalah beberapa pendapat oleh para ahli mengenai pengertian informasi, antara lain:
Menurut O’Brien (2005) informasi adalah data yang telah di ubah menjadi konteks yang lebih berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu.
Menurut Laudon(2007) “By information we mean data that have been shaped into a form that is meaningful and useful to human beings.”
Menurut Rainer (2007) “Information refers to data that have been organized so that they have meaning and value to the recipient”.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi
Berikut ini adalah beberapa pendapat oleh para ahli mengenai pengertian sistem informasi, antara lain:
Menurut O’Brien (2005) sistem informasi adalah merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Menurut Rainer (2007) sistem informasi adalah sesuatu yang
mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Sedangkan sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system) adalah sebuah sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk menjalankan sebagian atau seluruh pekerjaan.
Menurut Wijaya, Santo F. dan Darudiato, Suparto, (2009) sistem informasi dipengaruhi oleh tiga faktor utama, yang saling berkaitan satu dengan lainnya, yaitu sebagai berikut:
Organisasi, suatu sistem informasi dapat dijalankan oleh suatu organisasi atau entitybisnis, dimana dengan penggunaan suatu sistem informasi diharapkan suatu organisasi memperoleh competitiveadvantage yang akhirnya memperoleh keuntungan.
Teknologi, suatu sistem informasi dapat berperan secara optimal, dengan dukungan teknologi informasi.
Management, suatu sistem informasi akan menjadi lebih optimal, apabila di dukung oleh komitmen tinggi dari levelmanagement yang memerlukan informasi yang akurat dan update untuk pengambilan keputusan bagi manajemen.
2.1.6 Komponen Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005), suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.
Komponen sistem/elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian–
bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli besar atau kecilnya, selalu mengandung beberapa komponen atau subsistem.
1. Sumber daya manusia (People Resource)
Sumber daya manusia meliputi end-user dan IS specialist. IS specialist adalah orang yang mengembangkan dan menjalankan sistem informasi contohnya analis sistem, pembuat software, operator sistem, personel tingkat manajerial, teknisi, dan staf administrasi lainnya. Sedangkan end user adalah orang yang menggunakan sistem informasi. End-user dapat berupa pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staf administrasi, akuntan, atau para
manajer.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Sumber daya perangkat keras meliputi semua peralatan fisik dan material yang ada dalam pemrosesan informasi. Sumber daya ini tidak hanya meliputi mesin seperti komputer dan perlengkapan lainnya tetapi juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat dari lembaran kertas hingga disk magnetic atau optikal.
3. Perangkat Lunak (Software)
Sumber daya perangkat lunak meliputi semua kumpulan perintah pemrosesan informasi yaitu sistem software, aplikasi software dan prosedur.
4. Sumber Daya Data (Data Resources)
Sumber daya data adalah bahan baku mentah sistem informasi yang harus diolah agar menghasilkan sistem informasi yang dapat memberikan manfaat bagi para pemakai akhir dalam sebuah organisasi. Data dapat terdiri dari berbagai macam bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, data teks, data gambar seperti grafik serta data dalam bentuk video grafis dan audio.
5. Sumber Daya Jaringan (Network)
Sumber daya jaringan merupakan media komunikasi dan dukungan jaringan. Media komunikasi contohnya kabel serta teknologi gelombang mikro dan satelit nirkabel. Sedangkan dukungan jaringan lebih menekankan bahwa banyak hardware, software dan teknologi data yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan penggunaaan jaringan komunikasi.
People Data software hardware
network
Gambar 2. 1Komponen system informasi Sumber: O’Brien (1998)
2.1.7 Perancangan Sistem
Dalam Jogianto (1999) pengertian perancangan sistem di kemukakan oleh beberapa ahli, diantaranya:
Menurut Robert J. Verjello / John Reuter, perancangan sistem merupakan tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan–kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
Menurut John Burch & Gary Grudnitsk, perancangan sistem merupakan desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Menurut George M. Scott, perancangan sistem merupakan desain sistem yang menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut konfigurasi dari komponen–komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar – benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem. Perancangan Sistem menentukan bagaimana mencapai sasaran yang ditetapkan yang melibatkan pembentukan (configuring) perangkat lunak dan komponen perangkat keras
sistem dimana setelah pemasangan sistem akan memenuhi spesifikasi yang dibuat pada akhir fase analisis sistem.
2.1.8 Tujuan Perancangan Sistem
Menurut Jogianto (1999), tahap desain sistem memiliki dua maksud dan tujuan utama, yaitu :
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai system
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli–ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran- sasaran sebagai berikut:
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.
2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem.
3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi.
4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing–masing komponen dari sistem informasi.
2.2 Proses Bisnis
Setiap perusahaan atau organisasi selalu memiliki proses bisnis yang dilakukan untuk menghasilkan dan mengelola produk atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan. Proses merupakan kumpulan dari aktifitas yang bertujuan mengolah masukan menjadi suatu keluaran yang dibutuhkan. Hasil atau output dari suatu proses terkadang dibutuhkan oleh proses-proses yang lain untuk menghasilkan output yang berbeda dan selanjutnya secara keseluruhan prosesproses tersebut menghasilkan output yang melayani pihak eksternal yaitu pelanggan. Output inilah yang disebut dengan produk atau jasa.
Proses bisnis merupakan segala jenis proses pelayanan dan proses–proses yang mendukung proses produksi. Proses bisnis berisi kumpulan aktifitas yang
saling berhubungan satu samalain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.
Proses bisnis terbagi menjadi beberapa proses yaitu:
1. Proses bisnis inti/utama, yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayanipelanggan pengguna produk atau jasa
2. Proses bisnis pendukung, yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayanipelanggan internal (karyawan perusahaan)
3. Proses bisnis manajemen, yaitu proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada.
4. Proses network bisnis, yaitu proses yang diselenggarakan untuk pemasok, pemberi pinjaman, investor, pemerintah ataupun masyarakat umum.
2.3 Data Flow Diagram (DFD)
DFD adalah suatu cara untuk menggambarkan model aliran data. Dari mana data berasal, proses apa yang dilalui, apa yang dihasilkan dan kemudian di mana data akan disimpan (Jogiyanto, 1999). Berikut beberapa definisi Data Flow Diagram (DFD):
Alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem, untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
Alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
Suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas
DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.Adapun kegunaan- kegunaan menggunakan DFD diantaranya:
1. Dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah- mecah menjadi level yang lebih rendah.
2. Dapat menunjukkan aliran data di sistem.
3. Dapat menunjukkan simpanan data (basis data).
4. Dapat menunjukkan Kesatuan Luar (terminator).
5. DFD memberikan konsep yang jelas dalam memahami suatu masalah.
6. Simbol yang dipakai sederhana dan mudah untuk dipelajari.
2.3.1 Level Data Flow Diagram (DFD)
Didalam DFD terdapat proses pengubahan input menjadi output. Untuk mempermudah pembacaan DFD dibuat bertingkat / level dari mulai level 0 sampai dengan level yang diperlukan diantaranya yaitu:
1. Diagram Konteks
Diagram Konteks merupakan level tertinggi dari DFD, yang memperlihatkan sistem sebagai sebuah proses. Tujuannya adalah memberikan pandangan umum sistem. Diagram Konteks memperlihatkan sebuah proses yang berinteraksi dengan lingkungannya. Ada External Entity yang memberikan masukan (input) dan ada pihak yang menerima keluaran (output) dari sistem.
2. Diagram Zero
Diagram yang berada satu level dibawah Diagram Konteks yang menggambarkan proses-proses utama dari sistem.hal yang digambarkan dalam diagram Zero adalah proses utama dari sistem serta hubungan terminator atau entitas proses, data flow dan data store.
3. Level Diagram (Diagram Level n)
Diagram level n merupakan hasil dekomposisi dari Diagram zero, yang menjelaskan proses secara lebih terperinci.
Turunan langsung dari Diagram Zero dinamakan Diagram Level 1. Dan apabila Diagram level 1 dapat diuraikan lagi maka akan terbentuk diagram level 2, dan seterusnya.
2.3.2 Simbol Data Flow Diagram (DFD)
Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan pergerakan data pada diagram arus data: persegi ganda, panah, persegi panjang dengan sudut membulat, dan persegi panjang terbuka (ditutup pada sisi kiri dan buka berakhir di sebelah kanan), seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.2. Seluruh sistem dan banyak subsistem dapat digambarkan secara grafis dengan empat simbol ini dalam kombinasi (K.Kendall dan J. Kendall, 2013).
1. External entity adalah departemen, bisnis, orang, ataupun mesin yang mengirim ataupun menerima data dari sistem.
2. Arrow menunjukan gerakan data dari satu titik ke titik lainnya (dinyatakan dengan noun)
3. Proses menunjukan proses transformasi, proses selalu terkait dengan perubahan dari data, data yang keluar dari proses selalu dinamai berbeda dengan data yang masuk. Suatu proses dinomori menunjukan level dari diagram.
4. Data store dinamai secara nouns yang menunjukan orang, tempat ataupun sesuatu. Data sementaraseperti file sementara tidak digambarkan pada DFD.
Masing-masing datastore dinamai secara unik D1, D2, dan seterusnya.
Gambar 2. 2 Simbol DFD
Sumber: (K.Kendall & J. Kendall, 2013)
2.4 Database (Basis Data)
Basis data adalah sekumpulan data yang memiliki relasi (secara logika) yang didesain untuk memenuhi kebutuhan beberapa pengguna di sebuah organisasi. Tahapan dalam perancangan system basis data adalah sebagai berikut:
1. Planning
Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah dalam organisasi dan kemungkinan solusi sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna.
Output dari tahap ini adalah enterprise data model yang berisi tentang detail aktifitas organisasi dan identifikasi entitas-entitas beserta relasi diantara entitas-entitas tersebut.
2. Analysis
Tahap ini adalah tahap untuk menentukan spesifikasi dari system informasi yang dibutuhkan untuk mendukung organisasi. Pada tahap ini dilakukan kegiatan mempelajari situasi bisnis saat ini dan menentukan kebutuhan system dan memperbaikinya. Output dari tahapan ini adalah detail dari ERD model.
3. Design
Tahap ini adalah tahap mentransformasikan konseptual dan model menjadi implementasi model untuk suatu DBMS tertentu. Tahap ini meliputi:
a. Logical Database Design
Pada tahap ini dilakukan normalisasi sehingga menjadi suatu struktur data yang lebih kecil. Output dari tahap ini adalah Logical Data Model.
b. Physical Database Design
Pada tahap ini dilakukan proses pembangunan model data yang akan digunakan pada DBMS yang dipilh. Output pada tahap ini adalah rancangan tabel-tabel dan file yang spesifik untuk DBMS tertentu.
4. Implementation
Tahap ini merupakan tahap yang bersifat programming untuk membangun aplikasi basis data. DBMS yang umum digunakan antara lain Oracel, Ms.
SQL, Server, dan MySQL.
Pemanfaatan basis data:
a. Salahsatu komponen penting dalam sistem informasi, kerana merupakan dasar dalam menyediakan informasi
b. Menentukan kualitas informasi: akurat, tepat waktu dan relevan.
c. Mengurangi duplikasi data (data redundancy) d. Hubungan data dapat ditingkatkan
e. Manipulasi terhadap data dengan cepat dan mudah f. Efisiensi penggunaan ruang penyimpanan
Kriteria basis data:
a. Bersifat data oriented dan bukan program oriented
b. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa mengubah basis datanya
c. Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya d. Dapat digunakan dengan cara berbeda-beda
e. Kerangkapan data minimal
2.4.1 Sistem Basis Data
Sistem basis data merupakan sekumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama, personil yang merancang dan mengelola basis data, teknik-teknik untuk merancang dan mengelola basis data, serta sistem komputer yang mendukungnya.
Komponen-komponen utama penyusun sistem basis data adalah:
a. Perangkat keras b. Sistem operasi c. Basis data
d. Sistem pengelola basis data (DBMS)
e. Pemakai (Programmer, User mahir, user umum, user khusus)
2.4.2 Pengguna Basis Data
Secara umum dapat dikelompokan menjadi 2, yaitu:
1. Database administrator
a. Orang yang memiliki kewenangan untuk melakukan pengawasan baik data maupun program
b. Fungsi DBA adalah:
- Mendefinisikan pola struktur basis data
- Mendefinisikan struktur penyimpanan dan metode akses - Memodifikasi pola dan organisasi fisik
- Memeberikan kewenangan pada user untuk mengakses data - Menspesifikasikan keharusan integritas data
2. Database user
Ada 4 pemakai basis data, yaitu:
a. Programmer aplikasi: merupakan pembuat program aplikasi
b. Casual user: pemakai yang sudah mahir, berinteraksi dengan system tanpa menulis program tetapi menggunakan query
c. End user: pemakai yang belum mahir, tinggal menjalankan aplikasi yang sudah dibuat oleh programmer aplikasi
d. Specialized user: pemakai khusus yang menuliskan aplikasi database tidak dalam kerangka pemrosesan data, namun untuk keperluan khusus seperti CAD, AI, ES, dan lainnya
2.4.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram atau bisa dikenal dengan E-R secara grafis menggambarkan isi sebuah database. Elemen-elemen Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut:
1. Entity (Entitas)
Pada E-R diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada didalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan. Entitas diberi nama dengan kata bendadan dapat dikelompokan dalam empat jenis nama, yaitu: orang, benda,
lokasi kejadian (terdapat unsur waktu didalamnya). Berdasarkan atribut kuncinya, entitas terbagi menjadi dua, yaitu:
a. Entitas kuat
Entitas yang mempunyai atribut kunci. Entitas ini bersifat mandiri, keberadaannya tidak bergantung pada entitas lainnya. Kebanyakan entitas dalam suatu organisasi dapat digolongkan sebagai entitas kuat (strong entity). Entitas kuat memiliki karakteristik yang unik (dinamakan identifier), yaitu sebuah atribut tunggal atau gabungan atribut yang secara unik dapat digunakan untuk membedakannya dari entitas kuat yang lain.
b. Entitas lemah
Entitas yang tidak mempunyai atribut kunci. Entitas lemah diidentifikasikan dengan menghubungkan entitas tertentu dari tipe entitas yang lain ditambah atribut dari entitas lemah. Tipe entitas lain yang dipakai untuk mengidentifikasikan suatu entitas lemah disebut identifying ownerdan relasi yang menghubungkan entitas lemah dengan owner disebut identifying relationship.
2. Relationship (Relasi)
Pada E-R diagram, relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya relationship diberi nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk melakukan pembacaan relasinya.
3. Atribut
Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas dan relationship.
4. Kardinalitas
Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas yang lainnya. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan yang terjadi dari entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang
lainnya dan begitu juga sebaliknya. Terdapat beberapa macam kardinalitas relasi, yaitu:
a. One to one relationship
Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas kedua dan sebaliknya.
1 1
b. One to many relationship
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadianpada entitas yang kedua.
1 N
c. Many to one relationship
Untuk banyak kejadian pada entitas yang pertama hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua.
N 1
d. Many to many relationship
Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi ketika jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.
N N
e. Key (Kunci)
Sebuah atribut atau set atribut yang nilainya mengidentifikasikan entitas secara unik dalam suatu entitas. Key memiliki beberapa jenis sesuai dengan kegunaannya masing-masing, yaitu primary key (kunci utama), foreign key (kunci tamu)
2.5 Enterprise Resource Planning (ERP) 2.5.1 Konsep dan Arsitektur ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan singkatan dari tiga elemen kata Enterprise (Perusahaan/Organisasi), Resource (Sumber Daya), dan Planning (Perencanaan). Tiga kata tersebut mencerminkan sebuah konsep yang berujung pada kata kerja yaitu Planning. Dengan demikian, berarti ERP menekankan kepada aspek perencanaan (Wijaya, Santo F. dan Darudiato, Suparto, 2009).
Integrasi dalam konsep sistem ERP berhubungan dengan interpretasi sebagai berikut:
Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis
Metode dan teknik berkomunikasi
Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis
Koordinasi operasi bisnis
Enterprise digunakan untuk menggambarkan situasi bisnis secara umum dalam satu entitas korporat, dalam berbagai ukuran, mulai dari bisnis ukuran kecil hingga bisnis multinasional. Secara konsep, dapat dikatakan bahwa enterprise dapat digambarkan sebagai sebuah kelompok orang dengan tujuan tertentu yang memiliki sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu.
Resource merupakan sumber daya, yang berupa aset perusahaan, seperti aset keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order, teknologi, dan strategi. Resource dapat meliputi semua hal yang menjadi tanggung jawab dan tantangan manajemen untuk dikelola agar dapat menghasilkan keuntungan bagi organisasi secara keseluruhan.
Jadi Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket
aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple business functions), sehingga menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas perusahaan.Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut:
ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.
Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.
ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise.
Gambar 2. 3 Konsep Sistem ERP
Sumber: (Wijaya, Santo F. dan Darudiato, Suparto 2009)
2.5.2 Manfaat Penerapan ERP
Menurut O’Brien (2005) penerapan sistem ERP memiliki banyak manfaat, yaitu sebagai berikut:
Kualitas dan efisiensi. Sistem ERP dapat menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalm kualitas dan efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
Penurunan biaya. Sistem ERP dapat menurunkan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi hardware, software, serta karyawan pendukung Teknologi Informasi, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP.
Pendukung keputusan. Sistem ERP dapat mempermudah tugas-tugas management sehari-hari dalam pengambilan keputusan dan melakukan fungsi management.
Kelincahan perusahaan. Dalam mengimplementasikan sistem ERP dapat menghilangkan perbedaan budaya antar departemen, sehingga data dapat diintegrasikan.
Sistem terintegrasi. Sistem ERP menawarkan sistem terintegrasi dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif.
Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi dapat menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah.
Sistem ERP dapat memungkinkan management mengelola operasi, tidak hanya memonitor operasional saja, tetapi mampu menjawab apa yang harus dikerjakan untuk menjadi lebih baik.
Sistem ERP dapat memudahkan ekstrasi informasi untuk menghasilkan analisa dan laporan mendukung perencanaan jangka panjang yang dapat dijadikan alat pengambilan keputusan sebagai Decision Support System.
Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan yang relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif.
Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping dan pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi baik penjualan, pembelian, produksi dan keuangan.
Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Sistem ERP mengendalikan seluruh operasi bisnis dengan menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam satu sistem yang terintegrasi.
2.5.3 Infrastruktur Sistem ERP
Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP, karena dengan adanya infrastruktur yang kuat, maka dapat dikatakan bahwa perusahaan telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, Infrastruktur sistem ERP yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:
People
Orang-orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP merupakan faktor yang sangat penting, terutama dalam hal komitmen waktu dukungan top management, rasa memiliki, keterlibatan, semangat, dan rasa perlawanan yang minimum.
Process
Berkaitan dengan proses bisnis berjalan dan proses bisnis ke depan dengan penerapan sistem ERP. Dalam proses implementasi sistem ERP, harus ada kontrol dari tiap bagian. Hal terpenting dalam proses yang merupakan acuan utama dalam melakukan implementasi ERP adalah sebelum mengambil keputusan menggunakan sistem ERP, maka perusahaan harus sudah memiliki bisnis prosedur yang baik yang akan diterapkan dalam implementasi sistem ERP.
Technology
Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, dimana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, software. Untuk database, umumnya memakai relational database, dimana arsitekturnya sudah menggunakan client server, dan untuk beberapa sistem ERP tertentu sudah ada yang menggunakan web based (Wijaya, Santo F. dan Darudiato, Suparto, 2009).
Gambar 2. 4Komponen Infrastruktur ERP
Sumber : (Wijaya, Santo F dan Darudiato, Suparto, 2009)
2.6 SAP
SAP merupakan salah satu sistem ERP yang popular di Indonesia adalah Aplikasi SAP. SAP didirikan sekitar 1975 di Jerman oleh 5 orang mantan karyawan yang bekerja di IBM. Singkatan SAP sebenarnya dari bahasa Jerman, yaitu Systeme Andwendungen Produkteinder Datenverarbeitung atau dalam bahasa Inggris singkatan SAP adalah Systems Applications and Product in Data Processing. SAP mendefinisikan bahwa software solusi bisnis terdiri dari perencanaan sumber daya perusahaan dan solusi software yang saling terkait seperti supply chain management, customer relationship management, product life-cycle management dan supplier relationship management.
2.6.1 Sejarah SAP
SAP adalah penyedia software solusi bisnis terkemuka di dunia. Saat ini, lebih dari 29.800 customer di lebih dari 120 negara menjalankan lebih dari 100.600 instalasi SAP (R) software dari solusi yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan usaha kecil dan menengah. Didukung oleh platform SAP NetWeaver (R) untuk mendorong inovasi dan perubahan bisnis, mySAP (TM) membantu perusahaan di seluruh dunia meningkatkan hubungan dengan pelanggan, meningkatkan kolaborasi mitra dan menciptakan efisiensi di seluruh rantai pemasok dan operasi bisnis. Solusi industri SAP mendukung proses bisnis lebih dari 25 segmen industri, termasuk high tech, ritel, sektor publik dan jasa keuangan. Dengan cabang di lebih dari 50 negara, perusahaan ini terdaftar di
beberapa bursa, termasuk bursa saham Frankfurt dan NYSE dengan simbol
"SAP".SAP masuk ke Indonesia pada tahun 1997. Saat ini, SAP memiliki kantor pusat dan distributor di lebih dari 50 negara di seluruh dunia. Dalam Asia Pasific, kantor pusat SAP terletak di Singapura dan kantor-kantor cabang yang ada di Australia, Cina, Hongkong, India, Jepang, Korea, Malaysia, Selandia Baru, Filipina, Thailand dan Taiwan.
Dengan lebih dari 70 staf dan 1000 mitra konsultan tersertifikasi di 60 mitra yang mendukung lebih dari 800 pelanggan, saat ini SAP Indonesia merupakan salah satu anak perusahaan SAP yang paling berkembang dengan cepat. Sebagai market leader dalam aplikasi software perusahaan, SAP membantu semua perusahaan dan industri dari skala kecil hingga besar agar berjalan dengan lebih baik, dan hal tersebut sesuai dengan misi dari SAP. SAP memiliki visi untuk membantu dunia agar berjalan dengan lebih baik.
Agar selalu terdepan dalam hal software, SAP memotivasi orang dan perusahaan untuk saling bekerja sama dan menggunakan wawasan bisnis agar menjadi yang lebih efektif dan efisien. Aplikasi dan layanan SAP memungkinkan lebih dari 190.000 pelanggan di seluruh dunia untuk beroperasi dan terus menerus maju dan berkembang dengan cepat (Wijaya, Santo F. dan Darudiato, Suparto, 2009).
2.6.2 Produk SAP
Produk yang ditawarkan oleh SAP antara lain:
1. My SAP Business Suite adalah paket lengkap dari open enterprise solutions yang menghubungkan semua orang yang dilibatkan, informasi, dan proses dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis.
MySAPBusiness Suite menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang berubah secara konstan.Contoh dari SAP Business Suite partners yaitu HP indonesia, Dell Indonesia, IBM Indonesia, dll.
2. MySAPAll-in-One adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari MySAPBusiness Suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi MySAPAll-in-One menawarkan kombinasi
fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia.Contoh dari SAPBusiness All-in-One partners yaitu Abyor International, Anabatic Teknologi, Hermis Consulting, Sansaine Exindo, Soltius Indonesia, dll.
3. SAP Business One adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan ukuran karyawan antara 10 sampai beberapa ratus. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dengan melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktifitas pelanggan. Contoh dari BusinessOnepartners yaitu PT Afon Solusi Indonesia, PT Berlian Sistem Informasi, PT Sterling Tulus Cemerlang, PT Mitra Inti Solusindo, PT Fujitsu Indonesia, dll.SAPBusiness Onemenawarkan solusi yang sederhana tetapi komprehensif dan dapat memberikan user pandangan secara keseluruhan terhadap operasi bisnis serta aktivitas para pelanggannya.
2.6.3 Software SAP
Menurut Wijaya, Santo F dan Darudiato, Suparto (2009) SAP terdiri dari modul-modul yang terintegrasi, meliputi SAP ERP Enterprise Core, yaitu merupakan solusi aplikasi ERP, dan SAP Business Suite, yaitu merupakan paket aplikasi e-business seperti SAP Customer Relationship Management, SAP Supply Chain Management, SAP Supplier Relationship Management, SAP Product Lifecycle Management. Pengguna aplikasi sistem ERP pada umumnya adalah perusahaan-perusahaan menengah besar. SAP merupakan pemimpin pasar di seluruh dunia dengan penguasaan pasar mencapai 65%. SAP kini menyediakan paket solusi ERP untuk perusahaan menengah kecil, seperti SAP Business One dan SAP All-in-One.
Di Indonesia, saat ini sistem SAP banyak digunakan dalam berbagai bentuk kombinasi modul, fitur dan fasilitas oleh perusahaan-perusahaan skala besar, seperti antara lain: Garuda Indonesia, Telkom, PLN, Pertamina, Astra Internasional, Astra Honda Motor, Indofood, Aqua Danone, Bentoel Prima, Bank Mandiri, Ultrajaya, Excelcomindo, Blue Bird, Nippon Indosari Corp, Ranch Market Indonesia, Jamu Puspo, Zyrex, dan lain-lain.
Fungsi utama dalam SAP ERP adalah sebagai berikut:
Akuntansi Biaya
Akuntansi Manajemen
Penjualan
Distribusi
Manufaktur
Perencanaan Produksi
Pengadaan
2.6.4 Industri SAP
Rangkaian solusi SAP didasarkan pada pengetahuan yang mendalam tentang proses yang mendorong kemajuan suatu bisnis, apakah bisnis tersebut termasuk bisnis kecil atau perusahaan menengah, ataupun perusahaan besar.
Financial and Public Services
Industri yang termasuk dalam Financial and Public Services yaitu banking, defence & security, healthcare, higher educations andresearch, insurance, dan public sector.
Manufacturing
Industri yang termasuk dalam Manufacturing yaitu aerospace & defence, automotive, chemicals, consumers products, engineering, constructions &
operations, high tech, industrial machinery & components, life sciences, mill products, mining, dan oil & gas.
Services
Industri yang termasuk dalam Services yaitu media, professional services, retail, telecommunications, transportation & logistics, utilities, dan wholesale distribution.
2.6.5 SAP Business One
SAP Business One adalah software ERP yang dikembangkan oleh SAP yang ditujukan untuk perusahaan skala menengah. Alasan SAP mengembangkan SAP Business One karena sering kali ketika perusahaan menggunakan SAPR/3
akan cenderung timbul masalah dimana karena kompleksitasnya dan ukuran dari jangkauan yang tidak sesuai dengan bisnis ukuran menengah akan menimbulkan masalah yang baru seperti tingginya biaya implementasi dan lamanya waktu implementasi. SAPBusiness Onedikembangkan menjadi solusi ERP yang lebih mudah dan lebih kompatibel daripada SAPR/3, sehingga hal ini akan membantu mengatasi masalah yang timbul sebelumnya dan lebih hebatnya lagi hal ini dapat dilakukan tanpa mengurangi kualitas dari SAPBusiness One dalam mengatasi kebutuhan bisnis.
Dirancang sebagai solusi bisnis inti manajemen, SAP Business One menyediakan platform yang fleksibel yang dapat beradaptasi dengan mitra SAP yang lain dan memperpanjang hubungan industri secara vertikal dan kemampuan lain untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Disampaikan oleh jaringan yang berkembang hampir 1.100 mitra saluran, SAP Business One yang tersedia di lebih dari 37 negara dan versi telah menarik lebih dari 7.800 pelanggan di tiga tahun. Perangkat lunak ini memungkinkan usaha kecil untuk mengotomatisasi dan menghubungkan operasi mereka dengan sigap dalam menyesuaikan diri dengan tuntutan pasar seperti kebutuhan dalam userinterface dengan pelanggan, pemasok dan distributor, meningkatnya globalisasi, dan lebih dalam persyaratan kepatuhan.
2.6.6 Kelebihan SAP Business One
Beberapa kelebihan yang dimiliki SAP Business One antara lain:
1. Rapid Implementation (Pengimplementasian yang cepat)
SAPBusiness One dapat diimplementasikan dalam beberapa hari dan dapat dengan mudah dilakukan maintenance. Sebagai tambahan, dengan adanya kemiripan dengan Microsoft Office Environment maka user yang sudah terbiasa dengan software tersebut dapat dengan mudah dan cepat mempelajari SAP Business One. Solusi SAP Business One didasarkan oleh sebuah open technology sehingga dapat dengan mudah ditambahkan fungsi- fungsi khusus lainnya jika diperlukan.
2. Lower Costs (Biaya yang lebih rendah)
Karena SAP Business One merupakan solusi yang cost-effective maka SAP Business One menawarkan berbagai fungsi variatif terhadap integrated data processing. Maka dengan adanya hal tersebut, para pembuat keputusan pada perusahaan besar dan menengah akan mendapat kelebihan dari nilai yang ditawarkan SAP Business One tanpa harus melampaui anggaran perusahaan.
3. Increased Productivity and Cost Control (Peningkatan produktivitas dan pengontrolan biaya)
Karena user interface SAP Business One sederhana dan mudah dimengerti, user dengan cepat akan mengetahui cara bekerja dengan sistem. Hal tersebut akan meningkatkan produktivitas para user serta membantu untuk meminimalkan biaya. Teknologi drag & relate memungkinkan akses yang lebih fleksibel terhadap informasi bisnis. Sebagai contoh, jika user meng- klik isi dari customer atau field item number pada window Quotation dan kemudian di-drag terhadap window lainnya, data yang berhubungan akan dievaluasi oleh sistem. Teknologi tersebut menghubungkan data-data yang berbeda satu dengan lainnya.
4. Sounds Business Decisions (Membantu keputusan bisnis)
SAP Business One memperbolehkan manager untuk dengan mudah dan secara efektif mengakses informasi strategis dari seluruh area perusahaan serta memberikan manager kendali penuh terhadap informasi dan aktivitas yang berhubungan.
5. Scalability (Skalabilitas)
Ketika perusahaan sedang berkembang, proses bisnisnya umumnya semakin kompleks dan keperluan software berubah. Dengan adanya fleksibilitas dan sistem teknologi yang efisien. SAP Business One dengan mudah dapat mengikuti perkembangan perusahaan. SAP Business Onedapat ditambahkan oleh beberapa fungsi tambahan sesuai dengan keperluan perusahaan.
SAPBusiness One juga dapat menyederhanakan proses perpindahan terhadap sistem TI yang lebih kompleks seperti my SAP Business Suite.
2.6.7 Ruang Lingkup SAP Business One
Menurut Teufel (2005) SAP Business One dilengkapi dengan fungsi-fungsi standar yang dibutuhkan oleh perusahaan skala kecil sampai menengah. Ukuran kemampuan SAPBusiness One dapat meliputi area-area berikut ini:
Contact Management and Opportunity Analysis (CRM). Dengan fungsi ini, kita dapat melakukan mengelola kontak yang didapat dari telepon, rapat, atau metode-metode lain.
Administration (Kostumisasi SAP Business One). Fungsi ini digunakan oleh administrator dan meliputi fungsi-fungsi umum didalam sistem.
Financials. Pengaturan dan pemeliharaan akun-akun, termasuk general budgeting, pencatatan jurnal, dan lainnya.
Sales/Order Processing. Penawaran penjualan, customer orders,master record dan ketentuan diskon, returns, dan fungsi lainnya.
Purchase and Procurement. Didalam fungsi ini, pembelian ke vendor, good receipt, dan incoming invoices di-maintain.
Business Partner. Termasuk struktur yang seragam dari business partner customer, vendor, dan calon customer (leads).
Cost Accounting/Cost Calculation. Di dalam fungsi ini, profit center dibuat berdasarkan struktur cost center, dan P&L statement.
Inventory Management. Item master management, item management, standard price lists, dan transaksi inventory ditangani disini.
Production.Bill of Materials dibuat di production, pesanan produksi dibuat, dan ketersediaaan bahan diperiksa dan diatur.
Invoicing/Payment. Transaksi pembayaran elektronik ditangani disini.
Mendukung transaksi pembayaran domestik maupun asing.
Material Resource Planning (MRP). Menghitung harga pokok material berdasarkan penjualan dan perkiraan permintaan.
Service. Area service mengoptimalisasi potensi bagian sales dan service, disini juga termasukpengelolaan dan perencanaan kontrak service, customer interaction tracking, customer support, dan sales opportunities management.
Human Resources.
Reports.
Internet Sales. Integration interfaces tersedia dalam SAP untuk internet sales system B2C atau B2B.
Semua daftar area diatas menunjukkan proses perusahan secara garis besar kecuali untuk fungsi Production Control and Planning (PP) dapat difasilitasi oleh standar SAP Business One. Walaupun cakupan fungsi SAP Business One tidak selengkap SAPR/3, SAP Business One dimaksudkan sebagai solusi lengkap untuk customer level menengah dan memenuhi kebutuhan spesifik dari tingkatan customer ini. Walaupun SAP Business One tidak memiliki kemampuan selengkap SAPR/3, tetapi SAP Business Onetetap merupakan ERP Package yang kuat dan lengkap.
2.7 Analisis Fit/Gap
2.7.1 Pengertian Analisis Fit/Gap
Fit/gap adalah sebuah pembelajaran untuk mengidentifikasi apakah fungsionalitas sistem sudah disesuaikan dengan kebutuhan pengguna atau belum.
Dan jika beberapa gap teridentifikasi, akan dicatat dalam format yang ditentukan.
Laporan fit/gap yang dihasilkan secara khusus menggambarkan perbedaan. Proses fit/gap mengevaluasi kebutuhan pengguna untuk proyek dan mengidentikasi beberapa gap dalam beberapa fungsionalitas. Alternatif-alternatif akan disediakan ketika gap dalam fungsionalitas ditemukan. Beberapa gap akan disetujui dengan perubahan pada proses bisnis, customreport, atau customization perangkat lunak.
Analisis fit/gap adalah untuk meyakinkan bahwa setiap proyek yang dilakukan berdasarkan metode tertentu berjalan dengan efektif dan efisien.
Analisis fit/gap adalah metode yang digunakan oleh perusahaan dimana proses perusahaan dan fungsi sistem dibandingkan, dievaluasi, dan dicatat untuk menemukan kesesuaian (fits) dan ketidaksesuaian (gaps) (K.Kendall dan J.
Kendall, 2013). Analisis fit/gap selama implementasi sistem digunakan untuk tujuan di bawah ini:
Untuk menyesuaikan proses lokal ke best-practices industri.
Untuk menilai perundang-undangan dan/atau persyaratan hukum.
Untuk mengidentifikasi praktek lokal dan global yang tidak tercakup dalam pelaksanaan percobaan atau percontohan.
2.7.2 Tujuan Analisis Fit/Gap
Tujuan dari Analisis Fit/Gap adalah:
1. Mengumpulkan Requirement dari perusahaan.
2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian yang diperlukan.
3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan.
4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “BestPractice”.
5. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.
Analisis fit/gap digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user terhadap sistem dan mengidentifikasi apakah fit dan gap antara kebutuhan pengguna dengan sistem. Fit berarti requirement telah terpenuhi oleh sistem, sedangkan Gap berarti requirement tidak terpenuhi oleh sistem.
