24
BAB III
METODE PENELITIAN
Bab ini menjelaskan mengenai metodologi yang digunakan dalam penelitian serta tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pembuatan sistem informasi penerimaan mahasiswa baru.
3.1 Garis Besar Penelitian
Adapun garis besar alur penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Bagan Alur Penelitian
Pada Gambar 3.1 dijelaskan tentang bagan alur penelitian ini yang dilaksanakan dalam beberapa tahap, yakni dimulai dari identifikasi masalah, studi literatur, confirm to-be process model, lalu masuk ke tahap Business Process Automation yaitu identify the automation boundaries, review manual tasks, complete the
25 process model, bring the process model to an adequate granulity level, dan specify execution properties dengan mengonversi conceptual process model menjadi executable process model. Kemudian masuk ke tahap Organizational Change Management yaitu Users Acceptence Testing dan Users Training. Setelah itu diakhiri dengan penulisan laporan, serta kesimpulan dan saran.
3.2 Prosedur Penelitian
Berdasarkan pertimbangan perbedaan kelebihan dan kekurangan dari BPA tools yang dijelaskan pada BAB II, penelitian ini dikerjakan menggunakan tools ProcessMaker, adapun penjelasan lebih detail terkait metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
3.2.1 Identification Of Problems
Penelitian ini diawali dengan mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam proses penerimaan mahasiswa baru di ITK, output dari tahap ini yaitu diketahui permasalahan bahwa saat ini ITK belum memiliki sistem informasi dalam proses penerimaan mahasiswa baru, sehingga masih menggunakan email dalam proses pengumpulan dan verifikasi berkas mahasiswa baru. Dari penggunaan email tersebut ditemukan beberapa kendala dalam proses pelaksanaannya, sehingga dibutuhkan sebuah sistem informasi yang secara khusus dapat mengelola data calon mahasiswa baru tersebut.
3.2.2 Study Of Literature
Setelah mengetahui permasalahan yang ada, dilakukan studi literatur untuk menunjang dasar-dasar teori yang berhubungan dengan permasalahan dan memperkuat asumsi bahwa penelitian ini dapat dilakukan serta diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada. Output dari tahap ini yaitu tinjauan pustaka dan referensi dari penelitian-penelitian serupa.
26
3.2.3 Develop To-Be Process Model
Pada tahap ini, akan dibuat to-be process model dari tahapan penelitian tugas akhir mahasiswa atas nama Ayu Mauliana Bilqis yang kemudian akan dikonfirmasi kepada process owner. Output dari tahap ini yaitu dihasilkan to-be process model yang telah disetujui oleh process owner.
3.2.4 Identify The Automation Boundaries
Pada tahap ini akan dilakukan identifikasi task type dari to-be process model yang telah disetujui oleh process owner. Apakah task-task tersebut termasuk user task, atau manual task atau automated task. Output dari tahapan ini adalah process model yang di pojok kanannya sudah ada ikon yang menandakan tipe dari task tersebut.
3.2.5 Review Manual Tasks
Pada tahap ini akan dilakukan konversi dari to-be process model yang termasuk ke dalam manual task, menjadi user task atau automated task. Output dari tahapan ini adalah to-be process model yang sebelumnya masih manual task menjadi user task atau automated task.
3.2.6 Complete The Process Model
Pada tahap ini akan dilakukan penambahan skenario alternatif, sehingga process model yang ada tidak hanya process model dalam skenario ideal, namun juga ada pengecualian jika terjadi hal yang tidak diharapkan. Output dari tahap ini yaitu model proses yang sesuai dengan skenario aplikasi.
3.2.7 Bring The Process Model To An Adequate Granulity Level
Pada tahap ini perlu dipastikan kembali bahwa tugas-tugas yang ada pada model proses berada pada ukuran yang tepat atau tingkat detail yang cukup. Jika ada dua atau lebih task yang berturut-turut dilakukan dengan sumber daya yang sama dapat digabung menjadi satu task. Jika dalam satu task dibutuhkan sumber daya yang berbeda, task tersebut dapat dipecah. Output dari tahap ini yaitu conceptual process model yang siap untuk diautomasi.
27
3.2.8 Specify Execution Properties
Pada tahap ini akan dilakukan konversi dari conceptual process model menjadi executable process model menggunakan ProcessMaker. Dimulai dari pendefinisian variabel, pembuatan dynaform, sampai pembuatan akun users yang akan mengakses sistem ini. Output dari tahapan ini yaitu Sistem informasi penerimaan mahasiswa baru yang siap diuji.
3.2.9 Users Acceptence Testing (UAT)
Sebagai bukti bahwa sistem yang akan dikembangkan nanti dapat bermanfaat dan telah dapat diterima oleh pengguna, maka dilakukan proses pengujian kepada pengguna. Pada tahap ini sistem akan diuji mulai dari proses manajemen users, proses pendaftaran ulang online, dan proses rekap data calon mahasiswa baru.
Output dari tahapan ini yaitu dokumen UAT yang telah disetujui oleh process owner.
3.2.10 Training Users
Untuk memastikan agar Users yang akan menggunakan sistem ini nanti paham tentang sistem ini, maka perlu dilakukan pelatihan atau training dalam menggunakan sistem yang baru ini, agar saat penerimaan mahasiswa baru nanti, users sudah paham dan mengerti apa yang harus dilakukan dalam menggunakan sistem informasi penerimaan mahasiswa baru ini. Output dari tahapan ini yaitu berita acara dan dokumentasi Training.
3.2.11 Discussion
Pada tahapan ini, dilakukan penulisan laporan tugas akhir yang dilakukan pada setiap tahap penelitian dan menjadi pembahasan terkait penelitian ini. Output dari tahapan ini yaitu laporan tugas akhir.
3.2.12 Conclusion and Recommendations
Pada tahap ini, dilakukan penarikan kesimpulan dari keseluruhan penelitian yang dilakukan. Hasil yang diharapkan yaitu kesimpulan yang diperoleh dapat menjawab tujuan penelitian ini, serta akan dibuat saran bagi penelitian serupa.
