32 BAB III
GAMBARAN UMUM ORGANISASI
A. Sejarah Singkat Organisasi
1. Sejarah Singkat SMK Taruna Bumi Metro
SMK Taruna Bumi Metro adalah Sekolah Swasta yang Berada di Kota Metro. SMK Taruna Bumi Metro merupakan sekolah kejuruan yang bernaung dibawah yayasan Yatami. SMK Taruna Bumi Metro didirikan oleh yayasan Yatami pada tanggal 01 April 1994. Nama – Nama kepala sekolah yang pernah menjabat di SMK taruna bumi metro adalah:
1. Yustinus Selamet S.Pd. dari tahun 1994 – 2012.
2. Agung Wicaksono A.Md. dari tahun 2012 - 2018
Salah satu perkembangan SMK Taruna Bumi Metro ialah telah mengalami 3 kali pergantian kepala sekolah. Kepala Sekolah SMK Taruna Bumi Metro adalah Ibu M. Utami Dewi., S.Pd. Ing, diangkat menjadi kepala sekolah tetap sejak tahun 2018 sampai sekarang. Ibu M. Utami Dewi adalah kepala sekolah yang ke-3 dari jabatan sebelumnya.
a. Keadaan siswa
Secara keseluruhan SMK taruna bumi metro berjumlah 44 siswa, kelas X sebanyak 11 orang, kelas XI sebanyak 19 orang dan kelas XII sebanyak 14 orang.
seluruh siswa melaksanakan kegiatan belajar pada pagi hari, berlangsung pada pukul 07 .15 – 13.30
b. Sarana dan prasarana
Sekolah SMK taruna bumi metro memiliki 2 bangunan yang memiliki 6 ruangan digunakan sebagai ruangan kelas untuk berlangsungnya proses belajar mengajar, 1 bangunan perpustakaan, 1 bangunan yang memiliki 2 ruangan yang digunakan untuk ruangan kantor yaitu ruangan Tata Usaha dan ruangan kepala sekolah serta ruangan guru, selain itu memiliki 2 bangunan yang di fungsikan untuk ruangan praktek, 1 ruangan khusus digunakan untuk Laboratorium Komputer, memiliki 4 toilet 2 toilet siswa dan 2 toilet untuk guru. Selain bangunan – bangunan SMK taruna bumi juga memiliki Lapangan upacara yang terletak di depan lab. Komputer, mempunyai lapangan bola basket serta lapangan bola voli yang letaknya berada di depan kantor dan tempat parkir yang terletak di sebelah lab. Komputer.
B. Lokasi
SMK Taruna Bumi Metro beralamat dijalan KI Hajar Dewantara Kecamatan Metro Timur, Kota Metro. kode pos 34112 kelurahan Iring Mulyo. berdekatan dengan kampus Universitas Muhammadiyah Metro. Jarak yang harus tempuh sekolahan SMK Taruna Bumi Metro dari gedung FIKOM UM METRO kurang lebih 8 menit.
Gambar 14. Jarak kampus dari tempat lokasi penelitian SMK Taruna Bumi Metro (sumber: google maps).
C. Struktur organisasi
Struktur organisasi merupakan komponen utama dalam penyusunan suatu lembaga, setiap orang yang berada pada lingkungan lembaga memiliki jabatan dan tanggung jawabnya masing-masing. Fungsi Struktur organisasi adalah untuk kepentingan suatu lembaga yang dimana di dalamnya terdapat jabatan dan wewenang pada lembaga yang bersangkutan.
Struktur Organisasi di SMK Taruna Bumi Metro adalah sebagai Berikut:
Gambar 15. Struktur organisasi SMK Taruna Bumi Metro
D. Manajemen organisasi 1. Visi
Imanku… Karya-ku… Masa Depan Bangsaku…!
1. Memberi pelayanan prima.
2. Tamatan memiliki budi pekerti yang baik disiplin dan peduli lingkungan.
3. Tamatan memiliki kompetensi sesuai standar.
4. Tamatan mampu bersaing mengisi kebutuhan tenaga kerja dan atau mandiri 5. Sekolah menjadi tempat pengembangan nilai – nilai berbudaya industri.
2. Misi
1. Mengembangkan potensi siswa yang berkepribadian.
a. Memiliki cinta terhadap sesama dan ber taqwa kepada tuhan yang Maha Esa.
b. Memiliki budi pekerti luhur, jujur, disiplin, berdedikasi terhadap IPTEK dan berwawasan lingkungan.
2. Menghasilkan lulusan yang memilki kompetensi nasional dan mampu bersaing ditingkat ASEAN sampai dengan global.
3. Menghasilkan siswa yang mampu menghargai karya seni dan budaya serta lingkungan.
4. Mewujudkan sekolah yang berstandar Nasional.
3. Tugas dan wewenang dalam organisasi a. Kepala Sekolah
Tugas Kepala Sekolah adalah:
1) Mengelola kegiatan Waka, Kepala TU, Kepala Program Keahlian, Koordinator Teori dan guru.
2) Memimpin pembinaan guru dan pegawai di lingkungan sekolah.
3) Menyelenggarakan rapat koordinasi dan tinjauan manajemen.
Wewenang Kepala Sekolah adalah:
1) Mengangkat dan memberhentikan jabatan dalam unit kerja.
2) Mengesahkan dan menandatangani surat dinas dan surat berharga di lingkup sekolahan.
b. Dewan Komite
Tugas Dewan Komite Sekolah ialah:
1) Melakukan penggalangan dana di lingkup sekolah untuk penyelenggaraan pendidikan di sekolah.
2) Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap kebijakan program, penyelenggaraan pendidikan di sekolah.
3) Menyusun AD serta ART di lingkungan komite sekolah.
Wewenang Dewan Komite Sekolah adalah:
1) Bertanggung jawab penuh dalam hal penggalangan dana pendidikan dan aspirasi kepentingan anggota komite dan masyarakat di lingkungan sekolah.
c. Bendahara
Tugas Bendahara Sekolah adalah:
1) Menyusun keuangan dalam lingkup sekolah.
2) Mengurus bea siswa yang akan di berikan kepada siswa 3) Menyusun laporan keuangan sekolah secara berkala.
Wewenang Bendahara Sekolah adalah:
1) Mengumpulkan kelengkapan data keuangan di lingkungan sekolah.
d. Tata Usaha
Tugas Staff TU adalah:
1) Menyusun program tata usaha.
2) inventaris tata usaha.
3) Bertanggung jawab dalam surat menyurat, kearsipan, kepegawaian dan keuangan.
Wewenang Tata Usaha adalah:
1) Menggunakan sarana sekolah.
2) Membuat surat mutasi, promosi, kenaikan golongan/skala gaji pegawai di lingkungan sekolah.
e. Waka Kurikulum.
Tugas Waka Kurikulum adalah:
1) Mengatur pelaksanaan kegiatan di lingkungan sekolah.
2) Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pembelajaran.
3) Mengatur dan menyelenggarakan kegiatan kelompok bagi siswa.
4) Mengkoordinasikan kriteria kenaikan kelas dan penjurusan.
Wewenang Waka Kurikulum adalah:
1) Menyetujui program pembelajaran tiap mata pelajaran.
2) Menyetujui pengadaan barang yang dibutuhkan di sekolah.
3) Memberi arahan serta memastikan terlaksananya instruksi.
f. Kaprodi
Tugas kaprodi sekolah adalah:
1) Menyusun kelompok kerja untuk kegiatan penerimaan siswa baru.
2) Mengkoordinir penyusunan kegiatan intra kurikuler, dan ekstrakurikuler.
3) Membuat analisis dan penempatan pendidikan dalam kegiatan belajar mengajar.
Wewenang kaprodi sekolah adalah:
1) Menyusun progress kegiatan setiap 3 bulan sekali kepada kepala sekolah.
2) Mendokumentasikan semua bukti kegiatan yang dilaksanakan pada program keahlian di sekolah.
g. Kepala Bengkel
Tugas Kepala Bengkel adalah:
1) memperbaiki inventaris administrasi dengan koordinasi ketua program keahlian.
2) Menjalankan kegiatan di Kompetensi Keahlian Teknik Kendaraan Ringan.
3) Merencanakan Kebutuhan bengkel di Kompetensi Keahlian Teknik Kendaraan Ringan.
Wewenang Kepala Bengkel adalah:
1) Berhak memberi sanksi kepada siswa yang tidak tertib pada saat praktek keahlian berlangsung.
2) Memberi izin untuk peminjaman alat bengkel ke siswa.
h. Kepala Perpustakaan
Tugas kepala perpustakaan adalah:
1) Mendata keluar masuknya buku-buku pustaka/media cetak.
2) Mengurus perpustakaan.
3) Mengatur jam operasional perpustakaan
Wewenang kepala perpustakaan adalah:
1) Berhak memberi sanksi siswa yang menghilangkan atau terlambat mengembalikan buku.
2) Berhak mengadakan pembelian buku-buku/ bahan pustaka/media elektronika jika dirasa kurang lengkap.
i. Wali Kelas
Tugas wali kelas adalah:
1) Menjadi orang tua kedua di kelas.
2) Pengisi leger nilai siswa.
3) Membuat catatan khusus tentang siswa.
Wewenang Wali Kelas adalah:
1) Memanggil wali murid ke sekolah semisal murid ada masalah pada saat pembelajaran.
2) Membagi raport siswa dan bisa menahan raport siswa karena hal tertentu.
j. Guru Mapel
Tugas Guru Mapel adalah:
1) Melaksanakan proses belajar mengajar di sekolah.
2) Meningkatkan penguasaan materi pelajaran menjadi tanggung jawabnya.
Wewenang Guru Mata Pelajaran adalah:
1) Memilih metode yang tepat untuk menyampaikan materi.
k. Siswa / Siswi
Tugas dan Wewenang Siswa/Siswi adalah:
1) Belajar dan menuntut ilmu.
2) Patuh terhadap semua peraturan yang ada di sekolah.
3) Menjaga nama baik sekolah di manapun siswa berada.
E. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan pada SMK Taruna Bumi Metro saat ini memiliki tujuan untuk mengetahui pemahaman tentang cara kerja sistem tersebut dan menentukan permasalahan secara terperinci yang sedang dihadapi untuk dijadikan usulan perancangan analisis sistem yang saat ini berjalan berdasarkan kejadian yang ada dengan maksud mengevaluasi dan mendefinisikan berbagai permasalahan dari kebutuhan yang diharapkan. Jadi dapat diusulkan sistem perbaikan.
1. Aliran Informasi Pengolahan Data Nilai Siswa
Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis, pengolahan data nilai siswa pada SMK Taruna Bumi Metro adalah sebagai berikut:
a. Guru mata pelajaran menulis nilai di kertas daftar nilai kemudian menyerahkan daftar nilai ke guru wali kelas.
b. Guru wali kelas mengisi rekap nilai, semua nilai mata pelajaran di kertas leger nilai, kemudian menyerahkan leger nilai ke staf tata usaha.
c. Staf tata usaha menginput nilai raport, kemudian menginformasikan bahwa nilai raport siswa selesai di input kepada guru wali kelas.
d. Guru wali kelas menyerahkan raport siswa yang harus di tandatangani ke kepala sekolah.
e. Kepala sekolah melihat nilai raport siswa kemudian menandatangani raport setelah itu di kembalikan ke wali kelas.
f. Guru wali kelas menerima raport siswa yang telah di tandatangani oleh kepala sekolah dan memberikan hasil nilai raport ke siswa.
2. Flowchart
Alur pengolahan data nilai siswa berjalan digambarkan dengan flowchart seperti berikut ini:
Gambar 16. Flowchart Aliran Informasi yang sedang berjalan
3. Kendala Sistem Berjalan
Pada saat melakukan penelitian terhadap sistem pada SMK Taruna Bumi Metro, kesimpulan yang penulis temukan terhadap pengolahan data nilai siswa adalah sebagai berikut:
a. Dalam proses pengisian nilai siswa serta pengisian di leger nilai siswa masih dilakukan secara manual, dan itu dapat memakan waktu yang cukup lama. Belum lagi ketika salah memasukan nilai harus menghapus dengan tipe x.
b. Pengisian nilai raport siswa dibuat menggunakan form input yang diberikan oleh dinas pendidikan. Namun untuk pengisian nilai raport di lakukan oleh 2 orang staf bidang akademik.
c. Kendala yang di alami oleh guru mata pelajaran adalah guru harus mengisi nilai dengan tulis tangan sehingga memakan banyak waktu dan kurang efektif sebab bisa saja data yang sudah terisi selip atau hilang.
4. Kebutuhan Sistem
Berdasarkan kendala sistem yang sedang berjalan di SMK Taruna Bumi Metro maka dari itu dibutuhkan aplikasi yang memiliki kinerja sebagai berikut:
a. Dibutuhkan aplikasi pengolahan data nilai e-raport berbasis web untuk memudahkan pengisian daftar nilai dan leger nilai raport. Sehingga Guru dan wali kelas yang akan mengisikan daftar nilai harus login ke web e- raport terlebih dahulu.
b. Metode pengembangan SDLC (System Development Life Cycle) model waterfall di gunakan dalam aplikasi pengolahan data nilai e-raport ini karena System Development Life Cycle waterfall mempunyai proses yg terstruktur, sehingga pengerjaan dapat terjadwal dengan baik dan mudah.
c. Di dalam aplikasi pengolahan data nilai e-raport ini terdapat proses pengisian nama siswa, mata pelajaran, nilai siswa, wali kelas dan Input data nilai dan untuk output berupa cetak raport siswa.
5. Analisis Dokumen
Berdasarkan flowchart sistem yang berjalan, terdapat beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem, diantaranya:
a. Daftar Nilai
Tabel 6. Daftar nilai
Nama Keterangan
Nama Dokumen Daftar Nilai
Fungsi Untuk Memproses Pengolahan Data Nilai Siswa
Sumber Sekolah
Rangkap 1 (satu)
Atribut Nama Siswa, Kelas, Mata Pelajaran, Nilai (Tugas, UTS, UAS), Rata - Rata.
b. Leger Nilai
Tabel 7. Leger Nilai
Nama Keterangan
Nama dokumen Leger Nilai
Fungsi Untuk merekap nilai siswa semua mata pelajaran
Sumber Sekolah
Rangkap 1 (satu)
Atribut NIS, Nama Siswa, Kelas, Mata Pelajaran, Nilai (Tugas, UTS, UAS), Rata - Rata.
C. Raport
Tabel 8. Raport
Nama Keterangan
Nama dokumen Raport
Fungsi Untuk mengetahui kemajuan hasil belajar siswa
Sumber Sekolah
Rangkap 1 (satu)
Atribut Nama Sekolah, Alamat, Nama Peserta Didik, NISN, Kelas, Semester, Tahun Ajaran, Mata Pelajaran, Nilai, Predikat, Deskripsi.
