Sesuai dengan latar belakang tersebut, penulis mengambil judul tentang pelaksanaan prosedur kinerja pegawai administrasi bagian tata usaha pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

(1)

YAYASAN AKRAB PEKANBARU

Jurnal AKRAB JUARA Volume 7 Nomor 2 Edisi Mei 2022 (8-16) PELAKSANAAN PROSEDUR KINERJA PEGAWAI ADMINISTRASI

BAGIAN TATA USAHA PADA SMK JAKARTA 1 JAKARTA BARAT

--- Yulia Mujiaty, Iwan Asmadi, Deasy Novayanti, Devi Novita Sari

UBSI Jakarta

(Naskah diterima: 1 Maret 2022, disetujui: 28 April 2022) Abstract

Performance procedure is the level of employee ability with a stage that must be done in order to complete the tasks and responsibilities to get an increase in quality achievement. Implementation of performance procedures as a means of success and failure of administrative employees in carrying out their duties and responsibilities in the field of administrative services. In accordance with this background, the author takes the title about the implementation of the administrative staff's performance in the administration section of SMK JAKARTA 1, West Jakarta. The method in this study uses a qualitative descriptive method with observation techniques, interview techniques and documentation studies in the data period from January to April 2021. The results obtained from this study are administrative staff duties which are categorized into seven administrative divisions in the service sector. Implementation of administrative employee performance procedures by carrying out document preparation stages, work implementation stages, inspection stages and approval stages by implementing a strategy for improving the performance of administrative employees in several ways including employee competence, work discipline, motivation, job training, work environment, employee compensation and awarding as well as the obstacles faced and how to overcome these obstacles at SMK JAKARTA 1 West Jakarta.

Keywords: Performance Procedures, Administrative Employees Abstrak

Prosedur kinerja merupakan tingkat kemampuan pegawai dengan suatu tahapan- tahapan yang harus dikerjakan dalam rangka menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya untuk mendapatkan peningkatan pencapaian mutu. Pelaksanaan prosedur kinerja sebagai sarana keberhasilan dan ketidak keberhasilan pegawai tata usaha dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya di bidang pelayanan administrasi. Sesuai dengan latar belakang tersebut, penulis mengambil judul tentang pelaksanaan prosedur kinerja pegawai administrasi bagian tata usaha pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat. Metode dalam penelitian ini, menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan teknik observasi, teknik wawancara dan studi dokumentasi pada periode data bulan Januari sampai dengan April 2021. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah tugas pegawai tata usaha yang dikategorikan menjadi tujuh bagian administrasi di bidang pelayanan.

Pelaksanaan prosedur kinerja pegawai tata usaha dengan melakukan tahapan persiapan dokumen, tahapan pelaksanaan kerja, tahapan pemeriksaan dan tahapan persetujuan dengan menerapkan

(2)

Jurnal AKRAB JUARA Volume 7 Nomor 2 Edisi Mei 2022 (8-16) strategi peningkatan kinerja pegawai tata usaha dengan beberapa cara diantaranya kompetensi pegawai, disiplin kerja, motivasi, pelatihan kerja, lingkungan kerja, kompensasi pegawai dan pemberian penghargaan serta kendala yang dihadapi dan bagaimana solusi mengatasi kendala tersebut pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat.

Kata Kunci: Prosedur Kinerja, Pegawai Tata Usaha

I. PENDAHULUAN

ata usaha merupakan tenaga kerja yang melayani kegiatan administrasi yang bersifat teknis ketatausahaan.

Pegawai tata usaha harus memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi yang memenuhi Standar Tenaga Administrasi yang berlaku secara nasional. Untuk memenuhi Standar Tenaga Administrasi, sekolah harus melakukan upaya pengembangan kemampuan pegawai tata usaha guna meningkatkan kinerja operasional dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sebagai administrasi kesiswaan, administrasi persuratan, administrasi kepegawaian, administrasi kurikulum, administrasi keuangan, administrasi sarana dan prasarana dan administrasi hubungan sekolah dan masyarakat.

T

Prosedur kinerja pegawai tata usaha harus sistematis untuk mengembangkan kinerja yang efektif dan efisien yang mudah direa- lisasikan dengan baik. kinerja pegawai tata usaha akan meningkat apabila sarana dan prasarana memadai, lingkungan kerja yang nyaman dan hubungan kerja yang baik antar

pegawai tata usaha, kepala bagian tata usaha, kepala sekolah, guru, peserta didik dan karyawan. Dalam pelaksanaan kinerja pegawai tata usaha ini mendorong sekolah untuk lebih meningkatkan produktivitas yang dapat mencapai visi, misi dan tujuan sekolah.

SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat merupakan sarana pendidikan swasta yang sudah Terakreditas “A” yang mengedepankan mutu pendidikan serta kualitas peserta didik yang menanamkan jiwa nasionalisme yang tinggi, unggul, berakhlak mulia dan kreatif mengembangkan minat dan bakatnya. SMK JAKAR- TA 1 Jakarta Barat juga mempersiapkan pegawai administrasi bagian tata usaha dengan kualifikasi yang ditetapkan untuk menentukan keberhasilan pencapaian visi, misi dan tujuan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sebagai tenaga kerja yang mem- bantu kegiatan administrasi sekolah dengan baik.

II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Kinerja Pegawai

Menurut Schermerhorn menyatakan bahwa “Kinerja pegawai adalah kuantitas dan

(3)

Jurnal AKRAB JUARA Volume 7 Nomor 2 Edisi Mei 2022 (8-16) kualitas pencapaian tugas oleh seorang

individu atau kelompok pada pekerjaannya”

(Suwarto 2020).

Menurut Kasmir menyatakan bahwa

“Kinerja pegawai adalah hasil kerja yang dinilai dari segi kualitas yang akan dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya” (Wulandari, Sumardi, and Anwar 2020).

Menurut Suryadi menyatakan bahwa

“Kinerja pegawai adalah suatu hasil kerja seorang pegawai secara keseluruhan selama periode tertentu baik secara kualitas maupun kuantitas berdasarkan kriteria yang telah ditentukan dan disepakati terlebih dahulu”

(Sari and Hadijah 2016).

Berdasarkan pendapat beberapa para ahli di atas maka dapat disimpulkan yang di maksud dengan kinerja pegawai adalah hasi kerja dari tingkat kualitas kerja pegawai secara efektif dan efisien pada satu periode tertentu untuk mengembangkan suatu organisasi serta melakukan tanggung jawabnya sebagai pegawai untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Mengukur Kinerja

Mengukur kinerja untuk menilai hasil dan keluaran yang dihasilkan oleh seorang

pegawai dalam waktu tertentu menurut (Nurdiansyah and Andriani 2019), meliputi:

1. Efektifitas

Suatu tujuan yang dapat dicapai dengan kebutuhan yang direncanakan.

2. Tanggung jawab

Bagian yang tidak dapat dipisahkan atau sebagai akibat kepemilikan wewenang.

3. Disiplin

Ketaatan yang bersangkutan dalam meng- hormati perjanjian kerja dengan organisasi dimana dia bekerja.

4. Inisiatif berkaitan dengan daya pikir

Inisiatif sebaiknya mendapatkan perhatian atau tanggapan dari organisasi dan atasan dengan baik. Dengan perkataan lain inisiatif adalah daya dorong kemajuan yang akhirnya akan mempengaruhi kinerja pegawai.

III. METODE PENELITIAN

Dalam melakukan penelitian pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat, peneliti menggunakan penelitian kualitatif yautu suatu penelitian yang melakukan onyek penelitian dengan melakuikan obsesrvasi atau pengamatan dan wawancara langsung. Daalam penelitian ini peneliti mengumpulkan informasi data-data dari hasil wawancara yang dengan Bapak Yanuar Tri Heryoko, S.H selaku Kepala Tata

(4)

Jurnal AKRAB JUARA Volume 7 Nomor 2 Edisi Mei 2022 (8-16) Usaha dan dengan Ibu Nopia Rahmawati

selaku Staff Pegawai tata usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat.

Berikut adalah data pegawai:

Tabel III. 1 Data Nama Pegawai Tata Usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

Sumber: Tata Usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

Jumlah pegawai tata usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat ada sebanyak 7 orang yang terdiri dari kepala tata usaha dan 6 staff pegawai tata usaha dengan bagiannya masing-masing.

Data Peserta Didik

Berikut ini data peserta didik SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat pada Periode tahun ajaran 2020/2021.

Tabel III. 2 Data Peserta Didik SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

Sumber: Tata Usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

Dapat diketahui jumlah peserta didik SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat pada periode tahun ajaran 2020/2021 ada sebanyak 995 orang yang selalu mengalami perubahan dari tahun ke tahun dapat dilihat pada Tabel III .4.

Yang dibagi menjadi 3 kelas, yaitu Kelas X, Kelas XI dan Kelas XII. Setiap kelas dibagi menjadi 3 program keahlian, yaitu Akuntansi dan Keuangan Lembaga, Otomatisasi dan Tata

(5)

Jurnal AKRAB JUARA Volume 7 Nomor 2 Edisi Mei 2022 (8-16) Kelola Perkantoran dan Basic Development

Program.

a. Data Guru

Berikut ini data guru SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat pada Periode 2020/2021.

Tabel III. 3 Data Tingkat Pendidikan Guru SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

Sumber: Tata Usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat Keterangan:

GT* : Guru Tetap GTT : Guru Tidak Tetap

Dapat diketahui jumlah guru SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat ada sebanyak 50 orang dapat dilhat pada Tabel III .3. Dengan status guru tetap (bagi sekolah) maupun guru tidak tetap (bagi sekolah negeri dan sekolah swasta) dengan masing-masing kualifikasi guru yang ditetapkan.

IV. HASIL PENELITIAN

Dalam melakukan penelitian pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat, peneliti mengumpulkan informasi data-data dari hasil wawancara yang dengan Bapak Yanuar Tri Heryoko, S.H selaku Kepala Tata Usaha dan dengan Ibu

Nopia Rahmawati selaku Staff Pegawai tata usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat.

Hasil wawancaranya yang berhubungan dengan apa tugas pegawai tata usaha pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat, bagaimana prosedur kinerja pegawai tata usaha pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat, bagaimana strategi peningkatan kinerja pegawai tata usaha pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat, kendala yang dihadapi dan bagaimana solusi mengatasi masalah tersebut mengenai pelaksanaan prosedur kinerja pegawai tata usaha pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat pada periode data. Berikut ini adalah hasil wawancara penulis lampirkan dalam bentuk poin-poin. Tugas Pegawai Tata Usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

Hasil wawancara dengan Key Informan Ibu Nopia Rahmawati Staff Pegawai tata usaha apa tugas pegawai tata usaha pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

Tugas pegawai tata usaha SMK JA- KARTA 1 Jakarta Barat dikategorikan menjadi tujuh di bidang pelayanan administrasi, yaitu administrasi umum, administrasi personal, administrasi perlengkapan, administrasi persuratan, administrasi kesiswaan, administrasi kepegawaian dan administrasi keuangan

(6)

Jurnal AKRAB JUARA Volume 7 Nomor 2 Edisi Mei 2022 (8-16) demi menunjang kelancaran pencapaian

tujuan SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat.

Berikut ini tugas-tugas pegawai tata usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat, sebagai berikut:

1. Administrasi Umum

Tugas pegawai tata usaha bagian administrasi umum SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat, antara lain:

a. Membuat program kerja bagian administrasi umum SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

b. Membuat daftar uraian pembagian tugas staff pegawai tata usaha

c. Membuat dan menyediakan buku tamu d. Membuat laporan perbaikan struktur SMK

JAKARTA 1 Jakarta Barat

e. Mengisi buku kegiatan kerja harian 2. Administrasi Personal

Tugas pegawai tata usaha bagian administrasi personal SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat, antara lain:

a. Membuat program kerja bagian administrasi personal

b. Membuat daftar kehadiran untuk staff pegawai tata usaha, kepala tata usaha, guru, siswa dan karyawan

c. Membuat daftar kehadiran peserta didik yang melakukan PKL DU/DI

d. Melakukan penataan dokumen untuk guru, staff pegawai tata usaha, kepala tata usaha, peserta didik dan karyawan

e. Melakukan pengisian buku induk untuk guru, staff pegawai tata usaha, kepala tata usaha, siswa dan karyawan

f. Menyusun data rencana kebutuhan untuk guru, staff pegawai tata usaha, kepala tata usaha dan karyawan

g. Melakukan pengembangan kompetensi staff pegawai tata usaha melalui pelatihan secara study banding dan workshop

h. Melakukan pengusulan insentif bagi kepala sekolah, kepala tata usaha, guru, staff pegawai tata usaha dan karyawan

i. Melakukan pengisian buku kegiatan harian 3. Administrasi Perlengkapan

Tugas pegawai tata usaha bagian administrasi perlengkapan SMK JAKARTA 1 Ja- karta Barat, antara lain:

a. Membuat program kerja pegawai bagian administrasi perlengkapan

b. Membuat kartu investaris untuk sarana dan prasarana SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat c. Membuat buku pencatatan yang berisi

penerimaan, peminjaman dan pengeluaran barang inventaris SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

(7)

Jurnal AKRAB JUARA Volume 7 Nomor 2 Edisi Mei 2022 (8-16) d. Membuat denah ruangan Lab. Komputer,

Lab. Laboratorium, ruang praktik, perpus- takaan dan gudang

e. Membuat jadwal penataan ruangan, keber- sihan dan tata tertib SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat

f. Melakukan pengisian buku kegiatan harian 4. Administrasi Persuratan

Tugas pegawai tata usaha bagian administrasi persuratan SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat, antara lain:

a. Membuat program kerja pegawai tata usaha bagian administrasi persuratan

b. Membuat surat edaran, surat tugas, surat undangan orangtua atau wali murid, surat penghantar, surat dinas, surat keterangan, pengumuman dan SPPD

c. Melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar

d. Melakukan penanganan surat masuk dan surat keluar

e. Melakukan pengisian agenda surat masuk dan surat keluar

f. Melakukan pengisian buku disposisi surat masuk

g. Mengisi buku induk siswa

h. Melakukan pengarsipan data peserta didik kelas x, kelas xi dan kelas xii

5. Administrasi Kepegawaian

Tugas pegawai tata usaha bagian administrasi kepegawaian SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat, antara lain:

a. Membuat program kerja pegawai tata usaha bagian administrasi kepegawaian

b. Melakukan data registrasi kepegawaian c. Melakukan pembukuan data kepegawaian

pada buku induk pegawai

d. Membuat laporan data kepala tata usaha, guru, staff pegawai tata usaha dan karyawan

e. Melakukan pencatatan agenda surat mutasi masuk dan keluar peserta didik, kepala tata usaha, staff pegawai tata usaha, guru dan karyawan

V. KESIMPULAN

Setelah melakukan penelitian penulis, mendapatkan hasil penelitian mengenai pelaksanaan prosedur kinerja pegawai administrasi bagian tata usaha pada SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat maka dapat disimpulkan, sebagai berikut:

1. Dalam melaksanakan tugas-tugas dalam bidang pelayanan administrasi pegawai tata usaha sudah sangat baik sesuai dengan program kerja. Namun, masih ada yang perlu diperbaiki dengan melakukan penam- bahan pegawai tata usaha sesuai dengan

(8)

Jurnal AKRAB JUARA Volume 7 Nomor 2 Edisi Mei 2022 (8-16) kualifikasi yang ditetapkan SMK JAKAR-

TA 1 Jakarta Barat untuk bagian administrasi kepegawaian agar lebih efektif dan efisien.

2. Untuk prosedur kinerja pegawai tata usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat dalam melakukan tahapan persiapan, tahapan pembuatan dokumen, tahapan pemeriksaan, tahapan persetujuan, tahapan penandata- nganan dokumen, tahapan pengembalian dan tahapan penyerahan dokumen setiap harinya sudah terkoordinasikan dengan sangat baik oleh staff pegawai tata usaha, kepala tata usaha dan kepala sekolah agar proses pelaksanaan prosedur kinerja pegawai tata usaha dapa berjalan dengan lancar dan mendapatkan hasil kerja yang dicapai.

3. Dengan adanya penerapan strategi peningkatan kinerja pegawai tata usaha SMK JAKARTA 1 Jakarta Barat dengan beberapa cara, diantaranya dengan melakukan tingkat pencapaian kompetensi pegawai, disiplin kerja, motivasi kerja, pelatihan kerja, lingkungan kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Baharuddin, Ilfan. (2019). Peranan Pelayanan Administrasi Dalam Meningkatkan Partisipasi Masyarakat Pada Kantor Lurah Sirongo Folaraha Kecamatan

Tidore Utara Kota Tidore Kepulauan.

Jurnal AKRAB JUARA Vol.4 No.1, 75–

16. Diambil dari http://www. - akrabjuara.com/index.php/akrabjuara/art icle/view/448.

Elviera, Chyntia Dewi, Dedi Irawan, dan Dwitya Nafa Syafrina. (2019).

Pengembangan Tata Usaha Sekolah Berbasis Teknologi Informasi. Jurnal Pendidikan, Sejarah Dan Ilmu Ilmu Sosial Vol.3 No.1, 1–6. Diambil dari https://jurnal.uisu.ac.id/index.php/mkd/a rticle/view/676.

Hamali, Yusuf Arif, and Eka Sari Budihastuti.

(2019). Pemahaman Praktis Administrasi, Organisasi Dan Manajemen. Jakarta: Kencana.

Haryadi, Hendi. (2019). Administrasi Perkantoran Untuk Manajer Dan Staff.

Transmedia. Jakarta.

Irawan, Roy, Intan Kusuma Dewi, Darma Wijaya, Indra Prana, dan Shinta Indah.

(2020). Prosedur Administrasi Pengadaan Barang Pada PT Helix Sukses Makmur Tangerang. Jurnal Akrab Juara Vol.5 No.9, 81–174.

Diambil dari

http://akrabjuara.com - /index.php/akrabj uara/article/view/1034.

Kamaluddin, Apiaty. 2017. Administrasi Bisnis. Makassar: Sah Media.

Kurniawan, Andrie, Ani Susilawati, Faroman Syarief, dan Suhardoyo. (2020).

Prosedur Pelaksanaan Penyelengga-raan Event Pada Marketing Departement PT.

Indovickers Furnitama. Jurnal AKRAB JUARA Vol.5 No.1, 26–42. Diambil dari

(9)

Jurnal AKRAB JUARA Volume 7 Nomor 2 Edisi Mei 2022 (8-16) http://www.akrabjuara.com/index.php/a

krabjuara/article/view/960.

Nurdiansyah, Akhmad, dan Ria Andriani.

(2019). Prosedur Administrasi Pelayanan Pemakaman Pada TPU Tegal Alur Unit II Islam Jakarta Barat. Widya Cipta: Jurnal Sekretari Dan Manajemen Vol.3 No.1, 56–149. Diamb

Widyastuti, Tri, Wangsit Supeno, Eigis Yani Pramularso, Artika Surniandari, Dedy Syahyuni, Heri Aryadi, Ida Hendarsih, Devy Sofyanty, Kartika Yuliantari, dan Nurvi Oktiani. (2017). Pengaruh Motivasi Kerja Terhadap Kinerja

Karyawan PT. Mitra Utama Grafika.

Widya Cipta: Jurnal Sekretari Dan Manajemen Vol.1 No.1, 1–26.

Diambil dari

https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.p hp/widyacipta/article/view/1442/1518.

Wulandari, Ayati, Sumardi, dan Samsul Anwar. (2020). Pengaruh Disiplin Kerja Dan Komunikasi Terhadap Kinerja Pegawai Satuan Pelayanan UPPKB Losarang BPTD Wilayah IX Provinsi Jawa Barat. Jurnal Investasi VOL.6 No.2, 11–103. Diambil dari https://investasi.unwir.ac.id/index.php/in vestasi/article/view/84.