1
KATA PENGANTAR
Sebuah institusi yang efektif dan efisien membutuhkan sistem yang kuat dalam mengatur rancangan perencanaan. Tanpa hal ini, pencapaian tujuan yang diinginkan akan sulit terwujud. Bagian Perencanaan pada Biro Administrasi Akademik dan Perencanaan di Institut Pemerintahan Dalam Negeri adalah sebuah bagian penting dalam mengoordinasikan dan memfasilitasi berbagai kegiatan perencanaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri. Dalam konteks ini, handbook ini hadir sebagai panduan awal pegawai baru yang penting bagi staf bagian perencanaan dalam menjalankan tugas-tugas mereka dengan baik.
Handbook ini disusun dengan tujuan memberikan pandangan yang komprehensif tentang proses program perencanaan yang efektif dalam konteks perencanaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri. Dengan mengikuti panduan ini, diharapkan staf Bagian Perencanaan dapat memahami betapa pentingnya program perencanaan yang baik serta dapat mengimplementasikan praktik-praktik terbaik dalam pekerjaan sehari-hari.
Penting untuk dicatat bahwa handbook ini bukanlah dokumen statis. Seiring dengan perkembangan kebijakan Institut Pemerintahan Dalam Negeri dan lingkungan eksternal, proses program perencanaan juga akan berubah. Oleh karena itu, handbook ini harus dilihat sebagai landasan yang dapat disesuaikan dan diperbarui secara berkala sesuai dengan kebutuhan dan perubahan yang terjadi.
Pada tahap awal pembuatan handbook ini, kami ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan materi dan pengembangan panduan ini. Baik itu dalam bentuk saran, masukan, maupun dukungan teknis. Tanpa kolaborasi dan kerja keras dari pihak yang terlibat, handbook ini tidak akan terwujud.
Saya juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pimpinan unit Bagian Perencanan yang telah memberikan dukungan penuh dalam upaya peningkatan kualitas kinerja pegawai, termasuk dalam hal pembuatan handbook ini. Semangat dan dedikasi pimpinan memberikan dorongan bagi kami untuk terus berinovasi dan berusaha memberikan yang terbaik.
Terakhir, kepada staf Bagian Perencanaan yang akan menggunakan handbook ini dalam tugas-tugas sehari-hari, saya ingin mengucapkan apresiasi yang tulus. Semangat dalam menjalankan tugas-tugas perencanaan sangatlah berarti dalam mencapai visi dan misi instansi kita bersama. Saya yakin bahwa dengan penerapan prinsip-prinsip dan praktik-praktik yang diuraikan dalam handbook ini, kita akan semakin mampu berkontribusi secara signifikan dalam meningkatkan kualitas dan kinerja Bagian Perencanaan.
Dengan ini, penulis menyerahkan handbook ini sebagai alat bantu yang berharga dalam menjalankan tugas-tugas pada Bagian Perencanaan khususnya pada subbagian program. Semoga handbook ini dapat memberikan manfaat yang nyata bagi para staf dan Bagian Perencanaan.
Terima kasih.
2
DASAR HUKUM
1. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 62 Tahun 2023 Tentang Perencanaan Anggaran, Pelaksanaan Anggaran, Serta Akuntansi dan Pelaporan Keuangan;
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2021 Tentang Perencanaan, Penganggaran, Pengendalian, dan Evaluasi Kinerja di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri;
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 140 Tahun 2022 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Pemerintahan Dalam Negeri
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2022 Tentang Statuta Institut Pemerintahan Dalam Negeri;
5. Peraturan Rektor Institut Pemerintahan Dalam Negeri Nomor 5 Tahun 2023 Tentang Uraian Tugas dan Tata Kerja Satuan Kerja di Lingkungan Institut Pemerintahan Dalam Negeri.
3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... 1
DASAR HUKUM ... 3
DAFTAR ISI ...4
INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI ... 5
BAGIAN PERENCANAAN ... 6
URAIAN TUGAS DAN FUNGSI BAGIAN PERENCANAAN ... 7
HAL – HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN STAF BAGIAN PERENCANAAN...8
PANDUAN URUTAN KERTAS KERJA ... 9
PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA KERJA IPDN ... 10
FORMAT KERANGKA ACUAN KERJA. ... 11
PETUNJUK PENGISIAN KERANGKA ACUAN KERJA. ... 12
FORMAT RINCIAN ANGGARAN BIAYA. ... 13
PETUNJUK PENGISIAN RINCIAN ANGGARAN BIAYA...14
DAFTAR KONTAK PENTING SUBBAGIAN PROGRAM BAGIAN PERENCANAAN ... 15
PENUTUP. ... 16
4
INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI
Institut Pemerintahan Dalam Negeri yang selanjutnya disingkat IPDN adalah perguruan tinggi kedinasan di bawah Kementerian Dalam Negeri yang menyelenggarakan Pendidikan Tinggi Kepamongprajaan dipimpin oleh Rektor, menyiapkan kader pemerintahan dalam negeri di lingkungan Pemerintah Pusat dan
Pemerintah Daerah.
VISI IPDN
MENJADI PENDIDIKAN TINGGI KEPAMONGPRAJAAN YANG UNGGUL, PROFESIONAL, BERINTEGRITAS, DAN BERDAYA SAING SAMPAI
DENGAN TAHUN 2045
MISI IPDN
1. Menyelenggarakan Pendidikan Tinggi Kepamongprajaan dengan mengembangkan, membina dan memperkuat disiplin ilmu pemerintahan yang bersifat teoretis dan empiris;
2. Menyelenggarakan penelitian dan pengabdian masyarakat untuk menerapkan dan mengembangkan teori serta praktik pemerintahan yang inovatif, berwawasan nasional, dan berakar pada kearifan lokal;
3.Mengembangkan Pendidikan Tinggi Kepamongprajaan yang selaras melalui pendidikan akademik, vokasi, dan profesi sesuai kebutuhan Pemerintah Pusat, Pemerintah Daerah, dan masyarakat; dan
4. Menyebarluaskan pengalaman dan temuan inovatif dalam disiplin ilmu pemerintahan teoretis dan ilmu pemerintahan terapan.
TUJUAN IPDN
IPDN bertujuan untuk menghasilkan lulusan pamong praja yang bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dengan memenuhi 8 (delapan) pedoman pembinaan kader pamong praja; dan menghasikan lulusan pamong praja yang dapat mengembangkan, memberdayakan, dan menerapkan ilmu terapan kepamongprajaan pada Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
5
Biro Adm. Akademik dan Perencanaan
Bagian Adsi
ministra Bagian Perencanaan Unit Kearsipan Unit Perpustakaan Akademik
Subbagian Tata Usaha dan Sistem Informasi
Jabatan Fugsional Jabatan Fungsional Jabatan
Fungsional Jabatn Fungsional
Bagian Perencanaan
Subbagian ProgramSubbagian AnggaranSubbagian Evaluasi Pelaporan
BAGIAN PERENCANAAN
Di dalam struktur organisasi IPDN, terdapat unit kerja yang melaksanakan tugas pada bidang akademik dan perencanaan yaitu Biro Administrasi Akademik dan Perencanaan. Adapun SOTK pada Biro Administrasi Akademik dan Perencanaan sebagai berikut:
STRUKTUR ORGANISASI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN PERENCANAAN
Biro Administrasi Akademik dan Perencanaan mempunyai tugas melaksanakan administrasi akademik, inovasi ilmu pengetahuan dan teknologi, pengembangan teknologi pendidikan, perencanaan program dan anggaran, evaluasi dan pelaporan, kearsipan, dan perpustakaan di lingkungan IPDN. Lebih khusus lagi pelaksanaan tugas dalam bidang perencanaan program dan anggaran serta evaluasi dan pelaporan didukung oleh Bagian Perencanaan.
Subbagian Program adalah salah satu dari 3 Subbagian yang ada pada Bagian Perencanaan IPDN selain dari Subbagian Anggaran dan Subbagian Evaluasi Pelaporan.
6
URAIAN TUGAS DAN FUNGSI BAGIAN PERENCANAAN
URAIAN TUGAS BAGIAN PERENCANAAN:
1. Menyusun rencana operasional Bagian perencanaan sebagai pedoman kelancaran tugas;
2. Mengoordinasikan kegiatan administrasi Bagian perencanaan;
3. Mengoordinasikan rencana, program dan keuangan Bagian perencanaan;
4. Menganalisis dan menelaah rencana kerja dan anggaran dari satuan atau unit kerja;
5. Menyusun, membahas dan menelaah rencana kerja anggaran IPDN berdasarkan pagu indikatif, pagu anggaran, dan pagu alokasi anggaran;
6. Menyusun, membahas, dan menelaah usulan revisi kegiatan dan anggaran serta penyiapan bahan usulan anggaran pendapatan dan belanja negara perubahan;
7. Menyiapkan bahan desain dan penyusunan restrukturisasi program, kontrak kinerja, dan penetapan kinerja tahunan serta penetapan indikator kinerja utama;
8. Menyusun usulan standar biaya khusus, target pendapatan, target penggunaan penerimaan negara bukan pajak ijin penggunaan dana penerimaan negara bukan pajak;
9. Menyusun atau membuat pedoman petunjuk operasional kegiatan IPDN;
10. Memfasilitasi penyelesaian administrasi dana hibah;
11. Menyusun renstra IPDN;
12. Menyusun renip IPDN;
13. Mendesain, menyusun restrukturisasi program, masterplan, pedoman penyusunan anggaran, kontrak kinerja, dan penetapan kinerja tahunan serta penetapan indikator kinerja utama;
14. Menyiapkan bahan penyusunan atau format evaluasi dan pelaporan kinerja setiap satuan atau unit kerja;
15. Menghimpun, dan menganalisis laporan kinerja seluruh satuan atau unit kerja;
16. Menyiapkan dan melaksanakan evaluasi dan monitoring pelaksanaan program dan anggaran;
17. Menghimpun dan menyusun laporan kinerja IPDN;
18. Menghimpun dan menyusun laporan kinerja IPDN;
19.Menyusun laporan berkala pelaksanaan anggaran IPDN (bulanan, triwulanan, semesteran, dan akhir tahun);
20. Menyusun bahan LAKIP Bagian perencanaan; dan
21. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan.
FUNGSI BAGIAN PERENCANAAN:
a. Koordinasi dan penyusunan rencana program dan anggaran;
b. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan program dan anggaran; dan c. Pelaporan kinerja pelaksanaan program dan anggaran.
7
HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN STAF BAGIAN PERENCANAAN
1) Pelajari Budaya Bagren IPDN: Mulailah dengan memahami budaya dan nilai- nilai organisasi Bagian Perencanaan. Ini termasuk kebijakan, prosedur, dan norma- norma yang ada di Bagian Perencanaan. Observasi dan tanyakan kepada rekan kerja yang lebih senior untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam.
2) Jadilah Pengamat yang Baik: Perhatikan dinamika di Bagian Perencanaan, hubungan antarstaf, dan cara kerja tim.
3) Kembangkan Hubungan Kerja yang Baik: Bina hubungan yang baik dengan para senior bahkan junior yang lebih awal masuk di Bagian Perencanaan.
Bersikaplah sopan, terbuka, dan ramah. Jadilah pendengar yang baik dan tunjukkan minat pengetahuan pada Bagian Perencanaan.
4) Tanyakan Pertanyaan: Jangan ragu untuk bertanya jika tidak yakin tentang sesuatu. Ini tidak hanya membantu memperoleh pemahaman yang lebih baik, tetapi juga menunjukkan sikap peduli dan ingin belajar.
5) Tetap Terbuka untuk Saran, Arahan, dan Masukan: Terima dengan baik apapun yang disampikan oleh pimpinan maupun rekan kerja lain, baik itu positif maupun konstruktif. Jadikan saran, arahan, dan masukan tersebut sebagai semangat untuk berkembang lebih baik lagi.
6) Kembangkan Keterampilan: Pada Bagian Perencanaan sering kali dibutuhkan penggunaan teknologi yang cepat tanggap, hal ini bisa dimulai dengan memahami cara menggunakan Micrososf Office.
7) Jaga Keseimbangan Kerja-Hidup: Dengan pola kerja yang selalu siap siaga dengan arahan pimpinan, sebagai staf kita harus pintar manajemen waktu dengan baik agar dapat menjaga kesehatan dan dapat memberikan performa maksimal.
8) Jadilah Profesional yang Bertanggung Jawab: Tepati waktu, lakukan pekerjaan dengan baik, dan tunjukkan dedikasi terhadap pekerjaan. Ini akan membantu membangun reputasi sebagai seorang staf yang profesional dan dapat diandalkan.
8
PANDUAN URUTAN KERTAS KERJA
KODE KETERANGAN PROGRAM/KEGIATAN/KRO/RO/KOMPONEN/SUBKOMPONEN/DETIL
010.01.WA PROGRAM Program Dukungan Manajemen
6089 KEGIATAN Pengelolaan keuangan BMN dan Umum IPDN 6089.EBA RO Layanan Dukungan Manajemen Internal 6089.EBA.962 KRO Layanan Umum
051 KOMPONEN Layanan Umum Rumah Tangga dan Perlengkapan
A SUBKOMPONEN Administrasi Ketatausaan Biro Administrasi Hukum, Kepegawaian, dan Hubungan Masyarakat
521211 AKUN Belanja Bahan
> HEADER 1 Layanan Ketatausahaan
>> HEADER 2 ATK dan Bahan - RINCIAN/DETAIL ATK
- RINCIAN/DETAIL Toner
Keterangan:
1. Program: Area kerja utama yang ingin dicapai oleh suatu kegiatan. Program memiliki fokus yang luas dan mencakup beberapa kegiatan yang berbeda.
2. Kegiatan: Kegiatan adalah langkah yang diambil untuk mencapai tujuan dari fokus Program. Setiap program biasanya terdiri dari beberapa kegiatan yang saling terkait.
3. Output: Output adalah hasil langsung dari sebuah kegiatan. Ini bisa berupa produk atau hasil nyata lainnya yang dihasilkan dari pelaksanaan kegiatan.
4. Sub Output: Sub output adalah bagian dari output utama yang lebih kecil atau lebih spesifik.
5. Komponen: Komponen adalah bagian-bagian utama dari sebuah kegiatan atau sub output. Mereka adalah elemen-elemen dasar yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
6. Sub Komponen: Seperti halnya sub output, sub komponen adalah bagian-bagian yang lebih kecil atau lebih spesifik dari komponen utama. Mereka membantu dalam merinci dan menguraikan setiap komponen menjadi bagian yang lebih terperinci.
7. Akun: Akun adalah klasifikasi untuk memisahkan dan melacak pengeluaran atau penerimaan dalam suatu kegiatan yang berdasar kepada Keputusan Dirjen Perbendaharaan No Kep-331/PB/2021 Tentang Kodefikasi Segmen Akun Pada Bagan Akun Standar
8. Detail: Detail merujuk pada informasi spesifik atau item yang mencakup setiap komponen, sub komponen, atau kegiatan.
9
PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA KERJA IPDN
Pelaksana Mutu Baku
No (1) 1
2
3
4
5
6
7
Aktivitas (2) Permintaan rancangan Renja dari Rektor melalui Karo I kepada Satuan/Unit Kerja Lingkup IPDN Asistensi penyusunan rancangan Renja Satuan/Unit Kerja oleh Bagian Perencanaan Satuan/Unit Kerja menyampaikan Rancangan Renja beserta kelengkapanny a (TOR, RAB, Dokumen lain) untuk dilakukan penelaahan oleh Bagian Perencanaan Penyusunan Rancangan Renja IPDN berdasarkan Pagu Indikatif beserta kelengkapanny a (TOR, RAB, Dokumen lain) Penyusunan Rancangan Renja IPDN berdasarkan Pagu Anggaran beserta kelengkapanny a (TOR, RAB, Dokumen lain) Pemuktahiran Rancangan Renja IPDN dan pemantapan kesiapan dokumen pendukung (TOR, RAB, Dokumen lain) Renja IPDN
Rektor (3) Tidak
Ya
Wakil
Rektor Kepala Biro I
(4)
Satker / Unit Kerja (5)
Bagian Perencana
an (6)
Mulai
Tidak
Ya
Persyaratan/
Perlengkapa n (8) Draf Surat permintaan rancangan Renja
Format Renja dan Peraturan terkait Renja
Draf Renja Satuan/Unit Kerja
Usulan Renja IPDN
Renja IPDN berdasarkan hasil Trilateral Meeting
Renja IPDN berdasar Pagu Anggaran
Dokumen Renja IPDN
Waktu (9) 2 hari
3 hari
1 hari
14 hari
14 hari
14 hari
1 hari
Output (10) Surat permintaan rancangan Renja
Format Renja sesuai Peraturan terkait Renja
Berita Acara hasil penelaaha n terhadap Draf Renja Satuan/
Unit Kerja
Renja IPDN berdasar Pagu Indikatif
Renja IPDN berdasar Pagu Anggaran
Dokumen Renja IPDN
Arsip
Ket.
IPDN selanjutnya menyampaikan usulan Renja IPDN ke Biro Perencanaan Setjen Kemendagri
Setelah Trilateral Meeting I antara IPDN, Biroren Setjen Kemendagri dan Bappenas dan penetapan pagu indikatif serta inputing pada aplikasi KRISNA Bappenas
Setelah dilaksanakan Trilateral Meeting II antara IPDN, Biroren Setjen Kemendagri dan Bappenas
Selesai
10
FORMAT KERANGKA ACUAN KERJA
11
PETUNJUK PENGISIAN KERANGKA ACUAN KERJA
12
FORMAT RINCIAN ANGGARAN BIAYA
13
PETUNJUK PENGSIAN RINCIAN ANGGARAN BIAYA
14
DAFTAR KONTAK PENTING
SUBBAGIAN PROGRAM BAGIAN PERENCANAAN
NO JABATAN NAMA NOMOR
1 Kepala Biro I Dr. Agus Toyib, S.Sos., M.Si 082150002439 2 Kepala Bagian
Perencanaan Dr. Sukrisno, S.Sos., MSi 08122490889 3 Kepala Subbagian
Anggaran Kusnara, S.E 082130176881
4 Kepala Subbagian
Program - -
5 Kepala Subbagian
Evlap Eskandar, S.STP., M.Si 085241904509 6 Pegawai Subbagian
Program 1 Nuzul Wahyu Insyori, S.IP 082144900450 7 Pegawai Subbagian
Program 2
Lalu Bagus Bayu Dita
Pratama, S.STP 081255680843 8 Pegawai Subbagian
Program 3 Surono 081327241306
9 Pegawai Subbagian
Program 4 Aqsal Falevi Harahap S.Tr.IP 082274439557
15
PENUTUP
Dengan handbook pengantar ini, diharapkan staf subbagian program pada Bagian Perencanaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri dapat memahami secara lebih baik bagaimana menggunakan handbook ini sebagai panduan dalam menjalankan tugas sehari-hari. Handbook ini bukan hanya sekadar kumpulan prosedur dan pedoman, tetapi juga merupakan sumber pengetahuan yang berharga dari seluruh staf subbagian program. Dengan pemanfaatan yang tepat, staf baru dapat meningkatkan kualitas pekerjaan mereka, mempercepat proses perencanaan, dan mencapai hasil yang lebih baik dalam mencapai tujuan. Diharapkan handbook ini akan menjadi media yang berguna dan terpercaya bagi staf baru subbagian program dalam upaya untuk meningkatkan kinerja dan kontribusi dalam mencapai visi dan misi Institut Pemerintahan Dalam Negeri khususnya pada Bagian Perencanaan.
Seiring dengan berkembangnya waktu, handbook ini masih dapat disusun dan diperbarui secara berkala untuk tetap relevan dan mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang Perencanaan. Penting untuk dicatat bahwa handbook ini bukanlah dokumen yang bersifat statis. Penulis mengundang setiap staf untuk memberikan masukan dan saran guna memperbaiki dan meningkatkan isi handbook ini. Dengan demikian, handbook ini akan terus berkembang dan menjadi lebih baik dari waktu ke waktu, sesuai dengan kebutuhan dan tantangan yang dihadapi pada Bagian Perencanaan.
Salah satu nilai yang ditekankan dalam pembuatan handbook ini adalah kolaborasi dan kerja sama. Penulis percaya bahwa hanya dengan bekerja sama sebagai satu tim, kita dapat mencapai tujuan-tujuan besar yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu, pembuatan handbook ini mendorong setiap staf untuk saling mendukung dan berbagi pengetahuan serta pengalaman mereka dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Tidak lupa juga, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan handbook ini. Mulai dari Kepala Bagian Perencanaan hingga staf subbagian program yang terlibat dalam proses ini, setiap kontribusi sangat dihargai. Semoga handbook ini dapat menjadi alat yang berguna dan bermanfaat bagi setiap staf subbagian program dalam menjalankan tugas mereka dengan lebih baik.
Dengan demikian, penulis menutup buku saku ini dengan harapan bahwa setiap staf baru pada subbagian program akan menggunakan handbook ini dengan bijaksana dan bertanggung jawab, sehingga dapat membawa manfaat yang nyata bagi perkembangan Bagian Perencanaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri.
Terima kasih atas perhatian dan dukungannya.
16
