Secara konkrit, manajemen pengetahuan mewujudkan strategi dan proses yang digunakan perusahaan untuk mengidentifikasi, menangkap dan menggunakan pengetahuan yang terkandung dalam 'ingatan perusahaan'. Penelitian saya dimulai dengan memberikan gambaran umum dan latar belakang singkat bidang manajemen pengetahuan. Saya akan memberikan rekomendasi tentang bagaimana sistem manajemen pengetahuan dapat diadaptasi untuk mengatasi kekurangan ini.
Di bagian terakhir makalah ini, saya akan menyajikan pandangan saya tentang masa depan bidang manajemen pengetahuan. Terlepas dari alat atau teknik yang digunakan, sistem manajemen pengetahuan yang sukses akan (i) mengidentifikasi pengetahuan penting dalam bisnis yang ingin dipertahankan atau dibagikan oleh bisnis tersebut secara internal atau kepada pemangku kepentingan eksternal; (ii) mengumpulkan, menyimpan dan mengatur pengetahuan penting ini dalam format dan lokasi; (iii) memfasilitasi transfer dan pelestarian pengetahuan antar pengguna dan (iv) memanfaatkan pengetahuan yang ada untuk mendorong penciptaan pengetahuan baru. Terakhir, sistem manajemen pengetahuan yang efektif akan memungkinkan pengguna untuk menggunakan pengetahuan yang terkandung dalam sistem pengetahuan perusahaan.
34;Perkembangan teknologi informasi saat ini memainkan peran penting dalam kebangkitan manajemen pengetahuan secara tiba-tiba. Teknologi merupakan pendukung penting manajemen pengetahuan, namun teknologi hanyalah salah satu bagian dari sistem manajemen pengetahuan yang terintegrasi. 34;spesialisasi teknologi” dalam industri manajemen pengetahuan, yang mengakibatkan ledakan teknologi manajemen pengetahuan baru.
Penelitian saya menunjukkan bahwa industri yang berinvestasi secara agresif dalam manajemen pengetahuan memiliki beberapa kesamaan.
Teknik manajemen pengetahuan dan teknologi
Pembelajaran yang didapat tidak hanya dapat disampaikan secara diam-diam oleh individu yang terlibat, namun juga dapat didokumentasikan secara eksplisit dan dibagikan kepada khalayak yang lebih luas.”22 Shell, Harley-Davidson, dan Geerlings & Wade adalah tiga contoh perusahaan yang menggunakan tinjauan setelah tindakan (after-action review). . 23 Pertemuan-pertemuan ini terbukti sangat berharga untuk membangun jaringan dengan kolega dan belajar tentang apa yang terjadi di area lain dalam organisasi."25. Dengan membantu membangun komunitas ini, kami tidak hanya mewujudkan peningkatan besar dalam proses bisnis dan kinerja, namun kami juga memberikan karyawan akses yang lebih besar terhadap salah satu sumber pembelajaran yang paling berharga: interaksi dengan rekan kerja."30.
Berbeda dengan teknik manajemen pengetahuan, teknologi manajemen pengetahuan unggul dalam menangkap pengetahuan eksplisit karyawan, namun mengalami kesulitan dalam menangkap pengetahuan tacit atau pengetahuan kontekstual. Saya telah mengklasifikasikan teknologi manajemen pengetahuan ke dalam kategori besar berikut: (i) alat penyimpanan pengetahuan; (ii) alat pencarian dan pengambilan; (iii) alat kolaborasi dan (iv) alat komunikasi. Alat yang dirancang dengan baik juga menawarkan fleksibilitas tinggi dan kemampuan untuk mengintegrasikan fungsionalitas dengan alat manajemen pengetahuan lainnya.
Jika alat-alat ini tidak mudah digunakan, akan sulit untuk mendorong penggunaan dan penerapan oleh karyawan. Manfaat: Alat pencarian dan pengambilan dapat memberikan alat yang ampuh untuk menemukan dokumen atau informasi lain dalam basis pengetahuan perusahaan. Kekurangan: Sebagian besar alat pencarian dan pengambilan bersifat pasif dan mengharuskan pengguna menentukan istilah pencarian.
Selain itu, alat ini biasanya tidak dapat mengidentifikasi konteks pengetahuan spesifik yang dicari pengguna. Alat kolaborasi memungkinkan karyawan membuat ruang kerja virtual berbasis web tempat mereka dapat berbagi file dan berinteraksi dalam lingkungan elektronik. Alat-alat ini dapat menyediakan "tempat kerja kolaboratif yang memungkinkan tim terdistribusi untuk bekerja sama guna mempercepat dan meningkatkan pengembangan dan penyampaian produk dan layanan, mengoptimalkan proses bisnis kolaboratif, dan meningkatkan inovasi, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan."32 Alat distribusi ini alat memungkinkan tim proyek untuk berbagi file elektronik, mendiskusikan topik secara online, dan menyimpan, mengambil, dan mengatur pekerjaan proyek di lokasi terpusat.
Alat-alat ini fleksibel, dapat digunakan dalam berbagai situasi dan terintegrasi dengan baik dengan alat manajemen pengetahuan perusahaan lainnya. 19 tidak mahal dan dapat melengkapi serta berintegrasi dengan baik dengan alat manajemen pengetahuan lainnya. Di bagian 'Aplikasi Manajemen Pengetahuan yang Berhasil', saya akan mengeksplorasi penerapan beberapa teknik dan teknologi manajemen pengetahuan di dunia nyata dan belajar dari kisah sukses awal ini.
Langkah-langkah Dalam Menerapkan Sistem Manajemen Pengetahuan
25 dimana kekuatan dan kelemahan berbagi pengetahuan suatu organisasi dapat ditemukan sehingga sistem manajemen pengetahuan yang tepat dapat dirancang. Alasan pertama mengapa dukungan manajemen puncak diperlukan adalah untuk membenarkan investasi dalam sistem manajemen pengetahuan. Ada beberapa cara untuk membenarkan investasi dalam sistem manajemen pengetahuan: (i) metrik ROI tradisional; (ii) pengukuran kualitatif dan (iii) pendekatan pilihan nyata.
Analisis jaringan sosial adalah penilaian kualitatif lain yang dapat digunakan untuk membenarkan investasi dalam manajemen pengetahuan. Yang terakhir, para pendukung investasi dalam manajemen pengetahuan mungkin ingin mengumpulkan bukti-bukti anekdot mengenai ketidakefektifan berbagi pengetahuan. Analisis opsi nyata juga dapat digunakan untuk membangun kasus bisnis untuk berinvestasi dalam manajemen pengetahuan.
Selama fase pelembagaan, sistem manajemen pengetahuan telah berjalan selama beberapa waktu dan telah mencapai tingkat yang matang. Tahap uji coba implementasi manajemen pengetahuan dimulai setelah keputusan untuk memulai pengujian sistem manajemen pengetahuan. Fase peluncuran dimulai ketika perusahaan membuat keputusan untuk memperluas uji coba. manajemen pengetahuan untuk perusahaan yang lebih luas.
Selama fase peluncuran, perusahaan harus memutuskan seberapa cepat mereka ingin meluncurkan program manajemen pengetahuan yang lengkap di seluruh perusahaan. Mungkin perusahaan dapat menyusun tata letaknya sedemikian rupa sehingga memungkinkannya menerapkan program manajemen pengetahuan berdasarkan divisi demi divisi. Dalam hal ini, penerapan alat manajemen pengetahuan di seluruh perusahaan akan memungkinkan perusahaan memperoleh manfaat yang lebih besar.
Untuk memaksimalkan nilai yang diperoleh perusahaan dari program manajemen pengetahuannya, alat manajemen pengetahuan perusahaan harus saling berhubungan. Dengan cara ini, seluruh sistem manajemen pengetahuan perusahaan dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan manajemen pengetahuan. Sebagai contoh lain dari sistem manajemen pengetahuan terintegrasi, pertimbangkan sebuah perusahaan yang telah menerapkan komunitas praktik.
Untuk menilai keberhasilan program manajemen pengetahuan perusahaan pada fase pelembagaan, perusahaan harus memilih metrik kinerja yang relevan dan mengevaluasi kinerja program. 28 Tujuan dari fase ini adalah untuk membuktikan kelayakan manajemen pengetahuan sehingga perusahaan dapat membenarkan peluncuran program manajemen pengetahuan ke perusahaan yang lebih luas. Fase peluncuran dimulai setelah perusahaan mengambil keputusan untuk memperluas uji coba manajemen pengetahuan ke perusahaan yang lebih luas.
Selama tahap ini, metrik dapat mulai lebih fokus pada metrik kuantitatif karena program manajemen pengetahuan telah mencapai tahap yang lebih matang.
