DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
(STUDI KASUS PENGINAPAN GRIYA BRAWIJAYA MALANG)
Oleh :
Egi Aditya Wandana
Dosen Pembimbing :
Dr. Zaki Baridwan., SE., Ak., CA., CPA., CLI
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi dan mendesain ulang sistem informasi sumber daya manusia yang ada di penginapan Griya Brawijaya Malang. Penelitian ini berjenis kualitatif dengan menggunakan pendekatan yang deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data primer yang diperoleh langsung dengan metode pengumpulan data observasi dan wawancara. Penelitian ini menemukan kelemahan dan memperbaiki desain sistem informasi sumber daya manusia yang ada di penginapan Griya Brawijaya Malang, yaitu struktur organiasasi, perekrutan sumber daya manusia, tata tertib operasional, kebijakan-kebijakan operasional, dan tindakan terhadap pelanggaran disiplin. Usulan dari hasil evaluasi berbasis benchmark antara desain sistem informasi manajemen sumber daya manusia yang ada di Hotel Gajahmada Graha dan Favehotels Malang. Sehingga dari hasil benckmark dapat menutupi kekurangan dan kelemahan pada desain sistem informasi manajemen sumber daya manusia yang disesuaikan dengan karakteristik dari objek penelitian.
Kata Kunci : Sistem informasi manajemen sumber daya manusia, stuktur organisasi, perekrutan sumber daya manusia, tata tertib operasional, kebijakan-kebijakan operasional, tindakan terhadap pelanggaran disiplin.
ABSTRACT
DESIGN INFORMATION SYSTEMS MANAGEMENT HUMAN RESOURCES (CASE STUDY OF GRIYA BRAWIJAYA INN, MALANG)
This study aims to evaluate and redesign the existing human resource information system at Griya Brawijaya inn, Malang. This research uses qualitative method with descriptive approach. The type of data that used in this study is primary data obtained directly by data collection methods which are observation and interviews. This study finds problems and improves the design of the human resource information system at Griya Brawijaya inn Malang, which are organizational structure, recruitment of human resources, operational rules, operational policies, and actions against disciplinary violations. The proposal from the results of a benchmark-based evaluation between the design of the existing human
resource management information system at Gajahmada Graha Hotel and Favehotels Malang. So that the benchmark results can cover the shortcomings and weaknesses in the design of human resource management information systems that are tailored to the characteristics of the research object.
Keywords: Human resource management information system, organizational structure, recruitment of human resources, operational rules, operational policies, action against disciplinary violations.
PENDAHULUAN
Dalam persaingan di dunia bisnis yang terus berkembang dengan cepat karena globalisasi dan regulasi pasar, selera dan preferensi pelanggan yang berubah membuat perusahaan dituntut dan harus bisa meningkatkan kinerja dengan efektif dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaannya ataupun memecahkan permasalahan yang ada di perusahaan, sehingga perusahaan dapat bersaing dengan lebih kompetitif dengan perusahaan lain. Sebuah perusahaan terdiri atas orang-orang dengan peran yang diberikan secara formal yang bekerja sama untuk mencapai target perusahaan tersebut (Gary Dessler, 2015). Karena keterbatasan jumlah sumber daya manusia yang ada diperusahaan maka dari itu perlu dilakukan pemberdayaan dan pengoptimalisasi penggunaannya agar dapat mempertahankan kelangsungan perusahaan.
Memiliki sumber daya manusia yang disiplin, bekerja keras, kreatif dan berdedikasi akan memberikan dampak positif terhadap kemajuan serta keberhasilan perusahaan.
Kualitas sumber daya manusia yang ada di perusahaan juga berdampak sebaliknya kepada perusahaan yang berarti dapat menghambat kemajuan serta keberhasilan perusahaan. Dalam mencapai tujuan perusahaan perlu melibatkan sumber daya manusia di dalam operasionalnya. Seperti dalam penggunaan teknologi yang dioperasikan oleh sumber daya manusia, sehingga memberikan kemudahan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi desain sistem informasi sumber daya manusia yang ada di Penginapan Griya Brawijaya Malang dan mengkonsep dan mendesain ulang sistem informasi manajemen sumber daya manusia yang ada di penginapan Griya Brawijaya.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian dari skripsi ini menggunakan metodde kualitatif, Moleong (2011:6) menjelaskan bahwa metode penelitian kualitatif adalah metode yang bermaksud untuk memahami femnomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan dan lain-ain secara holistic dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan Bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.
Penelitian ini menggunakan sumber data bersifat primer yang didapatkan dengan melakukan wawancara dan observasi langsung kepada objek penelitian. Wawancara dan observasi dilakukan juga dilakukan kepada dua penginapan untuk melakukan benchmarking. Pertama wawancara dilakukan dengan manajer Favehotels Malang yang dipilih karena memiliki standarisasi sistem berskala internasional yang tergabung dalam Archipelago International. Kedua wawancara dan observasi di lakukan di Hotel
Gajahmada Graha karena memiliki skala yang serupa dengan penginapan Griya Brawijaya. Wawancara juga dilakukan kepada karyawan yang bekerja di bagian front office karena berhadapan langsung dengan tamu yang akan menginap di hotel tersebut.
Di dalam penelitian ini juga melakukan observasi langsung untuk membantu hasil penelitian agar semakin akurat. Menurut Supriyanti (2011:46) observasi merupakan suatu cara untuk mengumpulkan data penelitian dengan mempunyai sifat dasar naturalistik yang berlangsung dalam konteks natural, pelakunya berpartisipasi secara wajar dalam interaksi. Observasi di lakukan dengan ikut serta menjadi karyawan selama satu bulan di penginapan Griya Brawijaya dan mendatangi langsung sebagai tamu di Favehotels Malang dan hotel Gajahmada Graha. Peneliti melakukan observasi dengan mengikuti dan memahami prosedur sesuai dengan hotel yang bersangkutan baik dari masuk sampai keluar.
Peneliti melakukan benchmark dari dua penginapan lain yang bisa menjadi tolak ukur dalam menilai, megevaluasi dan sebagai gambaran yang nantinya akan dikembangkan menjadi sebuah desain baru yang lebih efektif dan efisien atau lebih unggul dan sesuai untuk diuji dan diterapkan di penginapan Griya Brawijaya. Benchmark dilakukan dari dua penginapan yaitu Favehotels Malang dan hotel Gajahmada Graha. Favehotels Malang merupakan salah satu bentuk dari hotel yang memiliki rating bintang tiga plus dengan rentang harga yang hampir sama dengan penginapan Griya Brawijaya dan memiliki omzet milyaran per tahun serta memiliki sistem yang sudah terintegrasi melalui perkembangan teknologi komputasi dan internet yang termasuk dalam jaringan Archipelago International. Sedangkan hotel Gajahmada Graha merupakan hotel yang memiliki keunikan dari bentuk bangunan dan suasana seperti European. Omzet yang dicapai oleh hotel Gajahmada Graha bisa mencapai delapan milyar per tahun hanya dengan menggunakan sistem yang tradisional dalam operasionalnya dimana masih banyak menggunakan kertas dan sedikit menggunakan komputasi dalam pelayanannya.
Peneliti melakukan benchmark dengan dua penginapan tersebut dimana sistem informasi sumber daya manusia yang ada nantinya dapat dijadikan acuan untuk mengembangkan desain baru yang lebih efektif dan efisien sesuai dengan karakteristik penginapan Griya Brawijaya.
Penelitian ini dilakukan dengan lebih banyak mengurai hasil dari wawancara dan observasi, dimana hasil yang diperoleh tersebut akan dijabarkan dalam bentuk deskriptif.
Komponen-komponen analisis data pada penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Fakta desain sistem informasi sumber daya manusia
Proses ini merupakan penyajian fakta desain sumber daya manusia yang ada pada penginapan Griya Brawijaya. Desain sumber daya manusia yang ada masih terdapat kekurangan untuk di teliti.
2. Evaluasi kelemahan desain penginapan Griya Brawijaya
3. Proses ini merupakan pemahaman terhadap proses bisnis yang berkaitan dengan desain sistem informasi sumber daya manusia pada penginapan Griya Brawijaya yang diharapkan dapat menemukan penyebab kelemahan.
4. Melakukan Benchmark dari beberapa penginapan
Proses ini melakukan perbandingan desain sistem informasi sumber daya manusia antara dua atau lebih objek yang akan diambil keunggulan dari desain sistem informasi sumber daya manusia.
5. Solusi desain sistem informasi manajemen sumber daya manusia
Peneliti akan menghasilkan suatu desain sistem informasi manajemen sumber daya manusia yang baru dari benchmark, dimana desain unggulan serta sesuai dengan penginapan Griya Brawijaya yang akan diterapkan sebagai solusi dari kelemahan yang terdapat di sistem penginapan Griya Brawijaya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Fakta Kekurangan Desain Penginapan Griya Brawijaya Malang
Koperasi Mahasiswa Universitas Brawijaya (KOPMA UB) berdiri pada tanggal 28 Oktober 1978 dan berlokasi Universitas Brawijaya Malang Jl. Veteran No. 6 B yang resmi berbadan hukum pada tanggal 2 Desember 1980 dari Kanwilkop No/ 4684/BH/II/1980.
Pada tanggal 6 Mei 2008 melalui SK Rektor No. 113/SK/2008 Universitas Brawijaya secara resmi membentuk unit bisnis Griya Brawijaya. Unit usaha Griya Brawijaya ini bergerak dalam bidang usaha asrama mahasiswa (dormitory), penginapan (hostel), dan layanan umum (public service). Griya Brawijaya merupakan unit bisnis yang dikelola Universitas Brawijaya melalui Badan Usaha Non-Akademik Universitas Brawijaya (BUNA UB) yang berlokasi di Gedung Layanan Bersama Universitas Brawjaya, Jl. MT.
Haryono No 169 Kota Malang. Griya Brawijaya bisa mendapatkan omzet rata-rata hingga 8 milyar per tahun. Berikut merupakan struktur yang ada di Griya Brawijaya, yaitu :
Gambar 4.1
Struktur penginapan Griya Brawijaya
Penginapan Griya Brawijaya mempunyai pembagian pekerjaan berdasarkan struktur organisasi sebagai berikut :
1. General Manager
General Manager bertindak sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan penginapan Griya Brawijaya dan juga sebagai pengatur kontrol jalannya operasional penginapan Griya Brawijaya.
2. Manajer Akuntansi dan Keuangan
Manajer akuntansi dan keuangan bertanggung jawab tentang keuangan yang ada di penginapan Griya Brawijaya, sebagai berikut: mengontrol dan melaporkan seluruh keuangan yang digunakan dalam operasional dalam satu periode pelaporan, memeriksa, mengeluarkan, dan mengumpulkan seluruh
bukti pengeluaran operasional yang dilakukan dalam satu periode pelaporan, melakukan pembayaran terhadap beban yang ditanggung dalam operasional.
3. Manajer HRD dan Pengadaan
Manajer HRD dan Pengadaan bertanggung jawab terhadap perkembangan dan perilaku sumber daya manusia yang ada di penginapan Griya Brawijaya, sebagai berikut: memantau dan mengevaluasi sumber daya yang ada di penginapan Griya Brawijaya, melakukan control dan mengadakan pengadaan barang-barang dan bahan-bahan keperluan operasional penginapan Griya Brawijaya, menjaga hubungan antar sumber daya manusia di penginapan Griya Brawijaya.
4. Manajer General Affair
Manajer General Affair bertindak sebagai pengelola operasional penginapan yang ada di penginapan Griya Brawija, sebagai berikut: melaksanakan operasional penginapan yang ada di penginapan Griya Brawijaya, melakukan pengawasan terhadap fasilitas kamar penginapan, memantau kebersihan dan kelayakan kamar penginapan.
5. Manajer Public Service
Manajer Public Service bertindak sebagai pengelola operasional toko dan kantin maupun penyewaan lainnya di penginapan Griya Brawijaya, sebagai berikut: melakukan operasional toko yang ada di penginapan Griya Brawijaya, mengajukan pengadaan stok penjualan toko, melakukan kerjasama penyewaan kantin.
6. Manajer Keteknikan
Manajer Keteknikan bertindak sebagai ahli perbaikan ataupun pemasangan peralatan di penginapan Griya Brawija, sebagai berikut: melakukan pengawasan terhadap fasilitas atau peralatan yang digunakan alam operasional penginapan Griya Brawijaya, melakukan perawatan taman yang ada di area penginapan Griya Brawijaya.
Penginapan Griya Brawijaya tidak bisa langsung merekrut sendiri karyawannya dan harus melalui BUNA (Badan Usaha Non-Akademik) karena penginapan Griya Brawijaya merupakan unit usaha yang ada di bawah BUNA. Dalam proses perekrutan karyawannya penginapan Griya Brawijaya hanya bisa mengajukan kebutuhan banyaknya karyawan yang dibutuhkan lalu kemudian dari pihak BUNA melakukan seleksi dan tes untuk menyetujui perekrutan karyawan tersebut.
Penginapan Griya Brawjaya belum memiliki kebijakan khusus dalam menyambut dan melayani konsumen. Karyawan penginapan Griya Brawijaya hanya melaksanakan tugas yang diberikan dalam bekerja, sehingga terkesan kaku dalam melayani konsumen.
Karyawan di penginapan Griya Brawijaya kurang memiliki motivasi atau dorongan untuk melakukan pekerjaan di luar tanggung jawabnya atau dalam membantu pekerjaan lain.
Penerapan tata tertib di penginapan Griya Brawijaya hanya sekedar peraturan biasa tanpa adanya kejelasan sehingga membuat para karyawan cenderung menyepelekan tata tertib yang ada seperti dalam melayani pelanggan dengan acuh. Dalam melayani tamu karyawan harusnya bersikap baik dan ramah agar memberikan kesan nyaman agar meningkatkan kemungkinan tamu untuk datang kembali ke penginapan Griya Brawijaya.
Kebijakan operasional yang ada di penginapan Griya Brawijaya tidak memiliki standar khusus untuk dilaksanakan oleh seluruh karyawan yang ada tanpa terkecuali. Standarisasi ini juga berguna sebagai patokan para karyawan dalam bekerja agar semuanya berjalan
lancar sesuai dengan tujuan yang sudah dibuat oleh para petinggi penginapan Griya Brawijaya Malang.
Desain Usulan Penginapan Griya Brawijaya Berbasis Tolok Ukur (Benchmark) Hasil benchmark dari Favehotels Malang dan hotel Gajahmada Graha Malang serta telah menyesuaikan fakta yang ada di penginapan Griya Brawijaya, maka peneliti menghasilkan suatu desain usulan yang bisa diterapkan di penginapan Griya Brawijaya Malang. Berikut desain sistem informasi sumber daya manusia :
Struktur Perusahaan
Usulan desain yang baru ini diharapkan mempunyai pembagian kerja yang jelas sehingga mempermudah sumber daya manusia yang ada dan lebih bisa mempertanggung jawabkan pekerjaannya masing-masing. Pembegian kerja berdasaran usulan desain sumber daya manusia di penginapan Griya Brawijaya Malang sebagai berikut :
Gambar 4.4.1
Usulan struktur penginapan Griya Brawijaya Malang 1. General Manager
General Manager memegang pimpinan tertinggi dan sekaligus pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan penginapan Griya Brawijaya serta sebagai pengatur jalannya operasional penginapan Griya Brawijaya. General Manager juga harus memastikan operasional penginapan Griya Brawijaya sudah berjalan dengan baik dan melakukan kontrol dalam operasional dan perkembangan penginapan Griya Brawijaya Malang. Omzet juga menjadi hal yang harus diperhatikan oleh General Manager dan dalam mencapainya juga harus memotivasi para karyawan yang ada di penginapan Griya Brawijaya Malang.
2. Chief Accounting
Chief Accnounting bertanggung jawab tentang keuangan yang ada di penginapan Griya Brawijaya dan melakukan kontrol serta melaporkan seluruh transaksi keuangan yang digunakan dalam operasional dalam satu periode pelaporan.
Transaksi keuangan yang ada di penginapan Griya Brawijaya Malang harus sangat diperhatikan dengan berkala agar dapat dipertanggungjawabkan setiap laporan yang sudah dibuat.
3. Purchasing
Purchasing bertanggung jawab terhadap pengadaan barang yang ada di penginapan Griya Brawijaya dan dalam melakukan proses pembelian dari permintaan barang yang telah disetujui juga harus menyertakan bukti dan laporan secara rinci terkait transaksi tersebut..
4. General Cashier
General Cashier bertanggung jawab terhadap keluar masuknya uang dalam operasional penginapan Griya Brawijaya, pengumpulan pendapatan dari berbagai departemen yang ada juga merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh General Cashier. Pembayaran atas pembelian dan tagihhan yang digunakan operasional serta laporan atas transaksi tersebut juga harus dilakukan.
5. Income Audit
Income Audit bertanggung jawab terhadap pendapatan yang di dapat penginapan Griya Brawijaya, secara rinci dapat dijelaskan bahwa tanggung jawabnya melakukan penyesuaian data penjualan dengan bukti transaksi yang ada, memeriksa seluruh kelengkapan data penjualan, membuat laporan penjualan sesuai dengan bukti transaksi.
6. Human Resource and Development (HRD)
HRD bertanggung jawab terhadap sumber daya manusia yang ada di penginapan Griya Brawijaya. Tanggung jawab itu berupa memantau dan mengevaluasi sumber daya yang ada dan menjaga hubungan baik antar karyawan serta membina dan melatih setiap karyawan yang ada di penginapan Griya Brawijaya.
7. Chief Security
Chief Security bertanggung jawab terhadap keamanan dan ketertiban yang ada di lingkungan penginapan Griya Brawijaya. Kemanan dijaga dengan cara membuat rencana kerja yang berhubungan dengan keamanan dan mengawasi melakukan kontrol pengawasan di wilayah penginapan Griya Brawijaya
8. Security
Security bertanggung jawab kepada Chief Security terkait kemanan dan ketertiban di lingkungan penginapan Griya Brawijaya. Security juga harus melaksanakan tugas sesuai dengan SOP yang berlaku dan memastikan kemanan di setiap lingkungan penginapan Griya Brawijaya serta membantu mengarahkan tamu yang menggunakan kendaraan ketika hendak masuk dan keluar lingkungan penginapan Griya Brawiijaya.
9. General Affair
General Affair bertanggung jawab terhadap hal umum yang ada di penginapan Griya Brawijaya dan memegang otoritas dalam operasional penginapan dan asrama dan melakukan pengawasan terhadap fasilitas di yang dimiliki penginapan Griya Brawijaya.
10. Supervisor Hospitality
Supervisor Hospitality bertanggung jawab terhadap operasional penginapan dan memastikan pekerjaan sudah sesuai dengan SOP yang ditentukan. Selain itu juga harus membuat laporan pendapatan dan jadwal pekerjaan bagian front office.
11. Supervisor Dormitory
Supervisor Dormitory bertanggung jawab terhadap penyewaan kamar asrama dan fasilitas yang digunakan oleh penyewa asrama. Tanggung jawab tersebut meliputi perjanjian dan kontrak yang disetujui dari pihak penyewa dan pihak penginapan Griya Brawijaya.
12. Supervisor Houskeeping
Supervisor Housekeeping beranggung jawab terhadap kebersihan yang ada di lingkungan penginapan baik dan melakukan laundry dari perlengkapan penginapan maupun pakaian tamu penginapan Griya Brawijaya.
13. Public service
Public service bertanggung jawab terhadap pelayanan toko dan penyewaan yang ada di penginapan Griya Brawijaya. Public service juga membuat SOP yang berlaku dalam operasional toko dan melakukan perjanjian kontrak dengan pihak yang akan melakukan penyewaan di area Griya Brawijaya.
14. Supervisor Store
Supervisor Store bertanggung jawab terhadap operasional toko dan memastikan kualitas barang dagangan serta penataan dari barang dagangan tersebut tertata sesuai dengan SOP yang berlaku.
15. Supervisor Cafeteria
Supervisor Cafeteria bertanggung jawab terhadap penyewaan kantin dan penyewaan ruangan lainnya di lingkungan operasional penginapan Griya Brawijaya, serta memastikan peraturan dan perjanjian yang dilaksanakan sudah berjalan baik.
16. Enginering
Enginering atau bisa disebut keteknikan bertindak sebagai ahli perbaikan, pemasangan peralatan dan pengawasan, fasilitas yang ada di penginapan Griya Brawijaya Malang.
17. Supervisor Enginering
Supervisor Enginering bertanggung jawab terhadap fasilitas elektronik yang digunakan dalam operasional dari mulai pemasangan, pengawasan, dan pengadaan.
18. Public Area
Public Area bertanggung jawab terhadap fasilitas non-elektronik dan pertamanan yang ada di lingkungan operasional penginapan Griya Brawijaya
Perekrutan SDM
Proses perekrutan yang baru diharapkan penginapan Griya Brawijaya memiliki persyaratan khusus agar bisa memperbaiki kualitas karyawan yang ada sebelumnya.
Usulan dalam proses perekrutan SDM di penginapan Griya Brawijaya sebagai berikut : Ketentuan Administrasi seperti : Minimal lulusan SMA/sederajat dan berumur 18-25 tahun, lalu setelah itu melakukan proses wawancara di hari kerja dan melakukan tes sesuaid dengan SOP yang ada di perusahaan untuk menilai kemampuan yang dimiliki oleh calon karyawan. Apabila karyawan tersebut sudah diterima, maka dilakukan pelatihan secara langsung mengenai pengetahuan umum tentang penginapan dimulai dari struktur organisasi dan nama pemangku jabatan yang ada. Pelatihan dilakukan dengan cara bimbingan terus menerus dalam menghadapi tamu dan dalam melayani keluhan tamu tersebut. Pelatihan penggunaan bahasa Inggris juga dilakukan agar dapat melayani tamu dari luar negeri karena tamu yang ada di penginapan Griya Brawijaya juga yang merupakan mahasiswa kerja sama dari luar negeri.
Tata Tertib
Karyawan penginapan Griya Brawijaya dalam operasionalnya tidak menggunakan standar operasional dengan baik dan terkesan mengacuhkannya seperti dalam melayani
pelanggan, memulai kegiatan di pagi hari atau ketika berganti shift dengan karyawan yang lainnya. Padahal dalam pelayanan penginapan harusnya menggunakan standarisasi tersebut agar tamu merasa nyaman dan meningkatkan kemungkinan untuk kembali dalam waktu berikutnya karena puas akan pelayanannya. Maka dari itu penginapan Griya Brawijaya harus membentuk tata tertib yang wajib ditaati oleh semua karyawan tanpa terkecuali. Berikut adalah usulan tata tertib operasional yang akan berguna bagi front office penginapan Griya Brawijaya :
1. Pada saat menyambut tamu
Berdiri dari tempat duduk, memberikan senyum dan memberikan salam lalu mengatakan “Selamat datang di Griya Brawijaya, ada yang bisa saya bantu?”
sambil memperhatikan intonasi dan sikap yang baik di depan tamu tersebut.
2. Pada saat tamu melakukan check-in
Menanyakan apakah tamu tersebut sudah memesan kamar sebelumnya atau belum lalu meminta data pesanan kamar dan melakukan pengecekan menggunakan kartu identitas yang dimiliki oleh tamu tersebut. Kunci kamar tamu akan diberikan ketika pembayaran atas pesanan kamar sudah dilunasi, kemudian memberikan arahan kamar yang akan ditempatkan dengan nada bicara dan intonasi yang jelas serta menawarkan apakah ingin diantar ke kamar yang dimaksud atau tidak.
Pengantaran bisa dilakukan oleh karyawan lain yang sedang bertugas agar meja front office tidak ditinggal.
3. Pada saat tamu Check-out
Meminta kunci kamar dari tamu yang melakukan check-out lalu menghubungi petugas yang bersangkutan untuk mengambil kunci dan melakukan pengecekan barang dan kondisi ke kamar sambil menyiapkan dokumen check-out dan melihat ada atau tidak biaya tambahan ketika menginap. Setelah semuanya selesai kemudian memberikan dokumen dan kartu identitas tamu dan mengucapkan salam serta terimakasih “Terima kasih sudah menginap di Griya Brawijaya, semoga datang kembali” disertai memberikan senyum.
4. Pada saat pergantian shift
Melakukan pengecekan tamu yang masuk pada shift sebelumnya baik dari pemesanan secara online atau walk-in kemudian meminta informasi dari shift sebelumnya terkait barang atau kunci kamar yang dititipkan dan biaya-biaya tambahan lain yang ada untuk tamu yang sudah menginap sebelumnya.Mengganti akun yang ada di aplikasi yang di gunakan di komputer front office dan memastikan kebersihan area sekitar front office terjaga dengan baik.
5. Saat menangani keluhan
Harus selalu mengawali dengan melakukan permintaan maaf lalu meminta tamu untuk menjelaskan keluhannya secara lengkap sampai selesai. Setelah itu menanggapi keluhan semampunya karyawan dan jika belum selesai, karyawan bisa memanggil atasan untuk membantu menangani keluhan tersebut.
Kebijakan Operasional
Indikator penilaian kinerja karyawan salah satunya adalah menggunakan kebijakan operasional, berikut usulan kebijakan operasional untuk penginapan Griya Brawijaya :
1. Penampilan karyawan laki-laki yang ditentukan dengan rambut harus berwarna hitam dan bersih dengan potongan pendek rapi kemudian memakai seragam dengan identitas jelas dan seragam tersebut rapi dengan cara dimasukkan ke
dalam celana hitam berbahan kain dengan menggunakan ikat pinggang terlihat polos serta menggunakan sepatu pantofel bersih dengan kaos kaki hitam polos.
2. Karyawan perempuan harus menggunakan jilbab dengan menutupi dada tanpa model lipatan yang terlihat berlebihan dan rambut berwarna hitam dengan potongan pendek rapi atau selalu diikat dengan serta tak boleh digerai.
Menggunakan seragam rapi dengan identitas yang terlihat jelas dengan menggunakan sepatu pantofel hitam polos serta kaos kaki hitam polos.
3. Libur dan cuti di penginapan brawijaya diberi dengan mengikuti Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja Kluster Ketenagakerjaan (UU No.11/2020) Pasal 79 ayat (3), seorang pekerja berhak atas cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah pekerja/buruh yang bersangkutan bekerja selama 12 (dua belas) bulan secara terus menerus.
Tindakan Terhadap Pelanggaran Disiplin
Pelanggaran disiplin harus ditindak dengan cara yang baik dan tepat karena akan berdampak kepada perkembangan kinerja karyawan kedepannya. Usulan tindakan terhadap pelanggaran disiplin di penginapan Griya Brawijaya sebagai berikut : diawali dengan melakukan teguran secara lisan kepada karyawan yang bersangkutan dengan nada tegas dan bahasa yang sopan agar tidak menyakiti hati dari karyawan tersebut. Kemudian melakukan konseling dan mencari tahu apa yang menyebabkan karyawan melakukan tindakan tersebut. Apabila karyawan melakukan pelanggaran lagi bisa dilakukan pembinaan lanjutan dengna memantau dan membuat laporan perkembangan dari karyawan tersebut. Surat peringatan dapat diberikan dengan ketentuan besarnya kesalahan yang dilakukan oleh karyawan seperti :
a. Surat peringatan perama, dengan masa berlaku selama 6 bulan b. Surat peringatan kedua, dengan masa berlaku selama 6 bulan c. Surat peringatan ketiga, dengan masa berlaku selama 6 bulan
d. Melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) sesuai UU No. 13 Tahun 2003.
Solusi Kelemahan dari Usulan Desain Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Bechmark
Desain awal dari sistem informasi sumber daya manusia yang ada di penginapan Griya Brawijaya terdapat beberapa kelemahan yang menjadi acuan peneliti untuk menyempurnakannya. Peneliti melakukan benchmark sebagai dasar perbandingan atas usulan yang digunakan dalam desain sistem informasi sumber daya manusia, sehingga memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada di penginapan Griya Brawijaya.
Desain struktur orgasniasi yang dimiliki penginapan Griya Brawijaya sebelumnya memiliki kelemahan seperti beberapa departemen yang membawahi unit usaha tertentu sehingga membuat fokus pekerjaan yang dimiliki terbagi karena harus melakukan banyak pekerjaan secara bersamaan dan menyebabkan pengambilan keputusan tidak efektif dan efisien. Kelemahan lain pada struktur organisasi ini membuat otorisasi terhadap suatu pekerjaan saling tumpang tindih dan menyebabkan lamanya sistem birokrasi yang harus dijalani dalam melakukan suatu pekerjaan.
Pada perekrutan sumber daya manusia sebelumnya penginapan Griya Brawijaya tidak memiliki ketentuan khusus dalam melakukan melakukannya. Prosedur dalam perekrutannya sendiri masih hanya sebatas pengenalan diri calon karyawan dengan pihak yang merekrut lalu pihak penginapan Griya Brawijaya yang menyerahkan dokumen pelamar tersebut ke pihak BUNA UB sebagai atasan penginapan Griya Brawijaya. Hal ini membuat proses perekrutan lama karena harus melalui beberapa proses birokrasi sebelum akhirnya melakukan pelatihan dari calon karyawan baru.
Karena belum ada standarisasi dalam menetapkan tata tertib yang ada di penginapan Griya Brawijaya membuat kesan tamu kepada karyawan menjadi kurang karena dari sambutan karyawan yang memiliki kesan kurang ramah dan penamppilan beberapa karyawan yang terlihat tidak rapi dan berbeda dari hote pada umumnya yang memerintahkan karyawan yang berhadapan dengan tamu untuk selalu bersih dan menjaga kerapian nya ketika sedang bekerja. Untuk itu penginapan Griya Brawijaya harus menetapkan standarisasi dan melakukan pengawasan dalam melaksanakan tata tertib kepada karyawan. Hal ini dapat dilakukan dengan persetujuan kontrak di awal ketika karyawan tersebut akan masuk sebagai pegawai baru di penginapan Griya Brawijaya.
Operasional penginapan Griya Brawijaya belum didukung dengan adanya kebijakan- kebijakan atau aturan yang mengikat karyawnnya agar berjalan sesuai pada saat pelaksanannya. Maka dari itu, usulan pada desain sistem informasi sumber daya manusia harus diberi beberapa kebijakan agar nantinya sesuai dengan operasional penginapan Griya Brawijaya sehingga dapat mendongkrak operasional menuju ke arah yang lebih baik lagi.
Tindakan yang dilakukan penginapan Griya Brawijaya dalam operasionalnya ketika ada karyawan yang membuat kesalahan tidak begitu efektif karena tidak ada tindak lanjut selain peneguran dan rotasi karyawan tersebut. Maka dari itu usulan pada tindakan terhadap pelanggaran disiplin berbasis bechmark dari dua perusahaan sejenis diharapkan bisa membuat karyawan yang bekerja di penginapan Griya Brawijaya menjadi lebih baik lagi kedepannya.
KESIMPULAN
Penelitian tentang sistem informasi sumber daya manusia di penginapan Griya Brawijaya yang memiliki beberapa kelemahan seperti sturktur orgasinasi, perekrutan sumber daya manusia, tata tertib, kebijakan-kebijakan operasional serta tindakan terhadap pelanggaran disiplin dapat ditutupi dengan melakukan benchmark pada hotel Gajahmada Graha dan Favehotels Malang yang menghasilkan usulan desain sistem informasi manajemen sumber daya manusia. Usulan desain mampu menutupi kekurangan atau menyempurnakan dengan memperhatikan kondisi penginapan Griya Brawijaya secara keseluruhan.
Kategori Sebelum Sesudah
Struktur Organisasi Sangat sederhana tanpa ada pembagian tanggung
jawab yang jelas.
Menjadi lebih rinci dan jelas terhadap pembagian
tanggung jawab dan wilayah otoritas operasionalnya.
Perekrutan SDM Tidak memilik syarat khusus dan pelatihan lebih lanjut terhadap karyawan yang direkrut.
Memperketat penyaringan dan memastikan kemampuan
karyawan mumpuni untuk ditempatkan di bagian yang seharusnya.
Tata tertib Operasional Kurangnya disiplin karyawan karena
peraturan dan pengawasan kurang tegas
Mempertegas tata tertib yang harus dipatuhi oleh
seluruh karyawan.
Kebijakan Operasional Kebijkan operasional yang ada kurang memaksimalkan pendapatan dan cenderung menimbulkan kerugian bagi perusahaan
Merubah sebagian guna mengurangi kerugian dan
memaksimalkan potensi dari pendapatan
perusahaan Tindakan Terhadap
Pelanggaran Disiplin
Tidak adanya tindakan lebih lanjut terhadap pelanggaran disiplin yang dilakukan oleh
karyawan
Menindaklanjuti pelanggaran disiplin
dengan tepat dan memberikan binaan
lanjutan agar meminimalisir kejadian
yang sama dilakukan oleh karyawan.
Tabel 5.1
Tabel perubahan desain sistem informasi penginapan Griya Brawijaya
Dalam melakukan penelitian ini, peneliti mengalami keterbatasan dalam mendapatkan informasi, yaitu yang pertama saat melakukan benchmarking informasi yang diperoleh terbatas karena merupakan informasi kritis dan rahasia oleh narasumber, maka peneliti hanya mengolah informasi yang disampaikan oleh narasumber tersebut. Diharapkan peneliti selanjutnya dapat memiliki akses dalam mendapatkan informasi yang menjadi ojek benchmar agar informasi yang didapat semakin akurat guna menyempurnakan hasil usulan dari desain sistem informasi manajemen sumber daya manusia yang dihasilkan.
Hal ini bisa dicapai dengan mengajak pihak jurusan peneliti untuk melakukan kerjasama dan perjanjian dengan narasumber.
Daftar Pustaka
Azzahra, Aulia. 2015. Strategi Departemen Sales and Marketing Hotel Aria Gajayana Malang Untuk Memenuhi Target Dalam Kondisi Low Season.
Dessler, Gary. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi 14. Diterjemahkan Oleh:
Diana Angelica. Jakarta: Salemba Empat
Ismail, Ibnu. 2020. “Benchmarking Adalah: Pengertian, Tujuan, dan Manfaat Benchmarking”, https://accurate.id/marketing-manajemen/benchmarking- adalah/, diakses pada 12 juni 2021 pukul 14.45
James dan George, Sistem Informasi Manajemen. Edisi 9 Buku 1. Diterjemahkan Oleh:
Liza Nurbami Puspitasari dan Hirson Kurnia. Jakarta: Salemba Empat
Jayanti, Silvia., Chuan , Kang., Petrus, Johannes., 2013. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT Capella Patria Utama Palembang.
Rivai, Veithzal dan Sagala, Ella Jauvani. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan dari Teori ke Praktik. Jakarta: PT Raja Grafindo.
Sofyan, Herman.2013. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Subkhan, Muhammad. 2018. Desain Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Supermarket Purnama Di Yogyakarta).
Sulastri, Nunik. 2009. Mekanisme Kerja Recepcion Dalam Meningkatkan Pelayanan Tamu di The Sunan Hotel Solo.
Usman, Husaini. 2008. Metodologi Penelitian Sosial. Jakarta : Bumi Aksara.
Yunita, Devi Nurrahma. 2010. Efisiensi Kerja Seorang Laundry Attendant Dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan di Hotel Intercontinental Jakarta Midplaza
Wira, Danu Pangestu. 2007. Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen.
(http://IlmuKomputer.org/wp.contont/uploads//2008/08/sim.pdf.)Diakses tanggal 24Oktober 2017.
