MANUAL PROSEDUR
PENGENDALIAN REKAMAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA 090000206005
Revisi : 1
Tanggal : 8 Agustus 2012 Disetujui oleh : Kepala BAAK
Tanggal: 8 Agustus
2012 Tanggal: 8 Agustus
2012 Tanggal: 8 Agustus
2012
Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh:
Kepala Bagian
Kerjasama Management
Representative Kepala BAAK
MANUAL PROSEDUR
PENGENDALIAN REKAMAN
Doc.
No. : 09000020600 5
Rev.
No. : 1
Date : 8 Agustus 2012
1. Definisi :
1.1. Rekaman Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen mutu untuk menjaga efektivitas pelaksanaan sistem manajemen organisasi
2. Tujuan :
2.1 Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi.
2.2 Memastikan penyimpanan semua rekaman yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem manajemen mutu organisasi.
3. Ruang Lingkup :
Pengendalian Rekaman harus diterapkan pada semua rekaman yang berkaitan dengan mutu meliputi form isian/borang lepas.
4. Garis Besar Prosedur :
4.1 Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman seperti pada 090000206005.01. Masing-masing Kepala Bagian harus menyimpan daftar distribusi rekaman yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR.
4.2 Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Kepala Bagian harus memberi identitas sebagai berikut:
Judul/Nama
Nomor
Tanggal penerbitan
Persetujuan yang berwenang
Status perubahan (Revisi)
4.3 Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan warna sampul atau borang sebagai berikut
Revisi 00 (establishment) atau kelipatan 5 dengan sampul/borang warna putih
Revisi 01 atau kelipatan 5 plus 1 dengan sampul/borang warna kuning
Revisi 02 atau kelipatan 5 plus 2 dengan sampul/borang warna biru
Revisi 03 atau kelipatan 5 plus 3 dengan sampul/borang warna merah muda
Revisi 04 atau kelipatan 5 plus 4 dengan sampul/borang warna hijau.
4.4 Masing-masing Kepala Bagian harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut:
Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang
Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang
MANUAL PROSEDUR
PENGENDALIAN REKAMAN
Doc.
No. : 09000020600 5
Rev.
No. : 1
Date : 8 Agustus 2012
4.7 Prosedur yang sudah kadaluarsa dipisahkan dari prosedur yang masih berlaku dengan cara melubangi dokumen di bagian kanan dengan menggunakan pervorator
5.
Bagan Alir :Bagan Alir Pengendalian Rekaman
6. Referensi :
6.1. Manual Mutu BAAK UB 2010 6.2. Dokumen Mutu
Mulai
Merencanakan Kegiatan Pengendalian Rekaman
Staf BAAK Borang
Melaksanakan Kegiatan Pengendalian Rekaman
Staf BAAK Rekaman
Mentabulasi Data
Staf BAAK Tabulasi Rekaman
Manganalisa Data
Staf BAAK Data Terolah
Menyusun Laporan dan Tinjauan Manajemen
Staf BAAK
Selesai
Laporan
BAAK-UB DAFTAR PERUBAHAN REKAMAN
No. Dok. 090000206005.0 1Revisi 1
Jl. Veteran Malang, Gedung Kantor Pusat Lt 2, Tel. 0341 575754, Fax. 0341 575754,
Mail:[email protected]
Tgl.
Efektif 8 Agustus 2012
Hal 3
Jenis
Rekaman Penanggung
Jawab Alasan Perubahan Tanggal Tanda Tangan
BAAK-UB DAFTAR REKAMAN/CATATAN MUTU
No. Dok. 090000206005.0 2Revisi 1
. Jl. Veteran Malang, Gedung Kantor Pusat Lt 2, Tel. 0341 575754, Fax. 0341 575754,
Mail:[email protected]
Tgl.
Efektif 8 Agustus 2012
Hal 4
Nama/Judul Nomor Revisi Filing Retensi Metode
Pemusnahan
