E-BOOK MANAJEME KEARSIPAN

(1)

(2)

(3)

MANAJEMEN ARSIP

Tim Penulis:

Hardi Fardiansyah, Nanda Dwi Rizkia, Sattar, Hesti Umiyati, Tine Badriatin, Teguh Heri Widodo, Fajar Jali Sya’bana & Windy Fahira,

Deni Sudrajat, Beni Hartanto, Basuki Rahmat, Astri Siti Fatimah.

Desain Cover:

Septian Maulana Tata Letak:

Handarini Rohana Editor:

Evi Damayanti ISBN:

978-623-459-427-0 Cetakan Pertama:

Maret, 2023

Hak Cipta 2023, Pada Penulis Hak Cipta Dilindungi Oleh Undang-Undang

Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit.

PENERBIT:

WIDINA BHAKTI PERSADA BANDUNG (Grup CV. Widina Media Utama)

Komplek Puri Melia Asri Blok C3 No. 17 Desa Bojong Emas Kec. Solokan Jeruk Kabupaten Bandung, Provinsi Jawa Barat

Anggota IKAPI No. 360/JBA/2020 Website: www.penerbitwidina.com

Instagram: @penerbitwidina Telepon (022) 87355370

(4)

iii

Rasa syukur yang teramat dalam dan tiada kata lain yang patut kami ucapkan selain mengucap rasa syukur. Karena berkat rahmat dan karunia Tuhan Yang Maha Esa, buku yang berjudul “Manajemen Arsip” telah selesai di susun dan berhasil diterbitkan, semoga buku ini dapat memberikan sumbangsih keilmuan dan penambah wawasan bagi siapa saja yang memiliki minat terhadap pembahasan tentang Manajemen Arsip.

Setiap jenis organisasi tentu memiliki beberapa dokumen atau arsip berharga yang harus selalu disimpan. Semakin lama organisasi tersebut berdiri maka semakin banyak pula arsip – arsip yang perlu disimpan. Untuk itu, Anda perlu melakukan manajemen arsip agar dokumen dapat tertata dengan rapi dan bisa diakses dengan mudah.

Secara umum, kegiatan manajemen arsip merupakan jenis tindakan pengelolaan arsip secara khusus yang akan sangat baik jika Anda persiapkan sejak dini. Adapun, kegiatan pengelolaan arsip juga bisa menggunakan aplikasi pengarsipan ataupun bantuan penyedia jasa digitalisasi arsip yang handal dan terpercaya. Nama arsip tentu sudah tidak asing lagi di telinga masyarakat khususnya bagi para pekerja ataupun karyawan perkantoran.

Sebagaimana tertuang dalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip kurang lebih adalah suatu rekaman dari berbagai bentuk peristiwa yang terjadi dalam suatu lembaga, organisasi, maupun perseorangan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Karena pada dasarnya, setiap badan ataupun organisasi akan memiliki tujuan dan rencana kegiatan yang sejalan dengan tuntutan zaman. Maka dari itu, segala arsip yang dihasilkan juga akan sesuai dengan keadaan zaman pada masa itu.

Sementara itu, pengertian manajemen arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah segala kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip di dalam suatu sistem kearsipan (yang dianut oleh suatu organisasi) dan didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lain yang lainnya.

KATA PENGANTAR

(5)

iv

Sebagai sumber informasi organisasi atau perusahaan, seluruh arsip harus mendapat penanganan khusus oleh pihak dan sistem manajemen profesional agar keberadaan arsip dapat terpelihara dengan baik dan mudah ditemukan saat dibutuhkan. Proses pengelolaan kearsipan dalam lingkungan kerja perkantoran ini kemudian kita kenal dengan istilah tata kearsipan atau manajemen arsip.

Secara umum, manajemen kearsipan (record management) merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang meliputi perencanaan, pencatatan, pengorganisasian, pendistribusian, penyimpanan, pengawasan, pemeliharaan, pemindahan, sampai dengan pemusnahan.

Bisa dikatakan bahwa kegiatan manajemen arsip meliputi life cycle of archive atau siklus hidup arsip. Adapun, manajemen kearsipan ini juga dibatasi dalam ruang lingkup POAC yang terdiri dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.

Manajemen kearsipan adalah suatu kegiatan penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip berupa dokumen atau surat secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga arsip tersebut mudah ditemukan, aman dan terjaga dengan baik. Manajemen kearsipan berupa kegiatan yang berhubungan dengan siklus hidup arsip mulai dari tahap penciptaan arsip, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Manajemen kearsipan merupakan seni pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunaannya, pemeliharaan, perlindungan serta penyimpanan arsip. Pengendalian arsip dengan perencanaan pembuatan, pemeliharaan sesuai dengan kepentingan arsip, pemberian jasa pelayanan bagi yang membutuhkan arsip, selanjutnya pemilihan arsip yang perlu dimusnahkan ataupun dilestarikan.

Akan tetapi pada akhirnya kami mengakui bahwa tulisan ini terdapat beberapa kekurangan dan jauh dari kata sempurna, sebagaimana pepatah menyebutkan “tiada gading yang tidak retak” dan sejatinya kesempurnaan hanyalah milik tuhan semata. Maka dari itu, kami dengan senang hati secara terbuka untuk menerima berbagai kritik dan saran dari para pembaca sekalian, hal tersebut tentu sangat diperlukan sebagai bagian dari upaya kami untuk terus melakukan perbaikan dan penyempurnaan karya selanjutnya di masa yang akan datang.

(6)

v

Terakhir, ucapan terima kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak yang telah mendukung dan turut andil dalam seluruh rangkaian proses penyusunan dan penerbitan buku ini, sehingga buku ini bisa hadir di hadapan sidang pembaca. Semoga buku ini bermanfaat bagi semua pihak dan dapat memberikan kontribusi bagi pembangunan ilmu pengetahuan di Indonesia.

Maret, 2023

Penulis

(7)

vi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ··· iii

DAFTAR ISI ··· vi

BAB 1 PENGANTAR MANAJEMEN ARSIP ··· 1

A. Pendahuluan ··· 2

B. Manajemen Arsip ··· 3

C. Tujuan Manajemen Arsip ··· 6

D. Jenis-Jenis Arsip ··· 7

E. Rangkuman Materi ··· 10

BAB 2 KONSEP PUSAT ARSIP ··· 13

B. Pengertian Teknis ··· 16

C. Rangkuman Materi ··· 21

BAB 3 STANDAR BANGUNAN PUSAT ARSIP ··· 25

B. Prinsip Penyimpanan Arsip Inaktif ··· 27

C. Standar Minimal Penyimpanan Arsip Inaktif ··· 28

D. Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif ··· 29

E. Keamanan dan Keselamatan ··· 32

F. Rangkuman Materi ··· 34

BAB 4 FASILITAS PUSAT ARSIP ··· 37

B. Pengertian Arsip dan Kearsipan ··· 41

C. Jenis Pusat Arsip ··· 42

D. Fungsi Arsip··· 43

E. Kegunaan Arsip ··· 44

F. Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif ··· 44

G. Fasilitas Penyimpanan Arsip ··· 45

H. Petugas Kearsipan ··· 48

I. Lingkungan Kerja Arsip ··· 49

J. Penemuan Kembali Arsip··· 50

K. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip Inaktif ··· 50

L. Pelayanan Arsip Inaktif ··· 52

(8)

vii

M. Penilaian dan Penyusutan Arsip Inaktif ··· 53

N. Rangkuman Materi ··· 56

BAB 5 SISTEM PELAYANAN ARSIVASI ··· 61

B. Pengertian ··· 63

C. Jenis-Jenis Layanan Kearsipan ··· 64

D. Rangkuman Materi ··· 75

BAB 6 PENGELOLAAN DATA ARSIP ··· 79

B. Pengertian Pengelolaan Data Arsip ··· 81

C. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Arsip ··· 83

D. Pendekatan-Pendekatan Dalam Pengelolaan Data Arsip ··· 84

E. Masalah Perubahan Peran dan Tanggung Jawab Baru Bagi Pengelola Arsip ··· 88

F. Rangkuman Materi ··· 91

BAB 7 FUNGSI ARSIP BAGI INSTITUSI DAN ORGANISASI ··· 95

A. Pengertian Institusi ··· 96

B. Klasifikasi Atau Jenis Arsip Institusi ··· 97

C. Hubungan Arsip Bagi Institusi ··· 100

D. Fungsi Arsip Bagi Institusi ··· 100

E. Pengertian Organisasi ··· 101

F. Jenis Organisasi ··· 102

G. Hubungan Arsip dan Organisasi ··· 104

H. Fungsi Arsip Bagi Organisasi ··· 105

I. Pengelolaan Arsip Yang Efektif ··· 106

J. Rangkuman Materi ··· 108

BAB 8 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP ··· 117

B. Sistem Informasi ··· 119

C. Manajemen Arsip ··· 128

BAB 9 TEKNOLOGI INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP ··· 137

B. Pengertian Teknologi Informasi Dalam Pengelolaan Arsip ··· 139

C. Peran dan Fungsi Teknologi Informasi ··· 141

(9)

viii

D. Tujuan Penerapan Teknologi Informasi ··· 142

E. Keuntungan Teknologi Informasi ··· 142

F. Penerapan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Kearsipan ···· 143

G. Peran Teknologi Informasi Untuk Kearsipan ··· 146

H. Rangkuman Materi ··· 147

BAB 10 PENGEMBANGAN DAN EVALUASI MANAJEMEN ARSIP ··· 151

B. Pengembangan Manajemen Arsip ··· 153

C. Evaluasi Manajemen Arsip ··· 158

BAB 11 PEMELIHARAAN PUSAT ARSIP ··· 167

B. Pemeliharaan Pusat Arsip ··· 170

C. Langkah-Langkah Pemeliharaan Arsip ··· 178

GLOSARIUM ··· 185

PROFIL PENULIS ··· 190

(10)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 1: PENGANTAR MANAJEMEN ARSIP

Dr. Hardi Fardiansyah, S.E., S.H., M.H., M.A., M.Ec.Dev Sekolah Tinggi Ilmu Hukum Dharma Andigha

(11)

2 | Manajemen Arsip

PENGANTAR MANAJEMEN ARSIP

A. PENDAHULUAN

Kehidupan suatu organisasi, lebih-lebih organisasi pemerintah semakin tidak dapat dipisahkan dari arsip. Arsip sebagai alat komunikasi dan sekaligus merupakan bahan dan menjadi berkas kerja memuat informasi sesuai maksud dan tujuan pada saat penciptaannya. Setiap kegiatan yang dilaksanakan akan secara otomatis menciptakan arsip-arsip yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Arsip yang tercipta akan semakin banyak sejalan dengan banyaknya kegiatan serta perjalanan waktu proses pelaksanaan kegiatan. Arsip-arsip yang tercipta juga akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan daripada kegiatan tersebut; mulai dari arsip tekstual, kartografi, foto, film, rekaman suara, dan seterusnya.

Eratnya kaitan antara arsip dengan kegiatan akan secara otomatis baik langsung atau tidak langsung berpengaruh terhadap efektivitas kinerja organisasi. Oleh karena itu manajemen penanganan arsip mutlak diperlukan dalam suatu instansi pemerintah, baik dari tingkat yang paling sederhana sekalipun sampai yang paling rumit. Lebih-lebih instansi yang besar dan banyak kegiatan yang dilaksanakan. Karena di dalam organisasi atau instansi yang besar akan terjadi kompleksitas permasalahan, termasuk juga dalam masalah kearsipannya. Permasalahan yang timbul antara lain terjadinya akumulasi (penumpukan) arsip serta rumitnya penanganan arsip. Bahkan semakin besar organisasi dan makin banyaknya kegiatan cenderung semakin banyak pula permasalahan yang muncul.

Sehingga untuk mencapai efektivitas kinerja yang lebih tinggi masalah kearsipan harus ditangani secara serius dan professional dengan memperhatikan kaidah kearsipan serta berpedoman pada ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.

BAB 1

(12)

12 | Manajemen Arsip

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

Liberty.

Priansa, D.J., dan Garnida, Agus. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung:

Alfabeta.

Sayuti, A.J. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung: Alfabeta.

Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya.

Soebroto, R. 2011. Pengelolaan Arsip. Jakarta: Alfabeta.

Sugiarto, Agus. 2015. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.

(13)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 2: KONSEP PUSAT ARSIP

Dr. Nanda Dwi Rizkia, S.H., M.H., M.Kn., M.A Sekolah Tinggi Ilmu Hukum Dharma Andigha

(14)

KONSEP PUSAT ARSIP

A. PENDAHULUAN

Keberadaan pusat arsip pada umumnya dilatarbelakangi oleh kebutuhan cost saving atau pengurangan biaya pengelolaan, baik biaya yang berkaitan dengan ruang simpan, peralatan, sumber daya manusia, maupun hal lainnya. Banyak organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, yang kurang cepat mengantisipasi dan melakukan penyelamatan arsip inaktifnya sehingga arsip inaktif itu menjadi menumpuk. Kelalaian ini dapat menyebabkan permasalahan kearsipan menjadi semakin besar dan kompleks bagi organisasi yang bersangkutan.

Tumpukan arsip inaktif di bawah kolong-kolong meja, di pojok-pojok ruangan, di bawah tangga gedung, atau di ruangan-ruangan yang tidak terpakai dan tempat lainnya menjadi bibit permasalahan besar. Ibarat bibit penyakit yang akan menyebar ke seluruh tubuh manusia. Kondisi kantor menjadi semakin jorok dan berantakan karena arsip inaktifnya tersebar dan berserakan di mana-mana. Penelantaran arsip inaktif akan menyebabkan hilangnya aset atau harta organisasi berupa informasi yang sangat bernilai. Di samping itu, kondisi yang demikian juga akan menimbulkan beban biaya dan beban administrasi, bahkan beban psikologi yang semakin hari semakin besar.

Keberadaan arsip sangat berperan sebagai bukti yang akurat dari suatu kegiatan. Pada dasarnya keberadaan arsip tersebut sangat bergantung pada tempat penyimpanan arsip. Sebuah ketersediaan informasi yang terdapat pada arsip tidak akan berjalan dengan baik tanpa tersedianya tempat penyimpanan arsip dengan tata ruang dan fasilitas fisik yang mendukung. Sehingga penyelenggaraan kearsipan dinamis dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk penyelenggaraan kearsipan yang baik adalah Standar Minimal Gedung, Ruang Penyimpanan Arsip, dan Fasilitas Fisik Untuk Arsip. Di

BAB 2

(15)

Konsep Pusat Arsip | 23

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

Ricks, Betty. (1992). Information and Image Management: A Records System Aprroach. Ohio: South Western.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Wallace, Patricia E. (1992). Records Management: Integrated Information Systems. Edisi 3. New Jersey: Prentice Hall.

(16)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 3: STANDAR BANGUNAN PUSAT ARSIP

Sattar, S.E., M.Si Universitas Mulawarman

(17)

STANDAR BANGUNAN PUSAT ARSIP

A. PENDAHULUAN

Standar (PP SNI No. 15 Tahun 1991), sebagai spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat kesehatan, keselamatan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya.

Kemudian, Muhidin (2017), dijelaskan bahwa gedung penyimpanan arsip inaktif (pusat arsip/record center) adalah gedung atau ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola arsip inaktif.

Selanjutnya, Gunarto, Imam (2014), bahwa pusat arsip (records center) merupakan tempat dan semua fasilitas yang didesain secara khusus untuk mengelola arsip inaktif. Keberadaan pusat arsip harus melalui sebuah perencanaan, artinya terbentuknya pusat arsip tidak terjadi secara kebetulan karena suatu ruangan atau gedung telah dipenuhi dengan tumpukan arsip.

Selain itu, Gunarto, Imam (2014), dijelaskan bahwa pusat arsip dibentuk untuk memenuhi kebutuhan organisasi sehingga harus dirancang secara khusus sesuai dengan standar dan kriteria yang tepat sehingga mampu mendukung pencapaian tujuan organisasi.

Kemudian, Gunarto, Imam. (2014) bahwa pusat arsip dapat berupa ruangan atau gedung yang didesain khusus dan memiliki konstruksi untuk penyimpanan arsip dalam jumlah besar secara efisien untuk kepentingan pengelolaan dan penggunaan arsip inaktif sebelum retensinya habis dan dapat dimusnahkan.

BAB 3

(18)

Standar Bangunan Pusat Arsip | 35

DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Swasta, Negara, dan Perguruan Tinggi. Bumi Aksara: Jakarta.

Basuki, Sulistyo. 2022. Pengantar Ilmu Kearsipan. Universitas Terbuka:

Jakarta.

Gunarto, Imam dan Dwi Mudalsih. 2014. Manajemen Pusat Arsip.

Manajemen Arsip Inaktif: 1–30.

http://repository.ut.ac.id/4101/1/ASIP4319-M1.pdf.

Heckman, James J, Rodrigo Pinto, and Peter A. Savelyev. 1967. “Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif.”

Angewandte Chemie International Edition, 6(11), 951–952.

Johnson, Mina M dan Kallaus, Norman F. Records Management. South- Western Publishing Co. Cincinnati Ohio. 1982.

Muhidin, Sambas Ali dan Henri Winata. 2017. Manajemen Kearsipan untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik dan Kemasyarakatan.

Pustaka Setia: Bandung.

Mulyono, Sularso. 2011. Manajemen Kearsipan. Semarang: UNNES Press.

Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2009 Mengenai Kearsipan.

Peraturan Pemerintah No. 43 Tahun 2009 Mengenai Kearsipan.

Perka ANRI. 2000. No. 3 Tahun 2000 mengenai Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif. Jakarta: ANRI.

Perka ANRI. 2015. No. 31 Tahun 2015 mengenai Pedoman Pembentukan Depot Arsip. Jakarta: ANRI.

Permen PUPR No. 23/PRT/M/2016 Mengenai Penyelenggaraan Arsip Dinamis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

Jakarta: PUPR.

PP SNI No. 15 Tahun 1991 Pasal 1 tentang Standar Nasional Indonesia.

Pusdiklat Kearsipan. 2009. Manajemen Arsip Aktif. Arsip Nasional Republik Indonesia. Jakarta.

Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Penerbit Deepublish.

Sattar. 2020. Manajemen Arsip Inaktif. Yogyakarta: Penerbit Deepublish.

Sedarmayanti. 2015. Tata Kearsipan. Bandung: Mandar Maju.

Sujono. 2011. Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta: Universitas Terbuka.

(19)

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang Dioma. Malang Dioma.

Widodo, Bambang Parjono. 2015. Modul Pengantar Kearsipan. Arsip Nasional Republik Indonesia, Jakarta.

(20)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 4: FASILITAS PUSAT ARSIP

Hesti Umiyati, S.E., M.M

Akademi Sekretari Dan Manajemen – ASM Lepisi Tangerang

(21)

FASILITAS PUSAT ARSIP

A. PENDAHULUAN

Kantor sebagai pusat kegiatan administrasi dituntut untuk mampu memberikan informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat dan lengkap.

Informasi tersebut akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pembuatan keputusan maupun penentuan tujuan organisasi. Pelaksanaan kegiatan administrasi di setiap kantor selalu diarahkan untuk tercapainya efisiensi dan efektivitas kerja yang merupakan keberhasilan dari tujuan organisasi. Salah satu faktor yang dapat menunjang keberhasilan pencapaian tujuan organisasi adalah ketertiban dalam bidang administrasi.

Salah satu bidang administrasi adalah kearsipan. Menurut (Ricks, Betty, 1992), bahwa kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Salah satu kegiatan utama dari kearsipan yaitu melakukan penyimpanan informasi secara sistematis agar dapat terpelihara dengan baik dan mudah diketemukan ketika suatu saat nanti dibutuhkan. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip yang disimpan maka diperlukan pengelolaan arsip yang baik, tetapi pada kenyataannya tidak semua kantor melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Kurangnya pengendalian terhadap arsip mengakibatkan arsip tersebut hanya akan menjadi tumpukan kertas yang tidak teratur dan kurang mempunyai nilai guna. Dalam Bahasa Inggris, dikenal ada istilah records dan archives yang dalam Bahasa Indonesia diartikan arsip. Kedua istilah bahasa Inggris tersebut memiliki pengertian yang berbeda. Istilah records mengacu pada arsip yang masih digunakan secara langsung untuk kepentingan administrasi sehari-hari organisasi pencipta arsip, sedangkan archives mengacu pada pengertian arsip yang sudah tidak berguna bagi organisasi pencipta (Kennedy, Jay dan Cherryl Schavder, 1998).

BAB 4

(22)

DAFTAR PUSTAKA

A. W. Widjaja. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja Grafindo.

Agus Sugiharto & Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Grava Media.

Badri M Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta: Erlangga.

Basir Bartos. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Dewi Anggrawati. 2004. Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin Integritas. Bandung: Armaco.

Endang Wiryatmi Tri Lestari. 1994. Arsip Dinamis dalam Arus Informasi.

Jakarta: Arikha Media Cipta.

Kennedy, Jay dan Cherryl Schavder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Records Keeping. Australia: Longman.

Keputusan Kepala Arsip National Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 Tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif.

Keputusan Kepala Arsip national Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 Tentang Standar Boks Arsip. Keputusan Kepala Arsip national Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Arsip Vital Negara.

Maulana, M.N. 1982. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bhatara Karya Aksara.

Ricks, Betty. (1992). Information and Image Management: A Records System Aprroach. Ohio: South Western.

Sularso Mulyono. 1985. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty.

Sulistiyo Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Supardjati dkk. 2000. Tata Usaha Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.

The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

Liberty.

(23)

Fasilitas Pusat Arsip | 59

Wallace, Patricia E. 1992. Records Management: Integrated Information Systems. Edisi 3. New Jersey: Prentice Hall.

Wursanto. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

Zulkifli Amsyah. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

(24)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 5: SISTEM PELAYANAN ARSIVASI

Tine Badriatin, S.Sos., M.Si., M.M., AWP Universitas Siliwangi Tasikmalaya

(25)

SISTEM PELAYANAN ARSIVASI

A. PENDAHULUAN

Arsip adalah manuskrip yang dibuat atau dikumpulkan oleh Organisasi untuk melaksanakan tugas dan kegiatannya dan dimiliki oleh penulis karena arsip digunakan untuk kegiatan administrasi atau penelitian yang sedang berlangsung. Meskipun arsip tetap berada di dalam organisasi yang membuatnya, namun ketika menjadi arsip dinamis, arsip juga dapat jauh lebih berharga untuk penelitian di luar organisasi atau nantinya, setelah dianggap sebagai bagian dari warisan budaya yang menghubungkan masa lalu dengan arsip statis masa kini. Arsip berbeda dari perpustakaan dalam hal materi yang mereka tangani. Perpustakaan mengumpulkan tulisan-tulisan yang sengaja dibuat dan disebarluaskan untuk memenuhi kebutuhan informasi, pendidikan, rekreasi, atau untuk memperkaya pengetahuan pengguna umum. Sebaliknya, lembaga kearsipan menyimpan manuskrip atau dokumen yang dibuat untuk didistribusikan kepada pengguna tertentu, bahkan individu tertentu dengan tujuan tertentu. Skrip dalam arsip adalah hasil dari aktivitas yang direkam atau disimpan, dan hanya dalam kaitannya dengan aktivitas yang sama setiap skrip atau dokumen lain dibuat dari waktu ke waktu.

Oleh karena itu, arsip memiliki karakteristik unik yang muncul sebagai produk sampingan dari kegiatan sehari-hari dan disimpan untuk digunakan di masa mendatang baik oleh organisasi asli maupun oleh peneliti atau pengguna. Keunikan arsip tidak hanya terletak pada bentuk materinya dibandingkan dengan perpustakaan, tetapi juga pada tujuan mendokumentasikan materi yang dibuat. Materi arsip dapat terdiri dari berbagai format yang memerlukan kondisi penggunaan khusus.

Ciri-ciri bahan arsip seperti korespondensi, catatan harian, berkas kasus, catatan, surat edaran dan teks lain yang tidak diterbitkan. Bisa juga berupa dokumen yang diterbitkan sehubungan dengan kegiatan organisasi,

BAB 5

(26)

DAFTAR PUSTAKA

Bawden, David. (1990). User Oriented Evaluation of Information System and Service. London: Gower Publishing Company. Limited

Cox, Richard J. (1999). Managing of Institutional Archives Foundational Principles and Practices. New York: Greenwood Press.

Pugh, Mary J. (1992). Providing Reference Service for Archives and Manuscripts. Chicago: The Society of American Archivist.

Shellenberg. T.R. (1975). Modern Archives Principles and Techniques.

Chicago: The University of Chicago Press. Midway Re

Toto Widyarsono, (2018). Modul 1 Pengantar Layanan Informasi.

http://Repositori. Ut.uc.id./4150/1/Asip.447-M1.pdf.

(27)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 6: PENGELOLAAN DATA ARSIP

H. Teguh Heri Widodo, S.Sos., M.A.B STIA YPPT Priatim Tasikmalaya

(28)

PENGELOLAAN DATA ARSIP

A. PENDAHULUAN

Pengelolaan data arsip yang efektif sangat penting untuk fungsi organisasi yang sempurna, karena mendukung aktivitas kerja dan menciptakan dasar untuk penyampaian layanan yang efektif. Selain itu, manajemen arsip yang baik memfasilitasi mekanisme organisasi untuk mempertanggungjawabkan semua keputusan dan tindakan serta melestarikan memori organisasi. Pengelolaan dokumen yang baik menunjukkan kinerja pekerjaan yang baik. Oleh karena itu, memiliki sistem file sangat penting karena mempermudah hal-hal berikut.

1. Efisiensi, yaitu informasi arsip selalu tersedia, jika diperlukan, baik untuk mengambil keputusan maupun untuk melakukan tindakan operasional

2. Penggunaan dana secara efektif, yaitu. penghapusan arsip yang tidak aktif dapat dilakukan tepat waktu.

3. Akuntabilitas, yaitu memastikan terciptanya catatan aktivitas tertentu yang lengkap dan valid.

4. Kepatuhan, yaitu kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5. Pengurangan Risiko, yaitu. pengelolaan risiko yang disebabkan oleh hilangnya atau rusaknya arsip dan akses oleh orang yang tidak berwenang.

Pengelolaan dokumen yang benar, khususnya dokumen elektronik, pemahaman tentang pentingnya dokumen elektronik, peluang dan tantangan terkait pengelolaan dan pelestarian dokumen elektronik, serta kerangka teknologi yang diperlukan untuk mendukung proses penerapan sistem manajemen dokumen elektronik. sangat baik penting Selain itu, metadata yang merupakan bagian penting dan integral dari pengelolaan

BAB 6

(29)

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Anggrawati, Dewi. 2005. Mengelola Sistem Kearsipan. Bandung: Armico.

Barthos,

Basir. 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta:

Liberty.

Mulyono, Sularso dkk. 2011. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty.

Sedarmayanti. 2003. Tata kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern.

Yogyakarta: Gava Media.

Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita

(30)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 7: FUNGSI ARSIP BAGI INSTITUSI DAN ORGANISASI

Fajar Jali Sya’bana, S.M. & Windy Fahira

PT. Reliance Sekuritas Cabang Tasikmalaya & Universitas Siliwangi

(31)

FUNGSI ARSIP BAGI INSTITUSI DAN ORGANISASI

Dalam dunia modern saat ini, arsip dianggap sebagai bagian yang penting dari suatu organisasi atau institusi. Arsip menyimpan dokumen- dokumen penting yang digunakan sebagai referensi dalam pengambilan keputusan dan perencanaan kegiatan. Namun, arsip juga berperan dalam menjamin kontinuitas kegiatan institusi dan digunakan sebagai bahan evaluasi dalam mengevaluasi kinerja institusi.

BAB ini akan menjabarkan secara rinci fungsi arsip bagi institusi dan organisasi serta cara-cara yang dapat dilakukan untuk mengelola arsip secara efektif dan efisien. BAB ini juga akan menjelaskan cara-cara yang dapat dilakukan untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan arsip. Kami berharap BAB ini dapat memberikan pemahaman yang baik tentang pentingnya arsip bagi institusi dan organisasi serta cara-cara yang dapat dilakukan untuk mengelola arsip secara efektif dan efisien.

A. PENGERTIAN INSTITUSI

Institusi dapat diartikan sebagai suatu lembaga atau sistem yang memiliki peran penting dalam mengatur dan menjaga tingkah laku individu dalam masyarakat. Institusi dapat berupa organisasi formal, seperti pemerintah, perusahaan, atau sekolah, atau juga dapat berupa organisasi informal, seperti keluarga, agama, atau masyarakat. adalah sebuah lembaga, organisasi, atau badan yang dibentuk atau didirikan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu atau memenuhi kebutuhan masyarakat dalam bidang tertentu. Institusi dapat berupa lembaga pemerintahan, organisasi sosial, perusahaan, atau lembaga pendidikan (KBBI, 2020).

Fungsi institusi dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi normatif dan fungsi regulatif. Fungsi normatif institusi adalah untuk mengatur norma-norma dan nilai-nilai yang diakui oleh masyarakat, serta

BAB 7

(32)

DAFTAR PUSTAKA

Ade Heryana, S. M. (2020). Organisasi dan Teori Organisasi.

Arsip Nasional Republik Indonesia. (t.thn.). Arsip Statis. Dipetik Januari 25, 2022, dari ANRI: https://www.anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis Damalita, S. (2009). Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan

Perguruan Tinggi.

Damalita, S. (2009). Pentingnya Manajemen Arsip di Lingkungan Perguruan Tinggi.

Dewi, R. (2018). Manajemen Arsip di Institusi Pendidikan. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

Dr. Agus Wibowo, M. M. (2020). Teori Organisasi. Semarang: Yayasan Prima Agus Teknik.

Drs. machmoed Effendhie, M. H. (t.thn.). Pengantar Organisasi.

Fathurahman, M. (2018). Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi.

Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

Heryana, A. (2020). Organisasi dan Teori Organisasi.

Husni, A. (2019). Manajemen Arsip Instansi Pemerintah. Jakarta: Raja Grafindo Persada.

Ilmi, B. (2017). Hubungan arsip dan organisasi, serta macam organisasi kearsipan beserta contohnya.

Indonesia, A. N. (2022, Januari 25). Arsip Statis. Diambil kembali dari ANRI:

https://www.anri.go.id/sekitar-arsip/arsip-statis

Irawan, B. (2018). Organisasi Formal dan Informal : Tinjauan Konsep, Perbandingan, dan Studi Kasus. Jurnal Administrasi Reform, 210.

JDIH BPK RI. (2009, Oktober 23). Undang-undang (UU) No. 43 Tahun 2009.

Diambil kembali dari Database Peraturan:

https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/38788/uu-no-43-tahun- 2009

Kartono. (2002). Sosiologi Suatu Pengantar. Jakarta: Rineka Cipta.

KBBI. (2020, January 20). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Diambil kembali dari Kamus Besar Bahasa Indonesia: https://kbbi.web.id/institusi Kuswandono. (2016). Arsip dan Dokumentasi. Yogyakarta: Pustaka Belajar.

(33)

Fungsi Arsip Bagi Institusi dan Organisasi | 115

North, D. C. (2008). The Functions of Institution. Journal of Economic Issues 42(2), 365-377.

Papang Yudi Prasetyo, S. (2022, Februari 07). Peran Arsip Dalam Organisasi dan Masyarakat. Diambil kembali dari dinarpus.brebeskab.go.id: http://dinarpus.brebeskab.go.id/baca- berita/peran-arsip-dalam-organisasi-dan-masyarakat

Pramono. (2010). Klasifikasi dan Penataan Arsip di Institusi Pemerintah.

Jurnal Ilmu Informasi dan Perpustakaan, Vol. 2 No. 1.

Prasetyo, B. (2019). Implementasi Sistem Informasi Arsip di Institusi Pemerintah. Jurnal Sistem Informasi.

Sari, E. N. (2015, Agustus 26). Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Persuratan di Kantor Wilayah Kementrian Agama DIY.

Dipetik Januari 25, 2023, dari UNIVESITAS GAJAH MADA ARSIP:

https://arsip.ugm.ac.id/2015/08/26/pemanfaatan-teknologi- informasi-dalam-manajemen-persuratan-di-kantor-wilayah- kementrian-agama-diy/

Sari, R. (2020). Kualitas Pelayanan Arsip di Institusi Perguruan Tinggi.

Jurnal Administrasi Publik.

Silalahi, U. (2013). Studi Tentang Ilmu Administrasi. Bandung: Sinar Baru Algesindo.

Soekanto, S. (2002). Pengantar Sosiologi. Jakarta: Rajawali Press.

Suharsimi, A. (2015). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik.

Jakarta: Rineka Cipta.

Surbhi, S. (2016). Difference Between Formal and informal Organization.

Diambil kembali dari https://keydifferences.com/deifference- between-formal-and-informal-organization.html

Suryanto. (2018). Pengelolaan Arsip di Instansi Pemerintah. Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi.

Sutrisno. (2016). Arsip dan Institusi: Konsep dan Aplikasi. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

Wibowo. (2019). Peran Arsip dalam Mendukung Kegiatan Instansi Pemerintah.

(34)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 8: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

Deni Sudrajat, S.Sos., M.Si STIA YPPT Priatim Tasikmalaya

(35)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

A. PENDAHULUAN

Modul ini dirancang untuk memperkenalkan sistem informasi manajemen kepada Anda yang baru mengenal bidang ini. Untuk memudahkan pemahaman Anda terhadap keseluruhan isi modul ini, kami hanya menyajikan dasar-dasarnya saja, tentunya Anda selalu diharapkan untuk memperkaya pengetahuan Anda dengan membaca literatur yang digunakan untuk menyusun modul ini. Karena kita tahu bahwa operasi suatu organisasi pada umumnya harus dikelola dengan baik, maka arti dari pernyataan ini sebenarnya terkait dengan seberapa baik manajemen informasi dalam organisasi tersebut. Ini sangat penting karena tanpanya Anda tidak dapat berharap untuk membuat keputusan yang tepat (efektif dan efisien).

Secara umum materi dalam modul ini disusun dari pengenalan konsep sistem informasi manajemen hingga bagaimana sistem informasi dapat mendukung pengambilan keputusan dalam organisasi atau bisnis. Modul ini membahas berbagai perspektif ahli manajemen untuk mendapatkan pemahaman terpadu tentang sistem informasi manajemen.

Selain itu, Anda juga menerima informasi tentang cara menangani pemrosesan data, sehingga informasi yang sangat berguna tersedia untuk organisasi dan manajemen. Konsep sistem dijelaskan dalam pendahuluan.

Ini pertama-tama berputar di sekitar sistem, masih bersifat lebih umum, dan hubungannya dengan organisasi, baik perusahaan maupun non- perusahaan, dan kemudian mencapai tujuannya dalam kaitannya dengan pengambilan keputusan. Studi lebih lanjut dengan kursus mendalam dalam sistem informasi manajemen akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik. Modul ini memberikan pendekatan sistem manajemen yang sangat penting untuk membuat keputusan tentang semua aktivitas

BAB 8

(36)

DAFTAR PUSTAKA

Davis G. B, (1984). Sistem Informasi Manajemen, Terj. Andreas Adhiwardana, Jakarta: PPM.

Dickson, G.W; And Simmons, J.K (1970) The Behavioral Size of SIM, Some Aspects of The People Problem dalam Business Harisons. Edisi Agustus.

Gordon B. Davis. (1984). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen.

Terjemahan. Jakarta: PT Midas Surya Grafindo.

Henry C. Lucas Jr. Information System Conceptual for Management. New York: McGraw-Hill International Inc.

Johnsons, Richard A, et.al. (1981). Teori Sistem dan Penerapannya dalam Manajemen, Terj. Pamuji, PMA. Jakarta: PT. Ichtiar Baru

(37)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 9: TEKNOLOGI INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP

Beni Hartanto, S.T., M.Si STIA YPPT Priatim Tasikmalaya

(38)

TEKNOLOGI INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP

A. PENDAHULUAN

Teknologi informasi merupakan istilah yang tidak asing lagi bagi kita semua, terutama anak-anak zaman sekarang. Mereka terbiasa berhubungan dengan orang lain melalui dunia maya. Mereka betah menghabiskan waktu berjam-jam di depan komputer. Namun, jika Anda bertanya lebih spesifik tentang asal usul teknologi informasi, mereka mungkin tidak bisa memberikan jawaban. Inilah gambaran teknologi informasi di masyarakat kita saat ini. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika saat ini banyak yang menyebutnya sebagai era informasi. Era Informasi dimulai pada tahun 1957.

Pada saat itu, sebagian besar pekerjaan manusia mulai berhubungan dengan informasi. Teknologi dan budaya digital yang berkembang di era informasi telah mempengaruhi berbagai aspek kehidupan kita.

Perkembangan informasi dipicu oleh kemunculan komputer di masyarakat.

Tidak ada yang tahu persis kapan istilah komputer dikenal. Istilah muncul dalam perhitungan. Untuk mudahnya, penemuan kalkulator sempoa sederhana sekitar tahun 1300 dianggap sebagai cikal bakal perkembangan teknologi informasi. Bahkan, sudah ada rekaman penghitungan suara dan variannya.

Sejarah menyebutkan kondisi seperti itu sejak 400 SM. sampai 1300 SM Kemajuan teknologi informasi terlihat setelah internet digunakan sebagai saluran publik yang dapat digunakan oleh siapa saja. Teknologi informasi telah memberikan dampak yang signifikan terhadap beberapa bidang kegiatan manusia, salah satunya adalah bidang kearsipan.

Kecepatan perkembangan ini membawa kemudahan dan kecepatan pengguna untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan untuk mempercepat operasi.

BAB 9

(39)

DAFTAR PUSTAKA

Kadir, Abdul. Pengenalan Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.

Sulistyo Basuki. 2020. Manajemen arsip Dinamis, pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

(40)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 10: PENGEMBANGAN DAN EVALUASI MANAJEMEN ARSIP

Dr. Drs. H. Basuki Rahmat, M.Si STIA YPPT Priatim Tasikmalaya

(41)

PENGEMBANGAN DAN EVALUASI MANAJEMEN ARSIP

A. PENDAHULUAN

Arsip harus dikelola, dilestarikan dan direfleksikan sebagai bahan tanggung jawab dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip merupakan jati diri dan jati diri suatu bangsa dan pusat memori bersama sejarah masa lalu. Salah satu upaya untuk menjamin tersedianya arsip yang handal dan asli, untuk mendukung terselenggaranya manajemen bersih, baik dan pelayanan serta peningkatan kualitas pelayanan publik kementerian, lembaga, dan pemerintah kota memerlukan pengelolaan arsip yang menyeluruh dan terpadu.

Menurut Yatimani (2009), langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan kearsipan adalah merakit fasilitas kearsipan yang diperlukan, menyiapkan sumber daya manusia kearsipan melalui pelatihan dan pengarsipan, evaluasi petugas kearsipan dan mengupayakan peningkatan manajemen kearsipan yang baik.

Menurut Magetsar (2008), implementasi kebijakan kearsipan dapat didekati melalui pengelolaan arsip, yaitu. penetapan kebijakan, pengembangan arsip, pengelolaan arsip dan sumber daya arsip. Selain itu, Handayani (2018) menyatakan bahwa inovasi merupakan solusi implementasi kebijakan pengelolaan arsip dalam organisasi. Saat ini fungsi arsip tidak hanya sebagai bukti sejarah atau bukti kegiatan administrasi sekretariat dalam organisasi, tetapi arsip merupakan bagian penting dari struktur administrasi.

Menurut UU Kearsipan No. 3 Tahun 2009, arsip adalah informasi yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi merupakan dokumentasi kegiatan dalam berbagai jenis, bentuk, dan media yang dibuat dan diterima oleh organisasi atau lembaga di

BAB 10

(42)

Pengembangan dan Evaluasi Manajemen Arsip | 165

DAFTAR PUSTAKA

Afrilianasari; Fisa. 2021. 2 Pengembangan Modul Cetak Gambar Ilustrasi Mata Pelajaran Seni Rupa Untuk Peserta Didik Kelas Viii Smpn 6 Magelang. Universitas Negeri Padang. Skripsi. Program Studi Pendidikan Seni Rupa. Fakultas Bahasa dan Seni. Universitas Negeri Yogyakarta.

Daryanto. 2008. Evaluasi. Jakarta: Rineka Cipta.

Dimyati dan Mudjiono. 2006. Penilaian. Jakarta: Rineka Cipta

Murtiyono dan Prasetyawan, 2019. Peningkatan Kompetensi Pengelolaan Arsip Melalui Praktek Pemberkasan Arsip Di Smk Swasta Pab 3 Medan

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 25 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pemusnahan Arsip Arsip.

Punaji Setyosari, 2013 Metode Penelitian Pendidikan dan Pengembangan.

Jakarta:Kencana Prenadamedia Group

Putri. 2019 Pengantar Evaluasi Pendidikan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada Jakarta

Rahard. 2013. Sistem Informasi Pengelolaan Pembekalan Wirausaha Baru Berbasis Web Pada Dinas Sosial, Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten Kudus, Universitas Muria Kudus

Suchman. 2010. Evaluasi Program. Jakarta: Bumi Aksara.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2002 UU Kearsipan No. 3 Tahun 2009

(43)

MANAJEMEN ARSIP

BAB 11: PEMELIHARAAN PUSAT ARSIP

Dr. Astri Siti Fatimah, S.Sos., M.Si STIA YPPT Priatim Tasikmalaya

(44)

PEMELIHARAAN PUSAT ARSIP

A. PENDAHULUAN

Permasalahan yang berkaitan dengan ruang atau tempat di kota-kota besar semakin sulit untuk dihadapi. Semakin padatnya bangunan tempat tinggal, pusat komersial dan gedung perkantoran yang tumbuh sangat cepat, baik publik maupun swasta, yang terus dibangun di mana-mana, hanya menyisakan sedikit ruang atau ruang. Ini meningkatkan tarif kamar.

Di kawasan perkantoran Jalan MH Thamrin dan Jalan Sudirman di Jakarta, rata-rata sewa per meter persegi adalah 20 USD/bulan pada tahun 2010.

Apakah ruang yang sangat mahal ini cocok untuk menyimpan arsip yang tidak dapat kami akses karena tidak dapat ditemukan dengan cepat dan akurat? Apakah kita membiarkan ruang kerja kita penuh dengan file?

Apakah kita membiarkan pekerjaan sehari-hari kita terganggu oleh tumpukan file? Menurut sebuah penelitian yang dilakukan di Amerika Serikat pada tahun 1992, perkembangan kepemilikan arsip meningkat secara signifikan setelah Perang Dunia Kedua.

Keberadaan pusat kearsipan biasanya didasarkan pada penghematan biaya atau pengurangan biaya pengelolaan dalam hal penyimpanan, peralatan, staf dan biaya lainnya. Banyak organisasi, baik publik maupun swasta, tidak cukup cepat mengantisipasi dan memelihara file-file inaktif mereka, sehingga file-file inaktif menumpuk.

Kegagalan untuk melakukannya dapat mengakibatkan masalah pencatatan yang lebih besar dan lebih kompleks untuk organisasi yang terpengaruh. Tumpukan berkas-berkas tak aktif di bawah meja, di sudut- sudut ruangan, di bawah tangga gedung atau di ruangan-ruangan tak terpakai dan tempat lainnya menjadi bibit masalah besar. Seperti bakteri yang menyebar di tubuh manusia. Ruang kantor menjadi lebih kotor dan berantakan karena file yang tidak aktif tersebar dan berserakan di mana- mana. Pengabaian terhadap arsip yang tidak aktif menyebabkan hilangnya

BAB 11

(45)

DAFTAR PUSTAKA

Kennedy, Jay dan Cherryl Schavder. (1998). Records Management: A Guide to Corporate Records Keeping. Australia: Longman.

Ricks, Betty. (1992). Information and Image Management: A Records System Aprroach. Ohio: South Western.

Wallace, Patricia E. (1992). Records Management: Integrated Information Systems. Edisi 3. New Jersey: Prentice Hall.

(46)

PROFIL PENULIS

(47)

Profil Penulis | 191

Dr. Hardi Fardiansyah, S.E., S.H., M.H., M.A., M.Ec.Dev

Penulis mempunyai latar belakang pendidikan di bidang hukum, ekonomi & politik. Hal tersebut membuat penulis untuk mempelajari multidisiplin ilmu untuk menunjang kariernya sebagai advokat, trainer, pembicara dan Konsultan di beberapa Perusahaan BUMN, Pemerintah Daerah maupun Perusahaan Swasta.

Pada saat ini Penulis juga berprofesi sebagai Akademisi dengan menjabat Ketua II yang membidangi Keuangan dan Administrasi di Sekolah Tinggi Ilmu Hukum Dharma Andigha Bogor. Penulis memiliki ketertarikan menulis di bidang hukum, ekonomi, administrasi dan politik serta aktif menulis buku dan beberapa karya berupa jurnal ilmiah, nasional maupun internasional dengan harapan dapat memberikan kontribusi positif bagi bangsa dan negara yang sangat tercinta. Email Penulis:

[email protected]

Dr. Nanda Dwi Rizkia, S.H., M.H., M.Kn., M.A

Ketertarikan penulis tentang dunia hukum dimulai pada tahun 2009 silam, yang membuat penulis untuk masuk ke sekolah ilmu hukum di Universitas Islam Bandung dan penulis kemudian melanjutkan pendidikan Program Magister Ilmu Hukum, Jurusan hukum bisnis, di Universitas Pancasila, Jakarta, lulus tahun 2016, dan Magister Kenotariatan Universitas Jayabaya, Magister Administrasi di Program Pascasarjana Institut Stiami serta melanjutkan kembali Program Doktor Ilmu Hukum di Universitas Padjajaran, Bandung, lulus tahun 2019. Penulis memiliki kepakaran di bidang hukum bisnis, hukum hak kekayaan intelektual, hukum pasar modal, Hukum Jaminan, hukum surat berharga, hukum perusahaan, hukum perdata, filsafat hukum, teori hukum, dan hukum perdata internasional, Hukum Persaingan Usaha, Hukum Perbankan, untuk mewujudkan karir sebagai dosen profesional di Sekolah Tinggi Ilmu Hukum Dharma Andigha dan beberapa kampus hukum lainnya serta sebagai seorang Advokat dan mengajar Pendidikan Khusus Profesi Advokat (PKPA) di beberapa Organisasi Advokat. Pada saat ini penulis pun mempunyai lisensi sebagai Mediator bersertifikat dan Arbiter

(48)

profesional yang membantu penyelesaian kasus diluar pengadilan. Selain itu penulis aktif menulis buku dan beberapa karya ilmiah nasional maupun internasional dengan harapan dapat memberikan kontribusi positif bagi bangsa dan negara yang atas dedikasi dan kerja keras dalam menulis buku.

Email Penulis: [email protected] Sattar, S.E., M.Si

Penulis menyelesaikan pendidikan S-1 (Manajemen.

2004) dan S-2 (Magister Ilmu Ekonomi. 2009) pada Universitas Mulawarman. Mengikuti Diklat Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli (ANRI. 2018), Diklat Teknis TOT Kearsipan (ANRI. 2020), Sertifikasi Jabatan Arsiparis Ahli Muda (ANRI. 2021), Diklat Teknis Penyusutan Arsip (ANRI. 2021), Sertifikasi Pengelolaan Arsip Statis (ANRI. 2021). Sebagai anggota Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI. 2019), Persatuan Arsip Perguruan Tinggi Indonesia (PAPTI.

2019). Selanjutnya 01 Februari 1998 s.d. 12 Maret 2008 bekerja sebagai Tenaga Teknisi, 12 Maret 2008 s.d. 01 Pebruari 2017 Bagian Kepegawaian, 01 Pebruari 2017 s.d. 30 Januari 2018 Bagian Kemahasiswaan, 30 Januari 2018 s.d. 01 Desember 2018 Pengelola Kearsipan, 01 Desember 2018 s.d.

s.d. 01 Maret 2022 Arsiparis Ahli Muda, 01 Maret 2022 s.d. sekarang Arsiparis Ahli Madya pada Fakultas Pertanian Universitas Mulawarman Samarinda. Kemudian 05 Januari 2012 s.d. sekarang bekerja sebagai Dosen (Lektor, Verificator SINTA-Science and Technology Index) pada Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Indonesia (STIMI) Samarinda dalam mata kuliah:

Perekonomian Indonesia, Ekonomi Koperasi, Pengantar Bisnis, dan Ekonomi Internasional. Buku yang telah ditulis diantaranya Teknik Penyusutan Arsip, Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan Di Perguruan Tinggi, Model Pengelolaan Arsip, Manajemen Arsip Inaktif, Manajemen Arsip Statis, Manajemen Arsip Dinamis, Manajemen Kearsipan, Buku Ajar Teori Ekonomi Makro, Buku Ajar Perekonomian Indonesia, Buku Ajar Ekonomi Koperasi, Buku Ajar Pengantar Bisnis, dan Buku Ajar Ekonomi Internasional. Kritik dan saran, dapat disampaikan kepada penulis dengan mengirimkan surat elektronik ke [email protected].

(49)

Hesti Umiyati, S.E., M.M

Penulis adalah Dosen Tetap di Akademi Sekretari dan Manajemen – ASM LEPISI Tangerang Program Studi Sekretari. Magister Manajemen (S2) di bidang Manajemen Pemasaran tahun 2005, Sarjana (S1) di bidang Manajemen tahun 2003. Saat ini menjabat sebagai Ketua LPPM ASM LEPISI (2019 – 2023). Pernah menjabat sebagai Direktur ASM LEPISI (2011 – 2019), Sebagai Wakil Direktur 1 Bidang Akademik (2000 – 2011). Berbagai pelatihan dan kursus yang berkaitan dengan Sekretaris dan Manajemen telah diikuti, menjadi pengawas dan penguji kompetensi SMK di Kota dan Kabupaten Provinsi Banten dari tahun 2002 s.d. sekarang. Tahun 2010 lulus mendapatkan Sertifikat Pendidik dari Kementerian Pendidikan Nasional Republik Indonesia pada bidang Studi Manajemen dan lulus sertifikasi BNSP Kompetensi Manajemen Perkantoran.

Tine Badriatin, S.Sos., M.Si., M.M., AWP

Penulis kelahiran Kota Tasikmalaya dimana saat ini merupakan Kepala Kantor Perwakilan Tasikmalaya PT.

Reliance Sekuritas Indonesia, Tbk dan juga merupakan Dosen Praktisi Prodi Keuangan dan Perbankan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Siliwangi Tasikmalaya pengampu mata kuliah Pasar Modal dan Lab Praktika Pasar Modal. Pemegang License Sertifikasi WPPE Pasar Modal dan License BNSP Digital Marketing, Kompetensi Associate Wealth Planner dari Financial Planning Standards Board Ltd. (FPSB).

H. Teguh Heri Widodo, S. Sos., M.A.B

Penulis menyelesaikan pendidikan S1 di Universitas Padjajaran dan melanjutkan S2 di universitas yang sama yaitu Universitas Padjajaran. Dan saat ini penulis merupakan Dosen di STIA YPPT Tasikmalaya.

(50)

Fajar Jali Sya’bana, S.M

Penulis dilahirkan di Tasikmalaya pada tanggal 30 November 1999. Saat ini ia bertempat tinggal di Kp.

Kurnia RT01/RW10, Desa Cipacing, Kecamatan Pagerageung, Kabupaten Tasikmalaya, Jawa Barat.

Alamat e-mail: [email protected]. Pendidikan SMA ditempuh di SMK Bhakti Kencana Ciawi, lulus pada tahun 2018. Pada tahun 2018, penulis diterima di Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Siliwangi dan lulus pada tahun 2022. Selama mengikuti kuliah di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Siliwangi, penulis aktif menjadi Anggota Ketua Komisi 2 Badan Legislatif Mahasiswa (BLM FEB) tahun 2020, Ketua Komisi 2 Badan Legislatif Mahasiswa (BLM FEB) tahun 2021, dan menjadi Manajer Divisi Edukasi, Penelitian, dan Pengembangan Kelompok Studi Pasar Modal (KSPM) tahun 2021. Penulis juga aktif mengikuti magang di perusahaan PT Reliance Sekuritas cabang Tasikmalaya sebagai Asisten Administrasi dan Edukasi tahun 2022. Buku ini merupakan buku kedua yang ia tulis setelah sebelumnya menulis buku ketika sedang duduk di bangku perkuliahan semester 7.

Windy Fahira

Penulis lahir pada Tanggal 14 April 2001. Merupakan seorang mahasiswi Manajemen di Universitas Siliwangi.

Semasa kuliah ia aktif mengikuti organisasi serta kepanitiaan baik didalam maupun diluar kampus. Buku ini merupakan buku kedua yang ia tulis. Setelah sebelumnya menulis pada saat duduk di semester 4 perkuliahan. Sebelum menulis buku, ia gemar menulis Artikel dan mengikuti beberapa perlombaan essay. Sama seperti dengan remaja seumurannya, penulis suka sekali mendengarkan musik, penyanyi favoritnya adalah Tulus. Penulis juga memiliki hobby membaca, dan bergabung dalam perkumpulan diskusi. Penulis sangat antusias untuk memperpanjang silaturahmi, teman-teman pembaca bisa menghubungi akun IG penulis @Wnd_fahira untuk berdiskusi atau sekedar silaturahmi.

(51)

Deni Sudrajat, S.Sos., M.Si.

Penulis lahir Di Tasikmalaya Pada Tanggal 24 Mei 1974 Menyelesaikan Pendidikan S1 Di STIA YPPT Tasikmalaya Pada Tahun 2003 Di Program Studi Ilmu Administrasi, kemudian melanjutkan pendidikan ke Jenjang S2 Program Studi Pascasarjana di tempat yang sama yang alhamdulilah lulus pada tahun 2011. Sekarang ini saya tercatat sebagai dosen Tetap STIA YPPT Tasikmalaya yang pengangkatannya di mulai pada tahun 2013 sampai dengan sekarang.

Pengalaman mengajar saya selama ini mengajar beberapa mata kuliah di antaranya, Pengantar Ilmu Ekonomi, Sistem Ekonomi Indonesia, SANRI, Etika Administrasi Publik.

Beni Hartanto, S.T., M.Si

Penulis lahir di Ciamis, 14 November 1973. Alumni dari STIA YPPT Priatim Program pascasarjana lulus tahun 2015, dimana saat ini merupakan Dosen Tetap STIA YPPT Priatim Tasikmalaya sejak 2009 pengampu mata kuliah Komputer Bisnis, Teknologi Informasi Administrasi, Komputer Terapan, Manajemen Resiko, Aplikasi Komputer Bisnis, Manajemen Proyek, Manajemen Resiko dan Manajemen Aset.

Dr. Drs. H. Basuki Rahmat, M.Si

Penulis adalah pengajar tetap di STIA YPPT Tasikmalaya yang memiliki latar belakang pendidikan Perguruan Tinggi (S1) Fisip atau Ilmu Pemerintahan dengan Gelar Doktorandus pada Tahun 1987-1992 di UNPAD Bandung, kemudian Pasca Sarjana (S2) Fikom atau Ilmu Komunikasi dengan Gelar Magister Sains pada Tahun 2002-2007 di UNPAD Bandung, lalu program Doktoral (S3) Fisip atau Ilmu Administrasi dengan gelar Doktor pada tahun 2007- 2012-di UNPAD Bandung.

(52)

Dr. Astri Siti Fatimah, S.Sos, M.Si

Penulis merupakan Alumni S3 Universitas Padjadjaran pada tahun 2018. Penulis saat ini adalah dosen tetap di STIA YPPT Priatim Tasikmalaya dan juga sebagai Wakil Ketua I Bidang Akademik dan Kemahasiswaan STIA YPPT Priatim Tasikmalaya tahun 2022-2027.

(53)