Magang MB - KM ini bertujuan untuk mengetahui seberapa efektif surat menyurat manual di Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Pati, Dinas Administrasi Pembangunan. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang menjelaskan fenomena yang ada di lokasi penelitian. Dalam pengumpulan data penelitian ini menggunakan : Observasi, wawancara dan dokumentasi di tempat penelitian Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Pati Bagian Administrasi Pembangunan, dan yang dijadikan informan penelitian adalah Kasubag Administrasi Pembangunan, anggota bagian Administrasi Pembangunan, dan bagian kepegawaian.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ditemukan adanya penurunan kinerja dan juga kegagalan surat masuk pada Bagian Administrasi Pembangunan Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Pati. Lutfi Nurcholis, ST., SE., MM, Ketua Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Islam Sultan Agung. Dengan penyusunan laporan MB – KM ini, penulis menyadari masih banyak kelemahan dan kekurangan dari berbagai aspek.
Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan penulisan selanjutnya.
Latar Belakang dan Tujuan Magang
- Latar Belakang
- Tujuan Magang
Sekretariat daerah mempunyai fungsi membantu bupati dalam merumuskan kebijakan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan penyelenggaraan fungsi aparatur dan pelayanan pemerintahan daerah. Evelinda (2007) yang dikutip dalam Faisa (2019) mengatakan bahwa surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima oleh instansi atau individu lain. Selain itu, ditegaskan pula bahwa surat keluar adalah setiap surat yang dikirimkan atas nama suatu organisasi atau instansi kepada pihak lain.
Mengingat departemen yang ada di kantor Sekretariat Daerah cukup sedikit, agaknya akan menghambat operasional kantor jika dikirim secara manual. Surat yang dikirim langsung ke kantor lain juga bisa menambah biaya anggaran tergantung tujuan antara kantor sekretariat daerah dengan kantor lain yang jaraknya cukup jauh, sehingga sulit untuk mengirim surat ini dengan transportasi. Dengan uraian di atas, penulis tertarik dengan judul proposal dari kesempatan magang yang diselesaikan selama magang dan terkait pengaruh surat menyurat manual terhadap kinerja seorang pekerja kantoran.
Judul yang diberikan oleh penulis adalah “Efisiensi Korespondensi dengan Peningkatan Kualitas Standard Operating Procedure (SOP) di Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Pati”.
Sistematika Penulisan
Profil Perusahaan
- Sekretariat Daerah Kabupaten Pati
- Tugas dan Fungsi SETDA Kabupaten Pati
- Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang
- Visi SETDA Kabupaten Pati
- Misi SETDA Kabupaten Pati
- Struktur Organisasi dan Tugasnya
Tugas SEKDA meliputi perumusan kebijakan daerah, koordinasi penyelenggaraan perekonomian daerah, koordinasi pelaksanaan tugas oleh pemerintah daerah, penyusunan program kerja dan pembagian tugas. Peran Asdep Bidang Pemerintahan dan Perlindungan Masyarakat adalah membantu Sekretaris Daerah dalam perumusan kebijakan daerah di bidang administrasi dan yudikatif serta koordinasi pelaksanaan tugas perangkat daerah, serta melakukan pengawasan dan pelaksanaan pelaksanaan tugas aparatur daerah. kebijakan daerah evaluasi. Tugas departemen pemerintah adalah menyiapkan perumusan kebijakan daerah, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas perangkat daerah, memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan daerah, melaksanakan pembinaan administrasi di bidang ketatanegaraan, daerah.
Tugas Kementerian Kesejahteraan Rakyat adalah mengoordinasikan konsep kebijakan daerah, mengoordinasikan pelaksanaan tugas perangkat daerah, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang agama dan pendidikan, masalah sosial. Tugas bagian hukum adalah menyiapkan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan perumusan kebijakan daerah, mengoordinasikan pelaksanaan tugas perangkat daerah, memantau dan mengevaluasi peraturan perundang-undangan, undang-undang. Tugas Asisten Keuangan dan Pembangunan adalah membantu Sekretaris Daerah dalam koordinasi penyusunan kebijakan daerah, koordinasi pelaksanaan tugas perangkat daerah, penyusunan kebijakan daerah, serta pemantauan dan evaluasi. pelaksanaan kebijakan daerah korporasi.
Tugas Asisten Administrasi adalah membantu Sekretaris Daerah dalam perumusan kebijakan daerah, pelaksanaannya, koordinasi pelaksanaan tugas perangkat daerah serta pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang umum. , organisasi protokol dan manajemen komunikasi, perencanaan. dan pembiayaan. Tanggung jawab bidang organisasi meliputi persiapan pembentukan kebijakan daerah, koordinasi pembentukan kebijakan daerah, koordinasi pelaksanaan tugas perangkat daerah, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah, kelembagaan dan analisis kerja, pelayanan publik dan administrasi. Tugas departemen ini adalah menyiapkan pelaksanaan kebijakan, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas Alueconeist, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang protokoler, komunikasi administrasi dan publikasi serta pengelolaan dokumentasi.
Peran Bagian Perencanaan dan Keuangan adalah mengkoordinasikan perumusan kebijakan dan pelaksanaan fungsi Sekretariat Daerah, serta memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan dalam hal perencanaan, pendanaan dan pelaporan. Tugas Bagian Administrasi Pembangunan meliputi penyiapan perumusan kebijakan daerah, koordinasi pelaksanaan tugas perangkat daerah, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah dalam rangka perumusan program, pemantauan dan evaluasi program, serta pelaporan. Penyiapan bahan koordinasi perumusan kebijakan daerah dalam pengembangan program, monitoring dan evaluasi program, serta pelaporan.
Penyiapan bahan koordinasi pelaksanaan penyusunan program, monitoring dan evaluasi program serta tugas perangkat daerah di bidang pelaporan. Penyiapan bahan yang berkaitan dengan koordinasi pelaksanaan tugas perangkat daerah untuk penyusunan program, pemantauan program dan evaluasi laporan.
Aktivitas Magang
Identifikasi Masalah
Efektivitas Kerja
Kinerja Pegawai
Standar Operasional Prosedur
Surat Elektronik
Metode Pengumpulan Data
- Observasi
- Wawancara
- Dokumentasi
Dalam penelitian yang dilakukan penulis, penulis menggunakan berbagai metode untuk mengumpulkan informasi dan dokumen yang diperlukan dalam penyusunan proposal laporan MB-KM ini. Observasi adalah metode pengumpulan data yang dilakukan di lokasi penelitian melalui observasi atau observasi terbaik, dengan tujuan untuk memperjelas kondisi yang ada dan memastikan keakuratan informasi yang diperoleh dari lokasi penelitian. Dalam penelitian penulis menggunakan observasi tidak terstruktur, karena penulis melakukan observasi tanpa menggunakan isyarat, maka penulis menganggap observasi tidak terstruktur.
Wawancara adalah proses komunikatif atau interaktif yang tujuannya untuk mengumpulkan informasi dengan bantuan peneliti yang mengajukan pertanyaan kepada informan atau subjek. Atau penelitian juga dapat digambarkan sebagai proses pembuktian pengetahuan atau informasi yang diperoleh melalui teknik. Dalam wawancara mendalam dijelaskan bahwa peneliti menggali informasi secara mendalam dengan cara terlibat langsung dalam kehidupan informan dan bertanya secara bebas tanpa mengajukan pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya sehingga suasana terasa hidup, dan hal ini dilakukan berkali-kali.
Dalam penelitian yang dilakukan penulis, penulis menggunakan teknik wawancara mendalam karena peneliti langsung mewawancarai narasumber tanpa persiapan apapun dan pertanyaan diajukan secara spontan, sehingga penulis berpendapat bahwa teknik wawancara mendalam digunakan. Dokumentasi adalah proses pengumpulan informasi yang diperoleh dari informasi faktual berupa surat, catatan harian, arsip foto, log aktivitas dan lain-lain. Dalam penelitian ini, penulis mengimplementasikan arsip foto untuk mendokumentasikan penelitian ini dan mendukung proses penelitian.
Analisa Data
Jika tidak ada departemen khusus yang bertugas mengirim surat, bagaimana dengan pegawai yang mengirimkan surat jika pegawai tersebut ada pekerjaan?
Analisa Permasalahan
Efisiensi dalam menjalankan suatu organisasi atau perusahaan, agar dapat berfungsi dengan baik diperlukan kinerja yang baik dari para pegawainya, sehingga pekerjaan dalam organisasi dan perusahaan tersebut dapat membuahkan hasil yang baik.
Pembahasan
- Pengiriman Surat Secara Manual
- Belum Adanya Bagian Khusus yang Bertugas Untuk Mengirimkan
Pengelolaan surat yang dilakukan secara manual menimbulkan permasalahan karena banyaknya surat yang sulit untuk dikelola mengingat pada pembahasan sebelumnya Kantor Sekretariat Kabupaten Pati belum memiliki bagian khusus untuk pengelolaan surat dan pengiriman surat. Keterbatasan dalam pengelolaan surat masuk secara manual antara lain kurangnya kecepatan pencarian surat masuk, kemungkinan hal tersebut akan terjadi. Dari hasil wawancara di atas terlihat bahwa masih terdapat beberapa kendala dalam penggunaan SOP pengelolaan surat secara manual.
Terlihat dari permasalahan yang ada bahwa SOP yang lama masih belum efektif, sehingga perlu memperbaharui SOP pengelolaan email yang sudah ada. Untuk mengatasi permasalahan yang ada, perlu adanya pemutakhiran SOP pola kerja, setelah ditentukan alamat email dan dibentuk bagian khusus yang menangani pengelolaan email yang ada, jam kerja untuk diperlukan bagian manajemen surat. Pada jam yang telah ditentukan, karyawan pengelola surat dapat mengakses kotak masuk pada email untuk membaca pesan yang masuk.
Terbentuknya SOP baru ini dapat mempermudah pencarian font yang ada dan juga dapat mengatasi hilangnya font yang ada. Karena masing-masing bagian di Sekretariat Daerah Kabupaten Pati belum memiliki bagian tata kelola kertas khusus, maka penambahan bagian ini diyakini dapat meningkatkan efektivitas kinerja di masing-masing bagian tersebut. Sebagai Kepala Bagian, setiap bagian di Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Pati, Kepala Bagian akan bertanggung jawab atas pengurusan surat ini.
Tugas pegawai pada bagian pengelolaan surat ini akan bertugas menerima dan mengirim surat yang berhubungan dengan bagian bagian tersebut dan bagian ini akan mengurusi pembuatan surat dan pengarsipan surat-surat yang ada. Pada bagian ini karyawan akan diberikan jam kerja lebih banyak, karena manajemen pekerjaan baru akan dilakukan secara online, sehingga pemantauan pesan dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja, sehingga karyawan tidak hanya memantau selama jam kerja di kantor, tetapi juga karyawan. memantau setiap saat untuk mengetahui informasi yang tersedia. Oleh karena itu, karyawan yang bertugas mengelola surat ini akan menerima kompensasi sesuai dengan tugas yang diberikan kepada karyawan tersebut.
Selain itu akan diterapkan SOP pada bagian pengelolaan surat, mengingat Sekretariat Kabupaten Pati sudah memiliki SOP pengiriman surat sebelumnya, maka bagian pengelolaan surat akan menggunakan SOP yang telah diperbaharui. Bagian administrasi surat membuka surat dan menandai surat masuk yang telah diterima, serta memeriksa penulisan tujuan dan alamat surat keluar.
Kesimpulan
Rekomendasi dan Solusi
- Rekomendasi Permasalahan Kantor SETDA Kabupaten Pati
- Rekomendasi Untuk Kantor SETDA Kabupaten Pati
Hal ini tentu saja akan memakan waktu bagi para pegawai khusus tersebut, maka untuk menjamin semangat dan motivasi kerja para pegawai tersebut maka perlu adanya peningkatan gaji pegawai pengurus surat yang ada, karena hal tersebut memakan banyak waktu bagi pegawai yang ada. Dilihat dari pengalaman penulis, sebagian pegawai di Sekretariat Daerah Kabupaten Pati sudah purna tugas, karena pegawai tersebut kesulitan dalam mengelola sistem komputer, selain itu masih banyak pegawai muda yang merasa bingung dalam mengelola komputer. . Berdasarkan hal tersebut, penulis menyarankan agar kantor Sekretariat Kabupaten Pati dapat memberikan pelatihan bagi pegawai yang merasa masih belum sepenuhnya paham dengan manajemen komputer.
Di era perkembangan teknologi ini banyak pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan internet, dengan penggunaan internet semua pekerjaan dapat dimudahkan, manajemen absensi dengan sidik jari dan juga penggunaan komputer sangat diperlukan agar karyawan mendapatkan kemudahan dalam bekerja. . Manajer dapat memberikan penghargaan atau hadiah kepada karyawan yang melakukan pekerjaan dengan baik, yang memotivasi karyawan untuk memberikan yang terbaik dan juga dapat meningkatkan tanggung jawab karyawan terhadap pekerjaannya.
Hal Positif Selama Perkuliahan yang Bermanfaat Saat Magang
Manfaat Kegiatan Magang MBKM Terhadap Pengembangan Soft Skill
Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Pati terdiri dari beberapa bagian, hal ini memerlukan komunikasi yang baik antar tetangga sehingga dapat tercipta kerjasama yang baik antar masyarakat.
