EHR 2 Organization Assessment and Readiness of EHR implementation

Desain dan implemensi RKE di Organisasi (Bagian 1):

Organization Assessment and Readiness

Guardian Y. Sanjaya

Departemen Kebijakan dan Manajemen Kesehatan, FK-KMK UGM Sistem Informasi Manajemen Kesehatan (SIMKES)

Outline

• Mengapa perlu penilaian?

• Penilaian kesiapan penerapan RKE

• Penilaian kematangan digital di rumah sakit

• Hasil penilaian sebagai dasar perencanaan dan pengembangan sistem informasi

Referensi

• Shortliffe and Cimino. 2014. Biomedical Informatics: Computer applications in health care and biomedicine

• Journal dan book chapter sesuai dengan topik masing-masing pertemuan

• Kata kunci: electronic health records, readiness assessment, digital maturity assessment

RME atau RKE

• An EMR is a computerized medical record used to capture, store and share information between health-care providers in an organization, supporting the delivery of health services to patients.

• An EHR is a computerized health record used to capture, store, access and share summary information for a patient between health-care organizations and providers.

WHO-ITU. 2012. National eHealth Strategy Toolkit

Rekomendasi WHO – Innovation intervention

Birth and Death Registration, personal unique ID Seamless referral services, Telehealth and Telemedicine

Health workforce registry, continuous professional education

Stock notification, management and product catalogues Tracking of client’s health status and services

(interoperable EHR)

Targeted client communications, Decision support systems Personal health records, patient satisfactions

Health Insurance Coverage

Health Systems Challenges Expected Solution and Innovation

Evolusi rekam kesehatan elektronik

6

Collector

Phase 1 Documenter

Phase 2 Create

data/information, Unidirectional

Goal: intention Point-of-care data capture,

Simple Alert system,

Result management Goal: Efficiency

Longitudinal record

DSS in acute care and ambulatory Goal: efficiency, patient safety

Helper

Phase 3

Evidence-based practice

Combine with PHR Goal: Consumer empowerment

Health Information exchange

Goal: Integrated health service

Colleague

Phase 4 Mentor

Phase 5

GartnerGroup generation of EHR (Amatayakul, 2009)

Time

Apakah status Satu Sehat ini mencerminkan kondisi

implementasi teknologi digital di fasilitas kesehatan?

Apa saja masalahnya?

Tantangan (Yoon et al. 2012; Jha et al. 2009) Isu

The amount of capital needed to purchase and implement an EHR system Biaya Investasi Uncertainty about return on the investment (ROI) in an EHR system Expected benefit Concerns about the ongoing cost of maintaining an EHR system Biaya Pemeliharaan

Finding an EHR system that meets the organization’s needs Software

Resistance to implementation from physicians Sosio-teknis

Lack of adequate IT staff SDM khusus IT

Concerns about lack of future support from vendors for upgrading and maintaining the system Kontrak Vendor

Concerns about illegal record tampering or “hacking” Keamanan

Lack of interoperable IT systems in the marketplace Pertukaran data

Concerns about inappropriate disclosure of patient information Keamanan

Disruption in clinical care during implementation Pelayanan

Resistance to implementation from other providers Socio-teknis

Lack of capacity to select, contract for, and implement an EHR system Manajemen TI

Apakah fasilitas kesehatan mampu mengimplementasikan teknologi digital?

• Tahun 1996 di USA investasi industri SI/TI kesehatan tercatat sebesar USD 11,6 Juta, meningkat 16% dari tahun 1995

• Tahun 2002 investasi SI/TI kesehatan sebesar USD 21 Juta

• Tahun 2011 total kontrak SI/IT Kesehatan sebesar USD 633 juta, naik sebesar 22% dari tahun 2010

Snyder, 2002; XXXX, 2011

Apakah fasilitas kesehatan siap menggunakan teknologi digital?

• Tahun 1999 terjadi penurunan revenue (saving) dari fasilitas

kesehatan (RS) sebesar 63% dimana salah satu faktornya karena investasi SI/TI yang tinggi

• 50% dari institusi kesehatan tersebut gagal mengimplementasikan SI/TI

• Salah satu faktornya adalah kurang siapnya fasilitas kesehatan (RS) dalam mengimplementasikan TI

Snyder, 2002. Development and pilot testing of an Organizational Information Technology/Systems Innovation Readiness Scale (OITIRS).

What is readiness assessment?

• “……characterized as the level of fit between new IT/S and the organization”

• “….indicators achievement to determined the level of organization readiness”

What is readiness assessment?

• “the degree to which users, healthcare institutions, and the

healthcare system itself, are prepared to participate and succeed with e-health implementation.”

• avoiding huge losses in time, money, and effort;

• avoiding delays and disappointments among planners, staff, and users of services; and

• facilitating the process of change in the institutions and communities involved

Khoja et al. 2007. e-Health Readiness Assessment Tools for Healthcare Institutions in Developing Countries

Penilaian Kesiapan Penerapan Rekam Kesehatan

Elektronik

Dimana peran penilaian digital?

• Kesiapan SI/TI ditinjau dari berbagai aspek

• Mencerminkan aspek umum

Readiness Assessment

• Road Map/Blue Print SI/TI

• Panduan SI/TI untuk jangka waktu tertentu

Strategic Planning

• Analisa kebutuhan

• Teknis dan Non Teknis pengembangan

• Spesifik dan detail

• Program/project management

System Implementation

• Monitoring implementasi

• Evaluasi dampak teknologi digital

• Perbaikan berkelanjutan Monitoring,

Evaluation, Improvement

Area Readiness Assessment

Organization Culture

• Persepsi

• Prosedur di organisasi

• Project plan untuk EHR

Management Leadership

• Tim Eksekutif (C- Level)

• Finansial

• Strategic plan

• Quality improvement

Operational Readiness

• Workflow, Procedure, Policy

• Vendor relationship

• Implementation, training

Technical Readiness

• Use of existing technology

• IT management

• Staffing for EHR implementation

Better

understanding

Management focus, potensial

development dan planning

Potential process and barriers

Potential areas for increase IT in organization

Ajami et al, 2011. Readiness assessment of EHR implementation

Instrumen readiness assessment

• OITIRS (Organizational Information Technology/Systems Innovation Readiness Scale)

• DOQ-IT (Doctor Office Quality Information Technology)

• CCCEAR (California Community Clinics EHR Assessment and Readiness)

• e-Health Readiness Assessment for Healthcare Institutions

Rita Snyder, 2001 (OITIRS)

Rita Snyder, 2001

DOQ-IT

• Doctor’s Office Quality – Information Technology

• Sudut pandangnya adalah bagaimana klinisi melakukan penilaian kesiapan untuk mengimplementasikan EHR

• Kesiapan dikategorikan menjadi

• Highly prepared

• Moderately Prepared

• Not Prepared

Variabel DOQ-IT

1. Budaya kerja organisasi

2. Tatakelola dan kepemimpinan 3. Operasional

4. Teknis

Budaya Kerja Organisasi

• Seberapa jauh pemahaman staf terhadap sistem yang berbasis komputer

• Sejauh mana keterlibatan tenaga medis maupun staf lainnya dalam upaya rumah sakit mengadopsi TIK.

• Apakah pasien menjadi prioritas utama dalam penggunaan sistem berbasis komputer

• Bagaimana mekanisme interaksi pasien dengan sistem yang ada dan sudah sejauh mana.

• Apakah rumah sakit memiliki rencana yang sistematis dalam mengadopsi TIK di organisasi.

Variabel DOQ-IT…..

Tatakelola dan Kepemimpinan

• Apakah sudah dibentuk komite TI yang terdiri dari perwakilan stakeholder rumah sakit?

• Sudahkan tim eksekutif ini melakukan

pertimbangan cost-benefit dari implementasi TIK?

• Apakah ada anggaran rutin dalam implementasi TIK

• Penilaian proyeksi dampak pemanfaatan TIK bagi organisasi di kemudian hari.

• Sudahkan TIK dimasukkan dalam rencana strategis organisasi?

• Apakah ada road map (SIM Plan) khusus untuk jangka waktu tertentu yang secara berkala

diupgrade?

• Apakah TIK juga direncanakan untuk peningkatan kualitas pelayanan klinis ?

Variabel DOQ-IT…..

Operasional

• Area-area mana saja yang memungkinkan untuk diimplementasikan sistem informasi tanpa harus merombak total proses bisnis yang sedang berjalan?

• Membandingkan proyeksi efisiensi yang mungkin bisa dilakukan dengan adanya sistem yang baru.

• Proses bisnis pelayanan medis (klinis) perlu diidentifikasi, baik rawat inap, rawat jalan dan pelayanan kegawat daruratan

• Identifikasi terhadap kelengkapan format dokumentasi klinis (rekam medis) dan juga potensi TIK dalam mengakomodasi kebutuhan klinis tersebut.

• Identifikasi terhadap kebijakan, SOP, guideline dan protokol yang ada

• Bagaimana mekanisme kontrol kualitas?

• Identifikasi unit TIK dan komposisi staf dalam unit ini

• Apakah ada rencana penguatan kapasitas staf dalam penggunaan TIK

• Bagaimana hubungan antara rumah sakit dengan pengembang sistem informasi yang pernah dilakukan

Variabel DOQ-IT…..

Teknis

• Infrastruktur baik hardware dan jaringan yang sudah digunakan dan sudah ada di fasilitas kesehatan

• Bagaimana mekanisme perawatan investasi TIK tersebut selama ini

• Sejauh mana kapasistas tim teknis yang ada di rumah sakit, untuk memastikan

pemecahan permasalahan teknis pada saat implementasi dan pemeliharaan TIK

• Apakah ada proses pengembangan sistem?

• Sudah masukkah kegiatan teknis dalam anggaran faskes?

Dimana peran penilaian kesehatan digital?

• Kesiapan SI/TI ditinjau dari berbagai aspek

• Mencerminkan aspek umum

Readiness Assessment

• Road Map/Blue Print SI/TI

• Panduan SI/TI untuk jangka waktu tertentu

Strategic Planning

• Analisa kebutuhan

• Teknis dan Non Teknis pengembangan

• Spesifik dan detail

• Program/project management

System Implementation

• Monitoring implementasi

• Evaluasi dampak teknologi digital

• Perbaikan berkelanjutan Monitoring,

Evaluation, Improvement

Micro Level

EMR Quality EMR Use

Macro Level Meso Level

Net Benefit

Healthcare Standard

Legislation, Policy, Governance

Funding, Incentive

Social, Political

& Economic Trends Implementation

Organization People

System Quality

Information Quality

Service Quality

Use

User Satisfaction

Productivity Access Care Quality

Benefit Evaluation Framework

Direct Influence

Direct Effect

Dampak penggunaan RKE

Tsai CH, et al. 2020. Effects of Electronic Health Record Implementation and Barriers to Adoption and Use: A Scoping Review and Qualitative Analysis of the Content.

Penilaian Kematangan Digital Rumah Sakit di

Indonesia

Transformasi Kesehatan Digital

TatakeloladanStrategiSIK, serta KesehatanDigital

Regulasi dan Kebijakan

Standar Data dan Interoperabilitas

Infrastruktur TIK dan Layanan Sistem Informasi

Sumber daya manusia, Perilaku dan Keterampilan Digital

PMK Nomor 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis

• Rekam medis elektronik untuk mendukung mutu pelayanan kesehatan

• Setiap fasilitas kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis elektronik (termasuk layanan telemedicine)

• Rekam medis elektronik: data administratif dan data klinis

• Interoperablitas menggunakan sistem yang difasilitasi oleh Kementrian Kesehatan, transfer data elektronik dalam rangka pelayanan pasien

Berbagai regulasi lain

• UU Kesehatan No 17 tahun 2023

• UU Perlindungan Data Pribadi

• UU Transaksi Data Elektronik

• PP Sistem Informasi Kesehatan

• PMK No 18 tahun 2022 tentang Satu Data Bidang Kesehatan

• Transformasi Kesehatan dan Transformasi Kesehatan Digital

• ………..

Tujuan Penilaian Kematangan Digital

• Menilai adopsi teknologi digital saat ini di tingkat rumah sakit untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi layanan kesehatan

• Mengidentifikasi tantangan penerapan kesehatan digital di tingkat rumah sakit dan mengembangkan rekomendasi mengenai adopsi digital kesehatan, strategi dan prioritas investasi.

• Menyediakan alat untuk mengukur adopsi inovasi digital di tingkat rumah sakit

• Melibatkan komunitas dan asosiasi profesi untuk penilaian dan peningkatan kematangan digital di tingkat rumah sakit.

Digital maturity assessment

• The Adoption Model for Analytics Maturity (AMAM)

• The Continuity of Care Maturity Model (CCMM)

• The Clinically Integrated Supply Outcomes Model (CISOM)

• The Digital Imaging Adoption Model (DIAM)

• The Infrastructure Adoption Model (INFRAM)

• The Outpatient Electronic Medical Record Adoption Model (O- EMRAM)

• The Electronic Medical Record Adoption Model (EMRAM)

● Mendukung transformasi kesehatan digital di Indonesia (SatuSehat)

● Penilaian dan hasil langsung serta umpan balik

● Kemampuan untuk terus

meningkatkan kematangan digital dan implementasi rekam medis elektronik.

● Keterlibatan dan dukungan komunitas asosiasi (PERSI dan PORMIKI)

Pertimbangan penilaian kematangan digital

Transformasi Kesehatan Digital

Adopsi Rekam Medis Elektronik

Perencanaan Strategis dan Peraturan Nasional

Kemenkes Keterlibatan

berbagai stakholder

Pemetaan Parameter Kematangan Digital

Komponen Adopsi

RME NHS HISMM Duncan et al

Sistem dan Infrastruktur TI V V V

Interoperabiltas V V V

Tata Kelola, Manajemen, Strategi V V V

Manusia, keterampilan dan perilaku V V

Analisis data V V V

Keamanan informasi, privasi dan kerahasiaan V V V

Electronic medical records for patient center care V V V V

Maturitas model digital health di rumah sakit

• Rata-rata Tingkat

Kematangan Digital RS di Indonesia adalah 2.54

• Tingkat Kematangan Digital komponen infrastruktur system informasi RS dan SDM, keterampilan dan

pengunaan lebih tinggi dari komponen lainnya.

Level Kematangan Digital di RS Berdasarkan Komponen (n=1.548)

3.25

2.93

2.74

1.99 3.2

2.47 2.81

I.Sistem Informasi dan Infrastruktur

II.Standar dan Interoperabilitas

III.Manajemen dan Tata Kelola

IV.Data Analitik V.Sumber Daya Manusia,

Keterampilan dan Penggunaan VI.Keamanan Informasi,

Privasi dan Kerahasiaan Data

VII.Rekam Medis Elektronik (RME) dan Patient Center

Care

Hasil penilaian sebagai dasar perbaikan berkelanjutan

• Penggunaan standar data yang telah ditetapkan secara nasional dalam penerapan rekam medis elektronik di rumah sakit

• Interoperabilitas dengan SATUSEHAT yang dimulai dengan use case pertama berupa kunjungan pasien (encounter) dan diagnosis

(condition)

• Peningkatan kemampuan analitik dari teknologi digital yang digunakan.

Tantangan penerapan RKE di fasilitas kesehatan

Tsai CH, et al. 2020. Effects of Electronic Health Record Implementation and Barriers to Adoption and Use: A Scoping Review and Qualitative Analysis of the Content.

Pesan pentingnya

• Berbagai macam kerangka penilaian kesiapan SI/TI (EHR) bagi fasilitas pelayanan kesehatan tersedia

• Berbagai penilaian yang ada pada dasarnya menilai berbagai aspek yang mempengaruhi penerapan teknologi digital, baik budaya

organisasi, manajemen dan kepemimpinan, operasional, aspek teknis, aspek bisnis, mutu pelayanan kesehatan.

• Readiness assessment direkomendasikan sebelum pengembangan sistem informasi, baik pada awal atau pada siklus pengembangan lanjutan.