MEMBANGUN TIM EFEKTIF DI PUSKESMAS
A. PENDAHULUAN
Seorang Pemimpin berkewajiban menjadi pioner yang menyiapkan institusinya menjadi organisasi yang siap Digital. Menemukan inovasi digital peningkatan kualitas layanan publik organisasinya dan bagi stakeholdernya dengan memanfaatkan teknologi informasi.
Mensinergikan kolaborasi tim berbasis teknologi informasi seperti Internet of Things, Big Data, Artificial Intelligence, Cloud Computing dan Additive Manufacturing. Kemampuan pemimpin yang memahami dengan baik bagaimana meningkatkan kualitas kompetensi tim, menguatkan komitmen tim serta menyatukan semua potensi tim dengan memanfaatkan teknologi informasi yang berkesinambungan adalah kemampuan yang sangat diharapkan.
Perkembangan teknologi tidak dapat dimungkiri telah mengubah kehidupan umat manusia dari tiap zaman. Setiap hari kehidupan kita bersinggungan dengan teknologi, baik itu telepon genggam, media sosial atau bahkan peralatan rumah tangga. Metode berkomunikasi berubah dengan ditemukannya telegram dan telepon. Sarana transportasi juga berubah dengan ditemukannya mobil dan pesawat pada awal abad ke-20. Industri 3.0 ditandai dengan berkembangnya sektor elektronik, teknologi informasi (transistor, mikroprosesor, telepon genggam, dan komputer) serta proses automatisasi di mana robot dan mesin mulai menggantikan peran manusia. Terakhir adalah industri 4.0. Perkembangan internet telah memulai revolusi industri 4.0. Dengan internet, suatu proses produksi dapat diatur secara virtual dan saling terkoneksi dengan adanya sistem komputasi awan (Cloud), analisis data, dan IoT (internet of things).
Industri 4.0 mengenalkan istilah Smart Factory, yaitu sistem memonitor proses produksi suatu pabrik dengan membuat keputusan desentralisasi, bekerja secara otomatis.
berkomunikasi dan berhubungan dengan manusia secara langsung melalui jaringan nirkabel. Sektor kesehatan adalah sektor yang paling mungkin mendapatkan keuntungan dari Revolusi Industri 4.0 karena bergabungnya sistem fisika, digital dan biologi, walaupun sektor ini mungkin juga yang paling tidak siap menerima. The Economist Intelligence Unit melakukan survei terhadap 622 pemimpin bisnis dari berbagai industri di seluruh dunia yang memperkuat hal tersebut. Berbagai data secara detail tentang kesehatan dan status kebugaran seseorang dapat dikumpulkan oleh telepon genggam dan alat kebugaran yang dipakai sehari-hari. Data tersebut dapat digunakan untuk penelitian kesehatan dan juga berpotensi unutk mentransformasi kesehatan individu dan keperluan medisnya. Studi yang dilakukan The Economist Intelligence Unit mengatakan bahwa sebagian dokter percaya bahwa teknologi telepon pintar sangat berperan dalam memberdayakan pasien untuk mengatur kesehatan secara proaktif.
Data visualization atau visualisasi data adalah cara cepat dan mudah untuk menyampaikan hasil analisis data dengan bahasa awam. Selain itu, visualisasi data juga akan membantumu mencari tahu area mana saja yang paling butuh perhatian dan perbaikan secara kilat. Kenapa begitu? Sebab, cara kerja otak dalam memproses informasi yang masuk itu unik. Seringkali, data yang telah divisualisasi bisa lebih cepat diserap. Coba saja buktikan, kamu pasti lebih mudah untuk memahami laporan berbentuk bagan atau grafik dibandingkan hanya spreadsheet, kan?
Visualisasi data aau data visualization adalah hal yang sangat penting bagi perkembangan suatu bisnis. Dibandingkan dengan membaca saja, Wyzowl mengatakan 80% orang lebih mudah memahami sesuatu secara visual. Data yang valid merupakan salah satu komponen utama bersifat riil dan sesuai dengan fakta yang ada. Data akan memiliki kemanfaatan yang lebih baik, saat digunakan untuk merangkum informasi yang terkait dengannya. Informasi yang dimilikinya pun akan memiliki multitafsir 188 berdasarkan pemanfaatan oleh penggunanya untuk kepentingan sesuai dengan kebutuhannya
Metode visualisasi data, merupakan salah satu ikon kekinian dalam memberikan wawasan pemodelan dalam penyajian data yang bersifat angka-angka, acak, campuran, menjadi tersaji secara grafis maupun diagram, yang spesifik berdasarkan data yang dimiliki, sehingga dapat merumuskan informasi sesuai sudut pandang penggunanya.
Pusat Kesehatan Masyarakat yang dikenal dengan sebutan Puskesmas adalah Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) yang bertanggung jawab atas kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya pada satu atau bagian wilayah kecamatan. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat dinyatakan bahwa Puskesmas berfungsi menyelenggarakan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama. Puskesmas merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) dinas kesehatan kabupaten/kota, sehingga dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, akan mengacu pada kebijakan pembangunan kesehatan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota bersangkutan, yang tercantum dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan Rencana Lima Tahunan dinas kesehatan kabupaten/kota.
Agar Puskesmas dapat mengelola upaya kesehatan dengan baik dan berkesinambungan dalam mencapai tujuannya, maka Puskesmas harus menyusun rencana kegiatan untuk periode 5 (lima) tahunan yang selanjutnya akan dirinci lagi ke dalam rencana tahunan Puskesmas sesuai siklus perencanaan anggaran daerah. Semua rencana kegiatan baik 5 (lima) tahunan maupun rencana tahunan, selain mengacu pada kebijakan pembangunan kesehatan kabupaten/kota harus juga disusun berdasarkan pada hasil analisis situasi saat itu (evidence based) dan prediksi kedepan yang mungkin terjadi.
Diperlukan dukungan sumber daya yang memadai baik dalam jenis, jumlah maupun fungsi dan kompetensinya sesuai standar yang ditetapkan, dan tersedia tepat waktu pada saat akan digunakan. Dalam kondisi ketersediaan sumber daya yang terbatas, maka sumber daya yang tersedia dikelola dengan sebaik-baiknya, dapat tersedia saat akan digunakan sehingga tidak menghambat jalannya pelayanan yang akan dilaksanakan.
Perencanaan yang disusun melalui pengenalan permasalahan secara tepat berdasarkan data yang akurat, serta diperoleh dengan cara dan dalam waktu yang tepat, maka akan dapat mengarahkan upaya kesehatan yang dilaksanakan Puskesmas dalam mencapai sasaran dan tujuannya. Dalam upaya mencakup seluas mungkin sasaran masyarakat yang harus dilayani, serta mengingat ketersediaan sumber daya yang terbatas, maka pelayanan kesehatan harus dapat dilaksanakan secara terintegrasi baik lintas program maupun lintas sektor
Puskesmas mengumpulkan dan mempelajari data kinerja dan gambaran status kesehatan masyarakat di wilayah kerja Puskesmas di tahun (N-2) untuk setiap desa/kelurahan. N menunjukan tahun yang akan disusun, sehingga untuk menyusun perencanaan tahunan (sebagai contoh tahun 2017), maka data kinerja yang dikumpulkan dan dipelajari adalah data tahun 2015. Data yang dibutuhkan meliputi :
1. Kecenderungan pencapaian status kesehatan masyarakat dan hasil kinerja Puskesmas pada tahun (N-3) dan tahun (N-2).
2. Status kesehatan keluarga dan masyarakat dapat dilihat dari hasil Indeks Keluarga Sehat yang diperoleh dari pelaksanaan Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan Keluarga.
3. Hasil kinerja dan mutu penyelenggaraan kesehatan di tahun (N-2).
4. Prediksi status kesehatan dan tingkat kinerja Puskesmas di tahun N, baik prediksi untuk pencapaian target kinerja dan status kesehatan masyarakatnya maupun untuk kesenjangan pencapaian hasilnya serta antisipasi yang perlu diperhatikan terhadap kemungkinan penyebab dan hambatan yang ada serta yang mungkin akan terjadi.
5. Mengidentifikasi faktor-faktor yang mendukung kemungkinan adanya suatu perubahan yang signifikan terjadi, baik perubahan ke arah yang lebih baik dan perubahan kearah yang buruk, dan memanfaatkan pengalaman tersebut untuk mengadakan perbaikan pelayanan kesehatan.
6. Ketersediaan dan kemampuan sumber daya Puskesmas.
B. URAIAN TUGAS KA.SUB BAG. TATA USAHA PUSKESMAS
Sebagai satu-satunya Struktural di puskesmas, kepala sub bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
1. Membuat perencanaan dan pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran puskesmas 2. Sebagai koordinator tim manajemen puskesmas
3. Koordinator sistem informasi puskesmas 4. Koordinator kepegawaian dan rumah tangga 5. Koordinator keuangan
6. Mengkoordinir penyusunan RBA 7. Menyiapkan DPA - UPT puskesmas
8. Melakukan pengelolaan pendapatan dan biaya 9. Menyelenggarakan pengelolaan kas
10. Melakukan pengelolaan utang piutang
11. Menyelenggrakan sistem iformasi manajemen keuangan
12. Menyelenggarakan akutansi dan penyusunan laporan keuangan.
13. Melaksanakan ketatausahaan
14. Melaksanakan pengelolaan sumber daya manusia
15. Melaksanakan pengelolaan barang, aset tetap dan investasi 16. Melaksanakan perencanaan dan evaluasi
17. Menyediakan data
18. Mempertangungjawabkan kinerja operasional di bidangnya 19. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasannya
C. ANALISA LINGKUNGAN EKSTERNAL
1. aspek politik : sebagai pelayanan masyarakat yang paling banyak menyedot massa, puskesmas seringkali dijadikan pendorong politik misalnya dengan iming-iming puskesmas 24 jam dan rawat inap. Padahal menurut Permenkes 43 tahun 2019 tentang Puskesmas dikatakan bahwa Puskesmas Perkotaan tidak bisa rawat inap karena akses yang sudah dekat dengan Rumah Sakit.
2. aspek ekonomi : puskesmas dikenal sebagai tempat pelayanan Kesehatan bagi masyarakat menengah kebawah, padahal saat ini fasilitas yang tersedia di puskesmas bersaing dengan klinik swasta.
3. aspek sosial : biaya berobat di puskesmas terjangkau, tidak mahal.
4. aspek teknologi : perubahan penggunaan teknologi dalam pelayanan Kesehatan semakin menjadi tuntutan masyarakat. Sebagai contoh misalnya pemeriksaan USG pada kehamilan, rontgen dll.
5. aspek lingkungan : lingkungan sekitar puskesmas menjadi tanggungjawabnya dalam upaya pencapaian masyarakat mandiri hidup sehat.
6. aspek legal : Puskesmas adalah fasilitas Kesehatan yang merupakan UPT Dinas Kesehatan Kota membuatnya seharusnya tidak diragukan lagi legalitasnya sebagai usaha pelayanan (BLUD dan penyelenggara Kesehatan) tetapi dalam keberadaan Gedung beberapa puskemas tidak memiliki PPG.
D. DIAGNOSA KOMPONEN INTERNAL ORGANISASI
elemen Kondisi saat ini Kondisi yang diharapkan
Strategy walaupun puskesmas adalah BLUD ada peraturan dan prosedur kota yang tetap harus dipenuhi (walaupun bertentangan dengan flexibelity tsb), contohnya untuk pengadaan barang dan jasa dimana pengadaan barang dan jasa dibawah 200 juta harusnya bisa dilakukan dengan pengadaan langsung tetap harus melalui UPBJ pemerintah kota yang menyebabkan panjangnya proses
felxiblelity puskesmas sebagai BLUD yang diberikan wewenang untuk melakukan perubahan anggaran membuatnya mampu menjawab kebutuhan pelayanan pengguna/masyarakat dengan responsif
Structure pendelegasian wewenang bertingkat dan sesuai dengan SOTK (Struktur Organisasi Tata Kerja) Puskesmas dimana alur dari Kepala Puskesmas, Ka subbag TU, PJ Upaya hingga ke koordinator dan pelaksana layanan
SOTK menjadi acuan bagi delegasi wewenang baik dalam manajemen maupun pelayanan.
Systems Kompetensi, integritas kepala puskesmas yang beragam membuat kondisi menjadi tidak sama ditiap puskesmas.
Kemampuan kepala unit untuk merespon dan memutuskan bergantung pada kompetensi dan integritas individu kepala unit
pembuat keputusan mengenai program dan keuangan ada di Kepala Puskesmas selaku KPA dan PPK serta kepala unit
Skills kompetensi yang ada di tiap profesi pelaksana layanan tidak sama yang disebabkan oleh pendidikan, usia, pengalaman serta kemauan individu.
Puskemas masih dibebani dengan SDM yang tidak mampu beradaptasi dengan perubaan teknologi
Pelaksana layanan sesuai dengan kompetensi yang disyaratkan oleh masing-masing profesi serta mampu beradaptasi dengan perubahan teknologi yang terjadi sebagaimana diharapkan oleh lingkungan Staf ASN yang ada di Puskesmas adalah ASN ASN yang ditugaskan sesuai
yang ditugaskan oleh pemerintah melalui SK walikota atas pengetahuan Dinas Kesehatan dan bukan rekurtmen mandiri Puskemas. Kondisi ini dikecualikan untuk Tenaga Kerja Kontrak BLUD yang diusulkan oleh puskesmas karena kebutuhan, diseleksi sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan serta diberhentikan sesuai dengan evaluasi kinerja dan rekomendasi secara periodik.
Masih ada kesenjangan antara jumlah tenaga yang dibutuhkan dan yang ada, serta kompetensi yang diperlukan dengan kompetensi yang dimiliki
dengan kompetensi dan kebutuhan dalam Rencana Kebutuhan Tenaga dalam aplikasi Renbut Kemenkes.
Shared Stye
Visi, Misi dan tata nilai belum diterapkan dalam pelaksanan pekerjaan harian dimana masih ada anggapan bekerja biasa saja tidak perlu idealis (hanya upaya pengguguran tugas) yang menjadi beban bagi manajemen untuk motivasi kinerja pegawai
Peningkatan mutu secara dinamis dna kontinu yang dievaluasi dari akreidtasi puskesmas serta pemenuhan indikator kinerja yang semuanya tertuang dalam Visi, Misi dan Tata nilai
E. Kesenjangan
Penyebab kesenajangan yang dapat diindentifikasi : 1. External :
ketidaktahuan masyarakat tentang fungsi utama puskesmas sebagai Fasilitas Kesehatan yang lebih mengutamakan Upaya Kesehatan masyrakat sebagai upaya preventif, dan promotive dibandingkan upaya kuratif (pengobatan)
Merubah cara pandang dan stigma masyarakat bahwa puskesmas hanya diakses untuk masyarakat menengah ke bawah.
2. Perencanaan sumber daya manusia tidak detail hingga persyaratan jabatan yang diharapkan dari pemenuhan sumber daya sehingga ada Gap antara SDM yang ditugaskan dengan SDM yang diharapkan.
Pembinaan pegawai tidak dilakukan hingga individu pelaksana, baik Dinas Kesehatan atau pemerintah kota hanya membina per unit atau profesi tetapi tidak per individu sehingga pembinaan individu termasuk peningkatan kompetensi dan motivasi menjadi beban puskesmas.
F. Inovasi
System informasi yang terbuka dan update dapat diciptakan untuk menjembatani kesenjangan pemberian informasi tentang tujuan, fungsi, sasaran, kegiatan puskesmas bagi masyarakat dan pengguna layanan. Saat ini informasi hanya menyentuh mereka pengguna rutin dan tidak menyentuh calon pengguna layanan (baru). Penggunaan medsos dan media lainnya menjadi terbatas karena belum berstruktur dan dikelola dengan baik. Mengingat keterbatasan dan kemampuan sumber daya yang terbatas dan berbeda maka diperlukan adanya tim efektif yang dapat menunjang keberhasilan visi tersebut. Adapun tim yang dimaksud terdiri dari :
1. Seorang pemimpin (ketua), yaitu seorang pemikir yang disiplin yang bertugas mengorganisir dan mengkoordinir tim, memelihara keseimbangan usaha dan menjadi titik tumpu tim dalam menjaga posisi mereka.
2. Pembentuk, orang yang memiliki kemampuan untuk memberikan dinamika dan pengarahan kepada tim, menyediakan motivasi, kreatif.
3. Pemikir, yang dapat menyediakan gagasan bagi kemajuan tim.
4. Pengevaluasi, yang dapat mengevaluasi permasalahan yang ada dan hasil kerja tim.
5. Penyelidik sumberdaya, yang menyediakan informasi dan jejaring sosial dan relasi 6. Pekerja tim, yang secara efisien berhubungan langsung dengan pekerjaan,
memecahkan konflik, memperlancar hubungan dan memotivasi rekan satu tim.
7. Penyelaras akhir, yang memandu dan memberi peringatan kepada tim jika terjadi hal-hal yang tidak sesuai dengan komitmen bersama.
