LAPORAN TUGAS MATA KULIAH SISTEM ENRTERPRISE:
Evaluasi dan Simulasi Proses Bisnis Pengajuan Permohonan PDLN Menggunakan Metode Business Process Improvement (BPI)
di FSM UNDIP
Disusun oleh:
1. Amara Putri Soniaji 24060123120004 2. Bramantyo Kunni Nurrisqi
24060123130091 3. Muthia Zhafira Sahnah 24060122130071
MATA KULIAH SISTEM ENTERPRISE
DEPARTEMEN INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN MATEMATIKA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2025
A. Identifikasi Proses Bisnis
Pada tahap ini, dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan terkait pengajuan permohonan Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) di Fakultas Sains dan Matematika Universitas Diponegoro. Berikut merupakan uraian proses bisnis pada bagian Kerjasama FSM UNDIP.
Salah satu tugas bagian Kerjasama FSM UNDIP adalah membantu dalam pengurusan permohonan perjalanan dinas ke luar negeri bagi dosen dan tenaga kependidikan. Saat ini, alur permohonan masih dilakukan secara manual, di mana pemohon mengajukan permohonan secara langsung atau melalui pesan chat kepada admin bagian Kerjasama. Pengumpulan dokumen juga dilakukan melalui chat, tanpa adanya batasan waktu yang jelas apabila terdapat kekurangan dokumen. Kondisi ini menyebabkan ketidakefisienan dalam proses pengajuan. Selain itu, setelah seluruh dokumen terkumpul, bagian Kerjasama harus membuat surat secara manual dengan mengetik satu per satu, yang memakan waktu cukup lama. Hal ini diperburuk dengan tingginya beban kerja bagian Kerjasama karena adanya tugas lain di luar pengurusan permohonan PDLN.
B. Pemodelan Proses Bisnis Pengajuan Permohonan PDLN Saat Ini (as-is)
Gambar diatas menggambarkan proses bisnis saat ini (as-is) yang melibatkan dua aktor, yaitu pemohon dan bagian Kerjasama FSM UNDIP. Pemohon yang ingin mengajukan permohonan Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) harus mengajukan
permohonan secara langsung atau melalui pesan chat kepada bagian Kerjasama. Setelah menerima permohonan, bagian Kerjasama akan memeriksa kelengkapan dokumen yang diajukan. Apabila dokumen dinyatakan belum lengkap, maka dokumen tersebut akan dikembalikan untuk dilengkapi oleh pemohon. Berdasarkan hasil wawancara dengan admin bagian Kerjasama, proses verifikasi dan kelengkapan dokumen ini dapat memakan waktu lebih dari dua hari, disebabkan oleh tingginya jumlah permohonan yang masuk serta kurang responsifnya pemohon dalam melengkapi kekurangan dokumen. Setelah seluruh dokumen dinyatakan lengkap, bagian Kerjasama kemudian membuat surat urgensi, surat jaminan pembiayaan, surat tugas, serta daftar riwayat hidup berdasarkan dokumen yang telah dikumpulkan. Pembuatan surat dan daftar riwayat hidup dilakukan secara manual, yang seringkali membutuhkan waktu cukup lama karena tingginya beban kerja serta ketidaklengkapan dokumen yang masih sering terjadi. Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk proses pembuatan surat ini berkisar antara 2 hingga 3 hari. Tahap berikutnya adalah penandatanganan surat oleh pemohon, kemudian bagian Kerjasama akan mengajukan permohonan ke tingkat Universitas melalui formulir online yang telah disediakan.
C. Analisis FMEA
Setelah mengidentifikasi proses bisnis pengajuan permohonan PDLN saat ini, maka diperlukan evaluasi proses bisnis untuk menemukan akar permasalahannya menggunakan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Tingkat keparahan, frekuensi terjadinya, dan tingkat deteksi digunakan sebagai parameter untuk mengukur nilai Risk Priority Number (RPN). Nilai RPN yang tinggi harus diselidiki lebih lanjut karena menjadi penyebab masalah dalam alur pendaftaran nikah dan perlu dilakukan perbaikan. Nilai RPN didapat dari hasil perkalian tingkat kesalahan, tingkat deteksi, dan tingkat kejadian. Dari hasil analisis FMEA diperoleh 4 RPN tertinggi seperti pada hasil analisis berikut.
1. Analisis RPN Bisnis Proses Lama No Aktivitas Modus
Kesalahan Efek Penyebab Deteksi S O D RPN Rank Priority
1
Pemohon mengajukan permohona n PDLN melalui chat
Dokumen tidak lengkap
Permohonan tidak bisa diproses
Ketidaktahu an pemohon tentang syarat
Saat pemerik saan dokume n
5 8 6 240 2 HIGH
Data mudah tercecer dan tidak terstruktur
Data pemohon hilang atau tidak tercatat
Chat pribadi membuat data tidak terarsip dengan baik dan Tidak ada
template/for m baku dalam pengajuan
Pengece kan manual oleh admin saat dokume n dikump ulkan dan menghu bungi pemoho n untuk mengon firmasi ulang
4 7 6 168 3 MEDIUM
2
Bagian kerjasama FSM memeriksa kelengkapa n
Tidak teliti memeriksa dokumen
Dokumen kurang tapi dianggap lengkap
Kelelahan / kurang fokus
Verifika si silang dokume n
6 5 5 150 4 LOW
3
Membuat surat pengantar, surat urgensi, dll secara manual.
Data surat salah (nama, tanggal)
Surat tidak valid / ditolak
Salah input, kurang cek ulang
Proses validasi data
8 6 6 288 1 HIGH
2. Upaya Perbaikan
No Proses Aktivitas Modus Kesalahan
Upaya Perbaikan
1
Pengajuan Surat PDLN
Pemohon mengajuka n
permohona n PDLN melalui chat
Dokumen tidak lengkap
Sosialisasi syarat dokumen ke pemohon Data mudah
tercecer dan tidak terstruktur Bagian
kerjasama FSM memeriksa kelengkapa n
Tidak teliti memeriksa dokumen
Buat checklist dokumen wajib
Membuat surat pengantar, surat urgensi, dll
Data surat salah (nama, tanggal)
Pemeriksaa n dokumen menggunak an sistem
secara manual.
3. Analisis RPN Bisnis Proses Baru No Aktivitas Modus
Kesalahan Efek Penyebab Deteksi S O D RPN Rank Priority
1
Pemohon mengajukan permohona n PDLN melalui chat
Dokumen tidak lengkap
Permohonan tidak bisa diproses
Ketidaktahu an pemohon tentang syarat
Saat pemerik saan dokume n
6 4 3 72 2 LOW
Data mudah tercecer dan tidak terstruktur
Data pemohon hilang atau tidak tercatat
Chat pribadi membuat data tidak terarsip dengan baik dan Tidak ada
template/for m baku dalam pengajuan
Pengece kan manual oleh admin saat dokume n dikump ulkan dan menghu bungi pemoho n untuk mengon firmasi ulang
7 4 3 84 1 MEDIUM
2
Bagian kerjasama FSM
Tidak teliti memeriksa dokumen
Dokumen kurang tapi
Kelelahan / kurang fokus
Verifika si silang
6 3 3 54 3 LOW
memeriksa kelengkapa n
dianggap lengkap
dokume n
3
Membuat surat pengantar, surat urgensi, dll secara manual.
Data surat salah (nama, tanggal)
Surat tidak valid / ditolak
Salah input, kurang cek ulang
Proses validasi data
6 4 2 48 4 LOW
Berdasarkan hasil analisis FMEA di atas, dapat dilihat bahwa proses membuat surat pengantar, surat urgensi, dan surat lainnya secara manual memiliki nilai RPN tertinggi.
Artinya proses ini menjadi penyebab masalah pada alur pengajuan permohonan PDLN dan membutuhkan perbaikan. Proses ini mendapatkan RPN tertinggi karena tingkat ketelitian yang dimiliki sumber daya dalam memasukkan data surat dan total sumber daya yang tersedia hanya 1. Kemudian nilai RPN tertinggi selanjutnya yaitu pemohon mengajukan permohonan PDLN melalui chat, proses ini potensi masalah yang muncul yaitu ketidaklengkapan dokumen yang dibutuhkan dan dokumen yang tidak terstruktur.
Hal tersebut menghambat pemrosesan dokumen. Lalu pada proses bagian kerjasama FSM memeriksa kelengkapan memiliki potensi masalah ketidaktelitian dalam meninjau dokumen sehingga meloloskan dokumen yang kurang lengkap.
Setelah melakukan analisis FMEA pada alur pengajuan permohonan PDLN, dapat disimpulkan bahwa masalah-masalah yang muncul banyak berkaitan dengan kelengkapan berkas. Permasalahan tersebut yang membuat waktu pengajuan PDLN menjadi lama. Oleh karena itu diperlukan perbaikan agar proses yang berkaitan dengan kelengkapan dan peninjauan dokumen bisa diefisienkan sehingga meminimalisir dampak yang ditimbulkan.
D. Analisis Aktivitas
Setelah dilakukan analisis FMEA, maka selanjutnya menganalisis aktivitas dalam proses bisnis PDLN dengan mengelompokkan aktivitasnya menjadi 3 kelompok,
yaitu Real Value Added (RVA) aktivitas yang dihasilkan menunjukkan output ke masyarakat, Business Value Added (BVA) aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah secara langsung, tetapi aktivitas ini digunakan sebagai aktivitas pendukung untuk proses bisnis lainnya, dan Non Value Added (NVA) aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah sehingga dapat dieliminasi. Berikut pengelompokan aktivitas dalam proses pengajuan PDLN:
RVA BVA NVA
Pemohon mengajukan permohonan PDLN
Menerima pengajuan PDLN
Menandatangani surat urgensi dan jaminan pembiayaan
Menginformasikan jika data dan dokumen tidak lengkap
Membuat surat pengantar, surat urgensi, jaminan pembiayaan dan surat tugas Memberi tahu pemohon untuk melakukan tanda tangan di ruangan bagian kerjasama fakultas Mengajukan permohonan PDLN ke bagian kerjasama Universitas melalui form yang disediakan
E. Rekomendasi Proses Bisnis
Penyusunan rekomendasi proses bisnis tidak hanya didasarkan pada hasil analisis FMEA dengan memperhatikan nilai RPN tertinggi, tetapi juga mempertimbangkan aktivitas-aktivitas yang memiliki potensi besar terhadap terjadinya kesalahan. Dengan memanfaatkan 12 tools streamlining BPI, perancangan rekomendasi proses bisnis menjadi lebih terarah, efektif, dan efisien. Penting untuk memastikan bahwa aktivitas yang diusulkan dalam rekomendasi mampu memberikan efektivitas yang lebih baik dibandingkan dengan aktivitas pada proses awal. Rekomendasi ini disusun untuk meningkatkan kemudahan dan kecepatan dalam proses pengajuan PDLN. Berikut adalah tabel rekomendasi proses bisnis yang diusulkan:
Proses Bisnis Awal Proses Bisnis Rekomendasi
(SIMPEL-FSM) Jenis
Streamlining 1. Pemohon mengirimkan
formulir permohonan melalui WhatsApp secara langsung.
1. Pemohon mengisi dan
mengirimkan formulir PDLN secara online melalui SIMPEL-FSM dengan isian form wajib.
Upgrading
2. Bagian Kerjasama menerima formulir manual dan melakukan pengecekan kelengkapan dokumen.
2. Sistem melakukan validasi data secara real-time (memastikan pengisian field wajib, format NIK, dan lampiran PDF), serta
menampilkan error secara langsung.
Simplification
3. Jika data tidak lengkap, terjadi komunikasi bolak-balik antara Bagian Kerjasama dan pemohon melalui WhatsApp.
3. Jika data tidak lengkap, sistem secara otomatis menolak
permohonan, memberikan status
“Rejected” serta mengirimkan notifikasi singkat berisi alasan penolakan.
Bureaucracy Elimination
4. Bagian Kerjasama membuat surat urgensi, surat jaminan pembiayaan, dan surat tugas secara manual menggunakan Word.
4. Sistem menyediakan fitur
“Generate Dokumen” untuk otomatis membuat surat urgensi, jaminan pembiayaan, surat tugas, dan CV yang dapat diunduh dalam format Word.
Upgrading
Berdasarkan Tabel diatas , jenis streamlining upgrading diterapkan pada proses pengisian formulir permohonan PDLN. Pada proses sebelumnya, pemohon harus mengirimkan formulir melalui WhatsApp secara langsung kepada Bagian Kerjasama, yang rawan terjadi kesalahan pengiriman atau ketidaklengkapan data. Melalui SIMPEL-FSM, formulir kini diisi dan dikirimkan secara online dengan pengaturan isian form wajib, sehingga memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah disediakan sebelum permohonan dikirim. Penerapan upgrading ini bertujuan meningkatkan akurasi, kecepatan, dan kenyamanan dalam proses pengajuan permohonan.
Pada proses pengecekan kelengkapan dokumen, jenis streamlining simplification digunakan. Sebelumnya, admin harus mengecek dokumen secara manual setelah menerima formulir, yang memerlukan waktu cukup lama dan rentan terhadap human error. Dengan rekomendasi sistem validasi data real-time, SIMPEL-FSM secara otomatis akan memeriksa pengisian field wajib, format NIK, dan memastikan bahwa lampiran berbentuk PDF. Jika ditemukan kesalahan, sistem langsung memberikan notifikasi error kepada pemohon, sehingga kesalahan dapat diperbaiki dengan cepat tanpa harus melibatkan komunikasi tambahan dengan admin.
Jenis streamlining bureaucracy elimination diterapkan pada proses komunikasi antara Bagian Kerjasama dan pemohon terkait kelengkapan dokumen. Sebelumnya, jika dokumen belum lengkap, terjadi bolak-balik komunikasi melalui WhatsApp yang memperlambat proses. Dengan sistem baru, jika dokumen tidak lengkap, permohonan akan otomatis ditolak dan diberi status "Rejected" disertai notifikasi singkat yang berisi alasan penolakan. Ini menghilangkan proses komunikasi manual yang berulang dan mempercepat alur pelayanan.
Kemudian, pada proses pembuatan dokumen administrasi seperti surat urgensi, surat jaminan pembiayaan, dan surat tugas, digunakan kembali jenis streamlining upgrading. Awalnya, admin harus membuat dokumen tersebut secara manual menggunakan Word, yang memakan waktu lama dan menambah beban kerja. Dengan SIMPEL-FSM, admin cukup menggunakan fitur "Generate Dokumen" untuk secara otomatis menghasilkan semua dokumen yang diperlukan, yang kemudian bisa langsung diunduh dalam format Word. Hal ini tentu mempercepat proses administrasi dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengetikan dokumen.
Secara keseluruhan, penerapan berbagai jenis streamlining ini bertujuan untuk menciptakan proses bisnis pengajuan PDLN di FSM UNDIP yang lebih cepat, akurat, modern, dan mengurangi beban kerja administratif.
F. Pemodelan Rekomendasi Proses Bisnis
Pada gambar di atas ditampilkan pemodelan rekomendasi proses bisnis pengajuan permohonan PDLN melalui sistem SIMPEL-FSM. Pemodelan ini bertujuan untuk menyederhanakan alur, mempercepat proses, serta mengurangi interaksi manual
yang sebelumnya banyak terjadi. Berikut alur rekomendasi proses bisnis berdasarkan masing-masing aktor:
a. Pemohon
Pemohon mengisi dan mengirimkan formulir permohonan PDLN secara online melalui SIMPEL-FSM.
Jika isian tidak lengkap atau format salah, sistem akan secara otomatis menolak permohonan dan mengirimkan notifikasi penolakan beserta alasannya.
Jika isian lengkap, permohonan akan diproses lebih lanjut.
Setelah dokumen seperti surat urgensi, surat jaminan pembiayaan, surat tugas, dan CV di-generate oleh sistem, pemohon akan menerima notifikasi untuk mendapatkan dokumen tersebut dan melakukan tanda tangan.
Setelah tanda tangan selesai, permohonan siap diajukan ke Universitas.
b. Bagian Kerjasama FSM
Admin bagian kerjasama memeriksa permohonan yang masuk setelah validasi sistem.
Admin memastikan bahwa semua dokumen telah ditandatangani oleh pemohon.
Admin kemudian mengajukan permohonan resmi PDLN ke Universitas/Menko yang berwenang menggunakan dokumen yang sudah lengkap.
c. Sistem SIMPEL-FSM
Sistem melakukan validasi data real-time saat pengisian formulir (seperti pengecekan field wajib, format NIK, dan lampiran PDF).
Sistem menampilkan error langsung jika ada kesalahan dan memberikan status
“Rejected” bila perlu.
Sistem juga meng-generate dokumen yang diperlukan dan menyimpan seluruh data permohonan.
G. Simulasi Proses Bisnis
1. Simulasi Proses Bisnis Saat Ini (As is)
Time Analysis Resource Utilization Number of
Process Started 10 Pemohon 48,25%
Number of Processes Completed
10 Bagian Bidang
Kerjasama FSM 96,49%
Minimum of
Processing Time 27m Maximum of
Processing Time 67m Mean of
Processing Time 40m
2. Simulasi Proses Bisnis Rekomendasi (To Be)
Time Analysis Resource Utilization Number of
Process Started 10 Pemohon 95,38%
Number of Processes Completed
10 Bagian Bidang
Kerjasama FSM 72,31%
Minimum of
Processing Time 15m Fakultas
SIMPLE-FSM 14,62%
Maximum of
Processing Time 44m Mean of
Processing Time 29,5m
H. Hasil Perbandingan Simulasi Proses Bisnis (as is) dan Proses Bisnis (to be) 1. Process Validation dan Time Analysis
Pengajuan Permohonan PDLN As is To be Selisih
Number of Process Started 10 10 0
Number of Processes Completed 10 10 0
Minimum of Processing Time 27m 15m 12m
Maximum of Processing Time 67m 44m 23m
Mean of Processing Time 40m 29,5m 10,5m
Berdasarkan hasil perbandingan process validation dan time analysis proses bisnis (as is) dan (to be) sebagai berikut:
a. Jumlah proses yang dimulai dan diselesaikan pada proses as is maupun to be tetap sama 10
b. Minimum waktu pemrosesan pada proses as is 27 menit dan berkurang pada to be menjadi15 menit
c. Maximum waktu pemrosessan pada proses as is 67 menit dan berkurang pada to be menjadi 44 menit
d. Rata-rata waktu pemrosesan pada as is 40 menit dan berkurang pada to be menjadi 29,5 menit
2. Resources Utilization
Resource Utilization As Is Resource Utilization To Be
Pemohon 48,25% Pemohon 95,38%
Bagian Kerjasam Fakultas 96,49% Bagian Kerjasam Fakultas
72,31%
SIMPEL-FSM 14,62%
Berdasarkan hasil perbandingan resource analysis proses bisnis (as is) dan (to be) sebagai berikut:
a. Resource utilization Pemohon meningkat dari 48,25% (as is) menjadi 95,38% (to be). Dengan demikian, Pemohon lebih aktif pada proses Pengajuan Permohonan PDLN hasil rekomendasi daripada Bagian Kerjasama Fakultas.
b. Resource utilization Bagian Kerjasama Fakultas menurunt dari 96,49%
(as is) menjadi 72,31% (to be). Dengan demikian, beban kerja Bagian Kerjasama Fakultas berkurang pada proses Pengajuan Permohonan PDLN hasil rekomendasi.
c. Kemudian pada proses bisnis rekomendasi terdapat penambahan aktor yaitu SIMPEL-FSM dengan presentase 14,62%
