TUGAS RESEPTIONIS
1. Memberikan informasi kepada pengunjung.
2. Mencatat data setiap tamu yang masuk maupun keluar.
3. Menerima panggilan yang masuk lalu menghubungkannya pada pihak yang dituju.
4. Menghubungkan telepon kepada nomor yang dituju atas permintaan beberapa pihak.
5. Mendata dan melaporkan semua kegiatan secara berkala.
6. Menerima kedatangan tamu dengan sikap yang baik, ramah, dan profesional.
7. Mencatat setiap nomor panggilan masuk dan keluar ke dalam log book.
8. Melakukan aktivitas dan fungsi penerimaan lainnya.
HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN RESEPSIONIS 1. Hindari membuat para tamu menunggu terlalu lama.
2. Menyambut tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan apa kebutuhan mereka.
3. Perhatikan minat tamu perusahaan. Apabila orang yang ingin ditemui tidak ada, tanyakan apakah mereka berkenan menunggu.
4. Jika manajemen perusahaan tidak dapat menerima tamu, sampaikan dengan baik-baik kepada tamu.
5. Buat keputusan segera apakah tamu perlu diarahkan ke pihak lain.
6. Dapat memimpin tamu, memberikan informasi yang diperlukan, dan membantu para atasan untuk melayani apa saja yang tamu butuhkan.
7. Hindari mengunyah makanan ketika berurusan dengan tamu atau sedang menerima panggilan.
8. Hindari bekerja sama dengan karyawan lain di meja depan jika untuk tujuan non-kerja.
9. Menyingkirkan hal-hal di atas meja yang tidak berkaitan dengan pekerjaan.
10.Menghindari berjalan bolak-balik di ruang tamu dengan sandal maupun tampilan berantakan.
11.Hindari mengobrol atau bertepuk tangan dengan karyawan lain.
a. PENGETAHUAN
Tentu saja syarat utama menjadi resepsionis adalah memiliki pengetahuan, khususnya di bidang hospitality. Berikut pengetahuan umum dan khusus yang perlu Anda miliki.
Pengetahuan Umum
Seorang resepsionis harus memiliki pengetahuan umum lantaran mereka akan menerima tamu dari berbagai latar belakang yang berbeda, baik itu suku, budaya, bahkan negara.
Sehingga, penting bagi mereka mempelajari kultur budaya lokal dan internasional.
Dengan menguasai hal tersebut, maka ini bisa menjadi senjata ampuh untuk menunjang karir mereka ke depan, apalagi jika mampu berbahasa asing.
Pengetahuan Khusus
Selain pengetahuan umum, resepsionis juga harus memiliki pengetahuan khusus terkait perusahaannya. Pasalnya tugas dan tanggung jawab resepsionis adalah bukan hanya menyambut kedatangan tamu, melainkan juga mencatat informasi tamu dan menjual keunggulan produk maupun fasilitas dari perusahaan itu sendiri. Maka, mereka harus mempelajari mengenai informasi perusahaan, agar dapat memberikan penjelasan dengan baik dan jelas kepada tamu.
b. KEPRIBADIAN
Berikutnya syarat menjadi resepsionis adalah memiliki kepribadian baik dan menyenangkan. Mereka harus selalu siap membantu tamu jika diperlukan, menjadi pendengar yang baik, dan senang berhubungan dengan tamu.
Baik, Sopan, Ramah Seperti yang sudah dijelaskan di atas bahwa resepsionis harus selalu bersikap ramah, murah senyum, dan sopan agar pengunjung merasa nyaman.
Selain itu, resepsionis juga perlu memiliki kepribadian baik, seperti memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain.
Gigih dan Cerdas
Terkadang, tantangan menjadi resepsionis adalah rasa bosan. Ini dikarenakan mereka selalu mengerjakan pekerjaan sama dari pagi hingga sore. Hal tersebut bisa membuat mereka teledor atau bahkan menyambut tamu dengan wajah murung dan tidak ramah.
Tentu saja ini tidak baik, sehingga resepsionis perlu memiliki kepribadian gigih dan cerdas, serta mampu bersikap profesional.
Rasa Tanggung Jawab
Resepsionis yang bertanggung jawab adalah mereka yang selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.
