I. PENDAHULUAN A. Lntnr Belnltnng
Manusia merupakan salah satu sumberdaya dalam suatu organisasi disamping sumberdaya lainnya. Menurut Gilley dan Eggland (1993), organisasi pada saat ini terdiri atas tiga tipe sumberdaya ; fisik, finansial, dan manusia.
Kedudukan sumberdaya manusia dalam suatu organisasi dinilai penting dan strategis karena manusia memegang peranan dalam menentukan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi.
Dalam pasal 1 ayat 2 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi, disebutkan bahwa perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi. Untuk menyelenggarakan kegiatannya, perguruan tinggi memerlukan dan menggunakan sumberdaya pendidikan yang dimiliki termasuk diantaranya sumberdaya manusia. Jika dilihat dari adanya unsur kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan atau sasaran bersama, maka perguruan tinggi dapat disebut sebagai suatu organisasi.
Jarre11 (1993), mendefinisikan organisasi sebagai suatu kumpulan dari sumberdaya manusia, material dan modal yang secara sosioteknikal diatur untuk memungkinlcan penggunaannya menyelesaikan suatu tujuan produktif.
Sumberdaya manusia (pegawai) dalam suatu perguruan tinggi dapat dibedakan kedalam tenaga kependidikan dan tenaga administrasi. Tenaga kependidikan terdiri atas dosen dan tenaga penunjang akademik (antara lain : peneliti, pustakawan, pranata komputer, laboran dan teknisi sulnber belajar).
Sedang tenaga administrasi sebagai unsur pelaksana administrasi dibedakan kedalam tenaga struktural dan tenaga non struktural umum.
Demikian pula bagi IPB sebagai salah satu perguruan tinggi negeri dalam bidang pertanian, Institut Pertanian Bogor ( P B ) selain mempunyai sumberdaya manusia sebagai tenaga kependidikan (dosen) dan tenaga penunjang akademik (pustakawan, laboran dan teknisi) juga mempunyai tenaga administrasi baik tenaga stn~ktural maupun tenaga non-struktural umum. Walaupun laboran dan teknisi termasuk kedalam tenaga penunjang akademik namun karena sampai saat ini kedua jabatan tersebut belum diakui sebagai jabatan fungsional maka dimasukkan kedalam kelompok tenaga administrasi. Berdasarkan data Laporan Tahunan IPB, Tahun Anggarar~ 199912300, jumlah tenaga administrasi (tenaga administrasi umum, laboran, teknisi dan satpam) adalah 1.559 orang (53,43%) dan sebagian besar rnempunyai jenjang pendidikan SLTA (53,37%) dan Sekolah Dasar (23,09%).
Setelah dilakukan analisis jabatan, untuk kelompok tenaga administrasi selain terdiri dari laboran, teknisi dan satpam, maka kemudian untuk tenaga administrasi umum dibagi lagi kedalam berbagai jenis jabatan non-struktural umum sehingga secara keseluruhan teridentifikasi sebanyak 106 jenis jabatan tenaga administrasi (non struktural umum). Dengan adanya pengelompokkan tenaga administrasi kedala~n beberapa jenis jabatan tersebut; maka akan memudahkan dalam pembinaan dan pengembangznnya.
Dalam rangka pelaksanaan dan pencapaian visi, misi, dan tujuan IPB sebagai suatu perguruan tinggi, selain dosen dan pustakawan maka fungsi dan peranan tenaga penunjang akademik (teknisi dan laboran), dan tenaga administrasi (tenaga struktural administrasi, tenaga non-struktural umum dan satpam) makin diperlukan. Hal ini sejalan dengan arah strategi pengembangan manajemen
perguruan tinggi pada pembangunan sistem manajernen IPB dan persiapan menghadapi pelaksanaan otonomi perguruan tinggi. Sejak beberapa tahun terakhir, upaya peningkatan kualitas dan pemberdayaan sumberdaya manusia khususnya untuk tenaga administrasi (tenaga penunjang akademik dan tenaga administrasi) telah dilakukan. Upaya tersebut dilakukan antara lain dalam bentuk kegiatan analisis jabatan, dan berbagai pelatihan seperti pelatihan administrasi, teknis laboratoriuln dan aplikasi komputer.
Untuk tahun anggaran 199912000, peningkatan kualitas, produktivitas dan profesionalisme tenaga administrasi telah diprogramkan oleh IPB, dan telah dijadikan usul kebijakan perencanaan untuk tahun anggaran 2000120C11. Deinikian pula untuk tahun-tahun anggaran berikutnya, pengembangan sumberdaya manusia (tenaga administrasi) telah menjadi kebijakan IPB.
Pelatihan bagi tenaga ad~ninistrasi telah sering diselenggarakan oleh IPB.
Namun, salah satu kendala dalam pelaksanaan program pelatihan selama ini adalah besarnya jumlah tenaga administrasi (1.559 orang) dan beragamnya latar belakang pendidikan serta tugas pokoknya. Hal ini terjadi karena di lingkungan IPB terdapat banyak unit kerja yaitu : 7 (tujuh) fakultas, 2 (dua) lembaga, 3 (tiga) biro, dan 2 (dua) unit pelaksana teknis dengan tugas dan fingsi yang berbeda.
Jenjang pendidikan tenaga administrasi pada saat ini beragam mulai Sekolah Dasar sampai dengan Pascasarjana, dan sebagian besar adalah SLTA dan Sekolah Dasar. Pada setiap jenis jabatan tenaga administrasi, selain terdapat perbedaan dalam jenjang pendidikan juga mempunyai pengalaman dan masa kerja yang berbeda. Keragaman ini terjadi antara lain karena perbedaan dalam rekrutmen awal pegawai baru di masa lalu yang disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing unit kerja, dan katidak skragaman dalam kebijakan pengembangan dan pelatihan tenaga administrasi. Kendala lain adalah terbatasnya frekuensi penyelenggaraan pelatihan. Oleh karena itu, diperlukan penetapan prioritas jenis pelatihan yang diselenggarakan secara tepat.
Penyelenggaraan pelatihan administrasi selama ini belum didzsarkan pada hasil analisis kebutuhan (trnijling needs nssesnieiit) yang dirancang secara sistematik. Untuk itu, dala~n menetapkan prioritas dan untuk nieningkatkan efisiensi serta efektivitas penyelenggaraan pelatihan, perencanaan dan program pelatihan harus disusun berdasarkan pada hasil analisis kebutuhan pelstihan.
B. Identifiknsi Mnsnlnh
Dari permasalahan yang telah dikemukakan dalam latar belakang tersebut diatas, selanjutnya dapat diidentifikasi beberapa masalah sebagai berikut :
1. Besarnya jumlah dan beragamnya jenis jabatan tenaga administrasi (non struktural umum).
2. Jenjang dan latar belakang pendidikan, serta pengalaman tenaga administrasi yang beragam.
3 . Adanya ketidak sesuaian antara latar belakang pendidikan dengan penempatannya pada beberapa jabatan non-struktural umum.
4. Pengembangan karier tenaga administrasi mernerlukan persyaratan kemampuan kerja tertentu sesuai dengan kemampuan kcrja patokan yang ditetapkan pada setiap jenis jabatan.
5. Penentuan jenis atau materi pelatihan selama ini belum didasarkan pada hasil analisis kebutuhan.
6. Frekuensi penyelenggaraan dan jenis pelatihan yang diselenggarakan lnasih terbatas.
7. Kebijakan setiap unit kerja di lingkungan IPB dalam pengembangan dan pelatihan pegawai belum seragam.
8. Penerapan hasil pelatihan belum dilakukan secara optimal.
9. Evaluasi hasil kerja pasca pelatihan belum dilakukan .
C. Pembntnsnn Masnlnh
Berdasarkan identifikasi masalah tersebut diatas, permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini dibatasi pada masalah yang berkaitan dengan analisis kebutuhan pelatihan (irainil~g needs nssesn~eiit) seperti disebutkan pada butir 1 s/d butir 7. Sedangkan permasalahan pada butir 8 dan butir 9 belkaitan dengan kegiatan pasca pelatihan dan diperlukan kajian lebih lanjut.
D. Pel.umusnn Mnsnlnh
Permasalahan yang berkaitan dengan analisis kebutuhan pelatihan selanjutnya dapat dimmuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana menetapkan program pelatihan tenaga administrasi secara tepat sesuai dengan kondisi dan kebutuhan IPB ?
2. Bagaimana menentukan prioritas jenis pelatihan yang akan diselenggara- kan ?
3. Jenis pelatihan apa saja yang perlu diselenggarakan ?
4. Berapa julnlah dan siapa peserta untuk setiap jenis pelatihan ? 5. Teknik dan metode pelatihan apa yang perlu diterapkan ? 6. Kapan dan dimana pelatihan harus diselenggarakan ?
Hasil penelitian ini diharapkan dapat :
1. Mengidentifikasikan jeiis-jenis pelatihan tenaga administrasi yang diperlukan.
2. Menentukan prioritas jenis pelatihan yang perlu diselenggarakan.
3. Merancang teknik dan metode pelatihan tenaga administrasi.
4. Merancang sistem analisis kebutuhan pelatihan tenaga administrasi.
5. Merekomendasikan program pelatihan tenaga administrasi.
F. Runng Linglcup Penelitinn
Penelitian ini difokuskan pada analisis kebutuhan pelatihan bagi tenaga administrasi yaitu tenaga administrasi umunl, teknisi, laboran, dan satpam. Untuk jabatan dosen dan pustakawan tidak menjadi obyek penelitian karena kedua jabatan tersebut telah diatur secara tersendiri mengenai jenjang dan syarat jabatan,
uraian tugas dan pengembangan kariernya.
G. Definisi Ope~.nsionnl
1. Tenaga administrasi adalah tenaga penunjang akademik, dan tenaga administrasi non-struktural umum di lingkungan IPB yang terdiri atas tenaga administrasi umum, teknisi, laboran, dan satpam.
2. Pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang lebih merlgutamakan praktik dari pada teori (INPRES N o ~ n o r 15 Tahun 1974).
