1
BAB 1
PENDAHULUAN
Pada bab satu menjelaskan latar belakang penelitian ini mengapa dilakukan, secara umum penelitian ini akan melakukan perancangan dan pembanguanan aplikasi bernama SIPS yaitu Sistem Informasi Pengelolaan Surat. Setelah menjelaskan latar belakang, akan dijelaskan juga terkait perumusan masalah, tujuan penelitian, serta manfaat penelitian yang akan dihasilkan dari aplikasi ini.
Permasalahan pada penelitian ini akan menggunakan kerangka pemikiran dengan metode Fishbone yang akan dibahas juga pada bab ini.
1.1 Latar Belakang
Surat merupakan salah satu bentuk berkomunikasi dengan tujuan untuk menyampaikan sebuah informasi yang ditulis oleh pihak satu kepada pihak lainnya dengan tujuan untuk memberitahukan maksud dari isi surat atau pesan yang ditulis oleh pengirim surat. Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat saat ini tidak bisa dihindari pengaruhnya, surat yang awalnya berbentuk fisik telah dirubah menjadi elektronik mail dengan bantuan internet. Namun pada beberapa kasus surat fisik masih digunakan hingga saat ini dengan tujuan tertentu. Dalam organisasi atau perusahaan surat terbagi menjadi surat masuk maupun surat keluar.
Surat masuk merupakan berbagai macam jenis surat yang telah diterima oleh organisasi, instansi, atau perorangan, yang telah diterima melalui pos dan kurir sebagai pengantar suratnya. Sedangakan surat keluar adalah sebuah surat yang ditujukan oleh pihak instansi atau organisasi yang dimana isi surat tersebut berupa informasi dan data penting atau informasi lainnya kepada pihak penerima surat (Rumaf, Djufri, & Sabtu, 2019).
Pastinya semua surat masuk dan surat keluar yang telah dikirim ke perusahaan tentunya memiliki nilai yang sangat penting karena selain sebagai alat untuk komunikasi, surat tersebut pastinya mengandung informasi yang akan disampaikan dan suatu hari nanti informasi tersebut akan dibutuhkan kembali. Oleh sebab itu pengelolaan surat baik masuk ataupun keluar harus dilakukan secara efektif dan
2
efisien. Contoh sistem pengelolaan surat yang buruk di kantor adalah seperti terdapat banyaknya tumpukan surat di ruangan dan dibiarkan begitu saja, apabila ingin mencari informasi di surat terdahulu tentunya akan memakan waktu. Selain itu kejadian ini dapat menimbulkan kerugian bagi pihak perusahaan atau organisasi karena surat yang ditumpuk bisa saja hilang atau rusak sehingga menghilangkan informasi penting yang ada di surat tersebut (Arifin, Latif, & Putri, 2020).
Sama halnya seperti yang dijelaskan sebelumnya Kelurahan Sepinggan tidak terlepas dari kegiatan surat menyurat, baik surat masuk ataupun surat keluar.
Melalui wawancara bersama Kepala Kelurahan surat masuk ataupun surat keluar yang telah diterima dalam pertahunnya kurang lebih bisa mencapai 1000 surat baik berbentuk fisik maupun berbentuk elektronik, hal tersebut yang menyebabkan pengelolaan surat masuk ataupun surat keluar menjadi sangat penting. Namun pengelolaan surat yang ada sekarang di Kelurahan Sepinggan dirasa kurang efektif dan efisien, hal tersebut bisa tercermin dari proses pencatatan dan pengarsipan suratnya. Dimana dalam proses pendataan surat masuk maupun surat keluar masih menggunakan buku dan lembaran kertas pendisposisi untuk mencatatnya serta menggunakan bantuan microsoft excel untuk melakukan pelaporannya. Sedangakan untuk proses pengarsipan suratnya masih disimpan di sebuah kotak dan menumpuk di ruangan Kasi Kesekretariatan Ketika surat tersebut dibutuhkan kembali, maka harus dicari di tumpukan surat tersebut sehingga membutuhkan waktu yang lama.
Kemudian tidak semua surat yang masuk diserahkan langsung kepada Sekertaris Kelurahan. Karena sebelum surat sampai ke Kepala Kelurahan, surat tersebut harus ke sekertaris Kelurahan untuk dicatat dan setelah itu bisa diberikan kepada Kepala Kelurahan. Namun Kepala Kelurahan sering berada di luar kantor dan sulit ditemui.
Oleh karena itu ketika ada surat masuk masih dipegang oleh kasi tertentu atau Sekertaris Kelurahan langsung, lalu nanti diserahkan ke Kepala Kelurahan. Namun dalam beberapa kasus ada surat masuk yang tidak segera diberikan ke Kepala Kelurahan dan terdapat surat yang hilang. Hal ini bisa menghambat proses pengelolaan surat masuk maupun surat keluar.
Dari beberapa penilitian yang telah dilakukan sebelumnya terdapat solusi yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah yang serupa. Salah satunya adalah penelitian yang dilakukan oleh Sumiati dalam melakukan pembuatan website
3 Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Pengarsipan pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB. Tujuan website tersebut dibuat untuk mempermudah staff Ekspedisi dan Arsip dalam proses pengelolaan surat, pengarsipan, rekapitulasi laporan surat, monitoring disposisi surat masuk dan verifikasi status surat masuk (Sumiati, 2017) Berdasarkan permasalahan yang didapatkan, penelitian kali ini dilaksanakan akan melakukan perancangan dan pembanguan aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat (SIPS) yang berbasis website dengan menggunakan metode Personal Extreme Programming. Sistem informasi ini dibangun berbasis website dikarenakan atas permintaan dari pegawai dan Kepala Kelurahan yang mengatakan ingin memiliki aplikasi yang dimana ketika dibuka aplikasi tersebut dapat digunakan untuk membantu pekerjaan di kantor baik untuk dirinya maupun untuk pegawai. Oleh karena itu website dirasa cocok untuk mengatasi hal tersebut karena cepat dan mudah digunakan. Pembuatan aplikasi ini hanya akan ditujukan kepada pihak Kelurahan Sepinggan dalam melakukan pengelolaan surat. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini akan memudahkan pihak Kelurahan dalam hal pengelolaan surat masuk maupun surat keluar, lalu bisa mengatasi permasalahan sebelumnya.
Penelitian ini diawali dengan melakukan wawancara untuk menganalisis sistem yang sedang digunakan saat ini, kemudian pengembang akan melakukan perancangan dan pembangunan sistem. Setelah sistem jadi akan dilakukan pengujian bersama dengan user dengan tujuan untuk mengetahui apakah sistem yang telah dibuat oleh pengambang telah sesuai dengan keinginan user atau belum.
Hasil dari penelitian ini berupa dokumen perancangan dan aplikasi website Sistem Informasi Pengelolaan Surat.
1.2 Perumusan Masalah
Melihat permasalahan yang didapat dari latar belakang sebelumnya, didapatkanlah sebuah rumusan masalah yang terdapat pada penelitian ini adalah Bagaimana membangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat yang bisa mempercepat surat diproses, mempermudah dalam pencatatan dan pengarsipan surat, serta mempermudah rekapitulasi laporan pada Kelurahan Sepinggan?
4
1.3 Tujuan Penelitian
Pada penelitian ini pastinya memiliki tujuan yang ingin dicapai pada peneliti adalah membangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat berbasis website dengan menggunakan metode Personal Extreme Programming untuk Kelurahan Sepinggan.
1.4 Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah yang telah didapat pada penelitian ini, terdapat batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi ini akan dibangun dengan berbasis website dan akan dikembangkan dengan menggunakan framework Laravel.
2. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan metode Personal Extreme Programming.
3. Objek dari penelitian yang dilakukan ini hanya untuk karyawan dari Kelurahan Sepinggan.
4. Pengelola dari aplikasi ini adalah pegawai dari kasi kesekretariatan dan sekretaris Kelurahan Sepinggan.
5. Pembuatan aplikasi ini hanya mencakup pada pengelolaan surat masuk, surat keluar, surat peninjauan, surat ahli waris, dan surat keputusan Kepala Kelurahan.
1.5 Manfaat Penelitian
Pada penelitian ini manfaat yang ingin dituju dari melaksanakan penelitian adalah sebagai berikut:
1. Membantu memudahkan atau meringankan pihak Kelurahan Sepinggan saat melakukan pendataan dan penyimpanan surat melalui Sistem Informasi Pengelolaan Surat berbasis website.
2. Menghemat waktu dan mengurangi biaya yang diperlukan dalam melakukan pengelolaan surat.
5 1.6 Kerangka Pemikiran Penelitian
Kerangka pemikiran penelitian ini menggunakan metode fishbone diagram.
Diagram ini menjelaskan mengapa perlu adanya Sistem Informasi Pengelolaan Surat berbasis website untuk Kelurahan Sepinggan. Kerangka pemikiran penelitian bisa dilihat pada Gambar 1.1.
Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran Penelitian
Pada Gambar 1.1 menunjukkan bahwa mengapa Keluahan Sepinggan membutuhkan pembangunan sistem informasi pengelolaan surat. Pada kategori man power menjelaskan bahwa tidak adanya sumber daya manusia di Kelurahan Sepinggan yang tidak memiliki keahian dalam kasi IT dan di sana tidak memiliki staff atau unit dalam kasi IT. Selain itu Kepala Kelurahan sering melakukan tugas dan pekerjaannya diluar sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk pendisposisian dan surat untuk diproses. Kemudian, staff kesekretariatan terkadang lupa untuk mencatat surat yang masuk maupun keluar. Pada kategori machine menjelaskan bahwa belum adanya di sana sebuah sistem informasi yang bertugas dalam pengelolaan surat, karena semua sistem informasi yang ada di Kelurahan diberikan oleh pihak ketiga. Pada kategori method menjelaskan bahwa proses pencatatan surat, pengarsipan surat, dan pendisposisian surat masih dilakukan secara konvensional atau manual sehingga dalam pengerjannya memakan waktu yang lama dalam memproses surat yang ada. Pada kategori material menjelaskan bahwa barang yang digunakan untuk melakukan pencatatan dan pengarsipan surat mudah rusak karena tidak terbuat bahan yang khusus, lalu barang yang digunakan untuk menyimpan surat tersebut terkadang dipindah ke ruangan lain karena terlalu
6
menumpuk di ruang kesekretariatan. Sehingga ketika proses pencarian surat terdahulu membutuhkan waktu yang lama.
