Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Unit Tata Usaha SDN 3 Dewasari Kabupaten Ciamis
Holil
Program Studi Teknik Informatika Universitas BSI Bandung Email : holil@neuronworks.co.id
Abstrak
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dan juga berfungsi sebagai alat pengingat. SDN 3 Dewasari Kabupaten Ciamis merupakan salah satu sekolah yang didalam aktifitasnya terdapat pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Maka untuk mempermudah pengarsipan surat dalam rangka menyediakan informasi yang cepat dan pengarsipan yang rapih, dibuat sebuah perancangan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang diharapkan dapat membantu bagian tata usaha SDN 3 Dewasari Kabupaten Ciamis. Hasil yang didapat dari membuat sistem ini adalah untuk menangani dokumen arsip surat masuk dan surat keluar, mempermudah untuk proses pengarsipan surat yang terintegrasi antar unit adanya backup surat apabila surat asli hilang dan rusak. Perangkat lunak yang dibangun merupakan perangkat lunak yang berbasis web dan dibangun dengan. Bahasa pemograman menggunakan Hypertext Preprocessor (PHP) dan perancangan database dengan MySQL. Hal tersebut diharapkan dapat membantu kegiatan pada SDN 3 Dewasari Kabupaten Ciamis.
Kata Kunci : Surat masuk, surat keluar, Pengelolaan, PHP, MySQL.
Abstrack
Letters are a means of communication to convey written information by a party to another party and also function as a reminder. SDN 3 Dewasari Ciamis Regency is one of the schools in which there are management of incoming and outgoing mail. So to simplify the filing of letters in order to provide fast information and neat filing, a design of an information system for incoming mail and outgoing mail is designed that is expected to help the administration of SDN 3 Dewasari Ciamis Regency. The results obtained from making this system are to handle incoming mail documents and outgoing mail, making it easier for the integrated document archiving process between units to have a backup of the letter if the original letter is lost and damaged. The software that is built is web-based software and built with. The programming language uses Hypertext Preprocessor (PHP) and database design with MySQL. This is expected to help activities at SDN 3 Dewasari, Ciamis Regency.
Keywords: Inbox, outgoing mail, Management, PHP, MySQL.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi pada saat sekarang ini memegang peran penting dalam kehidupan bermasyarakat, baik dalam bidang social maupun ekonomi. Teknologi computer dalam kaitannya dalam pengunaan sistem informasi merupakan suatu sarana media informasi yang diperlukan untuk melakukan pengolahan data secara cepat dan efisien. Dengan dukungan sistem komputerisasi. Dimana dengan sistem ini dapat memudahkan dalam pengarsipan ataupun dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat sehingga terlihat lebih efektifitas dan efisiensi waktu kerja (Rustamin and Anita Puspita Dewi, 2016).
Kecepatan pengelolaan data dan penyampaian informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap instansi, data maupun informasi yang harus diolah tentu tidak memungkinkan dilakukan semua dengan menggunakan cara manual. Pengolahan data yang jumlahnya sangat banyak memerlukan suatu alat bantu yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinggi. Alat bantu tersebut berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Keunggulan computer dalam memproses data akan meningkatkan efektifitas, produktifitas, serta efisiensi suatu aplikasi (J. Lorés & T. Granollers, 2003).
Pada Sekolah Dasar Negeri 3 Dewasari Kabupaten Ciamis mengalami kesulitan dalam pengelolaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar dimulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa penulisan di buku besar. Sehingga segala sesuatu yang menyangkut tentang data atau keterangan tersebut mempunyai kegunaan atau nilai tertentu, sehingga arsip yang diperlukan dapat mudah ditemukan. Dengan menyimpan data atau keterangan tersebut, maka didapat surat yang disebut dengan arsip. Sistem pengarsipan yang berjalan saat ini dapat dikatakan masih kurang efisien dan efektif, semua proses masih dilakukan secara
konvensional. Diantaranya adalah kesulitan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar serta membutuhkan waktu lama dalam pembuatan surat keluar maupun disposisi.
Berdasarkan identifikasi permasalahan diatas, maka permasalahan yang akan dijawab yaitu : 1. Menghasilkan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada unit Tata Usaha Sekolah Dasar Negeri 3 Dewasari Kabupaten Ciamis, yang efisien dan efektif.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi serta untuk mempermudah pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang sebelumnya masih menggunakan sistem konvensional pada Tata Usaha Sekolah Dasar Negeri 3 Dewasari Kabupaten Ciamis.
METODOLOGI PENELITIAN
Metode Pengumpulan Data 1. Studi Pustaka (Literatur)
Dalam metode ini peneliti mendapat bahan penulisan dan membaca beberapa buku, berupa buku pemograman, catatan kuliah dan beberapa literature lainnya untuk memperoleh bahan tentang sistem yang baik serta pengimplementasian dalam sistem yang sedang berjalan.
2. Wawancara
Peneliti melakukan wawancara dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan Bapak Jeni Nendar S.Pd selaku bagian Operator Sekolah guna mendapat informasi yang akurat mengenai proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
3. Observasi
Peneliti mengamati secara langsung ke Unit Tata Usaha Sekolah Dasar Negeri 3 Dewasari Kabupaten Ciamis untuk memperoleh beberapa data mengenai pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah metode waterfall.
Berikut ini adalah tahapan dari waterfall : 1. Analisa Kebutuhan
Peneliti mengidentifikasi masalah, yakni meliputi pengelolaan surat menyurat yang belum terkomputerisasi dan pengarsipan surat yang masih bertumpuk-tumpuk. Dari identifikasi yang peneliti peroleh maka peneliti melakukan pengembangan dengan membuat rancangan mengenai sistem pengelolaan surat di Unit Tata Usaha SDN 3 Dewasari Kabupaten Ciamis guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi.
2. Desain
Pada tahapan ini, penelitian membuat rancangan halaman antarmuka website yang akan dibangun, dengan membuat Entity Relationship Diagram (ERD) sebagai gambar alur database, Unifited Modeling Language (UML) sebagai gambaran fungsional utamanya, dan menggunakan bahasa pemograman berbasis Hypertext Preprocessor (PHP).
3. Code Generation
Pada tahapan ini, peneliti menggunakan desain kedalam tools pendukung yaitu menggunakan perangkat lunak yang digunakan untuk merancang tahapan design, dengan menggunakan bahasa pemograman Hypertext Preprocessor (PHP), text editor menggunakan Note Pad ++, server local menggunakan Xampp v3.2.2, dan perancangan database dengan MySQL.
4. Pengujian Program (Testing)
Testing merupakan tahapan akhir dimana sistem diuji kemampuan dan ke efektifitasannya sehingga didapatkan kekurangan dan kelemahan sistem yang kemudian dilakukan pengkajian ulang dan perbaikan terhadap aplikasi menjadi lebih baik dan sempurna dengan metode yang digunakan adalah black box testing.
5. Support
Tahapan akhirnya adalah dukungan, dimana pada tahapan ini peneliti melakukan perawatan dan pengembangan__berupa update terhadap konten untuk menyesuaikan dengan informasi yang berubah atau bertambah.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Tahapan Analisis
Berikut ini usulan kebutuhan sistem (system requirement) dari website sistem aplikasi pengelolaan surat dan dokumen di SDN 3 Dewasari yang akan di rancang :
1. Halaman User / Staf :
A.1. User dapat melakukan login.
A.2. User dapat melihat laporan surat masuk dan surat keluar.
A.3. User isi surat dalam bentuk fail data.
2. Halaman Admin :
B.1. Admin melakukan login
B.2. Admin dapat menginput surat masuk.
B.3. Admin dapat menginput surat keluar.
B.4. Admin dapat mengelola data surat.
B. Use Case Diagram
Use Case menggambarkan fungsionalitas sistem atau persyaratan yang harus dipenuhi sistem dari pandangan pemakai. Berikut merupakan gambaran Use Case diagram yang terdiri dari:
1. Use Case diagram halaman user atau staff dan halaman admin :
2. Use Case Diagram Halaman Admin
C. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktifitas dari sebuah sistem atau proses bisnis sistem usulan yang akan dibangun. Bentuk Activity Diagram untuk pembuatan aplikasi pengelolaan surat dan dokumen di SDN 3 Dewasari dapat dilihat pada gambar berikut ini :
1. Activity Diagram Login
2. Activity Diagram Staff dan Admin lihat rekap surat masuk
3. Activity Diagram Staff dan Admin lihat rekap surat keluar
4. Activity Diagram Admin Input surat masuk
D. Database
Desain database adalah salah satu tahapan awal dalam membangun suatu basis data, tahapan ini dalam membuat basis data, biasanya membuat tabel-tabel yang nantinya akan digunakan untuk menyimpan data, pada pembuatan ini perlu didefinisikan relasi antar table-tabel tersebut. Entity Relationship Diagram, merupakan sebuah diagram yang digunakan untuk merancang hubungan antar tabel-tabel.
1. Entity Relationship Diagram
2. Logical Record Structure
Berikut adalah rancangan antar muka pengguna yang memperlihatkan bagaimana bentuk dari perangkat lunak yang akan dibangun nantinya berdasarkan struktur aplikasi yang sudah dibuat.
a. Form Menu Login
Di bawah ini adalah tampilan menu Form Login
Pada menu Login, lalu masukkan Username dan Password untuk membuka program. Klik tombol Login atau masuk, jika Username dan Password benar maka menu utama akan tampil, tetapi jika Username dan Password salah maka akan kemblai ke form Login dan akan menampilkan pesan sebagai berikut:
b. Halaman Dashboard
Pada menu Dashoard atau menu utama tedapat menu Surat, Rekap Surrat, dan Logout. Jika user menekan menu surat maka akan muncul 2 menu lagi yaitu surat masuk dan suat keluar. Dan jika user menekan menu rekap surat juga maka akan tampil menu rekap surat masuk dan rekap surrat keluar. Menu Logout Jika semua data surat masuk dan keluar telah di input dan disimpan kedalam penyimpanan basis data, maka petugas boleh keluar dari program dengan mengklik tombol Logout.
c. Surat Masuk
Pada menu ini user akan memasukan semua data kedalam form yang sudah ada. Tombol pilih file berfungsi untuk mencari data surat yang berupa file gambar (jpg, pdf, png, dan lainnya). Dan jika
tombol simpan di tekan maka data akan langsung tersimpan di Database.
d. Surat Keluar
Pada menu ini user akan memasukan semua data kedalam form yang sudah ada. Tombol pilih file berfungsi untuk mencari data surat yang berupa file gambar (jpg, pdf, png, dan lainnya). Dan jika tombol simpan di tekan maka data akan langsung tersimpan di Database.
e. Rekap Surat Masuk
Pada menu ini user akan di sajikan data dari semua data surat masuk yang pernah di input oleh bagian admin. Jika tombol download ditekan oleh user maka secara otomatis sistem akan mengunduh file copy berupa file gambar.
f. Rekap Surat Keluar
Pada menu ini user akan di sajikan data dari semua data surat keluar yang pernah di input oleh bagian admin. Jika tombol download ditekan oleh user maka secara otomatis sistem akan mengunduh file copy berupa file gambar.
PENGUJIAN
Pada tahapan pengujian sistem penulis melakukan pengujian terhadap program yang dibuat. Pegujian yang dilakukan untuk mengetahui kemampuan perangkat lunak dalam menangani kondisi yang tidak normal dengan tujuan untuk mempersiapkan banyak hal, dari segi sistem adalah untuk memastikan aplikasi web yang diluncurkan bisa menangani pengakses aplikasi tersebut. Berikut ini adalah penjelasan dari pengujian program sistem aplikasi pengelolaan surat dan dokumen di SDN 3 DEWASARI yang telah dikodekan melalui pengujian blackbox (blackbox testing).
Hasil dari pengujian blackbox hasil sesuai dengan yang diharapkan.
KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa pada SDN 3 Dewasari memiliki beberapa masalah dengan sistem pengarsipan yang sedang berjalan saat ini. Masalah – masalah tersebut diantaranya kurangnya pegawai yang khusus menangani surat, pengetahuan pegawai masih rendah dalam mengelola surat, penggunaan peralatan dan
perlengkapan belum optimal, belum tersedia ruang khusus kearsipan, dan sistem yang berjalan masih mengunakan catatan manual, sehingga mempersulit dalam pencarian arsip di waktu mendatang. Maka dari itu, penulis mengusulkan sebuah aplikasi pengelolaan surat dan dokumen.
Berdasarkan analisis, perancangan dan implementasi program, dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat keluar telah behasil dibangun.
Sistem berjalan dengan baik, sehingga bagian tata usaha bekerja dengan efisien dan efektif.
2. Hasil pengujian menunjukan bahwa fungsi – fingsi yang terdapat pada aplikasi berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan dan rancangan.
SARAN
Dari hasil penelitian dan perancangan aplikasi ini, penulis memiliki beberapa saran kepada penelitian selanjutnya, karena masih ada kekurangan kekurangan. Sehingga dimasa yang akan dating dapat dilakukan pengembangan yang lebih baik. Adapun saran penulis sebagai berikut :
1. Sebaiknya keamanan lebih di tingkatkan untuk menghindari adanya kehilangan atau kerusakan data.
2. Perbaikan pada tampilan aplikasi sehingga menjadi aplikasi lebih menarik
3. Sistem dapat dikembangkan sehingga dapat memberikan fungsi – fungsi lainya yang mengenai surat.
DAFTAR PUSTAKA
Darlianto, A., & Permana, I. (2016). SISTEM
INFORMASI PENCATATAN
SURAT MASUK (Studi Kasus:
Kantor Camat Kampar Kiri Kabupaten Kampar Provinsi Riau).
Jurnal Ilmiah Rekayasa Dan Manajemen Sistem Informasi, 2(1), 37–43. Retrieved from
http://ejournal.uin-
suska.ac.id/index.php/RMSI/article/v iew/1783
Junus, M., Elektro, J. T., & Malang, P. N.
(2018). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk & Surat Keluar Jurusan Teknik Elektro Berbasis Web Melalui Jaringan. Jurnal ELTEK, Vol 16 Nomor 02, Oktober 2018 ISSN 1693- 4024, 16, 18–32.
Masykur, F., Makruf, I., & Atmaja, P. (2015).
Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web. Indonesian Journal on Networking and Security, 4(3), 1–7.
Priyadi, D. A., & Lestari, E. W. (2018).
Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Pada Kantor Desa Tanjungsari Kutowinangun Kebumen Berbasis Desktop. Jurnal Teknik Komputer,
IV(2), 84–91.
https://doi.org/10.31294/jtk.v4i2.344 4
Rachmatsyah, A. D., & Merlini, D. (2017).
Perancangan Sistem Informasi Administrasi Surat Berbasis Desktop.
06(September), 130–136. Retrieved from
http://jurnal.atmaluhur.ac.id/index.ph p/sisfokom/article/view/259
Simangunsong, A. (2018). Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web.
Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web Agustina, 2(1), 11–19.
Sitohang, H. T. (2018). Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web Pada Pengadilan Tinggi Medan.
Journal Of Informatic Pelita
Nusantara Volume 3 No 1 Maret 2018 E-ISSN 2541-3724, 3(1), 6–9.
Suendri. (2018). No Title. 6341(November), 1–9.
Sutopo, P., Cahyadi, D., & Arifin, Z. (2018).
Sistem Informasi Eksekutif Sebaran Penjualan Kendaraan Bermotor Roda 2 di Kalimantan Timur Berbasis Web.
Informatika Mulawarman : Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, 11(1), 23.
https://doi.org/10.30872/jim.v11i1.1 99
Syaban, R. M., & Bunyamin, H. (2015).
Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Di Dinas Sosial Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Kabupaten Garut Menggunakan Framework Php. Jurnal Algoritma, 12, 1–11.
Syafriadi. (2015). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Pada Universitas Cokroaminoto Palopo. Sentra Penelitian Engineering Dan Edukasi, 7(4), 19–
27.
Zulvianita Rustamin and Anita Puspita Dewi.
(2016). Sistem Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Sekretariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara. Jurnal Sistem Informasi Dan Teknik Komputer, 1(2), 165–
172.
