Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah ﷻ, karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat melaksanakan kerja praktek dan menyelesaikan laporan kerja praktek yang dilakukan di Badan Kepegawaian Diklat Kabupaten Bengkalis dalam bidang pengadaan, mutasi dan promosi. Terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kerja praktek dan menyelesaikan laporan kerja praktek ini sebagai berikut. Bapak Fajri Profesio Putra, M.Cs selaku Koordinator Kerja Praktek Program Studi Rekayasa Perangkat Lunak Politeknik Negeri Bengkalis.
Bapak Muhammad Asep Subandri, M.Kom selaku Pembimbing Kerja Praktek Program Studi S1 Rekayasa Perangkat Lunak Politeknik Negeri Bengkalis. Masih banyak keterbatasan dan kekurangan dalam pelaksanaan kerja praktek dan penyusunan laporan kerja praktek, sehingga jauh dari kata terucap. Kritik dan saran serta permintaan maaf dari pihak terkait harus membangun kesempurnaan.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Pemikiran KP
Tujuan dan Manfaat KP
Luaran Proyek Kerja Praktik
Dengan dikembangkannya sistem ini akan memberikan dampak bagi instansi yaitu mempermudah proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara akurat, cepat dan efisien.
GAMBARAN UMUM INSTANSI
- Sejarah Singkat Instansi
- Visi Dan Misi Instansi .1 Visi
- Misi
- Struktur Organisasi Instansi
- Ruang Lingkup Instansi
Struktur organisasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Bengkalis dibentuk berdasarkan Peraturan Bupati Bengkalis No. 63 Tahun 2016 tentang kedudukan, susunan organisasi, eselon, tugas, fungsi dan uraian tugas serta tata kerja pada Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Bengkalis diuraikan sebagai berikut. Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Bengkalis merupakan unsur penunjang urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah, berkedudukan di bawah bupati dan bertanggung jawab kepadanya melalui sekretaris daerah. Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Bengkalis menyelenggarakan fungsi penunjang dalam rekrutmen, pendidikan dan pelatihan. Uraian tugas dan fungsi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Bengkalis berdasarkan Surat Keputusan Bupati Bengkalis No. 63 Tahun 2016 sebagai berikut.
Pengelola bertugas membantu bupati, menangani urusan penunjang negara yang menjadi kewenangan daerah, dan tugas pembantuan di lingkungan kepegawaian, lembaga pendidikan dan pelatihan. Sekretariat bertugas memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan. Bidang Pengadaan, Serah Terima dan Kampanye mempunyai tugas menyusun dan melaksanakan kebijakan, memberikan pendampingan serta monitoring dan evaluasi di bidang pengadaan, serah terima dan kampanye.
Bagian Pengembangan Kompetensi Perangkat dan Disiplin Informasi bertugas dalam pembuatan kebijakan, perencanaan dan koordinasi di bidang pengembangan kompetensi perangkat. Bidang Penilaian Kinerja Aparatur, Penghargaan dan Pemberhentian bertugas menyiapkan bahan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan terkait kinerja perangkat, penghargaan dan pemberhentian.
BIDANG PEKERJAAN SELAMA KP
- Pemeliharaan server simpeg
- Mengolah data sekolah di kabupaten Bengkalis
- Memasukkan data-data pegawai
- Peremajaan data PNS di bagian jabatan dan angka kredit
- Mengikuti kelas complete UI Designer: visual design, prototype, usability, dan testing (BWA)
- Mengantar surat mutasi pegawai di beberapa instansi
- Melakukan peremajaan data PNS di bagian sasaran kinerja pegawai (SKP)
- Mengikuti kegiatan FGA scrum master dari kominfo
- Mengelola surat data-data pns
- Mengerjakan project sistem informasi surat masuk dan surat keluar Mengerjakan project yang didapatkan dari pihak instansi untuk membuat
Mencari data sekolah di Kabupaten Bengkalis, data yang dicari berupa nama sekolah dan alamat sekolah. Target yang diharapkan untuk menyelesaikan masalah ini adalah satu minggu dan semua data yang dicari dapat diperoleh. Memasukkan data pegawai ke dalam sistem simpeg, data yang meliputi nama, nip, pangkat, golongan, jabatan, unit kerja, masa kerja dan pendidikan.
Data yang dibutuhkan adalah nama, jenjang, pangkat, golongan, jabatan, unit kerja, masa kerja dan pendidikan. Target yang diharapkan dalam menyelesaikan masalah ini adalah satu minggu dan semua data dapat dimasukkan. Data yang diperlukan adalah jabatan (jenis jabatan, instansi, unit organisasi, jabatan TMT dan nomor SK pegawai) dan nomor kredit (nomor SK PAK, tanggal SK, bulan penilaian, bulan penyelesaian penilaian, pokok kredit, dan pinjaman penunjang baru) .
Data yang dibutuhkan adalah jenis jabatan, jenis skema kinerja, nilai SPC dan perilaku kerja. Hambatan dalam menyelesaikan proyek adalah kurangnya pengetahuan coding dan sulitnya mencari data melalui komunikasi.
Pengembangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar
Metodologi
- Prosedur Pembuatan Sistem
- Metodologi Pengumpulan Data
- Proses Perancangan
- Tahapan dan Jadwal Pelaksanaan
Perancangan dan Implementasi .1 Analisis Data
- Rancangan Sistem
- Implementasi Sistem
- Dampak Implementasi Sistem
Dalam implementasi sistem terdapat beberapa hasil desain yang kemudian dibentuk menjadi website dengan format tampilan yang berbeda-beda sehingga dapat digunakan oleh pengguna (karyawan). Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar merupakan sistem informasi berbasis web yang terdiri dari beberapa form tampilan sebagai berikut. Tampilan form login digunakan untuk membuka akses sistem secara keseluruhan dengan memasukkan alamat email dan password.
Tampilan form homepage digunakan untuk menampilkan fungsi utama sistem, halaman awal dan jumlah surat masuk dan keluar. Diformini juga digunakan untuk menambah, mengubah, dan menghapus data instance. Formini digunakan pada minggu ke-18, umpan balik dari pengguna sudah sesuai. Tampilan formulir entri surat digunakan untuk menampilkan informasi yang terkait dengan data pengguna entri surat.
Tampilan formulir tambah surat digunakan untuk menampilkan informasi terkait penambahan surat masuk atau surat keluar ke sistem. Formulir ini juga digunakan untuk melihat detail, mencetak laporan, mengubah dan menghapus surat masuk. Formulir ini digunakan pada minggu ke-18, umpan balik dari pengguna kurang cocok, karena mengandung bug, yaitu tidak dapat melihat pratinjau email yang masuk, sehingga perlu diperbaiki.
Formulir ini juga digunakan untuk melihat detail, mencetak laporan, mengedit dan menghapus data keluar. Form ini digunakan pada minggu ke-18, feedback dari pengguna tidak konsisten secara keseluruhan, karena memiliki bug yaitu tidak bisa menampilkan preview email keluar, sehingga perlu diperbaiki. Tampilan form data pengguna digunakan untuk menampilkan informasi yang berkaitan dengan daftar data pengguna, seperti nama dan alamat email pengguna.
Formulir ini juga digunakan untuk menambah, mengubah, dan menghapus data pengguna. Formulir ini telah digunakan selama 18 minggu, umpan balik dari pengguna benar. Dampak yang ditimbulkan dari pembangunan sistem informasi surat masuk dan surat keluar di Badan Kepegawaian Diklat Benggala bagi penulis adalah mengetahui cara penyelesaian masalah atau problem solving yang ada mulai dari menganalisis, merencanakan dan membangun sistem. Kemudian dari dampak pada instansi yaitu mempermudah proses pencarian surat masuk dan keluar dengan benar, cepat dan efisien.
PENUTUP
Kesimpulan
Saran
DAFTAR PUSTAKA
UI Designer: desain visual, prototyping, usability dan testing pada track building dengan angga seharga Rp. 550.000. Topik yang dibahas meliputi: Pengujian perangkat lunak dasar, jenis pengujian, rencana pengujian, kasus pengujian, manajemen kasus pengujian, pengujian statis, laporan bug, organisasi pengujian, siklus hidup proyek pengujian, dan implementasi.
