1
KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA GOODS AND SERVICES PROCUREMENT POLICY
PT Bank CIMB Niaga Tbk.
Aktivitas operasi perbankan membutuhkan dukungan barang dan jasa yang diperoleh dari vendor. Bank telah memiliki kebijakan terkait Pengadaan Barang dan Jasa untuk semua aktivitas pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh unit-unit kerja dalam Bank dengan No. E.03.01 tahun 2017.
Kebijakan ini juga merupakan salah satu perwujudan proses Good Corporate Governance (GCG). Proses pengadaan di Bank dilakukan melalui tender, dengan memperhatikan aspek-aspek, antara lain sebagai berikut:
Pelaksanaan prinsip keterbukaan dan menghindari conflict of interest;
Fokus pada tujuan untuk mendapatkan tingkat mutu barang atau jasa terbaik serta efisiensi pembelian yang optimal melalui perbandingan mutu dan tingkat harga yang ditawarkan oleh vendor.
Pengelolaan pengadaan dilakukan oleh unit Strategic Procurement and Admin Property Management (SPAPM) di bawah Direktorat Strategy & Finance, serta melibatkan unit- unit dalam Bank termasuk Legal, Finance, Internal Audit, dan Bank Quality Assurance untuk memastikan proses GCG berjalan dengan standar terbaik.
Seluruh proses pengadaan mengikuti prosedur yang berlaku, termasuk kewenangan, limit persetujuan, klasifikasi, serta pembagian tugas dan tanggung jawab dalam proses pengadaan barang dan jasa dalam Bank.
Banking operations activities require the support from goods and services obtained from vendors. The Bank has in place a policy concerning the Procurement of Goods and Services for every procurement carried out by each working unit within the Bank No.
E.03.01 in 2017.
The policy is also one of the manifestations of the Good Corporate Governance (GCG) process. The procurement process in the Bank is carried out through tendering, with due regard to aspects, include the following:
Incorporating the principle of transparency and avoiding conflict of interest;
Focus on objectives to get the best level of quality of goods and services, purchasing efficiency through the comparison of quality and pricing offered by vendors.
Procurement is managed by the Strategic Procurement and Admin Property Management (SPAPM) unit under the Directorate of Strategy & Finance with assistance from other units in the Bank, including Legal, Finance, Internal Audit, and Bank Quality Assurance to ensure that the GCG process conform to the highest standards.
The entire procurement process follows the applicable procedures, including the authority, approval limit, classification as well as the divisions of tasks and responsibilities in the process of procurement of goods and services within the Bank.
2 Kriteria Vendor
Persyaratan secara umum bagi vendor yang dipergunakan dalam proses pengadaan barang dan jasa adalah:
• Memiliki kemampuan/ keahlian di bidang barang dan jasa yang dibutuhkan;
• Memiliki sumber daya manusia yang mendukung pelaksanaan pengadaan barang dan jasa;
• Memiliki sarana dan prasarana yang dibutuhkan;
• Tidak memiliki potensi kasus litigasi;
• Bagi perusahaan dan tenaga ahli, memiliki ijin usaha dan sertifikat keahlian atau dokumen sejenis yang berlaku dari instansi berwenang sesuai bidang usahanya dan memiliki kinerja keuangan, reputasi dan kredibilitas yang baik serta pengalaman memadai.
Seleksi Vendor Rekanan (Approved Vendor)
Rekanan yang terlibat dalam pengadaan barang atau jasa adalah vendor yang telah terdaftar melalui proses pelaksanaan uji terhadap keberadaan vendor yang dilakukan pada saat pertama kali Bank bermaksud menggunakan jasa vendor dan akan dikaji ulang secara berkala.
Pelaksanaan uji Rekanan mencakup:
1. memastikan kelengkapan perijinan usaha vendor telah sesuai dengan ketentuan eksternal yang berlaku.
2. melakukan site visit ke lokasi usaha vendor.
3. melakukan cross check atas referensi yang diberikan.
4. melakukan screening atas vendor dengan menggunakan aplikasi Daftar Hitam Bank Indonesia dan aplikasi Anti Money Laundering.
Vendors Criteria
To be qualified, a vendor of goods and services must:
Be competent/skilled in the required products and services;
Have the human resources needed to support the procurement of goods and services;
Have the necessary infrastructure in place;
Not potentially cause any legal disputes;
Companies and experts must have the requisite business permits and certificate of expertise or similar documents issued by a competent body of their industry as well as sound financial performance, reputation, credibility and experience.
Approved Vendor Selection
Vendore involved in procurement of goods or services are vendors that have been registered through the vendor verification process prior to entering into business relationship with the Bank for the first time that the Bank intends to avail itself of the services of the vendors, and this will be regularly reviewed.
The vendors verification process includes:
1. Ensuring the completeness of the vendor’s business license, in accordance with the prevailing regulations.
2. Conducting site visit at the business location of the vendor.
3. Performing cross check on references provided.
4. Screening vendors by referring to Bank Indonesia Black List and Anti Money Laundering application.
