KASUS KOMUNIKASI EFEKTIF EFISIEN DAN MANAJEMEN RESIKO PROYEK SIK “Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit XY-
ZONE”
Oleh :
Ni Made Dona Rahayuli (211051001)
Putu Fanny Dharmayanti (211051003)
Gusti Ayu Galuh Novyantari (211051005)
Melissa Marina Purnamasari (211051019)
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS BALI INTERNASIONAL DENPASAR
2024
i
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... i
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan ... 2
BAB II ... 4
PEMBAHASAN ... 4
2.1 Stakeholder Yang Terlibat Dalam Rencana Proses Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit XY-ZONE ... 4
2.2 Dalam Kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit XY-ZONE Perencanaan Komunikasi Yang Efektif Untuk Proyek Implementasi Telemedicine, Steakholder Yang Harus Digali ... 5
2.3 Rencana Komunikasi Yang Dapat Disusun Berdasarkan Kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit XY-ZONE Yakni ... 6
2.4 Penghalang Yang Paling Mungkin Untuk Keberhasilan Telemedicine Di Bidang Radiologi, Kesehatan Perilaku (Psikiatri), Dan Perawatan Intensif... 7
2.5 Pengkajian Manajemen Resiko Pada Kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit Xy-Zone, Berdasarkan Framework, sebagai berikut ... 9
BAB III ... 11
PENUTUP ... 11
3.1 Kesimpulan... 11
DAFTAR PUSTAKA ... 12
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam era digital yang terus berkembang, inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi telah memberikan dampak signifikan terhadap sektor kesehatan. Salah satu tren yang semakin populer adalah telemedicine, yang merupakan penggunaan teknologi untuk memberikan layanan kesehatan dari jarak jauh. Implementasi telemedicine di Rumah Sakit XY-ZONE merupakan langkah penting untuk meningkatkan akses dan kualitas perawatan kesehatan bagi pasien, terutama di daerah dengan keterbatasan sumber daya medis
Rumah Sakit XY-ZONE, yang terletak di daerah pedesaan Nakajima, menghadapi tantangan dalam merekrut dan mempertahankan tenaga medis yang berkualitas. Dengan populasi yang terus bertambah dan jumlah dokter yang pensiun, kebutuhan akan layanan kesehatan semakin meningkat. Oleh karena itu, implementasi telemedicine menjadi solusi yang menjanjikan untuk mengatasi tantangan tersebut.
Melalui telemedicine, Rumah Sakit XY-ZONE dapat memperluas jangkauan layanan kesehatan mereka dan memberikan akses yang lebih baik bagi pasien di daerah terpencil atau pedesaan. Selain itu, telemedicine juga memungkinkan konsultasi jarak jauh dengan spesialis di pusat kesehatan yang lebih besar, sehingga meningkatkan kualitas perawatan yang diterima pasien.
Dalam proses implementasi telemedicine, terdapat berbagai tantangan yang harus dihadapi, seperti infrastruktur teknologi yang memadai, keamanan dan privasi data, penerimaan dari staf medis dan pasien, serta kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Oleh karena itu, diperlukan perencanaan dan manajemen risiko yang cermat untuk memastikan keberhasilan implementasi telemedicine di Rumah Sakit XY-ZONE.
Dalam konteks ini, komunikasi efektif dan efisien menjadi faktor kunci untuk memastikan koordinasi yang baik antara berbagai pemangku kepentingan, termasuk manajemen rumah sakit, staf medis, departemen teknologi informasi, vendor sistem telemedicine, pasien, dan pihak berwenang terkait. Komunikasi yang efektif akan membantu membangun pemahaman bersama, menyelaraskan harapan, dan memastikan dukungan serta keterlibatan semua pihak dalam proses implementasi.
Dengan menerapkan manajemen risiko yang kuat dan komunikasi yang efektif, Rumah Sakit XY-ZONE dapat memanfaatkan potensi telemedicine secara optimal dan
2
memberikan layanan kesehatan yang lebih terjangkau, efisien, dan berkualitas bagi pasien dan masyarakat di sekitarnya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan kasus dengan topik “Komunikasi Efektif dan Efisien”
1. Stakeholder apa saja yang terlibat dalam rencana Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit Xy-Zone?
2. Informasi-informasi apa yang harus digali terkait stakeholder dalam kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit Xy-Zone, dalam rangka membuat perencanaan komunikasi proyek implementasi telemedicine?
3. rancangkan rencana komunikasi, berdasarkan ilustrasi dari kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit Xy-Zone!
Berdasarkan kasus dengan topik “Manajemen Resiko Proyek SIK”
4. Apa yang dapat di lihat sebagai penghalang yang paling mungkin untuk keberhasilan telemedicine di bidang radiologi, kesehatan perilaku (Psikiatri), dan perawatan intensif? Manakah dari area berikut yang menurut Anda paling mudah untuk beralih ke telemedicine? Mana yang paling sulit? Mengapa?
5. Coba lakukan pengkajian manajemen resiko pada kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit Xy-Zone, berdasarkan framework yang diberikan dalam materi kuliah (atau boleh juga framework lain yang anda temukan)!
1.3 Tujuan
Berdasarkan kasus dengan topik “Komunikasi Efektif dan Efisien”
1. Untuk mengetahui Stakeholder apa saja yang terlibat dalam rencana Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit Xy-Zone?
2. Untuk mengetahui Informasi-informasi apa yang harus digali terkait stakeholder dalam kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit Xy-Zone, dalam rangka membuat perencanaan komunikasi proyek implementasi telemedicine?
3. Untuk mengetahui rancangkan rencana komunikasi, berdasarkan ilustrasi dari kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit Xy-Zone!
Berdasarkan kasus dengan topik “Manajemen Resiko Proyek SIK”
4. Untuk mengetahui Apa saja yang dapat di lihat sebagai penghalang yang paling mungkin untuk keberhasilan telemedicine di bidang radiologi, kesehatan perilaku (Psikiatri), dan perawatan intensif? Manakah dari area berikut yang menurut Anda paling mudah untuk beralih ke telemedicine? Mana yang paling sulit? Mengapa?
3
5. Untuk mengetahui pengkajian manajemen resiko pada kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit Xy-Zone, berdasarkan framework yang diberikan dalam materi kuliah (atau boleh juga framework lain yang anda temukan)!
4
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Stakeholder Yang Terlibat Dalam Rencana Proses Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit XY-ZONE Yaitu :
• Dewan Pengawas Rumah Sakit : Sebagai pihak yang mengawasi dan memberikan arahan strategis bagi rumah sakit, dewan pengawas akan terlibat dalam pengambilan keputusan dan persetujuan rencana implementasi telemedicine.
• Komite Eksekutif Medis: Komite ini terdiri dari dokter-dokter senior dan pemimpin medis di rumah sakit. Mereka akan memberikan masukan dan pertimbangan dari sisi klinis tentang kebutuhan dan kelayakan implementasi telemedicine, terutama dalam bidang radiologi, psikiatri, dan perawatan intensif.
• Manajer/Kepala Departemen Terkait : Manajer atau kepala departemen radiologi, psikiatri, dan perawatan intensif akan terlibat secara langsung dalam proses implementasi telemedicine di bidangnya masing-masing. Mereka akan memberikan masukan tentang kebutuhan spesifik, proses kerja, dan penyesuaian yang diperlukan untuk mengintegrasikan telemedicine dalam layanan mereka.
• Staf Medis (Dokter dan Perawat): Dokter dan perawat yang akan menggunakan layanan telemedicine. Mereka akan memberikan masukan tentang kebutuhan pengguna, pelatihan yang diperlukan, serta penyesuaian dalam alur kerja dan proses klinis.
• Departemen Teknologi Informasi (IT): Departemen IT akan bertanggung jawab dalam memilih, mengimplementasikan, dan memelihara sistem telemedicine yang akan digunakan. Mereka akan terlibat dalam perencanaan, pemilihan vendor, integrasi dengan sistem informasi kesehatan yang ada, serta pelatihan bagi pengguna.
• Pasien : pasien adalah stakeholder utama yang akan menerima layanan telemedicine. Masukan dan pertimbangan mereka tentang keamanan, privasi, dan kenyamanan dalam menggunakan layanan telemedicine sangat penting untuk diperhatikan.
5
• Vendor Sistem Telemedicine : Vendor atau perusahaan penyedia solusi telemedicine akan terlibat dalam proses implementasi, mulai dari tahap penjajakan, negosiasi kontrak, instalasi, pelatihan, hingga dukungan teknis setelah implementasi.
• Pemerintah: Pihak regulator atau pemerintah yang mengatur standar dan regulasi terkait layanan kesehatan, termasuk telemedicine, akan terlibat dalam memberikan panduan dan memastikan kepatuhan rumah sakit terhadap peraturan yang berlaku.
• Perusahaan Asuransi: Sebagai pihak yang akan membayar layanan telemedicine, perusahaan asuransi kesehatan mungkin terlibat dalam proses implementasi terutama terkait dengan aspek penggantian biaya dan proses klaim.
2.2 Dalam Kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit XY-ZONE Perencanaan Komunikasi Yang Efektif Untuk Proyek Implementasi Telemedicine, Steakholder Yang Harus Digali Yakni :
• Identifikasi dan kategorisasi steakholder
- Daftar seluruh stakeholder yang terlibat dalam proyek, seperti pimpinan rumah sakit, dokter, perawat, tenaga IT, pasien, dan penyedia layanan telemedicine.
- Kategorisasikan stakeholder berdasarkan tingkat pengaruh, kepentingan, dan keterlibatan dalam proyek.
• Kebutuhan dan ekspektasi steakholder
- Pahami kebutuhan, harapan, dan prioritas masing-masing stakeholder terkait implementasi telemedicine.
- Identifikasi kekhawatiran atau potensi resistensi dari stakeholder terhadap perubahan yang akan terjadi.
• Tingkat pengetahuan dan keterampilan steakholder
- Evaluasi tingkat pengetahuan dan keterampilan stakeholder terkait teknologi telemedicine.
- Identifikasi kebutuhan pelatihan atau pendampingan yang diperlukan agar stakeholder dapat mengadopsi sistem telemedicine dengan baik.
• Preferensi komunikasi stakeholder
6
- Pahami preferensi saluran komunikasi (email, pertemuan tatap muka, video konferensi, dll.) dari masing-masing stakeholder.
- Identifikasi waktu dan frekuensi komunikasi yang diinginkan oleh stakeholder.
• Budaya organisasi dan lingkungan kerja
- Pahami budaya organisasi, nilai-nilai, dan norma-norma yang berlaku di Rumah Sakit XY-ZONE.
- Identifikasi faktor-faktor lingkungan kerja yang dapat memengaruhi adopsi dan implementasi telemedicine.
• Peraturan dan kepatuhan
- Identifikasi peraturan, kebijakan, dan pedoman yang terkait dengan implementasi telemedicine di rumah sakit.
- Pahami persyaratan kepatuhan yang harus dipenuhi dalam penggunaan telemedicine.
• Sumber daya yang tersedia
- Evaluasi sumber daya yang tersedia, seperti anggaran, infrastruktur IT, dan sumber daya manusia yang dimiliki oleh rumah sakit.
- Identifikasi kebutuhan sumber daya tambahan yang mungkin diperlukan untuk mendukung implementasi telemedicine.
2.3 Rencana Komunikasi Yang Dapat Disusun Berdasarkan Kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit XY-ZONE Yakni :
• Identifikasi semua stakeholder terkait dan kelompokkan berdasarkan level kepentingan dan pengaruh. Stakeholder dengan kepentingan dan pengaruh tinggi harus menjadi prioritas dalam komunikasi dan keterlibatan.
• Tentukan tujuan komunikasi untuk masing-masing kelompok stakeholder.
Seperti, untuk manajemen rumah sakit, tujuan komunikasinya adalah untuk memastikan dukungan dan komitmen mereka dalam mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan. Untuk staf medis, tujuan komunikasinya adalah untuk meningkatkan pemahaman dan penerimaan mereka terhadap telemedicine, serta mendapatkan masukan dan keterlibatan mereka dalam proses implementasi.
• Tetapkan pesan kunci yang ingin disampaikan kepada masing-masing kelompok stakeholder. Pesan kunci ini harus mencakup manfaat, dampak, dan
7
pentingnya implementasi telemedicine, serta peran dan tanggung jawab yang diharapkan dari masing-masing stakeholder.
• Tentukan saluran komunikasi yang paling efektif untuk masing-masing kelompok stakeholder. Seperti, manajemen rumah sakit, saluran komunikasi yang efektif berupa rapat, presentasi, atau laporan formal. Untuk staf medis, saluran komunikasi yang efektif berupa sesi pelatihan, lokakarya, atau pertemuan departemen. Untuk pasien dan masyarakat, saluran komunikasi yang efektif mungkin berupa brosur, website, media sosial, atau kampanye promosi.
• Jadwalkan aktivitas komunikasi secara berkala. Misalnya, rapat bulanan dengan manajemen rumah sakit, sesi pelatihan triwulanan untuk staf medis, dan kampanye promosi berkelanjutan untuk pasien dan masyarakat.
• Tetapkan penanggung jawab komunikasi dari pihak rumah sakit. Ini bisa berupa tim khusus atau individu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan melaksanakan rencana komunikasi.
• Lakukan monitoring dan evaluasi efektivitas komunikasi secara berkala. Ini bisa dilakukan melalui survei, umpan balik, atau metrik tertentu seperti tingkat partisipasi atau penerimaan.
• Siapkan strategi untuk mengatasi hambatan komunikasi yang mungkin timbul, seperti resistensi perubahan, kekhawatiran tentang privasi atau keamanan, atau kurangnya pemahaman tentang manfaat telemedicine.
• Libatkan perwakilan dari masing-masing kelompok stakeholder dalam proses perencanaan dan pengambilan keputusan terkait implementasi telemedicine.
Ini akan meningkatkan rasa kepemilikan dan dukungan dari stakeholder.
2.4 Penghalang Yang Paling Mungkin Untuk Keberhasilan Telemedicine Di Bidang Radiologi, Kesehatan Perilaku (Psikiatri), Dan Perawatan Intensif, dan yang paling mudah untuk beralih ke telemedicine dan yang paling sulit
A. Penghalang Yang Paling Mungkin Untuk Keberhasilan Telemedicine Di Bidang Radiologi, Kesehatan Perilaku (Psikiatri), Dan Perawatan Intensif :
a. Radiologi:
• Masalah bandwidth dan kualitas gambar - Transmisi gambar radiologi seperti CT scan atau MRI membutuhkan bandwidth yang besar dan kualitas gambar yang tinggi. Koneksi internet yang lambat atau infrastruktur teknologi yang kurang memadai dapat menghambat diagnosis yang akurat.
8
• Masalah keamanan data - Data medis pasien termasuk gambar radiologi sangat sensitif dan harus dijaga keamanannya. Diperlukan enkripsi yang kuat dan protokol keamanan yang ketat untuk mencegah kebocoran data.
b. Kesehatan Perilaku (Psikiatri):
▪ Hubungan dokter-pasien - Dalam bidang ini, hubungan terapeutik yang kuat antara dokter dan pasien sangat penting. Dapat terjadi kesulitan dalam membangun kepercayaan dan ikatan emosional melalui video/audio conference.
▪ Penilaian non-verbal - Sejumlah isyarat non-verbal seperti kontak mata, bahasa tubuh, dapat terlewatkan atau kurang akurat melalui telemedicine, yang dapat menghambat penilaian diagnosis.
c. Perawatan Intensif:
▪ Keterbatasan pemeriksaan fisik - Dalam ICU, pemeriksaan fisik langsung dan pemantauan ketat kondisi pasien sangat penting. Banyak prosedur medis sulit dilakukan secara virtual.
▪ Koordinasi tim - Perawatan intensif melibatkan banyak profesi medis yang harus berkoordinasi. Dapat terjadi miscommunication atau hambatan dalam berkoordinasi secara virtual.
B. Area yang paling mudah untuk beralih ke telemedicine dan yang paling sulit :
• Menurut kelompok kami, area yang paling mudah beralih dalam bidang telemedicine kasus ini adalah bidang radiologi. Karena, interpretasi gambar radiologi oleh ahli radiologi dapat dilakukan secara jarak jauh dengan relatif mudah, asalkan infrastruktur teknologi yang tepat tersedia. Selain itu, radiologi telah mengadopsi teknologi digital dan sistem PACS (Picture Archiving and Communication System) yang memfasilitasi pertukaran gambar medis secara elektronik.
• Sedangkan yang paling sulit untuk beralih dalam bidang telemedicine dalam kasus ini adalah bidang perawatan intensif. Karena, perawatan intensif sering melibatkan intervensi medis langsung dan pemantauan intensif pasien, yang mungkin sulit untuk dilakukan secara jarak jauh. Namun, telemedicine dapat digunakan untuk mendukung konsultasi dan pengambilan keputusan dalam kasus-kasus tertentu.
9
2.5 Pengkajian Manajemen Resiko Pada Kasus Implementasi Telemedicine Di Rumah Sakit Xy-Zone, Berdasarkan Framework, sebagai berikut :
Dalam mengkaji manajemen risiko untuk implementasi telemedicine di Rumah Sakit XY-ZONE, kita dapat menggunakan kerangka kerja yang terdiri dari identifikasi risiko, analisis risiko, perencanaan risiko, dan pemantauan risiko.Sebagai berikut :
1. Identifikasi Risiko:
- Risiko teknologi: Kemungkinan kegagalan atau gangguan dalam sistem telemedicine, seperti masalah koneksi internet, keamanan data, atau kompatibilitas perangkat.
- Risiko regulasi: Perubahan dalam peraturan atau kebijakan yang dapat memengaruhi implementasi telemedicine, seperti persyaratan lisensi, privasi data, atau aturan praktik medis.
- Risiko sumber daya manusia: Kurangnya keterampilan atau pelatihan yang memadai bagi staf medis dan teknisi untuk menggunakan sistem telemedicine dengan efektif.
- Risiko finansial: Biaya investasi awal dan biaya operasional yang tinggi untuk implementasi telemedicine.
- Risiko penerimaan pengguna: Resistensi atau ketidakpercayaan dari pasien atau staf medis terhadap penggunaan telemedicine.
2. Analisis Risiko:
- Setelah mengidentifikasi risiko, perlu dilakukan analisis untuk menentukan probabilitas terjadinya risiko dan dampak potensialnya terhadap proyek. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode seperti penilaian risiko kualitatif atau kuantitatif, analisis dampak bisnis, atau simulasi Monte Carlo.
3. Perencanaan Risiko:
10
Berdasarkan analisis risiko, perlu dibuat strategi untuk mengatasi atau memitigasi risiko yang teridentifikasi. Strategi ini dapat mencakup:
- Penghindaran risiko: Menghindari aktivitas atau situasi yang berisiko tinggi, seperti menunda implementasi telemedicine pada area yang dianggap terlalu berisiko.
- Mitigasi risiko: Mengambil tindakan untuk mengurangi probabilitas atau dampak risiko, seperti meningkatkan keamanan data, memberikan pelatihan kepada staf, atau mengalokasikan anggaran yang memadai.
- Transfer risiko: Memindahkan risiko kepada pihak ketiga, seperti menggunakan asuransi atau mengontrakkan layanan tertentu kepada Manakah dari area berikut yang menurut Anda paling mudah untuk beralih ke telemedicine vendor.
- Penerimaan risiko: Menerima risiko jika biaya mitigasi lebih tinggi daripada dampak potensialnya, tetapi dengan pemantauan yang ketat.
4. Pemantauan Risiko:
Setelah rencana manajemen risiko diimplementasikan, perlu dilakukan pemantauan secara berkala untuk memastikan bahwa risiko dikelola dengan baik dan tindakan mitigasi efektif. Pemantauan ini dapat mencakup:
- Tinjauan berkala terhadap register risiko dan rencana mitigasi.
- Pengumpulan dan analisis data terkait kejadian risiko dan efektivitas tindakan mitigasi.
- Penyesuaian rencana manajemen risiko jika diperlukan berdasarkan kondisi yang berubah atau risiko baru yang muncul.
- Komunikasi yang efektif dengan semua pemangku kepentingan tentang status risiko dan tindakan yang diambil.
Dengan mengikuti kerangka kerja manajemen risiko ini, Rumah Sakit XY-ZONE dapat mengidentifikasi, menganalisis, merencanakan, dan memantau risiko secara proaktif selama proses implementasi telemedicine. Ini akan membantu meminimalkan dampak negatif dan meningkatkan peluang keberhasilan proyek.
11
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Rumah Sakit XY-Zone adalah organisasi nirlaba yang terletak di daerah pedesaan Nakajima dengan 209 tempat tidur dan lebih dari 1.600 karyawan. Rumah sakit saat ini sedang menjalani proyek perluasan dan renovasi senilai , namun kesulitan merekrut dokter untuk memenuhi kebutuhan perawatan kesehatan dari populasi yang terus bertambah dan menggantikan dokter yang pensiun. Rumah sakit ini telah mengidentifikasi radiologi, layanan intervensi krisis kesehatan perilaku , dan layanan dokter intensif sebagai area pertama yang membutuhkan perhatian. XY-Zone membutuhkan ahli radiologi, psikiater, dan dokter perawatan intensif yang berkualifikasi dan berkredensial, serta tersedia selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu.
12
DAFTAR PUSTAKA
Referensi Kasus: Wager, K.A., Lee, F.W. and Glaser, J.P., 2017. Health careinformation systems: a practical approach for health care management. John Wiley & Sons.
(dengan modifikasi)
Taruhan, KA, Lee, FW, & Glaser, JP (2017). Sistem informasi layanan kesehatan: Pendekatan praktis untuk manajemen layanan kesehatan. John Wiley & Putra.
Bashshur, RL, Reardon, TG, & Shannon, GW (2014). Telemedicine: Sistem pemberian layanan kesehatan baru. Tinjauan Tahunan Kesehatan Masyarakat, 35, 613-635.
Institut Manajemen Proyek. (2017). Panduan untuk Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK® Guide) (edisi ke-6). Institut Manajemen Proyek.
Anantatmula, VS dan Kanungo, S., 2010. Pemodelan yang memungkinkan penerapan manajemen pengetahuan yang sukses. Jurnal manajemen pengetahuan.
Cohn, KH dan Berman, J., 2012. Radiologi real-time jarak jauh: menyerang peluang dan menghilangkan mitos. Jurnal Telemedis dan Telecare, 18(1), hal.13-16.
