MANAJEMEN RESIKO DI BAGIAN PENDAFTARAN PASIEN DAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN
RS. BMC BANGLI
Letak Rumah Sakit Bangli Medika Canti berada di perbatasan wilayah antara kabupaten dan kota sehingga berpengaruh pada karakter masyarakat di wilayah kerja Rumah Sakit Medika Canti yang beragam-ragam. Adanya Rumah Sakit Pemerintah dengan Tipe B di wilayah kerja sekitar sehingga masayarakat bebas memilih tempat pelayanan kesehatan sesuai yang diinginkan. Hal ini menyebabkan masyarakat dapat mempertimbangkan dan menilai pelayanan yang dilakukan oleh fasilitas pelayanan kesehatan tersebut.
Oleh karena itu, Tim Mutu di Rumah Sakit Bangli Medika Canti melakukan penjaringan aspirasi pelanggan dengan cara melakukan survey keluhan pelanggan yang dilakukan secara periodik Berdasarkan hasil keluhan pelanggan yang dilakukan pada tahun 2018, didapatkan kesimpulan bahwa banyak masyarakat yang mengeluhkan pelayanan di Rumah Sakit Bangli Medika Canti, salah satunya adalah di bagian pendaftaran dan rekam medis pasien sehingga Koordinator Pendaftaran dan Rekam Medis akan melakukan pengkajian terhadap pelayanan di bagian pendaftaran pasien dan rekam medis rawat jalan.
Manajemen risiko adalah proaktif untuk mengidentifikasi, menilai dan menyusun prioritas risiko, dengan tujuan untuk menghilangkan atau meminimalkan dampaknya. Manajemen risiko rumah sakit adalah kegiatan berupa identifikasi dan evaluasi untuk mengurangi risiko cedera dan kerugian pada pasien, karyawan rumah sakit, pengunjung dan organisasinya sendiri ( The joint commission on Accreditation of Healthcare Organization / JCAHO).
Manajemen Risiko Terintegrasi adalah proses identifikasi, penilaian, analisis dan pengelolaan semua risiko yang potensial dan kejadian keselamatan pasien. Manajemen risiko terintegrasi diterapkan terhadap semua jenis pelayanan dirumah sakit pada setiap level.
jika risiko sudah dinilai dengan tepat, maka proses ini akan membantu rumah sakit, pemilik dan para ktisi untuk menentukan prioritas dan perbaikan dalam pengambilan keputusan untuk mencapai keseimbangan optimal antara risiko, keuntungan dan biaya.
1. Membuat flow chart (diagram alur) yang rinci yaitu menentukan titik awal dan akhir dari proses,dan menganalisa flow chart
2. Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan proses dan efek yang ditimbulkan ke pasien
3. Menetapkan kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien dengan metode workshop
pra
4. Tim FMEA melakukan workshop untuk mengidentifikasi masalah dengan alat bantu fish bone. Dengan tujuan menemukan akar penyebab masalah
5. Desain ulang dengan cara melakukan curah pendapat untuk menentukan dan menetapkan desain baru
6. Melakukan uji coba desain baru: diawali dengan melakukan sosialisasi desain baru kepada petugas terkait
7. Evaluasi desain baru dengan cara mengukur efektifitas hasil desain ulang dengan parameter sesuai hasil pengukuran risiko tahap sebelumnya
Dengan dilakukannya metode FMEA ini, diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang terjadi di pelayanan bagian pendaftaran dan rekam medis rawat jalan sehingga dapat meminimalisir keluhan masyarakat yang masuk ke puskesmas maupun ke pihak luar lainnya.
MULAI
PETUGAS PENDAFTARAN MENERIMA FORMULIR PENDAFTARAN
PETUGAS PENDAFTARAN MELAKUKAN IDENTIFIKASI FORMULIR
PETUGAS PENDAFTARAN MEMBERIKAN NOMOR ANTRIAN UNIT PELAYANAN
PETUGAS PENDAFTARAN MELAKUKAN ENTRY DATA BAGI PASIEN JAMINAN
PETUGAS PENDAFTARAN MEMBERIKAN NOMOR REKAM MEDIS UNTUK DICARIKAN DOKUMEN REKAM MEDIS
PETUGAS REKAM MEDIS / FILLING MENERIMA DAN MELAKUKAN VALIDASI NOMOR RM
PETUGAS REKAM MEDIS / FILLING MENCARIKAN REKAM MEDIS DAN MEMBUATKAN JIKA ITU PX BARU.
PETUGAS REKAM MEDIS / FILLING MENDISTRIBUSIKAN BERKAS KE UNIT PELAYANAN
SELESAI
1.Membuat flow chart (diagram alur) yang rinci yaitu menentukan titik awal dan akhir dari proses,dan menganalisa flow chart.
2. Mengidentifikasi kemungkinan kegagalan proses dan efek yang ditimbulkan ke pasien Dari diagram di atas dapat di jelaskan bahwa, diagram flowchart adalah tahapan yang memungkinkan adanya kegagalan, seperti yang akan dijabarkan dalam tabel berikut ini :
NO. PROSES
FAILU RE MODE
CAUSE FAILURE EFFECT FAILURE
1. Petugas Pendaftaran Melakukan
Identifikasi Formulir
2 PetugasPendaftaran Memberikan nomor antrian unit pelayanan
3 Petugas Pendaftaran Melakukan entry data SIK
4. Petugas Rekam Medis/Filing Menerima dan melakukan validasi nomor RM
5 Petugas Rekam
Medis/Filing Mencarikan dan Membuatkan Rekam Medis
6 Petugas Rekam
Medis/Filing
Mendistribusikan berkas ke unit pelayanan
7 Kebocoran informasi rekam medis
8 Ketidaklengkapan
Petugas tidak bisa melakukan identifikasi formulir pasien
Salah
memberikan nomor antrian
Salah masuk nomor rekam medis
Tidak ada nomor rekam medis pada formulir, nomor rekam medis angkanya tidak jelas
Berkas tidak ketemu
Petugas salah
memasukka n berkas rekam
medis Pengamanan tidak sesuai standar
tidak ada quality kontrol
Data pasien tidak lengkap
Petugas tidak
melakukan identifikasi umur pasien atau pelayanan yang dituju Tidak bisa melakukan identifikasi nama anggota keluarga lain untuk memastikan nomor rekam medis pasien
Petugas pendaftaran tidak menuliskan nomr rekam medis, tulisan petugas pendaftaran tidak jelas
Berkas tidak ada di rak, tidak ada dikeranjang rekam medis dari
pelayanan, tidak ada di rak lain
Petugas
pendaftaran salah
memberikan nomor
antrian pelayanan Kurangnya
Sosialisasi pengamanan informasi
Petugas memanggil kembali
pasien tersebut, jika tidak datang
petugas tidak
melakukan pendaftaran
atas data tersebut Berkas rekam medis salah masuk, pasien lama menunggu di pelayanan yang dituju Salah data,
salah rekam medis
Petugas filling hasus melakukan konfirmasi data ke petugas pendaftaran sehingga
memakan waktu lebih banyak Membuat berkas rekam medis baru
Pasien lama dipanggil
antrian unit pelayanan Melakukan entry data SIK
3. Menetapkan kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien NO. KEGIATAN KEPARAHA
N KESERINGAN DETEKSI TOTA
1 Petugas Pendaftaran 3 5 2 10L
Melakukan Identifikasi Formulir
2 PetugasPendaftaran 5 7 4 16
Memberikan nomor
3 Petugas Pendaftaran 4 6 4 14
4 Petugas Rekam 5 5 4 14
Medis/Filing
Menerima dan
melakukan validasi nomor RM
5 Petugas Rekam 10 10 8 28
Medis/Filing
Mencarikan dan Membuatkan
Medis Rekam
6 Petugas Rekam 7 7 2 16
Medis/Filing
Mendistribusik an berkas ke unit pelayanan
7 Kebocoran 2 1 1 4
informasi rek am medis
8 Kebocoran 1 1 1 3
informasi rek am medis
4.Tim FMEA melakukan workshop untuk mengidentifikasi masalah dengan alat bantu fish bone. Dengan tujuan menemukan akar penyebab masalah. (Terlampir)
5. Desain ulang dengan cara melakukan curah pendapat untuk menentukan dan menetapkan desain baru Petugas pendaftaran menyampaikan permasalahan yang terjadi di bagian pendaftaran dan rekam medis yang difasilitasi Tim Mutu RS.BMC Rapat tersebut dilakukan di Aula Krisna dan di hadiri oleh Direktur RS. BMC, Ketua Tim Mutu, dan segenap karyawan yang bertugas di pendaftraan dan rekam medis. Hasil rapat tersebut akan dilaporkan sebagai berikut :
1. Materi Penyampaian Permasalahan di Bagian Pendaftaran dan Rekam Medis 2. Hasil Rapat Tim Mutu dengan Petugas Pendaftaran Pasien
3. Redesign Baru (Sistem pendaftaran pasien baru dan sistem penataan berkas RM) (Terlampir)
6.Melakukan uji coba desain baru: diawali dengan melakukan sosialisasi desain baru kepada petugas terkait.
Pendaftaran : Dari hasil design ulang (sistem baru) akan dilakukan On The Job Training kepada seluruh karyawan RS. BMC, mengingat bahwa setiap shift jaga akan melakukan pendaftaran pasien dan menggunkana rekam medis.
H. Evaluasi desain baru dengan cara mengukur efektifitas hasil desain ulang dengan parameter sesuai hasil pengukuran risiko tahap sebelumnya.
