Pemeliharaan dan pengamanan arsip memerlukan perhatian dari seluruh pegawai dan pengguna arsip, baik pencipta arsip (arsip dinamis) maupun lembaga arsip (arsip statis). Pencipta arsip bertanggung jawab memelihara dan melindungi arsip untuk menjamin keamanan arsip dan sifat fisiknya.
TANGGUNG JAWAB PENCIPTA ARSIP
Pemeliharaan arsip aktif merupakan tanggung jawab pimpinan unit pengolahan dan dilakukan melalui pengarsipan dan penyimpanan arsip. Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan dan dilaksanakan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan.
TANGGUNG JAWAB LEMBAGA KEARSIPAN
Tanggung jawab pemeliharaan dan pengamanan arsip harus dilaksanakan bersamaan dengan upaya peningkatan pengetahuan tentang arsip. Untuk menjawab soal latihan di atas, silahkan disimak uraian tentang Tanggung Jawab Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada kegiatan pembelajaran 2. Pemeliharaan dan pengamanan arsip merupakan tanggung jawab seluruh staf dan pengguna arsip, baik pencipta arsip (arsip dinamis) dan lembaga kearsipan (arsip statis). ).
Pencipta arsip bertanggung jawab memelihara dan mengamankan arsip dinamis untuk menjaga keaslian, keutuhan, keselamatan dan keamanan arsip. Lembaga kearsipan mempunyai tanggung jawab terhadap pemeliharaan dan penyediaan arsip statis untuk menjamin keamanan dan kelestarian arsip statis. Jawaban yang benar adalah Seluruh Pegawai dan Pengguna Arsip”, maka lewati huruf A. 1) Pencipta arsip bertanggung jawab atas pemeliharaan dan penyimpanan arsip untuk memastikannya.
MELAKUKAN PENGUMPULAN INFORMASI AWAL
Mengetahui arsip yang Anda miliki akan memudahkan Anda merencanakan pendekatan pemeliharaan terbaik dan menghindari penyebab kerusakan. Lingkungan penyimpanan dan pengemasan yang protektif dapat disediakan untuk arsip dengan kondisi khusus dan yang paling membutuhkan.
MELAKUKAN SURVEI
- Informasi awal (tanggal survei, nama penyurvei)
- Jenis arsip (format, ukuran, material, periode waktu)
- Tempat penyimpanan (folder, boks)
- Ketentuan akses
- Tindakan yang disarankan (menempatkan kembali ke dalam tempat penyimpanan yang berpendingin, dikembalikan pada tempatnya, diperbaiki,
- Urutan prioritas tindakan
Semua informasi ini sangat penting untuk kemampuan Anda menyediakan penyimpanan yang memadai untuk arsip Anda yang ada, serta untuk memisahkan file yang rusak dan mungkin mempengaruhi arsip lainnya. Misalnya, kotak yang terlalu penuh dengan file sering kali menunjukkan tanda-tanda tertentu, seperti file terlipat, sobek, atau tergores. Penentuan kemungkinan akses dan jumlah akses yang diperlukan terhadap arsip yang ada dapat membantu menentukan arsip mana yang diprioritaskan untuk pemeliharaan dan/atau penyalinan, serta jenis penyimpanan (kotak) yang terbaik untuk arsip tersebut.
Untuk dapat menjawab soal latihan di atas maka harus memperhatikan uraian Pengetahuan Kearsipan yang dimiliki pada kegiatan pembelajaran 3. Pengetahuan terhadap arsip yang dimiliki merupakan pendekatan yang terbaik, karena akan memudahkan dalam melakukan pendekatan pemeliharaan yang terbaik dan menghindari penyebab kerusakan. . Pertama, pengumpulan informasi awal mengenai arsip yang ada, yaitu pada saat pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit arsip, serta serah terima arsip statis dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan.
PENCIPTAAN JENIS ARSIP STATIS BARU
Lembaga kearsipan dapat menyimpan berbagai jenis arsip kertas yang terbuat dari kain katun, bubur kayu, atau tanaman berserat; negatif film arsip yang terbuat dari nitrat, asetat dan poliester; buku kulit atau vellum; pita magnetik; cakram padat; gambar rencana arsitektur dari plastik, kertas dan kain; serta dokumen perkamen (kulit binatang).
FAKTOR KERUSAKAN
KERTAS
Perbedaan utamanya adalah kertas permanen hanya memenuhi sifat kimia dan kandungan serat tertentu, sedangkan kertas arsip juga harus menunjukkan ciri-ciri tertentu, terutama daya tahan. Di dunia sekarang ini terdapat dorongan untuk menggunakan barang-barang daur ulang dan kertas adalah salah satu produk yang paling mudah untuk didaur ulang. Namun penggunaan kertas daur ulang saat membuat arsip dengan masa penyimpanan lebih dari 10 tahun tidak disarankan.
Hal ini dikarenakan kertas daur ulang hanya mengandung sedikit lignin dan memiliki cadangan alkali (zat yang dapat bercampur dengan asam yang merupakan garam) lebih dari 2 persen, sehingga kertas daur ulang tidak dianggap kualitas arsip karena tidak menunjukkan ketahanan yang disyaratkan. Hal ini terjadi ketika serat kertas daur ulang menjadi lebih pendek, yang berarti ketahanan serat menurun (misalnya karakteristik kerut dan keausan).
MEDIA FOTOGRAFI
Lapisan Gambar Perak
Perak sangat sensitif terhadap kerusakan akibat kontak dengan asam dan minyak pada kulit manusia. Perak juga sangat rentan terhadap kerusakan akibat polusi atmosfer, sehingga penting agar bahan fotografi lulus uji aktivitas fotografi (ISO) dan memastikan kemungkinan polusi udara diminimalkan. Perak dalam bahan fotografi dalam kondisi tertentu dapat bermigrasi ke permukaan gambar. dan menyebabkan apa yang dikenal sebagai "cermin perak" (cermin perak).
Kerosakan jenis ini sering dikaitkan dengan kelembapan relatif yang tinggi, yang membolehkan perak bergerak melalui emulsi (cecair yang terbentuk daripada campuran dua bahan, satu daripadanya lebih mudah dipisahkan secara halus atau sekata ke dalam yang lain, seperti komposisi bahan bergetah atau lemak dengan air). Cara terbaik untuk mengelakkan masalah ini adalah untuk memastikan kelembapan relatif cukup rendah dan stabil.
Film Asetat
Pewarna Memudar dan Pergeseran Warna
Kebanyakan format fotografi cetak terdiri dari setidaknya dua lapisan, yaitu lapisan dasar cetakan dan lapisan gambar. Bagian dasar cetakan biasanya terbuat dari kertas, dilapisi kertas atau plastik, namun proses sejarah juga menggunakan logam (seperti besi atau dilapisi perak) serta kaca. Cetakan fotografi modern juga mengandung lapisan barit, yang terdiri dari garam barium yang memantulkan warna putih.
Bahan pembuat gambar biasanya adalah perak dan garam perak, kecuali printer inkjet modern atau cetakan digital lainnya. Kebanyakan negatif fotografi adalah bahan dasar film fleksibel yang serupa dengan yang digunakan untuk film gambar bergerak. Permasalahan utamanya adalah negatif fotografis dihias dengan gambar fotografi utama, sehingga negatif fotografis merupakan arsip yang sangat penting dan tidak boleh diabaikan.
BUKU
Material (Bahan)
Kain buku sangat rentan terhadap serangan jamur dan serangga karena bahan pelapis dan perekat yang digunakan merupakan sumber makanan bagi hama tersebut. Pewarna yang digunakan untuk kain larut dalam air dan mudah luntur atau berpindah warna. Karena semua jenis kertas, kertas, karton dan karton mempunyai kualitas yang berbeda-beda.
Perekat tradisional yang digunakan dalam konstruksi buku adalah lem hewan, pasta pati, dan polivinil asetat (PVA).
Cetakan dan Tulisan
Vaughan membedakan dua jenis kertas: kertas khusus yang diperlukan untuk mencetak berbeda dengan kertas yang digunakan untuk menulis. Tidak boleh terlalu berat karena tinta akan menekan permukaan kering di depan pena dan harus cukup berat agar tinta dapat menembus dan menyebar (Bettington, dkk., 2008:99). Salah satu aspek struktur kertas yang tidak dibahas di atas yang berkaitan erat dengan proses pembuatan buku adalah arah butirannya.
Kebanyakan kertas yang dibuat dengan mesin memiliki arah butiran yang disebabkan oleh aksi mesin pada serat-serat dalam bubur sebagai selembar kertas. Kertas selalu lebih fleksibel di sepanjang seratnya, itulah sebabnya arah butiran halaman buku harus dari atas ke bawah. Jika tidak, blok teks akan menjadi sangat tidak fleksibel dan sulit dibuka, sehingga menambah tekanan pada buku.
Jenis Penjilidan
Sambungan alur berada di antara sampul dan punggung buku untuk memberikan kelenturan lebih, membuka buku, dan membuat sambungan lebih tahan lama. Bahan sampul tidak dipasang langsung pada punggung buku, melainkan pada rongga atau tabung di sepanjang punggung buku. Full binding adalah dimana seluruh sampulnya terbuat dari bahan yang sama, misalnya full leather yang menggambarkan sebuah buku yang kartonnya seluruhnya dilapisi kulit.
Jilid seperempat setengah dikembangkan karena alasan ekonomi dan memotong sebagian bahan yang lebih mahal (biasanya kulit) sedangkan sisa sampul dibuat dari bahan yang lebih murah (biasanya kain atau kertas). Dalam penjilidan setengah, bagian belakang dan sampul buku sedikit tumpang tindih dengan karton dan sudut-sudutnya ditutup dengan satu bahan, dan sisa karton ditutup dengan bahan lain. Dengan pengikatan seperempat, hanya bagian punggung dan sedikit tumpang tindih pada karton yang ditutup dengan satu bahan dan sisanya dengan bahan lain.
PETA DAN GAMBAR RANCANG BANGUN
Peta
Seiring dengan bertambahnya perjalanan dan kepemilikan tanah, semakin banyak peta yang perlu dibuat dengan lebih cepat. Karena peta terdiri dari lapisan-lapisan, seperti kertas yang direkatkan pada linen, kerusakan dapat disebabkan oleh kertas dan linen yang mengembang dan berkerut pada tingkat yang berbeda-beda, atau lapisan perekat menjadi rapuh dan mengurangi kelenturan, sehingga menyebabkan kertas sobek. Peta yang tergulung atau terlipat juga dapat menyebabkan kerusakan, karena kertas yang tergulung atau terlipat seringkali lebih sulit untuk ditangani.
Jika kertas itu rapuh, kerosakannya (kertas yang terbuka selepas digulung atau dilipat) juga boleh menyebabkan ia pecah dan retak.
Rancangan Arsitektural (Gambar Rancang Bangun)
Peta dapat dibuat dengan pensil, tinta atau cat air, atau dicetak menggunakan bahan dan metode yang lebih modern. Reproduksi foto cenderung kurang tahan lama dibandingkan kedua proses yang disebutkan di atas karena sering kali mengandung bahan kimia sisa dari proses fotografi yang digunakan untuk membuatnya. Sifat fotografi dan kimia dari reproduksi fotografi harus dipertimbangkan ketika memilih lingkungan penyimpanan dan penutup untuk arsip ini.
Denah, yang tidak sering dikaitkan dengan foto, secara kimiawi identik dengan foto sianotipe dan memerlukan jenis lingkungan penyimpanan yang sama.
PERKAMEN
Karena kondisi yang tepat memberikan kekuatan dan stabilitas, dokumen perkamen sering kali saling menempel, sangat rapuh sehingga tampak seperti terbakar hitam, dan menyusut, sehingga informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diakses.
MAGNETIK DAN MEDIA DIGITAL
Untuk menjawab soal latihan di atas, simak uraian Pengetahuan Jenis-Jenis Bahan Kearsipan pada Kegiatan Pembelajaran 4. Dengan banyaknya jenis bahan kearsipan, maka media kearsipan dinamis yang termasuk arsip statis harus mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: (1) permanen, atau selama mungkin mampu; (2) kuat dan tahan, atau tahan terhadap penggunaan; (3) stabil, atau bahan kimia di dalamnya relatif tidak reaktif dengan bahan lain; dan (4) bahan kimia di dalamnya mungkin bereaksi baik atau tidak dengan bahan lain. Yang harus diperhatikan dalam melakukan alih media untuk pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah kondisi fisik dan nilai informasi.
Yang perlu diperhatikan dalam pelestarian arsip statis secara kuratif (preskriptif) adalah perencanaan bencana. Data mengenai format (media), bahan (bahan) dan syarat-syarat kearsipan yang diperlukan dalam pengumpulan informasi awal. Kertas yang paling permanen adalah kertas yang terbuat dari serat dengan kandungan selulosa tinggi, seperti kapas.
