PT. KERETA API (PERSERO) DIVISI REGIONAL I
SUMATERA UTARA
Oleh: NAOMI. O. H
062103049
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2
PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP PADA PT. KERETA API (PERSERO) DIVISI REGIONAL I SUMATERA UTARA
NAOMI O. H 062103049
4
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan karunia-Nya kepada Penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini .
Adapun maksud dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah merupakan salah satu syaratk untuk menyelesaikan study Program Diploma III Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan baik dari segi penyusunan, tata bahasa maupun dari segi ilmiah, mengingat keterbatasan yang dimiliki oleh Penulis.
Selama dalam melaksanakan perkuliahan dan tahap penulisan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapat dukungan moral, spiritual, nasehat serta dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala hormat dan kerendahan hati Penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan FakultasEkonomi Universitas Sumatera Utara dan Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
4. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Seluruh Pegawai PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara, terkhusus kepada Pegawai di Bagian Umum yang telah banyak memberikan informasi dan bimbingannya bagi Penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
6. Teristimewa kepada orang tua saya tercinta J. Hutabarat dan S. Simanjuntak yang selalu mmberikan seluruh kasih sayang dan perhatian kepada saya, serta adik-adik saya Sihar, Juli, Triska yang menjadi inspirasi dan peneymangat saya dalam hidup.
7. Buat POC (Priencess Of Christ) Itagota, Murni cinta, Ndank Caem, Beta dan Tina manis, yang selalu membuat saya tertawa terbahak-bahak hingga semua masalah bisa terlupakan. Juga buat teman-teman di Program Studi DIII Kesekretariatan stambuk 2006.
6
9. Buat abang ito yang selalu tabah menemani penulis sampai pembuatan Tugas Akhir ini.
Medan, Juni 2009
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B.Perumusan Masalah ... 2
C.Tujuan Penelitian ... 3
D.Manfaat Penelitian ... 3
E.Jadwal Penelitian ... 4
F.Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 7
A.Sejarah Singkat Perusahaan ... 7
B.Struktur Organisasi ... 12
C.Uraian Tugas/Job Description... 14
D.Jenis Usaha/Kegiatan ... 20
E.Usaha Kerja Terkini ... 20
8
BAB III PEMBAHASAN... 23
A.Pengertian Arsip... 23
B.Jenis-jenis Arsip... 24
C.Nilai Guna Arsip ... 25
D.Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip... 27
E.Penyusutan Arsip ... 30
F.Peminjaman... 33
G.Penemuan Kembali Arsip ... 35
H.Syarat-Syarat Petugas Arsip ... 36
I. Peralatan/Perlengkapan Arsip... 38
J. Sanksi ... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 40
A.Kesimpulan ... 40
B.Saran ... 40
DAFTAR TABEL
Nomor Halaman
10
DAFTAR GAMBAR
Nomor Halaman
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap organisasi, baik pemerintahan maupun swasta, pekerjaan yang paling banyak dilakukan biasanya berhubungan dengan arsip. Yang sering disebut dengan ketatausahaan atau administrasi kearsipan. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh setiap unit kerja di lingkungan perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi perusahaan (Sedarmayanti, 2001).
Dimana, administrasi kearsipan tersebut memegang peranan penting didalam organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengandalian dan pertanggungjawaban. Tanpa arsip tak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi dan organisasi.
Akan tetapi ironisnya dewasa ini masih banyak kantor-kantor pemerintahan maupun swasta yang tidak melakukan upaya penyelamatan terhadap arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan. Dimana, jumlah arsip di suatu organisasi atau kantor setiap harinya bertambah sesuai dengan jumlah kegiatan yang telah dilakukan.
Pengamanan arsip-arsip tersebut pun jarang pula diperhatikan, sehingga mengakibatkan banyak arsip yang dicuri bahkan dijual untuk kertas bungkusan. Padahal arsip tersebut merupakan bukti otentik dari kegiatan yang pernah terjadi pada kantor dimasa yang lampau.
Akibatnya, informasi yang diperlukan di masa yang akan datang untuk melanjutkan pekerjaan atau kegiatan organisasi bisa saja lenyap seiring hilangnya arsip-arsip tersebut.
Maka berdasarkan alasan tersebut diatas perlu dilaksanakan upaya pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip agar dapat menyimpan informasi yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang.
3
Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik memilih judul “ Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pada PT. Kereta Api (PERSERO) Medan ”.
B. Perumusan Masalah
Dalam mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi maka penulis membuat suatu rumusan masalah. Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Kereta Api (PERSERO) Medan.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT.Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.
D. MANFAAT PENELITIAN 1. Bagi Penulis
a. Menambah wawasan berfikir dalam penanganan arsip pada kantor PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.
2. Bagi Perusahaan
a. Sebagai masukan dan perbandingan yang dapat dipergunakan untuk penyempurnaan pemeliharaan dan pengamanan arsip bagi PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
a. Sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya.
E. JADWAL PENELITIAN
Dalam rangka menyusun Tugas Akhir ini penulis telah melakukan survey/observasi pada PT. Kereta Api (Persero) Medan yang dimulai pada tanggal 1 April 2009 sampai 13 April 2009. Adapun kegiatan yang penulis lakukan dapatdilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
Hari/Tanggal Jenis Kegiatan Waktu Kegiatan Rabu/1 April Mengambil surat balasan
riset dari perusahaan serta melakukan wawancara dengan Kepala Sub Bagian
Umum mengenai Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada PT.
Kereta Api (Persero) Divisi
5
Regional I Sumatera Utara.
Senin/7 April 2009 Mengambil data mengenai
Struktur Organisasi PT.Kereta Api (Persero)
Divisi Regional I Sumatera Utara
Pukul 10.00-11.00 WIB.
Rabu/9 April 2009 Mengambil data mengenai Sejarah Ringkas Berdirinya PT.Kereta Api (Persero) Medan.
Pukul 10.00-11.00 WIB.
Senin/13 April 2009 Mengambil data mengenai Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan pada PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.
F. SISTEMATIKA PENULISAN
Berikut ini rincian sistematika Penulisan yang akan disajikan pada penulisan Tugas Akhir ini antara lain :
1. Bab I Pendahuluan
Pada Bab ini akan menjelaskan tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan.
2. Bab II Profil Perusahaan
Profil Perusahaan dalam Bab ini terdiri dari Sejarah Singkat Perusahaan, Struktur Organisasi, Jenis Usaha/Kegiatan, Uraian Tugas, Usaha Kerja Terkini, dan Rencana Kegiatan.
3. Bab III Pembahasan
Dalam pembahasan ini akan menjelaskan tentang Sistem Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip yang dilaksanakan pada Kantor PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.
4. Bab IV Penutup
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Kereta Api (persero) adalah sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa transportasi pengankutan penumpang dan barang, negosiasi dan peti kemas menggunakan Kereta Api sebagai sarana. Kereta Api itu sendiri untuk pertama kali di perkenalkan di Indonesia pada zaman penjajahan Belanda pada tahun 1864 dengan membangun lintas di Semarang (Kamijen), saat ini perusahaan Kereta Api (persero) sudah mulai berkembang dengan kantor pusat di Bandung. Pertama kali lokomotif ditemukan oleh George Stephenson (Inggris) tahun 1814 pada waktu itu masyarakat menamakannya dengan sebutan “Kuda Besi”. Penemuan tersebut membawa angin baru yang mekanis dan membawa sejarah bangsa-bangsa di dunia, terlebih pertumbuhan ekonomi khususnya.
1. Motif Ekonomi/Komersil, yaitu pengiriman hasil bumi Indonesia ke pelabuhan Semarang
2. Motif Politik/Pertahanan, yaitu merupakan alasan dan pondasi yang sangat kuat.
Semenjak pembuatan lintas kereta api tersebut, pertumbuhan selanjutnya di wilayah Indonesia, khususnya di pulau Jawa semakin diperhatikan dan diperluas dengan motif yang sama. Pertumbuhan kereta api tersebut bukan saja dipelopori oleh pemerintahan Belanda tetapi juga oleh perusahaan-perusahaan Belanda, misalnya di pulau Jawa seperti : SCS (Semarang Chirebon Stoom Maatschappi), SLS (Semarang Joana Stoom Train Maatschappi), KSM (Kediri Stoom Train My), MSM (Malang Stoom Train My) dan lain-lain.
Wilayah Sumatera khususnya bagian utara, perusahaan swasta Belanda DSM (Deli Spoorweir Maatscahppi) membuka jaringan pertama di Sumatera Utara lintas labuhan Medan sekitar tanggal 17 Juli 1886 dengan motif yang sama yaitu mengangkat hasil perkebunan dari pedalaman ke pelabuhan timur yaitu pelabuhan Belawan.
9
Kereta Api di Sumatera Utara menjadi perusahaan swasta Belanda di wilayah Republik Indonesia.
Sementara itu berdasarkan surat perintah penguasaan militer tanggal 6 Desember 1958 NV DSM, berada dibawah pengawasan militer dari Komando T dan TI. Kemudian berdasarkan SK Panglima T dan TI penguasaan militer tanggal 10 Desember 1957 nomor Pan/KPTS-045/12/57 Juncto, radiogram Kasad/Penguasa Militer Pusat tanggal 18 Desember 1957 nomor 77.602/57 tentang pengambilan alih wewenang Bahar dari perusahaan milik Belanda, oleh penguasa militer daerah Sumatera Utara.
Tanggal 14 Desember 1957 wewenang Bahar atas NV DSM kepada Panglima T dan TI, mulai 29 April 1963 berdasarkan Undang-Undang Nomor Tahun 1958 Juncto PP. 41 Tahun 1959 dengan SK Menhub. tanggal 17 Januari 1963 Nomor 37/120 PT. Kereta Api (persero) Indonesia LA. DSM yang berpusat di Bandung, kemudian berdasarkan Undang-Undang Nomor 86 Tahun 1958 DKA berubah menjadi PN PERJAN.
Tahap-tahap perkembangan perkereta apian secara umum :
a. Jaman Republik Indonesia (17 Agustus 1945-18 Desember 1948).
b. Pengesahan Kedaulatan.
Januari 1950 terjadi penggabungan antara DKARI denagn SS/VS (Staats Spoorweg/Verenigf Spoorweg Bedryf) yang dikuasai Belanda menjadi DKARIS (Djawatan Kereta Api Republik Indonesia Serikat). Setelah RIS menjadi Republik Indonesia DKARIS berubah menjadi DKA.
c. Perusahaan Negara.
Mei 1963 DKA berubah menjadi PNKA (Perusahaan Negara Kereta Api) berdasarkan Undang-Undang Nomor 22 tahun 1963.
d. Pengesahan Jawatan.
Dengan PP Nomor 61/71, 15 September 1971 telah ditetapkan perubahan status PNKA menjadi Perusahaan Jawatan (Perjan).
e. Perusahaan Umum.
Dengan PP Nomor 57 Tahun 1993, tanggal 30 Oktober 1990 ditetapkan perubahan atas status Perusahaan Jawatan menjadi Perusahaan Umum Kereta Api (PERUMKA), berlaku mulai tanggal 30 Oktober 1990.
f. Persero.
11
g. Susunan Organisasi PT. Kereta Api (Persero) 1) Kereta Api Pusat di Bandung
2) Divisi Sarna Bandung
3) Divisi Usaha Pendukung di Bandung 4) Divisi Pelatihan di Bandung
5) Divisi Angkutan Perkotaan di Bandung 6) Divisi Regional I Sumatera Utara di Medan 7) Divisi Regional II di Padang
8) Divisi Regional III Sumatera Selatan di Palembang 9) Daerah Operasional
a) Daerah Operasi 1 di Jakarta b) Daerah Operasi 2 di Bandung c) Daerah Operasi 3 di Cirebon d) Daerah Operasi 4 di Semarang e) Daerah Operasi 5 di Purwokerto f) Daerah Operasi 6 di Yogyakarta g) Daerah Operasi 7 di Madiun h) Daerah Operasi 8 di Surabaya i) Daerah Operasi 9 di Jember
penumpang serta angkutan barang, negosiasi dan peti kemas. PERUMKA berhasil meningkatkan perusahaan lain guna lebih mengefisienkan aset-aset yang dimiliki seperti gedung, tanah dan lainnya.
B. Struktur Organisasi
C. Uraian Tugas
Uraian Tugas adalah suatu gambaran tentang fungsi-fungsi tertentu yang ada pada suatu organisasi dan kemudian dapat menjelaskan secara spesifik tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing fungsi. Perusahaan haruslah mempunyai fungsi-fungsi yang harus dipisahkan agar tidak terjadi kecurangan dalam operasional perusahaan. Berikut ini adalah gambaran tentang fungsi-fungsi dan pembagian tugas dan tanggung jawab yang ada pada PT. Kereta Api (Persero).
1. Kepala Divisi (KADIV)
Kepala Divisi adalah sebagian unsur pimpinan dan pelimpahan wewenang dari pimpinan pusat yang bertugas untuk mengkoordinasi seluruh unit kerja dari bagian operasional dan berfungsi mengawasi serta memberikan arahan bagi para staffnya yaitu Kasi (Kepala Seksi) dan menyampaikan tujuan perusahaan.
Adapun seksi tersebut adalah : a. Seksi Administrasi
15
b. Seksi Hiperkes dan Keselamatan Kerja
Bertugas sebagai pengawas di bidang kesehatan dan keselamatan kerja serta pelayanan yang dikepalai oleh seorang Kasi Hiperkes yang dibantu oleh Sub Seksi, antara lain :
1) Sub Seksi Hiperkes
2) Sub Seksi Keselamatan Kerja 3) Seksi Jalan Rel dan Jembatan
Berfungsi dalam pengendalian mutu, pemeliharaan serta pemeriksaan jalan atau jembatan yang akan dilintasi kereta api yang dipimpin oleh Kasi Jalan dan Jembatan dan dibantu oleh beberapa Sub Seksi, yaitu :
1) Sub Seksi Program 2) Sub Seksi Jalan Rel 3) Sub Seksi Jembatan c. Seksi Sarana
Berfungsi di bidang pemeliharaan serta menyediakan peralatan dan armada bagi setiap sarana yang diperlukan dalam kegiatan operasi dan digunakan demi kelancaran perjalanan Kereta Api yang dikepalai oleh seorang Kasi Sarana dan dibantu oleh beberapa unit seperti :
1) Unit Rencana 2) Unit Produksi 3) Unit Quality Control
d. Seksi Operasi dan Pemasaran
Berfungsi merencanakan perjalanan kereta api sehingga pelanggan yang menggunakan jasa kereta api dapat menikmati perjalanan sampai ditujuan dengan aman dan tentram, Seksi ini dibantu oleh beberapa Sub Seksi yaitu :
1) Sub Seksi Program Perjalanan Kereta Api 2) Sub Seksi Pengendali Operasi Kereta Api 3) Sub Seksi Pemasaran dan Bina Pelanggan 4) Sub Seksi Keamanan dan Ketertiban e. Seksi Sinyal dan Telekomunikasi
Berfungsi di bidang pengendalian mutu serta prasarana sinyal dan telekomunikasi. Seksi ini dibantu oleh beberapa Sub Seksi, yaitu :
1) Sub Seksi Program 2) Sub Seksi Sinyal
3) Sub Seksi Telekomunikasi f. Seksi Tanah dan Bangunan
Berfungsi dibidang pengendalian mutu serta pengolahan dan pemeliharaan harta tetap milik PT. Kereta Api (Persero) serta memberdayakan lahan ataupun tanah dan bangunan, seksi ini dibantu oleh beberapa Sub Seksi, yaitu:
17
2. Tugas dan Tanggung Jawab
a. Menjalankan kebijaksanaan Direktur Utama Kereta Api (Dirutka) dalam memimpin Perusahaan Umum Kereta Api Eksploitasi Sumatera Utara, dengan pedoman kepada peraturan, ketentuan perusahaan, anggaran pendapatan dan anggaran biaya serta ketentuan lainnya yang dijalankan secara efektif dan efisien serta tanggung jawab atas manajemen bulanan. b. Di dalam melaksanakan tugasnya yang telah ditentukan oleh Dirutka,
pengawasan dilaksanakan secara langsung.
c. Menjalankan kerjasama yang baik dengan semua pegawai dalam hubungan tugas yang berhubungan dengan perusahaan umum kereta api.
d. Menyelenggarakan administrasi umum Kereta Api dalam arti kata seluas-luasnya.
e. Membuat perencanaan material dan melaksanakan pengadaan, baik yang diusahakan sendiri dan mengawasi penggunaannya, memelihara serta menjaga keamanan.
f. Menggunakan pegawai secara efektif dan efisien serta mengusahakan penataran serta pendidikan kepegawaian agar menjadi terampil.
g. Membuat laporan-laporan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
h. Memanfaatkan penemuan-penemuan baru dengan berpedoman kepada kebijaksanaan demi kepentingan perkembangan perusahaan.
3. Wewenang
a. Berwenang mengambil keputusan yang bersifat rutin dan tidak principal serta tidak menyimpang dari kebijaksanaan Direktur Utama PT. Kereta Api (Persero).
b. Berwenang meandatangani surat-surat yang sifatnya rutin dan tidak prinsipil.
Adapun tugas dan tanggung jawab pimpinan setiap kepala sub bagian (Kasubag) PT. Kereta Api (Persero) Medan adalah sebagai berikut :
1) Kepala sub bagian (Kasubbag) seksi sumber daya manusia.
Kepala sub bagian seksi sumber daya manusia memiliki tugas dan tanggung jawab pokok yaitu : melaksanakan kebutuhan administrasi dan sistem informasi sumber daya manusia serta melaksanakan pengendalian, pembinaan, pelatihan, sertifikasi daan evaluasi kinerja.
2) Kepala sub bagian (Kasubag) seksi keuangan.
Kepala sub bagian seksi keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab pokok yaitu : melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan, pengesahan pembayaran pengeluaran atau biaya pegawai dan non pegawai.
3) Kepala sub bagian (Kasubag) seksi anggaran dan akuntansi.
19
4) Kepala sub bagian (Kasubag) seksi kerumahtanggaan umum dan hukum. Adapun tugas dan tanggung jawab pokok dari kepala sub bagian seksi kerumahtanggaan umum dan hukum adalah melaksanakan kegiatan protokoler, tata usaha, pengadaan alat dan perlengkapan keperluan kantor, pencatatan barang-barang inventaris kantor, pengaturan akomodasi perkantoran, pengurusan wisma/mes, pengarsipan surat menyurat, dan peraturan-peraturan perkereta apian dan pelaksanaan bantuan hukum.
5) Kepala sub bagian (Kasubag) seksi kas besar.
Tugas dan tanggung jawab pokok dari kepala sub bagian seksi kas besar adalah : melakukan peneriamaan/penyimpanan uang dan atau surat-surat berharga serta pencatatannya, pembukuan dan pembuatan analisis penerimaan.
D. Jenis Usaha/Kegiatan
PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara merupakan Badan Usaha Milik Negara yang memiliki jenis usaha di bidang jasa transportasi, yaitu menyediakan pelayanan transportasi untuk kepentingan konsumen di daerah Sumatera Utara.
E. Usaha Kerja Terkini
PT. Kereta Api (Persero) selalu membuat suatu program yang setiap tahunnya berubah sesuai dengan kebutuhan para konsumennya untuk meningkatkan minat para konsumen jasa pemakai Kereta Api.
PT. Kereta Api (Persero) memiliki usaha kerja terkini, yaitu menjalankan suatu program, seperti berikut :
1. Keselamatan
PT. Kereta Api berusaha meningkatkan keselamtan para penumpang dari tahun ke tahun, agar konsumen lebih percaya dan menjadi konsumen tetap pemakai jasa PT. Kereta Api (Persero) Medan. Saat ini PT. Kereta Api (Persero) Medan sedang melakukan perbaikan rel Kereta Api di sepanjang jalur perjalanan Kereta Api.
2. Pelayanan
Setiap masyarakat, terutama para konsumen pemakai jasa PT. Kereta Api (Persero) menginginkan pelayanan yang baik dan sempurna, oleh karena itu PT. Kereta Api (Persero) juga mengadakan peningkatan pelayanan dengan mendidik para pegawainya untuk lebih memahami permintaan penumpang Kereta Api. Saat ini karyawan yang telah mengikuti pelatihan sekitar kurang lebih 50 orang.
3. Kenyamanan
21
penumpang semakin semangat menggunakan jasa PT. Kereta Api (Persero). Saat ini PT. Kereta Api sedang mengupayakan untuk meningkatkan kenyamanan dengan menambah fasilitas kebersihan di setiap Kereta Api, seperti meyediakan tong sampah, sapu, dan kain pembersih di setiap gerbong Kereta Api dan lain sebagainya.
4. Tepat Waktu
PT. Kereta Api (Persero) sadar benar bahwa para penumpang atau pemakai jasanya, sangat menghargai waktu. Maka, penumpang berharap setiap perjalanan mereka dengan Kereta Api sampai pada tepat waktu atau sesuai waktu yang talah ditentukan. PT. Kereta Api (Persero) juga meningkatkan ketepatan waktu dalam pemberangkatan dan mengurangi waktu pemberhentian di setiap stasiun, agar para penumpang dapat sampai ditujuan tepat pada waktunya.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Pimpinan (Kepala Sub Bagian) PT. Kereta Api (Persero) Medan yang akan datang ditentukan oleh Pimpinan Pusat. Adapun rencana-rencana kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:
2. Melakukan penyuluhan, pelatihan dan pendidikan bagi pegawai kearsipan agar dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam memelihara dan mengamankan arsip.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Dalam ilmu kearsipan (Archival Science atau Archivology), selain kata arsip yang dalam bahsa Indonesia, masih ada istilah archives atau archief (Belanda), File (Inggris) dan record atau warkat.
Dalam istilah bahasa Inggris, ketiga istilah diatas diartikan sebagai berikut : a. File berarti early archive
b. Record berarti permanent file
c. Archive berarti permanent record (Wursanto, 2007:11)
Dimana pada umumnya, pengertian arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh setiap unit kerja di lingkungan perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi perusahaan.
Namun, berdasarkan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun seperti film, hasil-hasil rekaman dan lainnya. Baik dalam bentuk tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
B. Jenis-Jenis Arsip
Arsip juga dapat dibedakan dalam beberapa jenis : 1. Berdasarkan Fungsinya
a. Arsip Dinamis yang terdiri atas :
1). Arsip Dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih digunakan sehari-hari sebagai berkas kerja.
2). Arsip Dinamis Inaktif, yaitu arsip yang sudah menurun frekwensi penggunaannya sebagai berkas kerja.
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung namun masih diperlukan bagi kepentingan nasional.
2. Berdasarkan bentuk/coraknya :
a. Textual yaitu semua jenis arsip yang tertulis
b. Kartografi dan kearsitekturan, yaitu semua jenis arsip yang bergambar, seperti peta, denah bangunan dan lain-lain.
c. Audio Visual, yaitu arsip yang bisa dipandang dan didengar dikelompokkan menjadi 3 (tiga), yaitu :
1). Gambar Statistik (Still Images) seperti foto
25
3). Rekaman Suara (Sounds Recording)
d. Bahan keterangan lain yang diproduksi atau hanya dapat dibaca melalui mesin dan sejenisnya (Machine Readable), seperti disket dan micro film.
C. Nilai Guna Arsip
Arsip juga memiliki beberapa nilai guna, seperti : 1. Nilai Guna Primer
Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan Perusahaan Pencipta Arsip yang meliputi :
a. Nilai Guna Administrasi
Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi Perusahaan/pencipta arsip berisikan hal-hal yang berkaitan dengan perumusan dan kebijaksanaan.
b. Nilai Guna Hukum
Arsip yang mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti atas hak dan kewajiban Perusahaan, warga negara dan pemerintah berisikan keputusan/ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti peradilan dan sebagainya.
c. Nilai Guna Keuangan
d. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi
Arsip mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian ilmu terapan.
2. Nilai Guna Sekunder
Nilai arsip berdasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luar perusahaan/instansi pencipta arsip kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban nasional, yang meliputi :
a. Nilai Guna Kebuktian
Arsip yang mengandung data dan keterangan tentang bagaimana Perusahaan/instansi diciptakan dikembangkan, diatur fungsi kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat kegiatannya.
b. Nilai Guna Informasional
Nilai ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan perusahaan/instansi penciptanya berisi informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya.
27
dan masa yang akan datang. Usaha untuk menyelamatkan semua barang bukti seperti yang dimaksud diatas antara lain dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip. Unuk itulah perlu diadakan pengurusan arsip secara tertata dan baik.
D. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dari kerusakan dan kemusnahan, sedangkan pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dari kehilangan maupun kerusakan, sehingga perlu dilakukan pelaksanaan dan penanganan yang cukup baik dalam menata dan menyinpan arsip ataupun dokumen penting.
1. Penataan dan penyimpanan arsip a. Tujuan
Tujuan penataan dan pengaturan penyimpanan arsip adalah untuk menjaga keamanan, memelihara kearsipan serta perawatan agar arsip terhindar dari pelapukan dan atau kehilangan serta mempermudah penemuan kembali informasi, sehingga dapat diciptakan pemanfaatan arsip secara berdaya guna dan berhasil guna.
2. Pelaksanaan
a. Penataan dan penyimpanan arsip di lingkungan perusahaan menganut azas desentralisasi untuk arsip dinamis aktif dan azas sentralisasi untuk arsip dinamis inaktif.
1) Penataan arsip dikelompokkan atau dipilih kedalam: a) Dosir
b) Rublik c) Seri
2) Arsip Media Baru (Arsip Audio Visual dan Arsip Komputer) disimpan di unit kerja masing-masing sesuai ketentuan teknis yang dipersyaratkan.
c. Pemeliharaan Arsip
1) Arsip Pusat bertanggung jawab atas keamanan, keselamatan, keutuhan dan kelengkapan yang tersimpan
2) Untuk menghindari kemungkinan pelapukan, kehilangan, kerusakan kebanjiran dan kebakaran tempat penyimpanan harus pada lokasi serta kondisi bangunan yang memenuhi syarat
3) Pemeliharaan arsip dilakukan secara berkala dengan : a. Penaburan obat
b. Penyemprotan anti hama (pest control) c. Furnigasi
d. Penanganan Dokumen bernilai tinggi
1) Dokumen Bernilai tinggi adalah dokumen atau arsip yang mempunyai nilai guna sangat tinggi terhadap kehidupan perusahaan, antara lain: a. Surat berharga
b. Bukti-bukti kepemilikan
29
2) Penyimpanan Dokumen bernilai tinggi dilakukan secara khusus dengan memperhatikan faktor keamanan
3) Untuk dokumen bernilai tinggi yang dibuat dan dilegalisir duplikatnya oleh pejabat yang berwenang harus disimpan secara terpisah dengan asli.
e. Kewenangan dan tanggung jawab pengurusan arsip
1) Arsip pusat merupakan satu-satunya yang berwenang mempunyai Arsip Inaktif, sedangkan arsip yang masih Dinamis Aktif dapat disimpan di unit kerja pencipta arsip secara desentralisasi sebagai berkas kerja.
2) Arsip yang sudah tidak merupakan berkas kerja dapat dikelompokkan sebagai arsip Inaktif, dalam jangka waktu selambat-lambatnya 3 (tiga) tahun terhitung setelah dinyatakan selesai penanganan masalahnya oleh unit kerja pencipta arsip harus segera diserahkan kepada Arsip Pusat untuk selanjutnya disimpan menurut ketentuan yang berlaku. 3) Setiap penyerahan arsip dari unit kerja pencipta arsip kepada arsip
pusat disertai dengan berita acara serah terima yang dilengkapi dengan keterangan tentang jenis jumlah dan tahun diciptakannya arsip
4) Pengurusan atau penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif diatur sebagai berikut :
b) Untuk wilayah Usaha Jawa, Daerah Operasi, Eksplotasi dan Inspeksi serta Balai Jasa dan Gudang Persediaan setempat penyimpanan arsip dinamis inaktif dilakukan sendiri.
E. Penyusutan Arsip
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolahan (unit kerja) ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan yang dilakukan dengan cara :
a. Pemindahan arsip harus disertai surat pengantar yang dilampiri daftar pertelaan Arsip yang akan diserahkan dan Berita Acara Pemindahan Arsip (sesuai contoh lampiran 2 dan 3)
b. Arsip yang dipindahkan dimasukkan dalam amplop.
Setiap amplop berisi satu berkas masalah, selanjutnya dimasukkan kedalam boks arsip dan diberikan label pengenal
c. Arsip yang dipindahkan harus disampaikan oleh petugas khusus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pemindahan arsip tersebut
d. Serah terima arsip hendaknya dilaksanakan sebaik-baiknya, terutama penelitian/pencocokan antara Daftar Pertelaan dengan arsip yang diterima dan arsip dalam keadaan baik atau rusak
e. Pemindahan arsip-arsip yang retensinya diatas sepuluh tahun harus diserahkan ke Arsip Pusat dengan sepengetahuan Subdit Umum
f. Penyerahan dan pengamanan arsip-arsip Direksi dilakukan oleh Subdit Umum Arsip Pusat
31
1) Lembar pertama arsip dikirimkan ke arsip pusat 2) Lembar kedua disimpan sebagai arsip/pertinggal 2. Pemusnahan arsip ketentuannya diatur sebagai berikut :
a. Memilih arsip dari non arsip dan duplikasi yang berlebihan.
Non arsip antara lain amplop, map, blanko-blanko, formulir dan sebagainya
b. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan c. Perusahaan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai
nilai guna dan telah melalui jangka waktu penyimpanan sesuai dengan jadwal retensi Arsip (JRA)
d. Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat lagi dkenali isi maupun bentuknya melalui proses pembuburan, pembakaran dan penghancuran secara kimiawi, dengan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari Bidang Hukum/perundang-undangan dan atau Bidang Pengawasan dari perusahaan
e. Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip yang akan dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan arsip.
f. Pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu kurang dari 10 tahun dibentuk Tim pemusnahan yang ditetapkan oleh Direksi dengan melaporkan kepada Pimpinan Departemen Perhubungan yang anggotanya terdiri dari unsur :
2) Pejabat dari Satuan Pengawasan Intern 3) Pejabat dari Direktorat Keuangan
4) Pejabat dari Sub Direktorat Hukum dan Hubungan Antar Lembaga 5) Pejabat dari unsur-unsur terkait
g. Pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu penyimpanan waktu 10 tahun atau lebih dibentuk Tim pemusnahan yang ditetapkan oleh Pimpinan Perusahaan setelah didengar pertimbangan Panitia penilaian arsip yang dibentuk oleh perusahaan, dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan dan Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan persetujuan Pimpinan Departemen Perhubungan serta Kepala Arsip Republik Indonesia
Tim pemusnahan arsip terdiri dari : 1) Perusahaan Umum Kereta Api
2) Sekretariat Jenderal Departemen Perhubungan 3) Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan 4) Arsip Nasional Republik Indonesia
5) Badan Administrasi Kepegawaian Negara
33
3. Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) diatur sebagai berikut :
a. Bagi arsip yang disimpan oleh Perusahaan di Tingkat Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia dengan terlebih dahulu dilaporkan kepada Pimpinan Departemen Perhubungan untuk mendapat persetujuan
b. Penyerahan arsip dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun, serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip yang diserahkan.
F. Peminjaman
1. Arsip Inaktif yang disimpan pada Arsip Pusat dapat dipinjam oleh : a. Unit kerja pencipta arsip
b. Unit kerja bukan pencipta arsip di lingkungan Perusahaan c. Instansi lain di luar Perusahaan
Surat dan daftar arsip yang akan dipinjam pada Arsip Pusat harus mendapat persetujuan Pejabat Sub Direktorat Administrasi Umum dan Kesejahteraan Personalia.
3. Peminjaman arsip oleh instansi lain di luar Perusahaan harus dapat persetujuan Direksi Sub Direktorat Administrasi Umum dan Kesejahteraan Personalia.
4. Setiap peminjaman arsip harus diperhatikan sebagai berikut : a. Arsip yang aslinya dapat dipinjam di tempat
b. Permintaan untuk meminjam arsip harus dilakukan secara tertulis
c. Petugas arsip berkewajiban mencatat, membukukan setiap peminjam arsip d. Peminjaman arsip-arsip harus dibuatkan Lembaran Peminjaman Arsip
(LPA) yang terdiri dari :
1) LPA asli sebagai pengganti arsip diletakkan pada tempat arsip yang dipinjam
2) LPA II untuk peminjam 3) LPA III untuk petugas
G. Penemuan Kembali Arsip
Pada dasarnya penemuan kembali arsip menyangkut 2 (dua) segi, yaitu penemuan kembali informasi dan arsipnya, dengan berpedoman pada kode arsip, indeks dan tunjuk silang (apabila diperlukan).
1. Arsip Aktif
35
Contoh :
Berkas kepegawaian (perorangan) penataannya diatur berdasarkan indeks nama orang, maka cara penemuan kembalinya akan mudah dicari dari indeks nama orangnya.
b. Cara penemuan :
1) Tahap pertama memahami isi materi yang diperlukan
2) Tahap kedua menentukan tempat penyimpanan arsip dengan berpedoman pada klasifikasi (kode arsip), apabila menemukan kesulitan dapat dibantu dengan indeks relatif (daftar klasifikasi)
3) Menentukan indeks dari masalah yang diperlukan
2. Arsip Inaktif
a. Seperti halnya pada arsip Aktif indeks merupakan pula sarana utama dalam penemuan kembali arsip Inaktif
b. Cara penemuan :
a) Tahap pertama mencari lokasi arsip suatu unit pengolahan disimpan b) Tahap kedua memahami materi yang diperlukan dan kemudian
H. Syarat Syarat yang harus dimiliki oleh petugas arsip
Begitu pentingnya arsip bagi sebuah organisasi ataupun perusahaan sehingga pengamanan dan pemeliharaannya pun harus dilaksanakan dan ditangani sebaik mungkin. Oleh karena itu diperlukan petugas ataupun pegawai yang yang menguasai sistem Kearsipan, sehingga penataan arsip dapat terlaksana dan tidak ada arsip-arsip yang hilang, baik yang Aktif maupun Inaktif. The Liang Gie mengatakan bahwa untukmenjadi petugas atau pegawai kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 5 (lima) syarat (Wursanto, 2007:39-41), yaitu : 1. Keahlian
Pegawai yang bertugas harus mempunyai keahlian dalam bidang arsip, atau paling tidak mempunyai pengetahuan tentang arsip, agar tata kerja kearsipan dapat mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern.
2. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang secara sepintastampaknya sama.
Faktor ketelitian harus didukung oleh :
a. Sikap jiwa yang cermat, penuh minat dan penuh perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
b. Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat dan tidak buta warna. 3. Kecerdasan
37
dan ketajaman pikiran. Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan yaang tajam, sehingga tidak mudah lupa.
Kecerdasan sangat dibutuhkan oleh setiap pegawai kearsipan, karena dengan kecerdasannya diharapkan ia mampu memilih kata-kata untuk suatu pokok persoalan, serta tidak mudah melupakan suatu pokok persoalan yang telah ada kartu arsipnya.
4. Kecekatan
Cekatan berarti mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja dengan cepat dan mahir melakukan sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu dan ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sangat diperlukan oleh pegawai kearsipan karena setiap pegawai diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit. Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik.
5. Kerapian
I. Peralatan/Perlengkapan Arsip
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam penataan dan penyimpanan arsip lazimnya meliputi antara lain :
1. Folder 2. Map Arsip
3. Kotak Arsip (Boks) 4. Filing Cabinet
5. Rak Arsip/Lemari Arsip 6. Mesin Pemotong Kertas 7. Mesin Pengepres
8. Mesin Sampul/Laminasi 9. Mesin Penghancur Kertas 10.Mesin Foto Copy
11.Mesin Faximile 12.Perangkat Komputer
J. Sanksi
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1991 Pasal 11 tentang Ketentuan Pidana sebagai berikut :
39
2. Barang siapa yang menyimpan arsp sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu pada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau dengan pidan penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun
A. KESIMPULAN
Setelah melakukan perbandingan pada pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Kereta Api (Perero) dengan teori-teori yang berkaitan dengan penelitian ini, penulis memperoleh kesimpulan :
1. Arsip in-aktif disimpan di gudang penyimpanan, namun tertata dengan cukup rapi, sehingga tidak terlalu lama mengambilnya jika diperlukan.
2. Pemeliharaan Arsip yang berkaitan dengan kebersihannya kurang terjaga. 3. Pengamanan Arsip cukup baik dengan dilaksanakannya pengelolaan
pembedaan arsip sesuai abjad, judul dan juga kepentingannya.
4. Pegawai Kearsipan kurang mampu melakukan pemeliharaan dan pengamanan, terbukti pada saat pencarian beberapa arsip, para pegawai kurang cekatan mendapatkannya.
B. SARAN
1. Para pegawai kearsipan masih perlu mendapatkan pendidikan dan pelatihan, agar penataan arsip pada PT. Kereta Api (Persero) dapat lebih baik lagi.
2. Seharusnya setiap arsip dibersihkan secara teratur agar tidak berdebu saat pengambilannya, sehingga kebersihannya dapat terjamin
41
DAFTAR PUSTAKA
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Penerbit Mandar Maju. Bandung. 2001
