LAMPIRAN

(1)

(2)

Lampiran 1

Surat Izin Penelitian dari Poltekkes Kemenkes Malang

(3)

Lampiran 2

Surat Rekomendasi Pelaksanaan Penelitian oleh Dinas Kesehatan Kota Malang

(4)

Lampiran 3

Surat Bukti Telah Melaksanakan Penelitian dari Puskesmas Dinoyo

(5)

Lampiran 4

Lembar Kartu Bimbingan Laporan Tugas Akhir

(6)

Lampiran 5

Format Surat Permohonan Menjadi Responden

SURAT PERMOHONAN MENJADI RESPONDEN

Kepada

Yth. Calon Responden Penelitian Di

Tempat

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, mahasiswa Prodi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang

Nama : Rika Auwliya Agustininingtias NIM : P17410173028

Bermaksud akan melaksanakan penelitian yang berjudul “Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengembalian Dokumen Rekam Medis untuk Mempercepat Penyediaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Dinoyo”.

Saya mengharapkan partisipasi anda dalam penelitian yang akan saya lakukan. Apabila Bapak/Ibu/Sdr/I menyetujui maka dengan ini saya mohon kesediaan responden untuk menandatangani lembar persetujuan.

Atas perhatian Bapak/Ibu/Sdr/I sebagai responden, saya ucapkan terima kasih.

Malang, 2 Januari 2020 Peneliti,

Rika Auwliya Agustiningtias

(7)

Lampiran 6

Persetujuan Kesediaan Menjadi Responden Penelitian (Informed Consent)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

Lampiran 7

Undangan Focus Group Discussion (FGD)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

Lampiran 8

Daftar Hadir Pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD)

(20)

Lampiran 9

Foto Dokumentasi Pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD)

(21)

Lampiran 10

LOGBOOK PELAKSANAAN FOCUS GROUP DISCUSSION (FGD)

Tanggal Kegiatan Hasil

3 Januari 2020

Membagikan undangan kepada : 1. Petugas Rekam Medis 2. Petugas Poli Rawat Jalan 3. Dokter

4. Bagian Keperawatan 5. Bagian Kebidanan

Serta menanyakan kesediaan untuk hadir dalam FGD

4 Januari 2020

1. Mengkonfirmasi kepada para undangan FGD untuk menghadiri kegiatan FGD 2. Menanyakan kepada Kepala

TU perihal peminjaman ruangan untuk kegiatan FGD

1. Seluruh undangan bisa hadir dalam FGD

2. Bapak Kepala TU menyediakan ruangan untuk pelaksanaan FGD 6 Januari

2020

FGD dilaksanakan pada pukul 12.30 (setelah jam pelayanan puskesmas) yang bertempat di Ruang Diskusi Puskesmas Dinoyo.

Pelaksanaa FGD dihadiri oleh : 1. Petugas RekamMedis 2. Perwakilan dari Poli

Rawat Jalan 3. Dokter

4. Perwakilan dari Bagian Kerawatan

5. Perwakilan dari Bagian Kebidanan

FGD membahas mengenai isi dari SOP Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan yang akan peneliti buat berdasarkan kesepakatan yang akan ditetapkan antara seluruh undangan FGD

1. SOP Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan berisi tentang ketentuan pengembalian dokumen rekam medis ke unit rekam medis dalam 1x24 jam setelah pasien pulang oleh petugas Poli Rawat Jalan.

2. Pengecualian untuk dokumen rekam medis pasien HIV/IMS dikembalikan maksimal dalam waktu 1 bulan sejak terakhir kali pasien berobat karena digunakan untuk kepentingan pelaporan yang dilakukan setiap tanggal 25 tiap bulan.

(22)

3. Kerangka SOP pada bagian komponen SOP mengalami penambahan

beberapa item

diataranya: Alat dan Bahan, Petugas yang Melaksanakan, Hal-hal yang perlu diperhatikan, dan juga Dokumen Terkait. Disesuaikan dengan SOP yang sudah ada dan sudah digunakan di Puskesmas Dinoyo 4. SOP Pengembalian

Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan juga dilengkapi dengan diagram alir tentang langkah-langkah

pengembalian dokumen rekam medis.

5. Seluruh peserta FGD dan peneliti mencapai kesepakatan bersama terkait isi prosedur dan juga kerangka SOP yang akan dibuat oleh peneliti.

(23)

Lampiran 11

LEMBAR PEDOMAN DAN HASIL NOTULEN FOCUS GROUP DISCUSSION

Lampiran 11.1

LEMBAR PEDOMAN FOCUS GROUP DISCUSSION Topik FGD :

Instruksi atau langkah-langkah dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Dinoyo.

Undangan/Peserta FGD :

1. Petugas Rekam Medis Puskesmas Dinoyo 2. Petugas Poli Rawat Jalan Puskesmas Dinoyo 3. Bagian Keperawatan Puskesmas Dinoyo 4. Bagian Kebidanan Puskesmas Dinoyo 5. Dokter Puskesmas Dinoyo

Tempat FGD :

Ruang Diskusi Puskesmas Dinoyo Waktu Pelaksanaan FGD :

Senin, 6 Januari 2020. Pukul 12.30 – 13.30 Perlengkapan yang Dibutuhkan :

1. Konsep dan Rancangan Standar Operasional Prosedur 2. Materi yang akan dibahas

3. Buku/Note dan alat tulis 4. Kamera Handphone Pelaksanaan FGD :

1. Sesi Pertama

a. Kegiatan Focuss Group Discussion dibuka oleh moderator dan pengenalan peneliti kepada seluruh undangan FGD

b. Penjelasan mengenai hasil pengamatan peneliti terhadap sistem pengembalian dan penyediaan Dokumen Rekam Medis di Puskesmas

(24)

Dinoyo dan pemaparan temuan masalah yang ditemukan oleh peneliti selama melakukan Praktik Kerja Lapangan di Puskesmas Dinoyo.

c. Peneliti mengusulkan Pembuatan Standar Operasional Prosedur terkait tentang Pengembalian Dokumen Rekam Medis serta memberikan konsep serta kerangka SOP yang akan peneliti buat kepada peserta undangan FGD.

2. Sesi Kedua

a. Diskusi bersama seluruh peserta undangan FGD tentang langkah- langkah yang akan dilakukan di dalan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

b. Menarik kesimpulan

Lampiran 11.2

HASIL NOTULEN FOCUS GROUP DISCUSSION

Notulen Sesi Pertama

1. Moderator membuka diskusi dan memperkenalkan diri serta menyampaikan terima kasih kepada seluruh undangan yang sudah meluangkan waktunya untuk hadir

2. Peneliti mengenalkan diri kepada seluruh peserta diskusi

3. Peneliti menjelaskan mengenai hasil pengamatan yang sudah dilakukan peneliti tentang permasalahan yang kerap terjadi terkait keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di Puskesmas Dinoyo. Hasil yang didapatkan yaitu:

Pada ruangan poli rawat jalan di Puskesmas Dinoyo sering kali terjadi penumpukan dokumen rekam medis dikarenakan dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan tidak segera dikembaliakn ke unit rekam medis. Terdapat beberapa faktor yang menjadi penyebab terjadinya permasalahan seperti diatas diantaranya yaitu petugas poli rawat jalan yang melakukan entri data pasien juga merangkap sebagai perawat di poli tersebut, selain itu bila koneksi internet tidak stabil atau bahkan tidak bisa

(25)

digunakan juga menjadi salah satu penyebab dokumen rekam medis tidak segera dikembalikan ke unit rekam medis karena entri data pasien tidak bisa dilakukan. Jika dokumen rekam medis tidak segera dikembalikan ke unit rekam medis, maka hal tersebut akan mengakibatkan waktu penyediaan dokumen rekam medis terhambat karena jika terdapat pasien yang dating berobat dan dokumen rekam medisnya tidak ada di ruang filing maka petugas harus mencari dan menelusuri terlebih dahuu dimanakah kira-kira dokumen rekam medis tersebut berada atau terakhir kali digunakan.

4. Peneliti mengusulkan pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan. Peneliti menjelaskan maksud, tujuan, dan manfaat dari pembuatan SOP serta memberikan kerangka dan konsep langkah-langkah dalam SOP

5. Peneliti menjelaskan tujuan diadakannya diskusi yaitu untuk membahas tentang prosedur/langkah-langkah yang akan dimasukkan dalam SOP yang akan peneliti buat dan telah disesuaikan dengan keadaan yang terjadi di Puskesmas Dinoyo

Notulen Sesi Kedua

1. Peneliti menjelaskan kembali hasil pengamatan yang sudah peneliti lakukan terkait waktu penyediaan dokumen rekam medis dan pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan di Puskesmas Dinoyo

2. Peneliti bertanya mengenai prosedur/langkah-langkah yang biasa dilakukan oleh petugas dalam melakukan pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan ke unit rekam medis

3. Usulan dari pihak Puskesmas Dinoyo antara lain:

a. Dokter dan Perawat rekam medis dan petugas poli mengusulkan agar langkah-langkah prosedur yang dimasukkan kedalam SOP disesuaikan dengan kegiatan yang sudah ada di Puskesmas Dinoyo

b. Petugas Poli mengusulkan agar ketentuan terkait pengecualian pengembalian dokumen rekam medis pasien HIV/IMS yang pengembaliannya dalam waktu 1 bulan juga dicantumkan ke dalam SOP

(26)

c. Petugas rekam medis mengusulkan agar kerangka SOP yang diajukan oleh peneliti bagian Komponen SOP ditambah beberapa item disesuaikan dengan SOP yang telah digunakan di Puskesmas Dinoyo 4. Seluruh peserta FGD sepakat bahwa pengembalian dokumen rekam medis

rawat jalan yaitu ≤ 1x24 jam kecuali pasien dengan HIV/IMS dikembalikan maksimal 1 bulan jam karena digunakan untuk kepentingan pelaporan yang dilakukan setiap tanggal 25 tiap bulannya.

5. Peneliti memastikan kembali terkait kesepakatan dan hasil dari FGD yang dilakukan hari ini.

6. Seluruh hadirin sudah sepakat dengan hasil yang diperoleh selama kegiatan FGD mengenai SOP yang peneliti buat.

Kesimpulan

1. Prosedur atau langkah-langkah yang dituliskan pada SOP disesuaikan dengan kegiatan yang dilakukan di Puskesmas Dinoyo.

2. Pengembalian dokumen rekam medis rawat jalan dikembalikan ke unit rekam medis dalam waktu ≤ 1x24 jam.

3. Terdapat pengecualian pada dokumen rekam medis pasien HIV/IMS yang waktu pengembalian dokumennya paling lambat 1 bulan setelah terakhir kali pasien berobat karena digunakan untuk kepentingan pelaporan.

4. SOP digunakan sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan kegiatan pengembalian dokumen rekam medis

5. Kerangka SOP pada bagian komponen SOP ditambahi beberapa item yang telah disesuaikan dengan SOP yang sudah ada di Puskesmas Dinoyo

(27)

Lampiran 12

Berita Acara Sosialisasi SOP Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

(28)

Lampiran 13

Produk SOP Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

(29)

(30)

Lampiran 14

LEMBAR OBSERVASI

Hasil Rekapitulasi Observasi Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Sebelum dan Sesudah Adanya Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Dinoyo

Lampiran 14.1

Hasil Observasi Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Sebelum Adanya SOP Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

Tanggal : Senin, 30 Desember 2019

No No. Rekam Medis Waktu Penyediaan

Dokumen Rekam Medis Keterangan

1 P1 519 detik ≤ 10 menit

4 P4 969 detik > 10 menit

12 P12 1589 detik > 10 menit

13 P13 1194 detik > 10 menit

14 P14 1594 detik > 10 menit

(31)

19 P19 1450 detik > 10 menit

20 P20 1312 detik > 10 menit

21 P21 1210 detik > 10 menit

22 P22 1296 detik > 10 menit

23 P23 1004 detik > 10 menit

24 P24 1006 detik > 10 menit

25 P25 1237 detik > 10 menit

Total Waktu 27.219 detik

Rata-rata waktu penyediaan DRM RJ 907,3 detik

(32)

Lampiran 14.2

Hasil Observasi Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Sesudah Adanya SOP Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

Tanggal : Sabtu, 18 Januari 2020

No No. Rekam Medis Waktu Penyediaan

Dokumen Rekam Medis Keterangan

10 P10 1017 detik > 10 menit

14 P14 1007 detik > 10 menit

(33)

30 P30 1107 detik > 10 menit

Total Waktu 17.327 detik

Rata-rata waktu penyediaan DRM RJ 577.567 detik

(34)

Lampiram 15

Hasil Uji Independent T Test Menggunakan SPSS

(35)

Lampiran 16

Foto Dokumentasi Selama Penelitian