PENDAHULUAN
Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek (KP)
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek (KP)
- Tujuan Kerja Praktek
- Manfaat Kerja Praktek
Waktu dan Lama Kerja Praktek (KP)
Tempat Kerja Praktek (KP)
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
- Sejarah Singkat Kantor Camat Sumbul
- Visi Dan Misi Kantor Camat Sumbul
- Visi Kantor Camat Sumbul
- Misi Kantor Camat Sumbul
- Struktur Organisasi Kantor Camat Sumbul
- Ruang Lingkup Kantor Camat Sumbul
Struktur organisasi Kantor Kecamatan Sumbul disusun sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Tugas pokok Kepala Bagian Tata Usaha adalah menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, pelaksanaan kegiatan Ekbang dan pelayanan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan kabupaten; Menyiapkan bahan dan melakukan koordinasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah, instansi vertikal dan UPT di bidang penyelenggaraan pemerintahan;
Kepala Seksi dan Pemberdayaan Desa mempunyai tugas pokok melaksanakan penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis, program dan kegiatan serta memfasilitasi pelaksanaan teknis pembinaan, pelaksanaan kegiatan dan pelayanan Ekbang mengenai pemberdayaan masyarakat dan desa di Kecamatan. Menyiapkan bahan dan melaksanakan koordinasi teknis operasional satuan kerja perangkat daerah, instansi vertikal dan UPT/instansi Pemerintah di wilayah kabupaten terkait dengan pemberdayaan masyarakat dan desa. Kepala Seksi Keuangan dan Pembangunan mempunyai tugas pokok penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis, program dan kegiatan serta memfasilitasi teknis pembinaan, pelaksanaan kegiatan EKbang dan pelayanan yang berkaitan dengan keuangan dan pembangunan di Kecamatan.
Sesuai dengan yang ada di paragraf. 1 tugas pokok, uraian tugas kepala Seksi Kesejahteraan Rakyat adalah sebagai berikut. Menyiapkan bahan dan melaksanakan koordinasi teknis operasional kegiatan UPT/instansi Pemerintah di wilayah kecamatan yang terkait dengan kesejahteraan rakyat;
DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK
Spesifikasi Tugas Yang Dilaksanakan Selama Kerja Praktek
- Agenda Kerja Praktek
- Uraian Kerja Praktek
Tahap penjadwalan surat disini adalah mencatat surat masuk dan surat keluar di buku diary. Setiap surat masuk dicatat dalam buku agenda surat dan diberi nomor agenda. Buku kontrol berisi hal-hal yang biasanya ditulis: nomor surat, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan pengirim surat, tanggal dan nomor surat, subjek, lampiran, diteruskan ke pernyataan dan inisial penerima surat Kegiatan pengarsipan surat dapat dilihat pada Gambar 3.2 berikut ini.
Pada tahap penataan arsip yang dimaksud di sini, setelah direncanakan kemudian diarsipkan, kemudian arsip ditata dengan baik sehingga dapat dengan mudah diambil kembali pada saat dibutuhkan, dan tujuan kedua agar arsip tertata dengan baik. Pembuangan surat yang dimaksud disini merupakan tindak lanjut dari surat yang masuk, yang pada umumnya bersifat segera atau harus segera dilaksanakan atau ditindak lanjuti secepat mungkin oleh Camat. Penyampaian surat dimaksud di sini terjadi ketika ada agenda kantor camat Ambush yang mengharuskan diundangnya instansi terkait.
Mengawasi kehadiran setiap pegawai terutama yang datang terlambat atau pulang lebih awal dari Kantor Kecamatan Sumbul. Salah satu kegiatan rutin kantor kanton ditunjukkan pada Gambar 3-9 di bawah ini.
Target Yang Diharapkan Selama Kerja Praktek
Tujuan yang dimaksud adalah untuk memudahkan masyarakat dalam mengelola file atau mencari data yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Tindak lanjut kegiatan kantor kecamatan Tujuan yang diharapkan adalah agar kegiatan yang direncanakan dapat terealisasi dan sesuai dengan yang diinginkan oleh pemerintah.
Perangkat Keras Dan Perangkat Lunak Yang Digunakan
- Perangkat Keras
- Perangkat Lunak
Tujuan dalam salinan ini adalah setelah dokumen digandakan, dokumen asli dapat diarsipkan sementara salinannya dapat didistribusikan. Banyak pekerjaan di Kantor Kecamatan Sumbul yang menggunakan komputer untuk menyelesaikan pekerjaan.
Peralatan Dan Perlengkapan Yang Digunakan
- Peralatan Yang Digunakan Selama Kerja Praktek
- Perlengkapan Yang Dipakai Selama Kerja Praktek
Pada bagian General, perforator ini berfungsi sebagai lubang untuk arsip surat di folder Odners. Filing cabinet memiliki fungsi yang sama dengan filling cabinet, namun bentuknya lebih mirip lemari pakaian. Penyimpanan dalam filing cabinet ini biasanya dengan cara memasukkan file ke dalam Folder kemudian menempatkannya.
Folder Oddners merupakan folder besar yang memiliki banyak warna dengan bahan karton tebal yang berfungsi untuk menyimpan file-file penting. Pena adalah alat tulis yang digunakan untuk mengaplikasikan tinta ke permukaan seperti kertas untuk menulis atau menggambar. Buku Agenda Surat Masuk Buku Agenda Surat Masuk adalah fasilitas berupa buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk.
Stempel adalah alat yang permukaannya diukir dengan tulisan, gambar, atau keduanya yang digunakan dengan tinta untuk membuat cap pada suatu berkas atau dokumen dalam suatu kegiatan atau suatu kontrak.
Data- Data Yang Diperlukan
Buku kendali surat ini biasanya ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal surat diterima, nama lembaga pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal yang dikirim, dan inisial surat. penerima surat. diperlukan lemari arsip dengan memasukkan file atau surat ke dalam Map Orderer dan kemudian menyisihkannya. Adapun isi dari lembar pengiriman surat yaitu indeks, kode indeks, perihal, tanggal tutup, ditujukan kepada, nama pengirim, nomor surat dan tanggal, sifat surat, catatan pengurusan dan diteruskan.
Pengiriman surat yang diperlukan adalah buku pengiriman surat untuk mengetahui apakah surat sudah sampai di instansi yang dituju. Buku pengiriman adalah buku yang digunakan untuk mengirim surat dan sekaligus sebagai bill of letter. Yang diperlukan dalam menggandakan dokumen ini adalah dokumen asli yang akan disalin, mesin duplikasi dan kertas.
Membuat daftar absensi pegawai, data yang dibutuhkan adalah hardware (komputer) dan identitas pegawai, misalnya nama dan nomor induk pegawai.
Dokumen Dokumen Yang Dihasilkan
Contoh surat yang dibuat dan diserahkan kepada instansi terkait dapat dilihat pada Gambar 3.27 di bawah ini. Kendala yang dihadapi saat kerja praktek di Kantor Umum Kantor Kecamatan Sumbul Mesin printer kantor yang digunakan untuk mencetak dan menggandakan dokumen atau berkas sering mengalami kerusakan sehingga mengakibatkan pekerjaan terlambat sehingga pekerjaan tidak selesai. Mesin printer dicek minimal 1 kali dalam seminggu, jika ada kerusakan maka perbaiki terlebih dahulu jika tidak diperbaiki maka gunakan bagian mesin yang lain agar pekerjaan dapat selesai dengan cepat dan tidak tertunda.
Spesifikasi pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek di kantor kecamatan Sumbul pada bagian umum adalah penugasan surat, pengarsipan surat, pendistribusian surat, penulisan surat dan pengiriman surat. Tujuan yang diharapkan selama melakukan pekerjaan di kantor kelurahan Sumbul adalah untuk memudahkan masyarakat di bagian tata usaha dan memudahkan bagian lain dalam proses administrasi, selain mengetahui cara mengoperasikan mesin duplikasi sehingga memudahkan dalam mencari surat-surat. bila perlu dan mengetahui cara mengarsipkan dokumen dengan benar dan teliti dalam melakukannya.bekerja dan lebih mahir dalam pengoperasian menggunakan Microsoft excell. Perangkat keras yang digunakan di kantor kecamatan Sumbul adalah komputer sedangkan perangkat lunaknya adalah Ms.Excel dan MS.Word.
Peralatan yang digunakan di kantor kecamatan Sumbul adalah mesin cetak, lemari arsip dan lemari arsip, sedangkan peralatan yang digunakan adalah alat tulis seperti pulpen, buku agenda, kertas hvs, map pesanan dan stempel. Umumnya data yang dibutuhkan saat melakukan pekerjaan di bagian umum Kantor Kecamatan Sumbul adalah data yang dibutuhkan sesuai dengan spesifikasi pekerjaan. Dokumen yang dihasilkan selama kerja praktek di Kantor Kecamatan Sumbul adalah ringkasan surat masuk dan surat keluar serta hasil fotocopy dokumen seperti KTP, KK dan surat untuk keperluan arsip.
Kendala yang ditemui saat melakukan kerja praktek di Kantor Kecamatan Sumbul adalah mesin cetak yang sering mengalami kerusakan hingga melambat. Solusi permasalahan saat bekerja di Kantor Kecamatan Sumbul adalah dengan melakukan pengecekan mesin printer seminggu sekali, memperbaiki terlebih dahulu mesin printer dan menggunakan bagian mesin printer yang lain.
Kendala- Kendala Yang Dihadapi Selama Kerja Praktek
Solusi Dari Kendala Selama Kerja Praktek
PENUTUP
Kesimpulan
Saran
