SISTEM INFORMASI TATA PERSURATAN DAN KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN SEDAYU MUNTILAN MAGELANG
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat
Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik Informatika
Disusun oleh : NURUL HIDAYATI
08650101
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
2012
iii
serta hidayahNya kepada penulis sehingga bisa menyelesaikan kerja praktek di Kelurahan Sedayu Muntilan Magelang dengan baik.
Kerja praktek itu sendiri merupakan studi lapangan yang bertujuan untuk memberikan pengalaman dalam dunia nyata, dengan menerapkan teori dan ilmu yang didapat di bangku perkuliahan. Pelaksanaan kerja praktek ini adalah salah satu syarat untuk dapat memperoleh gelar sarjana Teknik Informatika di Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pengerjaan kerja prakek maupun pembuatan laporan. Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada:
1. Bapak Agus Mulyanto, M. Kom., selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika UIN Sunan Kalijaga atas segala dukungan dan bantuannya sehingga pelaksanaan kerja praktek dapat berjalan dengan lancar.
2. Bapak Sumarsono, S.T., M. Kom selaku dosen pembimbing yang telah memberikan banyak bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan dan penulisan laporan kerja praktek.
3. Bapak Ir. Riyadi Suhermanto selaku kepala desa Sedayu Muntilan yang telah memberikan ijin dan kesempatan untuk kerja praktek di Kelurahan Sedayu Muntilan Magelang.
iv
yang telah memberikan doa, dukungan moral maupun material.
6. Sahabat-sahabat penulis Rosalia Susilowati, Sri Gustiani, Agung Nur Hidayat, Veny Diastika Putri, Haydar Rizaldy, Mb Amel, Fahrizal Surya, Mas Irvan Mas Hanbaly, Mas Arul, Mas Alfan, Mas Umput yang selalu memberikan semangat dan motivasi bagi penulis.
7. Teman-teman prodi Teknik Informatika UIN Sunan Kalijaga yang banyak memberikan dukungan bagi penulis.
8. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam pelaksanaan kerja praktek dan penulisan laporan kerja praktek ini.
Penulis menyadari banyak kekurangan dan kelemahan dalam pelaksanaan dan penulisan laporan kerja praktek ini. Untuk itu saran dan kritik dari pembaca sangat diharapkan bagi penulis. Semoga laporan ini bisa memberikan manfaat bagi semuanya.
Yogyakarta, 18 April 2012
Nurul Hidayati NIM. 08650101
v
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 2
1.3 Rumusan Masalah ... 2
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Tujuan Kerja Praktek ... 3
1.6 Manfaat Kerja Praktek ... 4
BAB II TEMPAT KERJA PRAKTEK 2.1 Gambaran Umum Kelurahan Sedayu Muntilan ... 5
2.2 Struktur Organisasi Kelurahan Sedayu Muntilan ... 6
BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Konsep Sistem Informasi ... 7
3.2 Konsep Basis Data ... 9
3.3 Konsep MySQL ... 11
vi BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Kebutuhan Sistem ... 16
4.1.1 Perangkat Keras ... 16
4.1.2 Perangkat Lunak ... 16
4.2 Pemodelan Sistem ... 17
4.2.1 Desain Sistem ... 17
4.2.2 Desain DFD ... 20
4.2.2.1 DFD Level 0 (Diagram Konteks) ... 20
4.2.2.2 DFD Level 1 SI Tata Persuratan dan Kependudukan ... 21
4.2.2.3 DFD Level 2 Proses Pengelolaan Data Surat ... 23
4.2.2.4 DFD Level 2 Proses Pengelolaan Data Kependudukan 23 4.2.2.5 DFD Level 1 Proses Laporan ... 25
4.2.2.6 DFD Level 1 Proses Administrasi Database ... 25
4.2.2.7 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Surat Masuk .... 26
4.2.2.8 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Surat Keluar .... 27
4.2.2.9 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Penduduk ... 28
4.2.2.10 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kelahiran ... 29
4.2.2.11 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kematian ... 30
4.2.2.12 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kedatangan ... 31
4.2.2.13 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pindah ... 32
vii
4.2.2.17 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kelainan ... 35
4.2.2.18 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pekerjaan ... 35
4.2.2.19 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Hubungan keluarga. ... 36
4.2.2.20 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kepala desa .... 36
4.2.2.21 DFD Level 3 Laporan Data Statistik ... 37
4.2.2.22 DFD Level 3 Laporan Data Mutasi ... 37
4.2.2.23 DFD Level 3 Laporan Data Monografi ... 38
4.2.3 Desain ERD ... 39
4.2.4 Desain Tabel ... 40
4.2.4.1 Tabel Login (login) ... 41
4.2.4.2 Tabel Penduduk (penduduk) ... 41
4.2.4.3 Tabel Kelahiran (kelahiran) ... 42
4.2.4.4 Tabel Kematian (kematian) ... 42
4.2.4.5 Tabel Kedatangan (kedatangan) ... 43
4.2.4.6 Tabel Pindah (pindah) ... 44
4.2.4.7 Tabel Surat Masuk (suratmasuk) ... 45
4.2.4.8 Tabel Surat Keluar (suratkeluar) ... 45
4.2.4.9 Tabel Agama (agama) ... 45
4.2.4.10 Tabel Dusun (dusun) ... 46
viii
4.2.4.14 Tabel Pekerjaan (pekerjaan) ... 47
4.2.4.15 Tabel Pendidikan (pendidikan) ... 47
4.2.4.16 Tabel Status Perkawinan (status_kawin) ... 47
4.2.4.17 Tabel Kelainan (kelainan) ... 48
4.2.4.18 Tabel Kepala Desa (kepaladesa) ... 48
4.3 Implementasi Sistem ... 48
4.3.1 Gambaran Umum SI Tata Persuratan dan Kependudukan ... 48
4.3.2 User Interface ... 50
4.3.2.1 Halaman Login ... 50
4.3.2.2 Halaman Home ... 51
4.3.2.3 Halaman Search Data ... 52
4.3.2.4 Halaman Surat Keluar ... 52
4.3.2.5 Halaman Cetak Surat Keluar ... 52
4.3.2.6 Halaman Data Penduduk ... 53
4.3.2.7 Halaman Detail Penduduk... 54
4.3.2.8 Halaman Edit Penduduk ... 54
4.3.2.9 Halaman Cetak Surat Keterangan Penduduk ... 55
4.3.2.10 Halaman Data Dusun ... 56
4.3.2.11 Halaman Laporan Berdasarkan Jenis Kelamin ... 57
4.3.2.12 Halaman Laporan Berdasarkan Dusun ... 57
ix
4.3.2.16 Halaman Backup Database ... 59 4.4 Pengujian Sistem ... 60 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ... 64 5.2 Saran ... 64 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
x
Tabel 4.1. Tabel Login (login) ... 41
Tabel 4.2. Tabel Penduduk (penduduk) ... 41
Tabel 4.3. Tabel Kelahiran (kelahiran) ... 42
Tabel 4.4. Tabel Kematian (kematian) ... 43
Tabel 4.5. Tabel Kedatangan (kedatangan)... 43
Tabel 4.6. Tabel Pindah (pindah) ... 44
Tabel 4.7. Tabel Surat Masuk (suratmasuk) ... 45
Tabel 4.8. Tabel Surat Keluar (suratkeluar) ... 45
Tabel 4.9. Tabel Agama (agama) ... 46
Tabel 4.10. Tabel Dusun (dusun) ... 46
Tabel 4.11. Tabel Golongan Darah (goldar) ... 46
Tabel 4.12. Tabel Hubungan Keluarga (hubkel) ... 46
Tabel 4.13. Tabel Jenis Kelamin (jk) ... 47
Tabel 4.14. Tabel Pekerjaan (pekerjaan)... 47
Tabel 4.15. Tabel Pendidikan (pendidikan) ... 47
Tabel 4.16. Tabel Status Perkawinan (status_kawin) ... 48
Tabel 4.17. Tabel Kelainan (kelainan) ... 48
Tabel 4.18. Tabel Kepala Desa (kepaladesa) ... 48
xi
Gambar 4.1 DFD Level 0 (Diagram Konteks) ... 21
Gambar 4.2. DFD Level 1 SI Tata Persuratan dan Kependudukan ... 22
Gambar 4.3. DFD Level 2 Proses Pengelolaan Data Surat ... 23
Gambar 4.4. DFD Level 2 Pengelolaan Data Kependudukan ... 24
Gambar 4.5. DFD Level 2 Proses Laporan ... 25
Gambar 4.6. DFD Level 2 Proses Backup Database ... 26
Gambar 4.7. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Surat Masuk ... 27
Gambar 4.8. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Surat Keluar ... 28
Gambar 4.9. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Penduduk ... 29
Gambar 4.10. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kelahiran ... 30
Gambar 4.11. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kematian ... 31
Gambar 4.12. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kedatangan ... 32
Gambar 4.13. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pindah ... 33
Gambar 4.14. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Dusun ... 33
Gambar 4.15. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Agama ... 34
Gambar 4.16. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pendidikan ... 34
Gambar 4.17. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kelainan ... 35
Gambar 4.18. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pekerjaan ... 35
Gambar 4.19. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Hubungan Keluarga ... 36
Gambar 4.20. DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kepala Desa ... 36
xii
Gambar 4.24. Erd Sistem Informasi Tata Persuratan Dan Kependudukan ... 39
Gambar 4.25. Desain Tabel Si Tata Persuratan Dan Kependudukan ... 40
Gambar 4.26. Tampilan Halaman Login... 51
Gambar 4.27. Tampilan Halaman Home... 51
Gambar 4.28. Tampilan Halaman Search Data ... 52
Gambar 4.29. Tampilan Halaman Surat Keluar…. ... 52
Gambar 4.30. Tampilan Halaman Cetak Surat Keluar…. ... 53
Gambar 4.31. Tampilan Halaman Data Penduduk…... 53
Gambar 4.32. Tampilan Halaman Detail Data Penduduk …. ... 54
Gambar 4.33. Tampilan Halaman Edit Penduduk …. ... 55
Gambar 4.34. Tampilan Halaman Cetak Surat Keterangan Penduduk …. ... 56
Gambar 4.35. Tampilan Halaman Data Dusun …. ... 56
Gambar 4.36. Tampilan Halaman Laporan Berdasarkan Jenis Kelamin …. ... 57
Gambar 4.37. Tampilan Halaman Laporan Berdasarkan Dusun …. ... 57
Gambar 4.38. Tampilan Halaman Laporan Data Mutasi Penduduk …. ... 58
Gambar 4.39. Tampilan Halaman Laporan Data Monografi Penduduk …. ... 58
Gambar 4.40. Tampilan Halaman Laporan Berdasarkan Golongan Umur …. ... 59
Gambar 4.41. Tampilan Halaman Backup Database …. ... 59
xiii
Lampiran A : Kuesioner Uji Sistem Tata Persuratan dan Kependudukan Desa Sedayu
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini, perkembangan teknologi informasi semakin pesat. Hal ini ditandai dengan adanya penggunaan perangkat lunak baik di instansi pemerintah maupaun swasta yang mempermudah dalam melakukan pengolahan data dan berpengaruh dalam efisiensi dan efektifitas kerja.
Komputer adalah salah satu kemajuan teknologi informasi yang perkembangannya membantu suatu instansi pemerintah khususnya untuk meningkatkan pelayanan masyarakat. Informasi kependudukan merupakan salah satu faktor utama dalam pemerintahan desa yang membantu mempercepat dan memudahkan pelayanan kepada masyarakat. Maka dari itu kebutuhan akan perangkat lunak di instansi pemerintahan sangat dibutuhkan.
Dengan adanya perangkat lunak, diharapkan data yang ada dapat disimpan secara teratur, sehingga pengaksesan dan pengolahan data dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Saat ini jumlah penduduk di Kelurahan Sedayu sebanyak 8.114 jiwa dan pendataannya masih bersifat manual menggunakan berkas kertas. Cara pendataan yang masih manual tersebut dirasakan sulit oleh petugas di sana.
Mulai dari pencarian biodata penduduk, pencarian data mutasi penduduk, pencarian data monografi penduduk, pembuatan surat-surat keterangan sampai proses pelaporannya. Maka dari itu melalui Kerja Praktek ini dirancang dan
dibuat sebuah Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan.
Diharapkan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini bisa memudahkan proses pendataan penduduk, pencatatan biodata penduduk, dan pembuatan surat keterangan sehingga dapat menghemat waktu yang dibutuhkan mulai dari memasukkan data-data sampai keluarnya hasil yang diinginkan, mengurangi resiko kesalahan pembuatan surat-surat dan pembuatan laporan serta memudahkan dalam mendapatkan informasi yang diperlukan.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, dapat diketahui bahwa Kelurahan Sedayu Muntilan memerlukan sebuah sistem untuk mempermudah proses pendataan penduduk, pencatatan biodata penduduk dan pembuatan surat-surat keterangan sehingga bisa menghemat waktu dan mempermudah petugas. Maka dari itu penulis membuat sistem informasi yang bisa digunakan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
1.3 Rumusan Masalah
Adapun sebagai rumusan masalah yang dapat ditinjau dari identifikasi masalah yang ada yaitu:
1. Bagaimana merancang dan membuat Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan?
2. Bagaimana cara mengolah data dengan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan yang mempermudah proses penginputan dan pencarian data penduduk?
3. Bagaimana cara mengolah data penduduk dengan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan untuk membuat surat keterangan?
1.4 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam pelaksanaan kerja praktek ini adalah:
1. Perancangan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan sesuai standar dari Kelurahan Sedayu Muntilan Magelang.
2. Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini hanya meliputi 1 user sebagai admin.
3. Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini meliputi pengelolaan data penduduk, kelahiran, kematian, kedatangan, pindah, surat masuk ke kelurahan Sedayu dan surat keluar dari kelurahan Sedayu.
1.5 Tujuan Kerja Praktek
Tujuan dari pelaksanaan kerja praktek adalah:
1. Membangun Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan yang memudahkan dalam proses pengolahan data dengan mudah dan cepat.
2. Membantu proses penginputan, pencarian serta pelaporan data penduduk.
3. Membantu dalam pembuatan dan proses cetak surat keterangan.
1.6 Manfaat Kerja Praktek
Manfaat dari pelaksanaan kerja praktek adalah:
1. Membantu proses pendataan biodata penduduk 2. Membantu proses pembuatan surat pengantar
3. Membantu pembuatan laporan data statistik, laporan data monografi penduduk dan laporan data mutasi penduduk
4. Membantu meningkatkan kualitas pelayanan petugas terhadap masyarakat
5 BAB II
TINJAUAN UMUM
2.1 Gambaran Umum Kelurahan Sedayu Muntilan
Kelurahan desa Sedayu merupakan salah satu kelurahan di kecamatan Muntilan, kabupaten Magelang. Desa Sedayu terdiri dari 9 dusun yang terdiri dari Tegal slerem, Tambakan, Kembaran, Patosan, Kutan, Sedayu II, Sedayu I, Banaran, dan Semawung.
Letak Desa Sedayu ini bagian utara berbatasan dengan desa Gondosuli, bagian selatan berbatasan dengan Pucungrejo, bagian barat berbatasan dengan desa Tamanagung, dan bagian timur berbatasan dengan kelurahan Muntilan. Jumlah penduduk di desa ini ada 8.114 jiwa yang terdiri dari laki-laki 4072 jiwa dan perempuan 4036 jiwa. Mata pencaharian penduduk di desa Sedayu ini bermacam-macam diantaranya yaitu: bertani, berdagang, memahat, kuli bagunan, ternak, pegawai negeri sipil dan masih banyak lainnya. Letak yang berdekatan dengan pasar muntilan membuat sebagian penduduk di desa ini memilih berdagang sebagai mata pencaharian utamanya.
2.2 Struktur Organisasi Kelurahan Sedayu Muntilan
Gambar 2.1 merupakan bagan struktur organisasi pemerintahan desa Sedayu kecamatan Muntilan kabupaten Magelang.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kelurahan Sedayu Muntilan
7 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Sistem Informasi
Secara umum, sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen- elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai suatu kesatuan. Sedangkan informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Mulyanto,2009).
Sistem informasi adalah suatu sistem yang berinteraksi satu sama lain secara teratur, baik, dan rapi sehingga sistem dapat memberikan informasi yang bermanfaat yang dibutuhkan oleh pengguna dalam mengambil keputusan pada masa saat ini atau pun untuk masa mendatang.
Sistem informasi merupakan proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu (Turban dkk, 2006).
Ada juga yang mendefinisikan sistem informasi sebagai sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain untuk membentuk satu kesatuan yang menggabungkan data, memproses, menyimpan, dan mendistribusikannya sehingga dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan dan dapat mengendalikannya (Putranta, 2004).
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu proses yang mempunyai kemampuan untuk
mengumpulkan informasi dari berbagai sumber untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Turban dkk. (2006) sistem informasi terdiri dari beberapa komponen. Diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Perangkat Keras ( Hardware )
Serangkaian seperti prosesor, monitor, keyboard. Bersama-sama berbagai peralatan tersebut menerima data serta informasi, memprosesnya dan menampilkannya.
2. Perangkat Lunak ( Software )
Adalah sekumpulan program yang memungkinkan peranti keras memproses data.
3. Basis data
Adalah sekumpulan file, tabel relasi dan lain-lain yang saling berkaitan dan menyimpan data serta berbagai hubungan diantaranya.
4. Jaringan
Adalah sistem koneksi (bagian kabel atau nirkabel) yang memungkinkan adanya sumber daya antar berbagai komputer yang berbeda.
5. Prosedur
Adalah serangkaian instruksi mengenai bagaimana menggabungkan beberapa komponen diatas agar dapat memproses informasi dan menciptakan sistem yang diinginkan.
6. Orang
Adalah berbagai individu yang bekerja dengan sistem infomasi, beriteraksi dengannya atau menggunakan hasilnya.
3.2 Konsep Basis Data
Basis data adalah sebagai suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas (Kadir, 2003).
Basis data merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan atau merupakan kumpulan data yang dapat digambarkan sebagai aktivitas dari suatu atau lebih organisasi yang berelasi (Putranta, 2004).
Penyusunan satu basis data digunakan untuk mengatasi masalah- masalah pada penyusunan data yaitu:
1. Redudansi dan Inkonsistensi data 2. Kesulitan Pengaksesan data 3. Isolasi data untuk standarisasi 4. Multiple user / pemakaian banyak 5. Masalah keamanan ( sequrity) 6. Masalah Integrasi (kesatuan)
7. Masalah data independence (kebebasan data)
SQL (Structure Query Language) merupakan bahasa standar untuk pengolahan database. SQL sekarang sudah menjadi bahasa database standard dan hampir semua sistem basis data memahaminya. Beberapa sistem basis
data yang menggunakan SQL antara lain: Oracle, MS SQL Server, PostgreSQL, MySQL, Firebird dan MS Access. SQL terdiri dari berbagai jenis statement dan semuanya didesain untuk dapat secara interaktif berhubungan dengan database. Di dalam bahasa SQL, perintah dibedakan menjadi 3 sub bahasa, yaitu :
1. DDL (Data Definition Language)
DDL memiliki fungsi dalam membuat struktur basis data. DDL berfungsi dalam pendefinisian basis data, table, view, index, serta perintah yang berhubungan dengan maintenance dan struktur basis data tersebut. Contoh query DDL adalah : Create, alter, drop.
2. DML (Data Manipulation Language)
DML digunakan dalam proses manipulasi data dalam basis data seperti menambah, mencari, mengubah, ataupun menghapus data dari table. Contoh query SQL yang termasuk kedalam DML antara lain : insert, select, delete, update.
3. DCL (Data Control Language)
DCL Merupakan perintah atau query yang berfungsi untuk membantu dalam melakukan pengawasan keamanan basis data. DCL memungkinkan untuk memberikan otoritas kepada user tertentu untuk mengakses basis data, mengalokasikan ruang dalam basis data. Selain itu, DCL juga memungkinkan untuk pengauditan penggunaan basis data. Perintah DCL antara lain : grant dan revoke.
3.3 Konsep MySQL
MySQL merupakan perangkat lunak Database Management System yang sangat popular di kalangan pemrograman, khususnya yang berbasis opensource. Hal ini disebabkan kerena kemudahannya untuk digunakan serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). Disamping dukunganya kedalam berbagai Platform, kecepatan aksesnya dapat diandalkan.
Beberapa kelebihan dari MySQL dibanding dengan DBMS lainya adalah (Susilowati, 2011) :
a. MySQL sebagai sebuah DBMS dan juga sebagai Relation Database Management System (RDBMS)
b. MySQL merupakan software yang open source.
c. MySQL merupakan database-server yang dapat dihubungkan dengan media internet sehingga dapat diakses dari jarak jauh.
d. MySQL merupakan database client karena mampu melakukan query yang mengakses pada database server.
e. MySQL mampu menerima query yang bertumpuk dalam satu permintaan atau disebut multithreading dan mampu menyimpan data yang sangat besar hingga yang berukuran Gigabyte.
f. MySQL didukung oleh sebuah komponen C sehingga dapat diakses melalui sebuah program aplikasi yang di bawah protocol internet berupa web. Aplikasi yang sering digunakan adalah PHP dan Perl.
3.4 Konsep PHP
PHP adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Maksud dari server-side scripting adalah sintaks dan perintah-perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada dokumen HTML biasa. Kelebihan sistem server side adalah (Nucifera, 2011) :
1. Dapat memanfaatkan sumber–sumber aplikasi yang dimiliki oleh server.
Contohnya koneksi database.
2. Tidak diperlukan kompatibilitas browser atau harus menggunakan browser tertentu. Karena serverlah yang akan mengerjakan skrip PHP. Hasil yang dikirim ke browser umumnya berbasis teks atau gambar.
3.5 Konsep ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. ERD menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan (Pohan, 1997).
ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. Pada dasarnya ada tiga macam simbol yang digunakan yaitu:
1. Entitas
Entitas merupakan suatu objek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks
sistem yang akan dibuat. Entitas digambarkan menggunakan simbol persegi empat.
2. Atribut
Atribut digunakan untuk mengekspresikan karateristik entitas, misalnya: sebuah entitas pegawai mempunyai atribut nama, alamat, email, dll. Atribut diklasifikasikan sebagai entity key atau entity descriptor, yang digunakan untuk mengidentifikasikan berbagai hal secara unik dalam entitas, sedangkan atribut yang mempunyai nilai yang unik disebut candidate key yang salah satunya nanti akan digunakan sebagai primary key.
3. Relasi
Relasi menggambarkan hubungan antar entitas. Dalam menggambarkan hubungan entitas, ada berbagai tipe hubungan antar entitas, diantaranya :
a. One to one relationship
Hubungan di mana satu elemen di entitas (A) tepat berasosiasi dengan satu elemen di entitas (B).
b. One to many relationship
Hubungan di mana satu elemen di entitas (A) berasosiasi dengan nol, satu atau lebih elemen di entitas (B), tapi untuk satu elemen di entitas B hanya berelasi dengan satu elemen di entitas (A).
c. Many to many relationship
Hubungan dimana satu elemen di entitas (A) berasosiasi dengan nol, satu atau lebih elemen di entitas (B) dan satu elemen di entitas (B) berasosiasi dengan nol, satu atau lebih elemen di entitas (A).
3.6 Konsep DFD (Data Flow Diagram)
DFD atau Data Flow Diagram adalah suatu grafik yang menjelaskan sebuah sistem dengan menggunakan bentuk-bentuk atau simbol untuk menggambarkan aliran data dari proses-proses yang saling berhubungan.
DFD menggambarkan input, process, dan output yang terjadi dalam suatu sistem. DFD juga menggambarkan aliran data dalam sebuah sistem. Dalam mendokumentasikan sebuah sistem, DFD mempunyai level-level mulai dari yang terkecil, yaitu level 0 atau sering disebut context diagram. Context diagram ini merupakan gambaran paling umum dari sistem, yang hanya memiliki satu proses saja untuk mewakili seluruh sistem. Semakin bertambahnya level dalam DFD akan semakin detail digambarkannya proses- proses yang ada pada sistem, tetapi yang boleh bertambah hanya proses dan data flow. Data source, jumlahnya harus tetap dengan yang ada pada context diagram. Khusus untuk data store, pada context diagram masih belum digambarkan, akan tampak pada level 1 dan konsisten jumlahnya sampai pada level berikutnya (Ningrum, 2011).
DFD mempunyai beberapa notasi untuk merepresentasikan proses, aliran data serta entitas - entitas yang berhubungan dengan sistem. Notasi tersebut digambarkan pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Tabel Notasi DFD
Notasi Simbol Keterangan
Proses Menggambarkan
transformasi input menjadi output
Aliran Data Menggambarkan
hubungan antar notasi dan data yang mengalir antara dua notasi atau lebih
Entitas Menggambarkan entitas
apa saja yang berhubungan dengan sistem.
Data Storage Menggambarkan tabel
atau database tempat penyimpanan data.
16 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Kebutuhan Sistem
Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini bisa berjalan dengan baik apabila sistem komputer yang digunakan memenuhi syarat minimal dari konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak. Adapun konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan akan dijelaskan seperti di bawah ini.
4.1.1 Perangkat Keras
Agar dapat berjalan dengan baik, komputer yang menjalankan sistem ini harus memenuhi sistem requirements minimal yang dibutuhkan.
Spesifikasi dari sistem requirements tersebut adalah :
1. Processor Pentium III atau setara dengan kecepatan 667 MHz 2. Memori (RAM) dengan kapasitas 256 MB
3. Ruangan kosong Harddisk sebesar 30 MB
4. Monitor VGA atau SVGA dengan resolusi minimum 800 x 600.
4.1.2 Perangkat Lunak
Ada beberapa perangkat lunak yang harus terinstal dalam sistem operasi komputer untuk dapat menjalankan sistem informasi ini, yaitu : 1. Sistem Operasi Windows
2. XAMPP 1.7.2 3. Ms Office Exel 4. PDF
4.2 Pemodelan Sistem
Pemodelan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan merupakan Gambaran model dan cara kerja sistem. Dalam hal ini menggunakan 4 desain yaitu desain sistem, desain DFD (Data Flow Diagram), desain ERD (Entity Relationship Diagram), dan desain tabel.
4.2.1 Desain Sistem
Desain sistem menggambarkan perencanaan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan yang akan dibangun. Adapun desain yang akan digunakan pada Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini antara lain:
1. Halaman index berfungsi sebagai link login sebelum masuk ke menu utama.
2. Halaman utama terdiri dari menu home, logout, search data, data persuratan, data kependudukan, data tabel, data laporan serta administrasi database yang meliputi backup dan restore data.
Detail dari masing-masing menu sebagai berikut:
a. Menu home : berisi penjelasan tentang Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan di kelurahan sedayu muntilan.
b. Menu search data : berisi pencarían dari data penduduk berdasarkan nik, nama, dan alamat.
c. Menu Persuratan :
a) Menu Surat Masuk : berisi daftar surat pengantar yang masuk ke kelurahan yang bisa di add, detail dan delete.
b) Menu Surat Keluar : berisi daftar surat pengantar yang dikeluarkan kelurahan yang bisa dicetak, add, detail dan delete.
d. Menu kependudukan :
a) Menu data penduduk : berisi daftar data penduduk yang bisa dicetak, add, edit, detail dan delete.
b) Menu data kelahiran penduduk : berisi daftar data kelahiran penduduk yang bisa dicetak, add, edit, detail dan delete.
c) Menu data kematian penduduk : berisi daftar data kematian penduduk yang bisa dicetak, edit, detail dan delete.
d) Menu data kedatangan penduduk : berisi daftar data kedatangan penduduk yang bisa dicetak, add, edit, detail dan delete.
e) Menu data pindah penduduk : berisi daftar data pindah penduduk yang bisa dicetak, edit, detail dan delete.
e. Menu tabel :
a) Menu data dusun : berisi daftar data dusun dan nama kepala dusun yang bisa di add dan delete.
b) Menu data agama : berisi daftar data agama yang bisa di add dan delete.
c) Menu data pendidikan : berisi daftar data pendidikan yang bisa di add dan delete.
d) Menu data kelainan : berisi daftar data kelainan yang bisa di add dan delete.
e) Menu data pekerjaan : berisi daftar data pekerjaan yang bisa di add dan delete.
f) Menu data hubungan keluarga : berisi daftar data hubungan keluarga yang bisa di add dan delete.
g) Menu data kepala desa: berisi nama kepala desa beserta NIP nya yang bisa di edit sesuai masa jabatannya.
f. Menu data laporan
a) Menu data statistik meliputi laporan yang berupa prosentase jumlah penduduk berdasarkan jenis kelamin dan dusun.
b) Menu laporan data mutasi penduduk: berisi laporan dari data kelahiran, kematian, kedatangan, dan pindah penduduk.
c) Menu laporan data monografi penduduk : berisi laporan data penduduk berdasarkan golongan umur, pendidikan dan pekerjaan.
g. Menu Administrasi database
a) Menu backup : bisa digunakan untuk mem-backup data penduduk di database sistem.
b) Menu restore : bisa digunakan untuk mem-restore data penduduk.
4.2.2 Desain DFD
DFD menggambarkan proses bisnis yang terjadi pada Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan yang dibangun sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu dengan yang lainnya.
4.2.2.1 DFD level 0 (Diagram konteks)
DFD Level 0 seperti pada Gambar 4.1 merupakan Gambaran awal dari sistem yang menampilkan semua interakasi antara entitas dengan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan.
Gambar 4.1 DFD Level 0 (Diagram Konteks)
4.2.2.2 DFD level 1 SI Tata Persuratan dan Kependudukan DFD level 1 seperti pada Gambar 4.2 merupakan penjelasan lebih lanjut dari DFD level 0 sebelumnya. Diagram ini merepresentasikan proses-proses yang terjadi pada sistem, yang meliputi proses login, pengelolaan data surat, pengelolaan data
kependudukan, pengelolaan data tabel, laporan dan administrasi database.
Gambar 4.2 DFD Level 1 SI Tata Persuratan dan Kependudukan
4.2.2.3 DFD Level 2 Proses Pengelolaan Data Surat
DFD level 2 proses pengelolaan data surat seperti Gambar 4.3 merupakan proses penurunan dari DFD level 1 yang menggambarkan 2 proses yaitu pengelolaan data surat masuk ke kelurahan dan data surat keluar dari kelurahan.
Gambar 4.3 DFD Level 2 Proses Pengelolaan Data Surat
4.2.2.4 DFD Level 2 Proses Pengelolaan Data Kependudukan DFD level 2 proses pengelolaan data kependudukan seperti Gambar 4.4 menggambarkan beberapa proses di dalamnya yaitu data penduduk, data kelahiran, data kematian, data kedatangan, data pindah, data dusun, data agama, data pendidikan, data kelainan, data pekerjaan, data hubungan keluarga, dan data kepala desa.
Admin
3.1 Data Penduduk
3.2 Data Kelahiran
3.3 Data Kematian
3.4 Data Kedatangan
3.5 Data Pindah
3.6 Data Dusun
3.7 Data Agama
3.8 Data Pendidikan
3.9 Data Kelainan
3.10 Data Pekerjaan 3.11
Data Hubungan
Keluarga
Penduduk
Kelahiran
Kematian
Kedatangan
Dusun
Agama
Pindah
Pendidikan
Kelainan
Pekerjaan Data Penduduk
Inf Data Penduduk
Data Penduduk Inf Data Penduduk
Data Kelahiran Inf Data Kelhiran
Data Kelahiran Inf Data Kelahiran
Data Kematian Inf Data Kematian Data Kematian
Inf Data Kematian
Data Kedatangan Inf Data Kedatangan
Data Kedatangan Inf Data Kedatangan
Data Pindah Inf Data Pindah
Data Pindah Inf Data Pindah
Data Dusun Informasi Dusun
Inf Data Dusun
Inf Data Dusun
Inf Data Dusun
Inf Data Dusun Inf Data Dusun
Data Dusun
Inf Data Dusn
Data Agama Inf Data Agama
Inf Data Agama
Data Agama Inf Data Agama
Inf Data Agama
Inf Data Agama
Data Pendidikan Inf Data Pendidikan
Inf Data Pendidikan
Data Pendidikan
Data Kelainan Inf Data Kelainan
Inf Data pendidikan
Inf Data Kelainan
Inf Data Kelainan Data Kelainan
Data Pekerjaan Inf Data Pekerjaan
Inf Data Pekerjaan
Data Pekerjaan
Inf Data Pekerjaan
Hubungan Keluarga
Data Hubungan Keluarga Inf Data Hubungan Keluarga Inf Data Hubungan Keluarga
Inf Data Hubungan Keluarga Data Hubungan Keluarga
Inf Data Pekerjaan
Inf Data Pekerjaan
Gambar 4.4 DFD Level 2 Pengelolaan Data Kependudukan
4.2.2.5 DFD Level 2 Proses Laporan
DFD level 2 proses pengelolaan data laporan pada Gambar 4.5 menggambarkan beberapa proses dalam pembuatan laporan data statistik, laporan data mutasi, laporan data monografi.
Gambar 4.5 DFD Level 2 Proses Laporan 4.2.2.6 DFD Level 2 Proses Administrasi Database
DFD level 2 proses administrasi database seperti Gambar 4.6 menggambarkan proses backup database dan restore database.
Admin
5.1 Backup Database
5.2 Restore Database
login
pekerjaan
pendidikan
penduduk
pindah
Status_kawin
Suratkeluar
suratmasuk
kelainan agama
dusun
goldar
hubkel
jk
kedatangan
kelahiran
kematian
kepaladesa
Data dusun Data goldar
Data hubkel Data jk
Data kedatangan
Data kelahiran
Data kematian
Data kepala desa
Data login Data pekerjaan Data pendidikan
Data penduduk
Data pindah
Data status_kawin
Data suratkeluar
Data suaratmasuk
Data kelainan
Database Select database
Data Tabel
Data agama
Gambar 4.6 DFD Level 2 Proses Administrasi Database 4.2.2.7 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Surat Masuk
DFD level 3 proses pengelolaan data surat masuk seperti Gambar 4.7 merupakan penjelasan dari DFD level 2 proses pengelolaan data surat. Di dalam level ini ada beberapa proses yaitu add, view, delete.
2.1.1 Add Surat
masuk
2.1.3 Delete Surat
masuk 2.1.2 View Surat
masuk
Surat masuk
Admin
Penduduk Data Surat masuk
Inf Data Surat masuk
Data Surat masuk
Inf Data Surat masuk Data Surat masuk Inf Data Surat masuk
Inf Data penduduk
Data Surat masuk
Data Surat Masuk
Gambar 4.7 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Surat Masuk 4.2.2.8 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Surat Keluar
DFD level 3 proses pengelolaan data surat keluar seperti Gambar 4.8 merupakan penjelasan dari DFD level 2 proses pengelolaan data surat. Di dalam level ini ada beberapa proses yaitu add, view, delete dan cetak surat keterangan yang keluar dari kelurahan.
Gambar 4.8 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Surat Keluar 4.2.2.9 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Penduduk
DFD level 3 proses pengelolaan data penduduk seperti Gambar 4.9 merupakan penjelasan dari level sebelumnya yang menggambarkan beberapa proses yaitu add, view, edit, delete dan cetak surat keterangan penduduk.
Gambar 4.9 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Penduduk 4.2.2.10 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kelahiran
DFD level 3 proses pengelolaan data kelahiran seperti Gambar 4.10 menggambarkan beberapa proses yaitu view, add, edit, delete dan cetak surat keterangan kelahiran penduduk.
Gambar 4.10 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kelahiran
4.2.2.11 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kematian
DFD level 3 proses pengelolaan data kematian seperti Gambar 4.11 menggambarkan beberapa proses yaitu view, edit, delete dan cetak surat keterangan kematian penduduk.
Gambar 4.11 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kematian 4.2.2.12 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kedatangan
DFD level 3 proses pengelolaan data kedatangan seperti Gambar 4.12 menggambarkan beberapa proses yaitu view, add, edit, delete dan cetak surat keterangan kelahiran penduduk.
Gambar 4.12 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kedatangan
4.2.2.13 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pindah
DFD level 3 proses pengelolaan data pindah seperti Gambar 4.13 menggambarkan beberapa proses yaitu view, edit, delete dan cetak surat keterangan kematian penduduk.
Gambar 4.13 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pindah 4.2.2.14 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Dusun
DFD level 3 proses pengelolaan data dusun seperti Gambar 4.14 menggambarkan beberapa proses yaitu add, edit, view dan delete.
Gambar 4.14 DFD Level 3 proses pengelolaan data dusun
4.2.2.15 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Agama
DFD level 3 proses pengelolaan data agama seperti Gambar 4.15 menggambarkan beberapa proses yaitu add, view, dan delete.
Gambar 4.15 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Agama 4.2.2.16 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pendidikan
DFD level 3 proses penelolaan data pendidikan seperti Gambar 4.16 menggambarkan beberapa proses yaitu add, view, dan delete.
Gambar 4.16 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pendidikan
4.2.2.17 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kelainan
DFD level 3 proses pengelolaan data kelainan seperti Gambar 4.17 menggambarkan beberapa proses yaitu add, view, dan delete.
Gambar 4.17 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kelainan 4.2.2.18 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pekerjaan
DFD level 3 proses pengelolaan data pekerjaan seperti Gambar 4.18 menggambarkan beberapa proses yaitu add, view, dan delete.
Gambar 4.18 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Pekerjaan
4.2.2.19 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Hubungan Keluarga
DFD level 3 proses pengelolaan data hubungan keluarga seperti Gambar 4.19 menggambarkan beberapa proses yaitu add, view, dan delete.
Gambar 4.19 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Hubungan Keluarga 4.2.2.20 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kepala Desa
DFD level 3 proses pengelolaan data kepala desa seperti Gambar 4..20 menggambarkan beberapa proses yaitu view dan delete.
Gambar 4.20 DFD Level 3 Proses Pengelolaan Data Kepala Desa
4.2.2.21 DFD Level 3 Laporan Data Statistik
DFD level 3 laporan data statistik pada Gambar 4.21 menggambarkan laporan jumlah penduduk berdasarkan jenis kelamin dan laporan penduduk berdasarkan dusun.
Gambar 4.21 DFD Level 3 Laporan Data Statistik 4.2.2.22 DFD Level 3 Laporan Data Mutasi
DFD level 3 laporan data mutasi seperti Gambar 4.22 menggambarkan laporan secara keseluruhan dari data kelahiran, kematian, kedatangan, dan pindah penduduk.
Gambar 4.22 DFD Level 3 Laporan Data Mutasi
4.2.2.23 DFD Level 3 Laporan Data Monografi
DFD level 3 laporan data monografi seperti Gambar 4.23 menggambarkan laporan data penduduk berdasarkan golongan umur, berdasarkan tingkat pendidikan dan berdasarkan jenis pekerjaan.
Gambar 4.23 DFD Level 3 Laporan Data Monografi
4.2.3 Desain ERD
Desain ERD dari Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini dijelaskan pada Gambar 4.24
Gambar 4.24 ERD Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan
4.2.4 Desain Tabel
Dalam perancangan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini ada beberapa tabel yang digunakan untuk mendukung berjalannya sistem. Tabel-tabel tersebut berada di dalam satu database yaitu “penduduk” yang dijelaskan pada Gambar 4.25 sebagai berikut:
Gambar 4.25 Desain Tabel SI Tata Persuratan dan Kependudukan
4.2.4.1 Tabel Login (login)
Tabel login berfungsi untuk mengatur user yang bisa mengakses Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan yang digambarkan pada Tabel 4.1.
Tabel 4.1 Tabel Login (login)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_user int(5) Primary key
User varchar(20)
Pass varchar(20)
Status int(2)
Sesi varchar(20)
4.2.4.2 Tabel Penduduk (penduduk)
Tabel 4.2 merupakan tabel yang berfungsi untuk menyimpan data penduduk. Tabel ini berelasi dengan tabel dusun, tabel jenis kelamin, tabel hubungan keluarga, tabel status perkawinan, tabel agama, tabel golongan darah, tabel kelainan, tabel pendidikan dan tabel pekerjaan.
Tabel 4.2 Tabel penduduk (penduduk)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_penduduk int(4) Primary key
nik begint(25)
no_kk varchar(30)
nama_lengkap varchar(25)
alamat varchar(35)
rt int(3)
rw int(3)
id_dusun int(2) Foreign Key to dusun
tempat_lahir varchar(25)
tgl_lahir date
id_jk int(2) Foreign Key to jk
id_hubkel int(2) Foreign Key hubkel
anak_ke int(8)
id_status_kawin int(2) Foreign Key to
status_kawin
id_agama int(2) Foreign Key to agama
id_goldar int(2) Foreign Key to goldar
kwn varchar(25)
id_kelainan int(2) Foreign Key to kelainan
id_pendidikan int(2) Foreign Key to
pendidikan
id_pekerjaan int(2) Foreign Key to pekerjaan nama_ayah varchar(25)
nik_ayah begint(25)
nama_ibu varchar(25)
nik_ibu begint(25)
status varchar(11)
4.2.4.3 Tabel Kelahiran (kelahiran)
Tabel kelahiran seperti Tabel 4.3 berfungsi untuk menyimpan data kelahiran penduduk. Tabel ini berelasi dengan tabel penduduk.
Tabel 4.3 Tabel kelahiran (kelahiran)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_lahir int(4) Primary key
Nik begint(25) Foreign Key to
penduduk no_sk_lahir varchar(25)
4.2.4.4 Tabel Kematian (kematian)
Tabel 4.4 merupakan tabel kematian berfungsi untuk menyimpan data kematian penduduk. Tabel ini berelasi dengan tabel penduduk.
Tabel 4.4 Tabel kematian (kematian)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_mati int(4) Primary key
Nik bagint(25) Foreign key to penduduk
no_kk varchar(30)
nama_lengkap varchar(30)
Alamat varchar(35)
Rt int(3)
Rw int(3)
id_dusun int(2)
tempat_lahir varchar(25)
tgl_lahir date
id_jk int(2) Foreign Key to jk
id_agama int(2) Foreign Key to agama
nama_ayah varchar(20)
nama_ibu varchar(20)
nik_lapor bagint(25)
alamat_lapor varchar(35) hubungan_dgn_mninggal varchar(15)
tgl_meninggal date
Hari varchar(11)
Jam varchar(11)
tempat_kematian varchar(20) penyebab_kematian varchar(35)
no_sk_mati varchar(30)
4.2.4.5 Tabel Kedatangan (kedatangan)
Tabel 4.5 merupakan tabel kedatangan yang berfungsi untuk menyimpan data kedatangan penduduk. Tabel ini berelasi dengan tabel penduduk.
Tabel 4.5 Tabel kedatangan (kedatangan)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_datang int(4) Primary key
no_sk_datang
Nik begint(25) Foreign key to
penduduk
tgl_datang date
propinsi_asal varchar(25) kabupaten_asal varchar(25) kecamatan_asal varchar(25) kelurahan_asal varchar(25)
alamat_asal varchar(35)
rt_asal int(3)
rw_asal int(3)
kode_pos_asal int(8)
4.2.4.6 Tabel Pindah (pindah)
Tabel 4.6 merupakan tabel pindah yang berfungsi untuk menyimpan data perpindahan penduduk.
Tabel 4.6 Tabel Pindah (pindah)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_pindah int(4) Primary key
no_sk_pindah varchar(35)
nik begint(25) Foreign key to penduduk
no_kk varchar(30)
nama_lengkap varchar(25)
alamat varchar(20)
rt int(3)
rw int(3)
id_dusun int(2) Foreign Key to dusun
tempat_lahir varchar(20)
tgl_lahir date
id_jk int(2)
id_status_kawin int(2) Foreign Key to
status_kawin
id_agama int(2) Foreign Key to agama
id_pekerjaan int(2) Foreign Key to pekerjaan
tgl_pindah date
alasan_pindah varchar(35) alamat_pindah varchar(30)
4.2.4.7 Tabel Surat Masuk (suratmasuk)
Tabel 4.7 menrupakan tabel surat masuk yang berfungsi untuk menyimpan data surat pengantar yang masuk ke kelurahan.
Tabel 4.7 Tabel Surat Masuk (suratmasuk)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_suratmasuk int(4) Primary key
no_surat varchar(30)
nik begint(25) Foreign key to penduduk
keperluan text
berlaku_mulai date
ket_lain text
4.2.4.8 Tabel Surat Keluar (suratkeluar)
Tabel 4.8 merupakan tabel surat keluar yang berfungsi untuk menyimpan data surat pengantar yang keluar dari kelurahan.
Tabel 4.8 Tabel Surat Keluar (suratkeluar)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_suratkeluar int(4) Primary key
no_surat varchar(30)
nik begint(25) Foreign key to penduduk
keperluan text
berlaku_mulai date
ket_lain text
4.2.4.9 Tabel Agama (agama)
Tabel agama merupakan tabel agama yang berfungsi untuk memuat data agama dan dijelaskan pada Tabel 4.9.
Tabel 4.9 Tabel agama (agama)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_agama int(2) Primary key
agama text
4.2.4.10 Tabel Dusun (dusun)
Tabel 4.10 merupakan tabel dusun yang berfungsi untuk memuat data dusun.
Tabel 4.10 Tabel dusun (dusun)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_dusun int(2) Primary key
dusun text
4.2.4.11 Tabel Golongan Darah (goldar)
Tabel golongan darah berfungsi untuk memuat data golongan darah dan dijelaskan pada Tabel 4.11.
Tabel 4.11 Tabel golongan darah (goldar)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_goldar int(2) Primary key
goldar text
4.2.4.12 Tabel hubungan keluarga (hubkel)
Tabel 4.12 merupakan tabel hubungan keluarga yang berfungsi untuk memuat data hubungan keluarga.
Tabel 4.12 Tabel hubungan keluarga (hubkel) Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_hubkel int(2) Primary key
hubkel text
4.2.4.13 Tabel Jenis Kelamin (jk)
Tabel 4.13 menjelaskan data jenis kelamin dari penduduk.
Tabel 4.13 Tabel jenis kelamin (jk)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_jk int(2) Primary key
jk text
4.2.4.14 Tabel Pekerjaan (pekerjaan)
Tabel 4.14 merupakan tabel pekerjaan yang berfungsi untuk memuat data pekerjaan.
Tabel 4.14 Tabel pekerjaan (pekerjaan)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_pekerjaan int(2) Primary key
pekerjaan text
4.2.4.15 Tabel Pendidikan (pendidikan)
Tabel pendidikan berfungsi untuk memuat data pendidikan yang dijelaskan pada Tabel 4.15.
Tabel 4.15 Tabel pendidikan (pendidikan)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_pendidikan int(2) Primary key
pendidikan text
4.2.4.16 Tabel Status Perkawinan (status_kawin)
Tabel status perkawinan seperti pada Tabel 4.16 berfungsi untuk memuat data status perkawinan.
Tabel 4.16 Tabel status perkawinan (status_kawin) Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_status_kawin int(2) Primary key
status_kawin text
4.2.4.17 Tabel Kelainan (kelainan)
Tabel kelainan seperti pada Tabel 4.17 berfungsi untuk memuat data kelainan yang dimiliki oleh penduduk.
Tabel 4.17 Tabel kelainan (kelainan)
Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_kelainan int(2) Primary key
kelainan text
4.2.4.18 Tabel Kepala Desa (kepaladesa)
Tabel 4.18 merupakan tabel kepala desa yang berfungsi untuk memuat data kepala desa yang sedang menjabat
Tabel 4.18 Tabel kepala desa (kepaladesa) Nama Kolom Tipe Data Constraint
id_kepaladesa int(2) Primary key
kepaladesa text
nip text
4.3 Implementasi Sistem
4.3.1 Gambaran Umum SI Tata Persuratan dan Kependudukan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan merupakan sistem yang dirancang untuk mempermudah dalam proses pendataan penduduk, pencatatan biodata penduduk, pencarian penduduk, dan pembuatan surat-surat.
Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan memiliki 1 user yaitu admin yang bisa melalakukan apapun di dalam sistem seperti menambah, mengedit, menghapus data penduduk yang ada.
Kewenangan admin pada sistem ini yaitu:
1. Login ke dalam sistem
2. Menambah, melihat, menghapus data surat masuk.
3. Menambah, melihat, mengedit, menghapus dan mencetak data surat keluar.
4. Menambah, melihat, mengedit, menghapus dan mencetak data penduduk
5. Menambah, melihat, mengedit, menghapus dan mencetak data kelahiran penduduk
6. Menambah, melihat, mengedit, menghapus dan mencetak data kedatangan penduduk
7. Melihat, mengedit, menghapus dan mencetak data kematian penduduk
8. Melihat, mengedit, menghapus dan mencetak data perpindahan penduduk
9. Melihat, menambah dan menghapus data agama 10. Melihat, menambah dan menghapus data dusun 11. Melihat, menambah dan menghapus data pendidikan 12. Melihat, menambah dan menghapus data kelainan 13. Melihat, menambah dan menghapus data pekerjaan
14. Melihat, menambah dan menghapus data hubungan keluarga 15. Melihat dan mengedit data kepala desa
16. Membuat laporan data statistik
17. Membuat laporan data mutasi penduduk 18. Membuat laporan data monografi penduduk 19. Mem-backup dan me-restore database 20. Logout atau keluar dari sistem
4.3.2 User Interface 4.3.2.1 Halaman Login
Halaman Login merupakan halaman yang akan diakses pertama kali oleh Admin untuk menjalankan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan. Hal yang harus dilakukan yaitu
memasukan username dan password dengan benar. Tampilan halaman ini ditunjukkan pada Gambar 4.26
Gambar 4.26 Tampilan Halaman Login 4.3.2.2 Halaman Home
Halaman home merupakan halaman utama ketika masuk ke dalam Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan.
Tampilan halaman ini ditunjukkan pada Gambar 4.27
Gambar 4.27 Tampilan Halaman Home
4.3.2.3 Halaman Search Data
Halaman search data merupakan halaman untuk mencari data penduduk berdasarkan dusun, nik, nama, dan alamat. Tampilan halaman ini ditunjukkan pada Gambar 4.28
Gambar 4.28 Tampilan Halaman Search Data 4.3.2.4 Halaman Surat Keluar
Halaman surat keluar seperti Gambar 4.29 merupakan halaman untuk menampilkan semua surat pengantar yang dikeluarkan oleh kelurahan yang bisa dicetak, dilihat rinciannya dan bisa juga dihapus.
Gambar 4.29 Tampilan Halaman Surat Keluar 4.3.2.5 Halaman Cetak Surat Keluar
Gambar 4.30 merupakan Gambaran dari cetak surat pengantar yang dikeluarkan oleh kelurahan.
Gambar 4.30 Tampilan Halaman Cetak Surat Keluar 4.3.2.6 Halaman Data Penduduk
Halaman data penduduk seperti Gambar 4.31 berfungsi untuk menyimpan data-data kependudukan, baik data tetap, lahir, dan datang.
Gambar 4.31 Tampilan Halaman Data Penduduk
4.3.2.7 Halaman Detail Penduduk
Gambar 4.32 merupakan Gambaran dari detail data penduduk.
Gambar 4.32 Tampilan Halaman Detail Data Penduduk 4.3.2.8 Halaman Edit Penduduk
Halaman edit penduduk seperti Gambar 4.33 berfungsi untuk mengubah data penduduk dan status penduduk menjadi pindah atau mati.
Gambar 4.33 Tampilan Halaman Edit Penduduk 4.3.2.9 Halaman Cetak Surat Keterangan Penduduk
Halaman surat keterangan penduduk seperti Gambar 4.34 berfungsi sebagai surat keterangan kependudukan yang bisa dicetak.
Gambar 4.34 Tampilan Halaman Cetak Surat Keterangan Penduduk
4.3.2.10 Halaman Data Dusun
Gambar 4.35 merupakan Gambaran dari data dusun beserta nama kepala dusun yang sedang menjabat.
Gambar 4.35 Tampilan Halaman Data Dusun
4.3.2.11 Halaman Laporan berdasarkan jenis kelamin
Gambar 4.36 merupakan Gambaran laporan data penduduk berdasarkan jenis kelamin.
Gambar 4.36 Tampilan Halaman Laporan Berdasarkan Jenis Kelamin
4.3.2.12 Halaman Laporan berdasarkan dusun
Halaman laporan berdasarkan dusun seperti Gambar 4.37 menjelaskan laporan data penduduk berdasarkan dusun.
Gambar 4.37 Tampilan Halaman Laporan Berdasarkan Dusun
4.3.2.13 Halaman Laporan Data Mutasi Penduduk
Halaman laporan data mutasi penduduk seperti Gambar 4.38 menjelaskan laporan data kependudukan seperti laporan data kelahiran, laporan data kematian, laporan data kedatangan dan laporan data pindah penduduk.
Gambar 4.38 Tampilan Halaman Laporan Data Mutasi Penduduk 4.3.2.14 Halaman Laporan Data Monografi Penduduk
Gambar 4.39 menjelaskan laporan data monografi penduduk yang meliputi laporan berdasarkan golongan umur, laporan berdasarkan tingkat pendidikan dan laporan berdasarkan pekerjaan.
Gambar 4.39 Tampilan Halaman Laporan Data Monografi Penduduk
4.3.2.15 Halaman laporan berdasarkan golongan umur
Halaman laporan berdasarkan golongan umur seperti Gambar 4.40 berfungsi menampilkan laporan data penduduk berdasarkan golongan umur per dusun.
Gambar 4.40 Tampilan Halaman Laporan Berdasarkan Golongan Umur
4.3.2.16 Halaman Backup Database
Halaman backup database seperti Gambar 4.41 berfungsi untuk menyimpan database dari Sistem Tata Persuratan dan Kependudukan.
Gambar 4.41 Tampilan Halaman Backup Database
4.4 Pengujian Sistem
Pengujian sistem ini merupakan pengujian yang dilakukan oleh pengguna (user) dan beberapa orang yang sering menggunakan sistem.
Pengujian berbentuk kuisioner yang diisikan oleh pengguna dengan pertanyaan beberapa point tentang sistem baik secara fungsionalitas maupun non fungsionalitas. Pengujian dilakukan untuk mengetahui kelayakan dari sistem yang sudah dibuat.
Kuisioner ini melibatkan 2 petugas di Kelurahan Desa Sedayu Muntilan dan 3 mahasiswa Teknik Informatika UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Hasil dari kuisioner dilampirkan dalam lampiran A.
Pengujian sistem ini dilakukan dengan cara penguji memberikan nilai antara 1-5 pada kolom nilai sesuai jawaban dari masing-masing pertanyaan.
Pertanyaan yang diajukan kepada penguji sebagai berikut:
1) Bagaimana tampilan Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini ?
1. Tidak bagus 2. Kurang bagus 3. Cukup bagus 4. Bagus
5. Sangat Bagus
2) Apakah Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini mudah digunakan dan dioperasikan?
1. Sulit digunakan
2. Cukup sulit 3. Cukup Mudah 4. Mudah digunakan
5. Sangat mudah digunakan
3) Apakah Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini bisa membantu dalam proses pengelolaan data kependudukan?
1. Tidak membantu 2. Kurang membantu 3. Cukup membantu 4. Membantu
5. Sangat membantu
4) Apakah Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini sesuai dengan kebutuhan dari pengguna?
1. Tidak sesuai 2. Kurang sesuai 3. Cukup sesuai 4. Sesuai
5. Sangat sesuai
5) Apakah Sistem Informasi Tata Persuratan dan Kependudukan ini sesuai dengan kebutuhan dari pengguna?
1. Tidak sesuai 2. Kurang sesuai 3. Cukup sesuai
4. Sesuai
5. Sangat sesuai
Dari pengujian yang dilakukan oleh 2 petugas di Kelurahan Desa Sedayu Muntilan (Zaenal, Zusanto) dan 3 mahasiswa Teknik Informatika UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta (Rosalia Susilowati, Agung Nur Hidayat, R.Katu Unggara) seperti yang terlampir pada lampiran A didapatkan hasil:
1) Tampilan sistem
Empat orang penguji menyatakan tampilan sistem “bagus” dan ditunjukkan dengan penguji nomor satu, dua, tiga dan empat.
Sedangkan penguji nomor lima menyatakan bahwa tampilan sistem
“cukup bagus”.
Dari hasil penilaian menurut tampilan sistem bisa disimpulkan bahwa tampilan sistem “bagus”.
2) Kemudahan penggunaan dan pengoperasian
Tiga orang penguji menyatakan sistem “cukup mudah” digunakan dan ditunjukkan dengan penguji nomor satu, tiga dan empat. Sedangkan penguji nomor dua dan lima menyatakan sistem “mudah digunakan”.
Dari hasil penilaian menurut kemudahan penggunaan dan pengoperasian dapat disimpulkan bahwa sistem “mudah digunakan”
dan dioperasikan.
3) Membantu dalam proses pengelolaan data kependudukan
Tiga orang penguji menyatakan sistem “cukup membantu” dan ditunjukkan dengan penguji nomor satu,dua dan empat. Sedangkan
penguji nomor tiga dan lima menyatakan sistem “membantu”. Hasil dari penilaian dari segi kesesuaian kebutuhan dapat disimpulkan bahwa sistem “cukup membantu” petugas dalam proses pengelolaan data kependudukan.
4) Kesesuaian kebutuhan
Dua orang penguji menyatakan sistem “sesuai” dengan kebutuhan dan dinyatakan dengan penguji nomor tiga dan empat. Penguji nomor satu, dua dan lima menyatakan sistem “sesuai” dengan kebutuhan dari pengguna. Dari kelima pengujian bisa diambil kesimpulan bahwa sistem “sesuai” dengan kebutuhan pengguna.
5) Pelaporan data kependudukan
Lima orang penguji menyatakan bahwa sistem “bisa” memberikan pelaporan data kependudukan. Dari hasil pengujian dapat disimpulkan sistem “bisa” memberikan pelaporan data kependudukan.
64 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil kuisioner uji Sistem Tata Persuratan dan Kependudukan Desa Sedayu maka dapat disimpulkan bahwa:
a. Sistem ini mampu melakukan pengelolaan data penduduk dengan cukup mudah sehingga membantu petugas.
b. Sistem ini mampu mempercepat proses pelaporan data penduduk c. Sistem ini membantu petugas dalam pembuatan dan proses cetak
surat keterangan.
5.2. Saran
a. Sistem ini hanya meliputi pengelolaan data penduduk, kelahiran, kematian, pindah, serta pembuatan surat pengantar. Untuk pengembangannya diharapkan bisa mengolah data keluarga dan pembuatan KTP.
b. Sistem ini hanya terdiri dari 1 user yaitu admin, untuk ke depannya diharapkan bisa ditambah user lagi selaku kepala desa atau petugas yang lain.
c. Sistem ini masih digunakan untuk lingkup kelurahan, diharapkan nantinya bisa dikoneksikan dengan kecamatan sehingga memudahkan dalam pendataan penduduk.
Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Andi Ningrum, Mellyana Cahya.2011. Sistem Informasi Kependudukan Pada
Kelurahan Desa Potoan Daya Pamekasan Madura. UIN Sunan Kalijaga : Yogyakarta
Nucifera, Mardiana Emy. 2011. Sistem Informasi Penjualan Toko Famili Purwokerto. UIN Sunan Kalijaga : Yogyakarta
Pohan.H.I. Pengantar Perancangan Sistem. Jakarta: Erlangga, 1997.
Putranta, H.D. 2004. Pengantar Sistem dan Teknologi Informasi. AMUS:
Yogyakarta.
Susilowati, Rosalia. 2011. Perancangan Dan Implementasi Sistem Informasi Berita Acara Pemeriksaan Di Polisi Sektor Depok Barat. UIN Sunan Kalijaga : Yogyakarta
Turban, E., dkk. 2006. Pengantar Teknologi Informasi, Edisi 3 (diterjemahkan oleh : Deny Arnos Kwary, M.Hum dan Dewi Firia Sari, M.Si). Salemba Infotek. Jakarta
LAMPIRAN
KRS PENGAMBILAN MATA KULIAH KERJA PRAKTEK
