LAPORAN KERJA PRAKTIK
KANTOR KESYAHBANDARAN DAN OTORITAS PELABUHAN KELAS II TANJUNG BUTON
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN SURAT MASUK
HARISA FITRI NIM. 5304171063
PROGRAM STUDI SARJANA TERAPAN AKUNTANSI KEUANGAN PUBLIK
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS
BENGKALIS
2021
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktik yang dilaksanakan terhitung tanggal 24 Februari 2021 sampai dengan 24 Juni 2021 di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton.
Kerja praktik selain merupakan salah satu kegiatan mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis dalam menyelesaikan studi yang dilaksanakan pada awal semester VIII (delapan) dan sebagai persyaratan untuk melanjutkan semester berikutnya. Kerja Praktek ini memiliki makna yang penting bagi penulis untuk dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh dibangku perkuliahan ke dunia kerja yaitu pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton.
Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu selama kegiatan Kerja Praktik secara langsung maupun tidak langsung. Sikap keramah tamahan, kekeluargaan, kedisiplinan, keterbukaan, saling membantu dan perhatian yang diberikan sangat membantu penulis dalam menyelesaikan Kerja Praktik ini dan penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Jhony Custer S.T.,M.T selaku Direktur Politeknik Negeri Bengkalis.
2. Ibu Yunelly Asra, S.E., M.M selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga.
3. Ibu Rosmida, S.E., M.Si selaku Ketua Program Studi D4 Akuntansi Keuangan Publik.
4. Bapak Fachroh Fiddin, S.E.,M.Ak selaku Koordinator Kerja Praktik program Studi D4 Akuntansi Keuangan Publik.
5. Ibu Novira Sartika, S.Stat, M.Ak selaku Dosen Pembimbing Kerja Praktik.
v
6. Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan Kerja Praktik di perusahaannya.
7. Bapak Pepderigat Simanullang, SE selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha.
8. Ibu Elpa Thamrin selaku Pembimbing Kerja Prakik (KP) dari Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton.
9. Seluruh Staf Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton yang telah membantu penulis selama dalam melaksanakan kerja praktik.
10. Ayah (Alm) dan Ibu serta keluarga yang selama ini senantiasa memberikan do’a, dukungan dan perhatian.
11. Kepada teman-teman seperjuangan khususnya teman-teman Program Studi D4 Akuntansi Keuangan Publik semester VIII A (delapan) yang banyak membantu dalam menyelesaikan Laporan Kerja Praktik.
Penulis mohon maaf apabila ada kesalahan dan tingkah laku yang kurang berkenan selama melakukan Kerja Praktik di bagian Tata Usaha pada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas II Tanjung Buton. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulis laporan ini baik cara penyajian maupun susunannya, yang dikarenakan keterbatasan penulis. Untuk itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diperlukan. Harapan penulis semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Bengkalis, Agustus 2021
HARISA FITRI NIM. 5304171063
vi
DAFTAR ISI
COVER ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
LEMBAR PERSETUJUAN... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang Kerja Praktik (KP) ... 1
1.2 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktik (KP)... 3
1.2.1 Tujuan Kerja Praktik (KP) ... 3
1.2.2 Manfaat Kerja Praktik (KP)... 4
1.3 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik (KP)... 4
1.4 Lokasi Kerja Praktik (KP) ... 5
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 6
2.1 Sejarah Singkat Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ... 6
2.2 Visi dan Misi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ... 7
2.2.1 Visi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton... 7
2.2.2 Misi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ... 8
2.3 Struktur Organisasi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton... 8
2.4 Ruang Lingkup Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ... 12
BAB III DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KP ... 13
3.1 Jenis Tugas yang Dilaksanakan Penulis ... 13
3.1.1 Laporan Kegiatan KP Mingguan ... 14
3.2 Peralatan dan Perlengkapan yang di gunakan ... 25
vii
3.2.1 Peralatan yang digunakan ... 25
3.2.2 Perlengkapan yang digunakan ... 27
3.3 Data-data yang Diperlukan ... 29
3.4 Dokumen-dokumen dan file-file yang dihasilkan... 31
3.5 Kendala-kendala dan solusi yang dihadapi ... 37
3.6 Solusi dari Kendala yang Dihadapi... 37
BAB IV PEKERJAAN KHUSUS ... 38
4.1 Spesifikasi Tugas yang Dilaksanakan ... 38
4.2 Target Yang Diharapkan ... 41
4.3 Perangkat Keras/Lunak yang Digunakan ... 41
4.3.1 Perangkat Keras yang digunakan ... 40
4.3.2 Perangkat Lunak yang digunakan... 41
4.4 Data-data dan Dokumen-dokumen yang dihasilkan ... 42
BAB V PENUTUP ... 44
5.1 Kesimpulan ... 44
5.2 Saran ... 45
LAMPIRAN ... 46
Surat Keterangan (dari Perusahaan)
Segala administrasiyang berkaitan dengan kegiatan KP
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik ... 4
Tabel 1.2 Jadwal Jam Kerja Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ... 5
Tabel 3.3 Laporan Kegiatan KP Minggu 1 (Pertama) ... 14
Tabel 3.4 Laporan Kegiatan KP Minggu 2 (Dua) ... 14
Tabel 3.5. Laporan Kegiatan KP Minggu 3 (Tiga) ... 15
Tabel 3.6 Laporan Kegiatan KP Minggu 4 (Empat) ... 16
Tabel 3.7 Laporan Kegiatan KP Minggu 5 (Lima) ... 16
Tabel 3.8 Laporan Kegiatan KP Minggu 6 (Enam) ... 17
Tabel 3.9 Laporan Kegiatan KP Minggu 7 (Tujuh) ... 18
Tabel 3.10 Laporan Kegiatan KP Minggu 8 (Delapan) ... 18
Tabel 3.11 Laporan Kegiatan KP Minggu 9 (Sembilan) ... 19
Tabel 3.12 Laporan Kegiatan KP Minggu 10 (Sepuluh) ... 20
Tabel 3.13 Laporan Kegiatan KP Minggu 11 (Sebelas) ... 20
Tabel 3.14 Laporan Kegiatan KP Minggu 12 (Dua belas) ... 21
Tabel 3.15 Laporan Kegiatan KP Minggu 13 (Tiga belas) ... 21
Tabel 3.16 Laporan Kegiatan KP Minggu 14 (Empat belas) ... 22
Tabel 3.17 Laporan Kegiatan KP Minggu 15 (Lima Belas)... 23
Tabel 3.18 Laporan Kegiatan KP Minggu 16 (Enam belas) ... 23
Tabel 3.19 Laporan Kegiatan KP Minggu 17 (Tujuh belas) ... 24
Tabel 3.20 Laporan Kegiatan KP Minggu 18 (Delapan belas) ... 24
Tabel 4.1 Uraian Kegiatan Prosedur Pendistribusian Surat Masuk ... 38
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ... 5
Gambar 1.2 Struktur Organisasi Kantor KSOP Kelas II Tanjung Buton ... 9
Gambar 3.3 Printer ... 25
Gambar 3.4 Telepon ... 26
Gambar 3.5 Mesin Fotocopy ... 26
Gambar 3.6 Alat Tulis Kantor (ATK) ... 27
Gambar 3.7 Stapler ... 27
Gambar 3.8 Stempel ... 28
Gambar 3.9 Flashdisk... 28
Gambar 3.10 Paper Clip ... 28
Gambar 3.11 Perforator... 29
Gambar 3.12 Permohonan Surat Masuk ... 31
Gambar 3.13 Surat Persetujuan Olah Gerak Kapal ... 31
Gambar 3.14 Surat Perjanjian Kerja Laut ... 32
Gambar 3.15 Surat Perjalanan Dinas (SPD) ... 32
Gambar 3.16 Surat Perintah Tugas (SPT) ... 33
Gambar 3.17 Surat Keputusan Menteri Perhubungan ... 33
Gambar 3.18 Buku Kesehatan Kapal ... 34
Gambar 3.19 Lemari Arsip Surat Masuk ... 34
Gambar 3.20 Arsip Surat Keluar ... 35
Gambar 3.21 Data Arsip Pegawai ... 35
Gambar 3.22 Kode Dosier PL ... 35
Gambar 3.23 Hasil Menggandakan Dokumen ... 36
Gambar 3.24 File Mencetak Dokumen ... 36
x
Gambar 3.25 Bagian Loket Pelayanan ... 39
Gambar 3.26 Agenda Surat Masuk ... 40
Gambar 3.27 Agenda Kode Penyimpanan ... 40
Gambar 3.28 PC Dekstop ... 42
Gambar 3.29 Microsoft Excel ... 42
Gambar 3.30 Lembar Disposisi ... 43
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat penawaran usulan KP
Lampiran 2 : Surat balasan dari perusahaan atas kesediaan penerimaan KP Lampiran 3 : Form penilaian/hasil out put KP
Lampiran 4 : Lembar konsultasi bimbingan KP
Lampiran 5 : Daftar Absensi/kehadiran selama pelaksanaan KP
Segala administrasi berupa data, dokumen dan informasi baik berupa narasi maupun gambar yang berkaitan dengan kegiatan KP
Lain lain yang di anggap perlu.
