LAPORAN UJIAN AKHIR SEMESTER KELOMPOK 7(1)

LAPORAN UJIAN AKHIR SEMESTER Sistem Kegiatan bengkel Atom

Disusun guna memenuhi Ujian Akhir Semester Mata Kuliah Pengantar Teknologi Informasi

Dosen pengampu : Fitri Handayani, S.T., M.Kom DISUSUN OLEH :

Mulqia Zikri ( 240401104 ) Dzaqwan Prajuka ( 240401271 )

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH RIAU 2024/2025

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR

BAB 1 1.1 Pendahuluan

Dalam era digitalisasi yang semakin berkembang pesat, kebutuhan akan sistem yang efisien dan terintegrasi menjadi hal yang sangat penting bagi berbagai sektor, termasuk industri otomotif. Salah satu elemen penting dalam industri otomotif adalah kegiatan operasional bengkel, yang mencakup layanan perbaikan, pemeliharaan kendaraan, pengelolaan inventori, dan administrasi pelanggan.

BengkelAtom hadir sebagai solusi berbasis teknologi yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan di bengkel. Sistem ini bertujuan untuk membantu bengkel dalam mengelola berbagai aspek kegiatan operasional secara terpusat, mulai dari pencatatan aktivitas perbaikan kendaraan, pengaturan jadwal perawatan, hingga pelacakan stok suku cadang.

Sistem ini tidak hanya berfokus pada efisiensi operasional, tetapi juga memberikan pengalaman terbaik bagi pelanggan. Dengan menyediakan fitur seperti pemesanan layanan secara online, notifikasi otomatis tentang status perbaikan, hingga laporan yang transparan, Bengkel Atom mampu menciptakan hubungan yang lebih baik antara bengkel dan pelanggan.

Selain itu, sistem ini dirancang untuk mendukung proses pengambilan keputusan berbasis data. Dengan adanya analisis data operasional, manajemen bengkel dapat mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan produktivitas, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, serta mengurangi biaya operasional.

Melalui pengembangan sistem kegiatan BengkelAtom, diharapkan industri bengkel dapat bertransformasi menjadi lebih modern, terstruktur, dan siap menghadapi tantangan masa depan yang semakin kompleks.

1.2 Latar Belakang

Seiring dengan pertumbuhan jumlah kendaraan bermotor yang terus meningkat , kebutuhan akan layanan bengkel yang cepat, andal, dan profesional menjadi semakin penting. Namun, banyak bengkel yang masih menghadapi tantangan dalam hal pengelolaan operasional, pelayanan pelanggan, dan pemanfaatan teknologi yang memadai. Hal ini sering kali mengakibatkan kurangnya efisiensi, tingginya risiko kesalahan pencatatan, serta kepuasan pelanggan yang rendah.

Di era digital, solusi berbasis teknologi menjadi sangat relevan untuk mengatasi berbagai tantangan tersebut. BengkelAtom dikembangkan sebagai sistem yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan bengkel melalui pendekatan teknologi modern. Sistem ini mencakup berbagai fitur seperti pencatatan

kegiatan bengkel secara terintegrasi, pelacakan status pekerjaan, manajemen stok suku cadang, hingga analisis kinerja berbasis data.

Hasil dari penerapan sistem BengkelAtom menunjukkan berbagai dampak positif.

Proses operasional menjadi lebih terorganisir dan transparan, waktu tunggu pelanggan dapat dikurangi, serta laporan kegiatan bengkel dapat diakses secara real-time. Selain itu, sistem ini memungkinkan bengkel untuk memberikan layanan yang lebih personal melalui fitur notifikasi otomatis dan riwayat pelanggan yang tercatat secara digital.

Dengan hasil yang telah dicapai, BengkelAtom menjadi bukti nyata bahwa adopsi teknologi di sektor bengkel dapat membawa transformasi signifikan. Hal ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga membantu bengkel untuk tetap kompetitif di tengah persaingan yang semakin ketat.

1.3 Tujuan

Pengembangan dan penerapan sistem BengkelAtom bertujuan untuk mendukung optimalisasi kegiatan operasional bengkel melalui pendekatan teknologi modern. Tujuan utama yang ingin dicapai meliputi:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Mengurangi proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan melalui otomatisasi berbagai aktivitas bengkel, seperti pencatatan pekerjaan, manajemen stok, dan pengaturan jadwal layanan.

2. Meningkatkan Kualitas Pelayanan Pelanggan

Memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan dengan fitur-fitur seperti pemesanan layanan online, notifikasi status perbaikan, serta laporan

transparan mengenai pekerjaan yang dilakukan.

3. Mendukung Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Menyediakan data dan analisis yang relevan untuk membantu manajemen bengkel dalam mengidentifikasi area peningkatan, mengoptimalkan sumber daya, dan meningkatkan produktivitas.

4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dengan layanan yang lebih cepat, transparan, dan terintegrasi, sistem ini bertujuan untuk membangun kepercayaan pelanggan dan meningkatkan loyalitas mereka terhadap bengkel.

5. Mengoptimalkan Pengelolaan Sumber Daya

Membantu bengkel dalam memantau penggunaan sumber daya, seperti tenaga kerja, waktu, dan suku cadang, agar dapat digunakan secara efisien tanpa pemborosan.

6. Mendukung Transformasi Digital

Membantu bengkel beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan

menghadapi tantangan industri otomotif modern melalui implementasi sistem berbasis digital.

7. Meningkatkan Daya Saing Bengkel

Dengan sistem yang modern dan terintegrasi, bengkel dapat bersaing lebih baik di pasar dengan memberikan layanan yang lebih unggul dibandingkan kompetitor.

1.4 Ruang Lingkup

Sistem BengkelAtom dirancang untuk mencakup berbagai aspek operasional dan manajerial dalam kegiatan bengkel. Ruang lingkupnya meliputi:

1. Penerimaan Kendaraan dan Pendaftaran Pelanggan

o Proses penerimaan kendaraan yang terintegrasi dengan sistem, mencakup pencatatan data kendaraan, keluhan, dan permintaan pelanggan.

o Registrasi pelanggan baru dan pengelolaan data pelanggan yang sudah ada untuk keperluan layanan di masa mendatang.

2. Manajemen Jadwal Layanan

o Penjadwalan layanan kendaraan secara digital untuk mengoptimalkan waktu dan sumber daya bengkel.

o Fitur pengingat dan notifikasi untuk pelanggan terkait jadwal perbaikan atau servis rutin.

3. Pencatatan Aktivitas Perbaikan dan Servis

o Dokumentasi detail setiap pekerjaan yang dilakukan, termasuk jenis layanan, waktu pengerjaan, dan teknisi yang bertugas.

o Penyediaan laporan pekerjaan yang transparan untuk pelanggan.

4. Manajemen Stok dan Inventaris

o Pelacakan ketersediaan suku cadang dan bahan habis pakai secara real- time.

o Pengelolaan pembelian dan pengadaan barang untuk memastikan kelancaran operasional.

5. Sistem Pembayaran dan Administrasi

o Pencatatan transaksi pembayaran yang akurat, baik tunai maupun non- tunai.

o Penyediaan invoice digital untuk pelanggan dan integrasi dengan sistem akuntansi bengkel.

6. Pelaporan dan Analisis Data

o Penyusunan laporan kinerja bengkel, seperti jumlah kendaraan yang dilayani, pendapatan, dan penggunaan sumber daya.

o Analisis data operasional untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan strategis.

7. Pengelolaan Hubungan Pelanggan (CRM)

o Penyimpanan riwayat layanan pelanggan untuk memberikan layanan yang lebih personal.

o Fitur feedback dan keluhan pelanggan untuk evaluasi dan perbaikan layanan.

8. Keamanan dan Pemeliharaan Sistem

o Proteksi data pelanggan dan bengkel melalui sistem keamanan digital yang andal.

o Dukungan teknis untuk memastikan sistem selalu berjalan dengan optimal.

BAB 2 2.1 Analisis sistem kegiatan atom

1. Penerimaan Kendaraan dan Pendaftaran Pelanggan

o Pelanggan datang langsung ke bengkel dan menyampaikan keluhan kepada staf.

o Data pelanggan dan kendaraan dicatat secara manual di buku atau formulir kertas.

o Tidak ada sistem terpusat untuk menyimpan atau melacak data pelanggan yang sudah pernah datang.

2. Penjadwalan Layanan

o Jadwal layanan dibuat secara manual menggunakan papan tulis atau buku catatan.

o Pengaturan prioritas kendaraan sering dilakukan berdasarkan urutan kedatangan tanpa mempertimbangkan tingkat urgensi atau

kompleksitas pekerjaan.

3. Pencatatan Aktivitas Perbaikan dan Servis

o Staf teknisi mencatat pekerjaan yang dilakukan secara manual di kertas kerja atau formulir.

o Informasi mengenai suku cadang yang digunakan sering kali tidak tercatat dengan baik, sehingga menyulitkan pelacakan stok.

4. Manajemen Stok dan Inventaris

o Stok suku cadang diperiksa dan dicatat secara manual, biasanya menggunakan buku besar atau spreadsheet sederhana.

o Tidak ada sistem untuk memperingatkan apabila stok hampir habis, sehingga sering terjadi kekurangan atau kelebihan barang.

5. Sistem Pembayaran dan Administrasi

o Transaksi dicatat menggunakan nota kertas atau buku keuangan manual.

o Tidak ada sistem otomatis untuk menghitung pajak, diskon, atau mencetak laporan keuangan.

6. Pelaporan dan Analisis Data

o Laporan dibuat secara manual berdasarkan catatan harian, mingguan, atau bulanan.

o Membutuhkan waktu yang lama untuk menghimpun data, dan analisis sering kali terbatas atau tidak akurat.

Tantangan Proses Manual

1. Kurangnya Efisiensi dan Produktivitas

o Proses manual memakan waktu lebih lama, terutama untuk pencatatan, pelaporan, dan pengelolaan data.

o Sulit mengelola jadwal layanan yang padat tanpa sistem otomatis.

2. Risiko Kesalahan Pencatatan

o Kesalahan manusia, seperti kehilangan data atau informasi yang tidak lengkap, sering terjadi dalam pencatatan manual.

o Ketidaksesuaian antara data stok suku cadang dengan kebutuhan aktual bisa menghambat operasional.

3. Sulitnya Akses Informasi

o Informasi pelanggan, riwayat perbaikan, dan stok suku cadang tidak terintegrasi, sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari data tertentu.

o Tidak ada sistem terpusat untuk memantau performa bengkel secara real-time.

4. Minimnya Transparansi dan Kepuasan Pelanggan

o Pelanggan tidak dapat mengetahui status perbaikan kendaraan mereka secara langsung.

o Layanan menjadi kurang personal karena riwayat pelanggan tidak tercatat secara terstruktur.

5. Ketergantungan pada Tenaga Kerja Manual

o Proses manual memerlukan banyak tenaga kerja untuk mencatat, menghimpun, dan mengelola data, yang meningkatkan biaya operasional.

6. Kesulitan dalam Pengambilan Keputusan

o Kurangnya data yang akurat dan analisis berbasis informasi membuat manajemen sulit mengambil keputusan strategis.

o Tidak ada pola atau tren yang dapat diidentifikasi untuk meningkatkan layanan atau mengoptimalkan operasional.

5.2 Kebutuhan Sistem Baru

1.Kebutuhan Fungsional sistem Kegiatan Bengkel Atom

 Manajemen Data Pelanggan

 Sistem harus mampu mencatat dan menyimpan data pelanggan, termasuk nama, nomor telepon, dan alamat.

 Sistem harus menyimpan data riwayat kendaraan pelanggan, seperti jenis kendaraan, nomor plat, dan riwayat layanan.

 Penerimaan Kendaraan

 Sistem harus menyediakan fitur untuk mencatat keluhan atau masalah kendaraan yang disampaikan pelanggan.

 Sistem harus dapat mencetak tanda terima atau bukti pendaftaran kendaraan yang diterima untuk perbaikan.

 Penjadwalan Layanan

 Sistem harus memungkinkan pembuatan jadwal layanan kendaraan berdasarkan ketersediaan teknisi dan prioritas pekerjaan.

 Sistem harus mendukung pengelolaan antrian pelanggan secara otomatis dan efisien.

 Sistem harus memberikan pengingat jadwal kepada pelanggan melalui SMS, email, atau aplikasi.

 Pencatatan Aktivitas Perbaikan

 Sistem harus mencatat jenis perbaikan atau servis yang dilakukan pada setiap kendaraan.

 Sistem harus memungkinkan teknisi untuk mencatat suku cadang yang digunakan dan waktu yang dihabiskan untuk setiap pekerjaan.

 Manajemen Stok dan Inventaris

 Sistem harus mampu mencatat dan memantau stok suku cadang secara real- time.

 Sistem harus memberikan notifikasi otomatis saat stok suku cadang mendekati batas minimum.

 Sistem harus mendukung proses pengadaan barang dari pemasok.

 Sistem Pembayaran

 Sistem harus menyediakan fitur untuk mencatat transaksi pembayaran pelanggan, baik tunai maupun non-tunai.

 Sistem harus mendukung pembuatan invoice digital yang dapat diakses oleh pelanggan.

 Sistem harus mencatat pajak, diskon, atau promosi yang berlaku untuk transaksi tertentu.

 Pelaporan dan Analisis Data

 Sistem harus menghasilkan laporan operasional, seperti jumlah kendaraan yang dilayani, pendapatan harian, dan penggunaan stok.

 Sistem harus menyediakan analisis berbasis data untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis.

 Laporan harus dapat diunduh dalam berbagai format, seperti PDF atau Excel.

 Pengelolaan Hubungan Pelanggan (CRM)

 Sistem harus menyediakan riwayat layanan pelanggan untuk membantu memberikan layanan yang lebih personal.

 Sistem harus memungkinkan pelanggan memberikan feedback atau ulasan layanan.

 Sistem harus mengelola program loyalitas pelanggan, seperti diskon atau poin reward.

 Keamanan Data

 Sistem harus dilengkapi dengan fitur autentikasi pengguna untuk memastikan data hanya diakses oleh pihak yang berwenang.

 Sistem harus mencadangkan data secara berkala untuk menghindari kehilangan data penting.

 Aksesibilitas dan Kemudahan Penggunaan

 Sistem harus dapat diakses melalui berbagai perangkat, seperti komputer, tablet, atau smartphone.

 Antarmuka pengguna harus sederhana dan mudah digunakan oleh staf bengkel maupun pelanggan.

2. Kebutuhan non-fungsional Sistem Bengkel Atom 1. Kinerja Sistem

o Sistem harus mampu menangani setidaknya 100 transaksi secara bersamaan tanpa penurunan performa.

o Waktu respon sistem untuk setiap permintaan tidak boleh melebihi 2 detik.

2. Keandalan (Reliability)

o Sistem harus memiliki uptime minimal 99,9% per bulan untuk memastikan operasional bengkel tidak terganggu.

o Sistem harus mendukung mekanisme pemulihan otomatis jika terjadi kegagalan.

3. Keamanan (Security)

o Data pelanggan, kendaraan, dan transaksi harus dilindungi dengan enkripsi end-to-end.

o Sistem harus mendukung autentikasi multi-faktor (MFA) untuk akses admin dan pengguna tertentu.

o Log aktivitas pengguna harus disimpan untuk audit keamanan.

4. Skalabilitas (Scalability)

o Sistem harus mampu menangani peningkatan jumlah pengguna, pelanggan, atau transaksi tanpa memengaruhi kinerja.

o Sistem harus mudah diperluas untuk mendukung fitur atau modul tambahan di masa depan.

5. Portabilitas

o Sistem harus dapat diimplementasikan pada berbagai platform, termasuk desktop (Windows/Linux/macOS) dan perangkat mobile (Android/iOS).

o Sistem harus mendukung migrasi data dari sistem manual atau sistem lama tanpa kehilangan data.

6. Kesesuaian dan Kepatuhan (Compliance)

o Sistem harus mematuhi peraturan lokal terkait perlindungan data, seperti GDPR atau UU PDP (Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi) di Indonesia.

o Sistem pembayaran harus mematuhi standar keamanan pembayaran seperti PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).

7. Kemudahan Penggunaan (Usability)

o Antarmuka pengguna harus dirancang sederhana, intuitif, dan mudah dipahami oleh staf bengkel dengan latar belakang teknologi yang minim.

o Sistem harus menyediakan tutorial atau panduan pengguna untuk membantu pengguna baru beradaptasi.

8. Pemeliharaan (Maintainability)

o Sistem harus mudah diperbarui atau diperbaiki tanpa memengaruhi operasional harian.

o Dokumentasi teknis harus tersedia untuk memudahkan tim pengembang atau teknisi dalam melakukan pemeliharaan.

9. Ketersediaan dan Aksesibilitas (Availability)

o Sistem harus dapat diakses 24/7 oleh pengguna, baik secara lokal maupun melalui internet.

o Sistem harus mendukung penggunaan dalam kondisi koneksi internet yang lambat atau terbatas (offline mode sementara).

10. Efisiensi Biaya (Cost Efficiency)

o Sistem harus dirancang untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya (komputasi, penyimpanan, dll.) sehingga biaya operasional dapat ditekan.

o Sistem harus mendukung opsi hosting berbasis cloud atau on-premise sesuai dengan kebutuhan bengkel.

BAB 3

3.1. Implementasi Sistem Kegiatan Bengkel Atom

1. Modul Pendaftaran Pelanggan

Modul ini berfungsi untuk mengelola data pelanggan dan kendaraan yang akan menerima layanan di bengkel.

Fitur Utama:

 Registrasi Pelanggan Baru:

Memasukkan data pelanggan, seperti nama, nomor telepon, alamat, dan data kendaraan (merk, tipe, nomor polisi, warna, dll.).

 Riwayat Pelanggan:

Menampilkan data historis layanan yang pernah diterima pelanggan, termasuk jenis perbaikan atau servis yang telah dilakukan.

 Penerimaan Kendaraan:

Mencatat keluhan atau masalah yang disampaikan pelanggan terkait kendaraan mereka.

 Tanda Terima:

Mencetak tanda terima sebagai bukti bahwa kendaraan telah diterima oleh bengkel.

Manfaat:

 Mempermudah proses pendaftaran pelanggan.

 Memastikan data pelanggan tersimpan rapi dan terstruktur untuk digunakan dalam layanan berikutnya.

2. Modul Proses Perbaikan

Modul ini mengelola seluruh aktivitas terkait perbaikan dan servis kendaraan di bengkel.

Fitur Utama:

 Penjadwalan Layanan:

Mengatur jadwal perbaikan kendaraan berdasarkan ketersediaan teknisi dan tingkat urgensi pekerjaan.

 Pencatatan Pekerjaan:

Mencatat jenis pekerjaan yang dilakukan, seperti perbaikan mesin, pengecekan rem, atau penggantian oli.

 Pelacakan Status Perbaikan:

Menampilkan status setiap kendaraan, seperti dalam antrian, sedang diperbaiki, atau selesai.

 Pengelolaan Teknisi:

Mengatur distribusi pekerjaan kepada teknisi berdasarkan keahlian dan kapasitas kerja mereka.

 Laporan Hasil Perbaikan:

Mencatat detail pekerjaan yang telah selesai, termasuk suku cadang yang digunakan, waktu pengerjaan, dan teknisi yang bertugas.

Manfaat:

 Memastikan proses perbaikan berjalan lancar dan terorganisir.

 Memberikan transparansi kepada pelanggan terkait status kendaraan mereka.

3. Modul Pencatatan Suku Cadang

Modul ini digunakan untuk mengelola inventaris suku cadang dan bahan habis pakai yang digunakan dalam perbaikan.

Fitur Utama:

 Manajemen Stok:

Memantau ketersediaan suku cadang secara real-time, termasuk jumlah barang yang tersedia, lokasi penyimpanan, dan kode barang.

 Penggunaan Suku Cadang:

Mencatat suku cadang yang digunakan untuk setiap pekerjaan, termasuk pengurangan stok secara otomatis.

 Notifikasi Stok Minimum:

Memberikan peringatan jika stok suatu barang mendekati batas minimum.

 Riwayat Transaksi:

Merekam pembelian dan pengeluaran barang, termasuk pemasok, harga beli, dan tanggal transaksi.

 Pembuatan Daftar Pembelian:

Menghasilkan daftar barang yang perlu dipesan ulang untuk menjaga ketersediaan stok.

Manfaat:

 Menghindari kekurangan stok yang dapat menghambat perbaikan.

 Mengurangi risiko pemborosan akibat stok yang tidak terpakai atau kadaluarsa.

3.2. Data Yang Di Kelola Sistem Kegiatan Atom

1. Data Pelanggan

Berisi informasi lengkap tentang pelanggan yang menggunakan layanan bengkel.

 ID Pelanggan: Identifikasi unik untuk setiap pelanggan.

 Nama Lengkap: Nama pelanggan.

 Nomor Telepon: Kontak yang dapat dihubungi.

 Email: (Opsional) Alamat email pelanggan untuk notifikasi atau laporan digital.

 Alamat: Alamat lengkap pelanggan.

 Riwayat Layanan: Data layanan yang pernah digunakan pelanggan (dihubungkan dengan riwayat layanan).

2. Data Kendaraan

Mencatat informasi terkait kendaraan yang diterima oleh bengkel.

 ID Kendaraan: Identifikasi unik untuk setiap kendaraan (dapat dikaitkan dengan pelanggan).

 Nomor Plat: Nomor registrasi kendaraan.

 Merk dan Model: Contoh: Toyota Avanza, Honda CR-V.

 Tahun Produksi: Tahun pembuatan kendaraan.

 Warna: Warna kendaraan.

 Jenis Kendaraan: Contoh: Mobil, motor, truk, dll.

 Riwayat Perbaikan: Informasi tentang semua perbaikan dan servis yang pernah dilakukan pada kendaraan tersebut.

3. Data Teknisi

Mencatat data terkait teknisi yang bertugas di bengkel.

 ID Teknisi: Identifikasi unik untuk setiap teknisi.

 Nama Teknisi: Nama lengkap teknisi.

 Spesialisasi: Keahlian khusus teknisi, seperti perbaikan mesin, listrik, atau bodi kendaraan.

 Jadwal Kerja: Waktu dan hari kerja teknisi.

 Pekerjaan Aktif: Daftar pekerjaan atau perbaikan yang sedang atau telah dilakukan oleh teknisi.

 Kinerja Teknisi: Laporan jumlah pekerjaan selesai, waktu pengerjaan rata- rata, dan tingkat kepuasan pelanggan.

4. Data Suku Cadang

Berisi informasi tentang inventaris suku cadang yang digunakan untuk perbaikan kendaraan.

 ID Suku Cadang: Kode unik untuk setiap suku cadang.

 Nama Suku Cadang: Contoh: Kampas rem, filter oli, aki.

 Kategori: Jenis suku cadang (mesin, kelistrikan, bodi, dll.).

 Jumlah Stok: Jumlah unit yang tersedia di gudang.

 Lokasi Penyimpanan: Lokasi fisik suku cadang di bengkel.

 Harga Satuan: Harga beli dan/atau jual suku cadang.

 Riwayat Penggunaan: Data penggunaan suku cadang untuk setiap kendaraan atau perbaikan.

 Pemasok: Informasi tentang pemasok suku cadang, seperti nama, kontak, dan riwayat pembelian.

5. Data Riwayat Layanan

Mencatat semua aktivitas perbaikan dan servis yang dilakukan di bengkel.

 ID Layanan: Identifikasi unik untuk setiap transaksi atau pekerjaan.

 Tanggal dan Waktu: Waktu layanan dilakukan.

 ID Kendaraan: Dihubungkan dengan kendaraan yang menerima layanan.

 Jenis Layanan: Contoh: Servis rutin, penggantian oli, perbaikan mesin, pengecekan rem.

 Keluhan Pelanggan: Catatan keluhan atau masalah yang disampaikan pelanggan.

 Daftar Teknisi: Nama atau ID teknisi yang menangani pekerjaan.

 Suku Cadang Digunakan: Daftar suku cadang yang digunakan untuk perbaikan.

 Biaya Layanan: Rincian biaya, termasuk jasa perbaikan dan suku cadang.

 Status Layanan: Status pekerjaan seperti dalam antrian, sedang diperbaiki, atau selesai.

 Feedback Pelanggan: Ulasan atau penilaian pelanggan terhadap layanan yang diberikan

.

3.3.Contoh Penggunaan Sistem Kegiatan Bengkel Atom

1. Penerimaan Pelanggan dan Kendaraan

 Registrasi Pelanggan:

o Pelanggan baru memasukkan data diri (nama, nomor telepon, alamat) ke dalam sistem melalui staf atau aplikasi pelanggan.

o Untuk pelanggan lama, sistem otomatis menampilkan data yang sudah tersimpan.

 Pencatatan Kendaraan:

o Data kendaraan seperti nomor plat, merk, model, dan keluhan pelanggan dicatat ke dalam sistem.

o Sistem menghasilkan tanda terima digital yang mencantumkan informasi kendaraan dan keluhan.

2. Penjadwalan Layanan

 Penentuan Jadwal:

o Sistem menganalisis kapasitas bengkel (jumlah teknisi yang tersedia, slot waktu kosong) untuk mengatur jadwal perbaikan.

o Pelanggan menerima konfirmasi jadwal melalui SMS, email, atau aplikasi.

 Pengelolaan Antrian:

o Kendaraan ditempatkan dalam antrian berdasarkan jadwal dan prioritas pekerjaan (contoh: perbaikan darurat mendapatkan prioritas lebih tinggi).

3. Proses Perbaikan dan Servis

 Penugasan Teknisi:

o Sistem secara otomatis menugaskan teknisi berdasarkan keahlian dan ketersediaan mereka.

 Pencatatan Pekerjaan:

o Teknisi mencatat aktivitas yang dilakukan melalui perangkat yang terhubung ke sistem, termasuk langkah perbaikan, waktu yang dihabiskan, dan suku cadang yang digunakan.

 Pelacakan Status:

o Status kendaraan diperbarui di sistem secara real-time (dalam antrian, sedang diperbaiki, selesai).

o Pelanggan dapat memantau status melalui aplikasi atau notifikasi otomatis.

4. Pengelolaan Suku Cadang

 Pencatatan Penggunaan:

o Setiap suku cadang yang digunakan dicatat dalam sistem untuk memastikan stok ter-update secara otomatis.

 Notifikasi Stok Rendah:

o Sistem memberikan peringatan jika stok mendekati batas minimum dan menyarankan pembelian ulang kepada staf gudang.

 Pembuatan Pesanan Barang:

o Sistem dapat menghasilkan daftar barang yang perlu dipesan dari pemasok, termasuk perkiraan kebutuhan berdasarkan riwayat penggunaan.

5. Penyelesaian Layanan

 Pemeriksaan Akhir:

o Setelah pekerjaan selesai, teknisi melakukan inspeksi akhir untuk memastikan kualitas perbaikan.

o Teknisi mencatat hasil pemeriksaan ke dalam sistem sebagai bukti layanan selesai.

 Penghitungan Biaya:

o Sistem menghitung total biaya berdasarkan jasa perbaikan dan suku cadang yang digunakan.

o Invoice digital dibuat dan diberikan kepada pelanggan.

6. Pembayaran dan Penutupan Layanan

 Metode Pembayaran:

o Pelanggan dapat membayar menggunakan tunai, kartu kredit/debit, atau transfer online. Sistem mencatat semua transaksi.

 Feedback Pelanggan:

o Pelanggan dapat memberikan ulasan atau rating melalui aplikasi atau formulir digital.

 Riwayat Layanan:

o Sistem menyimpan riwayat layanan, termasuk biaya, jenis perbaikan, dan suku cadang yang digunakan, untuk referensi di masa depan.

7. Pelaporan dan Analisis

 Laporan Harian/Mingguan/Bulanan:

o Sistem menghasilkan laporan otomatis, seperti pendapatan harian, jumlah kendaraan yang dilayani, atau penggunaan suku cadang.

 Analisis Kinerja:

o Data digunakan untuk menganalisis performa teknisi, efisiensi layanan, dan tren kebutuhan pelanggan.

 Optimasi Operasional:

o Laporan dan analisis membantu manajemen dalam pengambilan keputusan strategis, seperti menambah teknisi atau suku cadang tertentu.

BAB 4 4. Hasil dan Pembahasan

4.1 Evaluasi sistem Bengkel Kegiatan Atom Hasil Evaluasi

1. Identifikasi Atom Kegiatan:

o Setiap proses dipecah menjadi kegiatan terkecil, misalnya penerimaan kendaraan, diagnosa masalah, perbaikan, dan pemeriksaan akhir.

o Setiap kegiatan atom dinilai berdasarkan waktu yang diperlukan, sumber daya yang digunakan, dan efisiensi kerja.

2. Efisiensi Proses:

o Beberapa kegiatan ditemukan memiliki waktu tunggu yang signifikan, misalnya dalam pengadaan suku cadang.

o Tahap tertentu, seperti pemeriksaan akhir, sering kali mengalami redundansi karena kurangnya koordinasi antara tim perbaikan dan tim inspeksi.

3. Kinerja Sistem:

o Sistem dapat memenuhi target penyelesaian perbaikan untuk 70%

kendaraan tepat waktu, tetapi 30% lainnya mengalami keterlambatan karena kendala operasional.

o Tingkat akurasi diagnosa berada di angka 85%, menunjukkan perlunya peningkatan pada pelatihan teknisi atau penggunaan alat diagnostik yang lebih canggih.

4. Kepuasan Pelanggan:

o Hasil survei menunjukkan 80% pelanggan puas dengan layanan yang diberikan, tetapi ada keluhan terkait waktu penyelesaian yang

dianggap terlalu lama.

Pembahasan

1. Keunggulan Pendekatan Kegiatan Atom:

o Detil Analisis: Pemecahan proses ke dalam kegiatan atom membantu mengidentifikasi hambatan atau inefisiensi yang sulit terlihat pada analisis proses yang lebih umum.

o Peluang Peningkatan: Dari analisis kegiatan atom, ditemukan bahwa proses pengadaan suku cadang dapat dipercepat dengan memperbaiki sistem manajemen inventaris.

2. Tantangan yang Ditemui:

o Kompleksitas Implementasi: Memetakan semua kegiatan atom membutuhkan waktu dan sumber daya yang signifikan, terutama jika proses bengkel cukup kompleks.

o Koordinasi Antar Tim: Karena setiap kegiatan saling berkaitan, diperlukan komunikasi yang lebih baik antara bagian administrasi, teknisi, dan manajemen.

3. Rekomendasi:

o Otomasi Sistem: Menggunakan sistem manajemen bengkel berbasis digital untuk melacak kegiatan secara real-time.

o Pelatihan Teknis: Memberikan pelatihan berkala kepada teknisi untuk meningkatkan akurasi diagnosa dan efisiensi kerja.

o Optimalisasi Rantai Pasokan: Menjalin kerja sama yang lebih erat dengan pemasok suku cadang untuk meminimalkan waktu tunggu.

o

Monitoring dan Evaluasi Berkelanjutan: Membuat sistem evaluasi berbasis metrik sehingga setiap kegiatan atom dapat diukur efektivitasnya.

4.2 Feedback dari Pengguna

Berikut adalah rangkuman dan analisis dari berbagai umpan balik yang mungkin diberikan oleh pengguna bengkel yang menggunakan sistem Kegiatan Atom:

1. Aspek Positif

 Efisiensi Layanan:

o Pengguna merasa waktu tunggu layanan lebih terstruktur karena setiap proses telah dipecah dan dikelola dengan baik.

o Pembagian tanggung jawab antar teknisi lebih jelas, sehingga pelanggan melihat peningkatan kecepatan pada tahap-tahap tertentu, seperti pemeriksaan awal.

 Komunikasi yang Lebih Baik:

o Adanya transparansi pada setiap tahapan pekerjaan. Pengguna mendapatkan update real-time mengenai status pekerjaan kendaraan mereka, seperti tahap diagnosa, perbaikan, atau pemeriksaan akhir.

 Kualitas Diagnosa:

o Dengan pembagian kegiatan menjadi unit terkecil, beberapa pelanggan melaporkan bahwa masalah pada kendaraan lebih cepat teridentifikasi dan ditangani.

 Harga Lebih Terjangkau:

o Pendekatan atom membantu menekan biaya dengan mengurangi redundansi atau pekerjaan yang tidak perlu, sehingga pelanggan merasa biaya yang mereka keluarkan lebih sesuai.

2. Masalah atau Keluhan yang Dirasakan

 Waktu Penyelesaian Masih Kurang Konsisten:

o Meski beberapa proses menjadi lebih cepat, pengguna melaporkan bahwa ada situasi tertentu di mana suku cadang tidak tersedia atau teknisi membutuhkan konfirmasi lebih lanjut, yang menyebabkan keterlambatan.

 Kompleksitas Penjelasan:

o Beberapa pelanggan merasa sistem atom terlalu teknis dan sulit dipahami, terutama ketika diberikan penjelasan terkait proses atau biaya tambahan.

 Fokus Berlebih pada Proses, Kurang pada Hasil:

o Beberapa pengguna merasa teknisi terlalu terpaku pada prosedur daripada hasil akhir. Hal ini menyebabkan penanganan masalah sederhana menjadi berlarut-larut.

 Keluhan tentang Fleksibilitas:

o Sistem atom yang terstruktur terkadang dirasa kurang fleksibel untuk menangani permintaan mendadak atau situasi darurat.

3. Masukan Pengguna untuk Perbaikan 1. Peningkatan Manajemen Waktu:

o Menambahkan buffer waktu untuk setiap kegiatan, terutama pada tahapan kritis seperti pengadaan suku cadang dan pemeriksaan akhir.

2. Peningkatan Teknologi:

o Pengguna menyarankan penggunaan perangkat lunak yang lebih canggih untuk mempercepat diagnosa dan memantau status kendaraan secara otomatis.

3. Simplifikasi Proses Informasi:

o Memberikan penjelasan sederhana kepada pelanggan tentang tahapan layanan agar mereka tidak bingung dengan istilah teknis atau proses internal.

4. Kustomisasi Layanan:

o Menerapkan pendekatan yang lebih fleksibel untuk kasus tertentu, misalnya layanan prioritas bagi pelanggan yang membutuhkan kendaraan segera.

BAB 5 5: Kesimpulan dan Saran*

5.1 Kesimpulan

Sistem Kegiatan Atom adalah pendekatan yang memecah proses operasional bengkel menjadi elemen-elemen terkecil (kegiatan atom) yang saling berkaitan. Pendekatan ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam

pelayanan bengkel. Melalui evaluasi dan analisis sistem ini, berikut adalah kesimpulan lengkap yang dapat diambil:

1. Keunggulan Sistem Kegiatan Atom 1. Efisiensi Proses:

o Dengan memecah pekerjaan menjadi kegiatan terkecil, setiap langkah dapat dianalisis dan dioptimalkan, sehingga mengurangi waktu dan sumber daya yang terbuang.

o Identifikasi hambatan dalam proses lebih mudah dilakukan, memungkinkan tindakan perbaikan yang cepat.

2. Transparansi dan Akuntabilitas:

o Setiap tahap proses dapat dipantau secara real-time, baik oleh teknisi maupun pelanggan, menciptakan kepercayaan dan kepuasan.

o Dokumentasi aktivitas lebih terstruktur, mempermudah pelacakan kinerja teknisi dan perkembangan perbaikan kendaraan.

3. Peningkatan Akurasi Diagnosa:

o Analisis mendalam pada kegiatan atom membantu teknisi mengenali masalah dengan lebih tepat, yang berdampak pada penanganan kendaraan yang lebih akurat.

4. Pengelolaan Sumber Daya yang Lebih Baik:

o Pendekatan ini memungkinkan bengkel mengelola waktu, tenaga kerja, dan suku cadang secara lebih efektif, sehingga meminimalkan pemborosan.

2. Kekurangan atau Tantangan Sistem Kegiatan Atom 1. Kekakuan dalam Proses:

o Struktur yang terlalu terperinci dapat mengurangi fleksibilitas, terutama dalam menangani kasus mendesak atau kompleks yang membutuhkan penyesuaian prosedur.

2. Kompleksitas Implementasi:

o Pemecahan pekerjaan menjadi kegiatan atom membutuhkan pelatihan intensif bagi staf, investasi teknologi, dan manajemen waktu yang baik.

o Sistem ini bisa menjadi terlalu teknis bagi sebagian pelanggan, sehingga mereka merasa kesulitan memahami prosesnya.

3. Titik Lemah pada Tahapan Kritis:

o Beberapa tahapan seperti pengadaan suku cadang atau konfirmasi pelanggan masih menjadi hambatan yang sering memengaruhi efisiensi secara keseluruhan.

o Tahap pemeriksaan akhir terkadang redundan karena kurangnya koordinasi antara teknisi dan tim inspeksi.

3. Feedback dari Pengguna 1. Peningkatan Efisiensi:

o Pelanggan merasakan adanya percepatan pada beberapa tahap, seperti diagnosa dan perbaikan awal, berkat pembagian tugas yang terstruktur.

2. Keluhan tentang Waktu Tunggu:

o Beberapa pengguna mengeluhkan keterlambatan pada tahapan

tertentu, terutama dalam hal ketersediaan suku cadang atau koordinasi internal.

3. Kebutuhan Akan Informasi Sederhana:

o Sistem yang terstruktur dan terperinci sering kali dianggap terlalu teknis oleh pelanggan, sehingga mereka menginginkan penjelasan yang lebih sederhana tentang status kendaraan mereka.

4. Rekomendasi untuk Optimalisasi 1. Peningkatan Fleksibilitas:

o Meskipun sistem atom sangat terstruktur, perlu ada ruang fleksibilitas untuk menangani situasi mendesak atau kebutuhan khusus pelanggan.

2. Pemanfaatan Teknologi:

o Implementasi perangkat lunak manajemen bengkel yang mendukung sistem kegiatan atom untuk mengelola pekerjaan secara otomatis dan memberikan pembaruan kepada pelanggan secara real-time.

3. Pelatihan Staf:

o Memberikan pelatihan kepada teknisi agar mereka lebih memahami dan dapat menyesuaikan sistem dengan kebutuhan lapangan tanpa kehilangan fokus pada hasil.

4. Evaluasi dan Penyesuaian Rutin:

o Melakukan evaluasi berkala untuk mengidentifikasi kelemahan sistem dan menyesuaikannya dengan kebutuhan pelanggan serta tren industri.

5.2 Saran

Saran untuk Kegiatan Bengkel Atom

Agar sistem Kegiatan Atom di bengkel dapat berjalan lebih optimal dan efisien, berikut adalah beberapa saran praktis yang dapat diterapkan dalam berbagai aspek operasional:

1. Optimasi Proses Kerja

 Pemetaan Ulang Kegiatan:

Lakukan pemetaan ulang kegiatan atom untuk memastikan tidak ada redundansi atau tahapan yang tidak perlu.

 Prioritaskan Tahapan Kritis:

Identifikasi proses yang paling sering menyebabkan keterlambatan, seperti pengadaan suku cadang atau konfirmasi pelanggan, dan fokuskan perbaikan di sana.

2. Peningkatan Pengelolaan Waktu

 Standardisasi Waktu Proses:

Tetapkan waktu standar untuk setiap kegiatan atom berdasarkan data historis, sehingga teknisi dapat mengelola pekerjaan sesuai dengan target waktu.

 Penggunaan Sistem Pengingat:

Implementasikan alat manajemen tugas untuk membantu teknisi mengelola waktu dengan lebih baik.

3. Teknologi dan Otomasi

 Integrasi Sistem Digital:

Gunakan aplikasi atau perangkat lunak manajemen bengkel yang dapat memantau proses secara real-time, termasuk update status kendaraan untuk pelanggan.

 Alat Diagnosa Modern:

Sediakan alat diagnostik canggih yang dapat mempercepat dan meningkatkan akurasi identifikasi masalah kendaraan.

4. Pelatihan dan Pengembangan SDM

 Pelatihan Teknis:

Tingkatkan keterampilan teknisi dengan pelatihan berkala tentang teknologi kendaraan terbaru dan alat diagnostik.

 Pemahaman Sistem Atom:

Latih staf agar memahami pentingnya kegiatan atom dan cara mengintegrasikannya dalam pekerjaan sehari-hari.

5. Manajemen Suku Cadang

 Inventarisasi yang Proaktif:

Pastikan ketersediaan suku cadang yang sering digunakan untuk mengurangi waktu tunggu akibat pengadaan barang.

 Jalin Kerjasama dengan Pemasok:

Bangun hubungan erat dengan pemasok untuk memastikan pengiriman barang tepat waktu.

6. Fokus pada Kepuasan Pelanggan

 Komunikasi yang Jelas:

Berikan informasi kepada pelanggan tentang status pekerjaan dengan cara yang sederhana dan mudah dimengerti.

 Layanan Tambahan:

Tawarkan layanan tambahan seperti pencucian mobil atau pemeriksaan gratis untuk memberikan nilai lebih kepada pelanggan.

7. Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan

 Audit Rutin:

Lakukan evaluasi berkala terhadap setiap kegiatan atom untuk memastikan efektivitas dan efisiensi tetap terjaga.

 Umpan Balik Pelanggan:

Gunakan survei kepuasan pelanggan untuk mendapatkan masukan tentang hal yang perlu diperbaiki.

8. Penyesuaian untuk Situasi Khusus

 Fleksibilitas Proses:

Tetapkan kebijakan untuk kasus khusus atau mendesak, seperti layanan darurat atau permintaan perbaikan cepat.

 Penyederhanaan untuk Masalah Ringan:

Buat jalur cepat untuk masalah ringan seperti ganti oli atau penggantian ban, tanpa harus melalui proses kegiatan atom penuh.

9. Pengembangan Lingkungan Kerja

 Koordinasi Antar Tim:

Tingkatkan komunikasi dan koordinasi antara tim teknisi, administrasi, dan manajemen untuk memastikan setiap kegiatan atom berjalan lancar.

 Motivasi Karyawan:

Berikan penghargaan kepada teknisi atau staf yang menunjukkan kinerja terbaik untuk mendorong semangat kerja.

10. Inovasi dan Tren Masa Depan

 Adaptasi Teknologi Kendaraan Baru:

Fokus pada pelatihan dan peralatan yang mendukung kendaraan listrik atau teknologi canggih lainnya.

 Integrasi Layanan Online:

Tambahkan fitur reservasi online, estimasi biaya, atau konsultasi teknis yang dapat diakses oleh pelanggan.

DAFTAR PUSTAKA

Basri, R. (2019). Manajemen Bengkel Otomotif: Pendekatan Praktis.