LEADERSHIP FOR REGIONAL MANAGER.

(1)

Training Department Leadership For Regional Manager

LEADERSHIP

FOR REGIONAL MANAGER (DEVELOP OTHERS)

Sebelum menjadi seorang pemimpin, kesuksesan adalah tentang mengembangkan diri sendiri. Saat Anda sudah menjadi seorang pemimpin, kesuksesan adalah tentang membantu orang lain untuk

berkembang.

Jack Welch, CEO General Electric

(2)

TUJUAN SESI :

Peserta :

MEMAHAMI 3 HAL MEMBINA & MENGEMBANGKAN TIM MEMAHAMI PENTINGNYA COACHING DALAM MENINGKATKAN PERFORMANCE INDIVIDU

MEMAHAMI PROSES MEMBERIKAN FEEDBACK SECARA EFEKTIF

MAMPU MELAKUKAN LANGKAH SISTEMATIS DALAM

MEMBERIKAN COACHING FOR IMPROVEMENT

(3)

Mengapa PERLU ? Mengapa PERLU ?

• Sarana berkomunikasi dengan Bawahan.

• Mengembangkan berbagai ketrampilan / kecakapan.

• Memperkuat hubungan timbal balik dan kerjasama.

• Identifikasi untuk kaderisasi.

Apa HASILnya ? Apa HASILnya ?

• Bagi Bawahan : memberi kepuasan kerja -> meningkatkan komitmennya.

• Bagi Atasan : memberi kepuasan kerja, membantu bawahan berkembang.

• Bagi Perusahaan : keuntungan dalam jangka panjang.

MENTOR : MENTOR :

Manajer yang membimbing, membina, meng-coach

karyawan dibawah kendalinya

(4)

4

Bagaimana CARAnya ? Bagaimana CARAnya ?

 Memberikan PELATIHAN

 Melakukan COACHING

 Memberikan KONSELING / PENYULUHAN

• PELATIHAN

- sehubungan dengan adanya ‘gap’ antara kualifikasi dan tuntutan kerja.

- tujuan : meningkatkan pengetahuan / ketrampilan / sikap kerja bawahan

• COACHING

- dilakukan melalui analisis kinerja dan perilaku bawahan dalam bekerja - tujuan : meningkatkan efektifitas kerja bawahan.

• KONSELING / PENYULUHAN

- sehubungan adanya masalah pribadi bawahan

- tujuan : meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja bawahan.

(5)

PELATIHAN PELATIHAN

I . KONSEP DASAR PELATI HAN.

KUALIFIKASI / POTENSI TUNTUTAN KERJA

Individu / Tim Dept. / Perusahaan

Pengetahuan

KESENJ ANGAN

Ketrampilan Sikap

DIATASI DENGAN

PELATIHAN DIDALAM KELAS PELATIHAN DILUAR KELAS

- Internal Training - On-the Job Training

- External Training - Reading Assignments

- In-House Training,Dll

KESEIMBANGAN

Kualifikasi & Tuntutan Kerja

PRODUK TIFITAS - EFISIENSI - EFEK TIFITAS

SIAPA yang membutuhkan

PELATIHAN ?

(6)

6

COACHING COACHING

• Dilakukan jika ada ‘gap’ KETRAMPILAN, antara yang kenyataan dan yang diharapkan

• Ketrampilan = teknis pekerjaan

= berkomunikasi / human relation

Teknik pelatihan khusus yang berlangsung di tempat kerja dan bertujuan untuk mendorong

pemantapan ketrampilan yang sudah ada, dan/

pengembangan ketrampilan-ketrampilan baru

Definisi :

(7)

7

COACHING COACHING

Pada saat :

• ditanya tentang cara melakukan suatu hal.

• anak buah membutuhkan bantuan.

• rekan / atasan mengatakan bahwa anak buah Anda tidak dapat melakukan pekerjaan tertentu.

• Anda melihat suatu pekerjaan dapat dikerjakan dengan lebih cepat, lebih baik, atau lebih ‘murah’.

• terjadi kesalahan.

• Anak buah sudah trampil dan membutuhkan pengembangan

Pada dasarnya COACHING mencakup 4 hal :

• Ada peragaan

• Komunikasi efektif

• Observasi implementasinya

• Feedback

Kapan Coaching diperlukan ?

(8)

8

KONSELING / PENYULUHAN KONSELING / PENYULUHAN

TAHAPAN :

• KEYING : - MENDENGARKAN utk memahami konselee dengan segala backgroundnya - Bantu konselee untuk mengerti dan menjelaskan masalahnya.

• RESPONDING : - Uji ketepatan pemahaman kita tentang background dan masalahnya, lakukan dengan emphaty, tulus dan respek.

- Bantu konselee untuk memperjelas masalah yang sebenarnya.

• GUIDING : - Dorong konselee untuk menganalisa masalahnya dan membuat action plan untuk menyelesaikannya, lakukan dengan ajukan open-questions.

- Bantu menentukan cara mereview kemajuan action-plannya, tentukan waktu mulai implementasi dan waktu review kemajuannya.

Tujuan:

Membantu seseorang / kelompok lebih mengerti diri mereka sendiri, mengarahkan sampai mau mengubah diri karena keinginan sendiri, sehingga kinerja meningkat - bahkan termotivasi untuk selalu berhasil.

(9)

KONSELING / PENYULUHAN KONSELING / PENYULUHAN

Masalah PEKERJAAN ->

PRIBADI

• Tekanan karena tuntutan pekerjaan

• Tekanan karena suasana kerja

• Pelecehan seksual

• Post-trauma yang dialami ketika bekerja

Masalah PRIBADI ->

PEKERJAAN

• Kehilangan (kematian, perpisahan)

• Penyakit

• Masalah dengan Pasangan

• Masalah dengan Anak

• Masalah dengan anggota keluarga lain

• Kebiasaan buruk

• Prinsip / sistem nilai

MANA WILAYAH ANDA ?

Supervisor berperan sebagai Konselor pada konseling untuk :

•menangani masalah spesifik yang tidak membutuhkan waktu lama

•menciptakan suasana kerja yang lebih kondusif.

Masalah pribadi yang kronik dan akut harus diserahkan

kepada ahlinya.

(10)

IMPROVEMENT PERFORMANCE

for

EFFECTIVE COACHING

(11)

TUGAS LEADER

11

Bekerja dengan orang lain Bekerja melalui orang lain

(12)

Meningkatkan kinerja dan produktivitas pegawai

Membantu mengembangkan kompetensi karyawan

Membantu mendiagnosa permasalahan kinerja

Membantu memperbaiki kinerja yang kurang memuaskan

Membina hubungan kerja yang produktif

PENTINGNYA

COACHING

(13)

PENGERTIAN COACHING

Proses mengarahkan dari seorang leader untuk melatih dan mengorientasikan seorang karyawan untuk

menghadapi lingkungan pekerjaan dan membantu karyawan menghilangkan hambatan untuk mencapai kinerja

yang optimal

(14)

Kunci untuk Membangun

“Effective Coaching”

(15)

Kunci “Effective Coaching”

1 2

3

4

5 6

(16)

Menentukan Tujuan

Memiliki tujuan yang jelas pada permulaan sesi coaching akan sangat membantu Anda membangun sebuah diskusi yang

fokus dan produktif

1

(17)

Menentukan Ground Rules

Setiap sesi coaching yang baik mesti disertai dengan sejumlah “aturan main”

yang jelas, semisal : berapa lama durasi pertemuan, peran yang jelas dari atasan ataupun bawahan yang di-coach, ataupun aturan mengenai skema tindak lanjut dari sesi coaching.

2

(18)

Beberapa panduan untuk menjaga tetap fokus :

•Mencegah adanya “interupsi” semua yang dapat merusak atmosfer pertemuan

•Jangan melihat ke desktop atau PDA anda

•Fix phone dan HP sebaiknya juga di-off agar tidak memberikan gangguan

Selalu Fokus

3

(19)

• Bangunlah dialog yang konstruktif, bukan monolog

• Jika anda melakukan coach dengan baik, pegawai anda

seharusnya yang berbicara lebih banyak

Membangun Dialog

4

(20)

Tips ini akan membangun komunikasi lebih efektif :

• Gunakan istilah yang paling sederhana dan umum

• Hindari menggunakan jargon

• Berusaha spesifik

• Menggunakan ilustrasi dan contoh konkrit yang sudah familiar

Berbicara yang jelas

5

(21)

• Sebuah sesi coaching akan

berlangsung dengan baik, jika semua pihak bersikap open mind.

• Bersikapkah terbuka terhadap beragam ide dan masukan, guna merumuskan solusi yang paling efektif

Bersikap Open Mind

6

(22)

Coaching

5 ^Langkah

(23)

Identifikasi solusi yang

mungkin

(24)

• Gambarkan permasalahan secara spesifik.

• Tunjukkan level kinerja yang dapat diterima (kuantitas atau kualitas) dan tunjukkan secara langsung kepada karyawan jika hasil mereka tidak sesuai dengan level tersebut.

• Acuan dari data-data yang ada dapat

membantu menunjukkan permasalahan yang ada.

• Membuka diskusi dengan cara yang positif,

bukan dengan cara mengancam

(25)

• Tetap santai dan bersahabat

• Kumpulkan seluruh informasi yang Anda dapatkan mengenai permasalahan yang ada dengan menanyakan pertanyaan terbuka (pertanyaan umumnya dimulai dengan kata-kata seperti “Bagaimana”,

“Apa”, “Siapa”, dan “Kapan”)

• Pertanyaan ini akan membawa Anda semakin dekat dengan sumber

permasalahan

(26)

• Saatnya menanyakan secara spesifik untuk memperjelas dan menunjukkan penyebabnya

dengan tepat

• Ketika karyawan ungkapkan

kekhawatiran atau kefrustasian dalam

menjalani faktor-faktor yang tidak dapat

dikendalikannya, maka itulah saat yang

tepat bagi Anda untuk mendengarkan

dan menanggapi dengan empati.

(27)

Mendiagnosa Permasalahan Kinerja Mendiagnosa Permasalahan Kinerja

Role Expectations Role Expectations Role Expectations Role Expectations

Kemampuan (Keterampilan dan Kemampuan (Keterampilan dan

Pengetahuan) Pengetahuan)

Kemampuan (Keterampilan dan Kemampuan (Keterampilan dan

Pengetahuan) Pengetahuan) Desain Pekerjaan Desain Pekerjaan Desain Pekerjaan Desain Pekerjaan

Lingkungan Kerja Lingkungan Kerja Lingkungan Kerja Lingkungan Kerja

Masalah / Motivasi Pribadi Masalah / Motivasi Pribadi Masalah / Motivasi Pribadi Masalah / Motivasi Pribadi

Permasalahan Permasalahan

kinerja kinerja

kebanyakan kebanyakan

berkaitan dengan berkaitan dengan satu (atau lebih ) satu (atau lebih )

dari lima faktor dari lima faktor

berikut :

(28)

Role Role

Expectations Expectations Role Role Expectations Expectations

Kemampuan Kemampuan (keterampilan (keterampilan

dan dan

pengetahuan) pengetahuan) Kemampuan Kemampuan (keterampilan (keterampilan

dan dan

pengetahuan) pengetahuan)

• Apakah karyawan mengetahui apa yang diharapkan darinya? Apakah dia mengetahui juga apabila terjadi

permasalahan?

• Apakah karyawan memiliki keterampilan, kemampuan, dan bakat yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya?

• Apakah dia mendapatkan mentor agar

dapat melakukan pekerjaannya dengan

baik?

(29)

Desain Pekerjaan Desain Pekerjaan Desain Pekerjaan Desain Pekerjaan

Lingkungan Kerja Lingkungan Kerja Lingkungan Kerja Lingkungan Kerja

• Apakah karyawan memiliki alat dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya?

• Apakah sistem yang ada telah

mendukung pencapaian kinerja yang baik?

• Apakah kinerja yang baik diberikan penghargaan?

• Apakah kinerja yang buruk tetap di hargai?

Apakah karyawan diperlakukan dengan

adil? Apakah kondisi pekerjaan mendukung

pencapaian kinerja yang baik?

(30)

Masalah/ Motivasi Masalah/ Motivasi

Pribadi Pribadi

Masalah/ Motivasi Masalah/ Motivasi

Pribadi Pribadi

• Apakah ada permasalahan kehidupan pribadi karyawan yang mempengaruhi kinerjanya?

• Apakah sikap karyawan telah

menghalangi kesuksesan karyawan tersebut dalam menerapkan

keterampilan dan kemampuannya?

(31)

Identifikasi solusi-solusi yang mungkin

• Setelah mengidentifikasi penyebab dari masalah kinerja, Anda putuskan bagaimana

memperbaikinya

• Karyawan merupakan orang yang terdekat dengan permasalahan – maka tanyalah ide mereka dan catat.

• Karyawan akan lebih sungguh-sungguh dalam menyelesaikan permasalahan jika dia dapat ikut memberikan solusinya.

Identifikasi solusi

yang mungkin

(32)

• Atur tanggal bertemu kembali, beritahu karyawan bahwa Anda ingin mengetahui

bagaimana dia menerapkan action plan yang telah direncanakan

• Pertemuan lanjutan untuk mendiskusikan beberapa kemajuan atau permasalahan dan merencanakan tindakan selanjutnya.

Atur sesi

lanjutan

(33)

Ketrampilan Komunikasi

untuk Coaching yang Efektif

(34)

1. Haluskan kata ‘kamu’ atau ubah kata ‘saya’ untuk menghindarkan suara yang seolah menekan

menghindarkan suara yang seolah menekan

• Daripada : ‘Kamu harus….’, ucapkan ‘Dapatkah anda….’ atau

‘Dapatkah anda untuk ….’

2. 2. Fokus kepada Solusi, bukan permasalahan Fokus kepada Solusi

• Daripada ‘Kita kehabisan susu….’, ucapkan ‘Kita akan pergi berbelanja untuk membeli susu’

7

(35)

3. Ganti kata Tidak Bisa menjadi Tidak Bisa Bisa Bisa

• Dari pada ‘ Kita tidak dapat melakukan itu sampai minggu depan’, ucapkan ‘ Kita dapat melakukan hal itu minggu depan’.

4. 4. Mengambil tanggung jawab – jangan menyalahkan Mengambil tanggung jawab

• Dari pada ‘Ini bukan kesalahan saya’, ucapkan ‘Ini yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan

permasalah tersebut’.

(36)

5. 5. Ucapkan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak anda Ucapkan apa yang anda inginkan inginkan

• Daripada ‘Jangan menyetir mobil terlalu cepat’, ucapkan

‘Menyetirlah dengan hati-hati’

6. 6. Fokus ke depan, bukan masa lalu Fokus ke depan

• Daripada “Saya telah memberi tahu kamu sebelumnya…”

ucapkan “Mulai sekarang dan seterusnya…….”

7. 7. Bagi informasi daripada berdebat dan menuduh Bagi informasi

• Daripada ‘Bukan, anda salah’, ucapkan ‘Saya melihatnya

seperti ini….’

(37)

Menggali Informasi dengan EARS Menggali Informasi dengan EARS

E – explore dengan mengajukan pertanyaan E

A – affirm/nyatakan kalau anda mendengarkan A

R – refleksikan bahwa anda memahaminya R

S – silence/diam, lebih banyak mendengarkan S

(38)

Untuk mendengarkan lebih efektif…..

Perhatikan Penampilan Fisik

Perhatikan Penampilan Fisik – bahasa tubuh yang tepat akan

membantu kita untuk fokus kepada pembicara dan mendorong pembicara untuk lebih memberikan banyak informasi kepada kita

Perhatikan sisi mental

Perhatikan sisi mental – ikuti arah pikiran pembicara, dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai, dengarkan dulu, baru melakukan

penilaian

Teliti pengucapan

Teliti pengucapan – makna, kejelasan, teliti lebih lanjut, rangkum

pemahaman anda

(39)

Kebiasaan yang Baik untuk menjadi Pendengar yang Efektif Kebiasaan yang Baik untuk menjadi Pendengar yang Efektif

• Melihat ke pembicara untuk mengetahui bahasa tubuhnya dan mengambil nuansa pembicaraan

• Mengajukan pertanyaan

• Memberikan waktu bagi pembicara untuk menekankan pikiran mereka

• Memberikan mereka kesempatan untuk menyelesaikan apa yang mereka katakan sebelum memberikan pendapat

• Tetap santai, tenang, dan mengendalikan emosi

• Merespon dengan anggukan dan ‘uh-uhms’

(40)

Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching

Pertanyaan yang efektif adalah: R êlevan F ôkus S îngkat

M ^embangun

(41)

• Pertanyaan yang terlalu panjang dan

bertele-tele dapat mengaburkan substansi pertanyaan Anda

• Kalimat yang pendek tidak hanya Kalimat yang pendek tidak hanya

mudah diucapkan, tetapi juga mudah mudah diucapkan, tetapi juga mudah dipahami

dipahami

SINGKAT

1

(42)

• Targetkan satu subjek khusus satu subjek khusus untuk setiap pertanyaan

• Jika anda tidak melakukannya, anda akan menghasilkan jawaban yang tidak berarti

FOKUS

2

(43)

• Jaga pertanyaan anda tetap kepada subjek dan target

• Jika jawaban melenceng dari tujuan, sebaiknya upayakan agar kembali ke kembali ke fokus

fokus Pertaanyaan

yang efektif adalah yang relevan

RELEVA N

3

(44)

Pertaanyaan yang efektif adalah yang membangun

MEMBANGUN

4 • Anda harus menonjolkan hal yang menonjolkan hal yang positif

positif dalam mengajukan pertanyaan, bukan karena anda harus terlihat

menyenangkan, tetapi karena hal itu akan

pertanyaan Anda menjadi lebih efektif

(45)

Pertanyaan Eksploratif Pertanyaan Eksploratif

Pertanyaan terbuka Pertanyaan

terbuka

Pertanyaan terbuka memberikan banyak informasi karena memberikan kesempatan kepada individu untuk menjelaskan hal

terpenting

Probing Questions

Probing questions digunakan untuk

mengelaborasi secara lebih detil isu yang tengah didiskusikan

(46)

Pertanyaan Tertutup vs Terbuka Pertanyaan Tertutup vs Terbuka

Apa yang terjadi? Apa penyebab hal itu ?

Apakah perjalan anda lancar? Apa yang anda siapkan untuk

menyelesaikan perjalanan anda?

Apakah anda menyukai Dalam hal apa menurut anda bahwa kandidatnya? kandidat ini sesuai dengan yang

kita inginkan?

Apakah meeting anda berjalan Apa yang terjadi dalam meeting?

dengan baik?

(47)

Beberapa Probing Questions Beberapa Probing Questions

• Apakah Anda dapat lebih spesifik?

• Apakah Anda dapat memberikan contohnya kepada saya?

• Apa yang terjadi kemudian?

• Apa contohnya?

• Menurut Anda, apakah yang menjadi penyebabnya?

• Apakah Anda dapat memberitahukan kepada saya

secara detail?

(48)

Karakteristik dari Coach Karakteristik dari Coach

yang Baik

(49)

SUPPORTIVE

GOAL ORIENTED FOKUS

PERHATIAN POSITIF

√

√ √

√

(50)

• Tugas anda bukan melakukan koreksi kesalahan, mencari kesalahan atau menyalahkan

• Fungsi anda adalah untuk

mengembangkan produktifitas karyawan dengan cara

melakukan coaching yang

mendorong kineja unggul

(51)

• Tugas anda sebagai coach adalah untuk membantu staf Anda

mendapatkan apa yang mereka butuhkan guna menuntaskan pekerjaan dengan baik

• Kebutuhan ini dapat mencakup

kebutuhan fasilitas kerja, waktu

Anda untuk berdiskusi, ataupun

berupa instruksi kerja yang jelas

(52)

• Sampaikan tugas-tugas yang Anda berikan

dengan sasaran yang jelas dan terukur

• Komunikasikan tugas dan sasaran tersebut kepada setiap

staf/pekerja agar mereka tahu apa yang

diharapkan darinya

(53)

• Coach yang baik bersifat spesifik dan fokus

• Fokus pada tindakan yang hendak diperbaiki

kualitasnya, dan spesifik

ketika merancang solusi

untuk meningkatkan kinerja

(54)

• Coach yang baik memberikan perhatian (care) dan peduli

terhadap segenap tantangan yang dihadapi stafnya.

• Ia senantiasa melibatkan diri

bersama-sama dengan staf untuk merumuskan tindakan

pengembangan terbaik yang

diperlukan para staf-nya.

(55)

B ^{os vs} C ^oach

Boss Boss

• Banyak bicara

• Memegang kendali

• Memerintah

• Bekerja untuknya

• Menyalahkan

• Menjaga jarak

• Banyak bicara

• Memegang kendali

• Memerintah

• Bekerja untuknya

• Menyalahkan

• Menjaga jarak

• Banyak mendengarkan

• Memegang komitmen

• Challenge

• Bekerja bersama

• Bertanggung jawab

• Menjaga hubungan

• Banyak mendengarkan

• Memegang komitmen

• Challenge

• Bekerja bersama

• Bertanggung jawab

• Menjaga hubungan

Coach

(56)

Strategi Coaching untuk Strategi Coaching untuk

Kepribadian yang Kepribadian yang

Berbeda-beda

(57)

Empat Jenis Kepribadian

(58)

• Senang mengendalikan lingkungan mereka

• They are direct, forceful, impatient, and can be extremely demanding

• Ketika dimotivasi secara negatif, mereka menjadi tidak patuh.

• Tidak suka diberitahukan apa yang harus dilakukan.

• Enggan melakukan tugas yang melibatkan hal-hal yang harus dilakukan secara detail.

• Cepat menjadi bosan dengan tugas-tugas yang rutin.

Dominance

(59)

Influencing

• Tidak suka menangani detail yang kompleks

• Lebih menyukai berhadapan dengan orang (people oriented) daripada dengan tugas (tasks).

• Senang membuat kesan yang baik dan lingkungan yang mampu memberikan motivasi

• Akan membicarakan apapun yang ada dalam pikirannya dengan Anda

• Memotivasi karyawannya dan senang membangkitkan semangat mereka

• Ketika dimotivasi negatif, mereka akan cenderung menjadi

ngambek

(60)

Steadiness

• Senang bekerjasama dengan orang lain dalam menjalankan tugas.

• Sabar, dapat dipercaya, setia, namun cenderung resisten terhadap perubahan yang terjadi secara mendadak dalam lingkungan mereka

• Menghargai langkah-langkah pendekatan yang teratur/sistematis

• Memberikan unjuk kerja yang konsisten, perilaku yang dapat

diprediksikan, cenderung stabil, menjaga keharmonian lingkungan kerja

• Ketika kehilangan motivasi menjadi keras kepala, suasana hati biasanya diekspresikan dalam bentuk perlawanan yang pasif.

Steadiness

(61)

Compliance

• Cenderung hati-hati dalam bertindak serta menuntut kualitas dan ketepatan

• Menghargai kesempatan untuk melakukan perencanaan yang seksama dan berhati-hati

• Pemikir yang kritis dan sangat teliti terhadap hal detail

• Siap meluangkan waktu untuk menganalisa situasi dan suka sesuatu yang pasti, berhati-hati dalam menerima perubahan yang mendadak.

• Senang mengikuti prosedur dan standar

• Ketika termotivasi secara negatif, mereka menjadi sinis atau mengkritik secara berlebihan.

Compliance

(62)

• Ketika Anda berinteraksi dan berkomunikasi dengan mereka, Anda harus jelas, langsung, dan tepat sasaran (to the point).

• Hindari menjadi orang yang berbicara terlalu banyak mengenai hal-hal di luar pekerjaan

• Biarkan mereka mengetahui Apa yang Anda harapkan dari mereka. Jika Anda harus

memerintah mereka, berikan pilihan yang

memberikan kesempatan kepada mereka untuk mengambil keputusan.

• Setujuilah kebutuhan mereka untuk melakukan variasi dan perubahan. Jika memungkinkan, berikan tantangan baru,

Strategi Coach untuk Dominance

(63)

Strategi Coach untuk Influencing Strategi Coach untuk Influencing

• Bertanyalah mengenai hal-hal yang terjadi dalam kehidupan mereka di luar kantor

• Ajak mereka berbagi dengan Anda

mengenai cita-cita mereka baik cita-cita profesional ataupun personal

• Satukan tujuan Anda dengan mimpi dan

^cita-

cita

mereka

• Ciptakan suasana dan interaksi yang

demokratis dengan mereka

(64)

Strategi Coach untuk Steadiness Strategi Coach untuk Steadiness

• Berikan aturan spesifik dan kepastian dalam bekerja

• Ketika menerapkan perubahan, pastikan untuk memberikan gambaran yang sistematik.

Mereka perlu merasa aman.

• Yakinkan mereka bahwa Anda telah

memikirkan berbagai hal yang akan dilalui sebelum perubahan dimulai. Sampaikan

rencana untuk menghadapi dan mengantisipasi

masalah yang mungkin akan terjadi.

(65)

Strategi Coach untuk Compliance Strategi Coach untuk Compliance

• Berikan kesempatan untuk

mendemonstrasikan keahlian mereka

• Berikan tugas yang menuntut ketelian dan detil

• Berikan juga tugas yang menuntut

sistematika berpikir dan tindakan yang

tinggi, sebab mereka kuat dalam aspek

ini.

(66)

66

(67)

Umpan Balik (FEEDBACK)

• Peran terpenting dalam Coaching. Mengapa ?

– mengarahkan perhatian pada sasaran (fokus)

– mendorong agar mengulangi tingkah laku yang benar, mengurangi kesalahan.

– memberi alternatif untuk menolong mereka bekerja lebih baik dan lebih cerdas.

• Peran Anda :

– Pastikan bahwa mereka akan mendapat feedback dari Anda, kapanpun dan dimanapun diperlukan.

– Dukung mereka untuk selalu mencari Feedback.

Informasi sederhana yang dapat menunjukkan apakah sudah mencapai sasaran dengan tepat

dan kinerja kita efektif.

(68)

Umpan Balik (FEEDBACK)

Manfaat Feedback :

– Tim percaya bahwa anda komit untuk kebaikannya – Mengembangkan tim yang trampil dan berwawasan, mampu bekerja tanpa kontrol ketat.

Jadi, memberi FEEDBACK bukan pilihan, tapi KEWAJIBAN ! Jadi, memberi FEEDBACK bukan pilihan, tapi KEWAJIBAN !

2 macam Feedback :

– POSITIVE Feedback

• memberitahu apa yang sudah dilakukannya dengan baik, sehingga ia terdorong untuk mengulangi hal yang baik itu.

– IMPROVEMENT Feedback

• memberitahu apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerjanya (tingkah laku / kata-kata). Sehingga ketika

menghadapi situasi serupa ia mengerti apa yang harus

dilakukan / dikatakannya.

(69)

POSITIVE FEEDBACK POSITIVE FEEDBACK

S T

A R

(70)

POSITIVE FEEDBACK

• STAR STAR - untuk memberi PositiveFeedback yang lengkap dan spesifik :

– S S ITUATION / T TASK (Situasi / Tugas) - apa masalah / tantangan / tugas / situasi pada saat itu ?

– ACTION (Tindakan) A - tindakan / kata-kata apa yang diambil / dilakukan / diucapkannya ?

– RESULT (Hasil) - R apa dampak dari tindakannya ?

(71)

POSITIVE FEEDBACK

Contoh :

S/T S/T - ”Terima kasih, ya.. Tadi Anda menolong saya menangani

Customer sewaktu saya tiba-tiba dipanggil meeting oleh Asisten.”

A A - “Saya sungguh menghargai Anda sudah menghabiskan

banyak waktu untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan Customer, Anda tanggap sekali menjawab kebutuhannya”.

R R - “Dan tadi saya bertemu dengan Customer itu, dia bilang dia kagum pada Product Knowledge Anda. Anda luar biasa menjawab pertanyaan-pertanyaannya. Kelihatannya dia akan jadi beli

Microvawe itu, lho..”

(72)

POSITIVE FEEDBACK

• STAR STAR - untuk memberi PositiveFeedback yang lengkap dan spesifik :

– S S ITUATION / T TASK (Situasi / Tugas) - apa masalah / tantangan / tugas / situasi pada saat itu ?

– ACTION (Tindakan) A - tindakan / kata-kata apa yang diambil / dilakukan / diucapkannya ?

– RESULT (Hasil) - R apa dampak dari tindakannya ?

• Manfaat Positive Feedback :

– memastikan bahwa kita mengerti dan menghargai keberhasilan, ketrampilan dan kerja keras mereka.

– meningkatkan harga diri mereka, mendorong untuk terus

meningkatkan kinerjanya.

(73)

IMPROVEMENT FEEDBACK

S T A

R

A

R

(74)

IMPROVEMENT FEEDBACK

• STAR / AR - untuk memberi Improvement Feedback STAR / AR yang lengkap dan spesifik :

– S S ITUATION / T TASK (Situasi / Tugas) - apa masalah / tantangan / tugas / situasi pada saat itu ?

– ACTION (Tindakan) A - tindakan / kata-kata apa yang diambil / dilakukan / diucapkannya ?

– RESULT (Hasil) R - apa dampak dari tindakannya ?

– ALTERNATIVE ACTION (Tindakan Alternatif) A -sesuatu yang dapat dikatakan / dilakukan dengan cara berbeda

– RESULT EXPECTED (Hasil yang diharapkan) R - sesuatu

yang mungkin didapatkan setelah melakukan Tindakan Alternatif .

(75)

IMPROVEMENT FEEDBACK

Contoh :

S/T S/T - “Seorang Customer datang pagi ini membawa baju yang minggu lalu dibelinya dan

mengeluh baju yang dibelinya susut dan menjadi kekecilan”

A A - “Sebelum Customer selesai berbicara, Anda memotongnya, tidak mendengarkan dulu sampai selesai, lalu mengatakan baju tidak bisa ditukar, dan menyuruh si Customer pulang”

R R - “Ketika Customer pergi, ia kelihatan sangat kecewa”

Alt Alt - “Akan lebih membantu bila Anda memeriksa baju tersebut dan menjelaskan bahwa baju dapat ditukar paling lambat 2 hari jika ada struk belanjanya. Sebelum membeli juga ada

kesempatan untuk mencoba dulu serta memeriksa bahannya”.

R R - “Dengan cara itu Customer dapat lebih mengerti, dan mau

menghargai kesempatan mencoba dan meneliti bahan sebelum

membeli”.

(76)

IMPROVEMENT FEEDBACK

• STAR / AR - untuk memberi Improvement Feedback STAR / AR yang lengkap dan spesifik :

– S S ITUATION / T TASK (Situasi / Tugas) - apa masalah / tantangan / tugas / situasi pada saat itu ?

– ACTION (Tindakan) A - tindakan / kata-kata apa yang diambil / dilakukan / diucapkannya ?

– RESULT (Hasil) R - apa dampak dari tindakannya ?

– ALTERNATIVE ACTION (Tindakan Alternatif) A -sesuatu yang dapat dikatakan / dilakukan dengan cara berbeda

– RESULT EXPECTED (Hasil yang diharapkan) R - sesuatu yang mungkin didapatkan setelah melakukan Tindakan Alternatif .

• Manfaat Improvement Feedback :

– fokus pada tindakan, tidak samar-samar atau terfokus pada orang

– ia mendapatkan alternatif tindakan yang mungkin tidak terpikirkan .

(77)

Umpan Balik (FEEDBACK)

Feedback yang Efektif haruslah : – Tepat waktu Tepat waktu

• berikan saat masih segar dalam ingatan, dan masih dekat dengan situasi

– Seimbang Seimbang

• antara apa yang sudah baik dan apa yang perlu dikerjakan lebih baik.

• Terlalu banyak PF = inefektif, terlalu banyak IF = hancurkan esteem.

• Lakukan secara rutin antara PF & IF .

– Spesifik Spesifik

jelaskan detil kinerja yang dicapai / dilakukan / dikatakannya, petunjuk yang jelas mengenai tindakan alternatif untuk

meningkatkan keberhasilan di masa yad.

• APA - yg telah/belum dicapai -tepat & dpt diukur.

• BAGAIMANA mencapainya.

• MENGAPA tindakannya efektif - apa hasilnya / tanggapan

orang terhadap hal itu.

(78)

FEEDBACK -

FEEDBACK - DO & DON’T DO & DON’T

• DO DO

– Berikan Feedback begitu diminta.

– Spesifik.

– Feedback = kesempatan belajar, untuk meningkatkan kinerja.

– Usahakan mencari aspek positif dari setiap situasi, coba lebih banyak memberikan PF daripada IF.

– Pada saat memberi IF, beri alternatif tindakan dan jelaskan mengapa hal itu dapat memberi hasil lebih baik.

– Dorong untuk selalu mendapatkan Feedback juga dari rekan sekerja, customer dan orang lain.